12 beste standard driftsprosedyre (SOP) programvare og plattformer

Mange startups og små bedrifter fører i utgangspunktet manuelle registreringer av Standard Operating Procedures (SOPs) for å implementere standardiserte prosesser på arbeidsplassen og lage en retningslinje for ansatte.

Men etter hvert som virksomheten vokser, blir hele dokumentasjonsmetoden uhåndterlig på et tidspunkt, noe som forårsaker driftsproblemer og kostbare feil.

SOP-programvare er en god investering for organisasjoner som sliter med å organisere og oppgradere prosedyrer.

Med et godt SOP-verktøy kan de bygge en sentralisert database og etablere standard treningsarbeidsflyter for det nye personalet.

Hva er en SOP-programvare og hvilke funksjoner du bør se etter

Standard Operating Procedure (SOP) programvare gir deg verktøy for å lage, lagre og dele prosedyrer og retningslinjer.

Det er en svært effektiv app der du kan bygge et selskaps bibliotek for å gjøre SOP-filer tilgjengelige for ansatte.

Toppfunksjoner å se etter i SOP-programvare;

• Kunnskapsbase.
• Redaktør for utkast til prosedyrer.
• Alternativer for å dele filer.
• Tillatelsesroller.
• Hvis mulig, noe automatisering for å lage arbeidsflyter.

I denne artikkelen har jeg vurdert de 12 beste SOP-programvareproduktene for deg. Utforsk funksjonene og prisene deres for å finne den ideelle appen for din bedrift.

1. Usewhale

Whale hjelper deg med å digitalisere standardprosedyrene og automatisere orientering og opplæring.

Du vil motta rundt 100+ forhåndsdefinerte SOP-maler og en innebygd skjermopptaker for å lage videoer av arbeidsprosessene dine.

Til ansattes trening, kan du utvikle trinnvise flyter for å levere læringsmateriellet systematisk og automatisere arbeidsflytene dine.

For å organisere filer kan du kategorisere SOP-ene dine og angi tillatelsesnivåer for å kontrollere innholdstilgang.

Programvaren tillater Slack- og Google-integrasjoner, noe som gjør det enklere å lagre og dele SOP-er.

Kjernefunksjoner

• Dokumentasjon.
• Manuelle maler.
• Skjermopptaker.
• Automatisering av arbeidsflyt.
• Spillifisering.
• Tillatelsesroller.
• Sporing og analyser.
• Tredjepartsintegrasjoner.
• Nettleserutvidelse.

Pris

Whale basic plan koster $5 per bruker, og vekstplanens pris er $10 per bruker.

Du kan be om tilpassede tilbud og inkludere alle funksjonene i planen din. Ideelle organisasjoner kan også få 20 % rabatt på kjøpet.

2. Scribe

Scribe er best for visuelle guider.

Den gir en nettleserskjermopptaker som fanger opp skrivebordsaktiviteter og automatisk genererer en trinn-for-trinn-guide for ansatte.

Det betyr at du kan konvertere enhver online prosess til en manual med Scribe.

Du kan også automatisk lage SOP-er, retningslinjer og raske tekniske tips gjennom AI-assistenten.

Programvaren er enkel å bruke og tillater fildeling via en lenke eller PDF-eksport.

Og hvis du allerede har en kunnskapsbase, kan du bygge inn SOP-ene i biblioteket ditt. Passordbeskyttelse er inkludert i pakken.

Kjernefunksjoner

• Nettfangst.
• Automatisk generering av SOP-er, policyer og manualer.
• Redigering av opplæringen.
• PDF-eksport og delbare lenker.
• Arbeidsområder.
• Arbeidsflyt for godkjenning.
• Tilpasset merkevarebygging.
• Administratorkontroll.
• Tredjepartsintegrasjoner.

Pris

Du kan registrere deg for Scribe gratis. Premiumpakkens pris er $25 for enkeltpersoner og $15 per bruker for lag.

Du kan be om en bedriftsløsning.

3. ZOHO lære

Hvis din bedrift bruker ZOHO til drift og økonomi, trenger du ikke lete andre steder etter SOP-administrasjon.

ZOHO tilbyr en applikasjon kalt "ZOHO Learn" som hjelper deg med å bygge en kunnskapsbase for å lagre SOP-er og opplæringskurs.

Du kan publisere trinnvise prosedyrer for hver jobb og sette opp tillatelsesnivåer for å tillate tilgang til begrensede personer.

Hvis du ofte jobber med tredjeparter, kan du generere en delt lenke med en utløpsdato og sende håndbøker eller instruksjoner til den eksterne parten.

Med ZOHOs samarbeidsverktøy kan du jobbe med flere personer om policyutforming og lage tilpassede maler for forskjellige avdelinger.

Kjernefunksjoner

• Kunnskapsbase.
• Steg-for-trinn SOPs.
• Medforfatter.
• Maler.
• Delte lenker.
• Administratorkontroll.
• LMS for opplæringskurs.
• Sporing og analyser.
• Integrasjoner.
• Android- og iOS-apper.

Pris

ZOHO belaster $1 til $3 per bruker.

Du kan registrere deg gratis.

4. Trenende

Trainual er en one-stop-løsning for orientering og prosessdokumentasjon.

Den gir gratis maler, en skjermopptaker og en AI-tekstgenerator for å forenkle SOPs-administrasjonen og hjelpe deg med å digitalisere onboarding-arbeidsflytene.

Du kan lagre alle bedriftens retningslinjer og prosedyrer på ett sted og konvertere SOP-er til læremateriell for å forbedre gjennomføringsgraden.

For å sikre at de ansatte følger instruksjonene, kan du inkludere vurderingstester i orienteringsprosessen.

Du kan også bygge organisasjonskart og teamkataloger.

Den lar deg definere dine ansattes roller og ansvar, slik at du i tide kan identifisere ansettelses- og forfremmelsesbehov.

Trainual kommer med en nettleserutvidelse og en mobilapp.

Kjernefunksjoner

• Dokumentasjon.
• Innebygd skjermopptaker.
• Maler og en AI-tekstgenerator.
• Organisasjonskart og ansattkatalog.
• E-signaturer for godkjenning av policy.
• Opplæring, sporing og rapportering.
• Innholdsdeling.
• Roller for team.
• Integrasjoner.
• Nettleserutvidelse og mobilapp.

Pris

Treningsmessige månedlige abonnementer varierer mellom $10 og $15. Du kan ta en 7-dagers gratis prøveperiode.

5. Forestilling

Notion har mange nyttige funksjoner for prosjekt og dokumenthåndtering.

Du kan håndtere og overvåke teamets oppgaver her, samarbeide om dokumenter for å brainstorme ideer og lagre filer for ansatte.

En av Notions kjernefunksjoner innebærer også å lage Wiki-sider for SOP-er.

Du kan bygge en kunnskapsbase for team og publisere alle SOP-er, retningslinjer og instruksjoner der.

Dine ansatte vil også ha et sted å dele sin arbeidskunnskap med andre.

Med Notion Wikis kan du sentralisere bedriftens retningslinjer og enkelt dele instruksjoner i en gruppe.

Kjernefunksjoner

• Åpne og private arbeidsplasser.
• WIKI-sider for SOP-er.
• Oppbevaring av dokument.
• Team samarbeid.
• Kanban styre for oppgaver.
• Slakke integrasjoner.
• PDF eksport.
• Analytics.
• Administratorkontroll.
• AI-assistent.

Pris

Notions grunnleggende plan er gratis, og premiumpakkene varierer mellom $8 og $15.

Du kan be om tilpassede tilbud.

6. Sharepoint

SharePoint er et Microsoft-produkt som leverer en cloud content management-løsning.

Du kan bruke dette verktøyet til å lage en database for de ansatte for å gi dem enkel tilgang til SOP-er, læremateriell og firmafiler.

Noen nøkkelfunksjoner i SharePoint er; innholdsorganisering, fildeling, tilgangskontroll og forebygging av datatap.

Du kan la medlemmer være medforfatter prosedyrer og senere låse innholdet for å begrense redigering.

Hvis du kjøper den avanserte planen, vil du kunne koble til over to dusin Microsoft-applikasjoner.

Dette vil gjøre deg i stand til å samarbeide om prosjekter og automatisere arbeidsflytene dine.

Kjernefunksjoner

• SOPs organisering og lagring.
• Fildeling.
• Medforfatter i sanntid.
• Teamsider for samarbeid.
• Søk etter filtre.
• Filsynkronisering for offline visning.
• Adgangskontroll.
• Desktop- og mobilversjoner.
• Integrasjon med andre Microsoft-apper.

Pris

Sharepoint-prisene per bruker varierer mellom $5 og $23.

7. Dokument 360

Document360 markedsfører seg selv som en kunnskapsbase for hjelpeveiledninger, men det kan også være et flott verktøy for SOP-administrasjon.

Du kan bruke den til å bygge en privat database for bedriften din for å lagre ansattes håndbøker, SOP-er og tekniske dokumenter i skyen.

Dine ansatte vil kunne få tilgang til den essensielle informasjonen via selvbetjeningsportalen og eksportere filer for offline lesing.

De vil også få muligheten til å legge inn kommentarer og dele ytterligere informasjon.

Hvis du vil beskytte sensitive dokumenter, kan du sette opp IP-begrensninger for å forhindre uautorisert tilgang.

Kjernefunksjoner

• Selvbetjent kunnskapssenter.
• Brukervennlig redaktør.
• Innholdsbibliotek.
• Personvern for data.
• Destinasjonssider og merkevarebygging.
• Tillatelsesroller.
• Fileksport.
• Analytics.
• Tredjepartsintegrasjoner og API.
• SaaS og privat hosting.

Pris

Document360 tilbyr både SaaS og private hostingtjenester. Skypakkene starter på $159, mens private hosting-tjenester kan skreddersys for å møte dine forretningsbehov.

Du kan ta en 14-dagers gratis prøveperiode.

8. Forestilling

Poka er spesielt designet for byggebransjen. Det hjelper deg med å lage SOP-er, daglige oppgaver og arbeidsflyter for problemhåndtering.

Du kan bygge visuelle instruksjonsmanualer for fabrikkarbeidere og utvikle et orienterings- og læringskurs for å levere den grunnleggende opplæringen.

Med Kanban-tavlen og sjekklisten kan du holde styr på pågående og ventende oppgaver og revidere personalarbeidet ditt online.

Dine ansatte kan få tilgang til opplæringsmateriell, dele driftsproblemer og samhandle med andre.

Via fabrikkfeeden kan du legge ut kunngjøringer og produktnyheter for å holde alle oppdatert.

Kjernefunksjoner

• Kunnskapsbase.
• SOPs, manualer og opplæringskurs.
• Kanban-tavle.
• Saksbehandling.
• Kommunikasjonskanaler.
• Tillatelser og roller.
• Sjekklister for inspeksjoner.
• Analytics.

Pris

Poka-prisene varierer mellom $16 og $22. Du kan inkludere tillegg for å utvide funksjonene dine.

9. MaintainX

MaintainX er en annen beste app for produksjon og skiftbaserte virksomheter. Den lar deg digitalisere daglige oppgaver, SOP-er og sjekklister slik at alt går greit hver dag.

Du kan opprette daglige arbeidsordrer for individuelle ansatte og legge inn forhåndsdefinerte SOP-er for det nye personalet.

Gjennom sjekkliste- og lagerstyringsverktøy kan du sette opp regelmessige vedlikeholdsinspeksjoner og revidere eiendommene dine.

Via den innebygde chatten kan du sende tidssensitive instruksjoner og motta driftsproblemer.

En av MaintainXs mest tiltalende funksjoner er det betingede logiske feltet. Den lar deg bygge inn Hvis-da-feltet i prosedyrene dine for å gjøre dem dynamiske.

Funksjonen er i betafasen for øyeblikket, men den er tilgjengelig på gratisplanen, så du kan teste den før du kjøper abonnementene.

Kjernefunksjoner

• Arbeidsordrer.
• SOPs, sjekklister og prosedyrer.
• Tilbakevendende oppgaver.
• Inspeksjoner av dellager.
• SOP-maler.
• Teamkommunikasjon.
• E-signaturer.
• Sporing og analyser.
• Mobilapp.
• Tredjepartsintegrasjoner.

Pris

MaintainXs grunnleggende plan er gratis, og premiumplanene koster $19 til $49 per bruker.

10. Måten vi gjør

Way We Do er en eksklusiv SOP-programvare. Med dette verktøyet kan du skrive instruksjonsmanualer for ansatte, og automatisere sporingen.

Noen av kjernefunksjonene du kan utføre med Way We Do, inkluderer utarbeidelse av retningslinjer, opprettelse av sjekklister for onboarding og oppsett av daglige oppgaver for ansatte.

Personalet ditt vil kunne se ventende oppgaver, instruksjoner og påminnelser via deres personlige dashboards.

Du kan legge inn visuelle elementer i prosedyrene for å gjøre informasjonen engasjerende og samarbeide med andre om utkastene for å redigere innholdet.

Gjennom en revisjonskalender kan du planlegge innholdsoppgraderinger for å holde retningslinjene og manualene oppdatert.

Kjernefunksjoner

• SOPs utarbeidelse og publisering.
• Sjekkliste for onboarding.
• Daglige gjøremål.
• Arbeidsflyt for godkjenning.
• Revisjonspåminnelser.
• Aktivitetsoversikt.
• Organisasjonskart.
• Tilpasning.
• Tredjepartsintegrasjoner.

Pris

Way We Do-priser starter på $99. Du trenger minst ti medlemmer for å komme i gang.

Du kan også kjøpe interne tjenester for å få hjelp utenfra.

11. SweetProcess

SweetProcess tilbyr en digital plattform for å bygge offentlige og private databaser.

Her kan du utarbeide retningslinjer og SOP-er, lage flertrinns arbeidsflyter, tildele oppgaver og invitere avdelingsledere for godkjenningsprosedyrer.

I tillegg kan du automatisk generere SOP-er via SweetProcess sin AI og senere samarbeide med ledere for å redigere informasjonen.

Hvis teamet ditt absorberer visuell informasjon bedre, kan du designe diagrammer og legge inn videoer i prosedyrene dine.

Hvert dokument du lagrer på SweetProcess kan eksporteres som PDF og vises offline.

Kjernefunksjoner

• Offentlig og privat kunnskapsbase.
• SOP ledelse.
• Teamsamarbeid.
• Versjonshistorikk.
• AI-assistent.
• Visuelle elementer.
• Frakoblet visning.
• Sikkerhet.
• Tredjepartsintegrasjoner.

Pris

SweetProcess tar $90 for 20 medlemmer og $5 for hvert tillegg.

Du kan få tilpassede tilbud for et lite team.

12. BookStack

BookStack er ideell for eiere av små bedrifter som ønsker en effektiv, men rimelig måte å administrere SOP-er på.

Det er en dokumentasjonsplattform med åpen kildekode som gir en WYSIWYG-editor for å lage online SOP-er, retningslinjer og prosesser. 

Du kan dele opp innholdet ditt i kapitler og legge til passordbeskyttelse for å kontrollere tilgangen.

Brukere kan raskt finne relevante dokumenter gjennom søkefiltre og slå på mørk modus for å gjøre leseopplevelsen behagelig.

Hvis de ansatte snakker forskjellige språk, kan du oversette SOP-ene til over 40 språk og legge til diagrammer for å gjøre dem fordøyelige. 

Totalt sett kan BookStack være en utmerket SOP-programvare for noen med grunnleggende teknisk bakgrunn.

Kjernefunksjoner

• Åpen kilde.
• Wiki-sider.
• WYSIWYG-redaktør.
• Flerfaktorautentisering 
• Tilpasning.
• Mørke og lyse temaer.
• Søk etter filtre.
• Flerspråklig.

Pris

BookStack er gratis å bruke og tilbyr flere installasjonsalternativer. Sjekk ut oppsettguide for å lære mer.

Konklusjon

En av de beste måtene å finne den riktige SOP-programvaren for din bedrift er å velge verktøy basert på deres brukervennlighet.

De fleste SOP-apper deler alle viktige funksjoner. Noen leverer bare mer avanserte funksjoner.

Velg de mest relevante verktøyene og prøv deres gratis prøveversjon. Det burde gi deg en god idé om å ta en rask kjøpsbeslutning. Lykke til.