10 Strategien, um mehr Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen

Mehr Arbeit bedeutet nicht unbedingt mehr Produktivität.

Bevor Sie weiterlesen, halten Sie einen Moment inne. Überlegen Sie, an wie vielen Tagen Sie das Gefühl hatten, in kürzerer Zeit mehr Ergebnisse erzielt zu haben? 

Und wie oft haben Sie sich schon in einer endlosen Schleife Ihrer To-Do-Liste wiedergefunden ?

Manche Leute kommen vielleicht auf die Idee, dass man die Fristen umso besser einhalten kann, je länger man die To-Do-Liste erstellt. Sie können höhere Erwartungen erfüllen und der Konkurrenz einen Schritt voraus sein. 

Es ist absolut falsch. 

Das würde nur dazu führen, dass Sie sich überarbeiten und Ihre Freiheit durch Ihre Arbeitsweise geraubt wird. 

Studien belegen, dass Überarbeitung häufig zu Burnout und Stress führt . Dies liegt daran, dass viele Menschen überholten Vorstellungen folgen, die sie nicht nur Produktivität und Freiheit, sondern auch ihre Gesundheit kosten.

Aber was wäre, wenn Sie sich an einen intelligenteren Arbeitsstil gewöhnen würden, der unproduktive Gewohnheiten ablegen und Ihnen dabei helfen könnte, Ihre Ziele in kürzerer Zeit zu erreichen?

Das können Sie tatsächlich. 

Ich möchte Ihnen 10 Strategien vorstellen, die Sie ab heute anwenden können, um in kürzerer Zeit mehr zu erreichen.

1. Chunking

Das Erstellen einer To-Do-Liste ist eine gute alte Möglichkeit, Ihre Aufgaben zu organisieren. Es stellt sich heraus, dass Sie möglicherweise mit einer unmöglichen Menge an Aufgaben überfordert sind, die pünktlich erledigt werden müssen.

Stellen Sie sich vor, worin der Unterschied zwischen Ihnen, der mit seiner Arbeitsbelastung zu kämpfen hat, und Ihrem Kollegen liegt, der die Arbeit in kürzerer Zeit erledigt? Wahrscheinlich wendet er/sie die Methode des Chunking an.

Laut Verhaltensforschung ist unser Gehirn nicht für Multitasking ausgelegt. Sie können Ihr Frühstück zubereiten und gleichzeitig Ihre offiziellen Telefongespräche führen. Aber die Wahrscheinlichkeit von Fehlern aufgrund von Aufmerksamkeitslücken ist größer. Und das würde nur eine zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen.

Wo der Fokus geht, fließt Energie.

– Tony Robbins

Also, wo soll ich anfangen?

Erstellen Sie Ihre gute alte To-Do-Liste. Aber zählen Sie dieses Mal nicht die Anzahl der Artikel. Es würde Sie nur einschüchtern. 

Teilen Sie stattdessen Ihre wichtigsten und zeitaufwändigsten Aufgaben von den weniger wichtigen auf. Priorisieren Sie anschließend innerhalb Ihrer wichtigsten Aufgaben diejenigen anspruchsvollen Tätigkeiten, die Ihren langfristigen Zielen dienen.

Mit der Gruppierung wird alles einfacher. 

Nicht nur mit Absicht, sondern Sie können Ihre Aufgaben aufteilen, indem Sie nach Gemeinsamkeiten suchen. Unter Finanzen können beispielsweise Planungskosten und Bankaktivitäten klassifiziert werden. Der Besuch von Familienfeiern oder das Treffen mit einem langjährigen Freund hingegen kann unter „Beziehungen“ zusammengefasst werden. 

Das Befolgen solcher Maßnahmen hilft Ihnen nicht nur, Ihre Aufgabe pünktlich zu erledigen, sondern steigert auch die Produktivität, verringert Rückstände und sorgt für Ordnung. 

2. Parkinson-Gesetz

Im Jahr 1955 kam der britische Historiker Cyril Northcote Parkinson auf die Idee, wie die Festlegung einer Frist dazu beitragen kann, ein Werk zu analysieren und es rechtzeitig fertigzustellen.

Die Arbeit dehnt sich aus, um die für ihre Fertigstellung verfügbare Zeit auszufüllen.

– CN Parkinson

 Ändern Sie die Herangehensweise an Ihre Arbeit. Es weckt Wünsche, Motivation und fordert Ihren Fokus heraus. Allerdings gibt es Nebenwirkungen.

Mit strengeren Fristen können Sie keine praktischen Entscheidungen über unrealistische Ziele treffen. Andererseits ist es unvernünftig, den ganzen Tag der Erledigung einer dreistündigen Arbeit zu widmen.

Es ist Zeitverschwendung und trägt nicht zur Qualität Ihrer Arbeit bei. Sie sorgen den größten Teil des Tages nur für Ablenkung und Aufschub.

Versuchen Sie stattdessen, die Masse in Stücke zu zerteilen. Stellen Sie für jeden dieser Abschnitte einen Timer ein. Und versuchen Sie, eine Frist festzulegen, die für Sie herausfordernd klingt. Wie wäre es, wenn Sie einen Timer auf 2 Stunden einstellen, um eine 4-Stunden-Aufgabe zu erledigen? 

Mit etwas Übung werden Sie selbst überrascht sein, welche Entscheidungen Sie unter Druck treffen. Keine Ablenkungen, Zeitverschwendung oder irrelevante Details.

3. Aufgaben zur Stapelproduktion

Bei der Arbeit kommt es häufig zu Ablenkungen durch soziale Medien, Unterbrechungen oder Telefonanrufe. Wenn Sie jedoch über Mikromanagement sprechen, werden die meisten Ihrer konzentrierten Stunden im Allgemeinen von Aufgaben mit geringem Wert beeinflusst.

Sie werden feststellen, dass viele Menschen sie im Alltag verstreut haben. Zum Beispiel E-Mails, offizielle Telefonanrufe, Verwaltungsaufgaben oder andere Kleinstaufgaben, die nicht zu Ihrer Produktivität beitragen.

Es ist daher nicht verwunderlich, dass rund 70 % der Wissensarbeiter ihre E-Mails oder Benachrichtigungen den ganzen Tag über aktiv haben. Ständiges Wechseln zwischen Aufgaben unterbricht den Arbeitsfluss und die Konzentration während der produktivsten Stunden.

Doch was könnten die Folgen sein?

Viel.

Es dauert ungefähr 25 Minuten, bis man wieder im gewohnten Rhythmus ist, wenn man einmal abgelenkt wurde.

Die Zeit, die es Sie kostet = Länge der Aufgaben mit geringem Wert + 25 Minuten

Hier können Sie durch die Serienfertigung Zeit sparen. Wie kauft man die Artikel im Supermarkt? Sie zahlen für alles, was sich in Ihrem Warenkorb befindet, insgesamt, richtig!  

Genauso wichtig ist es, einen festen Zeitblock einzuplanen , um all diese Aufgaben mit geringem Wert auf einmal zu erledigen, anstatt den ganzen Tag über Benachrichtigungen und E-Mail-Tabs geöffnet zu lassen und sich ablenken zu lassen.

4. 80/20-Regel

Die meisten Aktivitäten in unserem täglichen Leben sind ungleichmäßig verteilt. Aus diesem Grund leisten wir einen sehr kurzen Zeitaufwand für einige wirkungsvolle Aufgaben. Die restliche Zeit wird jedoch mit Unterbrechungen oder unproduktiver Arbeit verbracht. Das ist eine ernsthafte Zeitverschwendung. 

Angesichts dieses Problems führte der italienische Ökonom Vilfredo Federico Damaso Pareto die 80/20-Regel oder das Pareto-Prinzip ein. 

Nach dem Prinzip werden im Allgemeinen 80 % der Wirkung durch 20 % der Aufgabe erzielt. 

Was wäre, wenn Ihr Vorgesetzter lobt, dass 20 % Ihrer Arbeit zu 80 % der Unternehmensziele beigetragen haben? Dies spiegelt Ihren kleinen Beitrag wider, der einen vervielfachten Einfluss auf das Ergebnis hat. 

Wenn Sie jedoch in kürzerer Zeit mehr erledigen möchten, müssen Sie Ihre unproduktiven 80 % der Zeit minimieren, indem Sie sich mehr auf diese wirkungsvollen 20 % konzentrieren.

Hier habe ich einige häufig gestellte Fragen, die viele von Ihnen zum Nachdenken anregen. Und hoffentlich können Sie viele Ihrer Probleme durch die Linse des 80/20-Prinzips herausfinden. 

• Werden 80 % meiner Zeit mit E-Mails, Telefonanrufen, sozialen Medien, verschiedenen Benachrichtigungen oder dem Anschauen von Binge-Shows verschwendet?
• Gebe ich 80 % meines Geldes für Dinge aus, die für meinen Lebensstil oder meine Produktivität nicht nützlich sind?
• Bin ich glücklich oder genieße ich die Gesellschaft von Menschen, mit denen ich 80 % meiner Zeit verbringe?
• Welche 20 % meiner täglichen Ernährung esse ich 80 % der Zeit?
• Welche 20 % meiner täglichen Aktivitäten geben mir 80 % Erfüllung?

5. Chronotyp

Jeder Mensch hat einen einzigartigen Schlaf-Wach-Rhythmus. Ihr Körper hat die natürliche Tendenz, den ganzen Tag über sowohl hohe als auch niedrige Energieniveaus zu reflektieren. Und das hängt von Ihrer inneren Uhr ab, was ein eher schicker Begriff für den Chronotyp ist. 

Wenn Sie Ihren Zeitplan an Ihren Chronotyp anpassen, verbringen Sie die meisten Arbeitsstunden mit dem Vorteil hoher Energie und Aufmerksamkeit. Und das hilft Ihnen, den Höhepunkt Ihrer Produktivität zu erreichen und Aufgaben in kürzerer Zeit zu erledigen. 

Studien haben ergeben, dass etwa 75.5 % der Menschen eher zu den Frühaufstehern und Nachteulen gehören. Die meisten versuchen jedoch, sich dem stereotypischen 9-to-5-Job anzupassen, was für sie funktionieren kann oder auch nicht.

Wenn Sie nicht im Einklang mit Ihrem Schlafzyklus sind, fällt es Ihnen möglicherweise schwer, dort zu arbeiten, wo Sie Ihre höchste mentale Konzentration benötigen. 

Egal, wo Sie hinpassen, der Chronotyp hilft Ihnen, Ihre Spitzenaktivitätszeiten optimal zu nutzen. 

Wenn Sie sich über Ihren Chronotyp noch nicht sicher sind, gehen Sie wie folgt vor: 

• Organisieren Sie Ihren Tagesablauf neu 
• Beobachten Sie Ihre täglichen Anpassungen 
• Machen Sie sich Notizen Zeitblöcke wo Sie für die Arbeit am besten geeignet sind. 

Hier ist eine kurze Umfrage, die Ihnen eine Vorstellung von Ihrem Chronotyp geben soll.

6. Rituale

Mit Ritualen meine ich nicht das Anzünden von Räucherstäbchen auf dem Schreibtisch. Es ist lediglich eine Möglichkeit, Ihrer Routine Struktur zu verleihen. Während Ihre Routine Ihre Arbeit kontrollierter hält als das alltägliche Chaos, hilft das Ritual dabei, ihr eine tiefere Bedeutung zu verleihen.

Vielleicht ist es Ihnen nicht bewusst, aber unbewusst zählen 40 % Ihrer alltäglichen Handlungen zu Ihren langfristigen Gewohnheiten. Doch oft führen diese Gewohnheiten zu geistiger Überlastung oder Verwirrung.

Rituale lenken Ihre Aufmerksamkeit jedoch dorthin, wo sie am meisten benötigt wird. Es hilft Ihnen, eine neue Arbeitsethik und eine bessere Herangehensweise an alltägliche Aufgaben zu entwickeln.

Möglicherweise haben Sie schon einmal Leute gesehen, die von externen Standorten aus arbeiteten, zum Beispiel auf Reisen E-Mails beantworteten oder andere triviale Aufgaben erledigten. Sie können sich sogar dafür entscheiden, von Ihren produktiven Zonen aus zu arbeiten. Manche Menschen empfinden es zum Beispiel als kreativer, wenn sie im Schlafzimmer oder im Park arbeiten.

Eine weitere tolle Möglichkeit, ein Arbeitsritual zu entwickeln, besteht darin, in den Reset-Modus zu wechseln.

Wenn Sie beispielsweise mit einem Projekt fertig sind, bereinigen Sie alle unwichtigen Dateien und laden Sie die damit verbundenen Apps erneut herunter.

Lassen Sie sie nicht herumspielen und sorgen Sie für eine ordentliche Dokumentation. Das Ritual verhilft Ihnen nicht nur zu einem Erfolgserlebnis, sondern verleiht Ihren nächsten Projekten auch frischen Wind.

Rituale verhindern daher Zeit- und Energieverschwendung und erleichtern die Bewältigung Ihrer Arbeit. 

7. Niemals zu 100 % ausgebucht sein

Alles braucht Raum zum Atmen und Wachsen. Es wird allgemein davon ausgegangen, dass die meisten Menschen mit Unternehmenshintergrund oder Unternehmertum ihren Tag zu 100 % ausgebucht haben. Und wenn Sie ähnliche Gedanken haben, ist hier eine Frage an Sie.

Glauben Sie daran, eine Aufgabe innerhalb einer knappen Frist zu erledigen? Okay, noch eins. 

Glauben Sie, dass es zu keiner Zeit zu solch unerwarteten Situationen kommen würde, die Ihre dringende Aufmerksamkeit erfordern könnten?

Wenn Sie Ihren Tag vollgepackt haben, verschaffen Sie sich ein schlechtes Produktivitätsgefühl. Wenn Sie in kürzerer Zeit mehr erledigen möchten, setzen Sie sich einem katastrophalen Risiko aus. 

Doch betrachtet man das Leben erfolgreicher Menschen oder Unternehmen genauer, so erkennt man Flexibilität in Bereichen wie Ressourcenaufbau, Kreativität und persönlichem Wohlbefinden. Es ist genau das Gegenteil.

Das Leben kooperiert nicht mit Ihrer ausgewogenen Routine. Stattdessen sollten Sie offen bleiben für die Möglichkeiten und Unsicherheiten, die möglicherweise Ihre schnelle Aufmerksamkeit erfordern. 

Kreativität und Inspiration kennen keine Grenzen . Und man weiß nie, wann man bei der geplanten Arbeit improvisieren muss. Manchmal ist es gut, innezuhalten, wenn einem unerwartete oder verrückte Ideen für das eigene Unternehmen oder Projekte in den Sinn kommen.

Legen Sie also niemals einen festen Zeitblock fest und halten Sie Ihren Geist immer offen für Unsicherheiten. 

8. Delegation

Aus Managementsicht bedeutet Delegieren, Verantwortung an jemanden mit geringerer Führungsposition zu übertragen. Zu verstehen, was delegiert werden muss, ist der erste wichtige Schritt dabei.

Sie wollen Ihr Projekt nicht durch die Delegation falscher Aufgaben oder die Beauftragung ungeeigneter Personen ausbremsen. Denn als Teamleiter oder Manager sollte die termingerechte Erledigung von Aufgaben immer Ihre Priorität sein.

Wenn Sie nun herausgefunden haben, was Sie delegieren möchten, besteht Ihr nächster Schritt darin, wen Sie delegieren möchten. 

Im Rahmen der strategischen Planung sind dies die entscheidenden Punkte, um die richtige Person für die richtige Aufgabe zu delegieren. 

• Identifizieren Sie Zeitfresser
• Aufgaben im Alltag klären
• Ist die Person erfahren und leidenschaftlich genug für die Aufgabe?
• Ist die Person je nach Art der Arbeit kreativ oder analytisch?
• Wenn er/sie es durchziehen kann?
• Feedbackschleifen zur Verbesserung von Delegationsprozessen

9. Stellen Sie die Arbeitszeit rückwärts ein

Es bedeutet, mit der Deadline zu beginnen und rückwärts zu arbeiten. Cal Newport, ein renommierter Professor und Autor von Deep Work, führte diese Methode ein. 

Seiner Ansicht nach ist das Rückwärtsplanen im Kalender ein Mittel zu fester, termingerechter Produktivität. Wenn man vom Zieldatum ausgeht, ermittelt man seine wichtigsten Aufgaben, indem man unwichtige Aufgaben reduziert und weniger erreichbar ist.

Psychologisch gesehen gibt Ihnen die Methode die Gewissheit, dass die Arbeit auf jeden Fall pünktlich fertig werden wird. Außerdem haben Sie weniger Stress wegen der Möglichkeit, das Projekt nicht zu Ende zu bringen, und freuen sich mehr auf die Vorausplanung.

Sie haben beispielsweise ein Projekt, dessen Fertigstellung normalerweise eine Woche dauert. Sie haben jedoch einen Plan für eine Reise am 7. Tag, sind sich aber nicht sicher, ob Sie diese bis dahin schaffen werden. Aber wenn Sie Ihren Zeitplan rückentwickeln, vermeiden Sie Aufschub und Unterbrechungen und begrenzen Ihre Reichweite auf Menschen.

Durch das Delegieren von Aufgaben erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, diese vorzeitig zu erledigen. Any.do ist ein solches Tool, mit dem Sie Ihren Kalender rückwärts einrichten können. Dank zahlreicher Funktionen für Aufgabenmanagement und Erinnerungen hilft es Ihnen, Ihre Routine einzuhalten.

Schauen Sie sich hier unsere Liste der besten Kalender-Apps für MAC an.

10. Nein oder Ja sagen

Wenn Ihr Leben eine Münze ist, sind Ja und Nein die Kehrseiten davon. Jedes Ja oder Nein ist mit Kosten verbunden. Der gezielte Einsatz hilft Ihnen nicht nur, Zeit zu sparen, sondern auch die Kontrolle über finanzielle, soziale und emotionale Aspekte zu gewinnen. Im Unternehmertum spricht man von Opportunitätskosten. 

Wenn Sie beispielsweise zu einem Geschäftstreffen „Ja“ sagen, kostet Sie das die Zeit, die Sie mit Ihrer Familie, Ihren Freunden oder Ihren Hobbys verbringen könnten. Oder sagen Sie, Sie sind Teil des Marketingteams und möchten an digitalen Tools arbeiten, weigern sich aber, zu reisen. Sie verpassen soziale Aspekte. 

Aber denken Sie daran, dass Sie sich nie in dem Eifer entscheiden sollten, allen zu gefallen, damit sie Sie mögen. Wenn es Ihnen schwerfällt, Nein zu sagen, denken Sie über Ihre Werte und Prioritäten über die Anfragen oder Einladungen nach, die Sie erhalten.

Man sagt, dass man ein besseres Gefühl der Erfüllung verspürt, wenn man eher ein „Nein“ als ein „Ja“ ist. Beobachten Sie also jedes Mal, wenn Sie „Ja“ oder „Nein“ sagen, ob es sich um eine produktive Entscheidung oder ein Hindernis für Ihren Arbeitsablauf handelt.

Fazit

Nun sind Sie an der Reihe, diese Strategien auf Ihre Arbeit anzuwenden und zu beobachten, wie sinnvoll Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Stunden nutzen können.

Sie können die Strategien zu Ihrem Vorteil nutzen, aber Sie können Ihrem Tag keine zusätzlichen Stunden hinzufügen. Sie können jedoch produktivere Stunden in Ihren Tag einbauen, was Ihnen letztendlich helfen wird, die Aufgabe vor dem Abgabetermin zu erledigen.

Wenn Sie diese Strategien verwenden, betrachten Sie sie als Werkzeug. Sie sollen dich nicht versklaven. Aufgrund der Auswahl und Kontrolle in Ihrer Hand können Sie jederzeit einen neuen Termin vereinbaren.

Am wichtigsten ist jedoch, wie konsequent du die Vorgaben einhältst, auch wenn du sie mal ein paar Mal nicht befolgst. Denn sie dienen dazu, deinen Fortschritt zu verfolgen und dir mehr Kontrolle zu geben.