Erste Schritte mit Zeitblockierung – Der vollständige Leitfaden

Ein Tag im Leben eines gewöhnlichen Mannes folgt normalerweise einem fast rituellen Muster.

Acht Stunden Schlaf. Halbtags bei der Arbeit. Eile beim Essen.

Zeit mit der Familie verbringen und sich den Rest des Tages über die endlosen Aufgaben ärgern, während man sich über den Sinn des Lebens Gedanken macht.

Klingt vertraut? In diesem schnelllebigen Leben wollen wir jedes Ziel erreichen und haben doch so wenige Stunden Zeit.

Da die Wahrscheinlichkeit, alles in 24 Stunden zu erledigen, „wahrscheinlich nie“ ist, wählen wir vage einfache Jobs aus und verschieben den Rest auf den nächsten Tag.

Und der Kreislauf wiederholt sich. Was wäre, wenn ich Ihnen sagen würde, dass es einen effektiven Weg gibt, Ihre Zeit zu optimieren? Keine Sorge, ich beabsichtige nicht, Nero Wolfes akribische Routine zu befolgen. (Es gibt einen Grund, warum der Typ eine fiktive Figur ist).

Stattdessen werde ich Ihnen eine unglaubliche Technik vorstellen, die Sie organisieren, anpassen und positive Produktivität in Ihr Unternehmen bringen könnenUNSERE Lebensstil.

Die Technik heißt Zeitsperre.

Was ist Zeitblockierung? 

Zeitblockierung ist a Projektmanagement Methode, um Ihren Fokus zu schärfen.

Die Idee ist, dass Sie durch die Zuweisung von Plätzen zu jedem Job in Ihrem Kalender – oder das Erstellen von Zeitblöcken – Ablenkungen beseitigen, die Ihre Aufmerksamkeit monopolisieren.

Das Konzept sollte jedoch ursprünglich die Arbeitsproduktivität verbessern, was die Menschen auch in ihr Privatleben integrieren.

In der Tat, wenn Sie darüber nachdenken, haben Sie es vielleicht versehentlich wiederholt gesehen! Lassen Sie mich Ihnen ein Beispiel geben.

Du liebst es zu kochen? Wenn ja, haben Sie zeitgestempelte Rezepte gelesen, die Sie Schritt für Schritt durchgehen, einschließlich der Durchführungsdauer einzelner Aktionen?

Der Autor nutzt Zeitblöcke für die Vorbereitung und das Kochen. Wenn in Ihrer Familie ein Ereignis stattfindet und Sie der ansässige Organisator sind, wie werden Sie damit umgehen?

Sie würden wahrscheinlich eine Checkliste erstellen.

Kalkulieren Sie die Zeit für die jeweiligen Aufgaben im Kopf und tragen Sie die Notizen immer bei sich, um Punkte zu überqueren. Das Beispiel ist zwar nicht im engeren Sinne, aber eine grobe Version der Zeitblockierung.

Wie hilft Zeitblockierung, wenn wir es bereits unbewusst tun?

In der Tat setzen wir unbeabsichtigt Zeitblockierungen ein. Es gibt jedoch eine kleine Frage der Finesse zu beachten.

Im Durchschnitt werden wir sieben Mal pro Stunde unterbrochen und verschwenden täglich wertvolle drei Stunden. Das Blockieren von Zeit hilft Ihnen, das Beste aus Ihrem Tag zu machen – oder genauer gesagt, es hilft Ihnen, die folgenden fünf zu vermeiden.

1. Zögern

Unabhängig von der Art des Jobs ist der Anfang das, was die Menschen am meisten fürchten – besonders wenn die Aufgabe langweilig ist.

In dem Moment, in dem Sie überlegen, ein Projekt zu leiten, stellt sich plötzlich Lethargie ein, und Sie erledigen am Ende triviale Dinge.

Psychologen glauben, dass Aufschieben eine lebenslange Eigenschaft ist. Wenn Sie ein Serienaufschieber sind, ist es unwahrscheinlich, dass Sie ihn ohne Einfluss von außen loswerden.

Zeitblockierung ist zur Abwicklung, Integrierung, Speicherung und äußere Kraft, die Sie direkt zu Ihrer Aufgabe führt. Sobald Sie daran vorbei sind, wird der Rest überraschend einfach.

2. Wählen Unkomplizierte Jobs

Die meisten entscheiden sich für anspruchslose Jobs, bevor sie den Mut aufbringen, sich den herausfordernden zu stellen.

Wir verschieben die Arbeit immer wieder, bis sie beängstigend auf uns zukommt und uns keine andere Wahl bleibt, als uns der unangenehmen Aufgabe zu stellen.

Dieses unbewusste Verhalten ist ein weiterer Zweig des Aufschiebens, den Brian Tracy in seinem Buch „Iss den Frosch“ warnte davor.

Er glaubt, dass ein Aufschieben der schwierigen Aufgabe sie danach nur noch mühsamer machen würde.

Es ist eine logische Schlussfolgerung, denn obwohl Sie die anspruchsvollen für den Schluss reservieren, werden sie Ihnen für immer im Gedächtnis bleiben und Ihre Energie rauben.

Die Zeitblockierung entscheidet über Projekte nach Priorität und gibt dringenden Vorrang, unabhängig von ihrem Schwierigkeitsgrad.

3. Mehrere Auswahlmöglichkeiten

Schon mal davon gehört Elon Musk? Das Tesla Der CEO verwendet eine Zeitblockierungstechnik namens 5-Minuten-Regel, um mit seinem hektischen Leben fertig zu werden.

Vom Aufwachen bis zum Ende des Tages plant er jede Minute des Tages, um maximale Produktivität zu erzielen.

Die Menschen verbringen im Allgemeinen jeden Tag zwei Stunden damit, darüber nachzudenken, welche der vielen Aufgaben dringend genug ist, um sie zuerst anzugehen.

Indem Sie 13 Minuten damit verbringen, sich Ziele zu setzen, können Sie Stunden sparen, die sonst mit der quälenden Jobwahl verschwendet worden wären.

4. Unzählige Ablenkungen

Seit das Mobiltelefon unser Leben übernommen hat, sind wir zu vielen Ablenkungen ausgesetzt, die uns unnötigen Fehlern aussetzen.

Sieben Ablenkungen verfolgen uns normalerweise alle 60 Minuten, ganz zu schweigen von den fünf Minuten, in denen wir darum kämpfen, zurückzukommen.

Mit der leichten Verfügbarkeit von Mobiltelefonen, drei Stunden unserer Tage sind in die Bildschirmzeit eingebrannt.

Tools wie Rettungszeit ermöglichen es Ihnen, Ihre Bildschirmzeit und Websites zu verfolgen und sogar Websites nach ihrer Wichtigkeit zu kategorisieren.

Es sendet Ihnen einen wöchentlichen Bericht mit detaillierten Erkenntnissen darüber, wo Sie die meiste Zeit verbringen, wenn Sie an Ihrem Computer, iPad oder Smartphone sitzen.

Das Blockieren von Zeit tötet Ablenkungen regelrecht. Wenn Sie Blöcke einem bestimmten Zweck zuweisen, bleibt Ihr Fokus auf ihnen und erspart Ihnen sinnlose Ablenkungen.

Ich gebe zu, es ist leichter gesagt als getan, aber wenn Sie auch nur 50 % der ununterbrochenen Arbeit geschafft haben, ist das eine Leistung, die die Mühe wert ist.

5. Ausweichen

Dieser Begriff mag völlig zusammenhangslos erscheinen, aber wenn Sie ihn aus einem anderen Blickwinkel betrachten, werden Sie schnell erkennen, warum ich ihn erwähnt habe.

Wie oft in Ihrem Leben hören oder sagen Sie: „Entschuldigung, ich hatte keine Zeit, es zu erledigen.“ Oder der häufigere Satz: „Ah, ich bin gerade beschäftigt. Vielleicht nächstes Mal?"

Die Zeit blockiert solche Phrasen und zwingt Sie, die Verantwortung für verpasste Verpflichtungen zu übernehmen – Verpflichtungen, die so einfach sein können, wie einen Freund zu treffen oder Ihrem Kollegen einen Gefallen zu tun.

Jeder weiß, dass es nicht genug Stunden gibt, um alles zu erledigen.

So erfüllen wir unsere Versprechen durch Zeit machen für Sie. Jetzt, da Sie sich der Vorteile der Zeitblockierung bewusst sind, möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie sie intelligent anwenden.

So nutzen Sie die Zeitblockierung effektiv

Erstellen Sie zunächst eine Liste mit wesentlichen und nicht wesentlichen Jobs.

1. Bereiten Sie eine Liste der täglichen Aufgaben vor.

Wir sind ein Gewohnheitstier und wiederholen bestimmte Funktionen unabhängig von der Zeitvorgabe.

Dennoch, wann immer die Stimmung zuschlägt, nehmen wir oft zufällige Jobs auf, die wir normalerweise ignorieren. Wie zum Beispiel; Bei der Durchführung einer Mitarbeiterversammlung haben Sie sich zugunsten eines anderen Jobs hingezogen. Eine Woche die herumliegende Wäsche falten.

Oder einen lieben Freund anzurufen, den Sie schon lange anrufen wollten.

Und dann gibt es seltene Fälle, die ohne Vorwarnung auftauchen.

Aufschreiben diejenigen Basisaktivitäten, gefolgt von weniger häufigen und zuletzt kaum berücksichtigten Projekten. Während Sie all dies notieren, schätzen Sie die Zeit für jede Aufgabe und weisen Sie sie nach Priorität zu.

Diese Übung folgt Das Pareto-Prinzip um Ihnen zu helfen, primäre und flache Aufgaben zu kategorisieren. Mr. Juran entwickelte dieses Konzept und schlug dies vor von zehn projekten sind nur zwei von bedeutung.

Unten ist die Illustration des 80/20-Prinzips des italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto:

2. Erstellen Sie eine Zeitblockierungsvorlage

Bevor Sie einen Zeitplan einrichten, müssen Sie eine Vorlage haben, der Sie folgen können.

Eine Zeitblockierungsvorlage ist einfach eine leere Tabelle, die Sie für Ihre täglichen Aufgaben verwenden.

Die Idee ist, einen Standardleitfaden zu erstellen, der an Ihre wahrgenommene Routine angepasst ist.

Sie sind natürlich nicht verpflichtet, eine exakte Tabelle nachzubilden. Da 70 % ein Listenformular bevorzugen, sollten Sie Ihre Vorlage auf jeden Fall so erstellen, wie Sie es für richtig halten. Nehmen Sie zur Verdeutlichung an, dass es sich um eine Tabelle handelt.

Geben Sie in der oberen Ecke unterschiedliche Farben für persönliche, berufliche und Unterbrechungsblöcke an. Wenn ich eine Vorlage erstellen würde, würde ich Blau zum Schreiben, Rot für persönliche Aufgaben, Grün für Sport und Lila für wöchentliche Familientreffen wählen.

Um es weiter aufzuschlüsseln, ich werde Hellblau für ein Kundengespräch wählen (da Blau meine bevorzugte Farbe für das Berufsleben ist). Hellgrün für die gewohnte Gartenarbeit und Violett für das Beisammensein.

Ich könnte sogar in winzige Details eintauchen, wie zum Beispiel; Mahlzeiten, Teepausen und kleine Blöcke zum Surfen in sozialen Medien.

Du verstehst, was ich meine.

Die Zuordnung von Schattierungen ist eine Möglichkeit, Aufgaben zu unterscheiden.

Folgen Sie jedoch der Struktur, mit der Sie sich wohl fühlen. Wenn sich die manuelle Planung überwältigend anfühlt, finden Sie mehrere Apps, die Ihren Anforderungen entsprechen.

Zur kasse Irgendwie.

Es ist ein Aufgabenverwaltung App, die To-Do-Liste, Planer und Erinnerung in einem vereint.

Sunsama ist eine weitere Produktivitäts-App, die Sie an eine Tafel mit Haftnotizen erinnert. Es ist optisch ansprechend und am besten für ein Team geeignet.

Sobald Sie eine Vorlage erstellt haben, hinterlegen Sie alle Ihre regulären Projekte.

3. Füllen Sie Ihren Zeitplan aus und setzen Sie Fristen

Dies ist ein äußerst wichtiger Teil. Sie müssen nicht nur die Kästchen ausfüllen, sondern auch einen Zeitrahmen für jede Aufgabe festlegen.

Hier sind zwei Tipps für den Einstieg.

Erstens: Reservieren Sie Stoßzeiten für schwierige Aufgaben, da diese besondere Konzentration erfordern.

Ein Morgenmensch ist wahrscheinlich zwischen 9:00 und 11:00 Uhr produktiv, während eine Nachteule nach Mitternacht ist.

Zweitens, arrangieren Sie komplementäre Projekte Rücken an Rücken. Ihre Ähnlichkeit kann Ihr Tempo aufrechterhalten und es Ihnen ermöglichen, Aufträge schnell abzuschließen.

Kurz gesagt, organisieren Sie Projekte so, dass sie maximale Ergebnisse erzielen und halten realistisch Fristen.

Ich habe mir überlegt, das Wort „realistisch“ hervorzuheben, da wir dazu neigen, unsere Kapazitäten entweder zu überschätzen und von knappen Fristen auszugehen oder sie zu unterschätzen, indem wir sie überziehen.

Beide Methoden hätten wenig ausgemacht, wenn die knappen und laxen Fristen nicht negative Auswirkungen gehabt hätten.

Bist du vertraut mit Parkinson-Gesetz?

Es besagt, dass Ihr Gehirn seine Leistung kontinuierlich anpasst, um Ihre Fristen einzuhalten.

Wenn Sie für ein Projekt, das Sie in zwei Stunden abschließen können, eine Frist von fünf Stunden setzen, wird Ihr Verstand das Produktivitätsniveau auf fünf Stunden senken – und umgekehrt.

Einfach ausgedrückt, unrealistische Fristen verringern die Effizienz und erzeugen Stress.

Um die Zeit genau zu berechnen, versuchen Sie Tracking-Apps wie Stundenstapel.

Mit HourStack-Anwendungen können Sie Ihre Arbeitskapazität beurteilen.

Als visuelle Darstellung von Stundenstapel ähnelt dem Zeitblockierungssystem, Sie können es als Zeiterfassung und Aufgabenmanager verwenden.

Wenn Sie eine minimalistische Optik bevorzugen, Toggle-Track wird den Zweck erfüllen.

4. Verlassen Sie Blöcke für Pausen und Spontanität

Der Satz "Alle Arbeit und kein Spiel machen Jack zu einem langweiligen Jungen“ mag sich auf einen Workaholic bezogen haben, aber das Planen von Zeitblöcken ohne Pausen könnte Ihren Verstand buchstäblich abstumpfen.

Laut Forschungsprojekte, braucht eine Person nach jeder ununterbrochenen 52-Minuten-Aufgabe mindestens eine kurze Pause.

Francesco Cirillo hat dieses Phänomen erstmals Ende der XNUMXer Jahre beobachtet und die Pomodoro-Technik eingeführt.

Die Methode empfiehlt 24-Minuten-Zeitblöcke für Projekte mit kurzen Intervallen, um die Monotonie zu durchbrechen.

Im Laufe der Jahre, als mehrere Forscher die Maßnahmen ergriffen, wurde vereinbart, dass eine durchschnittlich 17-minütige Pause nach jeder Stunde die Produktivität verbessern könnte. Neben Pausen soll Spontaneität auch den Geist schärfen, die Kreativität steigern und Stress abbauen.

Sie werden diese Spontaneität in vielen beliebten Apps bemerken, die 30-Tage-Challenge-App ist ein klassisches Beispiel.

Die Gesundheits-App weist täglich verschiedene Übungsherausforderungen zu und fügt alle paar Tage Pausen hinzu.

Genau wie Ihre körperliche Seite erfordert Ihr Geist eine ähnliche Pflege, um ein frühes Burnout zu vermeiden. Halten Sie Ihren Kalender flexibel, um Pausen und ungeplante Ereignisse abzudecken.

5. Überprüfen und anpassen

Es besteht immer die Möglichkeit, dass Ihr Zeitblocker beim ersten Versuch nicht erfolgreich ist.

Indem Sie die Kontrolle über Ihre Zeit übernehmen, erzeugen Sie praktisch einen Welleneffekt.

Die Handlung ist vergleichbar mit der Übernahme einer Gewohnheit, und wir alle wissen, wie extrem zeitaufwändig es sein kann.

Nehmen Sie sich ein paar Wochen Zeit, um sich anzupassen. Führen Sie wöchentliche Überprüfungen Ihrer Fortschritte durch und passen Sie den Zeitplan entsprechend an.

Wenn Sie sich immer noch unsicher fühlen und weitere Anleitung benötigen, lesen Sie „Tiefe Arbeit“ von Cal Newport.

Der Bestsellerautor der New York Times hat fundiertes Wissen und einige erstaunliche Tipps zur Überwindung von Ablenkungen geteilt.