Die 11 besten KI-Taskmanager, die wie Ihr bestes Selbst denken

Das Problem ist nicht Ihre To-Do-Liste. Das Problem ist alles, was Sie damit zu bewältigen versuchen.

Ich habe hunderte von Stunden damit verbracht, Produktivitätssysteme zu testen. Die meisten scheitern aus demselben Grund: Sie sind für eine Welt konzipiert, die nicht mehr existiert.

Traditionelle Taskmanager gehen davon aus, dass Sie den Luxus haben, Ihre Arbeit im Voraus zu planen. Doch die moderne Arbeitswelt ist chaotisch, unterbrechungsgesteuert und ständig im Wandel.

Deshalb sind KI-Aufgabenmanager so erfolgreich. Sie gehen über die bloße Verfolgung Ihrer Aufgaben hinaus. Sie passen sich der Realität an.

Wenn Sie in Aufgaben aus fünf verschiedenen Systemen ertrinken, zwischen Slack, E-Mail und Projekttafeln hin- und herspringen oder ständig das Gefühl haben, dass Ihr Tag gekapert wurde, sind Sie nicht allein.

Diese Probleme sind rechnerischer Natur, nicht motivationaler Natur. Sie brauchen nicht mehr Disziplin. Sie brauchen bessere Algorithmen.

Ich habe alle wichtigen KI-Taskmanager auf dem Markt getestet, um herauszufinden, welche Ihre Zeit wert sind.

Hier erfahren Sie, was das Revolutionäre vom bloß Nützlichen unterscheidet.

Die besten KI-Taskmanager auf einen Blick

1. Sunsama

Sunsama ist ein KI-gestützter Tagesplaner, der Aufgabenverwaltung mit Kalenderintegration kombiniert.

Ich habe schon viele Aufgabenmanager gesehen , aber dieser hier hat mich zum Nachdenken angeregt und mich dazu gebracht, anders darüber nachzudenken, wie wir unsere Tage organisieren.

Die meisten Aufgabenmanager liefern Ihnen nur Listen. Sunsama führt Sie stattdessen Schritt für Schritt durch die Planung Ihres Tages, als ob Sie ein persönlicher Produktivitätscoach wären.

Die KI plant nicht nur Aufgaben – sie hilft Ihnen auch, realistische Entscheidungen über Ihre Zeit zu treffen.

Mir gefällt besonders, wie alles in einer Ansicht zusammengefasst wird. Ihre Trello-Karten, Asana-Projekte, Gmail, Outlook und Ihr Kalender fließen alle in einen einzigen Stream.

Es geht allerdings nicht nur um Aggregation.

Die KI hilft Ihnen, diese Elemente basierend auf Ihrer tatsächlichen Kapazität zu priorisieren und zu planen.

Die leistungsstärkste Funktion besteht darin, dass Sie dazu gezwungen werden, in Bezug auf die Zeit ehrlich mit sich selbst zu sein. Wenn Sie eine Aufgabe einfügen, müssen Sie entscheiden, wie lange sie dauern wird.

Dieser kleine Reibungspunkt ist genial. Er verhindert, dass man in die übliche Falle tappt, sich den Tag zu sehr zu verplanen.

Für Nutzer mit ADHS war dieser strukturierte Ansatz bahnbrechend. „Ich habe Sunsama aufgrund der Empfehlung von How to ADHD ausprobiert, und es ist wirklich eine der nützlichsten Apps, die ich je benutzt habe“, berichtete ein Mitglied.

Ich verstehe, warum. Das visuelle Layout und die geführte Planung verringern die kognitive Belastung, die oft mit der Aufgabenverwaltung einhergeht.

Sunsama-Funktionen

• KI-gestützter Tagesplanungsassistent, der Sie durch die gezielte Planung führt
• Einheitliche Aufgabenansicht aus Trello, Asana, ClickUp, GitHub, Jira, Linear usw.
• Bidirektionale Kalendersynchronisierung mit Google, Outlook und iCloud
• Intelligente E-Mail-zu-Aufgaben-Konvertierung für Gmail und Outlook
• Wöchentliche Planung und Arbeitsablauf überprüfen
• Zeitanalyse und Produktivitätsverfolgung
• Tastaturkürzel für eine effiziente Navigation

Wie viel kostet Sunsama?

Sunsama bietet eine 14-tägige kostenlose Testversion mit vollem Zugriff auf alle Funktionen.

Der Monatsplan kostet 20 $ pro Mitglied, während der Jahresplan diesen Betrag auf 16 $ pro Monat reduziert (jährliche Abrechnung 192 $).

2. Notion

Notion ist ein KI-gestützter Arbeitsbereich, der Notizen, Aufgaben und Datenbanken in miteinander verbundenen Seiten kombiniert.

Notion stellt Ihnen Bausteine ​​zur Verfügung und ermöglicht Ihnen die Erstellung Ihres eigenen Systems. Diese Flexibilität ist sowohl seine Stärke als auch sein Fluch.

Anders als Sunsama, das Sie durch die tägliche Planung führt, werden Sie bei Notion auf eine leere Leinwand gesetzt. Sie müssen sich Ihre eigene Struktur ausdenken.

Notion hat vor Kurzem eine KI hinzugefügt, die alles verändert.

Ihr KI-Assistent, der auf GPT-4 und Claude basiert, hilft Ihnen nicht nur beim Schreiben von Aufgaben. Er hilft Ihnen auch dabei, in Ihrem gesamten Arbeitsbereich Informationen zu finden.

Es kann relevante Details aus Slack-Nachrichten, Google Docs oder dem Wiki Ihres Teams abrufen, ohne zwischen Registerkarten wechseln zu müssen.

Die KI übernimmt auch die mühsamen Teile des Aufgabenmanagements.

Es kann Besprechungsnotizen automatisch in Aktionspunkte zusammenfassen, Aufgaben für internationale Teams übersetzen und sogar Projektzeitpläne basierend auf Ihren Anforderungen erstellen.

Mehrere Reddit-Mitglieder loben Notion und wechseln aufgrund seiner Vielseitigkeit von anderen Tools zu Notion.

Ein Nutzer schrieb : „Als Unternehmer finde ich, dass Notion deutlich besser funktioniert als Trello, das ich jahrelang genutzt habe. Ich bin auch von Evernote zu Notion gewechselt, da Evernote meine Inhalte löschte, Probleme mit der Synchronisierung hatte und viel zu teuer war.“

Vorstellungsfunktionen

• KI-gestützter Arbeitsbereichsassistent, der GPT-4 und Claude zur Inhaltserstellung, -analyse und -suche verwendet
• App-übergreifende Wissensintegration durch Abrufen von Daten aus Slack, Google Drive und anderen verbundenen Tools
• Anpassbare Datenbanken und Ansichten für Aufgaben, einschließlich Kanban-Boards, Kalendern und Listen
• Zusammenarbeit in Echtzeit mit Kommentaren, Vorschlägen und Teambereichen
• Vorlagenbibliothek mit über 30,000 vorgefertigten Workflows und Projektstrukturen
• Benutzerdefinierte Automatisierung zur Reduzierung der sich wiederholenden Aufgabenverwaltung

Wie viel kostet Notion?

Notion bietet eine Reihe von Plänen an, beginnend mit einer kostenlosen Stufe für den persönlichen Gebrauch. Der Plus-Plan kostet 12 US-Dollar pro Mitglied und Monat und bietet unbegrenzte Blöcke, Datei-Uploads und erweiterte Tools für die Zusammenarbeit.

Der Business-Plan für 18 $ pro Mitglied und Monat umfasst private Teambereiche, erweiterte Analysen und SAML SSO. Enterprise-Pläne bieten individuelle Preise mit erweiterten Sicherheitsfunktionen und unbegrenztem Verlauf.

Die bahnbrechenden KI-Funktionen kosten zusätzlich 8 $ pro Mitglied und Monat (jährliche Abrechnung) oder 10 $ monatlich. Dazu gehören anwendungsübergreifende Such-, Inhaltsgenerierungs- und PDF-Analysefunktionen.

3. ClickUp-Aufgaben

ClickUp ist eine umfassende Aufgabenverwaltungsplattform, die Projektmanagement, Dokumente und Teamzusammenarbeit mit KI-Funktionen in allen Bereichen kombiniert.

Besonders interessant ist hier die KI-Implementierung. Im Gegensatz zu Notions einzelnem KI-Assistenten integriert ClickUp KI in jede Funktion – von der Aufgabenerstellung bis zur Zeitschätzung.

Sie können benutzerdefinierte KI-Agenten für bestimmte Arbeitsabläufe erstellen.

Das ist mächtig.

Anstatt dass eine generische KI versucht, Ihren Kontext zu verstehen, erhalten Sie spezialisierte Agenten, die Ihre Prozesse bereits kennen.

Mir ist beim Testen etwas Überraschendes aufgefallen:

Die KI hilft nicht nur bei Aufgaben, sondern beugt aktiv Problemen vor. Sie kann Aufgabenabhängigkeiten erkennen, die Sie möglicherweise übersehen haben, oder bessere Möglichkeiten zur Strukturierung Ihrer Projekte vorschlagen.

Die Aufgabenverwaltung ist strukturierter als Notion, aber flexibler als Sunsama. Sie erhalten 15 verschiedene Möglichkeiten, Ihre Aufgaben anzuzeigen, von einfachen Listen bis hin zu komplexen Gantt-Diagrammen.

Besonders gut durchdacht ist die Funktion für benutzerdefinierte Felder. Sie können Aufgaben beliebige Datentypen hinzufügen – E-Mails, Beziehungen, Bewertungssysteme – was auch immer für Ihren Arbeitsablauf sinnvoll ist.

Für Teams, die mit ADHS zu tun haben, bieten die Prioritätsstufen von ClickUp klare visuelle Signale darüber, was zuerst erledigt werden muss. Es verwendet Farbcodierung und fünf Prioritätsstufen, sodass dringende Aufgaben nicht übersehen werden können.

ClickUp-Funktionen

• KI in jede Funktion integriert (Aufgabenerstellung, Zeitschätzungen, Priorisierung)
• Benutzerdefinierte KI-Agenten für spezifische Arbeitsabläufe
• 15 verschiedene Aufgabenansichten, darunter Liste, Board und Gantt
• Benutzerdefinierte Felder und Aufgabenbeziehungen
• Prioritätsstufen mit visuellen Indikatoren
• Echtzeit-Zusammenarbeit mit Chat und Kommentaren
• Ureinwohner Zeiterfassung und Workload-Management

Wie viel kostet ClickUp?

ClickUp bietet einen kostenlosen Plan mit grundlegenden Funktionen. Der Unlimited-Plan beginnt bei 10 $ pro Mitglied und Monat und umfasst die meisten Aufgabenverwaltungsfunktionen.

Der Businessplan für 19 $ pro Mitglied und Monat fügt erweiterte Automatisierung und Zeiterfassung hinzu.

Für die KI-Funktionen fallen bei jedem kostenpflichtigen Plan zusätzlich 7 $ pro Mitglied und Monat an.

4. Bewegung

Motion ist ein KI-Planer, der Ihren Tag automatisch basierend auf Aufgaben, Prioritäten und Fristen plant.

Motion entfernt den Planungsteil vollständig.

Die Grundannahme ist einfach:

Die Planung Ihres Tages ist ein Rechenproblem. Sie haben X Aufgaben, Y Zeit und Z Prioritäten. Warum machen Menschen diese Berechnungen?

Ich beobachte den Produktivitätssektor seit Jahren und dieser Ansatz scheint unvermeidlich. Wir haben Jahrzehnte damit verbracht, bessere To-Do-Listen zu erstellen, obwohl die meisten Menschen eine bessere Zeiteinteilung benötigen.

Das herausragendste Merkmal ist der sogenannte „Glücksalgorithmus“. Der Name könnte Marketing-Geschwätz sein, die Funktionalität dahinter ist es jedoch nicht.

Es plant nicht nur Aufgaben. Es optimiert die Erledigung wichtiger Arbeiten, reduziert Stress und verhindert Terminüberschreitungen.

Die KI von Motion lernt Ihre Arbeitsmuster und baut Puffer um sie herum auf. Wenn Sie die Dauer von Schreibaufgaben ständig unterschätzen, passt sie sich automatisch an.

Für Menschen mit ADHS könnte das revolutionär sein. Sie müssen sich nicht mehr entscheiden, was als Nächstes zu tun ist – die KI hat basierend auf Ihren Einschränkungen bereits die optimale Wahl berechnet.

Besonders nützlich fand ich die Integration mit der Besprechungsplanung. Sie schützt nicht nur Ihre Konzentrationszeit, sondern findet auch aktiv die am wenigsten störenden Orte für Besprechungen.

Bewegungsfunktionen

• KI-gestützte automatische Planung, die Ihren Tagesplan erstellt und neu erstellt
• „Glücksalgorithmus“, der die Aufgabenerledigung optimiert und Stress reduziert
• Automatische Neuplanung bei Aufgabenverzögerungen oder Prioritätsänderungen
• Kalenderintegration mit Google, Outlook und Apple Kalender
• Terminverfolgung mit prädiktiven Warnungen
• Arbeitslastberichte zur Vermeidung von Überlastungen
• Besprechungsplanung, die die Konzentrationszeit schützt

Wie viel kostet Bewegung?

Motion beginnt bei 34 $ pro Monat für Einzelpersonen mit einem Monatstarif. Der Business-Tarif kostet 20 $ pro Benutzer und Monat, was günstiger ist als der Einzeltarif, wenn Sie ihn mit einem Team verwenden.

Es gibt keinen kostenlosen Plan, aber sie bieten eine 7-tägige kostenlose Testversion an.

5. Any.do

Any.do ist ein Task-Manager, der dort zum Einsatz kommt, wo GTD auf KI trifft – auf Ihrem Telefon, Ihrer Uhr, Ihrem Laptop und überall sonst, wo Sie ihn brauchen.

Any.do gibt Ihnen die Freiheit, Aufgaben so zu organisieren, wie sie natürlich in Ihr Leben passen.

Diese Flexibilität zeigt sich überall im Design. Sie können Aufgaben in Unteraufgaben aufteilen, sie mit Farbmarkierungen gruppieren oder sie einfach in eine Schnellerfassungsliste kopieren.

Any.do urteilt nicht.

Die KI-Integration wirkt weniger wie ein Coach, sondern eher wie ein hilfreicher Assistent. Sie kann große Aufgaben in kleinere aufteilen oder Möglichkeiten zur Organisation Ihrer Listen vorschlagen.

Aber es versucht nie, Ihnen vorzuschreiben, wie Sie Ihren Tag planen sollen.

Ich finde das hilfreich, wenn ich Brainstorming zu Projekten mache. Anstatt jede Teilaufgabe selbst durchdenken zu müssen, kann ich mir von der KI eine Aufteilung vorschlagen lassen und diese dann anpassen.

Eine Besonderheit von Any.do ist die WhatsApp-Integration. Sie können Aufgaben erstellen und Erinnerungen direkt in Ihrem Chat erhalten.

Any.do-Funktionen

• Aufschlüsselung und Organisation von KI-Aufgaben
• Plattformübergreifende Synchronisierung (einschließlich Smartwatches)
• WhatsApp-Integration für Aufgaben und Erinnerungen
• Standortbezogene Erinnerungen
• Mehrere Ansichtsoptionen (Liste, Kalender, Kanban)
• Optionen zur Familienfreigabe
• Unbegrenzte Projekttafeln (Teamplan)

Wie viel kostet Any.do?

Any.do bietet einen dauerhaft kostenlosen Plan, mit dem Sie die Kernfunktionen unverbindlich testen können.

Der Premium-Plan kostet 7.99 $/Monat und schaltet KI-Funktionen, wiederkehrende Aufgaben, Farbmarkierungen und Standorterinnerungen frei.

Für Familien gibt es einen speziellen Plan für 9.99 $/Monat, der 4 Mitglieder abdeckt. Er umfasst alles aus Premium plus einen gemeinsamen Familienbereich, Einkaufslisten und gemeinsame Projekte.

Teams können ab 7.99 $ pro Mitglied und Monat loslegen. Dieser Plan erweitert die Premium-Funktionen um unbegrenzte Projekttafeln, Workflow-Vorlagen und Administratorkontrollen.

6. Fordern Sie die KI zurück

Reclaim AI ist ein KI-Kalendersystem, das sowohl Arbeitsaufgaben als auch persönliche Verpflichtungen automatisch plant.

Wenn Motion den Planungsteil der Aufgabenverwaltung entfernt, entfernt Reclaim den Terminierungsteil.

Die Kernerkenntnis hier ist bedeutsam: Den meisten Wissensarbeitern mangelt es nicht an Aufgabenlisten. Ihnen fehlt die geschützte Zeit, um diese Aufgaben zu erledigen.

Der Ansatz von Reclaim scheint eine natürliche Weiterentwicklung dessen zu sein, was wir bei Motion gesehen haben. Anstatt nur Ihren Arbeitstag zu optimieren, versucht es, Ihr gesamtes Leben ins Gleichgewicht zu bringen.

Die Funktion „Intelligente Pausen“ hat meine Aufmerksamkeit sofort geweckt. Sie fügt automatisch Pufferzeiten zwischen Besprechungen hinzu – etwas, das ich jahrelang manuell gemacht habe.

Damit wird ein Problem gelöst, das jeder kennt, der schon einmal an einer Besprechung hintereinander teilgenommen hat. In Ihrem Kalender steht, dass Sie um 3 Uhr frei sind, in Ihrem Gehirn ist das jedoch ganz sicher nicht der Fall.

Reddit-Mitglieder berichten von gemischten Erfahrungen.

Eine Nutzerin sagte : „Reclaim.ai hat meine exekutive Dysfunktion grundlegend verändert. Die Beseitigung dieser Entscheidungslähmung und das einfache Wissen, was ich wann tun muss, erleichtern mir den Einstieg.“

Andere wiederum finden die KI „sehr, sehr einfach“ und bevorzugen mehr manuelle Kontrolle. Das ist der Kompromiss bei der Automatisierung – Komfort versus Kontrolle.

Im Vergleich zu den anderen Tools, die wir gesehen haben, liegt Reclaim irgendwo zwischen der vollständigen Automatisierung von Motion und der geführten Planung von Sunsama.

Es automatisiert die Planung, gibt Ihnen jedoch mehr Kontrolle über die Prioritäten.

Funktionen zurückfordern

• KI-Aufgabenplanung, die automatisch optimale Zeitblöcke findet
• Intelligente Pausen verhindern Ermüdung durch aufeinanderfolgende Meetings
• Work-Life-Balance-Funktionen einschließlich der Synchronisierung persönlicher Kalender
• Zeiterfassungsanalyse zur Identifizierung von Produktivitätsmustern
• Flexible Prioritätsstufen für Aufgaben
• Automatische Umplanung bei auftretenden Konflikten
• Integration mit Task-Managern wie Asana, ClickUp und Todoist

Wie viel kostet die Rückforderung?

Reclaim bietet einen kostenlosen „Lite“-Plan mit grundlegenden Funktionen für Einzelbenutzer.

Der „Starter“-Plan kostet für kleine Teams (bis zu 10 Plätze) 10 $ pro Mitglied und Monat und beinhaltet mehr Planungslinks und Analysen.

Der „Business“-Plan für 15 $ pro Benutzer und Monat bietet unbegrenzte Funktionen für größere Teams (bis zu 100 Plätze).

Sie bieten erhebliche Rabatte: 50 % für Bildungseinrichtungen und 20 % für gemeinnützige Organisationen, Startups und Benutzer, die von der Konkurrenz wechseln.

7. Im Uhrzeigersinn

Clockwise ist ein KI-gestützter Kalenderassistent, der die Planung team- und unternehmensübergreifend optimiert.

Ich habe unzählige Produktivitätssysteme scheitern sehen, weil sie Aufgaben und Zeit voneinander trennen. Am Ende hat man zwar schöne To-do-Listen , aber keine Zeit, die Arbeit zu erledigen.

Clockwise löst dieses grundlegende Problem.

Die KI verfolgt nicht nur Aufgaben, sondern schafft durch sogenannte „flexible Sperren“ aktiv Zeit für deren Erledigung.

Sagen Sie der KI, was Sie erledigen müssen, und sie findet und reserviert automatisch die optimalen Zeitfenster in Ihrem Kalender.

Dies ist Aufgabenmanagement, das die Realität zeitlicher Einschränkungen respektiert.

Mit der Funktion „Aufgaben planen“ können Sie Ihre To-Do-Liste mit einer einzigen Konversation in Kalenderereignisse umwandeln.

Die KI analysiert Ihre bestehenden Verpflichtungen und findet basierend auf Priorität, Komplexität und persönlichen Arbeitsmustern die besten Stellen für jede Aufgabe.

Die Aufgabenverwaltungsfunktionen der KI zeigen sich deutlich im Umgang mit ungeplanter Arbeit.

Wenn dringende Aufgaben anfallen, fügt Clockwise diese nicht nur Ihrem Kalender hinzu, sondern ordnet vorhandene Verpflichtungen auf intelligente Weise neu, um den benötigten Platz zu schaffen.

Ich schätze, wie Clockwises KI wiederkehrende Aufgaben verwaltet. Anstatt sie jede Woche zur gleichen Zeit fest einzuplanen, findet sie den optimalen Zeitpunkt basierend auf der einzigartigen Kalenderlandschaft der jeweiligen Woche.

Funktionen im Uhrzeigersinn

• KI-Kalenderoptimierung, die Meetings neu anordnet, um Fokusblöcke zu erstellen
• Intelligente Besprechungspausen, die automatisch Pufferzeiten zwischen Besprechungen hinzufügen
• Teamweite Meeting-freie Tage mit automatischem Schutz
• Dynamische Mittagspausen, die sich an Ihren Zeitplan anpassen
• Persönliche Kalendersynchronisierung unter Wahrung der Privatsphäre
• Reisezeitberechnung für persönliche Treffen
• Unternehmensweite Analysen für Einblick in die Fokuszeit

Wie viel kostet Clockwise?

Clockwise bietet einen kostenlosen Tarif mit grundlegenden Kalenderverwaltungsfunktionen an.

Der Teams-Plan kostet 6.75 $ pro Mitglied und Monat (jährliche Abrechnung) und beinhaltet Fokuszeitoptimierung und automatisch geplante Fokuspausen.

Der Business-Plan für 11.50 $ pro Mitglied und Monat umfasst organisationsweite Analysen und erweiterte Administratorkontrollen.

8. SkedPal

SkedPal ist ein intelligentes Zeitblockierungssystem, das Ihren Zeitplan durch KI-Algorithmen optimiert.

SkedPal sagt Ihnen nicht nur, was Sie tun sollen, sondern findet auch heraus, wann Sie es tun sollten.

Das Besondere daran ist das, was sie „intelligentes Zeitblocking“ nennen. Die KI analysiert alle Ihre Eingaben – Aufgabendauer, bevorzugte Arbeitszeiten, Kalenderverpflichtungen – und erstellt einen optimierten Zeitplan.

Wenn Ihr Tag unweigerlich aus der Bahn gerät, ist SkedPal die Lösung. Es ordnet Ihren Kalender automatisch neu, so wie ein GPS Ihre Route nach einer falschen Abzweigung neu berechnet.

Ich finde diesen Ansatz differenzierter als die vollständige Automatisierung von Motion. SkedPal gibt Ihnen mehr Kontrolle über Prioritäten und bewältigt gleichzeitig die rechnerische Komplexität der Planung.

Die Funktion für verschachtelte Aufgaben ist bei komplexen Projekten äußerst nützlich.

Die meisten Aufgabenmanager ermöglichen die Erstellung von Unteraufgaben, aber die Implementierung von SkedPal fühlt sich natürlicher an – unendlich verschachtelte Listen, die unserer Vorstellung von Arbeit entsprechen.

In SpedPal-Kritiken auf Reddit wird immer wieder die Lernkurve erwähnt.

Jemand schrieb : „Die Benutzeroberfläche von SkedPal ist nicht umwerfend, aber die Möglichkeiten sind endlos und der Algorithmus ist unglaublich gut. Man muss anfangs mehrere Stunden in das Lesen der Dokumentation investieren.“

Das ist der Kompromiss: Leistung versus Einfachheit.

SkedPal-Funktionen

• KI-gestützte Zeitblockierung, die Ihren gesamten Zeitplan optimiert
• Automatische Umplanung bei Planänderungen oder Aufgabenverschiebungen
• Triage-Funktion für realistische Priorisierung
• Board-Ansicht für visuelles Aufgabenmanagement
• Unendlich viele verschachtelte Aufgabenlisten für komplexe Projekte
• Rich-Text-Notizen und Dateianhänge
• Kalenderintegration mit Google, Office 365 und iCloud

Wie viel kostet SkedPal?

SkedPal bietet eine 14-tägige kostenlose Testversion mit Zugriff auf alle Funktionen.

Der Monatsplan kostet 14.95 $ pro Monat, während der Jahresplan diesen Betrag auf 9.95 $ pro Monat reduziert (jährliche Abrechnung 119.40 $).

9. Routine

Routine is an AI-powered workspace that brings tasks, calendar, and notes into one app.

Its universal inbox pulls tasks, meetings, and notifications from your other apps into one list.

Most task managers ask you to copy tasks over by hand. Routine collects them for you.

From the inbox, you drag a task onto your calendar to block time for it. The task and the calendar sit on the same screen.

The AI side is built around voice and agents.

AI voice commands let you create tasks, plan meetings, and reorganize your schedule by talking.

On the Professional plan, AI agents and AI automations take on research, triage, and follow-ups. AI meeting notes capture your calls without a meeting bot.

Your notes live in the same place. Backlinks connect them to your tasks, and custom databases hold the things you track, like customers or projects.

Routine runs on Mac, Windows, Linux, iPhone, iPad, Apple Watch, Android, and the web. The web app is slower and does not have AI meeting recording.

Routine Features:

• Universal inbox for tasks, meetings, and notifications
• Time blocking and time boxing (Personal plan)
• AI voice commands and AI assistant
• AI agents and AI automations (Professional plan)
• AI meeting notes without a meeting bot (Professional plan)
• Custom databases, backlinks, and notes
• Apps for Mac, Windows, Linux, iPhone, iPad, Apple Watch, Android, and the web

How Much Does Routine Cost?

Routine offers a free plan with tasks, calendar, notes, an AI assistant, offline mode, 3 integrations, 3 custom databases, and 250 AI credits.

The Personal plan costs $5 per month billed yearly, or $8 per month billed monthly. It adds time blocking, time boxing, event coloring, and 10 integrations and databases.

The Professional plan costs $10 per month billed yearly, or $12 per month billed monthly. It adds AI meeting notes, AI agents, AI automations, time tracking, and unlimited integrations and databases.

For teams, the Business plan costs $15 per seat per month billed yearly, or $18 billed monthly. It adds workspaces, access control, versioning, and priority support.

10 Trevor AI

Trevor AI ist ein Tagesplanungsassistent, der Ihre Aufgaben direkt in Ihren Kalender einplant.

Trevors Philosophie ist einfach: Jede Aufgabe braucht Zeit. Wenn Sie diese Zeit nicht einplanen, ist Ihr Scheitern vorprogrammiert.

Trevors Task-Hub wirkt übersichtlicher als die meisten Alternativen. Sie organisieren alles an einem Ort, mit oder ohne Verbindungen zu Todoist, Google Tasks oder Microsoft To-Do.

Was meine Aufmerksamkeit erregte, war die KI-Dauerzuweisung.

Trevor erfährt, wie lange Sie für Aufgaben brauchen – nicht, wie lange Sie hoffen, dass sie dauern. Damit wird einer der häufigsten Planungsfehler behoben.

Die Planungsoberfläche funktioniert anders als bei Reclaim oder Motion. Statt einer vollautomatischen Planung bietet Trevor KI-Vorschläge und überlässt Ihnen die endgültige Kontrolle.

Sie erhalten KI-gestützte Vorschläge, die Sie mit nur einem Klick annehmen können.

Auch der Fokusmodus ist clever.

Wenn Sie eine Aufgabe beginnen, unterteilt Trevor sie in fünf konkrete Schritte, um Ihnen zu helfen, die anfänglichen Schwierigkeiten zu überwinden. Das allein hätte mir stundenlanges Aufschieben erspart.

Funktionen von Trevor AI

• Task-Hub, der sich in beliebte Task-Manager integrieren lässt
• Kalenderintegration mit Google und Microsoft
• KI-Planungsvorschläge basierend auf Ihren persönlichen Mustern
• Fokusmodus mit Unterstützung bei der Aufgabenaufteilung
• Zeitblockierung direkt in Ihrem Kalender
• KI-Coaching basierend auf Ihren historischen Termindaten

Wie viel kostet Trevor AI?

Trevor bietet einen kostenlosen Plan an, der den grundlegenden Aufgabenplaner, einen intelligenten Kalender, unbegrenzte Aufgabenplanung, den Fokusmodus und KI-Planungsvorschläge umfasst.

Der Pro-Plan kostet 5 $ pro Monat (jährliche Abrechnung) oder 6 $ monatlich. Er fügt mehrere Kalenderkonten, persönliche KI-Modellierung, wiederkehrende Aufgaben und erweiterte Funktionen wie die intelligente Planungswarteschlange hinzu.

11 Morgen

Morgen ist ein KI-gestützter Tagesplaner, der Kalender und Aufgaben in einem einheitlichen Arbeitsbereich konsolidiert.

Morgen beginnt mit der Zeit.

Es glaubt, Ihre Zeit sei begrenzt, auf zu viele Apps verteilt und oft schlecht eingeteilt.

Der KI-Planer ist beeindruckend durchdacht.

Morgen gestaltet Ihren Tag auf der Grundlage eines sogenannten „Prioritätsfaktors“ – einer Kombination aus Wichtigkeit, Terminen und Ihren eigenen Arbeitsmustern.

Dies fühlt sich differenzierter an als der binäre „wichtig/unwichtig“-Ansatz, den die meisten Produktivitätssysteme verwenden.

Mir gefällt das Konzept der „Frames“ – Vorlagen für Ihre ideale Woche, die die KI leiten. Sie erstellen diese einmal, um festzuhalten, wie Sie am besten arbeiten, und die KI verwendet sie als Einschränkungen.

Die Konsolidierung der Kalender wirkt umfassender als bei den meisten Alternativen. Sie können Google, Outlook, Apple, Fastmail und mehr einbinden und sie dann einzeln oder in benutzerdefinierten Sets anzeigen.

Die Integration mit Aufgabenplattformen ist ebenso umfassend. Notion, Todoist, ClickUp, Linear, Obsidian – sie sind alle vorhanden. Wenn Sie eine Aufgabe in Morgen als erledigt markieren, wird sie mit Ihrem ursprünglichen System synchronisiert.

Erwähnenswert ist auch der Ansatz zu den Pausen. Morgen plant nicht nur wie Clockwise Pufferzeiten um Meetings herum ein. Es fügt auch Pausen während langer Arbeitssitzungen hinzu, basierend auf Ihrem gewählten „Intensitätsniveau“.

Morgen Features

• KI-Planer, der auf der Grundlage Ihrer Prioritäten und Kapazitäten umsetzbare Tagespläne entwirft
• Zeitblockierung mit manueller Steuerung oder KI-Empfehlungen
• Kalenderkonsolidierung über mehrere Anbieter hinweg
• Aufgabenintegration mit Notion, Todoist, Linear, ClickUp und mehr
• Anpassbare „Rahmen“, die Ihre ideale Woche vorgeben
• Proaktive Konfliktlösung bei Planänderungen
• Automatisierte Pausenplanung bei langen Arbeitssitzungen
• Kalenderautomatisierung inkl. Fahrtzeiten und Pufferzeiten

Wie viel kostet Morgen?

Morgen bietet eine 14-tägige kostenlose Testversion an.

Der Pro Monthly-Plan kostet 15 $ pro Monat, während der Pro Yearly-Plan diesen Betrag auf 9 $ pro Monat reduziert (jährliche Abrechnung 108 $).

Studenten, Akademiker und gemeinnützige Organisationen erhalten dauerhaft 25 % Rabatt. Mitglieder, die von Mitbewerbern wie Motion oder Reclaim wechseln, erhalten im ersten Jahr 15 % Rabatt.

Welcher ist der beste KI-Task-Manager für Sie?

Wenn Sie den Weg des geringsten Widerstandes suchen:

• Überfordert von mehreren Systemen? → Sonnensama
• Hassen Sie Struktur? → Begriff
• Komplexe Team-Workflows? → Klicken Sie auf „Nach oben“
• Sie hassen es, zu planen? → Antrag oder Rückforderung
• Möchten Sie Einfachheit? → Any.do oder Trevor
• Lieben Sie Zeitblöcke? → Im Uhrzeigersinn, SkedPal oder Morgen
• Want tasks, calendar, and notes in one app? → Routine

Hör auf, dir so viele Gedanken zu machen . Such dir eins aus, bleib einen Monat dabei und passe es bei Bedarf an.

Hier noch mein letzter Ratschlag für Sie:

Wählen Sie das Werkzeug, das so denkt, wie Sie es sich wünschen, wenn Sie in Bestform sind . Überlassen Sie ihm dann die komplexe Datenverarbeitung, während Sie sich auf die kreative Arbeit konzentrieren, die nur Menschen leisten können.