Analisi della produttività sul posto di lavoro: la guida completa

Oggi molti marchi gestiscono la propria attività online.

Tutti i dipendenti sono riuniti con l'aiuto di diversi strumenti.

Ma diventa difficile quando si tratta di misurare la produttività.

È essenziale perché tutte le decisioni significative si basano su come viene svolta la tua attività interna.

Con i dati sulla produttività, puoi pianificare, organizzare, assegnare risorse e budget, evitare rischi e incertezze e controllare gli obiettivi deviati.

Questo blog è una guida definitiva all'analisi della produttività sul posto di lavoro e ad alcuni strumenti che puoi utilizzare per la tua attività.

Spero possa essere utile per chiarire il concetto.

Iniziamo.

Che cos'è l'analisi della produttività sul posto di lavoro?

L'analisi della produttività sul posto di lavoro è una soluzione che aiuta un'organizzazione a misurare le prestazioni interne.

È difficile misurare manualmente ogni attività. Allo stesso tempo, richiede molto tempo.

Per semplificare il follow-up, gli strumenti di analisi della produttività sul posto di lavoro aiutano a presentare i dati sulla produttività in grafici, tabelle e grafici.

Con uno sguardo, puoi identificare quali aree devono essere migliorate.

Sulla base dei dati è possibile pianificare e gestire tutte le attività organizzative e controllare i costi.

Perché l'analisi della produttività sul posto di lavoro è importante?

Sono finiti i giorni in cui i manager erano soliti misurare le attività manualmente.

Come ho detto, richiede tempo.

Se hai una piccola impresa , puoi effettuare un follow-up senza utilizzare alcuno strumento.

Ma se sei un'organizzazione, diventa difficile controllare ogni attività.

Pertanto, per una misurazione rapida e un controllo elevato, le organizzazioni di oggi utilizzano il software di analisi della produttività sul posto di lavoro.

Ottieni tutti i dati sotto lo stesso tetto.

Analizzandoli e interpretandoli, puoi aumentare l'efficienza produttiva della tua organizzazione, se necessario.

Non solo i compiti ma, utilizzando questi dati, puoi identificare quali sono le carenze nell'organizzazione e come soddisfarle.

Ecco alcuni dei vantaggi che ottieni utilizzando le soluzioni di analisi della produttività sul posto di lavoro.

1. Controlla quante attività vengono completate.
2. Analizza i compiti incompleti e le ragioni dietro di loro.
3. Aiuta a identificare il bisogno di risorse.
4. Tieni traccia del coinvolgimento dei dipendenti.
5. Verifica quale attività richiede più tempo.
6. Aiutaci a ottimizzare il lavoro
7. Identificare e controllare i costi
8. Misura i rischi e le incertezze
9. Imposta i benchmark in base ai dati passati
10. Gestisci i dipendenti preprogrammando le loro attività
11. Controllo dell'assenteismo dei dipendenti
12. Identificare le lacune di conoscenza e pianificare la formazione

Chi dovrebbe utilizzare l'analisi della produttività?

Oggi, gran parte del lavoro ufficiale viene svolto attraverso il sistema.

I dipendenti trascorrono più tempo utilizzando diversi software per completare l'attività.

Quindi, diventa difficile misurare quanto tempo di lavoro trascorrono in modo produttivo.

Quindi, per monitorare il proprio lavoro, ogni marchio deve utilizzare lo strumento di analisi della produttività.

Che si tratti di un'agenzia, un libero professionista, un marchio B2B, B2C o D2C. Le aziende di qualsiasi dominio e di qualsiasi dimensione possono utilizzare soluzioni di analisi della produttività sul posto di lavoro.

Cosa puoi monitorare?

Per misurare la produttività del lavoro, devi prima installare la soluzione nel tuo dispositivo.

Quindi integra tutto il software aziendale della tua organizzazione nello strumento di analisi.

Inizierai presto a ricevere i dati sulla produttività del lavoro.

In questo caso, ho preso come esempio il software ActivTrack.

Sono disponibili online molti altri strumenti. In conclusione, ho menzionato alcune soluzioni che dovreste prendere in considerazione.

Le seguenti sono le metriche che puoi misurare:

1. Confronto tra squadre

Confronta le prestazioni dei diversi reparti fianco a fianco.

Ottieni le prestazioni dell'organizzazione e la ripartizione dei singoli team.

Identifica quale squadra sta lavorando meglio.

Che metodi stanno usando?

Può essere applicato ad altre squadre per aumentare la loro efficienza?

In qualità di manager, identifica questi problemi e suggerisci la migliore soluzione possibile per il miglioramento dell'altro team.

Risultato dell'analisi

• Sapere quale reparto sta funzionando bene e quale deve essere migliorato.
• Identificare i bisogni delle risorse.
• Riallocare la risorsa se necessario.
• Riduci il carico di lavoro quando necessario.

2. Efficienza della squadra

Come manager, hai bisogno di questi dati per analizzare l'efficienza della squadra.

Conoscere le ore medie produttive e concentrate al giorno dell'intero team.

Inoltre, l'efficienza percentuale indica il tempo produttivo e concentrato rispetto al tempo totale trascorso online.

L'elevata efficienza significa che il tuo team trascorre meno tempo improduttivo online.

Risultato dell'analisi

• Efficienza focalizzata: se bassa, è necessario prestare attenzione. L'alta efficienza è un buon segno.
• Formazione: parla con il team se incontrano problemi nel completare l'attività. Se necessario, pianificare una sessione di formazione.

3. Efficienza dei dipendenti

Visualizza le prestazioni individuali di ciascun dipendente.

Analizza la loro attività online e controlla l'andamento quotidiano.

Questo rapporto ti aiuterà a conoscere meglio il dipendente. Conosci il loro tempo produttivo e concentrato trascorso online.

Puoi anche suddividere il loro tempo produttivo per ottenere una visione dettagliata.

Controlla il tempo di lavoro totale e la percentuale di produttività.

Scopri su quali siti e quanto tempo trascorrono.

Questa è una cosa interessante da monitorare per i manager.

Ma spaventoso per i dipendenti.

Ottieni anche altre analisi per tenere traccia di altre attività dei dipendenti.

Ad esempio, negli ultimi 30 giorni, quante pause hanno fatto, il carico di lavoro totale o i giorni di salute che hanno avuto, le tendenze nelle abitudini lavorative , ecc.

Risultato dell'analisi

• Chi sta lavorando bene?
• Chi deve migliorare?
• Come aumentare le ore di concentrazione?
• Perché trascorrono più tempo su determinate app o siti?
• Controlla se rispettano la scadenza o completano l'attività.
• Il loro tasso di assenza è alto? Se sì, allora trova il motivo.
• Se il loro tasso di coinvolgimento nel lavoro è basso, allora perché così?
• Stanno affrontando problemi nello svolgere il compito?

4. Bilanciamento del carico di lavoro

Il rapporto mostra quanti dipendenti trascorrono giorni sani, sovrautilizzati o sottoutilizzati.

Ad esempio, un segno rosso nell'immagine sopra mostra che 5 giorni su 21 sono stati sovrautilizzati.

Gli spettacoli verdi per 15 giorni erano sani e gli spettacoli gialli un giorno come sottoutilizzati.

Risultato dell'analisi

• Ridistribuisci l'attività per ridurre l'affaticamento dei dipendenti se trovi giorni di utilizzo eccessivo.
• Identifica le risorse extra di cui hai bisogno.
• I giorni sottoutilizzati possono essere un segno di meno attività. Fai un follow-up su di loro.

5. Riepilogo della settimana

Analizza il lavoro settimanalmente.

Questo tipo di analisi ti aiuterà a confrontare le prestazioni settimanali.

Inoltre, scopri come si è comportata la squadra nella settimana in corso.

Analizza il tempo totale, produttivo e concentrato. Interpreta l'aumento o la diminuzione della produttività rispetto al tempo totale trascorso online.

Risultato dell'analisi

• Aumento della produttività: significa che stai andando bene.
• Diminuzione della produttività: approfondisci le prestazioni settimanali. Ad esempio, obiettivi mancanti, tasso di assenteismo dei dipendenti, problemi tecnici, ecc. È un segnale per migliorare la funzione interna.

6. Benchmark e obiettivi

In questo rapporto, puoi vedere l'andamento delle prestazioni di ogni squadra nei periodi.

Aiuta a vedere se la squadra sta superando i benchmark ogni volta o se è rimasta indietro.

In qualità di manager, dovresti avere una stretta comunicazione con il dipartimento per conoscere meglio i problemi.

Risultato dell'analisi

• Una tendenza in aumento è un segno di miglioramento.
• Le tendenze decrescenti ti portano a parlare con il team.
• Hanno bisogno di formazione?
• Stanno affrontando qualche tipo di problema nel raggiungere gli obiettivi?
• Qualche dipendente lascia il lavoro?
• C'è una mancanza di attrezzature?
• Hanno bisogno di più mani per completare l'attività?

Come utilizzare i dati di analisi della produttività sul posto di lavoro?

Potresti confonderti su come interpretare i dati e trarne vantaggio.

Ecco una guida passo passo che ti aiuterà a studiarli.

1. Cerca e calcola

Nella prima fase, trovi l'area che deve essere migliorata.

Quell'area verrà identificata quando avrai un obiettivo prefissato.

Quindi, prima di implementare qualsiasi piano, stabilisci gli obiettivi e gli obiettivi.

Una volta che lo strumento di analisi della produttività sul posto di lavoro inizia a generare alcuni dati, analizzali e verifica se stai deviando dall'obiettivo.

2. Analizza le metriche

Dopo aver trovato un'area che deve essere migliorata, inizia a scavare nelle metriche.

Ad esempio, ho impostato l'obiettivo di completare 6 attività in date specificate e di assegnarle ai dipendenti.

Ora farò un controllo regolare.

Potrei vedere qualsiasi attività scaduta o l'attività che è vicina alla scadenza ma è ancora meno della metà completata.

Questi mi porteranno a vedere altre metriche che determinano il ritardo nel completamento dell'attività.

3. Causa ed effetto

Una volta appreso che c'è una deviazione nell'obiettivo effettivo e stimato, ne troverò la causa.

Ci possono essere molte ragioni per le attività scadute e incomplete.

• Il dipendente era in congedo?
• La persona ha qualche problema nel portare a termine l'attività?
• La persona non è abbastanza qualificata per quel lavoro?
• Qualche problema tecnico che stanno affrontando?
• O qualche decisione è in sospeso da parte dell'organizzazione?

Qualunque sia la causa, il tuo marchio deve affrontarne le conseguenze.

Il ritardo in un'attività può portare a una perdita di vendite, entrate, clienti, affari bassi, ritardo nel lancio del prodotto, ecc.

4. Decisioni statistiche

Quindi, estrai quelle statistiche dallo strumento di analisi della produttività.

Ottieni i grafici e i grafici preparati dallo strumento di analisi autonomamente.

Se necessario, scarica alcuni dati extra da altri software che utilizzi per gestire le attività interne.

Crea una presentazione adeguata con grafici, tabelle e grafici.

Infine, presentali al top management per il processo decisionale.

5. Stima della soluzione

Guardando i dati, il top management troverà varie soluzioni.

Le soluzioni potrebbero essere:

• Migliora il coinvolgimento dei dipendenti per ridurre l'assenteismo.
• Identificare le risorse necessarie e assumere nuovi dipendenti.
• Pianificare programmi di formazione per riqualificare i dipendenti.
• Utilizzare tecnologie aggiornate per il lavoro.
• Accelerare i tempi di approvazione e il processo decisionale da parte del top management.

Dopo aver selezionato la soluzione praticabile, mettila in atto.

Poi di nuovo, mantieni un follow-up continuo per verificare se funziona.

Se sì, bene e bene.

Ma in caso contrario, segui di nuovo l'intero passaggio per trovare la causa, l'effetto e la soluzione.

In questo modo, migliorerai l'efficienza del lavoro all'interno dell'organizzazione.

Sfide nella selezione dello strumento migliore

Ci sono alcune sfide nell'utilizzo delle soluzioni di analisi della produttività sul posto di lavoro.

Controllali prima di selezionare lo strumento.

1. Precisione dei dati – Il software selezionato deve fornire dati accurati. Alla fine, prenderai tutte le tue decisioni in base ad esse. Quindi, l'accuratezza dei dati è la caratteristica più importante che devi aspettarti.
2. Segnalazione - Non tutti i software forniscono i report di tutte le metriche necessarie per prendere decisioni sulla produttività. Quindi, prima di selezionare qualsiasi soluzione, fai una demo e guarda che tipo di rapporti e metriche copre.
3. Capacità di utilizzo – Controlla quanti utenti possono utilizzare questo strumento alla volta. Se la tua organizzazione è molto grande e ha dipendenti superiori a 1k, la capacità di utilizzo diventa un importante fattore decisionale nella selezione di uno strumento adatto.
4. Integrazione – È necessario utilizzare soluzioni diverse per attività diverse. Per misurare le attività di tutte queste piattaforme, l'integrazione gioca un ruolo importante. Quindi, dovresti scegliere una soluzione in grado di integrare alcuni degli strumenti importanti.
5. Tecnologia obsoleta – Se commetti l'errore di selezionare una soluzione che non è all'altezza dell'attuale tecnologia avanzata, potresti perdere alcune delle metriche che dovrebbero essere misurate per migliorare la produttività del lavoro. Quindi, un controllo sulla tecnologia obsoleta diventa d'obbligo.

Bets Strumento di analisi della produttività sul posto di lavoro

A questo punto è necessario essere chiari sul concetto di analisi della produttività sul posto di lavoro.

Inoltre, sei consapevole di come questi strumenti possono apportare un miglioramento dell'efficienza lavorativa della tua organizzazione.

Ora, vediamo alcune delle migliori soluzioni di analisi della produttività sul posto di lavoro che puoi prendere in considerazione per la tua organizzazione.

1. Asana
2. ActivTrak
3. Time Doctor
4. staffetta
5. Foglio di lavoro

Innanzitutto, iscriviti alle loro versioni gratuite e prova per alcuni giorni.

Cerca le seguenti cose prima di selezionare qualcuno:

• Sei in grado di misurare tutte le metriche richieste?
• I dati sono accurati?
• Fornisce dati in tempo reale?
• È possibile generare report personalizzati?
• Si integra con gli altri strumenti che utilizzi?
• Quanti utenti possono registrarsi alla volta?
• Con quali dispositivi è compatibile?

Non consiglio di andare a controllare le recensioni degli strumenti.

Per prima cosa, prova tu stesso il software e poi controlla le valutazioni e le recensioni.

È perché le revisioni agiscono come un giudizio predefinito per la soluzione.

Quindi, quando proverai tu stesso la soluzione dopo aver visto le recensioni, manterrai tutti quei commenti nella tua mente.

Invece di un'esperienza imparziale, la tua opinione si baserà sulle recensioni di altre persone.

Quindi, prendi una decisione saggia e seleziona il miglior software.

Conclusione

Si trattava di analisi della produttività sul posto di lavoro.

Ho coperto tutti gli aspetti del concetto.

Inoltre, ho menzionato alcuni degli strumenti con cui puoi andare avanti secondo i requisiti della tua organizzazione.

Ma prima di selezionare qualsiasi strumento, analizza prima se il tuo marchio ha bisogno di uno strumento di analisi della produttività sul posto di lavoro o meno.

Onestamente, ne avrai bisogno per una decisione informata.

E le decisioni sono buone quando si basa su numeri e grafici.