Come assumere dipendenti per la tua attività: 7 punti chiave

Indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda, il suo successo dipende dalle persone che ci lavorano dietro.

Che tu sia un aspirante imprenditore, un uomo d'affari esperto o un professionista delle risorse umane, dovrai prendere spesso importanti decisioni di assunzione.

L'assunzione non è un semplice compito. È un universo, di solito con una confluenza di sistemi, processi e pratiche che influenzano i risultati del business in generale.

In tal caso, comprendere le sfumature delle assunzioni è fondamentale per creare un team che aiuti la tua azienda a sostenere e crescere ulteriormente.

Prima di passare alla discussione delle sottigliezze dell'assunzione, è importante capire in primo luogo perché dovresti assumere un dipendente.

I dipendenti sono i pilastri di un business di successo

È quasi impossibile che un'azienda possa funzionare come un one-man o one-woman show.

Una persona non può avere tutte le competenze o il tempo per essere in grado di gestire ogni funzione di un'azienda: sviluppo, operazioni, marketing, vendite, assistenza clienti, reclutamento, contabilità e molto altro ancora.

I dipendenti sono parte integrante del corretto funzionamento dell'azienda. Sono i pilastri su cui le imprese sono costruite per raggiungere le altezze.

Le indicazioni di cui hai bisogno per rafforzare la forza lavoro della tua organizzazione sono l'aumento dei carichi di lavoro, la mancanza della capacità di capitalizzare nuove opportunità di guadagno e il deterioramento della qualità dei tuoi prodotti o servizi. Incapacità di affrontare i reclami dei tuoi clienti.

Assumere non significa solo trovare un dipendente. Si tratta di trovare quello giusto. Colui che può eseguire efficacemente i tuoi piani aziendali e contribuire al raggiungimento dei tuoi obiettivi e obiettivi aziendali.

Inoltre, un dipendente che non è in linea con i tuoi obiettivi aziendali o con la cultura della tua organizzazione può fare più male che bene.

Sia che tu stia assumendo il tuo primo dipendente o che tu abbia assunto in passato, ci sono alcuni punti cruciali da considerare. Aderire a questi renderà il tuo processo di assunzione fluido e fornirà grandi ritorni.

Diamo un'occhiata ai punti che DEVI ricordare nella tua ricerca per assumere un nuovo dipendente adatto alla tua attività.

1. Ottieni chiarezza sul motivo per cui devi assumere e chi è il tuo dipendente ideale

Hai bisogno di una mano perché hai rifiutato il lavoro?

Cerchi una persona in grado di gestire compiti amministrativi?

Vuoi una persona con competenze specifiche che possa aprire nuove strade per la tua attività?

Quante persone hai bisogno?

Stai utilizzando al meglio le attuali capacità della forza lavoro? Dove sono le lacune?

Il primo passo verso l'assunzione è valutare i requisiti della tua organizzazione e la necessità di una nuova assunzione.

Una volta determinata l'area della tua attività che richiede una nuova assunzione, arriva l'analisi del lavoro, che dà forma a una descrizione del lavoro rivolta ai tuoi potenziali dipendenti.

Condurre un'analisi del lavoro

L'analisi del lavoro è lo studio minuzioso dei compiti da svolgere per il lavoro. Ti aiuta a raccogliere informazioni rilevanti sul lavoro, come ad esempio:

• Parti del lavoro che lo identificano e lo distinguono da altri lavori
• I compiti, i compiti, le responsabilità e i risultati corrispondenti attesi al di fuori del lavoro
• Le qualifiche educative, l'esperienza, l'abilità, i tratti e le attitudini richieste per svolgere quel lavoro.
• La struttura retributiva, commisurata al lavoro
• I requisiti dell'infrastruttura fisica o virtuale e l'ambiente di lavoro favorevole al lavoro

Se ti stai chiedendo dove raccogliere tutte queste informazioni, ecco alcuni modi per farlo:

• Cerca su internet. Scorri le descrizioni dei lavori di descrizioni dei lavori simili. Guarda i dati del sondaggio dai portali del lavoro.
• Rete con altre aziende che hanno lavori simili. Cerca di capire i loro requisiti per il lavoro e gli stipendi che stanno offrendo.
• Rivedi le responsabilità lavorative dei tuoi attuali dipendenti. Impara da loro i compiti che svolgono quotidianamente, dove e perché si trovano ad affrontare difficoltà e come potrebbero essere risolti i loro problemi.

In breve, un'analisi approfondita del lavoro è importante per avere un quadro chiaro di ciò che il lavoro comporta, sia per la tua organizzazione che per il tuo potenziale dipendente.

I punti dati che raccogli ti aiutano a preparare una descrizione e specifiche del lavoro chiare ed efficaci, aiutandoti infine a selezionare e selezionare i candidati giusti.

Prepara la descrizione del lavoro

La descrizione del tuo lavoro è fondamentale per attirare potenziali dipendenti. Li aiuta a valutare la loro idoneità e idoneità per il ruolo e a prendere una decisione informata per candidarsi per il lavoro.

Le informazioni chiave da includere nella descrizione del lavoro sono:

• Il titolo del lavoro e il riepilogo che delinea lo scopo del lavoro
• Un elenco dettagliato dei doveri e delle responsabilità quotidiane
• Le qualifiche, l'esperienza e le competenze desiderate
• Aspettative di prestazione
• Ambiente di lavoro, orario di lavoro e posizione del lavoro
• Risarcimento e benefici
• Panoramica dell'azienda e della cultura
• Il processo di selezione
• Altre istruzioni come l'inclusione di una lettera di presentazione o di un lavoro di esempio

2. Costruire un piano d'azione completo e un pool di risorse

Hai capito la posizione per cui devi assumere e i risultati che vuoi ottenere. Hai definito i criteri per l'aspetto del tuo dipendente ideale.

Ora è il momento di costruire un piano d'azione per attirare potenziali dipendenti e stimare il fabbisogno di risorse.

Strategia dove pubblicare l'apertura di lavoro

Il mondo digitale offre una miriade di opzioni per quanto riguarda il mercato del lavoro. Ma avere troppe opzioni può creare confusione e può persino ridurre l'efficienza del processo di assunzione.

Pertanto, dovresti decidere strategicamente dove pubblicare la tua apertura di lavoro. Alcuni dei fattori su cui basare questa decisione sono il budget, l'urgenza delle assunzioni, la forza lavoro disponibile e il mezzo che è più probabile che i tuoi potenziali dipendenti utilizzino.

Le opzioni che puoi sfruttare per raggiungere i potenziali dipendenti sono:

• Siti di annunci di lavoro come Indeed, MonsterJobs, AngelList, ecc.
• Siti di networking professionali come LinkedIn
• Pubblicazione su gruppi di social media dedicati a un settore o una professione. Ad esempio, il gruppo di un grafico su Facebook
• Bacheche di lavoro come quelle di Craigslist, Glassdoor
• Le pagine social e il sito web della tua azienda
• Segnalazioni da parte dei dipendenti esistenti
• Posizionamenti nel campus

A seconda del budget e delle esigenze, puoi optare per il mezzo gratuito o a pagamento per pubblicizzare l'apertura di lavoro.

Scopri gli strumenti di cui avrai bisogno

La tecnologia può aiutarti in larga misura nel tuo processo di assunzione.

Ci sono molti software e strumenti disponibili per aiutare nelle varie fasi del processo di reclutamento come i Sistemi di Tracciamento dei Candidati (ATS), Piattaforme per le risorse umane, strumenti per la valutazione delle competenze, strumenti per interviste video, ecc. Tuttavia, questi richiedono molte spese.

Se i tuoi budget sono bassi o il numero di assunzioni e candidati non sarà elevato, puoi sempre trovare alternative gratuite oa basso costo. Puoi tenere traccia dei candidati su un foglio di calcolo. Puoi utilizzare piattaforme come Zoom o Skype per condurre interviste video.

Valutare le spese e allocare un budget

Oltre agli annunci di lavoro, agli strumenti e ai costi del software, ci sono molte altre aree che possono comportare delle spese.

Dovresti anche tenere d'occhio altre possibili voci di costo come le spese di viaggio, le spese di consulenza (se stai esternalizzando l'assunzione), le spese di ristoro e così via.

Una volta che hai un quadro chiaro di tutte le risorse che utilizzerai nel processo di assunzione, puoi stimare i tuoi costi e fissare un budget di conseguenza.

3. Semplifica il processo di selezione e la comunicazione

Prima di iniziare a invitare le candidature per il tuo posto di lavoro, devi essere preparato con un processo di selezione efficace per trovare la soluzione giusta per la tua organizzazione.

Un sistema ben definito per la selezione dei candidati, monitoraggio delle applicazionie la comunicazione può massimizzare i tuoi sforzi di assunzione.

Oltre a facilitare la tua ricerca, un approccio sistematico eviterà spese inutili e spreco di tempo, energia e risorse.

Definire i metodi e le procedure per la selezione

Preparati per un altro passo essenziale nell'assunzione. Devi contemplare i metodi più adatti per trovare quella persona dal mare di domande che stai per ricevere.

Mentre i curriculum danno un buon vantaggio per i candidati nella rosa dei candidati, non devi limitare il screening per riprendere e lascia il resto per le interviste.

Per rendere infallibile il tuo processo di selezione, dovresti aggiungere più passaggi di screening. Per esempio:

Lettere di presentazione, portfolio, lavoro di esempio

• Chiedi ai candidati di fornire una lettera di presentazione o di allegare il loro portfolio o il lavoro di esempio alle loro domande di lavoro.
• Ti aiuterà a valutare meglio le loro personalità e capacità.

Test di valutazione delle abilità

• I risultati di un test di valutazione delle competenze possono aiutarti a escludere molti candidati.
• È un ottimo metodo se il lavoro richiede conoscenze tecniche. Fornirà un quadro completo del fatto che un candidato abbia una conoscenza adeguata del suddetto argomento/strumento/software.
• Trova un venditore (un fornitore di consulenza o software che fornisce tale servizio) e il mezzo (online o offline) per facilitare la prova.

Un compito o un progetto nella vita reale

• Questo metodo può dare uno sguardo alla vita reale sulle capacità di risoluzione dei problemi, sull'approccio, sull'esecuzione e sulla comprensione di un potenziale dipendente.
• Questo metodo può rivelarsi inutile se il problema e le istruzioni non sono ben congegnati o se il problema presentato è imperfetto o non abbastanza impegnativo.
• Decidi il mezzo, i tempi di esecuzione e altri dettagli dell'attività.

interviste

• Un colloquio è il metodo di selezione più venerato. Ti aiuta a valutare il candidato molto più intensamente.
• Decidi il numero di sessioni di intervista, il mezzo (di persona, telefono o video), l'intervistatore e le domande dell'intervista.

Qualunque sia il metodo che metti a punto per la procedura di selezione, assicurati di preparare i materiali e i programmi in anticipo in modo che il tuo processo di assunzione rimanga sotto il tuo controllo.

Organizzare la comunicazione

Informare i candidati in ogni fase è fondamentale per evitare ritardi, problemi di comunicazione e, di conseguenza, perdere un grande potenziale dipendente.

Anticipa tutti i possibili eventi e scenari dalla ricezione delle applicazioni fino ai risultati della valutazione. Preparare modelli per la comunicazione in tutti questi eventi, come ad esempio:

• Dopo aver ricevuto una domanda
• Quando viene selezionato un candidato (ad ogni fase di screening)
• Al cambio di programma
• Quando respingi una domanda

Tieni traccia di tutti gli eventi

Qualunque siano le fonti, gli strumenti e i metodi che hai utilizzato per invitare le candidature, selezionare e selezionare i candidati, assicurati di tenere un registro di ogni passaggio e di tenerti aggiornato finché non hai trovato la persona giusta.

4. Assicurati che il processo di assunzione sia conforme alle leggi sul lavoro

Per proteggere i diritti dei dipendenti, i governi stabiliscono regole, regolamenti e linee guida che comprendono le leggi sul lavoro o sul lavoro.

Queste leggi sul lavoro riguardano le condizioni di lavoro, i termini di lavoro, i salari, l'orario di lavoro, la salute e la sicurezza, la discriminazione e le molestie sul posto di lavoro.

Seguire queste leggi non è solo obbligatorio da un punto di vista legale, ma apre anche la strada a un forte rapporto di lavoro-dipendente.

Oltre a dirigere i sistemi e le politiche generali della tua organizzazione, le leggi sul lavoro influiscono direttamente sul processo di assunzione.

Durante il processo di assunzione, non discriminazione è un fattore critico di conformità a cui prestare attenzione. Dalle descrizioni delle mansioni alle domande del colloquio, è importante assicurarsi che non vi siano casi di discriminazione.

Tutti i candidati devono avere pari possibilità e dovrebbero essere giudicati solo sulla base dell'esperienza, delle capacità e delle qualifiche e della capacità di svolgere il lavoro.

Trattamenti meno favorevoli basati su altri fattori personali – razza, etnia, religione, stato civile o familiare, disabilità fisica o mentale, sesso, età, orientamento sessuale – sono illegalmente discriminatorio e può invitare ad azioni legali.

5. Sii esplicito con le scartoffie

Le scartoffie sono essenziali per consolidare il rapporto della tua organizzazione con i tuoi futuri dipendenti. La documentazione vi vincola legalmente.

Inoltre, il resoconto scritto delle condizioni di lavoro salvaguarda gli interessi sia dell'azienda che dei dipendenti e fornisce motivi di fiducia e responsabilità reciproche.

Di conseguenza, i documenti che dovresti tenere a portata di mano:

Lettera di offerta di lavoro

Dopo aver trovato e selezionato con successo un potenziale dipendente, è necessario estendere un'offerta ufficiale per il lavoro con i dettagli dell'occupazione.

La lettera di offerta dovrebbe includere il titolo del lavoro, la descrizione del lavoro, lo stipendio, i benefici, la data di inizio, l'orario di lavoro, la politica di lavoro a distanza e altri termini e condizioni di lavoro.

Per non parlare del fatto che il candidato ha il diritto di negoziare, accettare o rifiutare l'offerta di lavoro. E, firmare e restituire la lettera di offerta di lavoro rende formale l'assunzione.

Contratto di lavoro/Contratto di lavoro

Una lettera di offerta di lavoro firmata serve come prova giuridicamente vincolante dell'assunzione. Tuttavia, una lettera di offerta di lavoro tende ad essere meno dettagliata e più informale.

Se vuoi rendere più concreti i termini e le condizioni di lavoro, puoi optare per un contratto di lavoro o un contratto di lavoro più formale.

Accordo di non divulgazione

Se la tua azienda si occupa di informazioni sensibili, devi far firmare ai tuoi dipendenti un accordo di riservatezza. Questo documento dovrebbe delineare esplicitamente i dettagli dell'accordo e le possibili implicazioni in caso di violazione.

Politiche aziendali

Per aiutare i tuoi dipendenti a comprendere e rispettare le regole, i regolamenti e l'etica della tua azienda, dovresti documentare le politiche e consentire loro l'accesso.

Pertanto, la tua azienda dovrebbe disporre di politiche ben documentate per:

• Codice di condotta
• Molestie sessuali sul posto di lavoro
• Non discriminazione
• Congedi comprensivi di maternità/paternità
• Termine dell'impiego
• Lavoro da casa
• Prova e conferma del lavoro
• Fondo di previdenza per i dipendenti e la gratuità

6. Eseguire un controllo dei precedenti pre-assunzione

Assumere la persona sbagliata può avere gravi effetti negativi sulla tua attività, da una crescita ostacolata fino a una situazione minacciosa sul posto di lavoro.

Pertanto, per evitare che un dipendente diventi una responsabilità per l'organizzazione, è meglio condurre un controllo dei precedenti per verificare in anticipo l'identità del potenziale dipendente e le attività passate.

È necessario verificare l'identità, le credenziali di lavoro e di istruzione, la fedina penale e altre attività illegali della persona.

Alcuni dei modi per eseguire un controllo dei precedenti sono contattando il luogo dell'ultimo impiego, l'istituto di istruzione, i riferimenti e i profili sociali forniti dal candidato.

A proposito, assicurati che il controllo dei precedenti venga eseguito con il consenso dell'individuo e rispetta la sua privacy.

7. Costruisci un processo di onboarding per il nuovo dipendente

La tua ricerca di assunzione non finisce quando il tuo futuro dipendente firma un contratto di lavoro. Il nuovo assunto deve essere integrato per aiutarlo a integrarsi perfettamente con la tua organizzazione.

In sostanza, l'onboarding inizia quando si estende l'offerta di lavoro al potenziale dipendente e continua fino a quando il dipendente inizia a produrre risultati.

Inoltre, se la tua organizzazione dà un'impressione negativa o non soddisfa le aspettative del tuo nuovo dipendente, potrebbe pentirsi della decisione di accettare l'offerta di lavoro e di licenziarsi.

Per evitare tali problemi e creare un buon rapporto, è necessario impegnarsi per l'onboarding.

Un processo di onboarding efficace serve a far sentire il nuovo assunto il benvenuto e a ridurre la sua ansia legata al nuovo ambiente di lavoro. Inoltre, li aiuta a stabilirsi e ad assumersi le responsabilità lavorative in modo efficiente.

Generalmente, il processo di onboarding copre:

• Sessioni di orientamento per fornire una panoramica della cultura, dei valori, dei prodotti e dei servizi della tua organizzazione
• Assegnazione delle risorse informatiche e delle forniture per ufficio (accesso alla posta elettronica, postazione di lavoro, mobili, ecc.); creazione del conto salario
• Fornire la formazione e le informazioni necessarie per iniziare il lavoro
• Rivedere le aspettative di lavoro e discutere i piani d'azione
• Presentazione ai membri del team e agli altri dipendenti
• Tenere sotto controllo le loro preoccupazioni o problemi e ricevere feedback frequenti da loro

Principali takeaways

L'assunzione è una decisione aziendale vitale che deve essere pianificata ed eseguita bene per ottenere i migliori risultati.

Per cercare e trovare il dipendente giusto e aiutarlo a integrarsi nel tuo sistema, i punti da ricordare sono:

1. Valuta le tue esigenze di assunzione, fai un'analisi adeguata del lavoro e prepara una descrizione del lavoro su misura per i tuoi potenziali dipendenti
2. Stabilisci una strategia per attirare i candidati giusti e ottenere un blocco delle risorse di cui avrai bisogno per ottimizzare il processo di assunzione
3. Adottare un approccio sistematico per lo screening e la selezione dei candidati insieme a un piano di comunicazione
4. Seguire le regole e i regolamenti durante l'assunzione stabiliti dalle leggi sul lavoro
5. Formalizzare l'associazione impresa-dipendente e le condizioni su carta
6. Verificare i dettagli del potenziale dipendente per ridurre i rischi
7. Accompagna il dipendente selezionato per aiutarlo ad adattarsi e ad assumersi le proprie responsabilità