Google Tasks vs Sunsama: Miért van szüksége mindkettőre?

Számos termelékenységi eszközt úgy terveztek, hogy Ön jól érezze magát a terméketlenség miatt.

Tudod, miről beszélek. Az a végtelen lista azokról a szarokról, amelyeket meg kell tennie, de valójában soha. A jó szándékok digitális temetője, amely csak ott ül, és ítélkezik rólad.

Igen, voltam ott. Évekig én voltam az a fickó, aki minden olyan új, termelékenységnövelő alkalmazást kipróbált, amely az életem megjavítását ígérte.

Egyszerűbb módokat adtak, hogy csalódást okozzak magamban.

De várj. Ez nem egy újabb ripacskodás arról, hogy az összes termelékenységi eszköz milyen szívás. Mert találtam kettőt, ami nem: a Google Tasks és a Sunsama.

És éppen azért érdekesek, mert nem úgy tesznek, mintha minden problémádat megoldanák.

Az eszközök nem tudják megjavítani a halogatásodat, a perfekcionizmusodat vagy a túlzott elkötelezettségedet. De a megfelelőek segíthetnek tisztábban látni ezeket a mintákat.

Ezért fontos ez az összehasonlítás.

TL;DR Összegzés

A Google Tasks egy öntapadós cetli a Google-alkalmazásokban. Nincsenek funkciók, csak rögzítés. Ingyenes, mert nem érdekli, hogy mit csinálsz a feladataiddal.

A Sunsama egy edző, aki segít megtervezni, hogy mikor fogsz ténylegesen csinálni dolgokat. Havi 20 dollárba kerül, mert a viselkedésedet próbálja megváltoztatni.

Valószínűleg mindkettőre szüksége van: a feladatokra a gyors rögzítéshez, és a Sunsama-ra, hogy szembenézzen a valósággal.

A Google Tasks vs Sunsama egy pillantásra

A Google Tasks áttekintése

A Google Tasks egy teendőlista, amely a Google-alkalmazásokon belül található. Ez teszi mássá – nem egy önálló feladatkezelő, hanem a Gmail és a Naptár természetes kiterjesztése.

A legtöbbünknek nincs szüksége összetett feladatkezelő rendszerre. Neked és nekem egy súrlódásmentes módszerre van szükséged a felmerülő feladatok rögzítésére.

Amikor egy e-mailt olvas, és tennie kell vele valamit, két kattintással feladattá alakíthatja. Nincs környezetváltás, nincsenek bonyolult munkafolyamatok.

Ez a digitális megfelelője annak, ha feljegyez valamit egy cetlire, de ez a jegyzet megjelenik a naptárban, és nem vész el a kávéscsészéje alatt.

A varázslat abban rejlik, amire a Google Tasks nem képes.

Nincsenek prioritási mátrixok, bonyolult címkézési rendszerek és végtelen testreszabási lehetőségek. Csak listák, részfeladatok és határidők.

Ez az egyszerűség természetesen kompromisszumokkal jár. Nem végezhet összetett projekttervezést vagy nem hozhat létre részletes munkafolyamatokat.

Ami különösen okos, az az, hogy a Google Tasks hogyan integrálódik a Naptárba. Ha egy feladathoz határidőt ad, az az értekezletek és események mellett jelenik meg.

Ez a finom vonás megváltoztatja a feladatokról alkotott képedet – ugyanolyan valóságossá válnak, mint a többi kötelezettséged, nem csak egy végtelen teendőlista elemei.

De a Google Tasks talán legerősebb aspektusa az, amit könnyű kihagyni: mindig ott van, közvetlenül a már használt eszközökben.

Amikor a Gmailben tartózkodik, a feladatok közvetlenül kapcsolódhatnak e-mailekhez. Amikor a naptárban van, az ütemezése mellett jelennek meg. Ha a Dokumentumokban van, csak egy kattintásnyira vannak.

Ez a zökkenőmentes jelenlét teszi hasznosabbá a Google Tasks-t, mint azt a funkciólistája sugallná.

Mit szeretünk a Google Tasks-ben

• Ott lakik, ahol dolgozol. Nem valamilyen külön alkalmazásban, hanem közvetlenül a Gmailben és a Naptárban.
• Az integráció átgondolt. Az e-maileket két kattintással feladatokká alakíthatja. A feladatok valódi találkozóként jelennek meg a naptárban. Súrlódásmentes feladatkezelés.
• Minden eszközön működik. Telefon, laptop, táblagép – a feladatai mindenhová követik. Ennél is fontosabb, hogy azonnal szinkronizálódnak.
• A Google Asszisztensen keresztüli hangbevitel működik. A legtöbb hang interfész nehézkes. Ez nem az.
• Az egyszerűség nem hiba – ez a gyilkos tulajdonság. Nincsenek végtelen testreszabási lehetőségek, amelyekre időt kell pazarolni.

Mit nem szeretünk a Google Tasks-ben

• Nincs önálló webes felület. Néha úgy szeretne tervezni, hogy nem látja a postaládáját/naptárát. Itt ezt nem lehet megtenni.
• Az értesítési rendszer túl egyszerű. Egy egyszerű figyelmeztetés az esedékes feladatokról segíthet. Jelenleg könnyű elmulasztani dolgokat.
• A Google termékek megölésének története megnehezíti a teljes elkötelezettséget. Ez olyan, mintha bérelt földre építené a házát.
• A feladatokat nem lehet a kívánt módon rendezni. Nincsenek címkék és nincsenek prioritási szintek a csillagozáson túl. Néhány ember számára ez az üzlet megtörése.
• Az egyszerűség, amely nagyszerűvé teszi, korlátozza is. Itt nem lehet komplex projektmenedzsmentet végezni. Aztán lehet, hogy nem ezt kellene tennie egy feladatkezelőnek.

Sunsama áttekintése

A Sunsama újraértelmezi a napi tervezőt azok számára, akik úgy gondolják, hogy az idő értékesebb, mint a feladatok.

A Sunsama arra kényszeríti, hogy úgy kezelje a napját, mint a véges erőforrást.

Íme, mit jelent ez a gyakorlatban:

Amikor bejön egy feladat – akár a Trellóból, akár az Asanából, akár a végtelen Gmail-szálakból –, a Sunsama ütemezi azt.

Nem csak egy esedékességi dátumot rendelhet hozzá, hanem blokkolja is az időpontot.

Sokan kérdezik tőlem, hogy ez miért számít. Végül is a tervezés nem csak a halogatás egy újabb formája?

Én is erre gondoltam, amíg rá nem jöttem valamire:

A legtöbben tűzoltóként dolgozunk, egyik sürgős feladatról a másikra ugrálva. Beérkezett üzeneteink és Slack-értesítéseink mozgatják a napunkat. Csak arra reagálunk, ami a legfényesebben ég.

Sunsama megtöri ezt a körforgást azzal, hogy gondolkodásra kényszerít, mielőtt cselekszik.

Ha a Google Tasks mindent gyorsan rögzít, a Sunsama a dolgok körültekintő megválasztását célozza.

A havi 20 dolláros ár sokkoló néhány embert, különösen ahhoz képest, hogy a Google Tasks ingyenes.

De hiányzik valami lényeges: a valódi költség nem a pénz, hanem a rendszer nélküli prioritásokkal való állandó zsonglőrködés mentális megterhelése.

Sunsama zsenialitása nem csak a tervezésben rejlik, hanem a gondolkodásban is. Minden nap arra késztet, hogy tekintse át, mit ért el.

Nem azért, hogy rosszul érezd magad, hanem hogy segítsek jobban megtervezni a holnapot.

Mit szeretünk Sunsamában

• Az integrációk átfogóak. Egy átgondolt felületre gyűjti össze a Gmail, Trello, Asana és egyéb eszközök feladatait.
• A napi tervezési rituálé működik. Ez nem csak egy újabb teendőlista – segít átgondolni, hogyan tölti az idejét.
• A reflexió beépül a munkafolyamatba. A nap végi áttekintés arra ösztönzi, hogy tanuljon abból, amit elért.
• A támogató csapat törődik vele. Ha valami elromlik, valódi segítséget kaphat valódi emberektől, akik értik a terméket.
• A nyugodt felület nem csak szép, hanem céltudatos is. Minden tervezési döntés célja a feladatkezeléssel járó mentális zaj csökkentése.

Mit nem szeretünk Sunsamában

• A projektmenedzsment funkciók túl alapvetőek. Itt nem lehet bonyolult csapatprojekteket kezelni.

A Google Tasks és a Sunsama funkciók összehasonlítása

1. Feladatkezelés

A Google Tasks és a Sunsama ennek a spektrumnak a másik végét foglalja el. Az egyik könyörtelenül egyszerű, a másik ambiciózusan összetett.

A különbség világossá válik, ha megnézzük, hogyan kezelnek egy alapvető műveletet: egy feladat hozzáadását.

A Google Tasksben csak gépelni kell. Ennyi. A felület annyira tiszta, hogy szinte üres.

De ez az egyszerűség megtévesztő.

Emlékszel, hogyan beszéltünk korábban arról, hogy a Google Tasks az Ön munkafolyamatában él?

Ez nem véletlen. Úgy tervezték, hogy láthatatlan legyen, amíg nincs rá szüksége.

Sunsama az ellenkező megközelítést alkalmazza. Nem láthatatlan akar lenni – az Ön vezérlőközpontja akar lenni.

Amikor hozzáad egy feladatot a Sunsamában, akkor nem csak rögzít valamit. Azt tervezed, hogy mikor fogod megtenni.

A különbség a meglévő feladatok kezelésének módjára terjed ki. A Google Tasks alapvető rendezési beállításokat és listákat kínál.

Semmi divatos. Ahogy a korábbi részekben láttuk, az egyszerűség felülmúlja a funkciókat.

A Sunsama viszont mindenhonnan behúz feladatokat – Asana, ClickUp, Gmail, Todoist, sőt még a Slack is.

Mindkettő másként közelíti meg a fókuszt.

A Google Tasks azt feltételezi, hogy a fókusz máshonnan jön. A Sunsama Pomodoro időzítőkkel és fókuszmódokkal építi be.

Ez a következő: a Google Tasks a gondolatok gyors rögzítésére szolgál. A Sunsama a szándékos időgazdálkodásra való.

Ezt láthatja, hogyan kezelik a feladatszervezést.

A Google Tasks egyszerű listákat ad.

A Sunsama #channels-t kínál, ami egyszerűen hangzik, de teljesen más gondolkodásmódot tesz lehetővé a feladatszervezésről.

Az integráció története ugyanezt a történetet meséli el. A Google Tasks mélyen integrálódik a Google Workspace-be, amint azt korábban láttuk. A Sunsama nagyjából mindenhez integrálódik.

2. Integrációs képességek

Kezdjük a Google Tasks-szal.

E-mailt olvas, és emlékeznie kell valamire?

A Google Tasks már ott van, vár. Nincs új lap. Nincs környezetkapcsoló. Csak két kattintás és kész. Így néz ki a valódi integráció.

A Google Tasks tökéletes arra, amit csinál, de máshol nem használható. Ez állandó bútor a Google házában.

Sunsama az ellenkezőjét fogadta.

Nézze meg Sunsama kapcsolatait: Trello, Asana, Todoist és Slack. A lista folytatódik. Mindegyik jól működik, de egyik sem olyan természetes, mint a Gmailben található Google Tasks. Ez a rugalmasság ára.

Íme a gyakorlati különbség:

Ha a munkája a Google eszközei körül forog, a Google Tasks elkerülhetetlennek érzi magát. Mintha nem is létezhetne másképp.

De ha Ön az a típus, aki ebéd előtt három projektmenedzsment eszköz között ugrál, a Sunsama széles körű elérése többet jelent, mint a Google mélyreható integrációja.

A legtöbb feladatkezelő kudarcot vall, mert figyelmen kívül hagyja ezt a megkülönböztetést. Megpróbálnak mélyek és szélesek lenni, de végül egyiket sem érik el.

Ez az, ami érdekessé teszi a Google Tasks-t és a Sunsamát. Egy oldalt választottak. A Google Tasks azt mondta: „egy dolgot csinálj tökéletesen.” Sunsama azt mondta: „Mindent megfelelően köss össze”.

Tehát tedd fel magadnak a kérdést: Olyan eszközre van szüksége, amely a fő munkaterületén honos, vagy olyanra, amely képes kommunikálni az összes munkaterülettel?

3. Tervezési jellemzők

A listákon a jó szándék kihal. Számtalanszor láttam ezt megtörténni, magammal és másokkal is. Órákat töltesz a feladatok szervezésével, de később azon kapod magad, hogy belefulladsz.

A Google Tasks jobb módja a dolgok lejegyzésének. Gyorsan rögzítheti a feladatokat és részfeladatokat, megadhatja a határidőket, és esetleg hozzáadhatja őket a megfelelő listákhoz.

És ez így van jól. Néha csak emlékezni kell dolgokra.

Sunsama az ellenkező megközelítést alkalmazza. Nem a jegyzetfüzeted akar lenni, hanem az időmérőd.

Amikor hozzáad egy feladatot a Sunsamában, tudnia kell, hogy mikor fogja azt ténylegesen elvégezni. Nem csak a határidő, hanem a konkrét időblokk is, amelyet használni fog.

A legtöbb ember eleinte utálja ezt.

Miért kell súrlódást okozni a feladatkezelésben?

Miért nem ír mindent egy listába, és később találja ki?

De „később” az a probléma, amelyet Sunsama próbál megoldani.

A legtöbb hatékonyságnövelő eszköz úgy tesz, mintha végtelen lenne az időd. Folytasd a feladatok hozzáadását. Ne aggódj a valóság miatt. Ezért olyan zökkenőmentes a Google Tasks – soha nem kényszerít arra, hogy szembenézz a nap korlátozott óráival.

A Sunsama szinte bosszantó a valósághoz való ragaszkodásban. Minden reggel megtervezi az embert. Nem csak a reményeket sorolja fel – rendeljen tényleges időpontokat a feladatokhoz.

Ez túlzásnak tűnhet, amíg nem gondol az utolsó tökéletesen szervezett feladatlistára.

Hányszor volt már minden feladatot szépen kategorizálva, de mégis azzal fejezte be a napot, hogy vajon hová tűnt az idő?

Ez a hagyományos feladatkezelés illúziója. A listák ellenőrzésnek tűnnek, de nem.

Amikor behúz egy feladatot a Sunsama naptárába, olyasmit tesz, amit a legtöbb termelékenységi eszköz soha nem kér: ​​döntse el, mi az, amit ma nem fog megtenni.

Ez azokhoz a széles körű integrációkhoz kapcsolódik, amelyekről beszéltünk. Most már több értelme van. A Sunsama nem feladatokat gyűjt, hanem arra kényszerít, hogy összpontosítsa a figyelmét.

Az igazság az, hogy legtöbbünknek mindkét megközelítésre szüksége van. Használja a Google Tasks-t a gyors rögzítéshez. Használja a Sunsamát, hogy szembenézzen a valósággal.

Mert a jobb tervezés nem a jobb listákról szól. Ez a jobb döntésekről szól.

Egyetlen eszköz sem hozhatja meg helyetted ezeket a döntéseket. De Sunsama legalább elkészíti őket.

4. Felhasználói élmény

A legjobb termelékenységi alkalmazások, amiket láttam, áthágják a jó dizájn szabályait.

A Google Tasks és a Sunsama ellentétes megközelítést alkalmaz a probléma megoldásában. Az egyik teljesen eltűnik. A másik szándékosan az utadba áll.

A Google Tasks segítségével megemlít valamit, amit el kell végezni, ők csak bólogatnak, és felírják. Nincsenek kérdések. A felület annyira minimális, hogy akár láthatatlan is lehet.

Sunsama más.

Sok kérdést tesz fel. „Pontosan mikor fogja ezt megtenni? Mennyi időbe telik? Mi a helyzet a többi kötelezettségével?” Néha azt akarod mondani, hogy fogd be.

De itt van a lényeg: ezek a kérdések jelentik a lényeget.

A Google Tasks szolgáltatásban egy feladat hozzáadása egy másodpercet vesz igénybe. Írja be, írja be, kész. Ez a Post-it-re firkálás digitális megfelelője.

A Sunsama keményebben dolgozik. Minden feladat apró kötelezettségvállalási szertartásnak tűnik. De ez a ceremónia arra kényszeríti, hogy gondoljon olyan dolgokra, amelyeket általában elkerül, amíg a feladatlistája szörnyeteggé válik.

5. Értesítések és emlékeztetők

Az értesítésekben a Google Tasks és a Sunsama felfedi legmélyebb feltételezéseit az emberi természetről.

Gondolj arra, hogy a barátod hogyan emlékeztet bizonyos dolgokra.

Egyes barátok csak azt írják, hogy „ne felejtsd el”. Mások azt kérdezik: "mi a terved?"

Ez a különbség ezen eszközök között.

A Google Tasks kevés karbantartást igénylő barátja. Csak meglök, ha valami esedékes. Nem tettek fel kérdéseket, nem született ítélet.

Kép forrása: Google Workspace frissítések

Ha a korábban tárgyalt módon használta, akkor tudja, hogy pontosan beleillik abba az „írj és felejts el” filozófiába. Ez vagy zseniális vagy szörnyű, a személyiségedtől függően.

Itt kezd értelmet nyerni Sunsama megközelítése.

Ahelyett, hogy csak a határidőkről pingálna, a Sunsama arra kér, hogy tervezzen.

Minden reggel arra készteti, hogy tervezze meg a napját. Nem csak azért, hogy a feladatait nézze meg, hanem hogy ténylegesen eldöntse, mit fog tenni. Ez olyan, mintha egy edző lenne az ébresztőóra helyett.

Egyik megközelítés sem általánosan jobb. Ahogy a tervezési jellemzőiknél láttuk, ez attól függ, hogy mit próbál megoldani.

Ha segítségre van szüksége az emlékezéshez, a Google Tasks is elég.

Ha segítségre van szüksége a döntésben, Sunsama állandó jelenléte megérheti a mentális megszakítást.

6. Együttműködési jellemzők

Az együttműködési funkciók határozzák meg, hogy egy eszköz milyen jól működik, ha egynél több személy vesz részt.

A Google Tasks ezt a végletekig viszi. Alig ismeri el, hogy mások léteznek.

Természetesen technikailag megoszthat egy Google Tasks listát a Google tágabb ökoszisztémáján keresztül. De úgy érzi, mintha egy személyes naplót akarna megosztani.

Sunsama az ellenkező megközelítést alkalmazza. Kezdettől fogva feltételezi, hogy a munka másokkal történik.

Emlékszel, hogyan kényszerítette a nap megtervezésére?

Most képzelje el, hogy ez a tervezés egy egész csapaton keresztül történik. Amikor ütemez egy feladatot Sunsamában, azt csapattársai láthatják. Nem csak a feladat, hanem az is, amikor azt tervezi.

Amikor megtervezi a napját Sunsamában, láthatja csapattársai elérhetőségét. Amikor kioszt egy feladatot, láthatja a munkaterhelését.

Melyik a jobb?

Ez rossz kérdés.

Az igazi kérdés az, hogy személyes teendőlistát írsz, vagy egy csapattal egyeztetsz?

Ha csak saját feladatait kezeli, a Google Tasks együttműködési funkcióinak hiánya áldás. Nem állhat az utadba.

De ha másokkal dolgozik, Sunsama korlátai értékes útmutatókká válnak. Arra kényszerítenek mindenkit, hogy reálisan viszonyuljon az időhöz és a kötelezettségvállalásokhoz.

Az igazság az, hogy a legtöbbünknek mindkettőre szüksége van. Megvannak a személyes feladataink és a csapatban vállalt kötelezettségeink.

Hogyan hasonlítható össze a Google Tasks és a Sunsama Price?

A Google Tasks ingyenes.

A Sunsama havi 20 dollárba kerül. Évente is fizethetsz havi 16 dollárért.

Az ingyenes eszközök gyakran drágábbak.

A Google Tasks használatakor valami mással fizet: a figyelmével. Örül, hogy végtelen számú feladatot halmozhat fel, mert ez semmibe sem kerül a Google-nak.

A Sunsama árcédulája arra kényszeríti, hogy valódi értéket nyújtson. Havi 20 dollárért ez nem lehet csak egy lista. Meg kell változtatnia a viselkedését.

Gondolj így:

Ha a Sunsama havi egy órát spórol meg a jobb tervezéssel, az megtérül. Ez napi 3 percnél kevesebb.

Utolsó gondolatok a Google Tasks kontra Sunsama ellen

Valószínűleg mindkettőre szüksége van.

A Google Tasks segítségével gyorsan rögzítheti gondolatait. Ha egy e-mail műveletet igényel, tegye feladattá. Ha egy értekezlet nyomon követési munkát hoz létre, írja le. Gyors, egyszerű, kész.

Ezután használd a Sunsamát az időd tényleges megtervezéséhez. Hívd be a Google Feladatokat, és döntsd el, hogy mit csinálsz meg ma.

Tehát ne keresd azt az egyetlen eszközt, amely mindegyiket uralja.

Ehelyett kérdezd meg magadtól:

Meg akarok ragadni vagy tervezni?

Emlékszel vagy dönts?

A válasz megmondja, melyik eszközre van szüksége most.