Las 13 mejores plataformas y software de back office para simplificar sus operaciones

El software de back office es la columna vertebral que mantiene todas las operaciones detrás de escena de una empresa funcionando sin problemas.

Maneja todo, desde gestión de inventario y activos hasta contabilidad, recursos humanos e incluso gestión de proyectos.

Sin el software administrativo adecuado, sus operaciones pueden convertirse rápidamente en un caos de ineficiencias, procesos manuales y fallas en la comunicación.

Pero con la aplicación adecuada, puede optimizar sus operaciones, aumentar la eficiencia y, en última instancia, impulsar el crecimiento de su empresa.

Aquí están nuestros 13 programas administrativos cuidadosamente seleccionados que debe consultar hoy.

¿Qué es el software de back office y por qué lo necesita?

El software de back office son todas las herramientas y aplicaciones detrás de escena que mantienen las operaciones comerciales funcionando sin problemas.

Estamos hablando de cosas como gestión de inventario, contabilidad, recursos humanos, gestión de proyectos, etc.

Básicamente, cualquier cosa que suceda “entre bastidores” y no involucre directamente a sus clientes o ventas.

Ahora bien, ¿por qué necesitas este tipo de software?

Sin las herramientas administrativas adecuadas, sus operaciones se convertirán en un caos de ineficiencias, falta de comunicación y procesos manuales.

Piénselo: estaría desperdiciando innumerables horas en tareas repetitivas, luchando por mantener a todos en sintonía.

Sin embargo, con el software administrativo adecuado, puedes optimizar todos esos procesos y aumentar la productividad de tu equipo como loco.

Por ejemplo, digamos que utiliza un sistema de gestión de inventario. Con solo unos pocos clics, puede realizar un seguimiento de los niveles de existencias en varias ubicaciones, automatizar los pedidos e incluso optimizar las operaciones de su almacén.

O tomemos el software de recursos humanos. En lugar de manejar manualmente la nómina, la administración de beneficios y las pesadillas de cumplimiento, puede automatizar la mayoría de esas cosas y concentrarse en tareas más importantes.

El software de back office tiene que ver con la eficiencia, la visibilidad y el control.

1. Panda de activos

Asset Panda es un sistema de gestión de activos basado en la nube que ayuda a realizar un seguimiento de todos sus activos, ya sean equipos de TI, maquinaria, vehículos o cualquier otra cosa valiosa para su negocio.

Asset Panda actúa como un centro central para todos sus datos relacionados con sus activos.

Puede iniciar sesión, agregar detalles sobre sus activos, asignarlos a usuarios o departamentos específicos y realizar un seguimiento de su ubicación. De esta manera, siempre sabrá dónde están sus activos y quién los utiliza.

Asset Panda no es sólo una herramienta básica de gestión de inventario. Es una solución de gestión de activos completa que ofrece un montón de funciones para hacerle la vida más fácil.

Por ejemplo, puede crear campos y acciones personalizados para adaptar el sistema a sus necesidades específicas.

Y con la aplicación móvil, su equipo puede actualizar la información de los activos mientras viaja utilizando sus teléfonos inteligentes o tabletas.

No sólo eso, Asset Panda también te permite adjuntar archivos, imágenes y documentos a cada activo, para que tengas toda la información relevante en un solo lugar.

También mantiene un historial completo y un seguimiento de auditoría, para que pueda controlar cada pequeño detalle.

Asset Panda lo ayuda a estar al tanto de sus activos, reducir costos y tomar mejores decisiones sobre la asignación y el mantenimiento de activos. Además, es fácil de usar y viene con soporte de primer nivel para ayudarlo a comenzar a funcionar sin problemas.

Las mejores características de Asset Panda

• Plataforma basada en la nube para rastrear y administrar varios tipos de activos
• Aplicación móvil con escaneo de códigos de barras y acceso sin conexión
• Campos y acciones personalizados que se adaptan a sus requisitos únicos
• Informes y análisis para el rendimiento y la utilización de activos
• Integración con otros sistemas como ERP, contabilidad y software de mesa de ayuda.
• Control de acceso basado en roles y seguridad de datos
• Archivos adjuntos y seguimiento completo del historial de activos

2. Software de gestión de gastos de Bill

El software de gestión de gastos de Bill.com se encarga de todo el engorroso seguimiento de los gastos.

Con Bill, puedes tomar una foto de tu recibo y su sistema inteligente hace el resto. Compara automáticamente los recibos con las transacciones y clasifica todo correctamente.

Pero eso no es todo.

Bill le brinda visibilidad completa de los gastos de su empresa.

Podrás ver todos los gastos en tiempo real, ya sean facturas, cargos de tarjeta, suscripciones o reembolsos de empleados.

Y la mejor parte?

Puede establecer presupuestos, controlar quién gasta qué e incluso congelar transacciones sospechosas al instante.

¿Y sabes qué? Se integra con tu software de contabilidad, como QuickBooks o Xero. Bill sincroniza todo, así que tus registros contables siempre estarán actualizados.

Las mejores características del software de gestión de gastos de Bill

• Captura automatizada de recibos y categorización de gastos
• Seguimiento y monitoreo de gastos en tiempo real
• Personalizable controles de gasto y prevención del fraude
• Aplicación móvil para enviar gastos sobre la marcha
• Integración perfecta con populares software de contabilidad
• Flujos de trabajo de aprobación optimizados para una mejor supervisión
• Recompensas de reembolso en efectivo en compras elegibles

3. ClickUp

ClickUp es una aplicación de productividad todo en uno súper genial que te ayuda a realizar todo tu trabajo en un solo lugar.

Gestionar proyectos y tareas y colaborar con su equipo: ClickUp lo hace todo por usted.

En lugar de utilizar herramientas independientes para la gestión de proyectos, el seguimiento de tareas, la colaboración de documentos y la comunicación en equipo, ClickUp consolida todo en una única plataforma.

¿La mejor parte?

ClickUp es increíblemente flexible.

Tanto si eres fan de Agile, Scrum, Kanban o de la buena y vieja gestión de proyectos tradicional , ClickUp te respalda.

Puede personalizar su flujo de trabajo para que se ajuste a su estilo, con diferentes vistas como tableros, listas, calendarios y diagramas de Gantt para visualizar su trabajo.

Y cuando se trata de colaboración, ClickUp lo hace muy sencillo.

Puedes dejar comentarios, etiquetar a los miembros del equipo y editar documentos en tiempo real, para que todos estén siempre al tanto de lo que sucede.

Las mejores funciones de ClickUp

• Paneles de control e informes para obtener información visual sobre el progreso del proyecto
• Múltiples vistas de proyectos para diferentes flujos de trabajo
• Administración de tareas con subtareas, listas de verificación y dependencias
• Colaboración de documentos en tiempo real con control de versiones
• Chat integrado, @menciones y herramientas de comunicación en equipo
• Seguimiento de tiempo y estimaciones para una mejor gestión de los recursos
• Campos personalizados, automatización e integraciones que se adaptan a sus necesidades

4. Dropbox

Dropbox es como tener tu casillero en la nube donde puedes guardar todos tus archivos importantes y acceder a ellos desde cualquier lugar.

Colóquelos en su Dropbox, se realizará una copia de seguridad de ellos de forma segura en la nube y se sincronizarán en todos sus dispositivos. Es un salvavidas, créeme.

Pero Dropbox no es sólo para uso individual: también es una auténtica bestia cuando se trata de colaboración.

¿Necesita compartir un archivo o una carpeta completa con su equipo, clientes o incluso su familia?

Envíeles un enlace con permisos personalizados y fechas de vencimiento si es necesario.

Todos pueden ver, editar y dejar comentarios sobre los mismos archivos en tiempo real, agilizando su flujo de trabajo como nadie.

Las mejores funciones de Dropbox

• Almacenamiento seguro en la nube para todos sus archivos (documentos, fotos, vídeos, lo que sea)
• Fácil intercambio de archivos con permisos personalizados y vencimientos de enlaces
• Sincronización automática en todos tus dispositivos
• Historial de versiones para restaurar versiones anteriores de archivos
• Integración perfecta con toneladas de otras aplicaciones y herramientas
• Seguridad de primer nivel con cifrado, autenticación de dos factores y más

5. Inventario de pecera

Fishbowl Inventory es una herramienta integral para ayudar a las empresas a tomar el control de sus procesos de inventario, almacenamiento y fabricación.

Por lo tanto, Fishbowl Inventory, en esencia, es una solución de gestión de inventario que le brinda visibilidad en tiempo real de sus niveles de existencias en múltiples ubicaciones.

Pero es mucho más que eso.

Le permite realizar un seguimiento de cada pieza, desde las materias primas hasta los productos terminados, con escaneo de códigos de barras y conteo cíclico increíblemente precisos.

Fishbowl también tiene capacidades de almacenamiento y cumplimiento de pedidos.

Estamos hablando de una navegación fluida con compras, gestión de proveedores, gestión de almacenes e incluso integraciones con transportistas.

Y si te gusta la fabricación, Fishbowl también te respalda.

Maneja listas de materiales complejas, gestión de órdenes de trabajo, programación de producción e incluso planificación de requisitos de materiales como un campeón.

Las mejores características del inventario de pecera

• Seguimiento de inventario en tiempo real en múltiples ubicaciones
• Escaneo de códigos de barras y conteo cíclico para conteos de inventario precisos
• Capacidades de almacenamiento y cumplimiento de pedidos.
• Herramientas de gestión de fabricación y producción.
• Integración de la plataforma de comercio electrónico QuickBooks
• Informes y análisis completos
• Basado en la nube con aplicaciones móviles para acceso mientras viaja

6. sabor

Gusto es una plataforma de recursos humanos todo en uno creada desde cero para pequeñas empresas. Maneja su nómina, beneficios y todas esas otras tonterías tediosas de recursos humanos con las que nadie quiere lidiar.

Para empezar, sus servicios de nómina son prácticamente mágicos.

Calcula y presenta los impuestos federales, estatales y locales por usted. Gusto se encarga de todo, depósitos directos y todo.

Puedes ejecutar la nómina tantas veces como necesites, sin costes adicionales. Ah, e incluso paga a contratistas internacionales en unos 120 países diferentes.

Pero Gusto es más que una empresa de nóminas: también es su ventanilla única para administrar los beneficios de los empleados, como el seguro médico, los planes 401(k), la compensación laboral, etc.

Luego tienes todas las herramientas de recursos humanos que hacen que la contratación, la incorporación, las revisiones de desempeño y la documentación sean mucho más sencillas.

Los empleados pueden acceder a recibos de pago, enviar solicitudes de PTO y dar comentarios anónimos: todo está en un solo lugar. Incluso se cubren cuestiones de cumplimiento de recursos humanos, como leyes y regulaciones laborales.

Las mejores funciones de gusto

• Nómina de servicio completo con declaraciones de impuestos automatizadas
• Administración de seguros médicos, jubilación y planes de beneficios.
• Herramientas de contratación con cartas de oferta personalizables
• Asistencia para el cumplimiento de la legislación laboral.
• Informes y análisis robustos
• Se integra con herramientas populares de contabilidad, productividad y POS

7. NetSuite ERP de Oracle

NetSuite ERP es un software completo basado en la nube que ayuda a las empresas a gestionar prácticamente todos los aspectos de su negocio desde un solo lugar.

NetSuite ERP reúne herramientas para contabilidad, finanzas, gestión de clientes, seguimiento de inventario, pedidos, aspectos de la cadena de suministro, almacenamiento e incluso adquisiciones.

La verdadera belleza es cómo NetSuite automatiza un montón de tareas que normalmente requerirían mucho más trabajo manual.

Elimina el desorden y la burocracia para brindarle visibilidad en tiempo real de lo que sucede en las diferentes partes de su negocio.

Ya sea que esté tratando de mantenerse al tanto del flujo de caja, los niveles de inventario, el cumplimiento de pedidos o cualquier otra área operativa, NetSuite lo ofrece todo de una manera fácil de digerir.

Además, es súper flexible.

NetSuite puede adaptarse a las necesidades de su empresa a medida que crece y sus requisitos cambian.

Y si tiene varias ubicaciones, monedas, idiomas o entidades legales involucradas, NetSuite puede incluso manejarlo sin esfuerzo.

Las mejores funciones de Oracle NetSuite ERP

• Software de contabilidad completo (libro mayor, cuentas por cobrar, por pagar, gestión fiscal)
• Paneles financieros, informes, visibilidad del flujo de efectivo
• Capacidades globales para múltiples subsidiarias, monedas e idiomas.
• Inteligencia empresarial con seguimiento de KPI personalizable
• Gestión de inventario y reordenamiento automatizado.
• Ciclo de vida de las adquisiciones desde las órdenes de compra hasta la facturación.

8. PandaDoc

PandaDoc es una aplicación basada en la nube que ayuda a crear, aprobar y firmar electrónicamente documentos comerciales. Piense en propuestas, cotizaciones, contratos y todo ese jazz.

Con PandaDoc, puedes crear documentos de aspecto profesional en poco tiempo utilizando su elegante editor de arrastrar y soltar y una biblioteca de más de 750 plantillas.

¿Y la mejor parte? Puedes personalizar todo para que coincida con tu marca y hacer que parezca súper legítima.

Pero no se trata sólo de diseños sofisticados.

PandaDoc te permite automatizar todo el proceso de flujo de trabajo. Conéctelo a sus otras aplicaciones, como su CRM o pasarelas de pago, y deje que PandaDoc se encargue del trabajo pesado.

¿Necesita aprobaciones o firmas? ¡Ningún problema!

Puede enviar documentos para su aprobación, establecer recordatorios e incluso recopilar firmas electrónicas legalmente vinculantes con un seguimiento de auditoría detallado.

¿Y seguridad? PandaDoc te respalda. Siguen todas las normas y reglamentos de cumplimiento.

Las mejores funciones de PandaDoc

• Editor de documentos de arrastrar y soltar con más de 750 plantillas personalizables
• Montaje dinámico de documentos con biblioteca de contenidos y lógica condicional.
• Colaboración en tiempo real con control de versiones y aprobaciones.
• Firmas electrónicas legalmente vinculantes con seguimiento de auditoría detallado
• Automatización del flujo de trabajo e integración con CRMs, pasarelas de pago, etc.
• Cobro de pagos dentro de documentos mediante tarjetas de crédito, ACH, PayPal

9. QuickBooks

QuickBooks es simplemente el software de referencia para administrar todas las finanzas y necesidades contables de su empresa: facturación, pago de facturas, seguimiento de gastos, nómina, etc.

QuickBooks hace que administrar tus finanzas sea muy fácil, incluso si no eres una persona de números. Puede crear facturas profesionales y enviarlas con unos pocos clics.

Clasifica automáticamente sus gastos y transacciones, para que no tenga que perder tiempo revisando recibos y extractos bancarios.

Y si tiene una tienda en línea o trabaja con productos físicos, QuickBooks lo respalda. Le permite realizar un seguimiento de los niveles de inventario, para que siempre sepa cuándo es el momento de reabastecerse.

Además, se integra perfectamente con plataformas de comercio electrónico populares como Shopify, para que puedas sincronizar tus datos de ventas.

Hablando de integraciones, QuickBooks se conecta con más de 650 otras aplicaciones y herramientas que podría estar utilizando, como PayPal, Square y varios sistemas CRM.

Pero eso no es todo.

QuickBooks también maneja la nómina, para que puedas pagar a tus empleados a tiempo y cumplir con las regulaciones fiscales.

Y si alguna vez te quedas atascado, puedes comunicarte con su equipo de soporte experto para obtener orientación.

Las mejores funciones de QuickBooks

• Accesibilidad basada en la nube desde cualquier lugar
• Facturación profesional y pagos online
• Seguimiento y categorización de gastos
• Informes financieros (pérdidas y ganancias, balances, etc.)
• Gestión de inventario de productos físicos.
• Integración de nómina y cumplimiento tributario
• Integraciones con más de 650 aplicaciones de terceros

10. Salesforce CRM

Salesforce CRM es la aplicación definitiva para gestionar las relaciones con sus clientes. Es una plataforma basada en la nube que reúne todas las herramientas que necesita para manejar las ventas, el marketing y el servicio al cliente.

Todo lo que necesita saber sobre sus clientes, desde sus datos de contacto hasta interacciones pasadas e historial de compras, se almacena en una base de datos centralizada.

Salesforce CRM puede automatizar tareas y flujos de trabajo repetitivos. También le permite tomar decisiones basadas en datos que impulsan el crecimiento.

Gracias a sus potentes capacidades de análisis e informes, podrá obtener información valiosa sobre su cartera de ventas, las tendencias de los clientes y el rendimiento de su marketing.

Hablando de marketing, Marketing Cloud de Salesforce CRM es impresionante. Permite crear campañas personalizadas multicanal y realizar un seguimiento del recorrido del cliente de principio a fin, lo que ayuda a nutrir clientes potenciales y maximizar el retorno de la inversión.

Y no nos olvidemos del servicio al cliente.

Con Salesforce Service Cloud, puede brindar experiencias de soporte excepcionales a través de funciones como administración de casos, bases de conocimiento y chatbots con tecnología de inteligencia artificial.

Las mejores funciones de Salesforce CRM

• Gestión de contactos y cuentas para una vista del cliente de 360 ​​grados
• Gestión de oportunidades y oportunidades para procesos de ventas optimizados
• Previsión y análisis de ventas para la toma de decisiones basada en datos
• Automatización de marketing para campañas personalizadas y multicanal
• Gestión de atención al cliente con manejo de casos y bases de conocimiento.
• Personalización e integración con miles de aplicaciones de terceros.

11. Slack de Salesforce

Slack es una aplicación de mensajería para agilizar la comunicación e impulsar el trabajo en equipo. Es una plataforma basada en la nube que reúne todos los chats, archivos y aplicaciones de su oficina en un solo espacio de trabajo.

Con Slack, puedes crear canales dedicados para diferentes equipos, proyectos o temas. Esto mantiene las conversaciones organizadas y fácilmente accesibles, lo que reduce las cadenas de correo electrónico desordenadas.

Slack también simplifica el intercambio de archivos al permitirle cargar y discutir cualquier documento, imagen o video directamente en los hilos del chat.

Pero el verdadero superpoder de Slack son sus capacidades de integración.

Puedes conectar toneladas de otras aplicaciones y servicios que utilices, desde herramientas de gestión de proyectos como Trello y Asana hasta almacenamiento en la nube como Google Drive y Dropbox.

Para equipos remotos o empresas con empleados en varias ubicaciones, Slack supone un punto de inflexión para mantenerse conectados y alineados.

La mensajería instantánea, las llamadas de voz/video y el uso compartido de pantalla hacen que la colaboración se sienta perfecta, como si todos estuvieran trabajando lado a lado.

Las mejores funciones de holgura

• Comunicación organizada del equipo a través de canales y mensajería directa.
• Intercambio de archivos sin esfuerzo para documentos, imágenes, vídeos y más
• Integraciones con más de 2,400 aplicaciones para centralizar sus flujos de trabajo
• Llamadas de audio/vídeo y pantalla compartida para colaboración remota
• Potente búsqueda para encontrar instantáneamente mensajes anteriores y contenido compartido

12. Zapier

Zapier es una herramienta de automatización en línea que conecta diferentes aplicaciones y servicios web, lo que le permite automatizar tareas tediosas sin codificar.

Actúa como pegamento entre las herramientas que utilizas todos los días.

Con Zapier, puedes crear flujos de trabajo automatizados (llamados "Zaps") que mueven datos entre aplicaciones y realizan acciones por ti automáticamente.

Por ejemplo, puede configurar un Zap para agregar automáticamente nuevos suscriptores de correo electrónico a una hoja de Google o crear tarjetas Trello a partir de nuevos clientes potenciales de Salesforce.

El verdadero poder de Zapier reside en su amplia biblioteca de integración de aplicaciones.

Se conecta con más de 6,000 herramientas populares en categorías como gestión de proyectos, CRM, marketing, almacenamiento de archivos y más.

Además, Zapier tiene una interfaz increíblemente fácil de usar con un creador visual que no requiere experiencia en codificación.

Simplemente seleccione su aplicación de activación y su aplicación de acción, elija sus eventos de integración y Zapier hará el resto.

Las mejores funciones de Zapier

• Automatización del flujo de trabajo para conectar más de 6,000 aplicaciones web sin codificación
• Generador Zap de arrastrar y soltar con plantillas prediseñadas para una fácil configuración
• Automatización de varios pasos con rutas y filtros para lógica compleja
• Colaboración en equipo para compartir, gestionar y controlar el acceso a Zaps
• Herramientas de formato de datos e inteligencia artificial para agilizar la creación de flujos de trabajo

13. Vías del HST

HST Pathways es una plataforma de software integral diseñada para centros de cirugía ambulatoria.

Integra en un único sistema centrado en los centros de cirugía ambulatoria (ASC) los flujos de trabajo diarios, como la programación de citas, la facturación, la elaboración de historiales clínicos, la gestión de inventario y mucho más.

En lugar de combinar herramientas separadas, los centros pueden utilizar las vías HST a lo largo de todo el ciclo de vida del caso, desde la reserva de citas para los pacientes hasta la recuperación posterior a la cirugía.

Su plataforma incluye gestión financiera, operaciones clínicas, presupuestos y pagos a pacientes, programación y colaboración, y datos y análisis.

Características de las mejores rutas HST

• Programación optimizada para centros quirúrgicos ambulatorios y gestión del tiempo de quirófano.
• Herramientas de facturación, elaboración de informes y cálculo de costes por caso
• Flujos de trabajo para la elaboración de historias clínicas y la preevaluación en línea.
•  Presupuestos para pacientes y procesamiento de pagos
•  Acceso a datos brutos e integraciones para análisis.

Conclusión: deje de perder el tiempo y automatice su back office

Muy bien, vayamos al grano aquí.

Acabamos de guiarte a través de 13 software increíbles que pueden transformar tu caos detrás de escena en una máquina bien engrasada.

Desde el seguimiento de hasta el último activo hasta la automatización de facturas y gastos, estas herramientas le respaldan.

Gestión de proyectos, control de inventario, dolores de cabeza de recursos humanos: lo que sea, hay una solución para ello en esta lista.

La clave es encontrar la combinación adecuada de aplicaciones que se ajusten a sus necesidades específicas. No se conforme con las herramientas aleatorias que esté utilizando su equipo.

Analice detenidamente dónde sus operaciones tienen más problemas.

• ¿Es una falta de comunicación constante?
• ¿Problemas de inventario?
• ¿Pesadillas contables?

Luego, concéntrese en el software específico que puede solucionar esos puntos débiles.

Con flujos de trabajo automatizados, datos en tiempo real y todo integrado bajo un mismo techo, finalmente podrás concentrarte en lo que importa: hacer crecer tu maldito negocio.