Google Tasks vs. Sunsama: Warum Sie wahrscheinlich beide brauchen

Viele Produktivitätstools sind darauf ausgelegt, Ihnen trotz Ihrer Unproduktivität ein gutes Gefühl zu geben.

Sie wissen, wovon ich spreche. Diese endlose Liste von Dingen, die Sie tun müssen, aber nie tun. Dieser digitale Friedhof guter Vorsätze, der einfach da sitzt und Sie verurteilt.

Ja, das kenne ich. Jahrelang war ich der Typ, der jede neue Produktivitäts-App ausprobiert hat, die versprach, mein Leben zu verbessern.

Sie haben mir lediglich ausgefallenere Möglichkeiten geboten, mich selbst zu enttäuschen.

Aber warten Sie. Dies ist keine weitere Tirade darüber, wie schlecht alle Produktivitätstools sind. Denn ich habe zwei gefunden, die das nicht sind: Google Tasks und Sunsama.

Und sie sind gerade deshalb interessant, weil sie nicht vorgeben, alle Ihre Probleme zu lösen.

Tools können Ihr Aufschieben, Ihren Perfektionismus oder Ihre Tendenz, sich zu viel vorzunehmen, nicht beheben. Aber die richtigen Tools können Ihnen helfen, diese Muster deutlicher zu erkennen.

Deshalb ist dieser Vergleich wichtig.

TL; DR Zusammenfassung

Google Tasks ist wie eine Notiz in Ihren Google-Apps. Keine weiteren Funktionen, nur zum Erfassen von Aufgaben. Es ist kostenlos, weil es Google egal ist, was Sie mit Ihren Aufgaben machen.

Sunsama ist ein Coach, der dich dabei unterstützt, konkrete Pläne für deine Aktivitäten zu erstellen. Er kostet 20 Dollar pro Monat, da er darauf abzielt, dein Verhalten zu verändern.

Sie benötigen wahrscheinlich beides: Aufgaben, die Sie schnell erfassen können, und Sunsama, um der Realität ins Auge zu blicken.

Google Tasks vs. Sunsama auf einen Blick

Google Tasks Übersicht

Google Tasks ist eine Aufgabenliste, die in Ihre Google-Apps integriert ist. Das unterscheidet sie von anderen Apps – sie versucht nicht, ein eigenständiger Aufgabenmanager zu sein, sondern vielmehr eine natürliche Erweiterung von Gmail und Kalender.

Die meisten von uns brauchen kein komplexes Aufgabenmanagementsystem. Was Sie und ich brauchen, ist eine reibungslose Möglichkeit, Aufgaben zu erfassen, wenn sie anfallen.

Wenn Sie eine E-Mail lesen und etwas damit tun müssen, können Sie sie mit zwei Klicks in eine Aufgabe umwandeln. Kein Kontextwechsel, keine komplizierten Arbeitsabläufe.

Es ist das digitale Äquivalent dazu, etwas auf einen Haftzettel zu schreiben, mit dem Unterschied, dass diese Notiz in Ihrem Kalender angezeigt wird und nicht unter Ihrer Kaffeetasse verloren geht.

Die Magie liegt in dem, was Google Tasks nicht kann.

Es gibt keine Prioritätsmatrizen, keine komplizierten Tagging-Systeme und keine endlosen Anpassungsoptionen. Nur Listen, Unteraufgaben und Fälligkeitsdaten.

Diese Einfachheit hat natürlich auch ihren Preis: Sie können keine komplexe Projektplanung durchführen oder detaillierte Arbeitsabläufe erstellen.

Besonders clever ist die Integration von Google Tasks in den Kalender. Wenn Sie einer Aufgabe ein Fälligkeitsdatum hinzufügen, wird es neben Ihren Besprechungen und Ereignissen angezeigt.

Diese subtile Funktion verändert Ihre Denkweise über Aufgaben – sie werden so real wie Ihre anderen Verpflichtungen, nicht nur zu Punkten auf einer endlosen To-Do-Liste.

Doch der vielleicht leistungsstärkste Aspekt von Google Tasks wird leicht übersehen: Er ist immer da, direkt in den Tools, die Sie bereits verwenden.

Wenn Sie Gmail verwenden, können Aufgaben direkt mit E-Mails verknüpft werden. Wenn Sie einen Kalender verwenden, werden sie neben Ihrem Terminplan angezeigt. Wenn Sie Docs verwenden, sind sie nur einen Klick entfernt.

Es ist diese nahtlose Präsenz, die Google Tasks nützlicher macht, als die Funktionsliste vermuten lässt.

Was uns an Google Tasks gefällt

• Es befindet sich dort, wo Sie arbeiten. Nicht in einer separaten App, sondern direkt in Gmail und Kalender.
• Die Integration ist durchdacht. Verwandeln Sie E-Mails mit zwei Klicks in Aufgaben. Aufgaben werden in Ihrem Kalender wie echte Termine angezeigt. Das ist reibungsloses Aufgabenmanagement.
• Funktioniert auf allen Geräten. Telefon, Laptop, Tablet – Ihre Aufgaben folgen Ihnen überallhin. Und was noch wichtiger ist: Sie werden sofort synchronisiert.
• Die Spracheingabe über Google Assistant funktioniert. Die meisten Sprachschnittstellen sind klobig. Diese hier ist es nicht.
• Die Einfachheit ist kein Fehler, sondern das Killer-Feature. Keine endlosen Anpassungsoptionen, mit denen Sie Zeit verschwenden.

Was uns an Google Tasks nicht gefällt

• Keine eigenständige Weboberfläche. Manchmal möchten Sie planen, ohne Ihren Posteingang/Kalender zu sehen. Das ist hier nicht möglich.
• Das Benachrichtigungssystem ist zu einfach. Eine einfache Benachrichtigung über fällige Aufgaben wäre hilfreich. Im Moment übersieht man leicht Dinge.
• Googles Geschichte, Produkte einzustellen, macht es schwer, sich voll und ganz darauf einzulassen. Es ist, als würde man sein Haus auf gemietetem Land bauen.
• Aufgaben können nicht nach Wunsch sortiert werden. Keine Tags und keine Prioritätsstufen außer der Markierung. Für manche Leute ist das ein Ausschlusskriterium.
• Die Einfachheit, die es so großartig macht, macht es auch einschränkend. Sie können hier kein komplexes Projektmanagement durchführen. Andererseits ist das vielleicht auch nicht die Aufgabe eines Task-Managers.

Sunsama-Übersicht

Sunsama erfindet den Tagesplaner neu – für Menschen, die Zeit für wertvoller halten als Aufgaben.

Sunsama zwingt Sie, Ihren Tag als die begrenzte Ressource zu behandeln, die er ist.

In der Praxis bedeutet das Folgendes:

Wenn eine Aufgabe eingeht – sei es von Trello, Asana oder Ihren endlosen Gmail-Threads –, können Sie sie mit Sunsama planen.

Legen Sie nicht nur einen Fälligkeitstermin fest, sondern reservieren Sie dafür Zeit.

Ich werde oft gefragt, warum das wichtig ist. Ist Planen nicht einfach nur eine weitere Form des Aufschiebens?

Das dachte ich auch, bis mir etwas klar wurde:

Die meisten von uns arbeiten wie Feuerwehrleute und springen von einer dringenden Aufgabe zur nächsten. Unser Posteingang und unsere Slack-Benachrichtigungen bestimmen unseren Tag. Wir reagieren nur auf das, was am hellsten brennt.

Sunsama durchbricht diesen Kreislauf, indem es Sie zwingt, vor dem Handeln nachzudenken.

Während es bei Google Tasks darum geht, alles schnell zu erfassen, geht es bei Sunsama darum, die Dinge sorgfältig auszuwählen.

Der monatliche Preis von 20 US-Dollar schockiert manche Leute, insbesondere im Vergleich dazu, dass Google Tasks kostenlos ist.

Dabei übersehen sie jedoch etwas Entscheidendes: Die wahren Kosten entstehen nicht durch das Geld, sondern durch die geistige Belastung, die entsteht, wenn man ständig und ohne System mit den Prioritäten jongliert.

Das Geniale an Sunsama liegt nicht nur in der Planung, sondern auch in der Reflexion. Jeden Tag werden Sie dazu aufgefordert, zu überprüfen, was Sie erreicht haben.

Nicht, um Ihnen ein schlechtes Gefühl zu geben, sondern um Ihnen zu helfen, morgen besser zu planen.

Was uns an Sunsama gefällt

• Die Integrationen sind umfassend. Sie vereinen Ihre Aufgaben aus Gmail, Trello, Asana und anderen Tools in einer durchdachten Oberfläche.
• Das tägliche Planungsritual funktioniert. Es ist nicht nur eine weitere To-Do-Liste – es hilft Ihnen, bewusst darüber nachzudenken, wie Sie Ihre Zeit verbringen.
• Die Reflexion ist in den Arbeitsablauf integriert. Die Überprüfung am Ende des Tages motiviert Sie, aus Ihren Leistungen zu lernen.
• Das Support-Team kümmert sich. Wenn etwas schief geht, erhalten Sie echte Hilfe von echten Menschen, die das Produkt verstehen.
• Die ruhige Benutzeroberfläche ist nicht nur hübsch, sondern auch zweckmäßig. Jede Designentscheidung zielt darauf ab, den mentalen Lärm zu reduzieren, der mit der Aufgabenverwaltung einhergeht.

Was uns an Sunsama nicht gefällt

• Die Projektmanagementfunktionen sind zu einfach. Sie können hier keine komplexen Teamprojekte abwickeln.

Vergleich der Funktionen von Google Tasks und Sunsama

1. Aufgabenverwaltung

Google Tasks und Sunsama liegen an den entgegengesetzten Enden dieses Spektrums. Das eine ist gnadenlos einfach, das andere ehrgeizig komplex.

Der Unterschied wird deutlich, wenn man sich ansieht, wie sie einen grundlegenden Vorgang handhaben: das Hinzufügen einer Aufgabe.

In Google Tasks geben Sie einfach etwas ein. Das ist alles. Die Benutzeroberfläche ist so übersichtlich, dass sie fast leer ist.

Doch diese Einfachheit täuscht.

Erinnern Sie sich, dass wir vorhin darüber gesprochen haben, dass Google Tasks in Ihren Workflow integriert ist?

Das ist kein Zufall. Es ist so konzipiert, dass es unsichtbar bleibt, bis Sie es brauchen.

Sunsama verfolgt den umgekehrten Ansatz. Es möchte nicht unsichtbar sein – es möchte Ihr Kontrollzentrum sein.

Wenn Sie in Sunsama eine Aufgabe hinzufügen, zeichnen Sie nicht nur etwas auf, das zu tun ist. Sie planen, wann Sie es tun werden.

Der Unterschied besteht darin, wie vorhandene Aufgaben behandelt werden. Google Tasks bietet Ihnen grundlegende Sortieroptionen und Listen.

Nichts Ausgefallenes. Wie wir in den vorherigen Abschnitten gesehen haben, ist Einfachheit besser als Funktionen.

Sunsama hingegen bezieht Aufgaben von überall ein – von Asana, ClickUp, Gmail, Todoist und sogar Slack.

Beide gehen sogar unterschiedlich an den Fokus heran.

Google Tasks geht davon aus, dass Ihre Konzentration woanders liegt. Sunsama integriert dies mit Pomodoro-Timern und Fokusmodi.

Im Wesentlichen läuft es darauf hinaus: Google Tasks dient zum schnellen Festhalten von Gedanken. Sunsama dient zum gezielten Zeitmanagement.

Dies zeigt sich daran, wie sie mit der Aufgabenorganisation umgehen.

Google Tasks bietet Ihnen einfache Listen.

Sunsama bietet Ihnen #Kanäle, was einfach klingt, aber eine völlig andere Denkweise hinsichtlich der Aufgabenorganisation ermöglicht.

Die Integrationsgeschichte erzählt das gleiche Bild. Google Tasks lässt sich, wie wir bereits gesehen haben, umfassend in Google Workspace integrieren. Sunsama lässt sich umfassend in alles integrieren.

2. Integrationsfähigkeiten

Beginnen wir mit Google Tasks.

Sie lesen eine E-Mail und müssen sich etwas merken?

Google Tasks ist schon da und wartet. Kein neuer Tab. Kein Kontextwechsel. Nur zwei Klicks und fertig. So sieht echte Integration aus.

Google Tasks ist für seine Zwecke perfekt, kann aber nirgendwo anders verwendet werden. Es ist ein fester Bestandteil von Googles Haus.

Sunsama ging die gegenteilige Wette ein.

Schauen Sie sich die Verbindungen von Sunsama an: Trello, Asana, Todoist und Slack. Die Liste geht noch weiter. Alle funktionieren gut, aber keine fühlt sich so natürlich an wie Google Tasks in Gmail. Das ist der Preis für Flexibilität.

Hier ist der praktische Unterschied:

Wenn sich Ihr Arbeitsleben um die Tools von Google dreht, ist Google Tasks für Sie unumgänglich. Als ob es nicht anders möglich wäre.

Wenn Sie jedoch zu den Leuten gehören, die vor dem Mittagessen zwischen drei Projektmanagement-Tools hin- und herspringen, ist Ihnen die große Reichweite von Sunsama wichtiger als die tiefe Integration von Google.

Die meisten Task-Manager scheitern, weil ihnen dieser Unterschied nicht klar ist. Sie versuchen, sowohl tiefgehend als auch breit zu sein, und erreichen am Ende weder das eine noch das andere.

Das ist es, was Google Tasks und Sunsama interessant macht. Sie haben sich für eine Seite entschieden. Google Tasks sagte: „Mach eine Sache perfekt.“ Sunsama sagte: „Verbinde alles angemessen.“

Stellen Sie sich also die Frage: Benötigen Sie ein Tool, das sich nahtlos in Ihren Hauptarbeitsbereich einfügt, oder eines, das mit allen Ihren Arbeitsbereichen kommunizieren kann?

3. Planungsfunktionen

Listen sind der Ort, an dem gute Vorsätze sterben. Ich habe das unzählige Male erlebt, sowohl bei mir selbst als auch bei anderen. Man verbringt Stunden damit, Aufgaben zu organisieren, nur um später festzustellen, dass man darin ertrinkt.

Google Tasks ist einfach eine bessere Möglichkeit, Dinge aufzuschreiben. Sie erfassen Aufgaben und Unteraufgaben schnell, fügen Fälligkeitsdaten hinzu und fügen sie möglicherweise zu entsprechenden Listen hinzu.

Und das ist in Ordnung. Manchmal muss man sich einfach an Dinge erinnern.

Sunsama verfolgt den umgekehrten Ansatz: Es möchte nicht Ihr Notizblock sein, sondern Ihr Zeitcoach.

Wenn Sie in Sunsama eine Aufgabe hinzufügen, müssen Sie wissen, wann Sie diese tatsächlich erledigen. Nicht nur das Fälligkeitsdatum, sondern auch den konkreten Zeitblock, den Sie verwenden werden.

Die meisten Leute hassen das zunächst.

Warum das Aufgabenmanagement erschweren?

Warum nicht einfach alles in eine Liste schreiben und es später herausfinden?

Aber „später“ ist das Problem, das Sunsama zu lösen versucht.

Die meisten Produktivitätstools suggerieren, dass man unendlich viel Zeit hat. Man fügt einfach immer mehr Aufgaben hinzu und ignoriert die Realität. Deshalb fühlt sich Google Tasks so reibungslos an – es zwingt einen nie, sich mit der begrenzten Stundenzahl des Tages auseinanderzusetzen.

Sunsama ist in seinem Beharren auf der Realität fast nervig. Jeden Morgen müssen Sie planen. Listen Sie nicht nur Wünsche auf, sondern weisen Sie den Aufgaben tatsächliche Zeiten zu.

Dies mag übertrieben erscheinen, bis Sie an Ihre letzte perfekt organisierte Aufgabenliste denken.

Wie oft ist es Ihnen passiert, dass Sie alle Aufgaben sorgfältig kategorisiert hatten und sich am Ende des Tages dennoch gefragt haben, wo die Zeit geblieben ist?

Das ist die Illusion des traditionellen Aufgabenmanagements. Listen fühlen sich wie Kontrolle an, sind es aber nicht.

Wenn Sie eine Aufgabe in den Kalender von Sunsama ziehen, tun Sie etwas, wozu die meisten Produktivitätstools Sie nie auffordern: Sie entscheiden, was heute nicht erledigt wird.

Dies führt uns zurück zu den umfassenden Integrationen, die wir besprochen haben. Jetzt machen sie mehr Sinn. Sunsama sammelt keine Aufgaben, sondern zwingt Sie, Ihre Aufmerksamkeit darauf zu richten.

Die Wahrheit ist, dass die meisten von uns beide Ansätze benötigen. Verwenden Sie Google Tasks, um schnell Dinge festzuhalten. Verwenden Sie Sunsama, um der Realität ins Auge zu blicken.

Denn bei besserer Planung geht es nicht um bessere Listen. Es geht um bessere Entscheidungen.

Kein Tool kann Ihnen diese Entscheidungen abnehmen. Aber Sunsama lässt Sie diese Entscheidungen zumindest treffen.

4. Benutzererfahrung

Die besten Produktivitäts-Apps , die ich kenne, verstoßen gegen die Regeln guten Designs.

Google Tasks und Sunsama gehen dieses Problem gegensätzlich an. Das eine verschwindet vollständig. Das andere steht Ihnen absichtlich im Weg.

Bei Google Tasks erwähnen Sie, dass etwas erledigt werden muss, und sie nicken einfach und schreiben es auf. Keine Fragen. Die Benutzeroberfläche ist so minimalistisch, dass sie genauso gut unsichtbar sein könnte.

Sunsama ist anders.

Es stellt viele Fragen. „Wann genau wirst du das tun? Wie lange wird es dauern? Was ist mit deinen anderen Verpflichtungen?“ Manchmal möchtest du ihm sagen, dass es die Klappe halten soll.

Doch darum geht es: Genau um diese Fragen geht es.

Das Hinzufügen einer Aufgabe dauert bei Google Tasks eine Sekunde. Eintippen, eingeben, fertig. Das ist das digitale Äquivalent zum Kritzeln auf einem Post-it.

Sunsama lässt Sie härter arbeiten. Jede Aufgabe fühlt sich wie eine kleine Verpflichtungszeremonie an. Aber diese Zeremonie zwingt Sie, über Dinge nachzudenken, die Sie normalerweise vermeiden würden, bis Ihre Aufgabenliste zu einem Monster wird.

5. Benachrichtigungen und Erinnerungen

In den Benachrichtigungen offenbaren Google Tasks und Sunsama ihre tiefsten Annahmen über die menschliche Natur.

Denken Sie darüber nach, wie Ihr Freund Sie an Dinge erinnert.

Manche Freunde schreiben einfach „Vergiss es nicht.“ Andere fragen „Was hast du vor?“

Das ist der Unterschied zwischen diesen Tools.

Google Tasks ist Ihr pflegeleichter Freund. Es gibt Ihnen einfach einen Stups, wenn etwas fällig ist. Keine Fragen, keine Urteile.

Bildquelle: Google Workspace-Updates

Wenn Sie es wie zuvor besprochen verwendet haben, wissen Sie, dass es genau in die Philosophie „Schreiben und Vergessen“ passt. Das ist entweder brillant oder schrecklich, je nach Ihrer Persönlichkeit.

Hier beginnt Sunsamas Ansatz Sinn zu machen.

Anstatt Sie nur über Fälligkeitstermine zu informieren, fordert Sunsama Sie zur Planung auf.

Jeden Morgen werden Sie aufgefordert, Ihren Tag zu planen. Sie sehen sich nicht nur Ihre Aufgaben an, sondern entscheiden tatsächlich, was Sie tun werden. Es ist, als hätten Sie einen Coach statt eines Weckers.

Keiner der Ansätze ist allgemein besser. Genau wie wir bei den Planungsfunktionen gesehen haben, hängt es davon ab, was Sie lösen möchten.

Wenn Sie eine Hilfe zum Erinnern brauchen, reicht Google Tasks aus.

Wenn Sie Hilfe bei der Entscheidung brauchen, ist Sunsamas ständige Anwesenheit die geistige Unterbrechung möglicherweise wert.

6. Funktionen für die Zusammenarbeit

Die Funktionen zur Zusammenarbeit bestimmen, wie gut ein Tool funktioniert, wenn mehr als eine Person beteiligt ist.

Google Tasks treibt dies auf die Spitze. Es nimmt die Existenz anderer Menschen kaum zur Kenntnis.

Natürlich können Sie eine Google Tasks-Liste technisch gesehen über das breitere Ökosystem von Google teilen. Aber es fühlt sich an wie ein angeschraubter Versuch, ein persönliches Tagebuch zu teilen.

Sunsama verfolgt den umgekehrten Ansatz und geht von Anfang an davon aus, dass die Arbeit mit anderen Menschen geschieht.

Erinnern Sie sich, wie es Sie gezwungen hat, Ihren Tag zu planen?

Stellen Sie sich nun vor, dass die Planung im gesamten Team stattfindet. Wenn Sie eine Aufgabe in Sunsama planen, können Ihre Teamkollegen sie sehen. Nicht nur die Aufgabe, sondern auch, wann Sie sie erledigen möchten.

Wenn Sie Ihren Tag in Sunsama planen, sehen Sie die Verfügbarkeit Ihrer Teamkollegen. Wenn Sie eine Aufgabe zuweisen, sehen Sie deren Arbeitsbelastung.

Was ist besser?

Das ist die falsche Frage.

Die eigentliche Frage lautet: Schreiben Sie eine persönliche To-Do-Liste oder koordinieren Sie diese mit einem Team?

Wenn Sie nur Ihre eigenen Aufgaben verwalten, ist das Fehlen von Funktionen zur Zusammenarbeit bei Google Tasks ein Segen. Es kann Ihnen nicht im Weg stehen.

Wenn Sie jedoch mit anderen zusammenarbeiten, sind die Einschränkungen von Sunsama eine wertvolle Orientierungshilfe. Sie zwingen alle dazu, hinsichtlich Zeit und Verpflichtungen realistisch zu sein.

Die Wahrheit ist, dass die meisten von uns beides brauchen. Wir haben unsere persönlichen Aufgaben und unsere Teamverpflichtungen.

Wie ist der Preisvergleich zwischen Google Tasks und Sunsama?

Google Tasks ist kostenlos.

Sunsama kostet 20 Dollar pro Monat. Alternativ können Sie auch jährlich für 16 Dollar pro Monat zahlen.

Kostenlose Tools sind am Ende oft teurer.

Wenn Sie Google Tasks verwenden, bezahlen Sie mit etwas anderem: Ihrer Aufmerksamkeit. Sie können gerne endlos viele Aufgaben anhäufen, denn das kostet Google nichts.

Der Preis von Sunsama zwingt das Unternehmen dazu, echten Mehrwert zu bieten. Für 20 Dollar im Monat kann es nicht nur eine Liste sein. Es muss Ihr Verhalten ändern.

Denken Sie so darüber nach:

Wenn Sie mit Sunsama jeden Monat eine Stunde für bessere Planung sparen, hat sich die Investition bereits bezahlt gemacht. Das sind weniger als 3 Minuten pro Tag.

Abschließende Gedanken zu Google Tasks vs. Sunsama

Sie brauchen wahrscheinlich beides.

Verwenden Sie Google Tasks, um Gedanken schnell festzuhalten. Wenn eine E-Mail bearbeitet werden muss, machen Sie eine Aufgabe daraus. Wenn ein Meeting Folgearbeiten erfordert, schreiben Sie diese auf. Schnell, einfach, erledigt.

Nutze Sunsama anschließend , um deine Zeit gezielt zu planen. Importiere deine Google Tasks und entscheide, was heute erledigt werden soll.

Hören Sie also auf, nach dem einen Werkzeug zu suchen, das alles beherrscht.

Fragen Sie sich stattdessen:

Versuche ich festzuhalten oder zu planen?

Erinnern oder entscheiden?

Die Antwort verrät Ihnen, welches Werkzeug Sie gerade benötigen.