10 strategií, jak udělat více práce za méně času

Více práce nemusí nutně znamenat vyšší produktivitu.

Než budete číst dál, na chvíli se zastavte. Vzpomeňte si, kolik dní jste měli pocit, že jste dosáhli více výsledků za kratší dobu? 

A kolikrát jste se ocitli uvízlí v nekonečné smyčce seznamu úkolů?

Někteří lidé mohou přijít s myšlenkou, že čím déle budete dělat seznam úkolů, tím lépe zvládnete termíny. Můžete splnit vyšší očekávání a zůstat před konkurencí. 

Je to absolutně špatně. 

Tím byste skončili pouze s přepracovaností, přičemž svoboda by byla okrádána vaším pracovním přístupem. 

Studie ukazují, že přepracování často vede k vyhoření a stresu . A je to proto, že mnoho lidí se řídí zastaralými myšlenkami, které je nejen stojí produktivitu a svobodu, ale i pevné zdraví.

Ale co kdybyste se přizpůsobili chytřejšímu stylu práce, který by mohl odstranit neproduktivní návyky a pomoci vám dosáhnout vašich cílů za kratší dobu?

Opravdu, můžete. 

Rád bych se s vámi podělil o 10 strategií, které můžete začít používat hned teď, abyste toho zvládli více za kratší dobu.

1. Chunking

Vytvoření seznamu úkolů je starý dobrý způsob, jak mít své úkoly uspořádané. Ukázalo se, že vás to může nechat zahltit nemožným počtem úkolů, které musíte udělat včas.

Představte si, jaký je rozdíl mezi tím, že se potýkáte s pracovní zátěží, a vaším kolegou, který práci zvládne za kratší dobu? Je pravděpodobné, že používá proces zvaný Chunking.

Podle behaviorální vědy není náš mozek navržen tak, aby zvládal multitasking. Můžete si připravit snídani a zároveň přijímat oficiální telefonáty. Ale šance na chyby kvůli mezerám v pozornosti jsou větší. A to by zabralo jen čas navíc.

Kam jde pozornost, tam proudí energie.

– Tony Robbins

Kde tedy začít?

Vytvořte si svůj starý dobrý seznam úkolů. Tentokrát ale nepočítejte počet položek. Jen by to ve vás vyvolalo pocit strachu. 

Raději si rozdělte své nejdůležitější a časově nejnáročnější úkoly na ty triviální. V rámci svých nejdůležitějších úkolů nyní upřednostněte ty náročné, které mohou sloužit vašim dlouhodobým cílům.

Se seskupováním je vše jednodušší. 

Nejen záměrně, ale můžete rozdělit své úkoly tím, že budete hledat společné rysy. Například výdaje na plánování a bankovní činnosti lze klasifikovat jako finanční. Zatímco účast na rodinných oslavách nebo setkání s dlouholetým přítelem lze seskupit pod vztahy. 

Dodržování těchto opatření vám nejen pomůže splnit váš úkol včas, ale také zvýší produktivitu, sníží počet nevyřízených záležitostí a zajistí vám lepší organizaci. 

2. Parkinsonův zákon

V roce 1955 přišel britský historik Cyril Northcote Parkinson s nápadem, jak může stanovení termínu pomoci analyzovat dílo a dokončit jej včas.

Práce se rozšiřuje tak, aby vyplnil čas, který je k dispozici pro její dokončení.

– CN Parkinson

 Termín změnit přístup ke své práci. Podporuje touhy, motivaci a zpochybňuje vaše soustředění. Existují však vedlejší účinky.

S přísnějšími termíny nemůžete dělat praktická rozhodnutí ohledně nereálných cílů. Na druhou stranu je nerozumné věnovat celý den dokončení tříhodinové práce.

Je to ztráta času a vaší práci to na kvalitě nepřidá. Vytvářejí pouze rozptýlení a prokrastinaci po většinu vašeho dne.

Místo toho zkuste objem rozdělit na kousky. Nastavte časovač pro každý z těchto bloků. A zkuste si stanovit termín, který vám zní jako výzva. Co takhle nastavit časovač na 2 hodiny, abyste dokončili 4hodinový úkol? 

S trochou cviku sami sebe překvapíte rozhodnutími, která přijmete pod tlakem. Žádné rozptýlení, ztráta času nebo nepodstatné detaily.

3. Úlohy dávkové výroby

Rozptylování v práci je docela běžné, pokud jde o sociální média, vyrušování lidí nebo telefonní hovory. Ale když mluvíte o mikromanagementu, většina vašich soustředěných hodin je obecně ovlivněna úkoly s nízkou hodnotou.

Najdete mnoho lidí, kteří je mají rozházené po celé jejich každodenní rutině. Například e-maily, oficiální telefonní hovory, administrativní úkoly nebo jakékoli mikroúkoly, které nepřispívají k vaší produktivitě.

A není divu, že asi 70 % znalostních profesionálů si ponechává schránky nebo oznámení aktivní celý den. Přepínání úkolů narušuje kontinuitu a soustředění během vašich nejproduktivnějších hodin.

Ale jaké to může mít následky?

Mnoho.

Trvá to asi 25 minut , než se vrátíte do starých kolejí, jakmile vás to rozptýlí.

Čas, který vás to stojí = délka málo hodnotných úkolů + 25 minut

Právě zde vám může dávková výroba ušetřit čas. Jak nakupujete zboží v supermarketu? Platíte za vše v košíku dohromady, správně!  

Stejně tak si musíte naplánovat časový úsek na vyřízení všech těchto málo hodnotných úkolů najednou, místo abyste měli otevřené záložky s oznámeními a e-maily a nenechali se rozptylovat po celý den.

4. Pravidlo 80/20

Většina činností v našem každodenním životě je rozložena nerovnoměrně. A díky tomu přispíváme velmi krátkým časem k některým působivým úkolům. Zbytek času je ale věnován přerušením nebo neproduktivní práci. To je vážná ztráta času. 

S ohledem na problém zavedl italský ekonom Vilfredo Federico Damaso Pareto pravidlo 80/20 neboli Paretův princip. 

Podle principu obecně 80 % dopadu pochází z 20 % úkolu. 

Co když váš senior chválí 20 % vaší práce za to, že přispěla k 80 % cílů společnosti? To odráží váš malý příspěvek, který má mnohonásobný dopad na výsledek. 

Pokud však chcete stihnout více za kratší dobu, musíte minimalizovat svých neproduktivních 80 % času tím, že se více zaměříte na působivých 20 % úsilí.

Zde mám několik běžných otázek k zamyšlení, na které se mnozí z vás mohou vztahovat. A doufejme, že mnohé ze svých problémů dokážete vyřešit optikou principu 80/20. 

• Ztrácím 80 % svého času e-maily, telefonními hovory, sociálními sítěmi, různými upozorněními nebo sledováním pořadů?
• Utrácím 80 % svých peněz za věci, které nejsou užitečné pro můj životní styl nebo produktivitu?
• Jsem šťastný nebo si užívám společnost lidí, se kterými trávím 80 % svého času?
• Co tvoří 20 % mého denního jídelníčku, které jím 80 % času?
• Kterých 20 % mých každodenních činností mi dává 80 % naplnění?

5. Chronotyp

Každý má jedinečný cyklus spánku a bdění. Vaše tělo má přirozenou tendenci odrážet energii na vysoké i nízké úrovni po celý den. A to závisí na vašich tělesných hodinách, což je spíše módní označení pro chronotyp. 

Když svůj rozvrh sladíte podle svého chronotypu, strávíte většinu pracovní doby s výhodou vysoké energie a pozornosti. A to vám pomůže dosáhnout vrcholu produktivity a udělat věci za kratší dobu. 

Studie zjistily, že přibližně 75.5 % lidí spadá do kategorie skřivanů a sov. Většina lidí se však snaží přizpůsobit stereotypnímu režimu od 9 do 5, což pro ně může, ale nemusí fungovat.

Pokud nejste v synchronizaci se svým spánkovým cyklem, může být pro vás těžké pracovat tam, kde potřebujete maximální duševní soustředění. 

Bez ohledu na to, kam se vejdete, chronotyp vám pomůže naplno využít hodiny vaší špičkové aktivity. 

Pokud si ještě nejste jisti svým chronotypem, postupujte takto: 

• Reorganizujte svůj denní režim 
• Sledujte své denní úpravy 
• Dělejte si poznámky z časové bloky kde se ocitnete nejlépe optimalizovaný pro práci. 

Zde je rychlý dotazník, který vám poskytne představu o vašem chronotypu.

6. Rituály

Rituály nemyslím zapalování kadidla na vašem pracovním stole. Je to jen způsob, jak přidat strukturu do vaší rutiny. Zatímco vaše rutina udržuje vaši práci pod kontrolou více než každodenní chaos, rituál jí pomáhá přidat hlubší význam.

Možná nemáte tušení, ale podvědomě zahrnujete 40 % svých každodenních činností mezi své dlouhodobé návyky. Často však tyto návyky dláždí cestu k duševní saturaci nebo zmatku.

Rituály však přesunou vaši pozornost tam, kde je to nejvíce vyžadováno. Pomáhá vám rozvíjet novou pracovní etiku a lepší způsob, jak přistupovat ke světským úkolům.

Možná jste viděli lidi, kteří pracovali z jiných míst, například odpovídali na poštu nebo jiné triviální úkoly na cestách. Můžete se dokonce rozhodnout pracovat ze svých produktivních zón. Někteří lidé to například považují za kreativnější při práci v ložnici nebo v parku.

Dalším skvělým způsobem, jak vytvořit pracovní rituál, je přepnout do režimu resetování.

Když například skončíte s projektem, vyčistěte každý nedůležitý soubor a znovu stáhněte aplikace s ním spojené.

Nenechávejte je, aby se poflakovali, a udržujte dokumentaci úhlednou. Rituál vám nejen pomůže s pocitem úspěchu, ale dodá vašim dalším projektům svěží dech.

Rituály proto zabraňují plýtvání časem a energií a usnadňují řízení vaší práce. 

7. Nikdy nebuďte 100% rezervováni

Vše potřebuje prostor k dýchání a růstu. Je běžný předpoklad, že většina lidí z korporátního prostředí nebo podnikání má svůj den 100% rezervovaný. A pokud máte podobné myšlenky, mám pro vás otázku.

Věříte v dokončení úkolu v ostrém termínu? Dobře, ještě jeden. 

Myslíte si, že by nikdy nenastaly takové neočekávané situace, které by mohly vyžadovat vaši naléhavou pozornost?

Pokud budete mít svůj den plně nabitý, dáváte si špatný pocit produktivity. Ve snaze stihnout více za kratší dobu se vystavujete katastrofickému riziku. 

Pokud se ale blíže podíváte na životy úspěšných lidí nebo firem, uvidíte flexibilitu v aspektech, jako je budování zdrojů, kreativita a osobní pohoda. Je to přesně naopak.

Život nespolupracuje s vaší vyváženou rutinou. Místo toho byste měli zůstat otevření možnostem a nejistotám, které mohou vyžadovat vaši rychlou pozornost. 

Kreativita a inspirace neznají žádné hranice . A nikdy nevíte, kdy budete muset u plánované práce improvizovat. Někdy je dobré se zastavit, když se vám v hlavě objeví nějaké nečekané nebo bláznivé nápady pro vaši firmu nebo projekty.

Nikdy si tedy nevěnujte pevný časový blok a vždy mějte svou mysl otevřenou pro nejistoty. 

8. Delegování

Z pohledu managementu znamená delegování svěřit odpovědnost někomu, kdo je méně nadřízený než vy. Pochopení toho, co je třeba delegovat, je prvním klíčovým krokem v tomto procesu.

Nechcete svůj projekt zahlcovat delegováním nesprávných úkolů nebo svěřováním nezpůsobilých lidí. Protože jako vedoucí týmu nebo manažer by včasné dokončení věcí mělo být vždy vaší prioritou.

Nyní, když jste určili, co delegovat, je vaším dalším krokem, koho delegovat. 

V rámci strategického plánování jsou to klíčové body pro delegování správné osoby pro správný úkol. 

• Identifikujte požírače času
• Ujasněte si úkoly v rutině
• Je dotyčný dostatečně zkušený a zapálený pro daný úkol?
• Je osoba kreativní nebo analytická podle typu práce?
• Jestli to může dodržet?
• Smyčky zpětné vazby pro zlepšení procesů delegování

9. Nastavte pracovní dobu zpětně

Znamená to začít od termínu a pracovat pozpátku. Cal Newport, renomovaný profesor a autor Deep Work, představil tuto metodu. 

Podle něj je nastavení kalendáře pozpátku prostředkem k dosažení produktivity s pevným rozvrhem. Když pracujete pozpátku od cílového data, zjistíte své nejdůležitější úkoly tím, že omezíte triviální úkoly a zůstanete méně dostupní pro lidi.

Psychologicky vám metoda dává odraz, že práce bude stejně dokončena včas. Také se cítíte méně vystresovaní z možnosti nedokončení projektu a více nadšení z plánování dopředu.

Máte například projekt, jehož dokončení obvykle trvá týden. Máte však plán výletu na 7. den, ale nejste si jisti, zda to do té doby stihnete. Ale když svůj rozvrh provedete zpětným inženýrstvím, odříznete prokrastinaci, vyrušování a omezíte svůj dosah na lidi.

Delegování práce také dále zvyšuje šance, že ji stihnete dříve. Any.do je jedním z takových nástrojů, které můžete použít k obrácení nastavení kalendáře. Díky několika funkcím pro správu úkolů a připomenutí vám pomůže dodržovat vaši rutinu.

Podívejte se na náš seznam nejlepších kalendářových aplikací pro MAC zde.

10. Říct ne nebo ano

Pokud je váš život mincí, ano a ne jsou jeho druhou stranou. Každé ano nebo ne má nějakou cenu. Přesné používání vám nejen ušetří čas, ale také získáte kontrolu nad finančními, sociálními a emocionálními aspekty. V podnikání se tomu říká náklady příležitosti. 

Pokud například řeknete ano na obchodní schůzce, bude vás to stát čas, který byste mohli strávit se svou rodinou, přáteli nebo koníčky. Nebo řekněte, že jste součástí marketingového týmu a chcete pracovat na digitálních nástrojích, ale odmítáte cestovat. Přicházíte o sociální aspekty. 

Ale mějte na paměti, že byste se nikdy neměli rozhodovat v zápalu toho, aby vás všichni měli rádi. Pokud máte pocit, že říkat ne je docela těžké, přemýšlejte o svých hodnotách a prioritách nad žádostmi nebo pozvánkami, které dostáváte.

Říká se, že pokud jste spíše „ne“ než „ano“, budete mít lepší pocit naplnění. Takže pokaždé, když řeknete Ano nebo Ne, sledujte, zda je to produktivní rozhodnutí nebo překážka pro váš pracovní postup.

Závěrečné myšlenky

Nyní je řada na vás, abyste tyto strategie uplatnili ve své práci a sledovali, jak chytře byste mohli využít hodiny, které máte.

Můžete strategie využít ve svůj prospěch, ale nemůžete si k tomu, co máte za den, přidat žádné další hodiny. Můžete si ale do dne vměstnat více produktivních hodin , které vám nakonec pomohou zjistit, že úkol dokážete splnit před termínem.

Takže když používáte tyto strategie, berte je jako nástroj. Nejsou určeny k tomu, aby vás zotročili. Vždy můžete přeplánovat kvůli výběru a ovládání ve vaší ruce.

Ale nejdůležitější je, jak důslední jste v dané disciplíně, bez ohledu na to, zda je párkrát vynecháte. Protože mají sledovat váš pokrok a dávat vám větší kontrolu.