Как да започнете с блокирането на времето – Пълното ръководство

Един ден от живота на обикновен човек обикновено следва почти ритуален модел -

Осем часа сън. Половин работен ден. Бързайте с храненето.

Качествено прекарано време със семейството и останалата част от деня, безпокойство за безкрайните задължения, докато се чудите за смисъла на живота.

Звучи ми познато? В този забързан живот искаме да постигнем всяка цел, но да имаме толкова малко свободни часове.

Тъй като вероятността да изстискаме всичко за 24 часа е „вероятно никога“, ние неясно избираме лесни работни места и оставяме останалите за следващия ден.

И цикълът се повтаря. Ами ако ви кажа, че има ефективен начин да оптимизирате времето си? Не се притеснявайте, нямам намерение да насърчавам следването на щателната рутина на Nero Wolfe. (Има причина човекът да е измислен герой).

Вместо това ще споделя една невероятна техника, с която можете да организирате, персонализирате и да внесете положителна продуктивност в начина си на живот.

Техниката се нарича „Блокиране на времето “.

Какво е блокиране на времето? 

Блокирането на времето е метод за управление на проекти , предназначен да изостри фокуса ви.

Идеята е, че чрез присвояване на места за всяка работа в календара ви или създаване на блокове от време премахвате разсейването, за да монополизирате вниманието си.

Концепцията обаче първоначално имаше за цел да подобри производителността на труда, която хората внедряваха и в личния си живот.

Всъщност, ако се замислите, може по невнимание да сте го виждали многократно! Нека ви дам един пример.

Обичаш ли да готвиш? Ако отговорът е да, чели ли сте рецепти с времеви печат, които ви водят през стъпка по стъпка, включително периода на изпълнение на отделните действия?

Авторът използва блокировка на времето за подготовка и готвене. По същия начин, ако във вашето семейство се случва събитие и вие сте местният организатор, как ще се справите с него?

Вероятно ще създадете контролен списък.

Изчислете мислено времето за съответните задачи и дръжте бележките постоянно със себе си, за да кръстосвате елементи, докато вървите. Примерът, макар и не в най-строгия смисъл, е груба версия на блокирането на времето.

Как блокирането на времето помага, ако подсъзнателно вече го правим?

Всъщност ние неволно използваме блокиране на времето. Въпреки това, има малко въпрос на финес, който трябва да се вземе предвид.

Средно ни прекъсват седем пъти на час, губейки ценни три часа на ден. Блокирането на времето ви помага да извлечете най-доброто от деня си – или по-точно, помага ви да избегнете следните пет.

1. Отлагане

Независимо от естеството на работата, хората най-много се страхуват да започнат - особено когато задачата е досадна.

В момента, в който обмисляте да поемете отговорност за проект, внезапно настъпва летаргия и в крайна сметка правите тривиални неща.

Психолозите смятат, че отлагането е черта за цял живот. Ако сте сериен прокрастинатор, малко вероятно е да се отървете от него без външно влияние.

Блокирането във времето е онази външна сила, която ви води директно към вашата задача. След като я преодолеете, останалото става изненадващо лесно.

2. Избор Неусложнени работни места

Повечето се насочват към невзискателни работни места, преди да съберат смелост да се заемат с предизвикателните.

Непрекъснато отлагаме работата, докато стане тревожно надвиснала и не ни оставя друг избор, освен да се заемем с неприятната задача.

Това подсъзнателно поведение е друг клон на прокрастинацията, за който Брайън Трейси предупреждава в книгата си „ Изяж тази жаба “.

Той вярва, че отлагането на тежката задача само би я направило по-трудоемка след това.

Това е логично заключение, защото въпреки че запазвате взискателните за накрая, те ще останат завинаги в ума ви и ще източат енергията ви.

Времевото блокиране решава проекти въз основа на приоритет, като дава предимство на належащите, независимо от нивото им на трудност.

3. Множество възможности за избор

Чували ли сте някога за Илон Мъск ? Главният изпълнителен директор на Tesla използва техника за блокиране на времето, наречена „правилото за 5 минути“, за да се справи с натоварения си живот.

От момента, в който се събуди до края на деня, той планира всяка минута от деня, за да постигне максимална продуктивност.

Хората обикновено прекарват по два часа всеки ден, обмисляйки коя от множеството задачи е достатъчно спешна, за да се заеме първа.

Прекарвайки 13 минути в поставяне на цели, можете да спестите часове, които иначе бихте пропиляли в агонизиране при избор на работа.

4. Безброй Отвличане на вниманието

Откакто мобилният телефон превзе живота ни, имаме твърде много разсейвания, оставяйки ни отворени за ненужни грешки.

Седем разсейвания обикновено ни преследват на всеки 60 минути, да не говорим за петте минути борба да се върнем.

С лесната достъпност на мобилните телефони, три часа от деня ни се прекарват в екранно време.

Инструменти като Rescue Time ви позволяват да проследявате времето си пред екрана и уебсайтовете си, и дори да ги категоризирате според тяхната важност.

Той ви изпраща седмичен отчет с подробна информация за това къде прекарвате по-голямата част от времето си, когато сте на вашия компютър, iPad или смартфон.

Блокирането на времето наистина убива разсейването. Докато разпределяте блокове за конкретна цел, фокусът ви остава върху тях, спестявайки ви от безсмислено разсейване.

Въпреки че признавам, по-лесно е да се каже, отколкото да се направи, ако сте успели дори 50% от непрекъснатата работа, това е постижение, което си заслужава усилието.

5. Избягване

Този термин може да изглежда напълно несвързан, но като го погледнете от различен ъгъл, бързо ще разберете защо го споменах.

През живота си колко често чувате или казвате: „Съжалявам, нямах време да го свърша.“ Или по-честата фраза „А, зает съм в момента. Може би следващия път?"

Блокирането на времето премахва подобни фрази, принуждавайки ви да поемете отговорност за пропуснати ангажименти – ангажименти, които могат да бъдат толкова прости като среща с приятел или правене на услуга на ваш колега.

Всеки знае, че няма достатъчно часове, за да свършите всичко.

И така, ние изпълняваме обещанията си, като отделяме време за тях. След като вече сте наясно с ползите от блокирането на времето, нека ви покажа как да го прилагате умно.

Как да използвате ефективно блокирането на времето

За да започнете, направете списък с основни и несъществени работни места, като начало.

1. Подгответе списък с ежедневни задачи.

Ние сме създание на навик и повтаряме определени функции независимо от ограничението във времето.

И все пак, когато настроението ни се появи, ние често избираме произволни работни места, които обикновено пренебрегваме. Като; провеждане на среща на служителите, вие сте се бавили в полза на друга работа. Сгъване на прането, което лежи една седмица.

Или да се обадите на скъп приятел, на когото сте възнамерявали да се обадите отдавна.

И тогава има редки случаи, които се появяват без предупреждение.

Запишете основните дейности, следвани от по-рядко срещаните и накрая, рядко обмисляните проекти. Докато записвате всичко това, преценете времето за всяка задача и ги разпределете по приоритет.

Това упражнение следва принципа на Парето , за да ви помогне да категоризирате първичните и повърхностните задачи. Г-н Джуран развива тази концепция, като предполага, че от десет проекта само два са важни.

По-долу е илюстрация на принципа 80/20 от италианския икономист Вилфредо Парето:

2. Създайте шаблон за блокиране на времето

Преди да настроите график, трябва да имате шаблон, който да следвате.

Шаблонът за блокиране на време е просто празна таблица, която използвате за ежедневните си задачи.

Идеята е да съставите стандартно ръководство, персонализирано според възприеманата от вас рутина.

Вие, разбира се, не сте длъжни да пресъздадете точна таблица. Тъй като 70% предпочитат списъчен формуляр, по всякакъв начин създайте своя шаблон, както сметнете за добре. За пояснение обаче приемете, че това е маса.

В горния ъгъл посочете различни цветове за лични, професионални и прекъсващи блокове. Ако трябваше да създам шаблон, бих избрал синьо за писане, червено за лични задължения, зелено за упражнения и лилаво за седмични семейни събирания.

За да го разбия по-подробно, ще избера бледо синьо за среща с клиент (тъй като синьото е избраният от мен цвят за професионалния живот). Светло зелено за обичайно градинарство и виолетово за събиране.

Може дори да се потопя в дребни подробности като; храна, паузи за чай и малки блокове за сърфиране в социалните медии.

Разбрахте мисълта ми.

Присвояването на нюанси е един от начините за разграничаване на задачите.

Следвайте обаче структурата, с която се чувствате комфортно. Ако ръчното планиране ви се струва непосилно, ще намерите няколко приложения, подходящи за вашите нужди.

Вижте Anydo.

Това е приложение за управление на задачи , което съчетава списък със задачи, планировчик и напомняне, всичко в едно.

Sunsama е друго приложение за продуктивност, което ви напомня за дъска с лепкави бележки навсякъде. То е визуално привлекателно и най-подходящо за екип.

След като създадете шаблон, депозирайте всичките си редовни проекти.

3. Попълнете графика си и задайте крайни срокове

Това е изключително важна част. Трябва не само да попълните полетата, но и да определите времева рамка за всяка задача.

Ето два съвета, за да започнете.

Първо, запазете пиковите часове за трудни задачи, тъй като те изискват допълнителен фокус.

Сутрешният човек вероятно ще бъде продуктивен между 9:00 сутринта и 11:00 часа сутринта, докато нощният бухал след полунощ.

Второ, организирайте допълващи се проекти един след друг. Тяхната прилика може да поддържа темпото ви, позволявайки ви да свършите работата бързо.

Накратко, организирайте проектите по начин, който ви позволява да постигнете максимален резултат и да спазвате реалистични срокове.

Обмислих да подчертая думата „реалистичен“, защото сме склонни или да надценяваме капацитета си и да приемаме кратки срокове, или да го подценяваме, като ги разтягаме.

И двата метода щяха да имат малко значение, ако тесните и бавни срокове не бяха довели до отрицателни ефекти.

Запознат ли си със закона на Паркинсон?

Казва, че мозъкът ви непрекъснато коригира работата си, за да спазва крайните ви срокове.

Ако зададете краен срок от пет часа за проект, който можете да завършите за два часа, умът ви ще намали нивото на производителност до пет часа - и обратно.

Просто казано, нереалистичните срокове намаляват ефективността и пораждат стрес.

За да изчислите точно времето, опитайте приложения за проследяване като HourStack.

Приложенията HourStack ви позволяват да прецените вашата работоспособност.

Тъй като визуалното представяне на Hourstack е подобно на системата за блокиране на времето, можете да го използвате като инструмент за проследяване на времето и мениджър на задачи.

Ако предпочитате минималистични визуализации, Toggl Track ще ви свърши работа.

4. Оставете блокове за почивки и спонтанност

Фразата „ Само работа и никакво забавление прави Джак скучно момче “ може да се отнася до работохолик, но планирането на времеви блокове без почивки буквално може да притъпи ума ви.

Според изследвания , човек се нуждае от поне една кратка почивка след всяка непрекъсната задача от 52 минути.

Франческо Чирило първоначално наблюдава това явление в края на деветдесетте години и въвежда техниката Pomodoro.

Методът препоръчва 24-минутни времеви блокове за проекти, с кратки интервали, за да се разруши монотонността.

През годините, докато множество изследователи предприемаха мерките, беше договорено, че средната почивка от 17 минути след всеки час може да подобри производителността. Освен почивките, спонтанността също се казва, че изостря ума ви, подобрява креативността и намалява стреса.

Ще забележите тази спонтанност в много популярни приложения, като приложението за 30-дневно предизвикателство е класически пример.

Приложението Health ежедневно задава различни предизвикателства за упражнения и добавя почивки на всеки няколко дни.

Точно както физическата ви страна, умът ви изисква подобни грижи, за да избегнете ранно прегаряне. Поддържайте календара си гъвкав, за да покрива почивките и непланираните събития.

5. Прегледайте и коригирайте

Винаги има възможност вашият плановик за блокиране на времето да не успее от първия опит.

Поемайки контрола върху времето си, вие на практика създавате ефект на вълни.

Действието е подобно на възприемането на навик и всички знаем колко време отнема много време.

Отделете няколко седмици, за да се адаптирате. Правете ежеседмични прегледи на напредъка си и съобразявайте се с графика.

Ако все още не сте сигурни и се нуждаете от допълнителни насоки, вижте „ Дълбока работа “ от Кал Нюпорт.

Авторът на бестселъра на New York Times сподели задълбочени знания и някои невероятни съвети за преодоляване на разсейването.