10 strategieë om meer werk in minder tyd gedoen te kry

Meer werk is nie noodwendig gelyk aan meer produktiwiteit nie.

Voordat jy verder lees, breek vir 'n oomblik. Dink aan hoeveel dae jy gevoel het dat jy meer resultate in minder tyd behaal het? 

En hoeveel keer het jy jouself al vasgevang in 'n eindelose lus van 'n doenlysie?

Sommige mense kom dalk met die idee dat hoe langer jy die doenlysie maak, hoe beter kan jy die spertye bestuur. Jy kan aan hoër verwagtinge voldoen en voor die kompetisie bly. 

Dit is absoluut verkeerd. 

Dit sal jou net met oorwerk eindig, met jou vryheid wat deur jou werkbenadering beroof word. 

Oorwerk lei dikwels tot uitbranding en stres, volgens studies . En dit is omdat baie mense verouderde idees volg wat hulle nie net produktiwiteit en vryheid kos nie, maar ook goeie gesondheid.

Maar wat as jy aangepas het by 'n slimmer werkstyl wat onproduktiewe gewoontes kan afsny en jou help om jou doelwitte in minder tyd te bereik?

Inderdaad, jy kan. 

Ek wil graag 10 strategieë met jou deel wat jy van vandag af kan toepas om meer in minder tyd gedoen te kry.

1. Chunking

Die skep van 'n doenlys is 'n goeie ou manier om jou take georganiseer te hou. Dit blyk dat dit jou dalk oorweldig kan laat met 'n onmoontlike aantal take om betyds klaar te maak.

Stel jou voor wat die verskil is tussen jou sukkelende werklas en jou kollega wat die werk in minder tyd klaarkry? Die kanse is goed dat hy/sy die proses volg wat Chunking genoem word.

Volgens gedragswetenskap is ons brein nie ontwerp om multitasking te hanteer nie. Jy kan jou ontbyt voorberei en terselfdertyd jou amptelike telefoonoproepe neem. Maar die kanse vir foute weens aandaggapings is groter. En dit sal net 'n ekstra tyd neem.

Waar fokus gaan, vloei energie.

– Tony Robbins

So, waar om te begin?

Skep jou goeie ou taaklys. Maar hierdie keer, moenie die aantal items tel nie. Dit sal jou net geïntimideer laat voel. 

Verdeel eerder jou mees doelgerigte en tydrowende take met die triviale take. Prioritiseer nou binne jou mees doelgerigte take daardie veeleisende take wat jou langtermyndoelwitte kan dien.

Alles word makliker met groepering. 

Nie net doelbewus nie, maar jy kan jou take uitdeel deur na gemeenskaplikhede te soek. Beplanningsuitgawes en bankaktiwiteite kan byvoorbeeld onder finansies geklassifiseer word. Terwyl familiefunksies bywoon of 'n jarelange vriend ontmoet kan onder verhoudings gegroepeer word. 

Om sulke maatreëls te volg, help jou nie net om jou taak betyds uit te voer nie, maar verbeter produktiwiteit, verminder agterstande en maak jou georganiseerd. 

2. Parkinson se wet

In 1955 het die Britse historikus Cyril Northcote Parkinson met 'n idee vorendag gekom oor hoe die opstel van 'n sperdatum kan help om 'n werk te ontleed en dit betyds te voltooi.

Werk brei uit om die tyd wat beskikbaar is vir die voltooiing daarvan te vul.

– CN Parkinson

 Sperdatum verander die benadering tot jou werk. Dit voed begeertes, motivering en daag jou fokus uit. Daar is egter newe-effekte.

Met strenger spertye kan jy nie praktiese besluite neem oor onrealistiese doelwitte nie. Aan die ander kant is dit onredelik om jou hele dag daaraan te wy om drie uur lange werk af te handel.

Dit is 'n mors van tyd en voeg nie kwaliteit by jou werk nie. Hulle skep net afleiding en uitstel vir die grootste deel van jou dag.

Probeer eerder die grootmaat in stukke verdeel. Stel 'n timer vir elkeen van daardie stukke. En probeer om 'n sperdatum te stel wat vir jou uitdagend klink. Hoe gaan dit met die stel van 'n timer vir 2 uur om 'n 4-uur taak te voltooi? 

Met bietjie oefening sal jy jouself verras met die besluite wat jy onder druk neem. Geen afleidings, tydmors of irrelevante besonderhede nie.

3. Batch-produserende take

Afleiding by die werk is redelik algemeen met betrekking tot sosiale media, menseonderbrekings of telefoonoproepe. Maar wanneer jy oor mikrobestuur praat, word die meeste van jou gefokusde ure oor die algemeen deur lae-waarde take beïnvloed.

Jy sal vind dat baie mense hulle deur hul daaglikse roetine verstrooi het. Byvoorbeeld, e-posse, amptelike telefoonoproepe, administratiewe take of enige mikrotake wat nie bydra tot jou produktiwiteit nie.

En dis geen verrassing dat sowat 70% van kennisprofessionele persone hul inbokse of kennisgewings heeldag aktief hou nie. Wisseltake verbreek die kontinuïteit en fokus gedurende jou mees produktiewe ure.

Maar wat kan die gevolge wees?

Baie.

Dit neem omtrent 25 minute om terug te keer na die gang van dinge sodra jy afgelei is.

Die hoeveelheid tyd wat dit jou kos = lengte van lae-waarde take + 25 minute

Dit is waar bondelproduksie jou tyd kan bespaar. Hoe koop jy die items by die supermark? Jy betaal altesaam vir alles in jou kar, reg!  

Net so moet jy 'n tydsblok skeduleer om al sulke lae-waarde take gelyktydig te doen, in plaas daarvan om jou kennisgewings en e-pos-oortjies oop te hou en deur die dag afgelei te word.

4. 80/20 reël

Die meeste aktiwiteite in ons daaglikse lewe is oneweredig versprei. En daarom dra ons 'n baie kort tyd by tot 'n paar impakvolle take. Maar die res van die tyd word aan onderbrekings of onproduktiewe werk bestee. Dit is 'n ernstige mors van tyd. 

Met inagneming van die probleem, het 'n Italiaanse ekonoom Vilfredo Federico Damaso Pareto die 80/20-reël of Pareto-beginsel ingestel. 

Volgens die beginsel kom 80% van die impak oor die algemeen van 20% van die taak af. 

Wat as jou senior 20% van jou werk prys wat tot 80% van die maatskappy se doelwitte bygedra het? Dit weerspieël jou klein bydrae wat 'n meervoudige impak op die resultaat het. 

Maar as jy meer gedoen wil kry in minder tyd, moet jy jou onproduktiewe 80% van die tyd verminder deur meer op daardie impakvolle 20%-poging te fokus.

Hier het ek 'n paar algemene gedagteprikkelende vrae waarmee baie van julle kan verband hou. En hopelik kan jy baie van jou probleme uitvind deur die lens van die 80/20-beginsel. 

• Word 80% van my tyd gemors op e-posse, telefoonoproepe, sosiale media, diverse kennisgewings of binge-kyk programme?
• Bestee ek 80% van my geld aan dinge wat nie nuttig is vir my leefstyl of produktiwiteit nie?
• Is ek gelukkig of geniet ek die geselskap van mense saam met wie ek 80% van my tyd spandeer?
• Wat is die 20% van my daaglikse dieet wat ek 80% van die tyd eet?
• Wat is die 20% van my daaglikse aktiwiteite wat my 80% vervulling gee?

5. Chronotipe

Almal het 'n unieke slaap-wakker siklus. Jou liggaam het 'n natuurlike neiging om energie op hoë en lae vlakke deur die dag te weerspieël. En dit hang af van jou liggaamsklok, wat eerder 'n spoggerige term vir die chronotipe is. 

Wanneer jy jou skedule in lyn bring volgens jou chronotipe, spandeer jy die meeste werksure met die voordeel van hoë energie en aandag. En dit help jou om die piek van produktiwiteit te bereik en dinge in minder tyd gedoen te kry. 

Studies het bevind dat ongeveer 75.5% van mense in die kategorie van lewerike en uile val. Die meeste mense probeer egter aanpas by die stereotipiese 9 tot 5-roetine, wat dalk vir hulle werk of nie.

As jy nie gesinchroniseer is met jou slaapsiklus nie, kan jy dit moeilik vind om te werk waar jy jou piek geestelike fokus nodig het. 

Maak nie saak waar jy ook al inpas nie, die chronotipe help jou om jou spitsaktiwiteitsure ten volle te benut. 

As jy nog nie seker is oor jou chronotipe nie, doen dit: 

• Herorganiseer jou daaglikse roetine 
• Let op jou daaglikse aanpassings 
• Neem aantekeninge van die tydblokke waar jy jouself die beste vir die werk vind. 

Hier is 'n vinnige opname om jou 'n idee van jou chronotipe te gee.

6. Rituele

Met rituele bedoel ek nie om wierook op jou werkstafel aan te steek nie. Dit is net 'n manier om struktuur by jou roetine te voeg. Terwyl jou roetine jou werk meer beheer hou as alledaagse chaos, help ritueel om 'n dieper betekenis daaraan te gee.

Jy het dalk geen idee nie, maar jy sluit onbewustelik 40% van jou daaglikse aksies as jou langtermyngewoontes in. Maar dikwels baan hierdie gewoontes die weg vir geestelike versadiging of verwarring.

Rituele verskuif egter jou aandag na waar dit die meeste vereis word. Dit help jou om nuwe werksetiek te ontwikkel en 'n beter manier om alledaagse take te benader.

Jy het dalk mense gesien wat van af plekke werk, byvoorbeeld, wat op e-pos of ander onbenullige take antwoord terwyl hulle op reis was. Jy kan selfs kies om vanuit jou produktiewe sones te werk. Byvoorbeeld, sommige mense vind dit meer kreatief terwyl hulle in die slaapkamer of in 'n park werk.

Nog 'n goeie manier om 'n werkritueel te ontwikkel, is om oor te skakel na terugstelmodus.

Byvoorbeeld, wanneer jy klaar is met 'n projek, maak elke onbelangrike lêer skoon en laai die programme wat daarmee geassosieer word weer af.

Moenie hulle laat mors nie, en hou die dokumentasie netjies. Die ritueel help jou nie net met 'n gevoel van prestasie nie, maar voeg 'n vars asem by jou volgende projekte.

Rituele voorkom dus vermorsing van tyd en energie en maak dit makliker om jou werk te bestuur. 

7. Moet nooit 100% bespreek word nie

Alles het ruimte nodig om asem te haal en te groei. Dit is 'n algemene aanname dat die meeste mense van korporatiewe agtergronde of entrepreneurskap hul dag 100% bespreek het. En as jy soortgelyke gedagtes het, hier is 'n vraag vir jou.

Glo jy daaraan om 'n taak binne 'n skerp spertyd af te handel? Goed, nog een. 

Dink jy dat geen sulke onverwagte situasies enige tyd sal voorkom wat dalk jou dringende aandag benodig nie?

As jy jou dag ten volle gepak hou, gee jy jouself 'n gebrekkige gevoel van produktiwiteit. In die strewe om meer gedoen te kry in minder tyd, stel jy jouself in 'n katastrofiese risiko. 

Maar as jy noukeurig kyk na die lewens van suksesvolle mense of maatskappye, sal jy die buigsaamheid in aspekte soos hulpbronbou, kreatiwiteit en persoonlike welstand sien. Dis presies die teenoorgestelde.

Die lewe werk nie saam met jou gebalanseerde roetine nie. In plaas daarvan moet jy oop bly vir die moontlikhede en onsekerhede wat jou vinnige aandag kan verg. 

Kreatiwiteit en inspirasie ken geen perke nie . En jy weet nooit wanneer jy op jou beplande werk sal moet improviseer nie. Soms is dit goed om te stop wanneer daar onverwagte of mal idees vir jou besigheid of projekte in jou gedagtes opduik.

Moet dus nooit 'n vaste tydblok toewy nie en hou altyd jou gedagtes oop vir onsekerhede. 

8. Afvaardiging

Vanuit die bestuursperspektief beteken delegering om verantwoordelikheid toe te vertrou aan iemand minder senior as jy. Om te verstaan ​​wat jy moet delegeer, is die eerste belangrike stap in die proses.

Jy wil nie jou projek belemmer deur verkeerde take te delegeer of onbevoegde mense toe te vertrou nie. Want as 'n spanleier of bestuurder moet dit altyd jou prioriteit wees om dinge betyds gedoen te kry.

Nou, wanneer jy geïdentifiseer het wat om te delegeer, is jou volgende stap wie om te delegeer. 

As deel van strategiese beplanning is dit die sleutelpunte om die regte persoon vir die regte taak te delegeer. 

• Identifiseer tydvermorsers
• Verhelder take in roetine
• Is die persoon ervare en passievol genoeg vir die taak?
• Is die persoon kreatief of analities volgens die tipe werk?
• As hy/sy kan volg?
• Terugvoerlusse om delegeringsprosesse te verbeter

9. Stel werksure agteruit

Dit beteken om by die sperdatum te begin en agteruit te werk. Cal Newport, 'n bekende professor en die skrywer van Deep Work het hierdie metode bekendgestel. 

Volgens hom is die agteruitstel van die kalender 'n manier om produktiwiteit met 'n vaste skedule te verseker. Wanneer jy agteruit werk vanaf die teikendatum, sal jy jou belangrikste take uitvind deur jou triviale take uit te sny en minder toeganklik vir mense te bly.

Sielkundig gee die metode jou 'n besinning dat die werk in elk geval betyds afgehandel gaan wees. Jy voel ook minder gestres oor die moontlikheid om nie die projek te voltooi nie en meer opgewonde oor beplanning vooruit.

Byvoorbeeld, jy het 'n projek wat gewoonlik 'n week neem om te voltooi. Jy het egter 'n plan vir 'n reis op die 7de dag, maar is onseker of jy dit teen daardie tyd klaar sal kry. Maar wanneer jy jou skedule omgekeerd ontwerp, sal jy uitstel, onderbrekings afsny en jou bereik tot mense beperk.

Boonop verhoog die delegeer van jou werk die kanse om dit voor die tyd klaar te kry. Any.do is een van sulke gereedskap wat jy kan gebruik om die kalender om te keer. Met verskeie taakbestuur- en herinneringsfunksies help dit jou om op koers te bly met jou roetine.

Kyk hier na ons lys van beste kalenderprogramme vir MAC.

10. Nee of ja sê

As jou lewe 'n muntstuk is, is ja en nee keersyte daarvan. Elke ja of nee het 'n koste daaraan verbonde. Om dit juis te gebruik, help jou nie net om tyd te bespaar nie, maar kry beheer oor finansiële, sosiale en emosionele aspekte. In entrepreneurskap word dit die geleentheidskoste genoem. 

Byvoorbeeld, as jy ja sê vir 'n besigheidsvergadering, gaan dit jou die tyd kos wat jy saam met jou familie, vriende of stokperdjies kan spandeer. Of sê jy is deel van die bemarkingspan en wil aan digitale gereedskap werk, maar weier om te reis. Jy mis uit op sosiale aspekte. 

Maar hou in gedagte dat jy nooit moet besluit in die hitte om almal te behaag om van jou te hou nie. As jy die een is wat voel om nee te sê is nogal moeilik, dink aan jou waardes en prioriteite oor die versoeke of uitnodigings wat jy ontvang.

Hulle sê as jy meer 'n "Nee"-persoon is as die "Ja", sal jy 'n beter gevoel van vervulling hê. So elke keer as jy Ja of Nee sê, let op of dit 'n produktiewe besluit of 'n hindernis vir jou werkvloei is.

Harde Gedagtes

Nou is dit jou beurt om hierdie strategieë op jou werk toe te pas en te sien hoe slim jy die ure wat jy het kan gebruik.

Jy mag die strategieë tot jou voordeel gebruik, maar jy kan nie enige ekstra ure byvoeg tot wat jy in 'n dag het nie. Maar jy kan meer produktiewe ure in jou dag inpas wat jou uiteindelik sal help om te vind dat jy die taak voor die sperdatum kan voltooi.

So wanneer jy hierdie strategieë gebruik, beskou dit as 'n hulpmiddel. Hulle is nie bedoel om jou te verslaaf nie. Jy kan altyd herskeduleer as gevolg van die keuse en beheer in jou hand.

Maar wat die belangrikste is, is hoe konsekwent jy met die dissipline is, ongeag of jy dit 'n paar keer mis. Want hulle is bedoel om jou vordering dop te hou en jou meer beheer te gee.