การวิเคราะห์ประสิทธิภาพในที่ทำงาน – คู่มือฉบับสมบูรณ์

ปัจจุบันหลายแบรนด์ทำธุรกิจออนไลน์

พนักงานทุกคนได้รับความช่วยเหลือจากเครื่องมือต่างๆ

แต่จะยากขึ้นเมื่อต้องวัดผลผลิต

เป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากการตัดสินใจที่สำคัญทั้งหมดขึ้นอยู่กับกิจกรรมภายในของคุณที่ทำ

ด้วยข้อมูลการผลิต คุณสามารถวางแผน จัดระเบียบ กำหนดทรัพยากรและงบประมาณ หลีกเลี่ยงความเสี่ยงและความไม่แน่นอน และควบคุมเป้าหมายที่เบี่ยงเบน

บล็อกนี้เป็นคู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงานและเครื่องมือบางอย่างที่คุณสามารถใช้ได้สำหรับธุรกิจของคุณ

ฉันหวังว่ามันจะเป็นประโยชน์ในการทำความเข้าใจแนวคิดนี้

มาเริ่มกันเลย

การวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงานคืออะไร

การวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงานเป็นโซลูชันที่ช่วยให้องค์กรวัดประสิทธิภาพภายในได้

การวัดแต่ละกิจกรรมด้วยตนเองเป็นเรื่องที่ท้าทาย ในขณะเดียวกันก็ใช้เวลานานมาก

เพื่อให้ง่ายต่อการติดตาม เครื่องมือวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานจะช่วยนำเสนอข้อมูลประสิทธิภาพการทำงานในแผนภูมิ ตาราง และกราฟ

ได้อย่างรวดเร็ว คุณสามารถระบุได้ว่าส่วนใดที่ต้องปรับปรุง

จากข้อมูล คุณสามารถวางแผนและจัดการงานขององค์กรทั้งหมดและควบคุมต้นทุนได้

เหตุใดการวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงานจึงมีความสำคัญ

ไปเป็นวันที่ผู้จัดการใช้ในการวัดงานด้วยตนเอง

อย่างที่ฉันได้กล่าวไปแล้วมันใช้เวลานาน

หากคุณมีธุรกิจขนาดเล็กคุณสามารถติดตามผลได้โดยไม่ต้องใช้เครื่องมือใดๆ

แต่ถ้าเป็นองค์กรก็ยากจะตรวจสอบทุกกิจกรรม

ดังนั้น เพื่อการวัดผลที่รวดเร็วและการควบคุมระดับสูง องค์กรในปัจจุบันจึงใช้ซอฟต์แวร์วิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงาน

คุณได้รับข้อมูลทั้งหมดภายใต้หลังคาเดียวกัน

การวิเคราะห์และตีความจะช่วยให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตขององค์กรได้หากต้องการ

ไม่เพียงแต่งานเท่านั้น แต่ด้วยการใช้ข้อมูลนี้ คุณยังสามารถระบุข้อบกพร่องในองค์กรและวิธีดำเนินการให้สำเร็จได้ด้วยการใช้ข้อมูลนี้

นี่คือประโยชน์บางส่วนที่คุณได้รับจากการใช้โซลูชันการวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงาน

1. ตรวจสอบจำนวนงานที่เสร็จสมบูรณ์
2. วิเคราะห์งานที่ไม่สมบูรณ์และเหตุผลเบื้องหลัง
3. ช่วยระบุความต้องการทรัพยากร
4. ติดตามการมีส่วนร่วมของพนักงาน
5. ตรวจสอบว่างานใดใช้เวลามากกว่า
6. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
7. ระบุและควบคุมต้นทุน
8. วัดความเสี่ยงและความไม่แน่นอน
9. ตั้งค่าเกณฑ์มาตรฐานตามข้อมูลที่ผ่านมา
10. จัดการพนักงานด้วยการจัดกำหนดการงานล่วงหน้า
11. การควบคุมการขาดงานของพนักงาน
12. ระบุช่องว่างความรู้และวางแผนการฝึกอบรม

ใครควรใช้ Productivity Analytics

ทุกวันนี้ งานราชการจำนวนมากทำผ่านระบบ

พนักงานใช้เวลามากขึ้นโดยใช้ซอฟต์แวร์ต่างๆ เพื่อทำงานให้เสร็จ

ดังนั้นจึงเป็นเรื่องยากที่จะวัดว่าพวกเขาใช้เวลาทำงานไปอย่างมีประสิทธิผลมากเพียงใด

ดังนั้น ในการติดตามผลงาน ทุกแบรนด์จะต้องใช้เครื่องมือวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงาน

ไม่ว่าจะเป็นเอเจนซี่ ฟรีแลนซ์ B2B B2C หรือ D2C ธุรกิจทุกโดเมนและทุกขนาดสามารถใช้โซลูชันการวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงาน

คุณสามารถติดตามอะไรได้บ้าง

ในการวัดประสิทธิภาพการทำงาน ก่อนอื่น คุณต้องติดตั้งโซลูชันลงในอุปกรณ์ของคุณ

จากนั้นรวมซอฟต์แวร์ธุรกิจทั้งหมดขององค์กรของคุณเข้ากับเครื่องมือวิเคราะห์

คุณจะเริ่มรับข้อมูลประสิทธิภาพการทำงานในไม่ช้า

ในที่นี้ ผมได้ยกตัวอย่างซอฟต์แวร์ActivTrack มาใช้

ยังมีเครื่องมืออื่นๆ อีกมากมายที่สามารถใช้งานได้ทางออนไลน์สุดท้ายนี้ ผมได้กล่าวถึงบางวิธีแก้ปัญหาที่คุณควรพิจารณาไว้แล้ว

ต่อไปนี้คือเมตริกที่คุณสามารถวัดได้:

1. การเปรียบเทียบทีม

เปรียบเทียบประสิทธิภาพของแผนกต่างๆ เคียงข้างกัน

รับประสิทธิภาพขององค์กรและรายละเอียดของแต่ละทีม

ระบุว่าทีมใดทำงานได้ดีกว่า

พวกเขาใช้วิธีการอะไร?

สามารถนำไปใช้กับทีมอื่นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพได้หรือไม่?

ในฐานะผู้จัดการ ให้ระบุปัญหาเหล่านี้และแนะนำแนวทางแก้ไขที่ดีที่สุดสำหรับการปรับปรุงทีมอื่นๆ

ผลการวิเคราะห์

• รู้ว่าแผนกใดทำงานได้ดีและแผนกใดต้องปรับปรุง
• ระบุความต้องการทรัพยากร
• จัดสรรทรัพยากรใหม่หากจำเป็น
• ลดภาระงานเมื่อจำเป็น

2. ประสิทธิภาพของทีม

ในฐานะผู้จัดการ คุณต้องใช้ข้อมูลนี้เพื่อวิเคราะห์ประสิทธิภาพของทีม

ทราบจำนวนชั่วโมงทำงานเฉลี่ยและมุ่งเน้นต่อวันของทั้งทีม

นอกจากนี้ เปอร์เซ็นต์ประสิทธิภาพยังบอกคุณถึงเวลาที่มีประสิทธิผลและมุ่งเน้นเมื่อเปรียบเทียบกับเวลาทั้งหมดที่ใช้ออนไลน์

ประสิทธิภาพที่มุ่งเน้นสูงหมายความว่าทีมของคุณใช้เวลาออนไลน์ที่ไม่ก่อผลน้อยลง

ผลการวิเคราะห์

• เน้นประสิทธิภาพ – ถ้าต่ำแล้วต้องให้ความสนใจ ประสิทธิภาพสูงเป็นสัญญาณที่ดี
• การฝึกอบรม – พูดคุยกับทีมหากพวกเขาประสบปัญหาในการทำงานให้เสร็จสิ้น หากจำเป็น ให้วางแผนการฝึกอบรม

3. ประสิทธิภาพของพนักงาน

ดูผลการปฏิบัติงานของพนักงานแต่ละคน

วิเคราะห์กิจกรรมออนไลน์และตรวจสอบแนวโน้มในแต่ละวัน

รายงานนี้จะช่วยให้คุณรู้จักพนักงานมากขึ้น คุณจะได้รู้ว่าพวกเขาใช้เวลาออนไลน์อย่างมีประสิทธิผลและมุ่งเน้น

คุณสามารถแบ่งเวลาในการผลิตเพื่อดูมุมมองโดยละเอียดได้

ตรวจสอบเวลาทำงานทั้งหมดและเปอร์เซ็นต์การผลิต

รู้ว่าไซต์ใดและใช้เวลาเท่าไร

นี่เป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้จัดการในการติดตาม

แต่น่ากลัวสำหรับพนักงาน

คุณยังได้รับการวิเคราะห์เพิ่มเติมเพื่อติดตามกิจกรรมอื่นๆ ของพนักงาน

เช่น ในช่วง 30 วันที่ผ่านมา พวกเขาหยุดพักกี่ครั้ง ปริมาณงานทั้งหมด หรือจำนวนวันที่ได้พักผ่อนอย่างเต็มที่ แนวโน้มพฤติกรรมการทำงานเป็นต้น

ผลการวิเคราะห์

• ใครทำงานได้ดี?
• ใครบ้างที่ต้องปรับปรุง?
• จะเพิ่มชั่วโมงโฟกัสได้อย่างไร?
• เหตุใดพวกเขาจึงใช้เวลามากขึ้นกับบางแอพหรือบางเว็บไซต์
• ตรวจสอบว่าตรงตามกำหนดเวลาหรือทำงานให้เสร็จสิ้นหรือไม่
• อัตราการขาดงานของพวกเขาสูงหรือไม่? ถ้าใช่ ก็หาสาเหตุ
• ถ้าอัตราการมีส่วนร่วมในการทำงานของพวกเขาต่ำ แล้วทำไมจึงเป็นเช่นนั้น?
• พวกเขาประสบปัญหาในการทำงานหรือไม่?

4. ยอดภาระงาน

รายงานนี้แสดงให้เห็นว่ามีพนักงานกี่คนที่ใช้จ่ายในวันที่มีสุขภาพดี ใช้งานมากเกินไป หรือใช้งานน้อยเกินไป

ตัวอย่างเช่น เครื่องหมายสีแดงในภาพด้านบนแสดงว่ามีการใช้งานเกิน 5 วันจาก 21 วัน

สีเขียวแสดงว่า 15 วันมีสุขภาพดีและสีเหลืองแสดงวันหนึ่งเป็น underutilized

ผลการวิเคราะห์

• แจกจ่ายงานใหม่เพื่อลดความเมื่อยล้าของพนักงาน หากคุณพบว่ามีวันทำงานมากเกินไป
• ระบุแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมที่คุณต้องการ
• วันที่ใช้งานน้อยเกินไปอาจเป็นสัญญาณของงานที่น้อยลง ติดตามพวกเขาต่อไป

5. สรุปสัปดาห์

วิเคราะห์งานทุกสัปดาห์

การวิเคราะห์ประเภทนี้จะช่วยคุณเปรียบเทียบประสิทธิภาพรายสัปดาห์

นอกจากนี้ รู้ว่าทีมดำเนินการอย่างไรในสัปดาห์ปัจจุบัน

วิเคราะห์เวลาทั้งหมด ให้ประสิทธิผล และมุ่งเน้น ตีความการเพิ่มขึ้นหรือลดลงในการผลิตเมื่อเทียบกับเวลาทั้งหมดที่ใช้ออนไลน์

ผลการวิเคราะห์

• เพิ่มผลผลิต – หมายความว่าคุณทำงานได้ดี
• ประสิทธิภาพการทำงานลดลง – เจาะลึกถึงประสิทธิภาพรายสัปดาห์ ตัวอย่างเช่น เป้าหมายที่ขาดหายไป อัตราการขาดงานของพนักงาน ปัญหาทางเทคนิค ฯลฯ เป็นสัญญาณที่จะปรับปรุงการทำงานภายใน

6. เกณฑ์มาตรฐานและเป้าหมาย

ในรายงานนี้ คุณจะเห็นแนวโน้มว่าแต่ละทีมมีผลงานเป็นอย่างไรในช่วงเวลาต่างๆ

ช่วยให้เห็นว่าทีมกำลังข้ามเกณฑ์มาตรฐานทุกครั้งหรือขาดหายไป

ในฐานะผู้จัดการ คุณควรมีการสื่อสารอย่างใกล้ชิดกับแผนกเพื่อให้ทราบปัญหาได้ดีขึ้น

ผลการวิเคราะห์

• แนวโน้มที่เพิ่มขึ้นเป็นสัญญาณของการพัฒนา
• แนวโน้มที่ลดลงทำให้คุณพูดคุยกับทีม
• พวกเขาต้องการการฝึกอบรมหรือไม่?
• พวกเขากำลังประสบปัญหาประเภทใดในการบรรลุเป้าหมายหรือไม่?
• มีพนักงานคนใดออกจากงานหรือไม่?
• ขาดอุปกรณ์?
• พวกเขาต้องการมือมากกว่านี้เพื่อทำงานให้สำเร็จหรือไม่?

จะใช้ข้อมูลการวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงานได้อย่างไร

คุณอาจสับสนเกี่ยวกับวิธีการตีความข้อมูลและเก็บเกี่ยวผลประโยชน์

นี่คือคำแนะนำทีละขั้นตอนที่จะช่วยให้คุณศึกษา

1. ค้นหาและนับ

ในขั้นแรก คุณจะต้องค้นหาส่วนที่ต้องปรับปรุง

พื้นที่นั้นจะได้รับการระบุเมื่อคุณมีเป้าหมายที่ตั้งไว้

ดังนั้น ก่อนดำเนินการตามแผนใด ๆ คุณต้องตั้งวัตถุประสงค์และเป้าหมาย

เมื่อเครื่องมือวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานเริ่มสร้างข้อมูลแล้ว ให้วิเคราะห์ข้อมูลเหล่านั้นและดูว่าคุณกำลังเบี่ยงเบนจากเป้าหมายหรือไม่

2. ขุดเมตริก

หลังจากที่คุณพบส่วนที่ต้องปรับปรุงแล้ว ให้เริ่มเจาะลึกลงไปในเมตริก

ตัวอย่างเช่น ฉันตั้งเป้าหมายที่จะทำงานให้เสร็จ 6 งานในวันที่กำหนดและมอบหมายงานให้กับพนักงาน

ตอนนี้ฉันจะติดตามผลเป็นประจำ

ฉันอาจเห็นงานที่ค้างชำระหรืองานที่ใกล้ถึงกำหนดส่งแต่ยังเสร็จไม่ถึงครึ่ง

สิ่งเหล่านี้จะทำให้ฉันเห็นตัวชี้วัดอื่นๆ ที่ทำให้งานเสร็จสิ้นล่าช้า

3. เหตุและผล

เมื่อฉันรู้ว่ามีการเบี่ยงเบนในเป้าหมายจริงและเป้าหมายโดยประมาณ ฉันจะหาสาเหตุของมัน

อาจมีสาเหตุหลายประการสำหรับงานที่ค้างชำระและไม่สมบูรณ์

• พนักงานลางานหรือไม่?
• บุคคลที่ประสบปัญหาในการทำงานให้เสร็จสิ้นหรือไม่?
• บุคคลนั้นไม่มีฝีมือเพียงพอสำหรับงานนั้นหรือไม่?
• ปัญหาทางเทคนิคที่พวกเขาเผชิญอยู่?
• หรือการตัดสินใจใด ๆ ที่ค้างอยู่ในส่วนขององค์กร?

ไม่ว่าสาเหตุคืออะไร แบรนด์ของคุณต้องเผชิญกับผลที่ตามมา

ความล่าช้าในงานอาจนำไปสู่การสูญเสียในการขาย รายได้ ลูกค้า ธุรกิจต่ำ ความล่าช้าในการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ ฯลฯ

4. การตัดสินใจทางสถิติ

ถัดไป ดึงสถิติเหล่านั้นจากเครื่องมือวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงาน

คุณจะได้รับแผนภูมิและกราฟที่จัดเตรียมโดยเครื่องมือวิเคราะห์ด้วยตัวเอง

หากจำเป็น ให้ดาวน์โหลดข้อมูลเพิ่มเติมจากซอฟต์แวร์อื่นที่คุณใช้เพื่อจัดการกิจกรรมภายใน

สร้างงานนำเสนอที่เหมาะสมด้วยแผนภูมิ ตาราง และกราฟ

สุดท้าย นำเสนอต่อผู้บริหารระดับสูงเพื่อประกอบการตัดสินใจ

5. การประเมินโซลูชัน

เมื่อพิจารณาจากข้อมูลแล้ว ผู้บริหารระดับสูงจะนำเสนอโซลูชั่นต่างๆ

การแก้ปัญหาอาจเป็น:

• ปรับปรุงการมีส่วนร่วมของพนักงานเพื่อลดการขาดงาน
• ระบุทรัพยากรที่จำเป็นและ จ้างพนักงานใหม่.
• วางแผนโปรแกรมการฝึกอบรมเพื่อเพิ่มทักษะให้กับพนักงาน
• ใช้เทคโนโลยีขั้นสูงสำหรับการทำงาน
• เร่งเวลาอนุมัติและกระบวนการตัดสินใจโดยผู้บริหารระดับสูง

หลังจากที่คุณเลือกโซลูชันที่ใช้การได้ ให้ใส่เข้าที่

จากนั้นอีกครั้ง ให้ติดตามผลอย่างต่อเนื่องเพื่อตรวจสอบว่าทำงานได้หรือไม่

ถ้าใช่ก็ดีและดี

แต่ถ้าไม่ใช่ ให้ทำตามขั้นตอนทั้งหมดอีกครั้งเพื่อค้นหาสาเหตุ ผลกระทบ และวิธีแก้ไข

การทำเช่นนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานภายในองค์กร

ความท้าทายในการเลือกเครื่องมือที่ดีที่สุด

มีความท้าทายบางประการในการใช้โซลูชันการวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงาน

ตรวจสอบก่อนเลือกเครื่องมือ

1. ความถูกต้องของข้อมูล – ซอฟต์แวร์ที่คุณเลือกต้องให้ข้อมูลที่ถูกต้องแก่คุณ ในที่สุด คุณจะตัดสินใจทั้งหมดโดยอิงจากสิ่งเหล่านี้ ดังนั้นความถูกต้องของข้อมูลจึงเป็นคุณสมบัติสูงสุดที่คุณต้องตั้งตารอ
2. การรายงาน - ไม่ใช่ว่าทุกซอฟต์แวร์จะให้รายงานของตัวชี้วัดทั้งหมดที่คุณต้องใช้ในการตัดสินใจเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงาน ดังนั้น ก่อนเลือกโซลูชันใดๆ ให้ทำการสาธิตและดูประเภทของรายงานและเมตริกที่ครอบคลุม
3. ความจุในการใช้งาน – ตรวจสอบจำนวนผู้ใช้ที่ใช้เครื่องมือนี้ในแต่ละครั้ง หากองค์กรของคุณมีขนาดใหญ่มากและมีพนักงานมากกว่า 1 คน ความสามารถในการใช้งานจะกลายเป็นตัวตัดสินใจหลักในการเลือกเครื่องมือที่เหมาะสม
4. บูรณาการ – คุณต้องใช้วิธีแก้ปัญหาที่แตกต่างกันสำหรับกิจกรรมต่างๆ ในการวัดกิจกรรมจากการรวมแพลตฟอร์มเหล่านี้มีบทบาทสำคัญ ดังนั้น คุณควรเลือกโซลูชันที่สามารถรวมเครื่องมือที่สำคัญบางอย่างได้
5. เทคโนโลยีที่ล้าสมัย – หากคุณทำผิดพลาดในการเลือกโซลูชันที่ไม่สอดคล้องกับเทคโนโลยีขั้นสูงในปัจจุบัน คุณอาจพลาดตัวชี้วัดบางตัวที่ควรได้รับการวัดเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ดังนั้นการตรวจสอบเทคโนโลยีที่ล้าสมัยจึงเป็นสิ่งจำเป็น

เดิมพันเครื่องมือวิเคราะห์ผลผลิตในที่ทำงาน

ถึงตอนนี้ คุณต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับแนวคิดของการวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงาน

นอกจากนี้ คุณทราบดีว่าเครื่องมือเหล่านี้สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรของคุณได้อย่างไร

ตอนนี้ ให้เราดูโซลูชันการวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงานที่ดีที่สุดที่คุณสามารถพิจารณาสำหรับองค์กรของคุณ

1. อาสนะ
2. แอคทีฟแทรค
3. หมอเวลา
4. ฮับสตาฟ
5. ใบงาน

ขั้นแรก ลงชื่อสมัครใช้เวอร์ชันฟรีและลองสักสองสามวัน

มองหาสิ่งต่อไปนี้ก่อนที่จะเลือกใคร:

• คุณสามารถวัดเมตริกที่จำเป็นทั้งหมดได้หรือไม่?
• ข้อมูลถูกต้องหรือไม่?
• มันให้ข้อมูลเรียลไทม์หรือไม่?
• คุณสามารถสร้างรายงานที่กำหนดเองได้หรือไม่?
• มันรวมเข้ากับเครื่องมืออื่น ๆ ที่คุณใช้หรือไม่?
• ผู้ใช้สามารถลงทะเบียนได้ครั้งละกี่คน?
• เข้ากันได้กับอุปกรณ์ใดบ้าง?

ฉันไม่แนะนำให้ไปตรวจสอบรีวิวเครื่องมือ

ขั้นแรก ให้ลองใช้ซอฟต์แวร์ด้วยตัวเอง จากนั้นจึงตรวจสอบการให้คะแนนและคำวิจารณ์

เป็นเพราะการทบทวนทำหน้าที่เป็นตัวตัดสินที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับโซลูชัน

ดังนั้น เมื่อคุณไปลองวิธีแก้ปัญหาด้วยตัวเองหลังจากดูรีวิวแล้ว คุณจะเก็บความคิดเห็นเหล่านั้นไว้ในใจ

แทนที่จะเป็นประสบการณ์ที่เป็นกลาง ความคิดเห็นของคุณจะมาจากความเห็นของคนอื่น

ดังนั้น ให้ตัดสินใจอย่างชาญฉลาดและเลือกซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุด

สรุป

นั่นคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงาน

ฉันครอบคลุมทุกแง่มุมของแนวคิด

นอกจากนี้ ฉันยังพูดถึงเครื่องมือบางอย่างที่คุณสามารถดำเนินการได้ตามความต้องการขององค์กรของคุณ

แต่ก่อนที่จะเลือกเครื่องมือใดๆ ให้วิเคราะห์ก่อนว่าแบรนด์ของคุณต้องการเครื่องมือวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงานหรือไม่

พูดตามตรง คุณจะต้องใช้ข้อมูลนี้ในการตัดสินใจอย่างมีข้อมูล

และการตัดสินใจนั้นดีเมื่อพิจารณาจากตัวเลขและกราฟ