Google Tasks kontra Sunsama: dlaczego prawdopodobnie potrzebujesz obu

Wiele narzędzi do zwiększania produktywności ma na celu sprawić, że poczujesz się lepiej, mimo braku produktywności.

Wiesz, o czym mówię. Ta niekończąca się lista gówna, które musisz zrobić, ale nigdy tego nie robisz. Ten cyfrowy cmentarz dobrych intencji, który po prostu tam siedzi, osądzając cię.

Tak, byłem tam. Przez lata byłem tym facetem, który wypróbowywał każdą nową aplikację do zwiększania produktywności, która obiecywała naprawić moje życie.

Po prostu dali mi lepsze sposoby na rozczarowanie samego siebie.

Ale czekaj. To nie jest kolejna tyrada o tym, jak wszystkie narzędzia do zwiększania produktywności są do bani. Ponieważ znalazłem dwa, które takie nie są: Google Tasks i Sunsama.

Są interesujące właśnie dlatego, że nie udają, że rozwiążą wszystkie problemy.

Narzędzia nie naprawią Twojej prokrastynacji, perfekcjonizmu ani tendencji do nadmiernego angażowania się. Ale odpowiednie narzędzia mogą pomóc Ci dostrzec te wzorce wyraźniej.

Dlatego to porównanie ma znaczenie.

Podsumowanie TL; DR

Zadania Google to karteczka samoprzylepna w aplikacjach Google. Bez funkcji, po prostu przechwytuje. Jest darmowa, bo nie interesuje jej, co robisz ze swoimi zadaniami.

Sunsama to coach, który każe ci planować, kiedy faktycznie coś zrobisz. Kosztuje 20 dolarów miesięcznie, ponieważ stara się zmienić twoje zachowanie.

Prawdopodobnie potrzebujesz obu: zadań do szybkiego wykonania i Sunsamy, aby stawić czoła rzeczywistości.

Google Tasks kontra Sunsama w skrócie

Przegląd zadań Google

Google Tasks to lista zadań dostępna w aplikacjach Google. To ją wyróżnia – nie jest samodzielnym menedżerem zadań, a raczej naturalnym rozszerzeniem Gmaila i Kalendarza.

Większość z nas nie potrzebuje skomplikowanego systemu zarządzania zadaniami. To, czego my potrzebujemy, to bezproblemowy sposób rejestrowania zadań, gdy się pojawią.

Kiedy czytasz e-mail i musisz coś z nim zrobić, możesz zamienić go w zadanie za pomocą dwóch kliknięć. Bez przełączania kontekstu, bez skomplikowanych przepływów pracy.

To cyfrowy odpowiednik zapisywania czegoś na karteczce samoprzylepnej, z tą różnicą, że notatka ta wyświetla się w kalendarzu i nie zginie pod kubkiem z kawą.

Magia tkwi w tym, czego nie potrafi zrobić Google Tasks.

Nie ma macierzy priorytetów, skomplikowanych systemów tagowania ani nieskończonych opcji dostosowywania. Tylko listy, podzadania i terminy.

Ta prostota oczywiście wiąże się z pewnym kompromisem. Nie można planować złożonych projektów ani tworzyć szczegółowych przepływów pracy.

Szczególnie sprytne jest to, jak Google Tasks integruje się z Kalendarzem. Gdy dodasz termin do zadania, pojawi się on obok Twoich spotkań i wydarzeń.

Ta subtelna funkcja zmienia sposób, w jaki myślisz o zadaniach – stają się one tak samo realne jak Twoje inne zobowiązania, a nie tylko pozycjami na niekończącej się liście rzeczy do zrobienia.

Ale być może najmocniejszą stroną Google Tasks jest coś, co łatwo przeoczyć: ta funkcja jest zawsze dostępna, w narzędziach, z których już korzystasz.

Gdy jesteś w Gmailu, zadania mogą łączyć się bezpośrednio z wiadomościami e-mail. Gdy jesteś w Kalendarzu, pojawiają się obok Twojego harmonogramu. Gdy jesteś w Dokumentach, są na wyciągnięcie ręki.

To właśnie ta płynna współpraca sprawia, że ​​Google Tasks jest o wiele bardziej przydatne, niż mogłaby sugerować lista jego funkcji.

Co nam się podoba w Google Tasks

• Mieszka tam, gdzie pracujesz. Nie w jakiejś osobnej aplikacji, ale w Gmailu i Kalendarzu.
• Integracja jest przemyślana. Zmień e-maile w zadania za pomocą dwóch kliknięć. Zadania pojawiają się w kalendarzu jak prawdziwe spotkania. To zarządzanie zadaniami bez tarcia.
• Działa na wszystkich urządzeniach. Telefon, laptop, tablet — Twoje zadania podążają za Tobą wszędzie. Co ważniejsze, synchronizują się natychmiast.
• Wprowadzanie głosowe przez Asystenta Google działa. Większość interfejsów głosowych jest niezgrabna. Ten nie jest.
• Prostota nie jest wadą — to zabójcza cecha. Żadnych niekończących się opcji dostosowywania, na które można tracić czas.

Czego nie lubimy w Google Tasks

• Brak samodzielnego interfejsu internetowego. Czasami chcesz planować bez patrzenia na skrzynkę odbiorczą/kalendarz. Tutaj nie można tego zrobić.
• System powiadomień jest zbyt podstawowy. Proste ostrzeżenie o terminach wykonania zadań by pomogło. Teraz łatwo jest przegapić pewne rzeczy.
• Historia zabijania produktów przez Google utrudnia pełne zaangażowanie. To jak budowanie domu na wydzierżawionym gruncie.
• Nie możesz sortować zadań tak, jak chcesz. Brak tagów i poziomów priorytetów poza gwiazdką. Dla niektórych osób jest to czynnik decydujący.
• Prostota, która czyni go świetnym, czyni go również ograniczonym. Nie można tutaj wykonywać złożonego zarządzania projektami. Z drugiej strony, może to nie jest to, co powinien robić menedżer zadań.

Przegląd Sunsama

Sunsama przedstawia nowe spojrzenie na codzienny planer dla osób, które wierzą, że czas jest cenniejszy od zadań.

Sunsama zmusza cię do traktowania dnia jak skończonego zasobu, którym jest.

Oto, co to oznacza w praktyce:

Gdy pojawi się zadanie — niezależnie od tego, czy pochodzi ono z Trello, Asany czy niekończących się wątków w Gmailu — Sunsama pozwala Ci je zaplanować.

Nie tylko określ datę wykonania zadania, ale także zablokuj na nią czas.

Ludzie często mnie pytają, dlaczego to ma znaczenie. W końcu, czy planowanie nie jest po prostu inną formą prokrastynacji?

Ja też tak myślałem, dopóki nie uświadomiłem sobie czegoś:

Większość z nas pracuje jak strażacy, przeskakując z jednego pilnego zadania do drugiego. Nasza skrzynka odbiorcza i powiadomienia Slack napędzają nasz dzień. Po prostu reagujemy na to, co pali się najjaśniej.

Sunsama przerywa ten cykl, zmuszając cię do myślenia przed podjęciem działania.

Jeśli celem Google Tasks jest szybkie rejestrowanie wszystkich zadań, to Sunsama służy ostrożnemu doborowi zadań.

Cena wynosząca 20 dolarów miesięcznie może niektórych szokuć, zwłaszcza w porównaniu z darmową usługą Google Tasks.

Ale nie zauważają czegoś kluczowego: prawdziwym kosztem nie są pieniądze, lecz obciążenie psychiczne wynikające z ciągłego żonglowania priorytetami bez żadnego systemu.

Geniusz Sunsamy nie polega tylko na planowaniu — polega na refleksji. Każdego dnia zachęca cię do przejrzenia tego, co osiągnąłeś.

Nie chcę sprawić Ci przykrości, ale pomóc Ci lepiej zaplanować jutro.

Co nam się podoba w Sunsama

• Integracje są kompleksowe. Łączą zadania z Gmaila, Trello, Asany i innych narzędzi w jeden przemyślany interfejs.
• Codzienny rytuał planowania działa. To nie jest po prostu kolejna lista rzeczy do zrobienia — pomaga ci świadomie myśleć o tym, jak spędzasz swój czas.
• Refleksja jest wbudowana w przepływ pracy. Przegląd na koniec dnia motywuje Cię do wyciągania wniosków z tego, co osiągnąłeś.
• Zespół wsparcia dba. Kiedy coś pójdzie nie tak, otrzymasz prawdziwą pomoc od prawdziwych ludzi, którzy rozumieją produkt.
• Spokojny interfejs nie jest tylko ładny — jest celowy. Każdy wybór projektowy ma na celu zmniejszenie szumu mentalnego, który towarzyszy zarządzaniu zadaniami.

Czego nie lubimy w Sunsama

• Funkcje zarządzania projektami są zbyt podstawowe. Nie można tu obsługiwać złożonych projektów zespołowych.

Porównanie funkcji Google Tasks i Sunsama

1. Zarządzanie zadaniami

Google Tasks i Sunsama zajmują przeciwległe końce tego spektrum. Jedno jest bezwzględnie proste, drugie ambitnie złożone.

Różnica staje się oczywista, gdy przyjrzymy się, jak wykonują podstawową operację: dodawanie zadania.

W Google Tasks po prostu piszesz. To wszystko. Interfejs jest tak czysty, że jest prawie pusty.

Ale ta prostota jest myląca.

Pamiętasz, jak wcześniej mówiliśmy o tym, że Google Tasks jest częścią Twojego przepływu pracy?

To nie przypadek. Został zaprojektowany tak, aby był niewidoczny, dopóki go nie potrzebujesz.

Sunsama podchodzi do tego w odwrotny sposób. Nie chce być niewidzialna – chce być twoim centrum sterowania.

Gdy dodajesz zadanie w Sunsama, nie tylko rejestrujesz coś do zrobienia. Planujesz, kiedy to zrobisz.

Różnica dotyczy sposobu obsługi istniejących zadań. Google Tasks udostępnia podstawowe opcje sortowania i listy.

Nic specjalnego. Tak jak widzieliśmy we wcześniejszych sekcjach, obstawia się, że prostota pokonuje funkcje.

Sunsama z kolei pobiera zadania z dowolnego miejsca – Asany, ClickUp, Gmaila, Todoist, a nawet Slacka.

Nawet obaj inaczej podchodzą do koncentracji.

Google Tasks zakłada, że ​​Twoja uwaga pochodzi z innego miejsca. Sunsama wbudowuje ją w timery Pomodoro i tryby skupienia.

Oto, do czego to się sprowadza: Google Tasks służy do szybkiego rejestrowania myśli. Sunsama służy do celowego zarządzania czasem.

Można to zauważyć w sposobie, w jaki radzą sobie z organizacją zadań.

Usługa Google Tasks udostępnia proste listy.

Sunsama udostępnia Ci #kanały, co brzmi prosto, ale pozwala na zupełnie inne podejście do organizacji zadań.

Historia integracji opowiada tę samą historię. Google Tasks integruje się głęboko z Google Workspace, jak widzieliśmy wcześniej. Sunsama integruje się szeroko ze wszystkim.

2. Możliwości integracji

Zacznijmy od Zadań Google.

Czytasz e-mail i musisz o czymś pamiętać?

Zadania Google już tam są, czekają. Żadnej nowej karty. Żadnego przełączania kontekstu. Tylko dwa kliknięcia i gotowe. Tak wygląda prawdziwa integracja.

Google Tasks jest idealne do tego, co robi, ale nie da się go używać nigdzie indziej. To stały mebel w domu Google.

Sunsama podjął przeciwny zakład.

Spójrz na połączenia Sunsama: Trello, Asana, Todoist i Slack. Lista jest długa. Każde działa dobrze, ale żadne nie wydaje się tak naturalne jak Google Tasks w Gmailu. Taka jest cena elastyczności.

A oto praktyczna różnica:

Jeśli Twoje życie zawodowe kręci się wokół narzędzi Google, Google Tasks wydaje się nieuniknione. Jakby nie mogło istnieć w żaden inny sposób.

Jeśli jednak należysz do osób, które przed lunchem przełączają się między trzema narzędziami do zarządzania projektami, większy nacisk kładzie się na szeroki zasięg Sunsamy niż głęboką integrację Google.

Większość menedżerów zadań zawodzi, ponieważ nie dostrzegają tego rozróżnienia. Próbują być głębocy i szeroko, nie osiągając żadnego z nich.

To właśnie sprawia, że ​​Google Tasks i Sunsama są interesujące. Wybrali stronę. Google Tasks powiedziało: „zrób jedną rzecz idealnie”. Sunsama powiedział: „połącz wszystko odpowiednio”.

Zadaj sobie więc pytanie: czy potrzebujesz narzędzia, które będzie działać w głównej przestrzeni roboczej, czy takiego, które będzie komunikować się ze wszystkimi przestrzeniami roboczymi?

3. Funkcje planowania

Listy to miejsce, gdzie dobre intencje umierają. Widziałem to niezliczoną ilość razy, zarówno u siebie, jak i u innych. Spędzasz godziny na organizowaniu zadań, tylko po to, by później w nich tonąć.

Google Tasks to po prostu lepszy sposób na zapisywanie rzeczy. Szybko rejestrujesz zadania i podzadania, dodajesz daty wykonania i być może dodajesz je do odpowiednich list.

I to jest w porządku. Czasami po prostu trzeba pamiętać o rzeczach.

Sunsama podchodzi do tego w odwrotny sposób. Nie chce być twoim notatnikiem — chce być twoim trenerem czasu.

Gdy dodajesz zadanie w Sunsama, żąda ono podania, kiedy je faktycznie wykonasz. Nie tylko daty wykonania, ale także konkretnego bloku czasu, którego użyjesz.

Większość ludzi na początku tego nienawidzi.

Po co wprowadzać utrudnienia w zarządzaniu zadaniami?

Dlaczego po prostu nie wrzucić wszystkiego na listę i nie zastanowić się nad tym później?

Ale „później” jest problemem, który Sunsama próbuje rozwiązać.

Większość narzędzi do zwiększania produktywności udaje, że Twój czas jest nieskończony. Dodawaj zadania bez przerwy. Nie martw się rzeczywistością. Właśnie dlatego Google Tasks jest tak bezproblemowe – nigdy nie zmusza Cię do konfrontacji z ograniczoną liczbą godzin w ciągu dnia.

Sunsama jest niemal irytująca w swoim upieraniu się przy rzeczywistości. Każdego ranka zmusza cię do planowania. Nie tylko do wypisywania nadziei — przydzielaj zadania rzeczywistym czasom.

Może się to wydawać przesadą, dopóki nie pomyślisz o swojej ostatniej, perfekcyjnie zorganizowanej liście zadań.

Ile razy zdarzyło Ci się, że każde zadanie było starannie skategoryzowane, a mimo to na koniec dnia zastanawiałeś się, gdzie uciekł czas?

To iluzja tradycyjnego zarządzania zadaniami. Listy sprawiają wrażenie kontroli, ale nią nie są.

Gdy przeciągasz zadanie do kalendarza Sunsama, robisz coś, o co większość narzędzi do zwiększania produktywności nigdy Cię nie poprosi: decydujesz, co nie zostanie dzisiaj zrobione.

To nawiązuje do tych szerokich integracji, które omawialiśmy. Teraz mają więcej sensu. Sunsama nie zbiera zadań — zmusza cię do przydzielania swojej uwagi.

Prawda jest taka, że ​​większość z nas potrzebuje obu podejść. Użyj Google Tasks, aby szybko przechwytywać. Użyj Sunsama, aby stawić czoła rzeczywistości.

Ponieważ lepsze planowanie nie polega na lepszych listach. Chodzi o lepsze decyzje.

Żadne narzędzie nie może podejmować tych decyzji za Ciebie. Ale Sunsama przynajmniej sprawia, że ​​Ty je podejmujesz.

4. Doświadczenie użytkownika

Najlepsze aplikacje do zwiększania produktywności , jakie widziałem, łamią zasady dobrego projektowania.

Google Tasks i Sunsama podchodzą do tego problemu w odwrotny sposób. Jeden znika całkowicie. Drugi celowo wchodzi ci w drogę.

W przypadku zadań Google, gdy wspominasz o czymś, co trzeba zrobić, oni po prostu kiwają głową i to zapisują. Bez zadawania pytań. Interfejs jest tak minimalistyczny, że równie dobrze mógłby być niewidoczny.

Sunsama jest inna.

Zadaje wiele pytań. „Kiedy dokładnie to zrobisz? Jak długo to potrwa? A co z twoimi innymi zobowiązaniami?” Czasami masz ochotę powiedzieć mu, żeby się zamknął.

Ale rzecz w tym, że właśnie o te pytania chodzi.

W Google Tasks dodanie zadania zajmuje jedną sekundę. Wpisz, enter, gotowe. To cyfrowy odpowiednik bazgrania na karteczce Post-it.

Sunsama sprawia, że ​​pracujesz ciężej. Każde zadanie wydaje się małą ceremonią zobowiązania. Ale ta ceremonia zmusza cię do myślenia o rzeczach, których zwykle unikasz, aż twoja lista zadań stanie się potworem.

5. Powiadomienia i przypomnienia

Powiadomienia to miejsce, w którym Google Tasks i Sunsama ujawniają swoje najgłębsze założenia na temat natury ludzkiej.

Pomyśl o tym, w jaki sposób Twój przyjaciel przypomina Ci o różnych rzeczach.

Niektórzy znajomi po prostu piszą „nie zapomnij”. Inni pytają „jaki masz plan?”

Na tym polega różnica pomiędzy tymi narzędziami.

Zadania Google to Twój przyjaciel o niskich wymaganiach. Po prostu Cię szturcha, gdy coś jest należne. Bez zadawania pytań, bez wydawania osądów.

Źródło obrazu: Aktualizacje Google Workspace

Jeśli użyłeś go tak, jak omawialiśmy wcześniej, wiesz, że idealnie wpisuje się w filozofię „napisz i zapomnij”. To jest albo genialne, albo okropne, w zależności od twojej osobowości.

To właśnie tutaj podejście Sunsamy zaczyna nabierać sensu.

Zamiast tylko informować Cię o terminach, Sunsama prosi Cię o planowanie.

Każdego ranka zachęca Cię do zaplanowania dnia. Nie tylko do przejrzenia zadań, ale do faktycznego podjęcia decyzji, co zrobisz. To tak, jakby mieć trenera zamiast budzika.

Żadne z podejść nie jest uniwersalnie lepsze. Tak jak widzieliśmy w przypadku ich funkcji planowania, zależy to od tego, co próbujesz rozwiązać.

Jeśli potrzebujesz pomocy w zapamiętywaniu, wystarczy skorzystać z Zadań Google.

Jeśli potrzebujesz pomocy w podjęciu decyzji, stała obecność Sunsamy może okazać się warta tej mentalnej przerwy.

6. Funkcje współpracy

Funkcje współpracy określają, jak dobrze narzędzie działa, gdy bierze w nim udział więcej niż jedna osoba.

Google Tasks doprowadza to do skrajności. Ledwo zauważa istnienie innych osób.

Jasne, technicznie rzecz biorąc, możesz udostępnić listę zadań Google za pośrednictwem szerszego ekosystemu Google. Ale wydaje się to przykręcone, jak próba udostępnienia osobistego pamiętnika.

Sunsama podchodzi do tego w odwrotny sposób. Zakłada od początku, że praca odbywa się z innymi ludźmi.

Pamiętasz, jak zmuszało cię to do planowania dnia?

Teraz wyobraź sobie, że planowanie odbywa się w całym zespole. Kiedy planujesz zadanie w Sunsama, Twoi współpracownicy mogą je zobaczyć. Nie tylko zadanie, ale także to, kiedy planujesz je wykonać.

Kiedy planujesz swój dzień w Sunsama, widzisz dostępność swoich kolegów z zespołu. Kiedy przypisujesz zadanie, widzisz ich obciążenie pracą.

Który jest lepszy?

To jest złe pytanie.

Prawdziwe pytanie brzmi: Czy piszesz osobistą listę zadań do wykonania, czy współpracujesz z zespołem?

Jeśli zarządzasz tylko swoimi zadaniami, brak funkcji współpracy w Google Tasks jest błogosławieństwem. Nie może ci przeszkadzać.

Ale jeśli pracujesz z innymi, ograniczenia Sunsamy stają się cennymi przewodnikami. Zmuszają wszystkich do realistycznego podejścia do czasu i zobowiązań.

Prawda jest taka, że ​​większość z nas potrzebuje obu. Mamy swoje osobiste zadania i zobowiązania zespołowe.

Jak wypadają ceny Google Tasks i Sunsama?

Usługa Google Tasks jest bezpłatna.

Sunsama kosztuje 20 dolarów miesięcznie. Można również płacić rocznie za 16 dolarów miesięcznie.

Darmowe narzędzia często okazują się droższe.

Kiedy używasz Google Tasks, płacisz czymś innym: swoją uwagą. Chętnie pozwala ci gromadzić niekończące się zadania, ponieważ Google nie ponosi żadnych kosztów, kiedy to robisz.

Cena Sunsama zmusza ją do dostarczania prawdziwej wartości. Przy cenie 20 USD miesięcznie nie może to być po prostu lista. Musi zmienić twoje zachowanie.

Pomyśl o tym w ten sposób:

Jeśli Sunsama zaoszczędzi Ci godzinę miesięcznie na lepszym planowaniu, to się opłaciło. To mniej niż 3 minuty dziennie.

Ostatnie przemyślenia na temat Google Tasks kontra Sunsama

Prawdopodobnie potrzebujesz obu.

Użyj Google Tasks, aby szybko uchwycić myśli. Kiedy e-mail wymaga działania, zrób z niego zadanie. Kiedy spotkanie stwarza pracę następczą, zapisz ją. Szybko, prosto, zrobione.

Następnie użyj Sunsama , aby zaplanować swój czas. Wczytaj zadania Google i zdecyduj, co zrobić dzisiaj.

Więc przestań szukać jednego narzędzia, które będzie rządzić nimi wszystkimi.

Zamiast tego zadaj sobie pytanie:

Czy próbuję uchwycić czy zaplanować?

Pamiętać czy decydować?

Odpowiedź powie Ci, jakiego narzędzia potrzebujesz w danej chwili.