Google Tasks versus Sunsama: waarom u waarschijnlijk beide nodig hebt

Veel productiviteitshulpmiddelen zijn ontworpen om ervoor te zorgen dat u zich goed voelt over uw onproductieve gedrag.

Je weet wel waar ik het over heb. Die eindeloze lijst met shit die je moet doen, maar nooit echt doet. Dat digitale kerkhof van goede bedoelingen dat daar maar ligt en je beoordeelt.

Ja, ik heb dat meegemaakt. Jarenlang was ik die gast die elke nieuwe productiviteitsapp probeerde die beloofde mijn leven te verbeteren.

Ze gaven me alleen maar mooiere manieren om mezelf teleur te stellen.

Maar wacht. Dit is niet weer een tirade over hoe alle productiviteitstools waardeloos zijn. Want ik heb er twee gevonden die dat niet zijn: Google Tasks en Sunsama.

En ze zijn juist interessant omdat ze niet beweren al je problemen op te lossen.

Tools kunnen je uitstelgedrag, je perfectionisme of je neiging om te veel te doen niet verhelpen. Maar de juiste tools kunnen je helpen deze patronen duidelijker te zien.

Daarom is deze vergelijking belangrijk.

TL;DR Samenvatting

Google Tasks is een soort plakbriefje in je Google-apps. Geen functies, alleen vastleggen. Het is gratis omdat het er niet om geeft wat je met je taken doet.

Sunsama is een coach die je helpt te plannen wanneer je dingen daadwerkelijk gaat doen. Het kost $20 per maand, omdat het erop gericht is je gedrag te veranderen.

Waarschijnlijk heb je beide nodig: taken die je snel moet uitvoeren en Sunsama om de realiteit onder ogen te zien.

Google Tasks versus Sunsama in één oogopslag

Overzicht van Google Taken

Google Tasks is een takenlijst die geïntegreerd is in je Google-apps. Dat maakt het anders: het is geen op zichzelf staande taakbeheerder, maar eerder een natuurlijke uitbreiding van Gmail en Agenda.

De meesten van ons hebben geen complex taakbeheersysteem nodig. Wat jij en ik nodig hebben is een frictieloze manier om taken vast te leggen wanneer ze zich voordoen.

Wanneer u een e-mail leest en er iets mee moet doen, kunt u het met twee klikken omzetten in een taak. Geen contextwisseling, geen ingewikkelde workflows.

Het is het digitale equivalent van iets op een post-it schrijven. Het verschil is dat deze notitie in uw agenda verschijnt en niet onder uw koffiekopje verdwijnt.

De magie zit in wat Google Tasks niet kan.

Er zijn geen prioriteitsmatrices, geen ingewikkelde taggingsystemen en geen eindeloze aanpassingsopties. Alleen lijsten, subtaken en vervaldatums.

Deze eenvoud heeft natuurlijk een keerzijde. Je kunt geen complexe projectplanning doen of gedetailleerde workflows creëren.

Wat vooral slim is, is hoe Google Tasks integreert met Calendar. Wanneer u een vervaldatum aan een taak toevoegt, wordt deze weergegeven naast uw vergaderingen en evenementen.

Deze subtiele eigenschap verandert je kijk op taken: ze worden net zo reëel als je andere verplichtingen, niet zomaar items op een eindeloze to-dolijst.

Maar het krachtigste aspect van Google Tasks is misschien wel iets dat je makkelijk over het hoofd ziet: het is er altijd, gewoon in de tools die je toch al gebruikt.

Wanneer u in Gmail zit, kunnen taken direct aan e-mails worden gekoppeld. Wanneer u in een agenda zit, verschijnen ze naast uw planning. Wanneer u in Docs zit, zijn ze slechts een klik verwijderd.

Het is deze naadloze aanwezigheid die Google Tasks nuttiger maakt dan de lijst met functies doet vermoeden.

Wat we leuk vinden aan Google Taken

• Het leeft waar je werkt. Niet in een aparte app, maar direct in Gmail en Agenda.
• De integratie is doordacht. Verander e-mails in taken met twee klikken. Taken verschijnen in uw agenda als echte afspraken. Het is frictieloos takenbeheer.
• Werkt op alle apparaten. Telefoon, laptop, tablet: uw taken volgen u overal. En belangrijker nog: ze synchroniseren direct.
• Spraakinvoer via Google Assistant werkt. De meeste spraakinterfaces zijn onhandig. Deze niet.
• De eenvoud is geen bug, het is de killer feature. Geen eindeloze aanpassingsopties om tijd aan te verspillen.

Wat we niet leuk vinden aan Google Taken

• Geen standalone webinterface. Soms wil je plannen zonder je inbox/agenda te zien. Dat kan hier niet.
• Het notificatiesysteem is te basic. Een simpele heads-up over taken die af moeten zijn, zou helpen. Op dit moment is het makkelijk om dingen te missen.
• Google's geschiedenis van het doden van producten maakt het moeilijk om je er volledig aan te committeren. Het is alsof je je huis bouwt op gehuurde grond.
• Taken kunnen niet worden gesorteerd zoals u wilt. Geen tags en geen prioriteitsniveaus behalve sterren. Voor sommige mensen is dit een dealbreaker.
• De eenvoud die het geweldig maakt, maakt het ook beperkend. Je kunt hier geen complex projectmanagement doen. Maar misschien is dat ook niet wat een task manager zou moeten doen.

Sunsama-overzicht

Sunsama geeft een nieuwe invulling aan de dagplanner voor mensen die geloven dat tijd waardevoller is dan taken.

Sunsama dwingt je om je dag te beschouwen als de eindige bron die het is.

Dit betekent het volgende in de praktijk:

Wanneer er een taak binnenkomt (via Trello, Asana of je eindeloze Gmail-threads), zorgt Sunsama ervoor dat je deze plant.

Wijs niet alleen een einddatum toe, maar reserveer er ook tijd voor.

Mensen vragen me vaak waarom dat belangrijk is. Is plannen immers niet gewoon een andere vorm van uitstelgedrag?

Dat dacht ik ook, totdat ik iets besefte:

De meesten van ons werken als brandweermannen, springend van de ene urgente taak naar de andere. Onze inbox en Slack-meldingen sturen onze dag. We reageren gewoon op wat het felst brandt.

Sunsama doorbreekt deze cirkel door u te dwingen na te denken voordat u handelt.

Als het bij Google Tasks draait om het snel vastleggen van alles, draait het bij Sunsama om het zorgvuldig kiezen van dingen.

Sommige mensen schrikken van de prijs van $ 20 per maand, vooral als je het vergelijkt met het feit dat Google Tasks gratis is.

Maar ze zien iets cruciaals over het hoofd: de werkelijke kosten zijn niet geld, maar de mentale belasting van het voortdurend moeten jongleren met prioriteiten zonder systeem.

Het genie van Sunsama zit niet alleen in de planning, maar ook in de reflectie. Elke dag vraagt ​​het je om te evalueren wat je hebt bereikt.

Niet om je een slecht gevoel te geven, maar om je te helpen de toekomst beter te plannen.

Wat wij leuk vinden aan Sunsama

• De integraties zijn uitgebreid. Het brengt uw taken van Gmail, Trello, Asana en andere tools samen in één doordachte interface.
• Het dagelijkse planningsritueel werkt. Het is niet zomaar een to-dolijstje, het helpt je bewust na te denken over hoe je je tijd besteedt.
• Reflectie is ingebouwd in de workflow. De end-of-day review pusht je om te leren van wat je hebt bereikt.
• Het supportteam geeft om je. Als er iets misgaat, krijg je echte hulp van echte mensen die het product begrijpen.
• De rustige interface is niet alleen mooi, maar ook doelgericht. Elke ontwerpkeuze is gericht op het verminderen van de mentale ruis die gepaard gaat met taakbeheer.

Wat we niet leuk vinden aan Sunsama

• Projectmanagementfuncties zijn te basaal. Je kunt hier geen complexe teamprojecten aan.

Google Tasks vs Sunsama Functievergelijking

1. Taakbeheer

Google Tasks en Sunsama bevinden zich aan de tegenovergestelde uiteinden van dit spectrum. De een is meedogenloos eenvoudig, de ander ambitieus complex.

Het verschil wordt duidelijk als je kijkt naar de manier waarop ze een basisbewerking uitvoeren: het toevoegen van een taak.

In Google Tasks typ je gewoon. Dat is alles. De interface is zo schoon dat het bijna leeg is.

Maar deze eenvoud is misleidend.

Weet u nog dat we eerder spraken over Google Taken in uw workflow?

Dat is geen toeval. Het is ontworpen om onzichtbaar te zijn totdat je het nodig hebt.

Sunsama hanteert de tegenovergestelde benadering. Het wil niet onzichtbaar zijn – het wil jouw controlecentrum zijn.

Wanneer u een taak toevoegt in Sunsama, registreert u niet alleen iets om te doen. U plant wanneer u het gaat doen.

Het verschil zit in hoe ze bestaande taken afhandelen. Google Tasks biedt u basissorteeropties en lijsten.

Niets bijzonders. Net zoals we in de eerdere secties zagen, is het een weddenschap dat eenvoud het wint van functies.

Sunsama haalt daarentegen taken overal vandaan: Asana, ClickUp, Gmail, Todoist en zelfs Slack.

Beide benaderen de focus zelfs op een andere manier.

Google Tasks gaat ervan uit dat uw focus ergens anders ligt. Sunsama bouwt het in met Pomodoro-timers en focusmodi.

Dit is waar het op neerkomt: Google Tasks is om snel gedachten vast te leggen. Sunsama is om tijd doelbewust te beheren.

Je ziet dit terug in de manier waarop ze de taken organiseren.

Google Tasks biedt u eenvoudige lijsten.

Sunsama biedt je #channels, wat eenvoudig klinkt, maar het biedt je een heel andere manier om over taakorganisatie na te denken.

Het integratieverhaal vertelt hetzelfde verhaal. Google Tasks integreert diepgaand met Google Workspace, zoals we eerder zagen. Sunsama integreert breed met alles.

2. Integratiemogelijkheden

Laten we beginnen met Google Taken.

Bent u een e-mail aan het lezen en moet u iets onthouden?

Google Tasks is er al, wachtend. Geen nieuw tabblad. Geen contextswitch. Slechts twee klikken en klaar. Zo ziet echte integratie eruit.

Google Tasks is perfect voor wat het doet, maar het is onmogelijk om het ergens anders te gebruiken. Het is een permanent meubelstuk in Google's huis.

Sunsama ging voor het tegenovergestelde.

Kijk naar Sunsama's connecties: Trello, Asana, Todoist en Slack. De lijst is eindeloos. Ze werken allemaal prima, maar geen enkele voelt zo natuurlijk als Google Tasks in Gmail. Dat is de prijs van flexibiliteit.

Dit is het praktische verschil:

Als je werkleven draait om de tools van Google, voelt Google Tasks onvermijdelijk. Alsof het op geen enkele andere manier zou kunnen bestaan.

Maar als u tot het type behoort dat voor de lunch tussen drie projectmanagementtools heen en weer schakelt, is het brede bereik van Sunsama belangrijker dan de diepgaande integratie van Google.

De meeste task managers falen omdat ze dit onderscheid missen. Ze proberen diep en breed te zijn, maar eindigen in geen van beide.

Dat is wat Google Tasks en Sunsama interessant maakt. Ze kozen een kant. Google Tasks zei: "doe één ding perfect." Sunsama zei: "verbind alles adequaat."

Stel uzelf de vraag: hebt u een tool nodig die past bij uw primaire werkruimte, of een tool die met al uw werkruimten communiceert?

3. Planningsfuncties

Lijstjes zijn de plek waar goede bedoelingen sterven. Ik heb dit talloze keren zien gebeuren, zowel bij mezelf als bij anderen. Je bent uren bezig met het organiseren van taken, om er later in te verdrinken.

Google Tasks is gewoon een betere manier om dingen op te schrijven. Je legt taken en subtaken snel vast, voegt vervaldatums toe en voegt ze eventueel toe aan geschikte lijsten.

En dat is prima. Soms moet je dingen gewoon onthouden.

Sunsama hanteert de tegenovergestelde benadering. Het wil niet je notitieblok zijn, het wil je tijdcoach zijn.

Wanneer u een taak toevoegt in Sunsama, moet u weten wanneer u deze daadwerkelijk uitvoert. Niet alleen de vervaldatum, maar ook het specifieke tijdsblok dat u gaat gebruiken.

De meeste mensen vinden dit in eerste instantie vervelend.

Waarom zouden we het beheer van taken ingewikkelder maken?

Waarom zet je niet gewoon alles in een lijst en kom je er later pas achter?

Maar “later” is het probleem dat Sunsama probeert op te lossen.

De meeste productiviteitstools doen alsof je oneindig veel tijd hebt. Blijf taken toevoegen. Trek je niets aan van de realiteit. Daarom voelt Google Tasks zo soepel aan: je wordt nooit geconfronteerd met de beperkte uren die je in een dag hebt.

Sunsama is bijna irritant in zijn nadruk op de realiteit. Elke ochtend zorgt het ervoor dat je een plan maakt. Niet alleen hoop opsommen, maar ook daadwerkelijke tijden aan taken toewijzen.

Dit lijkt misschien overdreven, totdat je nadenkt over je laatste perfect georganiseerde takenlijst.

Hoe vaak is het niet gebeurd dat u alle taken netjes had gecategoriseerd, maar dat u zich aan het einde van de dag toch afvroeg waar de tijd gebleven was?

Dat is de illusie van traditioneel taakbeheer. Lijsten voelen als controle, maar zijn dat niet.

Wanneer u een taak naar de agenda van Sunsama sleept, doet u iets wat de meeste productiviteitshulpmiddelen u nooit vragen te doen: beslissen wat u vandaag niet gaat doen.

Dit sluit aan bij de brede integraties die we bespraken. Nu zijn ze logischer. Sunsama verzamelt geen taken, het dwingt je om je aandacht te verdelen.

De waarheid is dat de meesten van ons beide benaderingen nodig hebben. Gebruik Google Tasks om snel vast te leggen. Gebruik Sunsama om de realiteit onder ogen te zien.

Omdat betere planning niet over betere lijsten gaat. Het gaat over betere beslissingen.

Geen enkele tool kan die beslissingen voor je nemen. Maar Sunsama zorgt er in ieder geval voor dat je ze neemt.

4. Gebruikerservaring

De beste productiviteitsapps die ik heb gezien, overtreden de regels van goed ontwerp.

Google Tasks en Sunsama pakken dit probleem tegengesteld aan. De ene verdwijnt volledig. De andere zit je expres in de weg.

Met Google Tasks noem je iets dat gedaan moet worden, ze knikken en schrijven het op. Geen vragen gesteld. De interface is zo minimaal dat het net zo goed onzichtbaar zou kunnen zijn.

Sunsama is anders.

Het stelt veel vragen. "Wanneer ga je dit precies doen? Hoe lang duurt het? En wat met je andere verplichtingen?" Soms wil je het zeggen dat het zijn mond moet houden.

Maar het punt is: het gaat juist om die vragen.

In Google Tasks duurt het toevoegen van een taak één seconde. Typ, enter, klaar. Het is het digitale equivalent van krabbelen op een Post-it.

Sunsama laat je harder werken. Elke taak voelt als een kleine toewijdingsceremonie. Maar die ceremonie dwingt je om na te denken over dingen die je normaal gesproken zou vermijden, totdat je takenlijst een monster wordt.

5. Meldingen en herinneringen

Via meldingen onthullen Google Tasks en Sunsama hun diepste aannames over de menselijke natuur.

Denk eens na over de manier waarop je vriend(in) je aan bepaalde dingen herinnert.

Sommige vrienden sturen alleen een berichtje met: "vergeet het niet." Anderen vragen: "Wat is je plan?"

Dat is het verschil tussen deze tools.

Google Tasks is je vriend die weinig onderhoud nodig heeft. Het geeft je gewoon een seintje als er iets af moet. Er worden geen vragen gesteld, er wordt geen oordeel geveld.

Afbeeldingbron: Google Workspace-updates

Als je het hebt gebruikt zoals we eerder bespraken, weet je dat het precies past bij die "schrijf en vergeet"-filosofie. Dit is briljant of verschrikkelijk, afhankelijk van je persoonlijkheid.

Hier begint de aanpak van Sunsama zinvol te worden.

In plaats van dat u alleen maar over deadlines wordt geïnformeerd, vraagt ​​Sunsama u om zelf een planning te maken.

Elke ochtend spoort het je aan om je dag te plannen. Niet alleen om naar je taken te kijken, maar om daadwerkelijk te beslissen wat je gaat doen. Het is alsof je een coach hebt in plaats van een wekker.

Geen van beide benaderingen is universeel beter. Net zoals we zagen met hun planningsfuncties, hangt het af van wat je probeert op te lossen.

Als u hulp nodig hebt bij het onthouden, is Google Tasks voldoende.

Als je hulp nodig hebt bij het maken van een keuze, dan is de constante aanwezigheid van Sunsama misschien de mentale onderbreking waard.

6. Samenwerkingsfuncties

Samenwerkingsfuncties bepalen hoe goed een hulpmiddel werkt als er meer dan één persoon bij betrokken is.

Google Tasks gaat hierin tot het uiterste. Het erkent nauwelijks het bestaan ​​van andere mensen.

Tuurlijk, je kunt technisch gezien een Google Tasks-lijst delen via het bredere ecosysteem van Google. Maar het voelt alsof het erbij is geschroefd, alsof je een persoonlijk dagboek probeert te delen.

Sunsama hanteert de tegenovergestelde benadering. Het gaat er vanaf het begin vanuit dat werk met andere mensen gebeurt.

Weet je nog hoe het je dwong om je dag te plannen?

Stel je nu voor dat de planning door een heel team heen gebeurt. Wanneer je een taak plant in Sunsama, kunnen je teamgenoten het zien. Niet alleen de taak, maar ook wanneer je van plan bent om deze uit te voeren.

Wanneer u uw dag in Sunsama plant, ziet u de beschikbaarheid van uw teamgenoten. Wanneer u een taak toewijst, ziet u hun werklast.

Wat is beter?

Dat is de verkeerde vraag.

De echte vraag is: schrijft u een persoonlijke to-do-lijst of werkt u samen met een team?

Als je alleen je eigen taken beheert, is het gebrek aan samenwerkingsfuncties van Google Tasks een zegen. Het kan je niet in de weg zitten.

Maar als je met anderen werkt, worden Sunsama's beperkingen waardevolle gidsen. Ze dwingen iedereen om realistisch te zijn over tijd en verplichtingen.

De waarheid is dat de meesten van ons beide nodig hebben. We hebben onze persoonlijke taken en onze teamverplichtingen.

Hoe verhouden Google Tasks en Sunsama zich tot elkaar qua prijs?

Google Taken is gratis.

Sunsama kost $20 per maand. Je kunt ook jaarlijks betalen voor $16 per maand.

Gratis tools zijn vaak duurder.

Wanneer u Google Tasks gebruikt, betaalt u met iets anders: uw aandacht. Het laat u graag eindeloos taken stapelen, omdat het Google niets kost als u dat doet.

Sunsama's prijskaartje dwingt het om echte waarde te leveren. Voor $20 per maand kan het niet alleen een lijst zijn. Het moet je gedrag veranderen.

Denk er zo over na:

Als Sunsama je een uur per maand bespaart aan betere planning, dan heeft het zichzelf terugverdiend. Dat is minder dan 3 minuten per dag.

Laatste gedachten over Google Tasks versus Sunsama

Waarschijnlijk heb je beide nodig.

Gebruik Google Tasks om snel gedachten vast te leggen. Als een e-mail actie nodig heeft, maak er dan een taak van. Als een vergadering vervolgwerk oplevert, schrijf het dan op. Snel, eenvoudig, gedaan.

Gebruik Sunsama vervolgens om je tijd daadwerkelijk te plannen. Koppel die Google Taken en bepaal wat je vandaag gaat doen.

Stop dus met zoeken naar dat ene instrument waarmee je alles kunt regeren.

Vraag jezelf in plaats daarvan het volgende af:

Probeer ik vast te leggen of te plannen?

Onthouden of beslissen?

Het antwoord vertelt u welk gereedschap u op dit moment nodig hebt.