ATS 없이 채용 파이프라인을 운영하는 방법 (5인 팀)

5인 규모의 회사를 운영한다면 채용은 정말 골칫거리일 수 있습니다.

이력서를 검토하던 중 갑자기 누군가 링크드인에서 연락을 해오고, 좋은 인재를 놓친 건 아닌지 걱정하게 되는 순간이 있습니다.

인력이 부족하고 각자가 여러 역할을 맡게 되면, 실수가 발생하기 마련입니다.

하지만 초기 단계에서 값비싼 ATS에 투자하는 것은 그다지 합리적이지 않습니다. 거래량이 비용을 정당화할 만큼 충분히 많지 않기 때문입니다.

이런 경우에는 자체적인 채용 파이프라인을 구축하는 것이 최선의 방법입니다.

고가의 도구나 복잡한 시스템 없이도 체계적으로 업무를 관리 할 수 있습니다 . Notion과 Google Workspace를 활용하면 채용 워크플로를 효율적으로 관리할 수 있는 탄탄한 시스템을 구축할 수 있습니다.

이 글에서는 직원 5명 규모의 회사에서 ATS(지원자 관리 시스템) 없이 채용 파이프라인을 운영하는 방법을 알려드리겠습니다. 설정 방법은 초보자도 쉽게 따라할 수 있으며 시간도 많이 걸리지 않습니다.

채용 파이프라인이란 무엇인가요?

채용 프로세스를 이해하려면 먼저 채용에 대해 알아야 할 몇 가지 사항이 있습니다.

채용은 간단한 일이 아닙니다.

이는 공석을 파악하고, 채용 공고를 게시하고, 지원자를 심사하고, 최종적으로 가장 적합한 사람을 선택하는 여러 단계를 거치는 과정입니다.

시스템 없이 이를 관리하는 것은 매우 어렵습니다.

그렇기 때문에 대부분의 채용 담당자는 채용 과정을 명확하게 파악하고 다음에 무엇을 해야 할지 확신을 가지고 결정할 수 있도록 일종의 워크플로우를 사용합니다.

이 워크플로는 기본적으로 채용 파이프라인이라고 불립니다.

그것은 어떻게 작동합니까?

채용 파이프라인은 깔때기와 같은 방식으로 작동합니다.

퍼널의 각 단계는 채용 과정을 나타내며, 채용 담당자는 후보자가 채용 제안을 받거나 거절당할 때까지 후보자를 한 단계에서 다음 단계로 이동시킵니다.

채용 과정은 업무 흐름이나 사용하는 인사 관리 도구에 따라 다를 수 있지만, 거의 모든 채용 절차에 공통적으로 적용되는 6단계가 있습니다.

1. 소싱

채용은 인재 발굴에서 시작됩니다. 

채용 담당자는 부서로부터 채용 공고를 받으면 해당 직무에 적합한 기술과 경험을 갖춘 후보자를 찾기 시작합니다.

가장 주목할 만한 인재 확보 채널로는 구인 광고, 전문 네트워크, 채용 플랫폼, 그리고 추천 등이 있습니다.

2. 심사

지원서가 접수되면 채용 담당자가 이를 검토하고 가장 적합한 후보자를 채용 파이프라인으로 전달합니다. 

평가 시험 및 사전 심사 전화 통화를 위한 하위 단계를 여기에 추가할 수도 있습니다.

3. 회견

이 단계에서 채용 담당자는 최종 후보로 선정된 지원자들에게 연락하여 온라인 및 오프라인 면접을 진행하고 평가합니다. 

면접 과정이 길어질 경우, 채용 담당자는 1차 면접과 2차 면접과 같은 하위 단계를 추가할 수 있습니다.

4. 선택

면접 후, 채용 담당자는 평가와 면접을 통해 지원자들을 비교하여 해당 직무에 가장 적합한 사람을 선정합니다. 

이 단계는 이미 모든 작업이 완료된 상태이므로, 업무의 후방 지원 부분에 가깝습니다. 채용 과정에서 이 단계는 단순히 "진행 중"인 후보자를 나타냅니다.

5. 제안

채용 담당자는 급여, 복리후생 및 직무 내용을 자세히 명시한 공식적인 채용 제안서를 후보자에게 보냅니다. 

처리량이 많을 경우, "제안" 단계 이후에 수락/거절된 제안 및 신원 조사를 추적하는 단계를 추가할 수 있습니다.

6. 고용 됨

이는 채용 과정의 마지막 단계입니다. 최종 선정된 후보자가 정식으로 직원이 되면 대부분의 채용 담당자는 채용 공고를 마감합니다.

하지만 일부 기업은 온보딩, 시용 기간 및 확정 단계까지 포함하는 확장된 프로세스를 적용하기도 합니다.

왜냐하면 일반적으로 직원 8명 중 1 명꼴로 수습 기간 중에 퇴사하기 때문입니다. 이러한 단계를 추가하면 채용 과정을 반복하는 것을 방지할 수 있습니다.

채용 파이프라인은 필수적인가요? 주요 이점은 무엇인가요?

적절한 채용 프로세스를 유지하는 데에는 두 가지 주요 이점이 있습니다.

첫째, 모든 것을 체계적으로 정리하여 오류 발생 가능성을 줄여줍니다. 

면접 일정이나 합격 통지서를 보냈는지 확인하기 위해 메모를 뒤져볼 필요가 없습니다. 채용 파이프라인에서 진행 상황을 알려줍니다.

이를 통해 전체 프로세스가 더 빠르고 효율적으로 진행되어 궁극적으로 채용 소요 시간을 단축할 수 있습니다.

두 번째로 큰 이점은 데이터 분석입니다.

새로 채용하는 직원 한 명 한 명이 채용 전략에 대한 통찰력을 제공하여 병목 현상을 일으키는 영역을 파악하는 데 도움을 줍니다.

예를 들어, 지원서는 쏟아지지만 대부분의 지원자가 면접 단계에서 탈락한다면, 이는 부서 간의 문제에 있음을 의미합니다. 

채용 공고를 제대로 받지 못했거나, 팀에서 부서의 요청 사항을 잘못 이해한 것 같습니다.

마찬가지로, 채용률은 높지만 수습 기간 중 직원 이직률이 높다면 이는 부실한 온보딩 프로세스를 나타냅니다.

탄탄한 채용 파이프라인을 구축하면 채용 전략과 실행 모두를 개선할 수 있습니다.

채용 파이프라인을 구축하려면 무엇이 필요할까요?

이제 채용 파이프라인에 대한 전반적인 이해를 얻었으니, 간단한 파이프라인을 처음부터 만들어 보겠습니다.

그러기 위해서는 먼저 기초를 다져야 합니다. 

여기에는 채용 프로세스 계획, 직무 설명 작성, 그리고 후보자 관리 및 추적을 위한 도구 설정이 포함됩니다.

1. 채용 전략을 계획하세요

먼저 소싱 채널을 구축하세요.

적합한 후보자를 유치하는 데 도움이 되는 다양한 소싱 채널이 있습니다. 예를 들어 전문 네트워크, 소셜 미디어, 채용 대행사, 추천 등이 있습니다.

채용 성과를 극대화하려면 다양한 채용 채널을 활용하는 것이 좋은 전략입니다. 

예를 들어, 채용 게시판을 통한 채용은 약 42%를 차지 하지만, 추천을 통한 채용은 상대적으로 유지율이 더 높습니다. 두 채널을 모두 효과적으로 활용하면 채용률을 높일 수 있습니다.

회사 채용 페이지도 만들어야 합니다. 채용 페이지를 통해 접수되는 지원자는 소수에 불과하지만, 대개 지원 의향이 높은 지원자들입니다.

2. 명확한 직무 설명을 작성하세요

채용 과정에서 가장 큰 어려움 중 하나는 자격 미달 지원자가 너무 많다는 것입니다.

많은 채용 담당자들이 잘못된 직무 설명 때문에 부적절한 후보자 풀을 끌어들이고, 결국 직무 설명을 수정하느라 시간과 노력을 낭비합니다.

직무 설명서는 전체 채용 전략을 실행하는 기반이 됩니다. 

채용 공고가 잘 작성되어 있고 명확하다면, 처음부터 적합한 후보자를 찾을 수 있을 것입니다.

훌륭한 직무설명서(JD)를 작성하려면 이 글을 참고하세요 . 저자가 실제 사례를 통해 자세히 설명했습니다.

3. 도구에 투자하세요

이 시점쯤 되면 지원자를 유치하는 방법에 대한 명확한 계획을 세워두어야 합니다.

마지막 단계는 채용 파이프라인을 구축하는 데 적합한 도구와 리소스를 찾는 것입니다.

일반적으로는 ATS 플랫폼에 투자하는 것을 추천합니다. 모든 채용 담당자가 정보를 정리하고 반복적인 작업을 자동화하는 데 사용하는 도구이기 때문입니다. 

하지만 우리의 목표는 ATS(지원자 관리 시스템)가 포함되지 않은 저렴한 옵션을 찾는 것입니다.

저는 채용 프로세스를 구축하기 위해 Notion과 Google Forms를 선택했습니다. 특히 설정이 간편하고 무료로 이용할 수 있다는 점 때문에 선택했습니다.

Notion에 대해 잘 모르시는 분들을 위해 설명드리자면 , Notion은 프로젝트 관리 플랫폼입니다. 지원자 정보를 정리하고, 작업을 추적하고, 팀과 협업할 수 있는 작업 공간을 제공합니다.

여기에서 무료로 시작할 수 있습니다 . 가입은 몇 분 정도 소요되며, Gmail 계정을 사용하여 계정을 만들 수 있습니다.

기반은 마련되었습니다. 이제 채용 파이프라인을 구축할 때입니다.

채용 파이프라인 구축 및 운영을 위한 단계별 가이드

아래에 Notion을 사용하여 채용 파이프라인을 구축하고 운영하는 방법에 대한 단계별 가이드를 만들었습니다. 

또한 지원자 정보를 수집하기 위해 Google Forms와 Sheets를 사용하는 방법도 설명했습니다.

먼저 구글 폼부터 살펴보겠습니다. 설정이 빠르고 지원서를 간편하게 수집할 수 있습니다. 

1. 신청서 작성

Google Workspace는 공유 가능한 링크가 포함된 구직 신청서를 만들 수 있는 무료 양식 작성 도구를 제공합니다. 

여기에서 새 양식을 만들 수 있습니다.

빈 양식을 클릭하고 제목을 입력한 다음 필드를 추가해 보세요. 체크박스, 여러 질문, 드롭다운 메뉴 또는 답변을 위한 빈 줄을 추가할 수 있습니다.

질문을 섹션별로 구성하고 입력란을 위아래로 이동할 수 있습니다.

Google Forms에는 "응답" 섹션에 내장된 분석 기능도 있습니다. 특정 직책에 지원한 사람 수, 여성 및 남성 지원자 수, 지원자 풀의 평균 직무 경험 등을 확인할 수 있습니다.

아주 기본적인 내용이지만, 구글 시트를 사용해서도 자체 분석 섹션을 만들 수 있습니다. (세 번째 단계를 확인하세요.)

이것은 제가 입사 지원을 위해 만든 구글 양식입니다. 전체 양식은 여기에서 확인하실 수 있습니다.

2. 데이터베이스 구축

다음 단계는 지원자들의 답변을 저장할 공간을 만드는 것입니다.

Google Sheets를 사용하면 답변을 자동으로 가져올 수 있습니다.

이 도구는 Google Forms와 직접 연동되며, 데이터가 깔끔한 열과 행으로 정리되어 채용 파이프라인에 맞춰 데이터를 쉽게 분류할 수 있습니다.

설문지를 열고 Google 설문지 상단의 "응답" 섹션을 선택한 다음 "시트에서 보기" 버튼을 클릭하세요. 

새로운 페이지가 나타나 모든 응답이 표시됩니다.

시트에 입력할 샘플 답변 몇 개를 작성했습니다. 또한 시트의 가독성을 높이기 위해 약간 정리했습니다.

3. 보고용 대시보드 설계 (선택 사항)

세 번째 단계는 채용 파이프라인에 특별히 필요한 것은 아니지만, 경영진을 위한 보고서를 신속하게 작성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

많은 채용 담당자들이 모니터링 및 보고용 대시보드를 만들기 위해 피벗 테이블을 사용합니다. 시트들이 서로 연결되어 있기 때문에 새로운 지원서가 제출될 때마다 데이터가 자동으로 업데이트됩니다.

Google Sheets의 내장 기능을 활용하여 무엇을 할 수 있는지 보여드리기 위해 간단한 대시보드를 만들었습니다. 피벗 테이블 만드는 방법은 ChatGPT에서 튜토리얼을 참고하세요.

4. Notion에서 채용 파이프라인을 구축하세요

아직 Notion에 가입하지 않으셨다면 여기에서 가입하실 수 있습니다 . 가입 절차는 매우 간단하며 시간도 얼마 걸리지 않습니다.

공식 웹사이트를 방문하여 오른쪽 상단에 있는 "Notion 무료 받기" 버튼을 클릭하세요. 

새로운 창이 나타납니다. 

가입 방법을 선택하고 코드를 통해 계정을 인증하세요. 프로필 페이지로 이동합니다. 

프로필을 만들고 작업 공간을 선택하세요. 5인 팀이므로 팀 작업 공간을 선택하세요.

끝입니다! 계정 생성이 성공적으로 완료되었습니다. 

(참고로, 개인 계정은 영구 무료이지만 팀 계정은 무료 체험 기간만 제공됩니다. 체험 기간이 끝나면 구독을 구매해야 합니다. 여기서는 설명을 위해 개인 계정을 사용했습니다.)

이제 Notion에서 채용 파이프라인을 만들어 보겠습니다.

워크스페이스에 접속한 후에는 새 페이지를 만드세요. 

화면 중앙에 빈 공간이 나타납니다.

단락에 /table을 입력하고 전체 표를 선택하세요. Notion에서 페이지 안에 작은 표가 표시됩니다. 

이것이 바로 당신의 데이터베이스입니다.

이미 페이지를 맞춤 설정하여 제목을 추가하고, 필드 이름을 바꾸고, 행을 수동으로 채웠습니다. 

처리량이 많을 경우, 시간을 절약하기 위해 프로세스를 자동화할 수 있습니다. Notion은 Make 또는 Zapier를 통해 Google Sheets와 연동할 수 있도록 지원합니다.

데이터베이스 준비가 완료되면 이를 칸반 보드로 변환하세요. 

메인 제목 아래에 "테이블" 태그가 있습니다. 현재 보고 있는 화면입니다. 그 옆에 있는 "+" 기호를 클릭하고 유형으로 "보드"를 선택하세요.

Notion은 동일한 표를 기반으로 칸반 보드 보기를 자동으로 생성합니다.

설정으로 이동하여 그룹을 선택하고 상태를 '상태'로 변경합니다. 해당 그룹 아래에 여러 속성을 만들고 각각 '심사 완료', '최종 후보', '면접', '제안', '채용 완료'로 이름을 지정합니다.

Notion은 이러한 이름으로 자동으로 열을 생성합니다. 

이제 후보자들을 쉽게 추적할 수 있습니다.

각 열 아래에 후보자를 나타내는 새 페이지를 만들 수 있습니다. 이 페이지들은 칸반 보드에 카드로 표시됩니다. 

이 카드에는 지원자의 현재 상태, 지원 직책, 담당 채용 담당자, 참고 사항/서류 등 모든 지원자 정보를 담을 수 있습니다.

태그를 추가하려면 카드 안에 추가하면 됩니다. 카드에는 "속성"이라는 필드가 있는데, 여기에 모든 레이블을 만들 수 있습니다.

예를 들어, 팀원에게 카드를 할당하려면 해당 속성을 클릭하고 "선택"을 선택한 다음 "담당 채용 담당자"라는 새 레이블을 만드세요. 이제 이 속성 아래에 팀원을 할당할 수 있습니다.

5. 채용 파이프라인을 운영하세요

이 시점에서 여러분은 이미 모든 것을 준비했습니다. 이제 필요한 것은 꾸준함을 유지하는 것뿐입니다.

새로운 채용 공고가 생길 때마다 채용 공고를 작성하고, 채용 페이지에 Google Forms 링크를 추가한 후 게시하세요. 

지원서를 받으면 수동으로 후보자 목록을 작성하고, Notion 데이터베이스에 추가하고, 채용 담당자를 배정하세요. 

이제 채용 담당자가 진행 상황을 업데이트해야 합니다.

채용 진행 상황을 파악하기 위해 마감일을 추가할 수 있습니다.

카드 안에 우선순위 태그를 만들고 마감일을 추가하기만 하면 됩니다. 마감일 하루 전에 날짜가 자동으로 빨간색으로 바뀌어 미완료 작업이 강조 표시됩니다.

각 카드 안에 담당 채용 담당자에게 전달할 지침이나 피드백을 남길 수도 있습니다. 담당자가 문의 사항이 있을 경우, 당신을 태그하여 카드 안에 메시지를 게시할 수 있습니다.

그게 바로 5인 팀이 채용 프로세스를 운영하는 대략적인 방법입니다.

제가 Notion에서 만든 채용 파이프라인 템플릿 링크는 여기입니다.

그것을 연구하고 Notion에서 똑같이 만들어 보세요.

맺음말

체계적인 시스템만 갖추고 있다면 채용 파이프라인 관리는 어렵지 않습니다. 

간단한 노션 보드를 사용하면 모든 후보자를 한 곳에 정리하여 채용 과정을 더욱 명확하고 쉽게 관리할 수 있습니다.

물론, ATS처럼 완벽한 자동화를 기대할 수는 없겠지만, 그게 우리의 목표는 아닙니다.

이 단계에서는 불필요한 복잡성이나 추가 비용을 발생시키지 않으면서 업무 효율성을 향상시키는 채용 프로세스가 필요합니다.

사업 규모가 커지면 언제든지 나중에 시스템을 업그레이드할 수 있습니다.

Notion에서 간단한 파이프라인을 구축하고, 실제로 적용해 보고, 채용 상황에 맞춰 유연하게 조정해 나가세요.

관련 자료: 직원 온보딩 플랫폼 및 이력서 심사 소프트웨어.