Cara Mempekerjakan Karyawan untuk Bisnis Anda – 7 Poin Utama

Tidak peduli apa ukuran bisnis Anda, keberhasilannya tergantung pada orang-orang yang bekerja di belakangnya.

Apakah Anda seorang calon pengusaha, pebisnis berpengalaman, atau profesional SDM, Anda harus sering membuat keputusan perekrutan yang penting.

Mempekerjakan bukan hanya tugas. Ini adalah alam semesta, biasanya dengan pertemuan sistem, proses, dan praktik yang memengaruhi hasil bisnis secara luas.

Dalam hal ini, memahami nuansa perekrutan sangat penting untuk membangun tim yang membantu bisnis Anda bertahan dan berkembang lebih jauh.

Sebelum kita melanjutkan membahas seluk-beluk perekrutan, penting untuk memahami mengapa Anda harus mempekerjakan seorang karyawan sejak awal.

Karyawan adalah pilar bisnis yang sukses

Hampir tidak mungkin sebuah bisnis dapat berjalan sebagai pertunjukan satu orang atau satu wanita.

Seseorang tidak dapat memiliki semua keahlian atau waktu untuk dapat menangani setiap fungsi bisnis – pengembangan, operasi, pemasaran, penjualan, dukungan pelanggan, rekrutmen, akuntansi, dan banyak lagi.

Karyawan merupakan bagian integral dari berfungsinya bisnis dengan baik. Mereka adalah pilar di mana bisnis dibangun untuk mencapai ketinggian.

Indikasi bahwa Anda perlu memperkuat tenaga kerja di organisasi Anda adalah meningkatnya beban kerja, kurangnya kapasitas untuk memanfaatkan peluang pendapatan baru, dan memburuknya kualitas produk atau layanan Anda. Ketidakmampuan untuk mengatasi keluhan pelanggan Anda.

Mempekerjakan bukan hanya tentang mencari karyawan. Ini tentang menemukan yang tepat. Orang yang dapat secara efektif menjalankan rencana bisnis Anda dan berkontribusi untuk mencapai tujuan dan sasaran bisnis Anda.

Selain itu, seorang karyawan yang tidak selaras dengan tujuan bisnis Anda atau budaya organisasi Anda dapat menyebabkan lebih banyak kerugian daripada kebaikan.

Apakah Anda mempekerjakan karyawan pertama Anda atau Anda pernah mempekerjakan di masa lalu, ada beberapa poin penting yang perlu dipertimbangkan. Mengikuti ini akan membuat proses perekrutan Anda lancar dan memberikan pengembalian yang besar.

Mari kita lihat poin-poin yang HARUS Anda ingat dalam pencarian Anda untuk merekrut karyawan baru yang cocok untuk bisnis Anda.

1. Dapatkan kejelasan tentang mengapa Anda perlu merekrut dan siapa karyawan ideal Anda

Apakah Anda membutuhkan uluran tangan karena Anda telah menolak pekerjaan?

Apakah Anda mencari orang yang dapat menangani tugas-tugas administrasi?

Apakah Anda menginginkan seseorang dengan keahlian khusus yang dapat membuka jalan baru untuk bisnis Anda?

Berapa banyak orang yang Anda butuhkan?

Apakah Anda menggunakan kemampuan tenaga kerja saat ini secara maksimal? Di mana celahnya?

Langkah pertama menuju perekrutan adalah mengevaluasi persyaratan organisasi Anda dan kebutuhan akan karyawan baru.

Setelah Anda menentukan area bisnis Anda yang membutuhkan karyawan baru, selanjutnya adalah analisis pekerjaan, yang memberikan bentuk pada deskripsi pekerjaan yang ditujukan untuk calon karyawan Anda.

Lakukan analisis pekerjaan

Analisis pekerjaan adalah studi menit tugas yang harus dilakukan untuk pekerjaan itu. Ini membantu Anda mengumpulkan informasi yang relevan tentang pekerjaan, seperti:

• Bagian dari pekerjaan yang mengidentifikasi dan membedakannya dari pekerjaan lain
• Tugas, tugas, tanggung jawab, dan keluaran terkait yang diharapkan dari pekerjaan
• Kualifikasi pendidikan, pengalaman, keterampilan, sifat, dan sikap yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan itu.
• Struktur kompensasi, sepadan dengan pekerjaan
• Persyaratan infrastruktur fisik atau virtual dan lingkungan kerja yang kondusif untuk pekerjaan itu

Jika Anda bertanya-tanya di mana mengumpulkan semua informasi ini, berikut adalah beberapa cara untuk melakukannya:

• Cari di internet. Baca deskripsi pekerjaan dari deskripsi pekerjaan serupa. Lihatlah data survei dari portal pekerjaan.
• Jaringan dengan perusahaan lain yang memiliki pekerjaan serupa. Cobalah untuk memahami persyaratan mereka untuk pekerjaan itu dan gaji yang mereka tawarkan.
• Tinjau tanggung jawab pekerjaan karyawan Anda saat ini. Belajarlah dari mereka tugas-tugas yang mereka lakukan setiap hari, di mana dan mengapa mereka menghadapi kesulitan, dan bagaimana masalah mereka dapat dipecahkan.

Singkatnya, analisis pekerjaan yang menyeluruh penting untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang apa yang dibutuhkan oleh pekerjaan itu, baik untuk organisasi Anda maupun calon karyawan Anda.

Poin data yang Anda kumpulkan membantu Anda menyiapkan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan yang jelas dan efektif, yang pada akhirnya membantu Anda menyaring dan memilih kandidat yang tepat.

Siapkan deskripsi pekerjaan

Deskripsi pekerjaan Anda sangat penting untuk menarik calon karyawan. Ini membantu mereka menilai kelayakan dan kesesuaian mereka untuk peran tersebut dan membuat keputusan yang tepat untuk melamar pekerjaan.

Informasi penting yang harus disertakan dalam deskripsi pekerjaan adalah:

• Judul pekerjaan dan ringkasan yang menguraikan tujuan pekerjaan
• Daftar rinci tugas dan tanggung jawab sehari-hari
• Kualifikasi, pengalaman, dan keahlian yang diinginkan
• Harapan kinerja
• Lingkungan kerja, jadwal kerja, dan lokasi kerja
• Kompensasi dan keuntungan
• Gambaran umum perusahaan dan budaya
• Proses seleksi
• Instruksi lain seperti pencantuman surat lamaran atau contoh pekerjaan

2. Bangun rencana aksi yang komprehensif dan kumpulan sumber daya

Anda telah mengetahui posisi yang perlu Anda pekerjakan dan hasil yang ingin Anda capai. Anda telah menentukan kriteria seperti apa karyawan ideal Anda.

Sekarang saatnya membuat rencana tindakan untuk menarik karyawan potensial dan memperkirakan kebutuhan sumber daya.

Strategi tempat untuk mempublikasikan lowongan pekerjaan

Dunia digital menawarkan banyak pilihan mengenai pasar kerja. Namun, memiliki terlalu banyak pilihan dapat membingungkan dan bahkan dapat mengurangi efisiensi proses perekrutan Anda.

Oleh karena itu, Anda harus memutuskan secara strategis di mana akan mempublikasikan lowongan pekerjaan Anda. Beberapa faktor yang mendasari keputusan ini adalah anggaran Anda, urgensi perekrutan, tenaga kerja yang tersedia, dan media yang kemungkinan besar akan digunakan oleh calon karyawan Anda.

Opsi yang dapat Anda manfaatkan untuk menjangkau calon karyawan adalah:

• Situs posting pekerjaan seperti Memang, MonsterJobs, AngelList, dll.
• Situs jaringan profesional seperti LinkedIn
• Posting di grup media sosial yang didedikasikan untuk industri atau profesi. Misalnya, grup Desainer Grafis di Facebook
• Papan pekerjaan seperti yang ada di Craigslist, Glassdoor
• Halaman sosial dan situs web Perusahaan Anda
• Referensi dari karyawan yang ada
• Penempatan kampus

Bergantung pada anggaran dan kebutuhan, Anda dapat memilih media gratis atau berbayar untuk mengiklankan lowongan pekerjaan.

Cari tahu alat yang Anda butuhkan

Teknologi dapat sangat membantu Anda dalam proses perekrutan Anda.

Terdapat banyak perangkat lunak dan alat yang tersedia untuk membantu berbagai tahapan proses rekrutmen, seperti Sistem Pelacakan Pelamar (Applicant Tracking Systems/ATS), platform SDM , alat penilaian keterampilan, alat wawancara video, dan lain sebagainya. Namun, semua ini membutuhkan biaya yang besar.

Jika anggaran Anda rendah atau jumlah perekrutan dan pelamar tidak akan tinggi, Anda selalu dapat menemukan alternatif gratis atau berbiaya rendah. Anda dapat melacak pelamar di spreadsheet. Anda dapat menggunakan platform seperti Zoom atau Skype untuk melakukan wawancara video.

Menilai pengeluaran dan mengalokasikan anggaran

Selain iklan pekerjaan, alat, dan biaya perangkat lunak, ada banyak area lain yang dapat menimbulkan biaya.

Anda juga harus mengawasi kemungkinan biaya lain seperti biaya perjalanan, biaya konsultasi (jika Anda mengalihdayakan perekrutan), biaya penyegaran, dan sebagainya.

Setelah Anda memiliki gambaran yang jelas tentang semua sumber daya yang akan Anda gunakan dalam proses perekrutan, Anda dapat memperkirakan biaya dan menetapkan anggaran yang sesuai.

3. Sederhanakan proses seleksi dan komunikasi Anda

Sebelum Anda mulai mengundang aplikasi untuk posting pekerjaan Anda, Anda harus siap dengan proses seleksi yang efektif untuk menemukan yang cocok untuk organisasi Anda.

Sistem yang terdefinisi dengan baik untuk menyeleksi kandidat, melacak lamaran , dan berkomunikasi dapat memaksimalkan upaya perekrutan Anda.

Selain memudahkan pencarian Anda, pendekatan sistematis akan mencegah pengeluaran yang tidak perlu, dan pemborosan waktu, energi, dan sumber daya.

Tentukan metode dan prosedur untuk seleksi

Bersiaplah untuk langkah penting lainnya dalam perekrutan. Anda perlu merenungkan metode yang paling cocok untuk menemukan satu orang dari lautan lamaran yang akan Anda terima.

Meskipun resume memberikan awal yang baik untuk menyeleksi pelamar, Anda tidak boleh membatasi penyaringan hanya pada resume dan menyerahkan sisanya kepada wawancara.

Untuk memudahkan proses pemilihan Anda, Anda harus menambahkan lebih banyak langkah penyaringan. Sebagai contoh:

Surat Pengantar, Portofolio, Contoh Karya

• Minta pelamar untuk memberikan surat lamaran atau melampirkan portofolio atau contoh pekerjaan mereka ke lamaran pekerjaan mereka.
• Ini akan membantu Anda menilai kepribadian dan kemampuan mereka dengan lebih baik.

Tes Penilaian Keterampilan

• Hasil tes penilaian keterampilan dapat membantu Anda menyaring banyak pelamar.
• Ini adalah metode yang bagus jika pekerjaan itu membutuhkan pengetahuan teknis. Ini akan memberikan gambaran langsung apakah seorang kandidat memiliki pengetahuan yang memadai tentang subjek/alat/perangkat lunak tersebut.
• Cari vendor (konsultan atau penyedia perangkat lunak yang menyediakan layanan semacam itu) dan medianya (online atau offline) untuk memudahkan ujian.

Tugas atau Proyek Kehidupan Nyata

• Metode ini dapat memberikan gambaran kehidupan nyata tentang kemampuan pemecahan masalah, pendekatan, pelaksanaan, dan pemahaman calon karyawan.
• Metode ini dapat terbukti sia-sia jika masalah dan instruksi tidak disusun dengan baik, atau masalah yang diberikan cacat atau tidak cukup menantang.
• Tentukan media, kerangka waktu pelaksanaan, dan detail tugas lainnya.

wawancara

• Wawancara adalah metode seleksi yang paling dihormati. Ini membantu Anda mengevaluasi kandidat dengan lebih intens.
• Tentukan jumlah sesi wawancara, medianya (secara langsung, telepon, atau video), pewawancara, dan pertanyaan wawancara.

Metode apa pun yang Anda selesaikan untuk prosedur seleksi, pastikan untuk mempersiapkan materi dan jadwal terlebih dahulu sehingga proses perekrutan Anda tetap di bawah kendali Anda.

Atur komunikasi

Memberi tahu pelamar di setiap langkah sangat penting untuk menghindari penundaan, miskomunikasi, dan akibatnya kehilangan karyawan potensial yang hebat.

Antisipasi semua kemungkinan kejadian dan skenario mulai dari penerimaan aplikasi hingga hasil evaluasi. Siapkan template untuk komunikasi di semua acara ini, seperti:

• Setelah menerima aplikasi
• Ketika seorang pelamar dipilih (pada setiap langkah penyaringan)
• Pada perubahan jadwal
• Ketika Anda menolak aplikasi

Melacak semua acara

Sumber, alat, dan metode apa pun yang Anda gunakan untuk mengundang aplikasi, menyaring, dan memilih kandidat, pastikan Anda mencatat setiap langkah dan terus memantau semuanya sampai Anda menemukan orang yang tepat.

4. Pastikan proses perekrutan sesuai dengan undang-undang ketenagakerjaan

Untuk melindungi hak-hak karyawan, pemerintah menetapkan aturan, regulasi, dan pedoman yang mencakup undang-undang ketenagakerjaan atau ketenagakerjaan.

Undang-undang ketenagakerjaan ini menyangkut kondisi kerja, persyaratan kerja, upah, jam kerja, kesehatan dan keselamatan, diskriminasi, dan pelecehan di tempat kerja.

Mengikuti undang-undang ini tidak hanya wajib dari sudut pandang hukum, tetapi juga membuka jalan bagi hubungan bisnis-karyawan yang kuat.

Selain mengarahkan keseluruhan sistem dan kebijakan organisasi Anda, undang-undang ketenagakerjaan secara langsung memengaruhi proses perekrutan.

Selama proses perekrutan, prinsip non-diskriminasi merupakan faktor kepatuhan penting yang perlu diperhatikan. Mulai dari deskripsi pekerjaan hingga pertanyaan wawancara, penting untuk memastikan tidak ada unsur diskriminasi.

Semua pelamar harus diberi kesempatan yang sama dan hanya dinilai berdasarkan pengalaman, keterampilan dan kualifikasi, dan kemampuan untuk melakukan pekerjaan itu.

Perlakuan yang kurang menguntungkan berdasarkan faktor pribadi lainnya – ras , etnis, agama, status perkawinan atau keluarga, disabilitas fisik atau mental, jenis kelamin, usia, orientasi seksual – adalah tindakan diskriminatif yang melanggar hukum dan dapat berujung pada tindakan hukum.

5. Bersikaplah eksplisit dengan dokumennya

Dokumen sangat penting untuk memperkuat hubungan organisasi Anda dengan calon karyawan Anda. Dokumentasi secara hukum mengikat kalian berdua.

Selain itu, penjelasan tertulis tentang persyaratan kerja melindungi kepentingan bisnis dan karyawan serta memberikan dasar untuk saling percaya dan akuntabilitas.

Oleh karena itu, dokumen yang harus Anda simpan:

Surat Penawaran Kerja

Setelah Anda berhasil menemukan dan memilih calon karyawan, Anda harus memberikan penawaran resmi untuk pekerjaan tersebut dengan perincian pekerjaan.

Surat penawaran harus mencakup jabatan, deskripsi pekerjaan, gaji, tunjangan, tanggal mulai, jadwal kerja, kebijakan kerja jarak jauh, dan syarat dan ketentuan kerja lainnya.

Belum lagi, kandidat memiliki hak untuk bernegosiasi, menerima, atau menolak tawaran pekerjaan. Dan, menandatangani dan mengembalikan surat penawaran pekerjaan membuat pekerjaan menjadi formal.

Perjanjian Kerja/Kontrak Kerja

Surat penawaran pekerjaan yang ditandatangani berfungsi sebagai bukti pekerjaan yang mengikat secara hukum. Namun, surat tawaran pekerjaan cenderung kurang detail dan lebih informal.

Jika Anda ingin membuat syarat dan ketentuan kerja lebih konkret, Anda dapat memilih Perjanjian Kerja atau Kontrak Kerja yang lebih formal.

Perjanjian terbuka

Jika bisnis Anda berurusan dengan informasi sensitif, Anda harus meminta karyawan Anda menandatangani perjanjian kerahasiaan. Dokumen ini harus secara eksplisit menguraikan rincian perjanjian dan kemungkinan implikasinya jika terjadi pelanggaran.

Kebijakan Perusahaan

Untuk membantu karyawan Anda memahami dan mematuhi aturan, regulasi, dan etika perusahaan Anda, Anda harus mendokumentasikan kebijakan dan memberi mereka akses.

Dengan demikian, perusahaan Anda harus memiliki kebijakan yang terdokumentasi dengan baik untuk:

• Kode etik
• Pelecehan seksual di tempat kerja
• Tanpa diskriminasi
• Cuti termasuk cuti hamil/bersalin
• Pemutusan hubungan kerja
• Bekerja dari rumah
• Masa percobaan dan konfirmasi pekerjaan
• Gratifikasi dan Dana Tunjangan Karyawan

6. Jalankan pemeriksaan latar belakang pra-kerja

Mempekerjakan orang yang salah dapat memiliki efek buruk yang parah pada bisnis Anda, mulai dari pertumbuhan yang terhambat hingga bahkan situasi yang mengancam di tempat kerja.

Oleh karena itu, untuk menghindari seorang karyawan menjadi kewajiban bagi organisasi, yang terbaik adalah melakukan pemeriksaan latar belakang untuk memverifikasi identitas karyawan potensial Anda dan aktivitas sebelumnya.

Anda harus memverifikasi identitas orang tersebut, pekerjaan dan kredensial pendidikan, catatan kriminal, dan aktivitas ilegal lainnya.

Beberapa cara untuk melakukan pemeriksaan latar belakang adalah dengan menghubungi tempat kerja terakhir, institusi pendidikan, referensi, dan profil sosial yang disediakan oleh kandidat.

Omong-omong, pastikan pemeriksaan latar belakang dilakukan dengan persetujuan individu dan hormati privasi mereka.

7. Bangun proses orientasi untuk karyawan baru

Pencarian perekrutan Anda tidak berakhir saat calon karyawan Anda menandatangani perjanjian kerja. Karyawan baru perlu direkrut untuk membantu mereka berintegrasi secara mulus dengan organisasi Anda.

Pada dasarnya, orientasi dimulai saat Anda memberikan tawaran pekerjaan kepada calon karyawan dan berlanjut hingga karyawan tersebut mulai memberikan hasil.

Selain itu, jika organisasi Anda memberikan kesan negatif atau gagal memenuhi harapan karyawan baru Anda, mereka mungkin menyesali keputusan mereka untuk menerima tawaran pekerjaan dan berhenti.

Untuk menghindari masalah seperti itu dan menjalin hubungan yang baik, melakukan upaya orientasi adalah suatu keharusan.

Proses orientasi yang efektif berfungsi untuk membuat karyawan baru merasa diterima dan mengurangi kecemasan mereka terkait dengan lingkungan kerja baru. Selain itu, ini membantu mereka untuk menetap dan mengambil alih tanggung jawab pekerjaan secara efisien.

Secara umum, proses orientasi meliputi:

• Sesi orientasi untuk memberikan gambaran tentang budaya, nilai, produk, dan layanan organisasi Anda
• Menetapkan aset TI dan perlengkapan kantor (akses email, workstation, furnitur, dll.); menyiapkan akun gaji
• Memberikan pelatihan dan informasi yang diperlukan untuk memulai pekerjaan
• Meninjau harapan pekerjaan dan mendiskusikan rencana tindakan
• Memperkenalkan kepada anggota tim dan karyawan lainnya
• Tetap memeriksa kekhawatiran atau masalah mereka dan sering menerima umpan balik dari mereka

Takeaway kunci

Mempekerjakan adalah keputusan bisnis penting yang harus direncanakan dan dilaksanakan dengan baik untuk hasil terbaik.

Untuk mencari dan menemukan karyawan yang tepat dan membantu mereka berintegrasi ke dalam sistem Anda, hal-hal yang perlu diingat adalah:

1. Evaluasi kebutuhan perekrutan Anda, lakukan analisis pekerjaan yang tepat, dan siapkan deskripsi pekerjaan yang disesuaikan dengan calon karyawan Anda
2. Buat strategi bagaimana menarik kandidat yang tepat dan memahami sumber daya yang Anda perlukan untuk mengoptimalkan proses perekrutan
3. Ambil pendekatan sistematis untuk menyaring dan memilih pelamar bersama dengan rencana komunikasi
4. Ikuti aturan dan peraturan selama perekrutan yang diatur di bawah undang-undang ketenagakerjaan
5. Meresmikan asosiasi bisnis-karyawan dan persyaratan di atas kertas
6. Verifikasi detail calon karyawan untuk mengurangi risiko
7. Bawa karyawan terpilih untuk membantu mereka beradaptasi dan mengambil alih tanggung jawab mereka