Kako voditi proces zapošljavanja bez ATS-a (tim od 5 osoba)

Ako vodite tvrtku s 5 zaposlenika, zapošljavanje može biti prava muka.

U jednom trenutku pregledavate životopise, u sljedećem vas netko kontaktira na LinkedInu, a vi se odjednom pitate jeste li propustili priliku za odlično zapošljavanje.

Kada nemate dovoljno osoblja i svaka osoba obavlja više dužnosti, stvari će sigurno promaknuti.

Ali ulaganje u skupi ATS u tako ranoj fazi nema puno smisla jer volumen nije dovoljno visok da bi opravdao trošak.

U takvim slučajevima, stvaranje vlastitog procesa zapošljavanja najbolji je način.

Ne trebaju vam skupi alati ili složeni sustavi da biste ostali organizirani . Pomoću Notiona i Google Workspacea možete izgraditi solidan proces za upravljanje svojim procesom zapošljavanja.

U ovom članku pokazat ću vam kako pokrenuti proces zapošljavanja kao tvrtka s 5 zaposlenika bez ATS-a. Postavljanje je prilagođeno početnicima i ne traje puno vremena.

Što je cjevovod zapošljavanja?

Da biste razumjeli proces zapošljavanja, prvo biste trebali znati određene stvari o zapošljavanju.

Regrutacija nije jednostavan posao.

To je višestepeni proces koji uključuje pronalaženje otvorenog radnog mjesta, objavljivanje oglasa za posao, provjeru kandidata i konačno odabir najbolje osobe.

Upravljanje time bez sustava izuzetno je izazovno.

Zato većina regrutera koristi neku vrstu tijeka rada kako bi dobili uvid u svoje procese zapošljavanja i mogli s pouzdanjem odlučiti što dalje.

Ovaj tijek rada u osnovi se naziva cjevovod zapošljavanja.

Kako radi?

Cijev zapošljavanja funkcionira poput lijevka.

Svaka faza prodajnog lijevka predstavlja fazu zapošljavanja, gdje regruter premješta kandidate iz jedne faze u drugu dok ne prime ponudu za posao ili budu odbijeni.

Faze se mogu razlikovati ovisno o vašem tijeku rada ili HR alatu koji koristite, ali postoji šest faza koje gotovo svaki proces zapošljavanja ima;

1. Izvor

Regrutiranje počinje s pronalaženjem kadrova. 

Kada regruter primi zahtjev za posao od odjela, počinje tražiti kandidata s pravim vještinama i iskustvom za taj posao.

Neki od najznačajnijih kanala za pronalaženje kadrova uključuju oglase za posao, profesionalne mreže, platforme za zapošljavanje i preporuke.

2. Projekcija

Nakon što prime prijave, regruteri ih pregledavaju i prosljeđuju najbolje kandidate daljem postupku zapošljavanja. 

Ovdje možete dodati i podfazu za testove procjene i telefonske pozive prije provjere.

3. Intervju

U ovoj fazi, regruteri pozivaju kandidate u užem izboru na krug online i offline intervjua kako bi ih procijenili. 

Ako je proces intervjua dug, regruter može dodati podfaze, poput prvog i drugog intervjua.

4. Odabir

Nakon intervjua, regruteri uspoređuju kandidate koristeći procjene i intervjue kako bi vidjeli tko najbolje odgovara ulozi. 

Ovo je više pozadinski dio posla jer je sav posao već obavljen. U procesu zapošljavanja, ova faza jednostavno predstavlja kandidate "u procesu".

5. Ponuda

Regruter službeno šalje kandidatu pismo s ponudom u kojem se detaljno navode plaća, beneficije i radne odgovornosti. 

Ako imate veliki obujam, nakon „Ponude“ dodajete još jednu fazu za praćenje prihvaćenih/odbijenih ponuda i provjera prošlosti.

6. zaposlen

Ovo je posljednja faza procesa zapošljavanja. Nakon što odabrani kandidat službeno postane zaposlenik, većina regrutera zatvara otvoreno radno mjesto.

Neki, međutim, proširuju proces kako bi uključili faze uvođenja u posao, probnog rada i potvrde.

Zašto? Zato što otprilike 1 od 8 zaposlenika obično daje otkaz tijekom probnog razdoblja. Dodavanje ovih faza sprječava ponavljanje ciklusa zapošljavanja.

Je li potreban sustav zapošljavanja? Koje su glavne prednosti?

Dvije su glavne prednosti održavanja pravilnog procesa zapošljavanja.

Prvo, organizira sve, smanjujući mogućnost pogrešaka. 

Ne morate pregledavati bilješke kako biste vidjeli jeste li poslali detalje razgovora ili pismo s ponudom. Vaš proces zapošljavanja daje vam ažuriranje statusa.

To čini cijeli proces bržim i učinkovitijim, što u konačnici poboljšava vašu stopu potrebno za zapošljavanje.

Druga najveća prednost je analiza podataka.

Svako novo zapošljavanje donosi uvid u vašu strategiju zapošljavanja, pomažući vam da prepoznate područja koja vjerojatno uzrokuju uska grla.

Na primjer, ako primate poplavu prijava, ali većina kandidata biva odbijena u fazi intervjua, to vam govori da je problem međuodjelne prirode. 

Ili niste primili ispravan JD ili vaš tim nije dobro protumačio zahtjev odjela.

Slično tome, ako je vaša stopa zapošljavanja dobra, ali je fluktuacija zaposlenika visoka tijekom probnog razdoblja, to ukazuje na loš proces uvođenja u posao.

S jakim sustavom zapošljavanja možete poboljšati i svoju strategiju zapošljavanja i njegovu provedbu.

Što vam je potrebno za izradu cjevovoda zapošljavanja?

Sada kada imamo opće razumijevanje procesa zapošljavanja, stvorimo jednostavan od nule.

Da biste to učinili, prvo morate postaviti temelje. 

To uključuje planiranje procesa zapošljavanja, izradu opisa posla i postavljanje alata za organiziranje i praćenje kandidata.

1. Planirajte svoju strategiju zapošljavanja

Započnite postavljanjem svojih kanala nabave.

Dostupni su brojni kanali za pronalaženje pravog kandidata, kao što su profesionalne mreže, društveni mediji, agencije za zapošljavanje i preporuke.

Dobra strategija je diverzificirati svoje kanale nabave kako biste postigli najbolje rezultate zapošljavanja. 

Na primjer, oglasne ploče za posao čine oko 42% zapošljavanja, ali preporuke imaju usporedno veću stopu zadržavanja. Ako učinkovito koristite oba kanala, možete poboljšati svoj omjer zapošljavanja.

Također biste trebali izraditi stranicu s karijerama svoje tvrtke. Ona privlači samo mali dio prijava, ali to su obično potencijalni klijenti s visokom namjerom.

2. Napišite jasan opis posla

Jedan od najvećih izazova zapošljavanja je primanje previše nekvalificiranih prijava.

Mnogi regruteri privlače pogrešnu skupinu kandidata zbog obmanjujućeg diplomskog rada te ga na kraju revidiraju, gubeći vrijeme i trud.

Opis posla je osnova na kojoj provodite cijelu svoju strategiju zapošljavanja. 

Ako je vaš JD dobro napisan i jasan, vjerojatno ćete odmah od početka pronaći kvalificirane kandidate.

Za pisanje dobrog JD-a, pogledajte ovaj članak . Autor je to detaljno objasnio primjerima iz stvarnog života.

3. Investirajte u alate

Do ove točke trebali biste imati jasan plan kako privući kandidate.

Posljednji korak je pronaći prave alate i resurse za izgradnju vašeg procesa zapošljavanja.

Općenito, preporučio bih ulaganje u ATS platformu. To je ono što svaki regruter koristi za organiziranje informacija i automatizaciju repetitivnih radnih procesa. 

Ali naš je cilj ovdje pronaći povoljnu opciju koja ne uključuje ATS.

Odabrao sam Notion i Google Forms za izradu procesa zapošljavanja. Odabrao sam ih posebno jer ih je jednostavno postaviti i nude besplatan pristup.

Ako niste upoznati s Notionom , to je platforma za upravljanje projektima. Pruža radni prostor za organiziranje informacija o kandidatima, praćenje zadataka i suradnju s vašim timom.

Možete besplatno započeti ovdje . Registracija će trajati nekoliko minuta, a za izradu računa možete koristiti svoj Gmail.

Postavili smo temelje. Vrijeme je da izgradimo naš sustav zapošljavanja.

Detaljan vodič za izgradnju i vođenje procesa zapošljavanja

U nastavku sam izradio detaljan vodič za izgradnju i vođenje procesa zapošljavanja u Notionu. 

Također sam objasnio kako koristiti Google obrasce i tablice za prikupljanje podataka o podnositeljima zahtjeva.

Prvo krenimo s Google obrascima. Brže se postavlja i pruža vam jednostavan način prikupljanja prijava. 

1. Izradite obrazac za prijavu

Google Workspace nudi besplatni alat za izradu obrazaca koji vam omogućuje izradu prijava za posao s poveznicama koje se mogu dijeliti. 

Novi obrazac možete kreirati ovdje.

Kliknite prazan obrazac, dodajte naslov i počnite dodavati polja. Možete dodati potvrdne okvire, više pitanja, padajući izbornik ili jednostavan prazan redak za odgovore.

Pitanja možete strukturirati u odjeljke i pomicati polja gore i dolje.

Google obrasci također imaju ugrađenu analitiku u odjeljku "odgovori". Ona vam govori koliko se ljudi prijavilo za određenu poziciju, koliko je kandidata bilo žena i muškaraca te prosječno radno iskustvo vaše baze kandidata.

Prilično je osnovno, ali možete stvoriti i vlastiti odjeljak za analitiku pomoću Google tablica. (Provjerite treći korak.)

Ovo je Google obrazac koji sam kreirao za prijavu za posao. Cijeli obrazac možete vidjeti ovdje.

2. Izgradite svoju bazu podataka

Sljedeći korak je stvaranje mjesta za pohranu odgovora prijavitelja.

Pomoću Google tablica možete automatski uvesti odgovore.

Izravno se integrira s Google obrascima, a podaci su organizirani u uredne stupce i retke, što olakšava sortiranje podataka za proces zapošljavanja.

Idite na svoj obrazac. Odaberite odjeljak "odgovor" na vrhu Google obrasca i kliknite gumb "prikaži u tablicama". 

Pojavit će se novi list koji prikazuje sve odgovore.

Napravio/la sam nekoliko primjera odgovora za popunjavanje tablice. Također sam malo očistio/la tablicu kako bih poboljšao/la njezin izgled.

3. Dizajnirajte nadzornu ploču za izvještavanje (nije obavezno)

Treći korak nije osobito potreban za proces zapošljavanja, ali vam može pomoći u brzom generiranju izvješća za upravu.

Mnogi regruteri koriste pivot tablice za izradu nadzornih ploča za praćenje i izvještavanje. Budući da su tablice povezane, podaci se automatski ažuriraju svaki put kada se pošalje novi odgovor.

Napravio sam jednostavnu nadzornu ploču samo da bih pokazao što možete učiniti s ugrađenim značajkama Google tablica. Koristite ChatGPT za tutorijale o tome kako izraditi pivot tablice.

4. Izgradite svoj proces zapošljavanja u ideji

Ako se niste prijavili za Notion, možete to učiniti ovdje . Postupak je nevjerojatno jednostavan i ne traje puno vremena.

Posjetite službenu stranicu i kliknite gumb "Preuzmi Notion besplatno" u gornjem desnom kutu. 

Pojavit će se novi prozor. 

Odaberite način registracije i potvrdite svoj račun putem koda. Bit ćete preusmjereni na stranicu profila. 

Izradite svoj profil i odaberite radni prostor. Budući da ste tim od 5 osoba, odaberite timski radni prostor.

To je to! Uspješno ste kreirali svoj račun. 

(Samo napomena: osobni račun je zauvijek besplatan, ali timski račun nudi samo besplatno probno razdoblje. Nakon što ono istekne, morat ćete kupiti pretplatu. Ovdje sam koristio osobni račun za demonstraciju.)

Sada stvorimo proces zapošljavanja u Notionu.

Nakon što pristupite svom radnom prostoru, kreirajte novu stranicu. 

Na sredini ekrana pojavit će se prazan prostor.

Upišite /table u odlomak i odaberite cijelu tablicu. Notion će prikazati malu tablicu unutar stranice. 

Ovo je vaša baza podataka.

Već sam prilagodio stranicu, dodao naslov, preimenovao polja i ručno popunio retke. 

Ako imate veliku količinu posla, možete automatizirati proces kako biste uštedjeli vrijeme. Notion vam omogućuje integraciju Google tablica putem Makea ili Zapiera.

Nakon što je vaša baza podataka spremna, pretvorite je u Kanban ploču. 

Ispod glavnog naslova pronaći ćete oznaku „tablica“. To je vaš trenutni prikaz. Kliknite znak „+“ pored nje i odaberite „ploča“ kao vrstu.

Notion će automatski kreirati Kanban prikaz ploče za istu tablicu.

Idite u postavke, odaberite Grupu i promijenite je u Status. Izradite više svojstava pod grupom i nazovite ih provjereno, u užem izboru, intervju, ponuda i zaposjeljeno.

Notion će automatski izgraditi stupce pod tim imenima. 

Sada možete lako pratiti kandidate.

Ispod svakog stupca možete stvoriti nove stranice koje predstavljaju kandidata. Pojavit će se kao kartice na Kanban ploči. 

Ove kartice mogu sadržavati sve podatke o kandidatu, kao što su njegov trenutni status, pozicija za koju se prijavljuje, dodijeljeni regruter i prateće bilješke/dokumenti.

Ako želite dodati oznaku, to možete učiniti unutar kartice. U kartici postoji polje pod nazivom "svojstvo". To je mjesto gdje stvarate sve oznake.

Na primjer, ako želite dodijeliti karticu članu tima, kliknite svojstvo, odaberite "odaberi" i stvorite novu oznaku "Dodijeljeni regruter". Sada možete dodijeliti članove tima pod ovim svojstvom.

5. Pokrenite proces zapošljavanja

U ovom trenutku, već ste sve sastavili. Sve što trebate učiniti je ostati dosljedni.

Kad god se otvori nova pozicija, kreirajte oglas za posao, dodajte poveznicu na Google obrasce na svoju stranicu s karijerom i objavite oglas. 

Kada primite prijave, ručno napravite uži izbor kandidata, dodajte ih u Notion bazu podataka i dodijelite regrutera. 

Sada je posao vašeg regrutera ažurirati status.

Možete dodati rokove kako biste pratili svoj proces zapošljavanja.

Samo stvorite oznaku prioriteta unutar kartice i dodajte svoj rok. Datum će automatski postati crven dan prije isteka, označavajući zadatke na čekanju.

Također možete ostaviti upute i povratne informacije unutar svake kartice za dodijeljenog regrutera. Ako imaju bilo kakvih pitanja, mogu vas označiti i objaviti poruku unutar kartice.

Tako se otprilike vodi proces zapošljavanja kao tim od 5 ljudi.

Evo poveznice na predloške za zapošljavanje koje sam izradio u Notionu.

Prouči ga i pokušaj stvoriti još jedan u Notionu.

Zaključak

Proces zapošljavanja nije teško upravljati ako imate dobro strukturiran sustav. 

Jednostavna ploča s idejama može vam pomoći da organizirate svakog kandidata na jednom mjestu, čineći proces vidljivijim i lakšim za upravljanje

Naravno, nećete dobiti istu razinu automatizacije kao ATS, ali to nam ovdje nije cilj.

U ovoj fazi potreban vam je proces zapošljavanja koji poboljšava učinkovitost vašeg tijeka rada bez dodavanja nepotrebnih komplikacija ili dodatnih troškova.

Uvijek možete nadograditi svoj sustav kasnije kako vaše poslovanje raste.

Započnite s jednostavnim razvojem projekta na Notionu, primijenite ga u praksi i improvizirajte dok zapošljavate.

Povezano štivo: platforme za uvođenje zaposlenika u posao i softver za provjeru životopisa.