12 beste Spesenmanagement-Software und -Plattformen

Eine Spesenverwaltungssoftware erleichtert sowohl Kleinunternehmern als auch ihren Mitarbeitern die Arbeit erheblich.

Es vereinfacht den Erstattungsprozess für Mitarbeiter und hilft Ihnen, den Überblick über die laufenden Geschäftsausgaben zu behalten.

In diesem Artikel habe ich einige der besten auf dem Markt erhältlichen Softwareprodukte für das Spesenmanagement besprochen. Alle sind ausgezeichnete Optionen für kleine Unternehmen und ermöglichen Integrationen zur Synchronisierung von Daten mit Ihrem Buchhaltungssystem.

Was ist ein Spesenmanagementsystem und welche Apps eignen sich am besten für kleine Unternehmen?

Das Spesenverwaltungssystem ist eine SaaS-Software, die die Dateneingabe automatisiert und den Spesenabrechnungsprozess beschleunigt.

Über diese App können Kleinunternehmer tägliche/monatliche Zulagen für Ad-hoc-Ausgaben einrichten und die Ausgaben der Mitarbeiter überwachen.

Die wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei einer Spesenverwaltungssoftware achten sollten;

• Quittungsscannen.
• Automatische Abstimmung.
• Integration von Firmenkarten oder Kreditkarten.
• Berichterstattung

Einige Apps bieten AP-Automatisierung mit Spesenverwaltung, um Unternehmen dabei zu helfen, Mitarbeiterausgaben und Lieferantenzahlungen zu zentralisieren.

Es ist ein ideales System für Unternehmer, die normalerweise ein geringes Volumen abwickeln und nicht in separate Software für Einkäufe investieren möchten.

Sehen wir uns die 12 besten Spesenmanagement-Softwareprodukte für kleine Unternehmen an.

1. ZOHO-Kosten

ZOHO Expense ist benutzerfreundlich und reich an Funktionen.

Sie können Belege automatisch scannen, Kartentransaktionen importieren, Kilometerkosten berechnen und Tagespauschalen festlegen. Sie können einige Belege, wie z. B. Tickets, auch per E-Mail sammeln und automatisch in das System einspeisen.

Wenn Ihre Mitarbeiter Firmenkreditkarten verwenden, können Sie diese mit ZOHO verbinden, um Transaktionen abzugleichen.

Für die Budgetverwaltung können Sie Geschäftsausgabenrichtlinien erstellen und die Prüfung automatisieren, um nicht autorisierte Transaktionen zu erkennen. Sie können auch ein mehrstufiges Genehmigungssystem aufbauen, um Spesenabrechnungen zu überwachen.

ZOHO kann in gängige Buchhaltungs- und ERP-Plattformen integriert werden.

Kernfunktion

• Automatisches Scannen.
• Offline- und Online-Upload von Belegen.
• Abgleich der Kreditkartenausgaben.
• Automatisierung der Zulagen.
• Erstattung.
• Strategieumsetzung.
• Finanzmanagement.
• Genehmigungsworkflows und Zusammenarbeit.
• Multi-Währung.
• Audit und Compliance.
• Berichterstattung
• Integration von Drittanbietern.
• Mobile App.

Preis

ZOHO verkauft vier Abonnementpakete, für die 3 und 9 US-Dollar pro Benutzer berechnet werden. Der Starterplan ist kostenlos.

Sie können auch eine kostenlose Testversion nutzen, um Premium-Funktionen zu erkunden.

2. Bill

Bill ist eine Automatisierungsplattform, die eine Vielzahl von Tools für den Finanzbetrieb verkauft. Zu seinen Produkten gehört eine Ausgabenverwaltungsplattform, mit der Sie Ihre Ausgaben und Ausgaben von Ihrem Smartphone aus überwachen können.

Die Software ist einfach zu bedienen und verfügt sowohl über physische als auch virtuelle Kartenfunktionen. Sie können einen Kreditrahmen für Unternehmensausgaben erhalten und separate Karten für Lieferanten und Mitarbeiter kaufen.

Sie erhalten außerdem ein Erstattungsmodul zur Bezahlung Ihrer Mitarbeiter und Budgetkontrollen zur Verwaltung Ihrer Mittel.

Durch die Nachverfolgung und Automatisierung von Bill können Sie Ihre Arbeitsabläufe vereinfachen und jede Transaktion im Auge behalten.

Insgesamt ist Bill für kleine und mittlere Unternehmen geeignet.

Hauptfunktionen

• Unternehmenskarten.
• Belegabgleich.
• Software zur Spesen- und Ausgabenverwaltung.
• Workflow-Automatisierung.
• Budgetkontrollen.
• Erstattung.
• Verfolgung.
• Mobile App.
• Integrationen von Drittanbietern.

Preis

Sie können Bills Spesenverwaltungs-App kostenlos nutzen.

3. Rampe

Ramp bietet Firmenkarten und Tools zur Spesenverwaltung. Mit dieser App können Sie Remote-Mitarbeitern globale Karten ausstellen und Geschäftsausgaben automatisch verfolgen.

Die Software verfügt über integrierte Budgetkontrollen und benutzerdefinierte Arbeitsabläufe, um die Prozesse zu vereinfachen. Sie können automatisch ein Limit für die Ausgaben pro Mitarbeiter festlegen und Genehmigungen für die Verwaltung Ihres Spesenkontos einrichten.

Um die Dateneingabe zu vermeiden, können Sie Belege auf Ihrem Mobiltelefon scannen und Transaktionen automatisch abgleichen.

Auch die Lieferantenverwaltung ist auf Ramp verfügbar. Sie können Rechnungen erfassen, ausstehende Zahlungen verfolgen und Verträge verwalten. Durch Integrationen von Drittanbietern können Sie Ihre Daten synchronisieren und Ihre Bücher auf dem neuesten Stand halten.

Hauptfunktionen

• Virtuelle Firmenkarten.
• Automatische Quittungsabholung.
• Richtliniendurchsetzung.
• Kilometerverfolgung.
• Genehmigungsworkflows.
• Erfassung von Bargeld und Verbindlichkeiten.
• Lieferantenmanagement.
• Multi-Währung.
• Integrierte Bedienelemente.
• Berichterstattung
• Integration von Drittanbietern.
• Mobile App.

Preis

Ramp berechnet 12 $ pro Benutzer. Sie können sich kostenlos anmelden und die Premium-Funktionen testen, bevor Sie das Abonnement erwerben.

4. Brex

Brex bietet auch Firmenkarten mit Spesenverwaltungssoftware an. Sie können globale Karten für Reisen, Mitarbeiterzulagen, Büromaterial und Lieferantenzahlungen kaufen.

Mit den automatischen Kontrollen von Brex können Sie die Geschäftsausgaben begrenzen und alle Transaktionen protokollieren. Sie können jeder Abteilung Budgets zuweisen und deren Ausgaben in Echtzeit überwachen.

Sie können auch Transaktionen in mehreren Währungen verwalten, um die Geschäftsausgaben im In- und Ausland zu überwachen. Um die Nachverfolgung zu vereinfachen, können Sie Ihr Slack-Konto mit Brex verbinden und Nachrichtenbenachrichtigungen erhalten.

Eine der besten Funktionen von Brex ist der KI-Assistent. Es beantwortet Anfragen, genehmigt Berichte, stellt Budgets bereit und warnt bei Anomalien. Unternehmer können mit diesem Tool viel Zeit sparen.

Hauptfunktionen

• Globale Firmenkarten.
• Kostenmanagement.
• Richtliniendurchsetzung.
• Reisekosten.
• Automatische Zahlungen.
• Multi-Währung.
• Rückerstattungen.
• Genehmigungsworkflows.
• Live-Überwachung.
• Berichterstattung
• KI-Assistent.
• Integration von Drittanbietern.
• Mobile App.

Preis

Der Brex-Preis pro Benutzer beträgt 12 $. Sie können es kostenlos ausprobieren.

5. pleo

Pleo deckt Spesenabrechnungen, Kreditorenbuchhaltung und Kostenerstattungen ab.

Es handelt sich um eine intuitive App, mit der Sie Ihr Monatsbudget erstellen, Lieferantenrechnungen bearbeiten und Ausgaben kleiner Unternehmen wie Reisen oder Unterhaltung verfolgen können.

Sie können Ihren Mitarbeitern virtuelle oder physische Karten ausstellen und ein Ausgabenlimit festlegen, um Ihr Budget zu verwalten. Mit der mehrstufigen Genehmigung und dem Echtzeit-Reporting behalten Sie die Ausgaben ganz einfach im Blick und optimieren die monatlichen Ausgaben.

Um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, können Sie Pleo in Ihre Buchhaltungssoftware integrieren. Pleo unterstützt alle gängigen Buchhaltungs-Apps, einschließlich Netsuite, Xero und Sage.

Hauptfunktionen

• Unternehmenskarten.
• Belegerfassung.
• Zahlung durch den Lieferanten.
• Automatische Dateneingabe.
• Ausgabenverfolgung.
• Genehmigungssystem.
• Erstattung.
• Echtzeit-Berichte.
• Integration von Drittanbietern.
• Multi-Währung.
• Mobile App.

Preis

Der Basisplan von Pleo ist kostenlos und die Premium-Pakete kosten zwischen 45 und 89 £.

6. Kosten auf Anfrage

Expense On Demand ist eine Reporting-App, die Ihnen hilft, mehr Einblick in die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter zu erhalten und Geschäftsausgaben effektiv zu verwalten.

Sie können es für mehrere Kategorien verwenden, z. B. Kilometergeld, externe Ausgaben wie Mahlzeiten und andere tägliche Einkäufe. Sie können die Geschäftsausgaben begrenzen und den Genehmigungsprozess auf Autopilot stellen. EOD erkennt automatisch doppelte Einträge, sodass Sie Ihr Budget problemlos kontrollieren können.

Es gibt auch eine Option für eine erweiterte Verwaltung. Sie können Ihren Mitarbeitern Bargeldvorschüsse gewähren und diese in Echtzeit verfolgen. Expense On Demand unterstützt 96 Länder und ermöglicht Zahlungen in mehreren Währungen.

Hauptfunktionen

• Kreditkartenintegration.
• Automatische Empfangserfassung.
• Kilometerverfolgung.
• Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und Steuerverwaltung.
• Analytics-Dashboard.
• Buchungskontrolle.
• Genehmigungssystem.
• Ausgabengrenze.
• Multi-Währung.
• Mobile App.

Preis

Die Preise für Expense On Demand beginnen bei 4.34 £. Sie können die Software 30 Tage lang kostenlos testen.

7. ExpensePoint

ExpensePoint automatisiert die Arbeitsabläufe für die Spesenabrechnung. Über diese App können Ihre Mitarbeiter Belege scannen und Berichte zur Genehmigung erstellen.

Zu den Dingen, die Sie über ExpensePoint verfolgen können, gehören Kreditkartentransaktionen, Meilen und Unterhaltung. Die Software bietet 30 Arten von Berichten und rund 60 Filter, die Ihnen bei der Kategorisierung und Verwaltung von Geschäftsausgaben helfen.

Mit dem Richtlinienmanager können Sie Ihre Arbeitsabläufe automatisieren und Unregelmäßigkeiten erkennen.

Sie können ExpensePoint auf Desktop- und Mobiltelefonen betreiben und online und offline nutzen. Sie können die Daten auch exportieren und ExpensePoint in Ihr Buchhaltungssystem integrieren, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren.

Hauptfunktionen

• Erfassung von Belegdaten.
• Erstattung.
• Spesenabrechnungen.
• Analyse-Dashboard.
• Richtlinienmanager.
• Genehmigungssystem.
• Multi-Währung.
• Datenexport.
• Desktop- und mobile App.
• Offline-Zugriff.
• Integration von Drittanbietern.

Preis

Preise für ExpensePoint-Aktien auf Anfrage.

8. Expensify

Expensify ist eine beliebte Wahl für die Spesenverwaltung. Über 12 Millionen Unternehmer nutzen es, um ihre Geschäftsausgaben zu kontrollieren.

Hier können Sie Rechnungen erstellen, Lieferantenzahlungen genehmigen, Reiserechnungen hochladen und Firmenkarten ausstellen. Ihre Mitarbeiter können Belege von ihren Mobiltelefonen aus scannen, um die Dateneingabe zu automatisieren und Spesenabrechnungen für Erstattungen einzureichen.

Mit über 40 Integrationen und globalen Erstattungen können Sie Ihre Spesenunterlagen zentralisieren und Ansprüche problemlos bearbeiten.

Wenn Sie möchten, können Sie Ihre persönlichen Ausgaben auch über Expensify verwalten.

Auch unabhängige Auftragnehmer können damit Spesenabrechnungen erstellen und diese an ihre Arbeitgeber senden.

Hauptfunktionen

• Belegerfassung.
• Rechnungserstellung.
• Rechnungszahlungen.
• Reports.
• Reisespesen.
• Kilometerverfolgung.
• Unternehmenskarten.
• Persönliche Ausgaben.
• Globale Erstattungen.
• Genehmigungssystem.
• Integration von Drittanbietern.
• Mobile App.

Preis

Der Basisplan von Expensify ist kostenlos. Für die Zusatzfunktionen fallen Gebühren an.

Die Preise beginnen bei 5 $.

9. Ausgaben

Spendesk bietet eine breite Palette an Tools zur Spesenverwaltung.

Sie können Richtlinien zur Kontrolle Ihrer Finanzen einrichten, abteilungsbezogene Budgets auswerten, bevor Sie ausstehende Rechnungen genehmigen, und Transaktionen über die Desk Wallet von Spendesk durchführen.

Über die Rechnungsverwaltung können Sie Ihre Käufe, Genehmigungen und Zahlungen auf Papier nachverfolgen.

Für geringe Kosten können Sie Ihren Mitarbeitern einmalige oder wiederkehrende virtuelle Karten ausstellen. Sie werden einzelnen Teammitgliedern zugewiesen, sodass Sie die durchschnittlichen Ausgaben jedes Mitarbeiters sehen können. Zur Verwaltung des Budgets können Sie auch Debitkarten mit vordefinierten Limits ausgeben.

Mit den Kontrolltools von Spendesk können Sie ein Genehmigungssystem für jede Abteilung erstellen und den Teamleitern die Verwaltung ihrer eigenen Budgets überlassen.

Hauptfunktionen

• Budgetierung.
• Ausgabengrenze.
• Rechnungszahlungen.
• Kostenerstattung.
• Genehmigungssystem.
• Virtuelle und physische Karten.
• Automatische Abstimmung.
• Reports.
• Abonnementverwaltung.
• Integration von Drittanbietern.
• Mobile App.

Preis

Spendesk-Aktienpreise auf Anfrage. Sie können sich kostenlos anmelden.

10 Datei

Mit Fyle können Sie Kreditkartentransaktionen verfolgen und Mitarbeiter erstatten. Über die mobile App können Sie Belege scannen und diese mit Ihren Sollbeträgen abgleichen.

Sie können Bedingungen festlegen, um die Spesenabrechnungen Ihrer Mitarbeiter automatisch zu genehmigen. Um die manuelle Überwachung weiter zu reduzieren, können Sie Budgets einrichten und Richtlinien durchsetzen, damit Ihre Mitarbeiter ihre Grenzen nicht überschreiten.

Mit Integrationen von Drittanbietern können Sie Daten an Ihre Hauptbuchhaltungssoftware senden und Ihre Datensätze aktualisieren.

Das Erstaunliche an Fyle ist, dass Ihre Mitarbeiter nicht die mobile App von Fyle verwenden müssen, um Belege einzureichen. Sie erhalten auf Slack Benachrichtigungen, wenn sie einen Kauf tätigen, und können als Antwort das Belegbild anhängen, um den Bericht zu erstellen.

Hauptfunktionen

• Quittungsscannen.
• Spesenabrechnungen.
• Verfolgung von Kreditkartentransaktionen.
• Automatische Abstimmung.
• Genehmigungssystem.
• Entdeckung eines Betruges.
• Rückerstattungen.
• Budgetierung.
• Analytics.
• Integration von Drittanbietern.
• Mobile App.

Preis

Der Standardplan von Fyle kostet 9 US-Dollar und der Businessplan 15 US-Dollar.

Sie können vor dem Kauf eines Pakets eine Demo anfordern.

11 Emburse-Zertifizierung

Emburse Certify ist ideal für Unternehmer, die häufig aus geschäftlichen Gründen reisen. Die Kernprodukte des Unternehmens sind Reisebuchung und Spesenmanagement, sodass Sie Reisevorbereitungen und Geschäftsausgaben über eine Plattform verwalten können.

Die Spesensoftware umfasst automatisches Scannen, Spesenabrechnung, Kilometerverfolgung und Erstattungen.

Sie können sowohl private als auch geschäftliche Kreditkarten integrieren und Richtlinien implementieren, um unbefugte Eingaben zu erkennen. Sie können auch Abteilungen und Kategorien erstellen, um die Nachverfolgung zu erleichtern.

Mit der Reise-App können Sie nationale und internationale Reisedienstleistungen in Anspruch nehmen, Reisegenehmigungen einrichten und Hotelzimmer buchen.

Hauptfunktionen

• Quittungsscannen.
• Spesenabrechnung.
• Richtliniendurchsetzung.
• Genehmigungssystem.
• Unternehmenskarten.
• Reisebuchung.
• Analytics.
• Globale Abdeckung.
• Integrationen.
• Mobile App.

Preis

Die Preise für Emburse-Zertifikate beginnen bei 12 $. Sie können die Funktionen kostenlos testen.

12 Navan

Navan ist auch eine gute Reisekostensoftware. Sie können damit Reisevorbereitungen treffen, Firmenkarten ausstellen und Transaktionen abgleichen.

Die App verfügt über integrierte Steuerelemente zum Festlegen von Ausgabenlimits und Integrationen von Drittanbietern zum Synchronisieren von Datensätzen. Über das Dashboard können Sie die Geschäftsausgaben überwachen und sehen, wie viel einzelne Mitglieder für Geschäftsreisen ausgeben.

Wenn Sie oder Ihr Teammitglied aus eigener Tasche bezahlen, können sie eine Rückerstattung erhalten. Sie können Ihre Kreditkarte auch mit Navan verbinden, um die Transaktionen automatisch zu extrahieren.

Navan unterstützt 45 Länder und mehrere Währungen.

Hauptfunktionen

• Offizielle Reisebuchung.
• Unternehmenskarten.
• Reisedienstleistungen.
• Automatische Spesenabrechnung.
• Ausgabenkontrollen.
• Erstattung.
• Echtzeitüberwachung.
• Persönliche Kreditkartenintegration.
• Globale Abdeckung.
• Mobile App.

Preis

Navan-Aktienpreise auf Anfrage. Buchen Sie eine Demo, um mehr zu erfahren.

Fazit

Die meisten Spesenverwaltungsanwendungen bieten grundlegende Berichts- und Nachverfolgungstools. Wenn Ihre Priorität auf Automatisierung und Berichterstellung liegt, können Sie eine davon für Ihr Unternehmen auswählen.

Einige der oben aufgeführten Softwareprodukte bieten jedoch auch zusätzliche Funktionen, die für Sie interessant sein könnten. Navan konzentriert sich beispielsweise auf Reisekosten und Ramp ermöglicht die Lieferantenverwaltung.

Entdecken Sie die Kernfunktionen und wählen Sie Apps aus, die Ihren Anforderungen entsprechen. Viel Glück!