12 nejlepších standardních operačních postupů (SOP) softwaru a platforem

Mnoho začínajících a malých společností zpočátku vede manuální záznamy o standardních operačních postupech (SOP), aby zavedly standardizované procesy na pracovišti a vytvořily pokyny pro zaměstnance.

Ale jak podnikání roste, celá metoda dokumentace se v určitém okamžiku stává neovladatelnou, což způsobuje provozní problémy a nákladné chyby.

Software SOP je dobrou investicí pro organizace, které mají potíže s organizací a upgradem postupů.

S dobrým nástrojem SOP mohou vybudovat centralizovanou databázi a zavést standardní tréninkové pracovní postupy pro nové zaměstnance.

Co je software SOP a jaké funkce hledat

Software Standard Operating Procedure (SOP) vám poskytuje nástroje pro vytváření, ukládání a sdílení procedur a zásad.

Jedná se o vysoce efektivní aplikaci, jejímž prostřednictvím můžete vytvořit firemní knihovnu a zpřístupnit zaměstnancům soubory SOP.

Nejlepší funkce, které je třeba hledat v softwaru SOP;

• Znalostní báze.
• Editor navrhne postupy.
• Možnosti sdílení souborů.
• Role oprávnění.
• Pokud je to možné, nějaká automatizace pro vytváření pracovních postupů.

V tomto článku jsem pro vás zkontroloval 12 nejlepších softwarových produktů SOP. Prozkoumejte jejich funkce a ceny a najděte ideální aplikaci pro vaši společnost.

1. Usewhale

Whale vám pomůže digitalizovat standardní postupy a automatizovat orientaci a školení.

Získáte více než 100 předdefinovaných šablon standardních operačních postupů (SOP) a vestavěný záznamník obrazovky pro vytváření videí vašich pracovních procesů.

Pro školení zaměstnanců můžete vyvinout postupné postupy, které systematicky poskytnou výukové materiály a automatizují vaše pracovní postupy.

Chcete-li uspořádat soubory, můžete kategorizovat své SOP a nastavit úrovně oprávnění pro řízení přístupu k obsahu.

Software umožňuje integraci Slack a Google, což usnadňuje ukládání a sdílení SOP.

Základní funkce

• Dokumentace.
• Manuální šablony.
• Záznamník obrazovky.
• Automatizace pracovního postupu.
• Gamifikace.
• Role oprávnění.
• Sledování a analytika.
• Integrace třetích stran.
• Rozšíření prohlížeče.

Cena

Základní plán Whale stojí 5 USD na uživatele a cena plánu růstu je 10 USD na uživatele.

Můžete si vyžádat vlastní nabídky a zahrnout všechny funkce do svého plánu. Neziskové organizace mohou také získat 20% slevu na nákup.

2. Písař

Scribe je nejlepší pro vizuální průvodce.

Poskytuje záznam obrazovky prohlížeče, který zachycuje aktivity na ploše a automaticky generuje pro zaměstnance průvodce krok za krokem.

To znamená, že můžete pomocí Scribe převést jakýkoli online proces na příručku.

Prostřednictvím asistenta AI můžete také automaticky vytvářet SOP, zásady a rychlé technické tipy.

Software se snadno používá a umožňuje sdílení souborů pomocí odkazu nebo exportu do PDF.

A pokud již máte znalostní bázi, můžete SOP vložit do své knihovny. Ochrana heslem je součástí balení.

Základní funkce

• Zachycení webu.
• Automatické generování SOP, zásad a manuálu.
• Editace tutoriálu.
• Export do PDF a odkazy ke sdílení.
• Pracovní prostory.
• Schvalovací pracovní postup.
• Vlastní branding.
• Administrativní kontrola.
• Integrace třetích stran.

Cena

Do Scribe se můžete přihlásit zdarma. Cena prémiového balíčku je 25 USD pro jednotlivce a 15 USD za uživatele pro týmy.

Můžete požádat o podnikové řešení.

3. ZOHO učit se

Pokud vaše společnost využívá ZOHO pro provoz a finance, nemusíte SOP management hledat jinde.

ZOHO nabízí aplikaci s názvem „ZOHO Learn“, která vám pomůže vybudovat znalostní základnu pro ukládání SOP a školicích kurzů.

Pro každou úlohu můžete publikovat podrobné postupy a nastavit úrovně oprávnění, abyste umožnili přístup omezeným osobám.

Pokud často spolupracujete s třetími stranami, můžete vygenerovat sdílený odkaz s datem vypršení platnosti a odeslat příručky nebo pokyny externí straně.

S nástroji pro spolupráci ZOHO můžete pracovat s více lidmi na návrhu zásad a vytvářet vlastní šablony pro různá oddělení.

Základní funkce

• Znalostní báze.
• SOP krok za krokem.
• Spoluautorství.
• Šablony.
• Sdílené odkazy.
• Administrativní kontrola.
• LMS pro školicí kurzy.
• Sledování a analytika.
• Integrace.
• Aplikace pro Android a iOS.

Cena

ZOHO účtuje 1 až 3 dolary za uživatele.

Přihlásit se můžete zdarma.

4. Tréninkové

Trainual je komplexní řešení pro orientaci a dokumentaci procesů.

Nabízí bezplatné šablony, nahrávání obrazovky a generátor textů s umělou inteligencí, které zjednodušují správu standardních operačních postupů (SOP) a pomáhají vám digitalizovat pracovní postupy při zavádění.

Můžete uložit všechny své firemní zásady a postupy na jednom místě a převést SOP na výukové materiály, abyste zvýšili míru dokončení.

Chcete-li zajistit, aby vaši zaměstnanci dodržovali pokyny, můžete do procesu orientace zahrnout hodnotící testy.

Můžete také vytvářet organizační schémata a adresáře týmů.

Umožňuje vám definovat role a odpovědnosti vašich zaměstnanců, abyste mohli včas identifikovat potřeby náboru a povýšení.

Trainual přichází s rozšířením prohlížeče a mobilní aplikací.

Základní funkce

• Dokumentace.
• Zabudovaný rekordér obrazovky.
• Šablony a generátor AI-textu.
• Organizační schéma a adresář zaměstnanců.
• E-podpisy pro schválení zásad.
• Školení, sledování a podávání zpráv.
• Sdílení obsahu.
• Role pro týmy.
• Integrace.
• Rozšíření prohlížeče a mobilní aplikace.

Cena

Ceny akcií Trainual na vyžádání. Můžete si rezervovat demoverzi.

5. Pojem

Notion má spoustu užitečných funkcí pro správu projektů a dokumentů.

Můžete zde zpracovávat a sledovat úkoly svého týmu, spolupracovat na dokumentech za účelem brainstormingu nápadů a ukládat soubory pro zaměstnance.

Jedna ze základních funkcí Notion také zahrnuje vytváření Wiki stránek pro SOP.

Můžete vytvořit znalostní základnu pro týmy a publikovat tam všechny své SOP, zásady a pokyny.

Vaši zaměstnanci budou mít také místo, kde mohou sdílet své pracovní znalosti s ostatními.

S Notion Wikis můžete centralizovat zásady vaší společnosti a snadno sdílet pokyny ve skupině.

Základní funkce

• Otevřené a soukromé pracovní prostory.
• WIKI stránky pro SOP.
• Úložiště dokumentů.
• Spolupráce s týmy.
• Kanban deska pro úkoly.
• Slack integrace.
• Export PDF.
• Analytics.
• Administrativní kontrola.
• Asistent AI.

Cena

Základní plán Notion je zdarma a jeho prémiové balíčky se pohybují mezi 8 a 15 dolary.

Můžete požádat o vlastní nabídky.

6. SharePoint

SharePoint je produkt společnosti Microsoft, který poskytuje řešení správy cloudového obsahu.

Tento nástroj můžete použít k vytvoření databáze pro své zaměstnance, která jim umožní snadný přístup k SOP, výukovým materiálům a souborům společnosti.

Některé klíčové funkce SharePointu jsou; organizace obsahu, sdílení souborů, řízení přístupu a prevence ztráty dat.

Členům můžete povolit spoluvytvářet postupy a později obsah uzamknout, abyste omezili úpravy.

Pokud si zakoupíte jeho pokročilý plán, budete moci připojit přes dvě desítky aplikací Microsoftu.

To vám umožní spolupracovat na projektech a automatizovat vaše pracovní postupy.

Základní funkce

• Organizace a skladování SOP.
• Sdílení souborů.
• Spoluvytváření v reálném čase.
• Týmové weby pro spolupráci.
• Vyhledávací filtry.
• Synchronizace souborů pro offline zobrazení.
• Řízení přístupu.
• Desktopové a mobilní verze.
• Integrace s dalšími aplikacemi společnosti Microsoft.

Cena

Ceny sharepointů na uživatele se pohybují mezi 5 a 23 dolary.

7. Dokument 360

Document360 se propaguje jako znalostní báze pro nápovědu, ale může být také skvělým nástrojem pro správu SOP.

Můžete jej použít k vytvoření soukromé databáze pro vaši společnost, do které budete ukládat příručky zaměstnanců, SOP a technické dokumenty v cloudu.

Vaši zaměstnanci budou mít přístup k základním informacím přes samoobslužný portál a exportovat soubory pro offline čtení.

Dostanou také možnost přidávat komentáře a sdílet další informace.

Pokud chcete chránit citlivé dokumenty, můžete nastavit omezení IP, abyste zabránili neoprávněnému přístupu.

Základní funkce

• Samoobslužné znalostní centrum.
• Uživatelsky příjemný editor.
• Knihovna obsahu.
• Ochrana osobních údajů.
• Vstupní stránky a branding.
• Role oprávnění.
• Export souboru.
• Analytics.
• Integrace třetích stran a API.
• SaaS a soukromý hosting.

Cena

Document360 poskytuje služby SaaS i soukromé hostingové služby. Cloudové balíčky začínají na 159 USD, zatímco soukromé hostingové služby lze upravit tak, aby vyhovovaly vašim obchodním potřebám.

Můžete využít 14denní bezplatnou zkušební verzi.

8. Ukázat

Poka je speciálně navržen pro stavebnictví. Pomáhá vám vytvářet SOP, každodenní úkoly a pracovní postupy pro správu problémů.

Můžete vytvořit vizuální instruktážní manuály pro tovární dělníky a vytvořit orientační a výukový kurz pro poskytnutí základního školení.

S jeho tabulí Kanban a kontrolním seznamem můžete sledovat probíhající a čekající úkoly a kontrolovat práci svých zaměstnanců online.

Vaši zaměstnanci mají přístup ke školicím materiálům, mohou sdílet provozní problémy a komunikovat s ostatními.

Prostřednictvím továrního kanálu můžete zveřejňovat oznámení a novinky o produktech, aby byli všichni informováni.

Základní funkce

• Znalostní báze.
• SOP, manuály a školení.
• Kanban deska.
• Správa vydání.
• Komunikační kanály.
• Oprávnění a role.
• Kontrolní seznamy pro kontroly.
• Analytics.

Cena

Ceny poka se pohybují mezi 16 a 22 dolary. Můžete zahrnout doplňky pro rozšíření funkcí.

9. Udržovat X

MaintainX je další nejlepší aplikací pro výrobu a podniky pracující na směny. Umožňuje vám digitalizovat každodenní úkoly, SOP a kontrolní seznamy, aby vše šlo každý den hladce.

Můžete vytvářet každodenní pracovní příkazy pro jednotlivé zaměstnance a odesílat předdefinované SOP pro nové zaměstnance.

Prostřednictvím kontrolních seznamů a nástrojů pro správu zásob můžete nastavit opakované kontroly údržby a auditovat majetek vašeho webu.

Prostřednictvím vestavěného chatu můžete posílat časově citlivé pokyny a přijímat provozní problémy.

Jednou z nejatraktivnějších funkcí MaintainX je podmíněné logické pole. Umožňuje vám vložit pole If-then do vašich procedur, aby byly dynamické.

Funkce je v tuto chvíli ve fázi beta, ale je k dispozici v bezplatném plánu, takže si ji můžete vyzkoušet před zakoupením předplatného.

Základní funkce

• Pracovní příkazy.
• SOP, kontrolní seznamy a postupy.
• Opakující se úkoly.
• Inspekce inventury dílů.
• Šablony SOP.
• Týmová komunikace.
• E-podpisy.
• Sledování a analytika.
• Mobilní aplikace.
• Integrace třetích stran.

Cena

Základní plán MaintainX je zdarma a prémiové plány stojí 19 až 49 USD na uživatele.

10. Způsob, jakým to děláme

Way We Do je exkluzivní software SOP. Pomocí tohoto nástroje můžete psát návody k obsluze pro zaměstnance a automatizovat sledování.

Některé ze základních funkcí, které můžete provádět s Way We Do, zahrnují navrhování zásad, vytváření kontrolních seznamů pro přihlášení a nastavení každodenních úkolů pro zaměstnance.

Vaši zaměstnanci budou moci vidět své nevyřízené úkoly, pokyny a připomenutí prostřednictvím svých přizpůsobených řídicích panelů.

Do procedur můžete vložit vizuální prvky, aby byly informace poutavé, a spolupracovat s ostatními na konceptech za účelem úpravy obsahu.

Prostřednictvím kalendáře revizí můžete naplánovat aktualizace obsahu, aby byly vaše zásady a příručky aktuální.

Základní funkce

• Vypracování a publikování SOP.
• Kontrolní seznam registrace.
• Denní úkoly.
• Schvalovací pracovní postup.
• Připomenutí revize.
• Ovládací panel aktivity.
• Organizační schéma.
• Přizpůsobení.
• Integrace třetích stran.

Cena

Ceny Way We Do začínají na 99 dolarech. Abyste mohli začít, potřebujete alespoň deset členů.

Můžete si také zakoupit interní služby, abyste získali pomoc zvenčí.

11. SweetProcess

SweetProcess nabízí digitální platformu pro vytváření veřejných a soukromých databází.

Zde můžete navrhovat zásady a SOP, vytvářet vícekrokové pracovní postupy, přidělovat úkoly a pozvat vedoucí oddělení ke schvalovacím postupům.

Navíc můžete automaticky generovat SOP prostřednictvím AI SweetProcess a později spolupracovat s manažery na úpravě informací.

Pokud váš tým lépe absorbuje vizuální informace, můžete do svých postupů navrhovat diagramy a vkládat videa.

Každý dokument, který uložíte na SweetProcess, lze exportovat jako PDF a prohlížet offline.

Základní funkce

• Veřejná a soukromá znalostní báze.
• Řízení SOP.
• Týmová spolupráce.
• Historie verzí.
• Asistent AI.
• Vizuální prvky.
• Offline zobrazení.
• Security.
• Integrace třetích stran.

Cena

SweetProcess si účtuje 90 USD za 20 členů a 5 USD za každý přírůstek.

Můžete získat vlastní nabídky pro malý tým.

12. BookStack

BookStack je ideální pro majitele malých firem , kteří hledají efektivní a zároveň cenově dostupný způsob správy standardních operačních postupů (SOP).

Je to open-source dokumentační platforma, která poskytuje WYSIWYG editor pro vytváření online SOP, zásad a procesů. 

Svůj obsah můžete rozdělit do kapitol a přidat ochranu heslem pro řízení přístupu.

Uživatelé mohou rychle najít relevantní dokumenty pomocí vyhledávacích filtrů a zapnout tmavý režim, aby byl zážitek ze čtení příjemný.

Pokud vaši zaměstnanci mluví různými jazyky, můžete SOP přeložit do více než 40 jazyků a přidat diagramy, aby byly stravitelné. 

Celkově může být BookStack vynikající software SOP pro někoho se základním technickým zázemím.

Základní funkce

• open source.
• Wiki stránky.
• WYSIWYG editor.
• Vícefaktorová autentizace 
• Přizpůsobení.
• Tmavá a světlá témata.
• Vyhledávací filtry.
• Vícejazyčné.

Cena

BookStack je zdarma a nabízí několik možností instalace. Více informací naleznete v průvodci nastavením .

Závěr

Jedním z nejlepších způsobů, jak najít správný software SOP pro vaši společnost, je vybrat nástroje na základě jejich použitelnosti.

Většina aplikací SOP sdílí všechny základní funkce. Některé poskytují pouze pokročilejší funkce.

Vyberte si nejrelevantnější nástroje a vyzkoušejte jejich bezplatnou zkušební verzi. To by vám mělo poskytnout dobrý nápad pro rychlé rozhodnutí o nákupu. Hodně štěstí.