12 nejlepších softwaru a platforem pro správu výdajů

Software pro správu výdajů hodně usnadňuje vlastníkům malých podniků i jejich zaměstnancům.

Zjednodušuje proces proplácení zaměstnanců a pomáhá vám sledovat každodenní obchodní výdaje.

V tomto článku jsem zhodnotil některé z nejlepších softwarových produktů pro správu výdajů dostupných na trhu. Všechny jsou vynikajícími možnostmi pro malé podniky a umožňují integraci pro synchronizaci dat s vaším účetním systémem.

Co je to systém řízení výdajů a jaké jsou nejlepší aplikace pro malé podniky

Systém řízení výdajů je software SaaS, který automatizuje zadávání dat a urychluje proces reklamace výdajů.

Prostřednictvím této aplikace mohou majitelé malých podniků nastavit denní/měsíční příspěvky na výdaje ad hoc a sledovat výdaje zaměstnanců.

Nejlepší funkce, které je třeba hledat v softwaru pro správu výdajů;

• Skenování účtenky.
• Automatické odsouhlasení.
• Integrace firemních karet nebo kreditních karet.
• Hlášení.

Některé aplikace nabízejí automatizaci AP se správou výdajů, která firmám pomáhá centralizovat výdaje zaměstnanců a platby dodavatelů.

Je to ideální systém pro podnikatele, kteří obvykle pracují s malým objemem a nechtějí investovat do samostatného softwaru pro nákupy.

Pojďme prozkoumat 12 nejlepších softwarových produktů pro správu výdajů pro malé podniky.

1. Výdaj ZOHO

ZOHO Expense je uživatelsky přívětivý a bohatý na funkce.

Můžete automaticky skenovat účtenky, importovat transakce kartou, vypočítat náklady na ujeté kilometry a nastavit denní dávky. Některé účtenky můžete také sbírat e-mailem, například vstupenky, a automaticky je vkládat do systému.

Pokud vaši zaměstnanci používají firemní kreditní karty, můžete je propojit se ZOHO a sladit transakce.

Pro správu rozpočtu můžete vytvořit zásady podnikových výdajů a automatizovat audit pro detekci neoprávněných transakcí. Můžete také vytvořit víceúrovňový schvalovací systém pro dohled nad výkazy výdajů.

ZOHO lze integrovat s oblíbenými účetními a ERP platformami.

Základní funkce

• Automatické skenování.
• Nahrání účtenky offline a online.
• Odsouhlasení výdajů kreditní kartou.
• Automatizace příspěvků.
• Náhrada.
• Implementace politiky.
• Řízení rozpočtu.
• Schvalovací pracovní postupy a spolupráce.
• Více měn.
• Audit a dodržování předpisů.
• Hlášení.
• Integrace třetích stran.
• Mobilní aplikace.

Cena

ZOHO prodává čtyři balíčky předplatného, ​​které účtuje 3 $ a 9 $ za uživatele. Jeho startovací plán je zdarma.

Můžete také využít bezplatnou zkušební verzi a prozkoumat prémiové funkce.

2. Účet

Bill je automatizační platforma, která prodává různé nástroje pro finanční operace. Jedním z jejích produktů je platforma pro správu výdajů, která vám umožní dohlížet na vaše výdaje a výdaje ze smartphonu.

Software se snadno používá a je dodáván s funkcemi fyzické i virtuální karty. Můžete získat úvěrový rámec na firemní výdaje a zakoupit samostatné karty pro dodavatele a zaměstnance.

Obdržíte také modul pro odměňování zaměstnanců a kontrolu rozpočtu pro správu vašich prostředků.

Prostřednictvím sledování a automatizace Billa můžete zjednodušit své pracovní postupy a sledovat každou transakci.

Celkově je Bill vhodný pro malé až středně velké společnosti.

Základní funkce

• Firemní karty.
• Párování účtenek.
• Software pro správu výdajů a výdajů.
• Automatizace pracovního postupu.
• Kontroly rozpočtu.
• Náhrada.
• Sledování.
• Mobilní aplikace.
• Integrace třetích stran.

Cena

Aplikaci Bill's pro správu výdajů můžete používat zdarma.

3. Rampa

Ramp poskytuje firemní karty a nástroje pro správu výdajů. Pomocí této aplikace můžete vydávat globální karty vzdáleným zaměstnancům a automaticky sledovat obchodní výdaje.

Software je dodáván s vestavěnými ovládacími prvky rozpočtu a vlastními pracovními postupy pro zjednodušení procesů. Můžete automaticky nastavit limit útraty na zaměstnance a nastavit schválení pro správu vašeho účtu výdajů.

Chcete-li eliminovat zadávání dat, můžete skenovat účtenky na svém mobilním telefonu a automaticky sladit transakce.

Na Ramp je k dispozici také správa prodejců. Můžete zaznamenávat účty, sledovat neuhrazené platby a spravovat smlouvy. Prostřednictvím integrací třetích stran můžete synchronizovat svá data a udržovat své knihy aktualizované.

Základní funkce

• Virtuální firemní karty.
• Automatické shromažďování příjmu.
• Prosazování zásad.
• Sledování ujetých kilometrů.
• Schvalovací pracovní postupy.
• Evidence hotovosti a závazků.
• Správa prodejců.
• Více měn.
• Vestavěné ovládací prvky.
• Hlášení.
• Integrace třetích stran.
• Mobilní aplikace.

Cena

Rampa účtuje 12 USD za uživatele. Před zakoupením předplatného se můžete zdarma zaregistrovat a vyzkoušet jeho prémiové funkce.

4. Brex

Brex také nabízí firemní karty se softwarem pro správu výdajů. Můžete si koupit globální karty pro cestování, zaměstnanecké příspěvky, kancelářské potřeby a platby dodavatelů.

Díky automatickým kontrolám Brex můžete omezit obchodní výdaje a vést záznamy o všech transakcích. Každému oddělení můžete přiřadit rozpočty a sledovat jejich výdaje v reálném čase.

Můžete také spravovat transakce ve více měnách a dohlížet na místní a zahraniční obchodní výdaje. Chcete-li usnadnit sledování, můžete svůj účet Slack propojit s Brexem a dostávat upozornění na zprávy.

Jednou z nejlepších funkcí Brexu je jeho asistent AI. Odpovídá na dotazy, schvaluje zprávy, poskytuje rozpočty a upozorňuje na anomálie. Majitelé firem mohou s tímto nástrojem ušetřit spoustu času.

Základní funkce

• Globální firemní karty.
• Řízení výdajů.
• Prosazování zásad.
• Cestovní výdaje.
• Automatické platby.
• Více měn.
• Úhrady.
• Schvalovací pracovní postupy.
• Živé sledování.
• Hlášení.
• Asistent AI.
• Integrace třetích stran.
• Mobilní aplikace.

Cena

Cena Brex za uživatele je 12 USD. Můžete si to vyzkoušet zdarma.

5. pleo

Pleo se zabývá výkazy výdajů, závazky z účtů a úhradami.

Je to intuitivní aplikace, pomocí které můžete vytvářet svůj měsíční rozpočet, zpracovávat faktury dodavatelů a sledovat výdaje malých podniků, jako je cestování nebo zábava.

Svým zaměstnancům můžete vydat virtuální nebo fyzické karty a nastavit limit útraty, abyste mohli spravovat svůj rozpočet. Díky vícestupňovému schvalování a výkazům v reálném čase můžete snadno sledovat výdaje a optimalizovat měsíční výdaje.

Pro zefektivnění vašich pracovních postupů můžete Pleo integrovat s vaším účetním softwarem. Pleo podporuje všechny oblíbené účetní aplikace, včetně Netsuite, Xero a Sage.

Základní funkce

• Firemní karty.
• Zachycení účtenky.
• Platba prodejcem.
• Automatické zadávání dat.
• Sledování výdajů.
• Schvalovací systém.
• Náhrada.
• Hlášení v reálném čase.
• Integrace třetích stran.
• Více měn.
• Mobilní aplikace.

Cena

Základní plán Plea je zdarma a prémiové balíčky se pohybují mezi 45 a 89 £.

6. Výdaje na vyžádání

Expense On Demand je aplikace pro vytváření přehledů, která vám pomůže získat lepší přehled o výdajích zaměstnanců a efektivně řídit obchodní výdaje.

Můžete jej použít pro několik kategorií, jako jsou ujeté kilometry, výdaje mimo místo, jako je jídlo a další denní nákupy. Můžete nastavit limit na obchodní výdaje a nastavit schvalovací proces na autopilota. EOD automaticky detekuje duplicitní položky, což vám umožní snadno kontrolovat váš rozpočet.

K dispozici je také možnost pokročilé správy. Svým zaměstnancům můžete vydávat peněžní zálohy a sledovat je v reálném čase. Expense On Demand podporuje 96 zemí a umožňuje platby ve více měnách.

Základní funkce

• Integrace kreditních karet.
• Automatické zachycení příjmu.
• Sledování ujetých kilometrů.
• Automatizace AP a správa daní.
• Panel Analytics.
• Auditní stopa.
• Schvalovací systém.
• Limit útraty.
• Více měn.
• Mobilní aplikace.

Cena

Ceny Expense On Demand začínají od 4.34 GBP. Můžete využít 30denní bezplatnou zkušební verzi a vyzkoušet software.

7. ExpensePoint

ExpensePoint automatizuje pracovní postupy vykazování výdajů. Prostřednictvím této aplikace mohou vaši zaměstnanci skenovat účtenky a vytvářet zprávy ke schválení.

Některé z věcí, které můžete sledovat prostřednictvím ExpensePoint, zahrnují transakce kreditní kartou, ujeté kilometry a zábavu. Software poskytuje 30 typů zpráv a přibližně 60 filtrů, které vám pomohou kategorizovat a spravovat obchodní výdaje.

Se správcem zásad můžete automatizovat své pracovní postupy a odhalovat nesrovnalosti.

ExpensePoint můžete provozovat na stolních i mobilních telefonech a používat jej online i offline. Můžete také exportovat data a integrovat ExpensePoint s vaším účetním systémem, abyste zefektivnili své pracovní postupy.

Základní funkce

• Sběr dat z účtenky.
• Náhrada.
• Zprávy o výdajích.
• Panel analýzy.
• Správce zásad.
• Schvalovací systém.
• Více měn.
• Export dat.
• Desktopová a mobilní aplikace.
• Offline přístup.
• Integrace třetích stran.

Cena

ExpensePoint sdílí ceny na vyžádání.

8. Expensify

Expensify je oblíbenou volbou pro správu výdajů. Více než 12 milionů podnikatelů jej používá ke kontrole svých obchodních výdajů.

Zde můžete vytvářet faktury, schvalovat platby dodavatelů, nahrávat cestovní účty a vydávat firemní karty. Vaši zaměstnanci mohou skenovat účtenky ze svých mobilních telefonů, aby automatizovali zadávání dat a podávali žádosti o proplacení výdajů.

Díky více než 40 integracím a globálním úhradám můžete snadno centralizovat své záznamy o výdajích a zpracovávat nároky.

Pokud chcete, můžete také spravovat své osobní výdaje z Expensify.

Nezávislí dodavatelé jej mohou také použít ke generování výkazů výdajů a jejich zasílání svým zaměstnavatelům.

Základní funkce

• Zachycení účtenky.
• Generování faktury.
• Platby faktur.
• Zprávy.
• Cestovní náklady.
• Sledování ujetých kilometrů.
• Firemní karty.
• Osobní výdaje.
• Globální úhrady.
• Schvalovací systém.
• Integrace třetích stran.
• Mobilní aplikace.

Cena

Základní plán Expensify je zdarma. Za své doplňkové funkce si účtuje poplatky.

Ceny začínají od 5 USD.

9. Spendesk

Spendesk nabízí širokou škálu nástrojů pro správu výdajů.

Můžete nastavit zásady pro kontrolu svých financí, vyhodnocovat rozpočty oddělení před schválením neuhrazených účtů a provádět transakce z peněženky Spendesk.

Prostřednictvím správy faktur můžete uchovávat papírové záznamy o svých nákupech, schváleních a platbách.

Za malé výdaje můžete svým zaměstnancům vydat jednorázové nebo opakované virtuální karty. Jsou přiřazeny jednotlivým členům týmu, což vám umožní vidět průměrné výdaje každého zaměstnance. Pro správu rozpočtu můžete také vydávat debetní karty s předem definovanými limity.

S kontrolními nástroji Spendesk můžete vytvořit schvalovací systém pro každé oddělení a nechat vedení týmu, aby si sám řídil rozpočty.

Základní funkce

• Rozpočtování.
• Limit útraty.
• Platby faktur.
• Náhrada výdajů.
• Schvalovací systém.
• Virtuální a fyzické karty.
• Automatické odsouhlasení.
• Zprávy.
• Správa předplatného.
• Integrace třetích stran.
• Mobilní aplikace.

Cena

Ceny akcií Spendesk na vyžádání. Přihlásit se můžete zdarma.

10. Soubor

Fyle vám umožňuje sledovat transakce kreditními kartami a proplácet zaměstnance. Prostřednictvím mobilní aplikace můžete skenovat účtenky a přiřazovat je ke svým debetním částkám.

Můžete nastavit podmínky pro automatické schvalování výkazů výdajů vašich zaměstnanců. Chcete-li ještě více omezit manuální dohled, můžete nastavit rozpočty a prosazovat zásady, aby vaši zaměstnanci nepřekračovali své limity.

Pomocí integrací třetích stran můžete odesílat data do hlavního účetního softwaru a aktualizovat své záznamy.

Úžasná věc na Fyle je, že vaši zaměstnanci nemusí používat Fyleovu mobilní aplikaci k odesílání účtenek. Dostávají upozornění na Slack, když udělají jakýkoli nákup, a mohou připojit obrázek účtenky jako odpověď na vygenerování zprávy.

Základní funkce

• Skenování účtenky.
• Zprávy o výdajích.
• Sledování transakcí kreditní kartou.
• Automatické odsouhlasení.
• Schvalovací systém.
• Odhalování podvodů.
• Úhrady.
• Rozpočtování.
• Analytics.
• Integrace třetích stran.
• Mobilní aplikace.

Cena

Fyleův standardní plán stojí 9 $ a obchodní plán stojí 15 $.

Před zakoupením jakéhokoli balíčku můžete požádat o demo.

11. Emburse Certify

Emburse Certify je ideální pro podnikatele, kteří často cestují za obchodními účely. Jejími hlavními produkty jsou rezervace cest a správa výdajů, což vám umožňuje spravovat cestovní opatření a obchodní výdaje z jedné platformy.

Výdajový software zahrnuje automatické skenování, vykazování výdajů, sledování ujetých kilometrů a úhrady.

Můžete integrovat osobní i firemní kreditní karty a implementovat zásady pro detekci neoprávněných vstupů. Pro snazší sledování můžete také vytvořit oddělení a kategorie.

S cestovní aplikací můžete získat domácí a mezinárodní cestovní služby, nastavit schválení cesty a rezervovat hotelové pokoje.

Základní funkce

• Skenování účtenky.
• Zpráva o výdajích.
• Prosazování zásad.
• Schvalovací systém.
• Firemní karty.
• Cestovní rezervace.
• Analytics.
• Globální pokrytí.
• Integrace.
• Mobilní aplikace.

Cena

Ceny Emburse Certify začínají od 12 USD. Můžete si zdarma vyzkoušet funkce.

12. Navan

Navan je také dobrý software pro cestovní výdaje. Můžete jej použít k zařizování cesty, vydávání firemních karet a sladění transakcí.

Aplikace má vestavěné ovládací prvky pro omezení výdajů a integrace třetích stran pro synchronizaci záznamů. Prostřednictvím dashboardu můžete sledovat obchodní výdaje a sledovat, kolik jednotliví členové utratí za služební cesty.

V případě, že vy nebo váš člen týmu platíte z vlastní kapsy, mohou získat náhradu. Můžete také propojit svou kreditní kartu s Navanem a automaticky extrahovat transakce.

Navan podporuje 45 zemí a více měn.

Základní funkce

• Oficiální rezervace zájezdu.
• Firemní karty.
• Cestovní služby.
• Automatické vykazování výdajů.
• Kontroly výdajů.
• Náhrada.
• Monitorování v reálném čase.
• Integrace osobní kreditní karty.
• Globální pokrytí.
• Mobilní aplikace.

Cena

Ceny akcií Navan na vyžádání. Objednejte si demo a dozvíte se více.

Závěr

Většina aplikací pro správu výdajů poskytuje základní nástroje pro výkaznictví a sledování. Pokud je vaší prioritou automatizace a reporting, můžete si pro své podnikání vybrat kteroukoli z nich.

Některé z výše uvedených softwarových produktů však nabízejí i další funkce, které by vás mohly zajímat. Například Navan se zaměřuje na cestovní výdaje a Ramp umožňuje správu prodejců.

Prozkoumejte jejich základní funkce a vyberte si aplikace, které vyhovují vašim požadavkům. Hodně štěstí!