12 nejlepších software a platforem pro automatizaci účtů

Většina malých firem nakládá se svými financemi manuálně, alespoň na začátku. Ale jak vaše společnost roste, bude pro vás nakonec obtížné držet si přehled o účtech a platbách ručně.

Pomocí softwaru pro závazky můžete snadno zpracovat velký objem účtů. 

Pomůže vám vyvinout efektivnější systém, abyste mohli platit svým dodavatelům a zaměstnancům včas a s velkou lehkostí.

Co je software pro závazky a k čemu slouží?

Software pro závazky automatizuje váš pracovní postup, aby bylo zaznamenávání a správa časového rozlišení pohodlné. Obvykle je poznáte jako platformy pro automatizaci AP, ale některé se také propagují jako účetní aplikace.

Mezi čtyři běžné nástroje, které většina softwaru pro závazky poskytuje, patří;

• Funkce zachycování faktur pomocí AI
• Obousměrná synchronizace s účetním softwarem
• Tvůrce pracovních postupů.
• Online platba a služba doručení šeků.
• Integrace s ERP pro synchronizaci záznamů.

Pokud pracujete s velkou organizací a řídíte komplexní pracovní postupy, můžete získat řešení na míru pro vaši společnost.

Pojďme se podívat na 12 nejlepších aplikací splatných na účet a prozkoumat některé z jejich nejlepších funkcí.

1. Melio

Melio pomáhá malým podnikům snadno spravovat své závazky.

Můžete nahrát fotografii svého účtu nebo požádat klienty o zasílání faktur e-mailem. Relevantní data budou automaticky extrahována a nahrána na váš platební panel jako účet připravený ke kontrole. Nemluvě o tom, že se můžete synchronizovat se svým účetním softwarem, abyste udrželi své záznamy aktuální a vyhnuli se duálnímu zadávání dat a lidské chybě.

Je důležité zdůraznit, že si můžete nastavit pracovní postupy schvalování a udělit svému týmu administrátorský přístup.

Můžete nastavit strop na maximální částku platby, takže žádný účet nad nastavenou hranici neprojde bez vašeho souhlasu. Můžete také naplánovat plné nebo rozdělené platby na základě vašeho měsíčního rozpočtu nebo zvolit platební metodu dle vašeho výběru, bez ohledu na to, jakou platební metodu si váš prodejce vybere.

Základní funkce

• Tři možnosti zachycení účtu.
• Plánování plateb.
• Zaplaťte kreditní nebo debetní kartou nebo bankovním převodem ACH a váš dodavatel dostane zaplaceno bankovním převodem nebo šekem
• Opakované a dávkové platby.
• Schvalovací pracovní postup.
• Integrace s QuickBooks, XERO a FreshBooks.

Cena

Poplatky za transakce se liší podle platební metody. Můžete se zdarma zaregistrovat a prozkoumat to.

2. Tipalti

Tipalti dodává nástroje pro digitalizaci vašich platebních systémů. Můžete jej použít ke správě více entit z jednoho místa a zároveň zachovat jejich AP procesy oddělené.

Platforma má automatickou fakturaci pro omezení zadávání dat, vlastní formuláře pro generování nákupních objednávek a schvalovací pracovní postupy pro udržení kontroly.

Váš dodavatel bude mít flexibilitu zvolit si způsob platby a sledovat faktury prostřednictvím portálu pro přežití.

Pro zefektivnění plateb můžete v rané fázi nastavit oprávnění a podmínky a digitalizovat daňovou a shodnou dokumentaci. Díky kontrolám Taipalti na podnikové úrovni můžete snadno automatizovat transakce a předcházet nesprávnému zacházení a podvodům.

Základní funkce

• Dodavatelský portál.
• Správa faktur a objednávek.
• Schvalovací pracovní postupy.
• Automatizace plateb.
• Pravidla, oprávnění a detekce podvodů.
• Integrace s ERP.
• API.
• Možnost globální platby.

Cena

Tipalti sdílí vlastní nabídky. Pro více podrobností si rezervujte demo.

3. Účet

Bill prodává dva produkty AP. Můžete si zakoupit jeho placený balíček jako samostatný produkt nebo koupit AP a AR v balíčku. Je to na tobě.

Jeho modul AP nabízí snadné metody zachycení faktur pro zjednodušení vedení záznamů a umožňuje vám vytvořit vlastní schvalovací pracovní postup.

Poskytuje vám také přístup k síti 4 milionů prodejců a poskytuje flexibilní platební možnosti, které vám pomohou digitalizovat váš platební proces.

Pro správu výdajů prodává Bill samostatný produkt. Jeho základními funkcemi jsou virtuální karty a nástroje pro sledování výdajů. Produkt je zdarma a účtuje si pouze procento z každé transakce kartou.

Základní funkce

• Zachycování faktur.
• Vlastní schvalovací pracovní postupy.
• Vestavěná síť prodejců.
• Flexibilní platební metody.
• Integrace s tuctem softwaru třetích stran.
• API.
• Mobilní aplikace.

Cena

Billův AP balíček stojí 45 až 55 dolarů měsíčně. Můžete využít bezplatnou zkušební verzi.

4. Divvy

Divvy dodává firemní karty a automatizační software malým a středně velkým podnikům.

S touto platformou můžete vybudovat správný systém pro správu výdajů, abyste měli přehled o výdajích svých zaměstnanců.

Rozpočty můžete přiřadit oddělením, abyste umožnili manažerům spravovat své výdaje a schvalovat žádosti o fondy kdekoli prostřednictvím vašeho mobilního telefonu. Divvy automaticky synchronizuje kartové transakce s vaším účetním systémem a generuje rychlé zprávy, aby byl proces odsouhlasení rychlý.

Díky plné viditelnosti dat můžete vidět, kde nejvíce utrácíte své peníze, a podle toho ovládat své finance.

Vzhledem k tomu, že Divvy je dílčí produkt účetního softwaru Bill, můžete spravovat své závazky i výdaje z jedné platformy.

Základní funkce

• Software pro správu výdajů.
• Zkontrolujte a schvalujte finanční prostředky.
• Firemní karta.
• Rozpočtování.
• Synchronizace a kategorizace transakcí.
• Sledování a podávání zpráv.
• Integrace s účtem a vaším účetním systémem.
• Mobilní a desktopové verze.
• Škálovatelná obchodní úvěrová linka a odměny na kartách.

Cena

Divvy je zdarma a účtuje si pouze určité procento z každé transakce kartou.

5. Airbase

Airbase je jedním z předních programů pro správu výdajů.

Poskytuje digitální platformu pro evidenci faktur, automatizaci plateb dodavatelů a zpracování náhrad zaměstnancům.

Z Airbase můžete ovládat více dceřiných společností a spravovat všechny své závazky, šeky a další platby z jednoho místa.

Zaměstnanci dostanou firemní karty na drobné výdaje a mohou předkládat vyúčtování výdajů prostřednictvím mobilních zařízení.

Každá transakce, kterou vložíte do systému, je automaticky sledována a odeslána do vašeho účetnictví k dokumentaci. Airbase dokonce získává relevantní informace z korespondence a připojuje je k fakturám, aby byly centralizovány.

Platforma se integruje s oblíbeným softwarem HRIS a podporuje mezinárodní platby.

Základní funkce

• Zachycování faktur.
• Automatizace voucherů.
• Schvalovací pracovní postup.
• Místní a globální platby.
• Firemní karty.
• Řízení výdajů.
• Hlášení.
• Integrace s hlavními účetními systémy.
• Podpora více entit.
• Mobilní.

Cena

Airbase sdílí tři balíčky, včetně vlastního plánu řešení na míru.

Pro získání cen kontaktujte prodej.

6. Rampa

Ramp poskytuje firemní karty, automatizaci přístupových bodů a aplikaci pro správu výdajů. Můžete jej použít ke kontrole výdajů na zaměstnance, placení prodejcům a sledování účtů.

Svým zaměstnancům můžete vydávat fyzické i virtuální karty a vybírat účty pomocí zachycování faktur pomocí AI. Budete mít pravomoc vrátit schválenou platbu a uzamknout karty v případě nepředložení příslušných dokladů o výdajích.

Pro platby dodavatele můžete vytvořit schvalovací pracovní postupy a propojit Ramp s vaším účetním systémem. Když nahrajete fakturu, software automaticky přidá kód GL na základě vašich pravidel pracovního postupu a zaznamená záznam do správného deníku, než jej odešle ke schválení.

Přes Ramp můžete zpracovávat místní i mezinárodní převody.

Základní funkce

• Neomezené fyzické a virtuální firemní karty.
• Software pro správu výdajů.
• Zachycování faktur.
• Automatická synchronizace.
• Pracovní postupy schvalování AP.
• Mezinárodní platby.
• Hlášení.
• Více než 1000 integrací.
• Nástroje zdarma.

Cena

Ramp nabízí bezplatný přístup k firemním kartám a softwaru.

7. kvadient

Quadient nabízí nástroje pro automatizaci PO a AP.

Můžete jej použít k nastavení efektivního systému nákupních požadavků a vytvoření lepšího procesu schvalování faktur.

Vaši zaměstnanci mohou předkládat účty k úhradě, které budete moci autorizovat ze svých mobilních telefonů. Vaše platby jsou uvolněné spřízněné straně pouze v případě, že je povolíte nebo naplánujete jejich výplatu k určitému datu.

Můžete nastavit limit útraty, abyste se vyhnuli překročení měsíčního rozpočtu a mohli sledovat své závazky prostřednictvím automatických oznámení a zpráv. Quadient má také filtry pro kontrolu jakékoli faktury ke kontrole.

S integrací ERP můžete průběžně aktualizovat svá data a sladit záznamy, abyste eliminovali duplicity.

Základní funkce

• Zachycování faktur.
• Schvalovací pracovní postupy.
• Flexibilní platební metody.
• Automatizované PO.
• Řízení výdajů.
• Analýza a reporting.
• Účetní software integrace.
• Podpora více entit.
• Mobilní aplikace.

Cena

Quadient sdílí několik plánů přizpůsobených různým potřebám. Pro ceny kontaktujte prodej.

Můžete začít zdarma a prozkoumat to.

8. Stampli

Společnost Stampli centralizuje vaše faktury a zkracuje dobu zpracování.

Automaticky zachycuje a klasifikuje faktury, zasílá upomínky pro získání schválení, usnadňuje platby a ukládá poukázky pro dokumentaci.

Své platby můžete schvalovat prostřednictvím chytrého telefonu a sledovat faktury pomocí auditní stopy. Aplikace zobrazuje schválené, nevyřízené a zamítnuté účty na jediném řídicím panelu, aby byl pracovní postup pro vás viditelnější.

Vaši dodavatelé mohou zkontrolovat stav své faktury a zahájit konverzaci o záležitostech souvisejících s platbami. Každý voucher také obsahuje chatovací kanál pro komunikaci týmu a dodavatele.

Základní funkce

• Evidence a kódování faktur.
• Pracovní postup ručního a automatického schvalování.
• Konsolidovaná palubní deska.
• Usnadnění platby.
• Firemní karta.
• Správa dokumentů.
• Portál prodejců.
• Podpora více zařízení.
• Integrace s významným účetním a ERP softwarem.

Cena

Ceny akcií Stampli na vyžádání. Chcete-li získat nabídky, kontaktujte prodej.

9. Skuad

Skuad je platforma pro automatizaci plateb, která firmám zjednodušuje globální nábor, mzdy a HR operace.

Skuad sjednocuje vaše globální operace. Místo žonglování s více systémy pro různé země získáte jednu platformu. To znamená méně zmatků a méně chyb.

Soulad je zabudován.

Skuad sleduje pracovní zákony a daňové požadavky ve více než 160 zemích. Nemusíte se stát expertem na mezinárodní právo, abyste mohli najmout globálně.

Zvládá dokonce i víceměnové mzdy. Nejde jen o výměnu dolarů za eura. Jde o pochopení místních platebních norem a o to, aby lidé dostávali výplatu pokaždé včas.

Skuad také řídí dodavatele. To je zásadní, protože nesprávná klasifikace dodavatelů je běžnou a nákladnou chybou. Skuad vám pomůže vyhnout se tomuto riziku.

Skuad nabízí nepřetržitou podporu. Na tom záleží víc, než si možná myslíte. Když se zabýváte globálními operacemi, problémy zdvořile nečekají na pracovní dobu vašeho časového pásma.

Dále se zabývá i administrací benefitů. Je to složitější, než to zní. To, co je v jedné zemi standardní, může být v jiné neslýchané.

Skuad tyto kulturní a právní rozdíly naviguje za vás.

K dispozici je také možnost podrobného reportování. To je nezbytné pro sledování vaší globální pracovní síly a pochopení vašich mezinárodních mzdových nákladů.

Základní funkce

• Jednotná globální platforma zaměstnanosti pro více než 160 zemí.
• Automatizovaný proces onboardingu pro mezinárodní zaměstnance a dodavatele.
• Správa mezd ve více měnách s podporou 100+ měn.
• Vestavěný v souladu s místními zákony o zaměstnanosti a daňovými předpisy.
• Vedení dodavatelů, aby se zabránilo riziku nesprávné klasifikace.
• Integrace sledování času pro přesné mzdy.
• Přehledy a analýzy v reálném čase pro statistiky o pracovní síle.
• Služby zaměstnavatele záznamů (EOR) pro najímání bez místních subjektů.

Cena

Skuad nabízí dvě hlavní cenové úrovně:

1. Plán dodavatelů:

• Počínaje 19 USD na dodavatele měsíčně.
• Zahrnuje najímání a platby globálního dodavatele.
• Podporuje 100+ měn.
• Poskytuje místně vyhovující smlouvy.

2. Plán pro zaměstnance na plný úvazek:

• Začíná na 199 USD na zaměstnance měsíčně.
• Pokrývá globální najímání a řízení zaměstnanců na plný úvazek.
• Zahrnuje zpracování mezd ve více než 100 měnách.
• Nabízí výhody a řízení výdajů.

Všechny plány zahrnují základní funkce, jako je správa shody, ochrana IP a podpora více kanálů.

POZNÁMKA : Skuad také nabízí slevy na základě objemu pro firmy, které najímají více zaměstnanců nebo dodavatelů.

10. MineralTree

MineralTree je ideální pro středně velké organizace.

Platforma pokrývá vše od zachycování faktur a autorizace plateb až po dokumentaci a hlášení stárnutí. Můžete automatizovat evidenci faktur, nastavit schvalovací systém, plánovat fakturační plány a odesílat platby dodavatelům.

Vedoucí týmů a vedoucí oddělení mohou kdykoli a odkudkoli zkontrolovat dokumenty a stav plateb prostřednictvím zabezpečených portálů. Řídicí panel také zobrazuje analýzy a shrnutí stárnutí, které jim pomáhá sledovat důležité metriky a přijímat rozhodnutí o rozpočtech.

Díky integraci ERP můžete MineralTree synchronizovat s vaším účetním systémem a automaticky odsouhlasit faktury, abyste se vyhnuli duplicitám nebo chybám. Podporuje špičkový software ERP a přibližně 100 aplikací třetích stran.

Základní funkce

• Zachycení faktury.
• Schvalovací pracovní postupy.
• Místní a globální platební převod.
• Virtuální karty.
• Analýza a reporting.
• Podpora více zařízení.
• Integrace třetích stran.

Cena 

MinentalTree dodává vlastní ceny. Jeho produkt pro automatizaci a platby můžete zakoupit samostatně nebo společně.

Pro více informací kontaktujte prodej.

11. Avidxchange

Aivdxchange poskytuje přibližně devět automatizačních funkcí pro různé funkce.

Získáte na míru šitá řešení AP pro různá průmyslová odvětví, systém PO pro správu požadavků, automatizaci fakturace pro snížení papírování a analytiku služeb pro sledování spotřeby.

Účty můžete nahrávat a sledovat z libovolného zařízení a nastavit vlastní schvalovací pracovní postupy pro přidání vrstvy zabezpečení.

Díky centralizovaným datům a analýzám získáte větší přehled o svých závazcích, abyste mohli lépe spravovat své závazky.

Software se integruje s téměř 220 platformami třetích stran a nabízí možnosti elektronických plateb.

Celkově je Aivdxchange vhodný pro středně velké společnosti.

Základní funkce

• Vlastní pracovní postupy.
• Generování nákupní objednávky.
• Evidence a zpracování faktur.
• Auditní stopa.
• Automatizace plateb.
• Sledování spotřeby energie.
• Analýza a reporting.
• Integrace ERP.

Cena

Avidxchange poskytuje vlastní nabídky. Chcete-li se o něm dozvědět více, vyžádejte si demo.

12. Hub Doc

Hub Doc je nejlepší pro ty, kteří dostávají velký objem účtů a potřebují bezpapírové řešení k odstranění zadávání dat.

Jedná se o základní software pro zachycení faktur, který extrahuje klíčové informace z vašich účtů a automaticky generuje splatné poukázky.

Do aplikace můžete snadno nahrát faktury prostřednictvím e-mailu nebo mobilního fotoaparátu. Hub Doc automaticky kategorizuje nahrané obrázky do souvisejících složek a exportuje je do systému vašeho účtu.

Chcete-li omezit zbytečné kroky, můžete dát svým dodavatelům přístup k účtu Hub Doc. Své faktury mohou nahrávat ze svých chytrých telefonů.

Hub Doc můžete propojit s XERO nebo QuickBooks. I když je to původně dílčí produkt XERO, integruje se s dalšími dvěma systémy třetích stran.

Základní funkce

• Generátor voucherů poháněný umělou inteligencí.
• Skenování faktur přes fotografii nebo e-mail.
• Integrace s XERO a QuickBooks.
• Klientský přístup.
• Auto-export.
• Aplikace pro Android a IOS.

Cena

Hub Doc můžete vyzkoušet zdarma. Za prémiový účet si účtuje 12 $ měsíčně.

Závěrečné myšlenky

Platformy pro správu účtů obvykle nabízejí více funkcí. Abyste tedy našli ideální aplikaci, měli byste hledat funkce, které potřebujete ke zlepšení svého procesu.

Například. Pokud jste vlastníkem malé firmy, pravděpodobně budete chtít nástroj pro zaznamenávání faktur, jako je HUB Doc, abyste ušetřili čas. A pokud pracujete s týmem, software jako Melio s funkcí schvalovacího workflow bude nejlépe vyhovovat vašemu účelu.

Poznamenejte si své požadavky a porovnejte funkce výše uvedených nástrojů, abyste vybrali ty nejlépe odpovídající aplikace. Hodně štěstí!