Як пачаць працу з блакіроўкай часу - поўнае кіраўніцтва

Дзень у жыцці звычайнага чалавека звычайна праходзіць амаль па рытуальнай схеме -

Восем гадзін сну. Паўдня на працы. Спяшацца з ежай.

Якасна правесці час з сям'ёй, а астатак дня перажываць за бясконцыя клопаты, разважаючы пра сэнс жыцця.

Гучыць знаёма? У гэтым імклівым тэмпе жыцця мы хочам дасягнуць кожнай мэты, але ў нас ёсць так мала вольных гадзін.

Паколькі верагоднасць уціснуць усё за 24 гадзіны "хутчэй за ўсё", мы няўцямна выбіраем простыя заданні, а астатняе пакідаем на наступны дзень.

І цыкл паўтараецца. Што, калі я скажу вам, што ёсць эфектыўны спосаб аптымізаваць ваш час? Не хвалюйцеся, я не збіраюся заахвочваць прытрымлівацца скрупулёзнай працэдуры Нера Вулфа. (Ёсць прычына, што хлопец - выдуманы персанаж).

Замест гэтага я падзялюся неверагоднай тэхнікай, якую вы можаце арганізаваць, наладзіць і прыўнесці пазітыўную прадуктыўнасць у свой лад жыцця.

Гэтая тэхніка называецца «блакіроўкай часу».

Што такое блакаванне часу? 

Блакаванне часу — гэта метад кіравання праектамі , прызначаны для завастрэння вашай канцэнтрацыі.

Ідэя заключаецца ў тым, што, прызначаючы месцы для кожнай працы ў вашым календары або ствараючы блокі часу, вы выдаляеце адцягваючыя фактары, каб манапалізаваць вашу ўвагу.

Канцэпцыя, аднак, першапачаткова была прызначана для павышэння прадукцыйнасці працы, якую людзі таксама ўключалі ў сваё асабістае жыццё.

На самай справе, калі вы падумаеце пра гэта, вы маглі ненаўмысна бачыць гэта неаднаразова! Дазвольце мне прывесці вам прыклад.

Вы любіце гатаваць? Калі так, ці чыталі вы рэцэпты з пазнакай часу, якія крок за крокам праводзяць вас праз перыяд, уключаючы перыяд выканання асобных дзеянняў?

Аўтар выкарыстоўвае блакаванне часу для падрыхтоўкі і гатавання. Сапраўды гэтак жа, калі ў вашай сям'і адбываецца падзея, і вы з'яўляецеся пастаянным арганізатарам, як вы з ёй справіцеся?

Вы б, напэўна, стварылі кантрольны спіс.

У думках разлічыце час для выканання адпаведных заданняў і пастаянна трымайце пры сабе нататкі, каб перакрэсліваць пункты па ходу. Прыклад, хоць і не ў самым строгім сэнсе, з'яўляецца грубай версіяй блакіроўкі часу.

Як дапамагае блакіроўка часу, калі мы ўжо падсвядома гэта робім?

Сапраўды, мы ненаўмысна выкарыстоўваем блакаванне часу. Тым не менш, трэба ўлічваць невялікую тонкасць.

У сярэднім нас перапыняюць сем разоў на гадзіну, губляючы каштоўныя тры гадзіны штодня. Блакіроўка часу дапамагае вам зрабіць дзень найлепшым чынам - ці, дакладней, дапамагае пазбегнуць наступных пяці.

1. Пракрастынацыя

Незалежна ад характару працы, людзі больш за ўсё баяцца пачаць працу, асабліва калі задача стомная.

У той момант, калі вы думаеце ўзяць на сябе адказнасць за праект, раптам надыходзіць млявасць, і вы ў выніку робіце дробязныя рэчы.

Псіхолагі лічаць, што прамаруджванне - гэта рыса жыцця. Калі вы серыйны прокрастинатор, наўрад ці ёсць магчымасць пазбавіцца ад гэтага без старонняга ўплыву.

Блакіроўка часу — гэта знешняя сіла, якая вядзе вас прама да вашай задачы. Як толькі вы яе выканаеце, астатняе стане нечакана лёгкім.

2. Выбар Нескладаныя заданні

Большасць ідуць на непатрабавальную працу, перш чым набрацца смеласці пайсці на складаную.

Мы ўвесь час адкладаем працу, пакуль яна не стане трывожнай, не пакідаючы нам іншага выбару, акрамя як узяцца за непрыемную задачу.

Гэтая падсвядомая паводзіна — яшчэ адна галіна пракрастынацыі, ад якой папярэджваў Браян Трэйсі ў сваёй кнізе « З'еш гэту жабу ».

Ён лічыць, што адтэрміноўка выканання цяжкай задачы зробіць яе потым яшчэ больш працаёмкай.

Гэта лагічны вывад, таму што, нягледзячы на ​​​​тое, што патрабавальныя пакінуты напрыканцы, яны назаўсёды застануцца ў вашым розуме і выцягваюць вашу энергію.

Блакіроўка часу вызначае праекты на аснове прыярытэту, аддаючы перавагу надзённым незалежна ад узроўню іх складанасці.

3. Некалькі варыянтаў выбару

Вы калі-небудзь чулі пра Ілона Маска ? Генеральны дырэктар Tesla выкарыстоўвае тэхніку блакавання часу пад назвай «правіла 5 хвілін», каб справіцца са сваім напружаным жыццём.

З таго моманту, як ён прачынаецца, і да канца дня, ён раскладвае кожную хвіліну дня, каб дасягнуць максімальнай прадукцыйнасці.

Людзі звычайна праводзяць дзве гадзіны кожны дзень, разважаючы над тым, якую задачу з'яўляецца дастаткова тэрміновай, каб заняцца першай.

Выдаткаваўшы 13 хвілін на пастаноўку мэт, вы зэканоміце гадзіны, якія ў адваротным выпадку былі б змарнаваны на пакуты выбару працы.

4. Незлічоная колькасць Адцягванне ўвагі

З таго часу, як мабільны тэлефон захапіў наша жыццё, у нас занадта шмат адцягваючых фактараў, што робіць нас адкрытымі для непатрэбных памылак.

Сем адцягваючых фактараў звычайна пераследуюць нас кожныя 60 хвілін, не кажучы ўжо пра пяць хвілін барацьбы за вяртанне.

З лёгкай даступнасцю мабільных тэлефонаў тры гадзіны нашага дня спальваюцца на экраны.

Такія інструменты, як Rescue Time, дазваляюць адсочваць час, праведзены перад экранам, вэб-сайты і нават класіфікаваць іх па важнасці.

Ён адпраўляе вам штотыднёвы справаздачу з падрабязнай інфармацыяй аб тым, дзе вы праводзіце большую частку часу, калі карыстаецеся камп'ютарам, iPad або смартфонам.

Блакаванне часу сапраўды ліквідуе адцягненне ўвагі. Калі вы размяркоўваеце блокі для пэўнай мэты, ваша ўвага застаецца на іх, пазбаўляючы вас ад бессэнсоўных адцягванняў.

Хаця я прызнаюся, гэта лягчэй сказаць, чым зрабіць, але калі вы справіліся нават з 50% бесперапыннай працы, гэта подзвіг, які варты высілкаў.

5. Ухіленне

Гэты тэрмін можа здацца зусім не звязаным, але, зірнуўшы на яго з іншага боку, вы хутка зразумееце, чаму я яго згадаў.

Як часта на працягу жыцця вы чуеце або кажаце: «Прабачце, я не паспеў гэта зрабіць». Або больш частая фраза: «Ах, я зараз заняты. Магчыма, у наступны раз?"

Блакаванне часу адсейвае такія фразы, прымушаючы вас браць на сябе адказнасць за прапушчаныя абавязацельствы — абавязацельствы, якія могуць быць такімі ж простымі, як сустрэча з сябрам або аказанне паслугі свайму калегу.

Усім вядома, што гадзін не хапае, каб усё зрабіць.

Такім чынам, мы выконваем свае абяцанні, знаходзячы для іх час . Цяпер, калі вы ведаеце пра перавагі блакавання часу, дазвольце мне паказаць вам, як разумна яго ўжываць.

Як эфектыўна выкарыстоўваць блакаванне часу

Для пачатку складзіце спіс неабходных і неасноўных работ.

1. Падрыхтуйце спіс штодзённых спраў.

Мы з'яўляемся істотай звычкі і паўтараем пэўныя функцыі незалежна ад абмежавання часу.

Тым не менш, кожны раз, калі ўзнікае настрой, мы часта выбіраем выпадковыя заданні, якія звычайна ігнаруем. Такія як; праводзячы працоўны сход, вы цягнулі на карысць іншай працы. Складванне бялізны, якое валялася тыдзень.

Або тэлефанаваць дарагому сябру, якому вы даўно збіраліся патэлефанаваць.

І тады бываюць рэдкія выпадкі, якія з'яўляюцца без папярэджання.

Запішыце асноўныя дзеянні, затым менш частыя і, нарэшце, рэдка абдумваныя праекты. Запісваючы ўсё гэта, ацаніце час выканання кожнай задачы і размеркуйце іх па прыярытэтах.

Гэта практыкаванне заснавана на прынцыпе Парэта , каб дапамагчы вам класіфікаваць першасныя і павярхоўныя задачы. Спадар Джуран распрацаваў гэтую канцэпцыю, выказаўшы здагадку, што з дзесяці праектаў толькі два маюць важнасць.

Ніжэй прыведзена ілюстрацыя прынцыпу 80/20 італьянскага эканаміста Вільфрэда Парэта:

2. Стварыце шаблон блакавання часу

Перш чым наладжваць расклад, вы павінны мець шаблон, якому трэба прытрымлівацца.

Шаблон блакавання часу - гэта проста пустая табліца, якую вы выкарыстоўваеце для штодзённых задач.

Ідэя складаецца ў тым, каб скласці стандартнае кіраўніцтва, адаптаванае да вашага распарадку дня.

Вы, вядома, не абавязаны аднаўляць дакладную табліцу. Паколькі 70% аддаюць перавагу форме спісу, у любым выпадку стварайце свой шаблон так, як лічыце патрэбным. Аднак для тлумачэння выкажам здагадку, што гэта табліца.

У верхнім куце ўкажыце розныя колеры для асабістых, прафесійных і разрыўных блокаў. Калі б я ствараў шаблон, я б выбраў сіні для пісьма, чырвоны для асабістых спраў, зялёны для практыкаванняў і фіялетавы для штотыднёвых сямейных сустрэч.

Каб разабрацца далей, я выберу бледна-блакітны колер для сустрэчы з кліентамі (бо сіні - мой абраны колер для прафесійнага жыцця). Светла-зялёны - для звыклай працы ў садзе, а фіялетавы - для тусовак.

Я мог бы нават пагрузіцца ў дробныя дэталі, такія як; харчаванне, перапынкі на гарбату і невялікія блокі для серфінгу ў сацыяльных сетках.

Вы зразумелі маю думку.

Прызначэнне адценняў - адзін са спосабаў адрознення задач.

Аднак прытрымлівайцеся той структуры, якая вам зручная. Калі ручное планаванне падасца велізарным, вы знойдзеце некалькі праграм, якія адпавядаюць вашым патрэбам.

Зазірніце ў Anydo.

Гэта праграма для кіравання задачамі , якая спалучае ў сабе спіс спраў, планіроўшчык і напамін — усё ў адным.

Sunsama — яшчэ адно прыкладанне для павышэння прадукцыйнасці, якое нагадвае дошку з нататкамі па ўсёй ёй. Яно візуальна прывабнае і найлепш падыходзіць для каманды.

Пасля таго, як вы пабудавалі шаблон, дэпазіт ўсіх вашых звычайных праектаў.

3. Запоўніце свой графік і ўсталюйце тэрміны

Гэта надзвычай важная частка. Вам трэба не толькі запоўніць палі, але і ўсталяваць часовыя рамкі для кожнай задачы.

Вось дзве парады, каб пачаць.

Па-першае, зарэзервуйце гадзіны пік для складаных задач, бо яны патрабуюць дадатковай увагі.

Ранішні чалавек, хутчэй за ўсё, будзе прадуктыўным з 9:00 да 11:00, а начная сава - пасля поўначы.

Па-другое, арганізуйце дадатковыя праекты адзін за адным. Іх падабенства можа падтрымліваць ваш тэмп, дазваляючы вам хутка скончыць працу.

Карацей кажучы, арганізуйце праекты такім чынам, каб дасягнуць максімальнай аддачы і прытрымлівацца рэалістычных тэрмінаў.

Я наважыўся вылучыць слова «рэалістычны», таму што мы схільныя альбо пераацэньваць свае магчымасці і браць на сябе жорсткія тэрміны, альбо недаацэньваць іх, расцягваючы іх.

Абодва метады не мелі б вялікага значэння, калі б жорсткія і нястрогія тэрміны не прывялі да негатыўных наступстваў.

Ці знаёмыя вы з законам Паркінсана?

У ім гаворыцца, што ваш мозг пастаянна карэктуе сваю працу, каб укласціся ў тэрміны.

Калі вы ўсталюеце пяцігадзінны тэрмін для праекта, які вы можаце завяршыць за дзве гадзіны, ваш розум знізіць узровень прадукцыйнасці да пяці гадзін - і наадварот.

Прасцей кажучы, нерэальныя тэрміны зніжаюць эфектыўнасць і спараджаюць стрэс.

Каб дакладна разлічыць час, паспрабуйце такія праграмы для адсочвання, як HourStack.

Прыкладання HourStack дазваляюць судзіць аб вашай працаздольнасці.

Паколькі візуальнае прадстаўленне Hourstack падобнае да сістэмы блакавання часу, вы можаце выкарыстоўваць яго як трэкер часу і менеджэр задач.

Калі вы аддаеце перавагу мінімалістычнай візуальнай складніне, Toggl Track падыдзе менавіта вам.

4. Пакіньце блокі для перапынкаў і спантаннасці

Фраза « Уся праца і ніякіх забаў робіць Джэка сумным хлопчыкам », магчыма, адносіцца да працаголіка, але планаванне часовых блокаў без перапынкаў можа літаральна прытупіць ваш розум.

Згодна з даследаваннямі , чалавеку патрэбен хаця б адзін кароткі перапынак пасля кожных 52 хвілін бесперапыннага выканання задачы.

Франчэска Чырыла ўпершыню назіраў гэтую з'яву ў канцы дзевяностых і прадставіў тэхніку Pomodoro.

Метад рэкамендуе 24-хвілінныя блокі часу для праектаў з кароткімі інтэрваламі, каб разбурыць манатоннасць.

На працягу многіх гадоў, калі многія даследчыкі прымалі меры, было дамоўлена, што сярэдні 17-хвілінны перапынак пасля кожнай гадзіны можа павысіць прадукцыйнасць. Кажуць, што, акрамя перапынкаў, спантаннасць абвастрае ваш розум, паляпшае творчыя здольнасці і зніжае стрэс.

Вы заўважыце гэтую спантаннасць у многіх папулярных праграмах, класічным прыкладам з'яўляецца праграма 30-дзённага выкліку.

Прыкладанне для здароўя штодня прызначае розныя задачы і дадае перапынкі кожныя некалькі дзён.

Гэтак жа, як ваш фізічны бок, ваш розум патрабуе падобнага догляду, каб пазбегнуць ранняга выгарання. Трымайце свой каляндар гнуткім, каб ахопліваць перапынкі і незапланаваныя падзеі.

5. Праглядзіце і адрэгулюйце

Заўсёды ёсць верагоднасць, што ваш планіроўшчык часу можа не дасягнуць поспеху з першай спробы.

Кантралюючы свой час, вы практычна ствараеце эфект рабізны.

Дзеянне падобна да прыняцця звычкі, і ўсе мы ведаем, наколькі гэта можа заняць надзвычай шмат часу.

Знайдзіце некалькі тыдняў, каб прыстасавацца. Праводзіце штотыднёвыя агляды свайго прагрэсу і адпаведна падбірайце расклад.

Калі вы ўсё яшчэ адчуваеце няпэўнасць і вам патрэбна дадатковая дапамога, азнаёмцеся з кнігай « Глыбокая праца » Кэла Ньюпарта.

Аўтар бэстсэлераў New York Times падзяліўся глыбокімі ведамі і некалькімі дзіўнымі парадамі, як пераадолець адцягненне ўвагі.