Шаблон штотыднёвага агляду: 7-крокавая сістэма, якой я карыстаюся ўжо 3 гады (бясплатны PDF)

Працоўнае жыццё звычайна ідзе па той жа схеме.

Вы пачынаеце свой дзень з добрай кубкі кавы, правяраеце электронную пошту і паведамленні, пераглядаеце спіс спраў і плануеце задачы, якія вам трэба выканаць на дзень.

Даволі зразумела, праўда?

Але на самой справе прыярытэты мяняюцца, з'яўляюцца імправізаваныя задачы, а нечаканыя даручэнні займаюць велізарную частку вашага часу, адсоўваючы добра спланаваны спіс спраў на другі план.

Не паспееце азірнуцца, як тыдзень скончыцца, а на наступны тыдзень вам застанецца тая ж нагрузка.

Штотыднёвыя агляды дапамогуць вам адцягнуцца ад мітуслівай руціны і паразважаць над тым, чаго вы дасягнулі, каб вы маглі спланаваць наступны тыдзень са свежым розумам.

Людзі, якія пастаянна самастойна кантралююць сваю штотыднёвую працу, не толькі больш матываваныя, але і больш паслядоўныя ў сваіх намаганнях, у канчатковым выніку дасягаючы лепшых вынікаў.

У гэтым артыкуле я падзялюся сваім асабістым досведам самарэфлексіі, а таксама шаблонам, які я выкарыстоўваў апошнія тры гады для агляду свайго тыдня.

Ідэя заключаецца ў тым, каб паказаць вам простыя спосабы падвесці вынікі свайго тыдня і больш свядома спланаваць наступны. 

Дазвольце мне спачатку коратка расказаць пра перадумовы.

Што такое штотыднёвы агляд?

Штотыднёвы агляд — гэта метад самааналізу прадукцыйнасці, падчас якога вы пералічваеце тое, што вы рабілі на працягу тыдня, і праблемы, якія вас запаволілі.

Замест таго, каб пераносіць няскончаныя задачы на ​​наступны тыдзень, вы знаходзіце хвілінку, каб праверыць свой прагрэс за мінулы тыдзень, ачысціць нізкапрыярытэтныя задачы і абнавіць свой спіс спраў.

Чаму гэтая простая практыка працуе? 

Гэта працуе, таму што самааналіз прама прапарцыйны прадукцыйнасці працы. 

Чым больш вы аналізуеце сваю працу, тым лепш вы разумееце свой уласны стыль працы і тое, як адпаведна адаптаваць свой графік.

У выніку вы лепш кіруеце сваім часам і працуеце лепш.

Вось асноўныя элементы штотыднёвага агляду

• Праглядзіце выкананыя заданні.
• Паразважайце над сваім прагрэсам.
• Працягвайце няскончаныя справы.
• Плануйце свой наступны тыдзень.

Чаму я пачаў штотыднёвыя агляды?

Я пачаў рабіць штотыднёвыя агляды практычна па той жа прычыне, што і вы, напэўна, плануеце — я хацеў палепшыць сваю прадукцыйнасць і ўдасканаліць сваю працу.

Аднак мне спатрэбіўся некаторы час, каб азнаёміцца ​​з гэтым працэсам.

Творчы крызіс быў сур'ёзным галаўным болем, і яго пераадоленне было яшчэ больш расчаравальным. Часам я працаваў шмат гадзін і ўсё роўна адчуваў сябе непрадуктыўна, што толькі дадавала стрэсу майму і без таго перагружанаму розуму.

Менавіта тады я зразумеў, што мне патрэбна сістэма самакантролю, каб адсочваць сваю працу і выяўляць вузкія месцы.

Я разгледзеў некалькі варыянтаў, выбраў той, які мне найбольш падыходзіў, і пачаў штотыдзень ацэньваць свае вынікі.

Спачатку гэта здавалася непатрэбным клопатам. Але з часам я пачаў заўважаць перашкоды, якія мяне стрымлівалі. 

Гэта дало мне яснасць, каб зразумець, на чым засяродзіцца далей.

Ці варта штотыднёвы агляд?

Вы будзеце здзіўлены, наколькі штотыднёвы агляд можа паўплываць на вашу энергію. 

Гэта змяніла мой светапогляд з «Я павінен гэта зрабіць» на «Я хачу гэта зрабіць», што значна палегчыла дасягненне маіх мэтаў.

Гэта таксама дапамагло мне разабрацца ў сваім раскладзе і засяродзіцца на тым, што найбольш важна.

Самааналіз можа стаць выдатным метадам павышэння прадукцыйнасці, калі выкарыстоўваць яго паслядоўна. Калі вы штотыдзень пераглядаеце сваю працу, вы заўважаеце заканамернасці і атрымліваеце практычныя ідэі для паляпшэння сваёй прадукцыйнасці ў будучыні.

Не магу гаварыць за іншых, але мне самааналіз дае яснасць і паляпшае настрой. Дзякуючы яму ўсё становіцца лягчэй кантраляваць.

Некалькі шаблонаў штотыднёвых аглядаў, якія я выкарыстоўваў спачатку?

Калі я пачаў рабіць штотыднёвыя агляды, я спачатку паспрабаваў некалькі розных шаблонаў.

Спачатку я выбраў табліцу Excel, бо гэта мой выбар па змаўчанні.

Excel быў мне ўжо знаёмы, і, як і большасць людзей, я схільны карыстацца інструментамі, якія мне вядомыя.

Чаму Excel не працаваў

Excel, несумненна, выдатна падыходзіць для захоўвання дадзеных і складаных разлікаў, але ён не інтуітыўна зразумелы для самааналізу.

Хоць дубліраваць аркушы ў Excel лёгка, убудаванай сістэмы для адсочвання доўгатэрміновага прагрэсу няма.

Там усё практычна ўручную.

• Стварэнне макета.
• Напісанне запісаў.
• Адсочванне прагрэсу.
• Маніторынг вашага рэжыму працы.

Ручное стварэнне структуры агляду ў Excel можа хутка стаць стомным. З часам гэта проста адчуваецца як лішняя праца, якая вам не патрэбна.

Маёй наступнай думкай было набыць універсальны штодзённік, забіўшы двух зайцоў адным стрэлам. Я падумала, што калі я куплю планер з раздзелам для самааналізу, я змагу кіраваць усім з аднаго месца.

Хтосьці парэкамендаваў мне Sunsama , і, шчыра кажучы, гэта была выдатная прапанова.

Sunsama мае цудоўныя інструменты планавання і агляду, і абодва яны ўзаемазвязаны. Вы можаце арганізоўваць свой дзень, кіраваць задачамі і адсочваць свой прагрэс з адной панэлі кіравання.

Вось што вы можаце зрабіць на Sunsama;

• Вы можаце падключыць некалькі календароў.
• Плануйце свой дзень у межах вызначаных працоўных гадзін.
• Стварыце спіс спраў з перашкодамі, каб спланаваць рэалістычны графік.
• Перацягвайце задачы і электронныя лісты.
• Вылучыце ў сваім календары пэўныя часовыя блокі.

Самае лепшае? Sunsama просты і інтуітыўна зразумелы. Патрабуецца некаторы час, каб прызвычаіцца, але як толькі вы азнаёміцеся з макетам, усё стане прасцей.

Чаму Sunsama не спрацаваў?

Фактар ​​кошту, у асноўным.

Мне сапраўды спадабаўся Sunsama, і я б працягнуў падпіску, але плаціць 20 долараў у месяц пры невялікім бюджэце здалося мне занадта, асабліва ў доўгатэрміновай перспектыве.

Замест гэтага я вырашыў паспрабаваць гатовыя бясплатныя шаблоны Notion.

Не ведаю, чаму я не падумаў пра гэта раней. Хутчэй за ўсё, таму, што я заўсёды выкарыстоўваў Notion як кіраўнік праектаў. Але пры правільным выкарыстанні Notion можа стаць універсальным інструментам для павышэння прадукцыйнасці.

Калі я вывучаў бібліятэку Notion, я абраў шаблон агляду «высокай прадукцыйнасці», які звычайна мае мноства наваротаў.

Прычына? Асаблівасці прадукту.

Людзі схільныя выбіраць інструменты з багатым наборам функцый з-за іх меркаванай каштоўнасці. Гэта псіхалагічная прадузятасць, калі карыстальнікі падсвядома атаясамліваюць функцыі з магчымасцямі і думаюць, што больш функцый азначае лепшы прадукт.

Я зрабіў тое ж самае.

Я выбраў шаблон «Second Brain» Notion ад Rosidssoy з-за яго папулярнасці і візуальнага эфекту. Уладальнік прадае як бясплатныя, так і прэміум-шаблоны, і я выбраў бясплатную версію для эксперыментаў.

Шаблон быў падзелены на чатыры асноўныя часткі. 

• Вашы праекты.
• Асабістае развіццё.
• Рэсурсны матэрыял.
• Завершаныя праекты.

Ідэя заключалася ў тым, каб стварыць прастору, дзе можна было б усё выкінуць і перагледзець пазней.

Чаму шаблон прадукцыйнасці другога мозгу не спрацаваў?

Можна даволі добра здагадацца, чаму гэта не спрацавала.

Праблема універсальных шаблонаў для павышэння прадукцыйнасці заключаецца ў іх складанасці.

На паперы яны выглядаюць неверагодна арганізавана і ўражліва, прывабліваючы сваім візуальным складам. Але ў іх занадта шмат раздзелаў, каб падтрымліваць іх у доўгатэрміновай перспектыве.

Я спецыяльна выбраў шаблон Second Brain з-за яго універсальнага макета. Маёй памылкай было тое, што я не выбраў спецыяльную сістэму аглядаў.

Калі б я гэта зрабіў, гэта зэканоміла б шмат часу.

Але трэба аддаць належнае. Другі шаблон мозгу сапраўды падкінуў мне ідэю стварыць свой уласны шаблон у Notion.

Шаблон штотыднёвага агляду, якім я карыстаўся апошнія тры гады

Я аддаю перавагу мінімалістычным вертыкальным макетам, таму што ў іх лёгка арыентавацца. Яны маюць натуральны паток чытання, які патрабуе меншай разумовай нагрузкі для апрацоўкі.

Пасля эксперыментаў з некалькімі інструментамі я зразумеў, што мне патрэбен індывідуальны шаблон, які адпавядаў бы майму стылю працы. Таму я натхніўся некаторымі з маіх папярэдніх шаблонаў і, выкарыстоўваючы ChatGPT, стварыў уласную сістэму штотыднёвых аглядаў у Notion.

Ідэя простая, інтуітыўна зразумелая і неверагодна гнуткая. Вы можаце стварыць любую макетку і добра ўсё арганізаваць.

Выдатная рэч у Notion заключаецца ў тым, што ён мае ўбудаваныя элементы, якія спрашчаюць імгненнае даданне табліц, маркіраваных спісаў і кантрольных спісаў. Вы таксама можаце звязваць старонкі і ствараць базу дадзеных для адсочвання прагрэсу.

Я карыстаюся шаблонам Notion апошнія тры гады і абнаўляў яго некалькі разоў без якіх-небудзь праблем.

Гэты шаблон не надта вытанчаны, але працуе неверагодна добра. ( Вы можаце спампаваць шаблон тут.)

Вось як распрацаваны мой шаблон штотыднёвага агляду

Мой шаблон штотыднёвага агляду падзелены на сем раздзелаў.

• Штотыднёвы здымак.
• Над чым я працаваў.
• Зносіны з кліентам.
• Пісьменніцкая прадукцыйнасць.
• Праблемы і блакатары.
• Кантрольны спіс дзеянняў.
• Фокус на наступны тыдзень.

Я адаптаваў яго для пісьменнікаў, але вы можаце лёгка яго скарэктаваць і імправізаваць. 

1. Штотыднёвы агляд

Штотыднёвы здымак дае вам хуткі агляд таго, як прайшоў тыдзень.

Уявіце сабе гэта як кароткі змест вашай працы — якія вашы найвялікшыя дасягненні і з якімі перашкодамі вы сутыкнуліся на працягу тыдня?

Ідэя заключаецца ў тым, каб атрымаць хуткую інфармацыю, не чытаючы ўвесь агляд.

Мае штотыднёвыя здымкі ахопліваюць:

• настрой.
• Узровень выгарання.
• Дасягненні.
• Няўдачы. 

Пры жаданні вы можаце дадаць больш пунктаў, напрыклад, адпрацаваныя гадзіны, захаваныя звычкі або наведаныя мерапрыемствы.

2. Над чым я працаваў

Вось тут і пачынаецца падрабязны агляд. 

Тут вы згадваеце фактычную працу, якую вы выканалі, і будзьце максімальна канкрэтнымі.

Як фрыланс-пісьменнік, мая нагрузка не такая ўжо і складаная. Мой спіс задач звычайна ўключае артыкулы, кароткія праекты і перапрацоўку. А калі ў мяне ёсць вольны час, я працую над асабістымі праектамі.

Менавіта гэта паказвае мой шаблон;

• Заданне выканана.
• Бягучы прагрэс праекта.
• Адміністрацыйная праца.
• Праектныя праекты.

Гэтыя пункты даволі стандартныя, але вы можаце наладзіць іх па сваім меркаванні.

3. Камунікацыя з кліентам

Я ўключыў зносіны з кліентамі, таму што гэта асноўная частка маёй працы фрылансера. 

Калі ваша праца звязана з сустрэчамі, электроннымі лістамі і паведамленнямі ў Slack, гэты раздзел дапаможа вам адсочваць іх усё.

Вы таксама можаце выкарыстоўваць яго для вымярэння часу, які вы траціце на зносіны.

Большасць людзей не ўсведамляе, колькі часу займае зносіны. У сярэднім чалавек траціць 57% свайго працоўнага часу на электронную пошту, чат і сацыялізацыю.

Дадаўшы раздзел камунікацыі, вы можаце адсочваць, куды сыходзіць ваш час і як яго аптымізаваць.

Вось што можна дадаць;

• Паведамленні адказалі.
• Чакаецца зацвярджэння.
• Наступныя дзеянні.
• Праблемы з камунікацыяй.

Калі ваша праца патрабуе асабістай камунікацыі, вы таксама можаце дадаць гэта.

4. Пісьменніцкая праца

Я збіраюся змяніць назву і напісаць «працоўная дзейнасць», каб удакладніць раздзел. 

Для мяне праца — гэта напісанне кантэнту. Для цябе гэта можа быць што заўгодна. 

Я ўключыў гэты раздзел у свой шаблон, каб адлюстраваць сваю прадукцыйнасць і ўзровень канцэнтрацыі.

Вось што ахоплівае мой шаблон;

• Якія праекты было лягчэй выканаць?
• Якая частка працы вам падабаецца больш за ўсё?
• Якая задача здавалася знясільваючай?

Вы таксама можаце дадаць больш пунктаў, такіх як паслядоўнасць працы, эфектыўнасць працоўнага працэсу і размеркаванне глыбокіх і павярхоўных заданняў.

5. Праблемы і блакатары

Гэта адзін з найважнейшых раздзелаў шаблону штотыднёвага агляду. 

У ім падкрэсліваюцца перашкоды, адцягваючыя фактары і асабістыя праблемы, якія прама ці ўскосна ўплываюць на вашу працу.

Адцягненне ўвагі — адна з галоўных прычын нізкай прадукцыйнасці. Але калі вы разумееце тыпы праблем, з якімі вы рэгулярна сутыкаецеся, вы можаце нешта з імі зрабіць.

Без гэтай часткі ваш штотыднёвы агляд — гэта не што іншае, як просты менеджар задач і спіс спраў.

Вось што трэба ўключыць у гэты раздзел;

• Што затрымала маю працу на гэтым тыдні?
• Што было асноўнай прычынай стрэсу?
• Якія асабістыя і працоўныя праблемы мяне запавольвалі?
• Чаго мне варта пазбягаць на наступным тыдні?

Гэта толькі арыенцірныя пытанні. Вы можаце абмежавацца адным з двух пытанняў або пашырыць яго — вырашаць вам.

6. Кантрольны спіс дзеянняў

Кантрольны спіс дзеянняў — мая любімая частка.

Выкананне задач дае мне пэўнае пачуццё дасягнення і кантролю, што матывуе мяне працаваць больш старанна.

У псіхалогіі мы называем гэта ўзнагародай дафаміна. Гэта пачуццё задавальнення, якое вы атрымліваеце пасля завяршэння працы.

Кантрольны спіс дзеянняў таксама служыць іншай мэце: ён пераўтварае ваша саманазіранне ў дзейсныя крокі, робячы працэс агляду вымерным.

Вось што ахоплівае мой спіс дзеянняў;

• Тыднёвыя дэдлайны.
• Далейшыя дзеянні па электроннай пошце і Slack.
• Адказы на паведамленні, якія чакаюць разгляду.
• Працаваў над асабістымі праектамі.
• Плануйце на наступны тыдзень.

Калі вы хочаце адсочваць свае звычкі або адцягваючыя фактары, вы таксама можаце дадаць іх у кантрольны спіс дзеянняў.

7. Асноўныя задачы наступнага тыдня

Апошні раздзел — гэта тэма наступнага тыдня. 

Гэта, па сутнасці, ваш спіс дзеянняў на наступны тыдзень. 

Вось тут вы пералічваеце свае галоўныя прыярытэты, каб мець выразны план дзеянняў.

Чаму гэта важна?

«Фокус на наступны тыдзень» дапамагае вам прытрымлівацца вашых штотыднёвых мэтаў. Замест таго, каб выбіраць выпадковыя задачы, вы ўжо ведаеце, што патрабуе вашай увагі і куды трэба накіраваць сваю энергію.

Вось што звычайна паказвае мой «Фокус на наступны тыдзень»;

• Тыднёвыя мэты.
• Перагляды і рэдагаванні.
• Наступныя дзеянні.
• Праекты асабістага развіцця.

Мой наступны тыдзень звычайна сканцэнтраваны на выніках. Вы можаце структураваць яго з дапамогай акрэсленых дзеянняў або зрабіць яго гнуткім з мэтамі ці прапановамі.

Памылкі, якіх варта пазбягаць пры распрацоўцы шаблону штотыднёвага агляду

Адна з найбольш распаўсюджаных памылак, якія я бачыў з шаблонамі водгукаў, — гэта празмерная складанасць сістэмы. 

Калі вы дадаяце занадта шмат раздзелаў, пунктаў і візуальных элементаў, ваша сістэма рэцэнзавання перастае быць інструментам прадукцыйнасці і пачынае адчувацца як нязручнасць.

Яшчэ адна памылка, якой варта пазбягаць пры распрацоўцы шаблону штотыднёвага агляду, — гэта выразнае акрэсліванне мэты раздзелаў.

Як правіла, пачніце свой шаблон з рэфлексіі, затым — з кантрольнага спісу і заканчвайце планам на наступны тыдзень.

Нарэшце, зрабіце шаблон вашага агляду гнуткім. Жорсткія сістэмы рэдка развіваюцца і часта даюць збой у доўгатэрміновай перспектыве.

Conclusion

Перш чым ствараць шаблон штотыднёвага агляду, майце на ўвазе, што самааналіз прызначаны для адсочвання вашай асабістай прадукцыйнасці.

Ніхто не будзе правяраць і бачыць, над чым вы працавалі і з якімі перашкодамі вы сутыкаецеся штодня. 

Такім чынам, няма жорсткіх правілаў адносна штотыднёвых сістэм аглядаў.

Вы можаце адаптаваць іх па сваім меркаванні, павесяліцца з візуальнымі элементамі, дадаць гумар, каб зрабіць водгукі цікавымі, і, па сутнасці, стварыць шаблон, які адпавядае вашаму стылю працы.

Адзіны момант, які трэба ўлічваць пры распрацоўцы шаблону, - гэта ўключэнне элементаў, якія дапамогуць вам вымераць і павысіць сваю прадукцыйнасць.

Паспрабуйце Notion бясплатна, даследуйце яго рынак і пачніце з простага шаблону для штотыднёвых аглядаў.

Вы можаце спампаваць мой шаблон штотыднёвага агляду тут