Google Tasks 与 Sunsama：为什么你可能需要两者

许多生产力工具的设计目的就是让你对没有效率感到满意。

你知道我在说什么。你需要做但实际上从未做过的无尽清单。这个数字坟墓里埋葬着你的良好愿望，它就坐在那里，评判着你。

是的，我有过这种经历。多年来，我尝试了每一款承诺能改善我生活的新生产力应用程序。

他们只是用更奇特的方式让我失望。

但是等等。这并不是又一次抱怨所有生产力工具都很烂。因为我发现了两个不错的工具：Google Tasks 和 Sunsama。

它们之所以有趣正是因为它们并不假装能够解决你所有的问题。

工具无法解决你的拖延症、完美主义或过度承诺的倾向。但正确的工具可以帮助你更清楚地看到这些模式。

这就是为什么这个比较很重要。

TL;DR 总结

Google Tasks就像 Google 应用里的一个便签。它没有其他功能，只有记录任务的功能。它是免费的，因为它不关心你如何处理这些任务。

Sunsama是一款教练软件，它能帮助你制定计划，并指导你何时真正采取行动。它的收费是每月 20 美元，因为它旨在改变你的行为。

您可能需要两者：快速捕捉任务，以及面对现实的 Sunsama。

Google Tasks 与 Sunsama 对比

Google Tasks 概述

Google Tasks是一个内置于 Google 应用中的待办事项清单。这使其与众不同——它并非试图成为一个独立的任务管理器，而是 Gmail 和日历的自然延伸。

我们大多数人不需要复杂的任务管理系统。你和我需要的是一种无阻碍的方式来捕捉出现的任务。

当您正在阅读电子邮件并需要对其执行某些操作时，只需单击两次即可将其转换为任务。无需上下文切换，无需复杂的工作流程。

这相当于在便签上记下某些内容的数字版本，只不过这些便签会出现在你的日历中，并且不会在你的咖啡杯下丢失。

神奇之处在于 Google Tasks 无法做到的事情。

没有优先级矩阵、没有复杂的标记系统，也没有无尽的自定义选项。只有列表、子任务和截止日期。

当然，这种简单性是有代价的。你无法进行复杂的项目规划或创建详细的工作流程。

特别巧妙的是 Google Tasks 与日历的集成。当你为任务添加截止日期时，它会与你的会议和活动一起显示。

这一微妙的特点改变了你对任务的看法——它们变得像你的其他承诺一样真实，而不仅仅是无尽待办事项清单上的项目。

但也许 Google Tasks 最强大的方面是很容易被忽视的：它始终存在，就在您正在使用的工具中。

当您使用 Gmail 时，任务可以直接链接到电子邮件。当您使用日历时，任务会与您的日程表一起显示。当您使用 Docs 时，只需单击一下即可查看任务。

正是这种无缝的存在使得 Google Tasks 比其功能列表所暗示的更有用。

我们喜欢 Google Tasks 的原因

• 它存在于您工作的地方。不是在某个单独的应用中，而是在 Gmail 和日历中。
• 集成非常周到。只需两次点击即可将电子邮件转换为任务。任务会像真正的约会一样显示在日历中。这是无摩擦的任务管理。
• 适用于所有设备。手机、笔记本电脑、平板电脑 — 您的任务随处可见。更重要的是，它们可以即时同步。
• 通过 Google Assistant 进行语音输入是可行的。大多数语音界面都很笨重。但这个却不是。
• 简单性不是一个缺陷，而是一个杀手级功能。没有无尽的自定义选项让您浪费时间。

我们不喜欢 Google Tasks 的地方

• 没有独立的网络界面。有时您想在不查看收件箱/日历的情况下制定计划。这里无法做到这一点。
• 通知系统太基础了。简单提醒一下到期任务会有帮助。现在，很容易错过一些事情。
• 谷歌有淘汰产品的历史，因此很难全身心投入。这就像在租来的土地上建房子一样。
• 无法按您想要的方式对任务进行排序。没有标签，除了加星标之外没有优先级。对于某些人来说，这是一件令人难以接受的事情。
• 简单性让它变得很棒，但也让它变得有限。你无法在这里进行复杂的项目管理。不过，也许这不是任务管理器应该做的事情。

Sunsama 概述

Sunsama为那些认为时间比任务更宝贵的人们重新定义了每日计划本。

Sunsama 迫使您将自己的一天视为有限的资源。

这在实践中意味着：

当有任务到来时（无论是来自 Trello、Asana 还是无尽的 Gmail 线程），Sunsama 都会让您安排它。

不仅要指定截止日期，还要为其预留时间。

人们经常问我这为什么重要。毕竟，计划不就是拖延的另一种形式吗？

我也是这么想的，直到我意识到一些事情：

我们大多数人的工作就像消防员一样，从一项紧急任务跳到另一项。我们的收件箱和 Slack 通知掌控着我们的一天。我们只是对最火爆的事情做出反应。

Sunsama 通过强迫您三思而后行来打破这种循环。

如果说 Google Tasks 是关于快速捕捉一切，那么 Sunsama 则是关于谨慎选择事物。

每月 20 美元的价格让一些人感到震惊，尤其是与免费的 Google Tasks 相比。

但他们忽略了至关重要的一点：真正的成本不是金钱，而是在没有系统的情况下不断调整优先事项所造成的精神消耗。

Sunsama 的妙处不仅在于规划，还在于反思。每天，它都会提醒你回顾自己所完成的事情。

这并不是为了让你感觉不好，而是为了帮助你更好地规划明天。

我们喜欢 Sunsama 的原因

• 集成非常全面。它将 Gmail、Trello、Asana 和其他工具中的任务整合到一个周到的界面中。
• 每日计划仪式很有效。它不仅仅是一份待办事项清单——它能帮助你认真思考如何利用时间。
• 反思是工作流程的一部分。一天结束时的回顾会促使你从已完成的工作中吸取教训。
• 支持团队非常关心。当出现问题时，您会得到真正了解产品的人员的真正帮助。
• 平静的界面不仅美观，而且目的明确。每个设计选择都旨在减少任务管理带来的精神噪音。

我们不喜欢 Sunsama 的地方

• 项目管理功能太基础了。你无法在这里处理复杂的团队项目。

Google Tasks 与 Sunsama 功能比较

1.任务管理

Google Tasks 和 Sunsama 则处于这个范围的两端。一个极其简单，另一个则雄心勃勃地复杂。

当你观察它们如何处理基本操作（添加任务）时，差异就变得明显了。

在 Google Tasks 中，你只需输入即可。就是这样。界面非常干净，几乎是空的。

但这种简单却具有欺骗性。

还记得我们之前谈论过 Google Tasks 存在于您的工作流程中吗？

这不是偶然的。它被设计成在你需要它之​​前是隐形的。

Sunsama 则采取了相反的做法。它并不想隐形——它想成为你的控制中心。

当您在 Sunsama 中添加任务时，您不仅仅是在记录要做的事情。您还在计划何时去做这件事。

不同之处在于它们处理现有任务的方式。Google Tasks 为您提供基本的排序选项和列表。

没什么特别的。正如我们在前面几节中看到的，它强调简单性胜过功能性。

另一方面，Sunsama 从各处提取任务 - Asana、ClickUp、Gmail、Todoist 甚至 Slack。

两者甚至对焦点的方式也不同。

Google Tasks 假设您的注意力来自其他地方。Sunsama 将其与番茄工作法计时器和专注模式相结合。

归根结底，Google Tasks 用于快速捕捉想法。Sunsama 用于有目的地管理时间。

您可以从他们处理任务组织的方式中看到这一点。

Google Tasks 为您提供简单的列表。

Sunsama 为您提供#channels，这听起来很简单，但却能让您以完全不同的方式思考任务组织。

集成的故事也讲述了同样的故事。正如我们之前所见，Google Tasks 与 Google Workspace 深度集成。Sunsama 与所有产品都广泛集成。

七、整合能力

让我们从 Google Tasks 开始。

您正在阅读一封电子邮件并且需要记住一些事情吗？

Google Tasks 已经在那里，等着你。无需新标签。无需上下文切换。只需点击两下即可完成。这才是真正的集成。

Google Tasks 的功能堪称完美，但它不可能在其他地方使用。它是 Google 家里的永久家具。

Sunsama 则下了相反的赌注。

看看 Sunsama 的连接：Trello、Asana、Todoist 和 Slack。名单还很长。每个都运行良好，但没有一个像 Gmail 中的 Google Tasks 那样自然。这就是灵活性的代价。

以下是实际区别：

如果你的工作生活围绕着 Google 的工具，那么 Google Tasks 似乎是不可避免的。好像它不可能以任何其他方式存在。

但如果你属于午餐前在三种项目管理工具之间切换的人，那么Sunsama 的广泛影响力比 Google 的深度集成更重要。

大多数任务经理都失败了，因为他们忽视了这一区别。他们试图既深入又广泛，但最终两样皆非。

这就是 Google Tasks 和 Sunsama 的有趣之处。他们选择了一方。Google Tasks 说，“完美地做一件事。”Sunsama 说，“充分地连接一切。”

那么问问自己：您是否需要一个对您的主工作区来说感觉很原生的工具，或者一个可以与您的所有工作区对话的工具？

3. 规划特色

清单是让良好意愿化为泡影的地方。我无数次看到这种情况，无论是发生在自己身上还是其他人身上。你花了几个小时来组织任务，结果却发现自己被任务淹没了。

Google Tasks 只是一种更好的记事方式。您可以快速捕获任务和子任务，添加截止日期，并将它们添加到适当的列表中。

这没关系。有时你只需要记住一些事情。

Sunsama 则采取了相反的做法。它并不想成为你的记事本，而是想成为你的时间教练。

当您在 Sunsama 中添加任务时，它要求知道您何时真正完成该任务。不仅是截止日期，还有您将使用的特定时间段。

大多数人一开始都讨厌这种现象。

为什么要给任务管理增加摩擦？

为什么不先把所有的事情都列成一个清单，然后再弄清楚呢？

但“以后”正是 Sunsama 试图解决的问题。

大多数效率工具都假定你的时间是无限的。你可以不断添加任务，无需考虑现实。这就是为什么 Google Tasks 用起来如此顺畅——它从不强迫你面对一天时间有限的现实。

Sunsama 几乎令人讨厌地坚持现实。每天早上，它都会让你制定计划。不仅仅是列出希望，还要为任务分配实际时间。

在你思考一下你上一次完美组织的任务列表之前，这可能看起来有些小题大做。

有多少次，你把每项任务都整齐地分类，但到了一天结束时，仍然想知道时间都去哪儿了？

这就是传统任务管理的假象。列表让人感觉像是在控制，但实际上并非如此。

当您将任务拖入 Sunsama 的日历时，您正在做大多数生产力工具永远不会要求您做的事情：决定今天不完成什么事情。

这又回到了我们讨论过的那些广泛的集成。现在它们更有意义了。Sunsama 不是在收集任务——而是在强迫你分配注意力。

事实上，我们大多数人都需要这两种方法。使用 Google Tasks 快速捕捉。使用 Sunsama 面对现实。

因为更好的规划不在于制定更好的清单，而在于做出更好的决策。

没有工具可以替您做出这些决定。但 Sunsama 至少可以让您做出这些决定。

4.用户体验

我见过的最优秀的效率应用都打破了优秀设计的规则。

Google Tasks 和 Sunsama 针对此问题采取了截然相反的方法。一个完全消失。另一个则故意妨碍您。

使用 Google Tasks，你提到需要做的事情，他们只需点头并记下来。不会问任何问题。界面非常简洁，几乎看不见。

Sunsama 则不同。

它会问很多问题。“你什么时候会做这件事？需要多长时间？你还有其他事情要做吗？”有时你想让它闭嘴。

但事情是这样的：这些问题才是关键。

在 Google Tasks 中，添加任务只需一秒钟。输入、输入、完成。这相当于在便利贴上涂鸦的数字版。

Sunsama 让你更加努力地工作。每项任务都感觉像是一场小小的承诺仪式。但这种仪式迫使你思考那些你通常会避免的事情，直到你的任务清单变得非常庞大。

5. 通知和提醒

通知是 Google Tasks 和 Sunsama 揭示有关人性的最深层假设的地方。

想一想你的朋友是如何提醒你一些事情的。

有些朋友只是发短信说“别忘了”。其他人会问“你有什么计划？”

这就是这些工具之间的区别。

Google Tasks 是您无需费心维护的朋友。它只会在某事到期时提醒您。不会询问，也不会做出任何判断。

图片来源：Google Workspace 更新

如果你像我们之前讨论的那样使用过它，你就会知道它完全符合“写下就忘”的理念。这要么很棒，要么很糟糕，取决于你的个性。

这就是 Sunsama 的方法开始有意义的地方。

Sunsama 不仅仅会向您发送截止日期，还会要求您进行计划。

每天早上，它都会提示你计划一天。不仅仅是查看你的任务，还要真正决定你要做什么。这就像拥有一位教练而不是闹钟。

这两种方法都不是普遍更好的。正如我们在规划功能中看到的那样，这取决于您要解决的问题。

如果您需要帮助来记忆，Google Tasks 就足够了。

如果您需要帮助来做出决定，Sunsama 的持续陪伴可能值得您进行精神上的打断。

6.协作功能

协作功能定义了当涉及多人时工具的运行情况。

Google Tasks 将这一点发挥到了极致。它几乎不承认其他人的存在。

当然，从技术上来说，你可以通过 Google 更广泛的生态系统共享 Google Tasks 列表。但感觉就像是试图共享个人日记一样。

Sunsama 则采取了相反的做法。它从一开始就假设工作是与其他人一起进行的。

还记得它是如何迫使你计划你的一天的吗？

现在想象一下整个团队都在进行规划。当您在 Sunsama 中安排任务时，您的队友可以看到它。不仅是任务，还包括您计划执行任务的时间。

当您在 Sunsama 中规划一天的工作时，您会看到您的队友的空闲时间。当您分配任务时，您会看到他们的工作量。

哪个更好？

那是个错误的问题。

真正的问题是：您是在写个人待办事项清单，还是在与团队协调？

如果你只是管理自己的任务，Google Tasks 缺乏协作功能反而是件好事。它不会妨碍你。

但如果你与他人合作，Sunsama 的限制就会成为宝贵的指南。它们迫使每个人对时间和承诺保持现实态度。

事实上，我们大多数人都需要两者。我们有个人任务，也有团队承诺。

Google Tasks 和 Sunsama 的价格如何比较？

Google Tasks 是免费的。

Sunsama每月收费20美元。您也可以选择按年付费，每月16美元。

免费工具通常最终会变得更加昂贵。

当你使用 Google Tasks 时，你付出的代价是其他东西：你的注意力。它很乐意让你堆积无数的任务，因为当你这样做时，Google 不会付出任何代价。

Sunsama 的价格标签迫使它提供真正的价值。每月 20 美元的价格，它不能只是一份清单。它必须改变你的行为。

这样考虑：

如果 Sunsama 每月为​​您节省一小时的规划时间，那么它就物有所值了。每天节省的时间不到 3 分钟。

关于 Google Tasks 与 Sunsama 的最终想法

您可能两者都需要。

使用 Google Tasks 快速记录想法。当一封电子邮件需要处理时，就将其设为任务。当会议产生后续工作时，就将其写下来。快速、简单、完成。

然后使用Sunsama来实际规划你的时间。导入 Google Tasks，并决定今天要完成哪些工作。

所以，不要再寻找一种可以统治所有一切的工具了。

相反，问问自己：

我是在试图捕捉还是计划？

记住还是决定？

答案会告诉您现在需要哪种工具。