Аналітика продуктивності на робочому місці – повний посібник

Сьогодні багато брендів ведуть свій бізнес в Інтернеті.

Усі працівники об’єднані за допомогою різних інструментів.

Але це стає важко, коли справа доходить до вимірювання продуктивності.

Це важливо, оскільки всі важливі рішення приймаються на основі того, як виконується ваша внутрішня діяльність.

За допомогою даних про продуктивність ви можете планувати, організовувати, призначати ресурси та бюджет, уникати ризиків і невизначеності та контролювати відхилення від цілей.

Цей блог є вичерпним посібником з аналітики продуктивності на робочому місці та деякими інструментами, які можна використовувати для свого бізнесу.

Я сподіваюся, що це допоможе прояснити концепцію.

Давай почати.

Що таке аналітика продуктивності на робочому місці?

Аналітика продуктивності на робочому місці – це рішення, яке допомагає організації вимірювати внутрішню продуктивність.

Важко вимірювати кожну діяльність вручну. Водночас це дуже трудомістко.

Щоб полегшити подальші дії, інструменти аналітики продуктивності на робочому місці допомагають представити дані про продуктивність у діаграмах, таблицях і графіках.

З першого погляду ви можете визначити, які області потребують покращення.

На основі даних ви можете планувати та керувати всіма організаційними завданнями та контролювати витрати.

Чому аналітика продуктивності на робочому місці важлива?

Пройшли ті часи, коли менеджери вимірювали завдання вручну.

Як я вже згадував, це займає багато часу.

Якщо у вас є малий бізнес, ви можете провести подальше спостереження без використання будь-яких інструментів.

Але якщо ви є організацією, стає важко перевірити кожну діяльність.

Отже, для швидкого вимірювання та високого контролю сучасні організації використовують програмне забезпечення для аналізу продуктивності на робочому місці.

Ви отримуєте всі дані під одним дахом.

Аналізуючи та інтерпретуючи їх, ви можете підвищити ефективність виробництва вашої організації, якщо потрібно.

Не тільки завдання, але, використовуючи ці дані, можна визначити, які є недоліки в організації та як їх виконати.

Ось деякі з переваг, які ви отримуєте, використовуючи рішення для аналітики продуктивності на робочому місці.

1. Перевірте, скільки завдань виконано.
2. Проаналізуйте невиконані завдання та причини їх виникнення.
3. Допоможіть визначити потребу в ресурсах.
4. Відстежуйте залученість співробітників.
5. Перевірте, яке завдання займає більше часу.
6. Допоможіть оптимізувати роботу
7. Визначати та контролювати витрати
8. Вимірюйте ризики та невизначеності
9. Встановіть контрольні показники на основі минулих даних
10. Керуйте співробітниками, заздалегідь плануючи їхні завдання
11. Контроль прогулів працівників
12. Визначте прогалини в знаннях і сплануйте навчання

Кому варто використовувати аналіз продуктивності?

Сьогодні багато офіційної роботи виконується через систему.

Співробітники витрачають більше часу на використання різного програмного забезпечення для виконання завдання.

Отже, стає важко виміряти, скільки робочого часу вони витрачають продуктивно.

Отже, щоб відстежувати свою роботу, кожен бренд повинен використовувати інструмент аналітики продуктивності.

Будь то агентство, фрілансер, бренд B2B, B2C або D2C. Компанії будь-якого домену та будь-якого розміру можуть використовувати рішення для аналітики продуктивності на робочому місці.

Що можна відстежити?

Щоб виміряти продуктивність роботи, спочатку потрібно встановити рішення на свій пристрій.

Потім інтегруйте все бізнес-програмне забезпечення вашої організації в інструмент аналітики.

Незабаром ви почнете отримувати дані про продуктивність праці.

Ось, я взяв ActivTrack програмне забезпечення, наприклад.

Багато інших інструментів доступні в Інтернеті. Наприкінці я згадав деякі рішення, які вам слід розглянути.

Нижче наведено показники, які можна виміряти:

1. Порівняння команд

Порівняйте продуктивність різних відділів поруч.

Отримайте результати діяльності організації та розбивку окремих команд.

Визначте, яка команда працює краще.

Які методи вони використовують?

Чи можна застосувати його до інших команд, щоб підвищити їх ефективність?

Як керівник, визначте ці проблеми та запропонуйте найкраще можливе рішення для покращення роботи іншої команди.

Результат аналізу

• Дізнайтеся, який відділ працює добре, а який потребує вдосконалення.
• Визначте потреби в ресурсах.
• Перерозподіліть ресурс, якщо потрібно.
• Зменште навантаження, коли це необхідно.

2. Ефективність команди

Вам як менеджеру ці дані потрібні для аналізу ефективності команди.

Знати середню продуктивність і концентрацію годин на день усієї команди.

Крім того, відсоток ефективності говорить вам про продуктивний і зосереджений час порівняно із загальним часом, проведеним онлайн.

Цілеспрямована ефективність означає, що ваша команда витрачає менше непродуктивного часу в Інтернеті.

Результат аналізу

• Цілеспрямована ефективність – якщо низька, тоді потрібно звернути увагу. Висока ефективність - хороший знак.
• Навчання – поговоріть з командою, якщо вони зіткнуться з проблемами під час виконання завдання. Якщо потрібно, сплануйте тренінг.

3. Ефективність співробітників

Перегляньте індивідуальні результати роботи кожного співробітника.

Проаналізуйте їх діяльність в Інтернеті та перевірте щоденні тенденції.

Цей звіт допоможе вам краще дізнатися про співробітника. Ви дізнаєтесь про їхній продуктивний та зосереджений час, проведений онлайн.

Ви навіть можете розділити їхній продуктивний час, щоб отримати детальний огляд.

Перевірте загальний робочий час і відсоток продуктивності.

Дізнайтеся, на яких сайтах і скільки часу вони проводять.

Менеджерам це круто відстежувати.

Але страшно за працівників.

Ви також отримуєте додаткові аналітичні дані для відстеження інших дій співробітників.

Наприклад, як за останні 30 днів, скільки разів вони робили перерву, загальне робоче навантаження чи здорові дні у них, тенденції в робочі звички, І т.д.

Результат аналізу

• Хто добре працює?
• Кому потрібно вдосконалюватися?
• Як збільшити кількість годин, зосереджених на роботі?
• Чому вони витрачають більше часу на певні програми чи сайти?
• Перевірте, чи дотримуються вони терміну або виконують завдання.
• Чи високий рівень їх відсутності? Якщо так, то знайдіть причину.
• Якщо рівень їхньої залученості в роботу низький, то чому так?
• Чи виникають у них проблеми під час виконання завдання?

4. Збалансованість робочого навантаження

Звіт показує, скільки співробітників витрачають здорові, надмірно або недостатньо використані дні.

Наприклад, червона позначка на зображенні вище показує, що 5 із 21 дня були використані надмірно.

Зелений колір показує, що 15 днів були здоровими, а жовтий — один день як недостатньо використаний.

Результат аналізу

• Перерозподіліть завдання, щоб зменшити втому співробітників, якщо ви виявите надмірне використання днів.
• Визначте додаткові ресурси, які вам потрібні.
• Недостатньо використані дні можуть бути ознакою меншого обсягу завдань. Слідкуйте за ними.

5. Підсумки тижня

Щотижня аналізувати роботу.

Цей тип аналітики допоможе вам порівняти тижневу ефективність.

Також дізнайтеся, як виступила команда на поточному тижні.

Проаналізуйте загальний, продуктивний і зосереджений час. Інтерпретуйте збільшення або зниження продуктивності порівняно із загальним часом, проведеним онлайн.

Результат аналізу

• Підвищення продуктивності – це означає, що ви добре працюєте.
• Зниження продуктивності – заглибтеся в тижневу продуктивність. Наприклад, відсутність цілей, рівень прогулів співробітників, технічні проблеми тощо. Це ознака покращення внутрішньої функції.

6. Орієнтири та цілі

У цьому звіті ви бачите тенденцію ефективності кожної команди за періоди.

Це допомагає побачити, чи команда кожного разу долає контрольні показники чи відстає.

Як менеджер, ви повинні тісно спілкуватися з відділом, щоб краще знати проблеми.

Результат аналізу

• Зростаюча тенденція є ознакою покращення.
• Тенденції до зниження спонукають вас говорити з командою.
• Чи потрібна їм підготовка?
• Чи стикаються вони з будь-якими проблемами в досягненні цілей?
• Хтось із співробітників залишає роботу?
• Не вистачає обладнання?
• Їм потрібно більше рук, щоб виконати завдання?

Як використовувати дані аналізу продуктивності на робочому місці?

Ви можете заплутатися в тому, як інтерпретувати дані та скористатися їхніми перевагами.

Ось покрокова інструкція, яка допоможе вам їх вивчити.

1. Пошук і підрахунок

На першому кроці ви знайдете область, яка потребує вдосконалення.

Цю область буде визначено, коли ви поставите ціль.

Отже, перш ніж реалізовувати будь-який план, ви ставите цілі та цілі.

Коли інструмент аналітики продуктивності на робочому місці почне генерувати дані, проаналізуйте їх і перевірте, чи не відхиляєтеся ви від мети.

2. Викопайте Метрику

Коли ви знайдете область, яка потребує вдосконалення, почніть копатися в показниках.

Наприклад, я поставив собі за мету виконати 6 завдань у визначені дати і розпорядити їх співробітникам.

Тепер я проходитиму регулярне спостереження.

Я можу побачити будь-яке прострочене завдання або завдання, яке наближається до крайнього терміну, але все ще виконано менше половини.

Це допоможе мені побачити інші показники, які призводять до затримки виконання завдання.

3. Причина і наслідок

Як тільки я дізнаюся, що є відхилення від фактичної та передбачуваної цілі, я знайду його причину.

Причин прострочених і незавершених завдань може бути багато.

• Чи був працівник у відпустці?
• Чи стикається людина з проблемами під час виконання завдання?
• Чи людина недостатньо кваліфікована для цієї роботи?
• З якими вони стикаються технічні проблеми?
• Чи очікується якесь рішення з боку організації?

Якою б не була причина, ваш бренд повинен зіткнутися з наслідками.

Затримка виконання завдання може призвести до втрати продажів, доходів, клієнтів, низького рівня бізнесу, затримки запуску продукту тощо.

4. Статистичні рішення

Далі витягніть цю статистику з інструмента аналітики продуктивності.

Ви отримуєте діаграми та графіки, підготовлені інструментом аналітики самостійно.

За потреби завантажте деякі додаткові дані з іншого програмного забезпечення, яке ви використовуєте для керування внутрішніми діями.

Створіть правильну презентацію з діаграмами, таблицями та графіками.

Нарешті, представте їх вищому керівництву для прийняття рішень.

5. Оцінка рішення

Дивлячись на дані, вище керівництво придумає різні рішення.

Рішеннями можуть бути:

• Покращте залучення працівників, щоб зменшити кількість прогулів.
• Визначте необхідні ресурси та наймати нових співробітників.
• Плануйте навчальні програми для підвищення кваліфікації співробітників.
• Використовуйте для роботи оновлені технології.
• Прискорити час затвердження та процес прийняття рішень вищим керівництвом.

Після того, як ви виберете дієве рішення, покладіть його на місце.

Знову ж таки, продовжуйте постійне спостереження, щоб перевірити, чи це працює.

Якщо так, то добре.

Але якщо ні, то знову виконайте весь крок, щоб знайти причину, наслідок і рішення.

Роблячи це, ви підвищите ефективність роботи в організації.

Проблеми у виборі найкращого інструменту

Існують певні труднощі у використанні аналітичних рішень продуктивності на робочому місці.

Перевірте їх перед вибором інструменту.

1. Точність даних – Вибране вами програмне забезпечення має надавати точні дані. Зрештою, ви будете приймати всі свої рішення на їх основі. Отже, точність даних є найголовнішою характеристикою, на яку ви повинні сподіватися.
2. Звітність - Не кожне програмне забезпечення надає вам звіти про всі показники, необхідні для прийняття рішень щодо продуктивності. Отже, перш ніж вибрати будь-яке рішення, ознайомтеся з демонстрацією та подивіться, які типи звітів і показників воно охоплює.
3. Ємність використання – Перевірте, скільки користувачів можуть використовувати цей інструмент одночасно. Якщо ваша організація є дуже великою та має понад 1 тис. співробітників, ємність використання стає головним фактором, який приймає рішення під час вибору відповідного інструменту.
4. інтеграція - Ви, мабуть, використовуєте різні рішення для різних видів діяльності. Для вимірювання активності всіх цих платформ інтеграція відіграє важливу роль. Отже, вам слід вибрати рішення, яке може інтегрувати деякі важливі інструменти.
5. Застарілі технології – Якщо ви зробили помилку, вибравши рішення, яке не відповідає поточній передовій технології, ви можете пропустити деякі показники, які слід виміряти для підвищення продуктивності роботи. Тому перевірка застарілої технології стає обов’язковою.

Інструмент аналізу продуктивності Bets Workplace

Наразі ви маєте чітко зрозуміти концепцію аналітики продуктивності на робочому місці.

Крім того, ви знаєте, як ці інструменти можуть підвищити ефективність роботи вашої організації.

Тепер давайте подивимося на деякі з найкращих аналітичних рішень продуктивності на робочому місці, які ви можете розглянути для своєї організації.

1. Асана
2. ActivTrak
3. Час доктора
4. Хабстафф
5. Робочий лист

Спочатку підпишіться на їхні безкоштовні версії та спробуйте протягом кількох днів.

Перш ніж вибрати будь-кого, зверніть увагу на такі речі:

• Чи можете ви виміряти всі необхідні показники?
• Чи точні дані?
• Чи надає він дані в реальному часі?
• Чи можете ви створити індивідуальні звіти?
• Чи інтегрується він з іншими інструментами, які ви використовуєте?
• Скільки користувачів можуть зареєструватися одночасно?
• З якими пристроями він сумісний?

Я не рекомендую шукати відгуки про інструмент.

Спочатку спробуйте програмне забезпечення самостійно, а потім перевірте оцінки та відгуки.

Це тому, що огляди діють як заздалегідь визначене судження щодо рішення.

Отже, коли ви спробуєте рішення самостійно після перегляду оглядів, ви будете зберігати всі ці коментарі у своїй пам’яті.

Замість неупередженого досвіду ваша думка буде заснована на відгуках інших людей.

Отже, прийміть мудре рішення та виберіть найкраще програмне забезпечення.

Висновок

Це все про аналітику продуктивності на робочому місці.

Я охопив усі аспекти концепції.

Крім того, я згадав деякі інструменти, які ви можете використовувати відповідно до вимог вашої організації.

Але перш ніж вибрати будь-який інструмент, спочатку проаналізуйте, чи потрібен вашому бренду інструмент аналітики продуктивності на робочому місці чи ні.

Чесно кажучи, це знадобиться для прийняття зваженого рішення.

І рішення хороші, коли вони базуються на цифрах і графіках.