Як розпочати роботу з блокуванням часу – повний посібник

День у житті звичайної людини зазвичай проходить майже за ритуальною схемою -

Вісім годин сну. Півдня на роботі. Поспіх за їжею.

Якісний час із сім’єю, а решту дня — тривога над нескінченними справами, розмірковуючи над сенсом життя.

Звучить знайомо? У цьому стрімкому темпі життя ми хочемо досягти будь-якої мети, але маємо так мало вільних годин.

Оскільки ймовірність втиснути все за 24 години дорівнює «ймовірно ніколи», ми нечітко вибираємо прості роботи, а решту залишаємо на наступний день.

І цикл повторюється. Що, якби я сказав вам, що є ефективний спосіб оптимізувати свій час? Не хвилюйтеся, я не маю наміру заохочувати до ретельного розпорядку Неро Вулфа. (Є причина, чому хлопець є вигаданим персонажем).

Натомість я поділюся неймовірною технікою, яку можна організувати, налаштувати та підвищити продуктивністьнаші спосіб життя.

Техніка називається Блокування часу.

Що таке блокування часу? 

Блокування часу - це a управління проектом метод, призначений для загострення вашої уваги.

Ідея полягає в тому, що, призначаючи місця для кожної роботи у вашому календарі або створюючи часові блоки, ви усуваєте відволікаючі фактори, які монополізують вашу увагу.

Однак спочатку ця концепція мала на меті підвищити продуктивність праці, яку люди також впроваджують у своє особисте життя.

Насправді, якщо ви подумаєте про це, ви могли ненавмисно бачити це неодноразово! Дозвольте навести вам приклад.

Ви любите готувати? Якщо так, чи читали ви рецепти з позначкою часу, які крок за кроком ведуть вас, включаючи період виконання окремих дій?

Автор використовує блокування часу для підготовки та приготування. Подібним чином, якщо подія відбувається у вашій родині, і ви є постійним організатором, як ви це впораєтеся?

Можливо, ви створили б контрольний список.

Подумки розраховуйте час для відповідних робіт і постійно тримайте нотатки при собі, щоб перекреслювати пункти під час виконання. Цей приклад, хоч і не в строгому сенсі, є простою версією блокування часу.

Як блокування часу допомагає, якщо ми підсвідомо це вже робимо?

Дійсно, ми ненавмисно використовуємо блокування часу. Однак є невелика проблема, яку слід враховувати.

У середньому нас переривають сім разів на годину, втрачаючи цінні три години щодня. Блокування часу допомагає вам якнайкраще провести день — або, точніше, допомагає уникнути наступних п’яти.

1. зволікання

Незалежно від характеру роботи, люди найбільше бояться почати роботу, особливо коли завдання виснажливе.

У той момент, коли ви думаєте взятися за проект, раптово настає млявість, і ви в кінцевому підсумку робите тривіальні речі.

Психологи вважають, що прокрастинація – це риса, яка притаманна на все життя. Якщо ви серійний прокрастинатор, навряд чи є шанс позбутися цього без стороннього впливу.

Блокування часу є Що зовнішня сила, яка веде вас прямо до вашого завдання. Коли ви це пройдете, решта стане напрочуд легким.

2. Вибір Нескладна робота

Більшість береться на невимогливу роботу, перш ніж набереться сміливості взятися на складну.

Ми безперервно відкладаємо роботу, доки вона не загрозливо нависає, не залишаючи нам іншого вибору, окрім як взятися за неприємне завдання.

Ця підсвідома поведінка є ще одним відгалуженням прокрастинації, який Браян Трейсі у своїй книзі «Їжте цю жабу” застерігав від цього.

Він вважає, що відкладення важкого завдання згодом лише зробить його трудомістким.

Це логічний висновок, тому що, незважаючи на те, що вимогливі залишилися наостанок, вони назавжди залишаться у вашій пам’яті та витягуватимуть вашу енергію.

Блокування часу вирішує проекти на основі пріоритету, надаючи перевагу невідкладним, незалежно від рівня їх складності.

3. Кілька варіантів

Ніколи не чув Елон Маск? The Tesla Генеральний директор використовує техніку блокування часу під назвою «правило 5 хвилин», щоб впоратися зі своїм метушливим життям.

Від моменту пробудження до кінця дня він планує кожну хвилину дня, щоб отримати максимальну продуктивність.

Зазвичай люди витрачають дві години на день, розмірковуючи над тим, яке з багатьох завдань є досить терміновим, щоб зайнятися його першим.

Витративши 13 хвилин на встановлення цілей, ви можете заощадити години, які інакше були б витрачені на муки над вибором роботи.

4. Незліченні Відволікання

З тих пір, як мобільний телефон заволодів нашим життям, ми маємо надто багато відволікань, залишаючи нас відкритими для непотрібних помилок.

Сім відволікаючих факторів зазвичай переслідують нас кожні 60 хвилин, не кажучи вже про п’ять хвилин боротьби, щоб повернутися.

З наявністю мобільних телефонів, три години наших днів спалені в екранний час.

Такі інструменти, як Час порятунку дозволяють відстежувати час використання екрана та веб-сайти, а також класифікувати веб-сайти відповідно до їх важливості.

Він надсилає вам щотижневий звіт із детальною інформацією про те, де ви проводите більшу частину часу за комп’ютером, iPad чи смартфоном.

Блокування часу справді вбиває відволікання. Коли ви розподіляєте блоки для певної мети, ваша увага залишається на них, позбавляючи вас від безглуздих відволікань.

Хоча я зізнаюся, це легше сказати, ніж зробити, якщо ви впоралися навіть з 50% безперервної роботи, це подвиг, який вартий зусиль.

5. ухилення

Цей термін може здатися зовсім не пов’язаним, але подивившись на нього під іншим кутом, ви швидко зрозумієте, чому я його згадав.

Як часто протягом свого життя ви чуєте або говорите: «Вибачте, я не встиг це зробити». Або більш поширена фраза: «Ах, я зараз зайнятий. Можливо, наступного разу?"

Блокування часу відсіює такі фрази, змушуючи вас брати на себе відповідальність за пропущені зобов’язання — зобов’язання, які можуть бути такими ж простими, як зустріч із другом або надання послуги колезі.

Усім відомо, що не вистачає годин, щоб усе зробити.

Отже, ми виконуємо свої обіцянки роблячи час для них. Тепер, коли ви знаєте про переваги блокування часу, дозвольте мені показати вам, як це розумно застосувати.

Як ефективно використовувати блокування часу

Для початку складіть список основних і неважливих робіт.

1. Підготуйте список щоденних завдань.

Ми є істотою звички і повторюємо певні функції незалежно від часових обмежень.

І все ж, коли настрій підійде, ми часто вибираємо випадкові роботи, які зазвичай ігноруємо. Як от; проводячи збори співробітників, ви тягнули на користь іншої роботи. Складання білизни, що лежить тиждень.

Або дзвонити дорогому другу, якому ви давно збиралися подзвонити.

І бувають рідкісні випадки, які з’являються без попередження.

Написати ті основні види діяльності, за якими йдуть менш часті та, нарешті, проекти, які майже не розглядаються. Записуючи все це, оцініть час виконання кожного завдання та розподіліть його за пріоритетністю.

Далі йде ця вправа Принцип Парето щоб допомогти вам класифікувати основні та поверхневі завдання. Містер Джуран розвинув цю концепцію, припускаючи, що з десяти проектів важливі лише два.

Нижче наведена ілюстрація принципу 80/20 італійського економіста Вільфредо Парето:

2. Створіть шаблон блокування часу

Перш ніж налаштовувати розклад, ви повинні мати шаблон, якому слід слідувати.

Шаблон блокування часу – це просто порожня таблиця, яку ви використовуєте для щоденних завдань.

Ідея полягає в тому, щоб скласти стандартний посібник, адаптований до вашого розпорядку дня.

Ви, звичайно, не зобов'язані відтворювати точну таблицю. Оскільки 70% віддають перевагу формі списку, у будь-якому разі створіть свій шаблон так, як вважаєте за потрібне. Однак для уточнення припустимо, що це таблиця.

У верхньому куті вкажіть різні кольори для особистих, професійних і розривних блоків. Якби я створив шаблон, я б вибрав синій для писання, червоний для особистих справ, зелений для вправ і фіолетовий для щотижневих сімейних зустрічей.

Щоб розібратися далі, я виберу блідо-блакитний колір для зустрічі з клієнтом (оскільки блакитний — мій колір для професійного життя). Світло-зелений для звичного садівництва, а фіолетовий для посиденьок.

Я міг би навіть зануритися в найдрібніші деталі, такі як; харчування, перерви на чай і невеликі блоки для серфінгу в соціальних мережах.

Ви розумієте мою думку.

Призначення відтінків є одним із способів розрізнення завдань.

Однак дотримуйтеся тієї структури, яка вам комфортна. Якщо ручне планування здасться непосильним, ви знайдете кілька програм, які відповідають вашим потребам.

Перевіряти Anydo.

Це управління завданнями додаток, який поєднує в собі список справ, планувальник і нагадування.

Сансама це ще одна програма для підвищення продуктивності, яка нагадує вам дошку з наліпками. Це візуально привабливо та найкраще для команди.

Після того, як ви створили шаблон, депонуйте всі свої регулярні проекти.

3. Заповніть свій графік і встановіть терміни

Це надзвичайно важлива частина. Вам потрібно не тільки заповнити поля, але й встановити часові рамки для кожного завдання.

Ось дві поради, щоб почати.

По-перше, зарезервуйте години пік для важких завдань, оскільки вони вимагають додаткової концентрації.

Ранкова людина, швидше за все, буде продуктивною між 9:00 ранку та 11:00 ранку, а нічна сова – після півночі.

По-друге, організуйте взаємодоповнюючі проекти один за одним. Їх схожість може підтримувати ваш темп, дозволяючи швидко завершувати роботу.

Одним словом, організовуйте проекти таким чином, щоб досягти максимального результату та зберегти реалістичний дедлайни.

Я обдумав виділити слово «реалістичний», тому що ми схильні або переоцінювати свої можливості та припускати стислі терміни, або недооцінювати їх, розтягуючи їх.

Обидва методи мало б значення, якби стислі та нестрогі терміни не призвели до негативних наслідків.

Ви знайомі з Закон Паркінсона?

У ньому сказано, що ваш мозок постійно коригує свою роботу відповідно до ваших дедлайнів.

Якщо ви встановите п’ятигодинний крайній термін для проекту, який ви можете завершити за дві години, ваш розум знизить рівень продуктивності до п’яти годин — і навпаки.

Простіше кажучи, нереальні дедлайни знижують ефективність і породжують стрес.

Щоб точно розрахувати час, спробуйте відстежувати такі програми, як HourStack.

Додатки HourStack дозволяють оцінити вашу працездатність.

Як візуальне представлення годинник схожа на систему блокування часу, ви можете використовувати її як відстеження часу та диспетчер завдань.

Якщо ви віддаєте перевагу мінімалістичному візуальному ефекту, Перемкнути трек буде служити меті.

4. Залиште блоки для перерв і спонтанності

Фраза "Робота без ігор робить Джека нудним хлопцем», можливо, стосувався трудоголіка, але планування блоків часу без перерв може буквально притупити ваш розум.

За оцінкою дослідження, людині потрібна принаймні одна коротка перерва після кожного безперервного виконання 52-хвилинного завдання.

Франческо Чірілло вперше спостерігав це явище наприкінці дев'яностих і представив техніку Pomodoro.

Метод рекомендує 24-хвилинні часові блоки для проектів з короткими інтервалами, щоб порушити монотонність.

Протягом багатьох років, коли численні дослідники вживали заходів, було погоджено, що середня 17-хвилинна перерва після кожної години може підвищити продуктивність. Окрім перерв, спонтанність також загострює ваш розум, покращує творчі здібності та зменшує стрес.

Ви помітите цю спонтанність у багатьох популярних програмах, класичним прикладом є програма з 30-денним завданням.

Додаток здоров’я щодня призначає різні вправи та додає перерви кожні кілька днів.

Як і ваш фізичний бік, ваш розум потребує подібного догляду, щоб уникнути раннього вигорання. Зберігайте свій календар гнучким, щоб покривати перерви та незаплановані події.

5. Перегляньте та відрегулюйте

Завжди існує ймовірність, що ваш планувальник блокування часу не досягне успіху з першої спроби.

Контролюючи свій час, ви практично створюєте ефект хвилі.

Ця дія схожа на набуття звички, і всі ми знаємо, наскільки це може забрати багато часу.

Знадобиться кілька тижнів, щоб адаптуватися. Проводьте щотижневі огляди свого прогресу та відповідно змінюйте розклад.

Якщо ви все ще не впевнені та потребуєте додаткових вказівок, перегляньте "Глибока робота” Кела Ньюпорта.

Автор бестселерів New York Times поділився глибокими знаннями та кількома чудовими порадами, як подолати відволікання.