30 необхідних інструментів для віддаленої роботи, щоб подолати бар’єр відстані

Я працюю віддалено ще до того, як це було звично.

Віддалена робота, якщо вона виконана правильно, працює краще. Дослідження показують, що віддалені працівники є На 13% продуктивніше.

Але «зроблено правильно» — це ключова фраза. Більшість налаштувань віддаленої роботи зламані таким чином, що їхні власники навіть не впізнають.

Ви розумієте, що я маю на увазі, якщо ви коли-небудь вели подібну розмову:

• "Вибачте, ви можете повторити? Моя VPN знову впала".
• «Звичайно, я казав, що нам потрібно… Ви мене зараз чуєте?»
• «Ти замерз».
• "Дозвольте мені знову приєднатися... Гаразд, здається, я повернувся. У будь-якому випадку, як я вже казав..."

На цьому етапі ви втратили нитку розмови, інша людина втратила впевненість у вашій здатності вирішити проблему, і ви обидва втратили 5 хвилин, які ніколи не повернете.

Я думаю, що найважчі проблеми у віддаленій роботі насправді не пов’язані з роботою. Вони стосуються всього, що його оточує: спілкування, координації, зв’язку та зосередженості.

Хороша новина полягає в тому, що ці труднощі можна вирішити за допомогою спеціальних інструментів, призначених для вирішення конкретних проблем.

У цій статті я розповім про 30 інструментів, які вирішують реальні проблеми для віддалених працівників. Я впорядкував їх за основними проблемами, які вони вирішують:

1. Облік часу та продуктивність
2. Спілкування та співпраця команди
3. Управління проектами та завданнями
4. Зберігання файлів і керування документами
5. Віддалений доступ і спільний доступ до екрана
6. Апаратне та фізичне налаштування
7. Безпека та керування паролями
8. Відеоконференції та віртуальні зустрічі
9. Управління часовими поясами
10. Управління відносинами з клієнтами та підтримка
11. Дизайн і візуальне співробітництво
12. Управління електронною поштою
13. Здоров'я та здоров'я

Давайте вже до цього.

Облік часу та продуктивність

1. Сансама

Sunsama — це цифровий щоденник, який допомагає почуватися спокійним і зосередженим під час віддаленої роботи.

Щоранку Sunsama проводить вас через ритуал вирішення того, що важливо сьогодні.

Ви отримуєте завдання з Asana, Trello, ClickUp, Monday, Notion або Todoist. Ви перетягуєте важливі електронні листи з Gmail або Outlook. Ви бачите всі події свого календаря. Потім ви вирішуєте, чого реально досягти.

Коли ваш день спланований, ви переходите в режим концентрації.

Це знімає все, крім поточного завдання. Ні сповіщень, ні списку інших завдань, які спокушали б змінити контекст. Лише те, що ви вирішили, має значення.

Наприкінці дня Sunsama показує вам, чого ви досягли та як витратили час.

Сансама не ідеальна.

Немає інтеграції календаря iOS, що дратує користувачів Apple. Він не ідеальний для складних проектів із багатьма залежностями.

Однак Sunsama вирізняє те, що вона визнає, що ми відволікаємось, неправильно розраховуємо потреби в часі та потребуємо кордонів між роботою та життям.

Ціни Sunsama

2. Хабстафф

Hubstaff — це програмне забезпечення для відстеження часу, яке поєднує моніторинг продуктивності та нарахування заробітної плати для розподілених команд.

Щоразу, коли ви починаєте роботу, Hubstaff тихо працює у фоновому режимі, записуючи час, рівні активності та додаткові знімки екрана.

На відміну від традиційних табелів, які покладаються на пам’ять, Hubstaff фіксує те, що відбувається протягом вашого робочого дня.

Інформаційна панель показує, куди саме йде час, які проекти споживають найбільше годин, які члени команди найбільш активні, а які клієнти витрачають ресурси без належної віддачі.

Менеджери можуть бачити тенденції продуктивності, а члени команди отримують прозорість у своїх моделях роботи.

Коли продуктивність падає, Hubstaff помічає.

Його функція «Insights» виявляє незвичайні шаблони активності, які можуть вказувати на те, що хтось грає з системою.

Кріс Єйтс (технічний директор Vision Group) виявив, що його віртуальний помічник передає свою роботу на аутсорсинг після впровадження Hubstaff.

Hubstaff не ідеальний.

Деякі учасники повідомляють, що підхід до моніторингу може здаватися нав’язливим один рецензент зазначивши, що це «сприяє нездоровому мисленню терміновості», особливо коли активність вимірюється за допомогою миші та клавіатури.

Але що робить Hubstaff цінним, так це поєднання підзвітності та автоматизації.

Ціни Hubstaff

3. Різе

Rize — це трекер часу на основі ШІ. Він працює безшумно у фоновому режимі, спостерігаючи за моделями вашої роботи та виявляючи, коли ви перебуваєте в стані глибокої роботи, а коли ви відволікаєтеся.

Після використання протягом кількох днів Rize створює профіль ваших шаблонів фокусування.

Коли ви найбільш продуктивні?

Які програми фрагментують вашу увагу?

Скільки часу ви витрачаєте на багатозадачність, а не на зосередженість?

Відповіді часто дивують.

Rize — це не доведення того, що ви працюєте, а більше вдосконалення того, як ви працюєте.

Робіть перерви, наприклад. Більшість трекерів часу просто підраховують години. Rize фактично підштовхує вас піти, коли ваша продуктивність падає, підхід, який підтримується дослідження, що показують що регулярні перерви покращують загальний результат.

Дозволи конфіденційності великі, тобто Rize має бачити, які програми ви використовуєте та які веб-сайти відвідуєте, щоб виконувати свою роботу. Деякі вважають це нав’язливим.

І хоча сповіщення про переривання AI корисні, вони час від часу переривають справжні стани потоку, що може бути контрпродуктивним.

Підвищення цін

4. Час доктора

Time Doctor — це програмне забезпечення для аналізу робочої сили, яке показує вам, що робить ваша віддалена команда.

Коли співробітники починають роботу, Time Doctor записує скріншоти, відстежує використовувані програми та рівень продуктивності.

Він створює напрочуд детальну картину того, як відбувається або не відбувається робота у вашій організації.

Інформаційна панель розкриває шаблони, які пропускають більшість менеджерів.

Які члени команди постійно з’являються?

Хто часто виходить з мережі?

Які програми стимулюють продуктивну роботу, а не просто поглинають увагу?

Ці запитання важливіші, ніж загальна кількість годин, які ви зареєстрували.

Time Doctor приділяє таку ж увагу захисту працівників від професійного вигорання. The робочий і життєвий баланс метричний прапорець, коли хтось працює надто багато годин або демонструє ознаки незалученості до того, як звільниться.

Завдяки інтеграції понад 60 програм, включаючи Asana, Jira та Trello, Time Doctor може відстежувати час у всьому цифровому робочому процесі.

Однак аспекти моніторингу створюють очевидну напругу.

Скріншоти здаються багатьом працівникам агресивними. Деякі повідомляють, що за ними постійно спостерігають, що створює тривогу замість зосередженості.

Тайм Доктор ціноутворення

Спілкування та співпраця команди

5. Млявий

Slack — це платформа обміну повідомленнями, яка замінює електронну пошту всередині компаній.

Ось і все. Ось і вся ідея.

Коли ви використовуєте Slack, усе ваше спілкування відбувається в каналах. Є канал для маркетингової команди, канал для запуску нового продукту та канал для офісних мемів.

Все має своє місце.

Ця структура звучить очевидно, але вона вирішує величезну приховану проблему: під час віддаленої роботи контекст зникає.

Коли хтось ставить вам запитання особисто, ви розумієте, чому вони питають. Ви бачите їхній вираз обличчя, знаєте, над чим вони працюють, і маєте спільне фізичне середовище.

У віддаленій роботі цього немає.

Slack відтворює контекст через канали. Коли хтось ставить запитання на каналі #product-launch, ви одразу розумієте, чому вони запитують. Контекст вбудований у структуру.

Як і все інше, Slack не ідеальний.

Проблема зі сповіщеннями реальна. Без дисциплінованих налаштувань Slack швидше руйнує увагу, ніж сприяє роботі.

Багато користувачів повідомляють, що почуваються приголомшеними: «Можливість перевантаження сповіщень — це те, що я вважаю неприйнятним у Slack», як один рецензент покласти це.

М’яке ціноутворення

6. Зберіть

Gather - це a віртуальний офіс де люди мають просторову присутність.

Коли я приєднуюся до виклику Zoom, я миттєво втягуюся в розмову з усіма іншими. Немає способу вести розмову збоку або ненадовго відійти, не зробивши цього очевидним.

У Gather я можу підвести свій аватар до столу колеги, щоб швидко поговорити, поки інші продовжують свої розмови деінде.

Просторова метафора створює те, чого не вистачало під час віддаленої роботи: контекст.

Коли ви бачите мій аватар, який стоїть біля віртуальної кавомашини, ви розумієте, що я роблю перерву. Коли я сиджу за своїм столом, я працюю. Коли я перебуваю в кімнаті для зустрічей із трьома іншими, я перебуваю на зустрічі.

Один Менеджер з технічної підтримки RITE сформулюй добре:

«До того, як ми почали використовувати Gather, ми сиділи по 8 годин на день у Google Meet, просто дивлячись один одному в обличчя».

Це божевілля, якщо подумати про це. У реальному житті ніхто не сидить у конференц-залі 8 годин.

Gather включає функції, які ви очікували: спільний доступ до екрана, дошки, інтеграцію календаря з Google і Outlook, а також підключення Slack.

Зберіть ціни

7. Блимати

Blink — це мобільна платформа для співробітників, яка об’єднує всю вашу робочу силу в одній програмі.

На відміну від Slack, який в основному зосереджується на обміні повідомленнями, Blink поєднує в собі кілька функцій: безпечний чат, стрічку новин у стилі соціальних медіа, центр документів, цифрові форми та єдиний доступ до всіх інших ваших робочих програм.

Ключове розуміння Blink полягає в тому, що віддалена робота розбиває увагу на занадто багато інструментів. Ваш календар знаходиться в одній програмі, ваш чат в іншій, а документи десь зовсім в іншому місці.

Аналітика Blink виявляє закономірності, невидимі в інших інструментах спілкування.

Ви можете побачити, які комунікації досягають яких співробітників, хто залучений до якого вмісту та де існують інформаційні прогалини.

Функція чату здається знайомою кожному, хто користується Facebook Messenger — навмисно. Крива навчання для працівників на першому місці фактично нульова, що має величезне значення для усиновлення.

Однак Blink не ідеально підходить для кожного сценарію.

Якщо ваша команда невелика (менше 10 осіб) і повністю працює на робочому місці, додаткові функції, окрім тих, що пропонує Slack, можуть здатися зайвими.

Blink Ціноутворення

Управління проектами та завданнями

8. Натисніть

ClickUp — це програмне забезпечення для управління проектами, яке хоче бути всім і одночасно.

Це і його найбільша сила, і найбільша слабкість.

Коли ви відкриваєте ClickUp вперше, ви бачите інтерфейс із тисячами кнопок, спадних меню та вкладок.

Таке відчуття, ніби сидиш у кабіні 747. Приголомшливо, але також вказує на величезні можливості, коли ти дізнаєшся, що все робить.

ClickUp організовує роботу в ієрархію:

Простір (для команд), папки (для проектів) і списки (для категорій завдань).

Сила ClickUp полягає в його поглядах. Ви можете переглядати ту саму роботу як список, дошку Канбан, діаграму Ганта, календар або розподіл робочого навантаження.

Найбільше мене в ClickUp вражає його налаштування.

Ви можете додавати власні поля, щоб відстежувати будь-що: рівні пріоритету, оцінку часу, імена клієнтів або вплив доходу.

Потім ви можете фільтрувати та групувати за цими полями, створюючи інформаційні панелі, які показуватимуть саме те, що важливо для вас.

Ціни ClickUp

9. поняття

Notion — це робочий простір, який намагається замінити всі ваші інші програми. Коли ви вперше відкриваєте Notion, ви бачите порожню сторінку з одним миготливим курсором.

Це ваша перша підказка про те, чим відрізняється Notion.

Кожна інша програма починає зі своєї думки про те, як вам слід працювати: календарі з часовими проміжками, інструменти управління проектами з дошками канбан, документи з панелями інструментів форматування.

Поняття починається з нічого. Просто курсор. І в цьому суть.

Порожня сторінка є найрадикальнішою особливістю Notion. Він говорить: "Ти сам вирішуєш, як працювати, я буду підлаштовуватися під тебе".

Хочете документ? Почніть друкувати.

Хочеш стіл? Тип /табл.

Хочете дошку Kanban? Тип /дошка.

Ту саму інформацію можна переглядати як список, дошку, календар або часову шкалу. Жоден інший інструмент не дозволяє так плавно змінювати перегляди.

На відміну від більшості інструментів робочого простору, які розглядають ваші дані як окремі острови — документи тут, електронні таблиці там, завдання десь ще — Notion розглядає все як блоки, які можна переміщувати, вкладати та створювати перехресні посилання.

Завдання у вашій таблиці проекту може містити цілий документ. Документ може містити базу даних клієнтів. Кожен клієнт може мати свою сторінку.

Нещодавно компанія Notion запустила функції ШІ, які (на відміну від багатьох продуктів ШІ) справді корисні.

Ви можете ставити запитання про документи, створювати вміст на основі своїх шаблонів або підсумовувати довгі документи.

Поняття ціноутворення

10. Todoist

Todoist — це менеджер завдань, який існує вже 18 років.

Це перше, що дивує. Більшість інструментів підвищення продуктивності приходять і йдуть, як модні тенденції.

Вони з’являються, отримують фінансування венчурного капіталу, залучають користувачів, а потім зникають, коли їх придбає якась більша компанія, яка або вбиває їх, або дозволяє їм повільно гнити.

Todoist постійно вдосконалювався протягом майже двох десятиліть.

Друга річ, яка дивує, полягає в тому, скільки думок було витрачено на щось таке, здавалося б, просте, як додавання завдання.

Ми всі використовували списки справ. Вони здаються тривіальними. Але команда Todoist витратила більше десяти років на вдосконалення процесу захоплення завдань «зі швидкістю думки».

Ви відразу помітите цю різницю, коли використовуєте введення природною мовою Todoist.

Введіть «Подавати звіт про витрати щоп’ятниці о 2:XNUMX», і воно автоматично створить повторюване завдання з правильним розкладом.

Найцікавішим для мене є те, як Todoist справляється з суперечністю між простотою та потужністю. Їхнє рішення — зробити складність необов’язковою.

Ви можете використовувати його як базовий список або створити цілу систему продуктивності з вкладеними проектами, рівнями пріоритету та спеціальними фільтрами.

Ціни Todoist

Зберігання файлів і керування документами

11. Dropbox

Dropbox – це хмарне сховище, яке перетворилося на платформу для співпраці.

До Dropbox обмін файлами означав надсилання вкладень електронною поштою, використання FTP-серверів або носіння USB-накопичувачів. Кожен метод вимагав думати про механізм, а не про зміст.

Dropbox усунув ці когнітивні витрати. Ви просто зберігаєте файл, і він існує всюди, де вам це потрібно.

Віддалена робота показує справжню цінність цього підходу. Коли ваша команда розподілена на різних континентах, проблеми з обміном файлами зростають експоненціально.

Без Dropbox віддалені працівники витрачають години на перегляд дозволів, надсилання посилань і пояснення структури папок.

Найцікавіша еволюція полягає в тому, як Dropbox вийшов за межі сховища. Тепер він включає підписання документів, інструменти відеозвороту та аналітику, яка показує, хто, що переглядав і коли.

Безпека – це те, де Dropbox справді сяє для віддалених команд.

Підхід Dropbox, шифрування в стані спокою та під час передавання, двофакторна автентифікація та історія версій створюють безпечну бульбашку навколо ваших файлів незалежно від того, де до них доступ.

Ціни Dropbox

12. Google Drive

Google Drive – це хмарне сховище, створене Google.

Якщо ви помітили закономірність, ви маєте рацію. Диск Google і Dropbox вирішують, по суті, ту саму проблему: як зберігати файли, щоб усі члени вашої команди мали до них доступ?

Різниця в деталях.

Найважливішою перевагою Google Drive є його інтеграція з іншими інструментами Google. Коли ви використовуєте Google Документи, Таблиці або Презентації, ви вже використовуєте Диск.

Ці документи за умовчанням зберігаються на Диску. Немає кроку «збереження на Диск».

Друга перевага – це співпраця. Кілька людей можуть одночасно працювати з одним документом Google.

Однак диск не ідеальний.

Даніель Гарсія, який щодня користується Google Docs, згадав, що перемикання між кількома обліковими записами Google може заплутати.

Він правий.

Якщо ви використовуєте один обліковий запис Google для роботи, а інший для особистого користування, ви часто опинитеся не на тому Диску.

Віддалений доступ і спільний доступ до екрана

13. Пульт дистанційного керування TeamViewer

TeamViewer — це програмне забезпечення віддаленого доступу, яке дозволяє керувати іншим комп’ютером з будь-якого місця.

Коли ви використовуєте TeamViewer, ваш офісний комп’ютер стає доступним так, ніби ви сидите перед ним.

Що відрізняє TeamViewer від VPN, так це прямотою. VPN надають доступ до мережі. TeamViewer дає змогу контролювати фактичний екран і клавіатуру. Ви бачите саме те, що побачили б, якби були там.

Безпека вражає: 256-бітне наскрізне шифрування AES, двофакторна автентифікація та єдиний вхід.

Коли ви використовуєте TeamViewer, ви створюєте прямий тунель у вашу корпоративну мережу. Без надійного шифрування ваші вхідні двері залишаться незамкненими.

Кросплатформна підтримка TeamViewer – це те, де він справді відрізняється від конкурентів.

Більшість інструментів віддаленого доступу працюють між машинами Windows або, можливо, Windows і Mac. TeamViewer працює зі 127 різними виробниками мобільних пристроїв, операційних систем і вбудованих систем.

Найкориснішим я вважаю функцію автоматичного доступу.

Після налаштування ви можете отримати доступ до робочого комп’ютера без фізичної присутності для схвалення з’єднання.

Це вирішує найнеприємніший сценарій під час віддаленої роботи: потрібен файл о 10:XNUMX, коли всі вже пішли додому.

Ціни TeamViewer

Апаратне та фізичне налаштування

14. Подвійні монітори

Джерело зображення: Леонардо А.І [Зображення, створене ШІ]

Подвійні монітори — це екрани, які розширюють ваш візуальний робочий простір на два дисплеї замість одного.

Ви можете опиратися, кажучи: «Я можу дивитися лише на одну річ за раз, то навіщо мені два екрани?»

Це все одно, що сказати, що вам потрібна лише одна сторінка в книзі, тому що ви можете читати лише одну сторінку за раз. Цінність полягає не в одночасному перегляді, а в усуненні перемикання контексту.

Дослідження з цього приводу зрозумілі.

Користувачі з двома моніторами отримують приріст продуктивності від 9% до 50% залежно від складності завдання. Більш вражаюче те, що вони роблять на 33% менше помилок (джерело).

Ви відразу помічаєте різницю в певних завданнях. Порівняння двох документів поруч. Зберігання довідкового матеріалу видимим під час написання коду. Моніторинг Slack під час відеодзвінка.

Заперечення, звичайно, є.

Подвійні монітори займають місце на столі. Вони коштують грошей. Вони можуть здатися надмірними.

Але проблему простору вирішують кронштейни для моніторів, які також покращують ергономіку.

Поширеною помилкою є намагання однаково використовувати обидва екрани, постійно повертаючи голову туди-сюди. Не в цьому суть. Додатковий монітор призначений для довідки, обізнаності та контексту.

15. Ергономічний стілець і стіл

Джерело зображення: Леонардо А.І [Зображення, створене ШІ]

Більшість людей значно недооцінюють, яку шкоду завдає сидіння. Це не просто дискомфорт, це сукупне фізичне погіршення.

Дослідження з цього приводу однозначні. Люди, які чергують сидячи й стоячи, відчувають а Збільшення продуктивності на 46%. порівняно з тими, хто тільки сидить.

Найдивовижніше уявлення про те, як швидко з’являються переваги. Я вважав, що ергономіка — це довгострокова інвестиція.

Але одна Користувач Progressive Desk повідомив, "Оскільки я почав більше рухатися протягом робочого дня, мені майже вдалося позбутися болю в спині» лише через три місяці.

Це безпосередньо пов’язано з інструментами відстеження часу, які ми обговорювали раніше. Яка користь від відстеження продуктивності, якщо ваше тіло відмовляє через чотири години?

Помилка більшості людей полягає в тому, що вони купують не той стілець. Вони шукають щось «зручне», що зазвичай означає м’яке. Але ергономіка – це не комфорт; це про підтримку.

Правильний ергономічний стілець, як Хіномі не відчувається як хмара. Це схоже на допомогу екзоскелета.

Здатність змінювати пози, коли ваше тіло посилає перший натяк на дискомфорт, запобігає болю ще до того, як вона почнеться.

16. Веб-камера

Джерело зображення: Леонардо А.І [Зображення, створене ШІ]

Для тих із вас, хто не знає, веб-камера – це камера, яка підключається до вашого комп’ютера для відеодзвінків.

В офісі спілкування відбувається за допомогою мови тіла, міміки та розташування в просторі. Віддалена робота усуває все це.

Вбудована веб-камера на ноутбуці взагалі жахлива.

Це не думка; це фізика. Виробники ноутбуків розміщують крихітні датчики за пластиковими лінзами та очікують, що вони працюватимуть за слабкого освітлення.

Вони не можуть.

Коли під час презентації ваше відео виглядає зернистим і темним, люди витрачають розумову енергію, намагаючись побачити вас, замість того, щоб зрозуміти ваші ідеї.

Більшість людей роблять помилку, зосереджуючись лише на роздільній здатності. Вони купують «веб-камеру 4K», не усвідомлюючи, що розмір датчика та якість об’єктива важливіші за кількість пікселів.

Вам потрібно:

1. Камера з більшим датчиком (1/2" або більше)
2. Лінза, яка добре працює при типовому внутрішньому освітленні
3. Поле зору близько 78 градусів (не надто широке, не надто вузьке)

Ще одна помилка – розміщення. Ваша веб-камера має бути на рівні очей, а не дивитися на підборіддя.

17. Навушники з шумопоглинанням

Джерело зображення: ChatGPT [Зображення, створене ШІ]

Шумопоглинаючі навушники усувають навколишні звуки за допомогою технології активного шумозаглушення.

Віддалена робота розкриває правду, з якою більшість офісних працівників ніколи не стикаються повністю:

Світ неймовірно галасливий.

Сусіди кричать. Будівництво через вул. Конференц-дзвінок вашого партнера. Собаки гавкають через вулицю.

Більшість людей намагаються виправити це, збільшуючи гучність, що лише створює нові проблеми.

Цікаво, як працює технологія. На відміну від пасивної шумоізоляції (яка лише фізично блокує звук), активне шумозаглушення генерує звукові хвилі, які точно гасять вхідний шум.

Остаточний тест такий:

Чи можете ви прийняти дзвінок зі своєї кухні, поки хтось запускає блендер у трьох футах від вас?

З хорошими шумопоглинаючими навушниками людина на іншому кінці нічого не почує.

Безпека та керування паролями

18. 1Password

1Password — це програмне забезпечення для керування паролями.

Ми створюємо десятки облікових записів у різних службах, а потім скрізь використовуємо той самий пароль.

Ви зробили це. Я зробив це. Ми всі знаємо, що це неправильно, і все одно це робимо.

Математика тут жорстока. Якщо ви використовуєте той самий пароль для 10 різних служб і одну з них зламано, ви фактично передаєте все своє цифрове життя тому, хто вкрав цю базу даних.

Те, що 1Password робить по-іншому, це використовує модель виведення з двома ключами.

Ваш пароль поєднується зі 128-бітним секретним ключем, який ніколи не покидає ваші пристрої. Це означає, що навіть якщо всю базу даних 1Password буде викрадено, зловмисники не зможуть отримати доступ до ваших даних.

Менеджери паролів стають мішенню постійно. LastPass мав a серйозне порушення у 2022 році де зловмисники викрали зашифровані сховища паролів.

Основою тут є архітектура з нульовими знаннями.

1Password не бачить ваших даних. Їхні працівники цього не бачать. Навіть не за повісткою. Шифрування відбувається на вашому пристрої перед тим, як щось надсилається на їхні сервери.

Ціни 1Password

19. NordVPN

NordVPN — це віртуальна приватна мережа, яка шифрує ваше підключення до Інтернету.

Коли ви працюєте віддалено, ви постійно наражаєтесь на ризики, про які більшість офісних працівників навіть не замислюються.

Ця кав'ярня WiFi?

Це відкрите запрошення для всіх, хто має базові технічні знання, щоб контролювати ваш трафік.

Ваша VPN створює зашифрований тунель, який робить це практично неможливим.

Що відрізняє NordVPN від інших VPN, так це швидкість і покриття. Завдяки понад 7,300 серверам у 118 країнах ви знайдете швидке з’єднання практично скрізь.

Функції безпеки виходять за рамки простого шифрування вашого трафіку.

Функція Threat Protection Pro блокує зловмисне програмне забезпечення, трекери та небезпечні веб-сайти до їх завантаження.

П’ять років тому я б класифікував VPN як «приємно мати». Сьогодні віддалена робота без нього є професійною помилкою.

Ціни на NordVPN

Відеоконференції та віртуальні зустрічі

20. Zoom

Zoom — це програмне забезпечення для відеоконференцій, яке стало стандартним способом спілкування людей один з одним в Інтернеті.

Небагато продуктів переходять від невідомості до статусу дієслова так швидко, як це зробив Zoom у 2020 році. «Let's Zoom» замінив «Let's Skype» майже миттєво, і не дарма.

Zoom відрізняється надійністю.

Інші відеоплатформи зависають, дають збій або потребують нескінченних коригувань налаштувань.

Zoom просто працює.

Це може здатися низькою планкою, але коли все ваше професійне життя залежить від того, щоб вас чітко зрозуміли люди за тисячі миль, надійність стає найважливішою рисою.

Не менш важлива простота використання. Ви надсилаєте комусь посилання, вони натискають його й перебувають на вашій зустрічі.

Більшість людей не усвідомлюють, що Zoom вийшов за рамки просто відеодзвінків. Тепер це всеосяжний робочий простір із створенням документів, дошками, командним чатом і допоміжними засобами для зустрічей на основі штучного інтелекту.

AI Companion транскрибує зустрічі, підсумовує ключові моменти та навіть може повідомляти вам, якщо хтось згадує ваше ім’я, коли ви відходите. Він також відстежує такі показники, як швидкість розмови, рівень терпіння та використання слів-заповнювачів.

Найбільшим обмеженням для більшості користувачів є 40-хвилинний ліміт у безкоштовному плані. Цього якраз достатньо, щоб ви занурилися в розмову, перш ніж вас безцеремонно вигнали.

Ціни Zoom

21. Fireflies.ai

Fireflies.ai — це помічник ШІ, який робить нотатки під час ваших зустрічей.

Робота робити нотатки під час зустрічей завжди була невдячною. Хтось має це зробити, але той, хто це робить, не може повноцінно брати участь у розмові.

Коли ви використовуєте Fireflies, ви усуваєте цей компроміс.

ШІ приєднується до вашої зустрічі, записує все, транскрибує це з дивовижною точністю, а потім організовує інформацію у щось корисне.

На відміну від служб необробленої транскрипції, які просто перетворюють мову на текст, Fireflies визначає дії, запитання та ключові моменти.

Після зустрічі зі Світлячками відбуваються три речі:

По-перше, ви отримуєте стенограму з можливістю пошуку.

По-друге, ви отримуєте підсумок, створений ШІ.

По-третє, і це найважливіше, ця інформація автоматично організовується в базу знань, яку ваша команда може шукати.

Пошук достатньо потужний, щоб ви могли задавати запитання на зразок «Що ми вирішили щодо стратегії ціноутворення?» і отримуйте відповідні фрагменти зустрічей, що охоплювали місяці.

Fireflies інтегрується з усім:

Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, усі основні CRM, управління проектом інструменти та Slack. Коли ваші зустрічі закінчуються, нотатки надходять безпосередньо в інструменти, де ваша команда вже працює.

Користувацький досвід дуже простий.

Ви запрошуєте [захищено електронною поштою] до вашого календаря або наради, і він обробляє решту.

Ціни Fireflies.ai

22. Крісп

Krisp — це програмне забезпечення штучного інтелекту, яке усуває фоновий шум під час відеодзвінків.

Krisp використовує нейронну мережу, навчену десяти тисячам годин людської мови та фонового шуму. Він не просто фільтрує; він розуміє, як звучить людська мова.

Однак найціннішою функцією є не шумозаглушення.

Це те, що Krisp може транскрибувати та підсумовувати ваші зустрічі, не вимагаючи приєднання бота до вашого дзвінка.

Кожна інша служба транскрипції повинна додати ще одного учасника. Krisp просто працює з тим, що ви вже надсилаєте.

На відміну від Fireflies.ai, який ми обговорювали раніше, Krisp зосереджується, по-перше, на покращенні самого виклику, а по-друге, на тому, що відбувається після.

Транскрипція працює лише англійською мовою, що є проблемою для глобальних команд.

А 60-хвилинний щоденний ліміт безкоштовного плану досить короткий, щоб дратувати; ви досягнете цього під час другої зустрічі за день.

Але найбільше мене вражає те, як безпосередньо він вирішує основну проблему віддаленої роботи.

Коли ми починали цю статтю, я згадав, що несправні віддалені налаштування часто проявляються як проблеми зі зв’язком.

Крісп фіксує найважливіше: здатність чути та бути почутим.

Ціни Krisp

Управління часовими поясами

23. Друг світового часу

World Time Buddy — це конвертер часових поясів, який показує кілька часових поясів поруч.

Ви думаєте, що часовий пояс – це лише додавання чи віднімання кількох годин. Тоді ви розумієте, що сам час означає різні речі для різних людей.

Уявний розрахунок експоненціально погіршується, коли ви додаєте більше людей із багатьох місць.

World Time Buddy вирішує це, показуючи вам візуальну сітку.

Кожна колонка є розташуванням. Кожен ряд — година. Ви можете миттєво побачити, хто прокинувся, хто спить і коли ваші робочі години збігаються.

Що відрізняє World Time Buddy від інших інструментів часового поясу, так це модель взаємодії.

Ви не просто шукаєте час; ви вибираєте діапазони, клацаючи та перетягуючи через сітку. Потім ви можете поділитися цими вибраними часами безпосередньо в календарях або скопіювати їх у повідомлення.

Управління відносинами з клієнтами та підтримка

24. Глина

Clay – це платформа для керування відносинами, яка автоматично організовує вашу мережу.

Віддалена робота знищила розмови під час перерв на каву та знайомства в коридорі, які раніше підтримували вашу професійну мережу.

Тепер ці зв’язки тихо вмирають, якщо ви не докладете свідомих зусиль, щоб їх зберегти.

Цікавим у Clay є те, що він не призначений для продажу. Більшість CRM припускають, що ви шукаєте потенційних клієнтів.

Клей припускає, що ви підтримуєте стосунки.

Clay підключається до вашої електронної пошти, календаря, Twitter, LinkedIn та iMessage. Він створює профілі для всіх, з ким ви взаємодієте, і автоматично оновлює їх, коли люди змінюють роботу чи місцезнаходження.

Найціннішим для мене є те, як Клей виводить релевантну інформацію в корисні моменти.

Коли хтось із вашої мережі з’являється в новинах або змінює роботу, Клей сповіщає вас про це. Коли у вас запланована зустріч, Клей нагадує вам про ваші попередні взаємодії.

Помічник AI, Nexus, є корисним.

Nexus розуміє вашу мережу та може відповісти на такі запитання, як «Кого я знаю з маркетингу в технологічних компаніях?» або «З ким я не спілкувався більше шести місяців?»

Ціни на глину

25. LiveAgent

LiveAgent є програмне забезпечення для обслуговування клієнтів яка поєднує продаж квитків, чат, соціальні мережі та кол-центр в одну систему.

LiveAgent централізує кожну взаємодію з клієнтом. Електронна пошта, чат, дзвінки, Facebook, Twitter та Instagram. Все зливається в один інтерфейс.

Виявлення зіткнень агента LiveAgent чудово.

Коли інший агент починає працювати з квитком, який ви заявили, ви негайно отримуєте сповіщення. Це запобігає дублюванню відповідей.

Коли електронні листи клієнтів надходять у систему, вони спрямовуються до певних відділів на основі вмісту.

VIP-клієнти мають пріоритет. Звіти про помилки надсилаються розробникам із відповідним контекстом. Це відбувається щоразу однаково, незалежно від того, хто працює чи де вони знаходяться.

Однією з особливостей, яка мене здивувала, були звіти про продуктивність. LiveAgent відстежує час вирішення проблеми, задоволеність клієнтів і продуктивність агента в різних каналах.

База знань також заслуговує на згадку. Він служить двом цілям для віддалених команд.

По-перше, це надає клієнтам можливість самообслуговування.

По-друге, і це те, що люди пропускають, це дає новим агентам навчальний ресурс, коли старші члени команди не готові відповісти на запитання.

Ціни LiveAgent

Дизайн і візуальне співробітництво

26. Figma

Figma це програмне забезпечення для проектування, яке працює у вашому браузері.

До Figma дизайнери надсилали файли електронною поштою туди й назад, завантажували їх у Dropbox або використовували незграбні системи контролю версій.

Figma робить дизайн схожим на Google Doc.

Кілька людей можуть редагувати той самий файл одночасно. Ви бачите, як їхні курсори рухаються в режимі реального часу. Ви можете спілкуватися прямо в самому файлі.

Цікавим у Figma є не тільки те, що вона є спільною, але й те, що співпраця вбудована в її ядро. Figma була створена для співпраці з самого початку.

Asana повідомила, що використання Figma зменшило кількість їхніх щотижневих зустрічей по 50%.

Ціни Figma

27. Miro

Miro — це цифрова дошка, яка вирішує найскладнішу проблему віддаленої співпраці: спільну роботу з візуальною інформацією.

Коли ви використовуєте Miro, ви отримуєте нескінченне полотно.

Нескінченне полотно є найрадикальнішою рисою Міро. Він говорить: «Ваші ідеї не повинні бути обмежені довільними межами».

Міро знає, що одні люди думають за допомогою наліпок, інші — за допомогою блок-схем, а треті — за допомогою розумових карт. Таким чином, це дозволяє все це одночасно.

Шаблони показують, що люди роблять під час сеансів співпраці.

Є шаблони для картографування подорожі клієнта, технічні діаграми, каркасна конструкція, стратегія та планування, відображення процесів і гнучкі практики.

Один фінансовий сектор Scrum Master назвав Міро «переломником у сприянні Agile-співробітництву», який я спочатку відкидав як маркетингову думку, поки не побачив це на практиці.

Коли команда має членів у трьох часових поясах, асинхронна візуальна природа Miro стає не просто корисною, але й необхідною.

Кевін Ян в технологічній компанії повідомили, що випуски доставляються на 20% швидше після прийняття Miro для дизайнерських рішень. Конкретність цього числа свідчить про те, що воно не є перебільшенням.

Miro нещодавно додав функції AI, які, на диво, дійсно корисні.

Ви можете перетворити наліпки на структуровані документи або перетворити грубі ескізи на інтерактивні прототипи.

Я вважаю показовим те, що понад 250,000 XNUMX організацій використовують Miro, включаючи такі компанії, як Nike, Ikea та Deloitte.

Це не організації, які використовують інструменти випадково.

Ціни Miro

Управління електронною поштою

28. SaneBox

SaneBox — це програмне забезпечення для фільтрації електронної пошти, яке видаляє неважливі повідомлення з папки «Вхідні».

SaneBox аналізує вашу історію електронної пошти, щоб визначити, які повідомлення дійсно важливі, а потім автоматично сортує все інше в окремі папки.

Важливі листи залишаються у вашій папці "Вхідні". Все інше підсумовується в щоденному дайджесті.

SaneBox ніколи не читає вміст ваших електронних листів, лише заголовки.

Найціннішою функцією є навіть не сортування. Це SaneReminders, який повідомляє вас, коли хтось не відповів на важливий електронний лист.

Ще одна функція, яку варто згадати, це SaneBlackHole.

Коли ви перетягуєте електронний лист у цю папку, усі майбутні повідомлення від цього відправника зникають назавжди.

Це задовольняє, особливо для електронних листів про підписку, які чомусь знову з’являються, незважаючи на численні спроби скасувати підписку.

Однак існує ця початкова плутанина щодо того, як працює навчання, і деякі законні електронні листи іноді в кінцевому підсумку сортуються неправильно протягом перших кількох днів.

Але це стає рідше, оскільки система навчається.

Ціни SaneBox

Здоров'я та здоров'я

29. Headspace

Headspace – це програма для психічного здоров’я, яка навчить вас медитувати.

Коли ваш дім стає вашим офісом, ваш мозок втрачає свої природні межі.

Витрати на перемикання контексту накопичуються. Сповіщення Slack ніколи не припиняються. Межа між «робочим режимом» і «домашнім режимом» стирається, поки вона майже не існує.

A дослідження з 21,088 XNUMX користувачами Headspace виявили, що 23% повідомили про зменшення середнього та сильного стресу через вісім тижнів.

Headspace поділяє свій вміст на чотири основні розділи: медитація, сон, стрес і уважність.

Тривалість медитацій коливається від 4 до 30 хвилин, більшість – менше 10. Це надзвичайно важливо для віддалених працівників, оскільки ви не завжди можете знайти 30 хвилин, але ви можете знайти 5 хвилин між викликами Zoom.

Один терапевт хто рецензував Headspace зазначив:

«Мені приємно, що доступні довші та коротші медитації, оскільки це, здається, запропонує досвід, який відповідає потребам і вподобанням більшості людей».

Найбільше мене здивувала візуальна складова.

Деякі медитації показують чудові пейзажі національного парку, поки ви слухаєте. Після того, як цілий день дивилися на код або документи, ваша зорова кора потребує іншого введення.

Ціни на головний простір

30. F.lux

F.lux — це програмне забезпечення, яке регулює колірну температуру екрана залежно від часу доби.

Можливо, ви цього не усвідомлюєте, але екран вашого комп’ютера вам бреше. Він створений так, щоб виглядати як сонце незалежно від того, полудень чи опівніч.

Це жахливо для вашого сну і, відповідно, для вашої роботи.

Наука проста:

Синє світло змушує ваш мозок думати, що зараз день. Коли ваш мозок думає, що в 11:XNUMX день, він пригнічує вироблення мелатоніну, і ваш сон страждає.

F.lux виправляє це, автоматично підігріваючи колірну температуру екрана на заході сонця та повертаючи її до нормального значення на сході сонця.

Перехід настільки поступовий, що ви ледве помічаєте його.

За допомогою F.lux ви можете встановити бажану температуру кольорів удень і вночі, швидкість переходу та навіть тимчасово вимкнути його для роботи з кольорами.

Найцікавішою можливістю є інтеграція F.lux із розумним освітленням.

Якщо у вас є лампи Philips Hue, F.lux може керувати ними відповідно до вашого екрана, створюючи єдине середовище освітлення, яке змінюється протягом дня.

Парадокс віддаленої роботи

Більшість статей про інструменти віддаленої роботи закінчуються пропозицією купити все перераховане.

Я не буду цього робити.

Правда в тому, що вам не потрібно 30 інструментів. Вам потрібні правильні 5-7, які вирішать ваші конкретні проблеми.

Віддалена робота зазнає невдачі, коли люди намагаються віртуально відтворити офісний досвід. Він досягає успіху, коли люди приймають його відмінності та будують нові робочі процеси, які використовують їх.

Почніть з основ:

• Інструмент для управління своїм часом
• Інструмент для спілкування з вашою командою
• Інструмент для організації вашої роботи
• Інструмент для захисту вашої безпеки
• Інструмент для догляду за своїм тілом

Все інше - оптимізація. А оптимізація має значення лише після того, як запрацюють основи.

Подивіться на ваші найбільш неприємні моменти під час віддаленої роботи. Ці розбивки підкажуть, які саме інструменти вам потрібні.

Якщо під час кожного дзвінка ви говорите «Я вас не чую», придбайте хороший мікрофон, перш ніж турбуватися про програмне забезпечення для керування проектами.

Якщо ви постійно шукаєте файли, виправте систему зберігання, перш ніж оптимізувати свою електронну пошту.