15 найкращих інструментів визначення пріоритетів роботи, щоб відновити втрачені години

Середньостатистичний працівник витрачає 41% свого часу на завданнях, які може виконувати хтось інший або повністю автоматизовані. Це 16 годин на тиждень, які ви витрачаєте на роботу, яка не заслуговує вашої уваги.

Чи помічали ви, як більшість порад щодо визначення пріоритетів зводяться до «просто вирішіть, що найважливіше»?

Ніби це найлегша частина.

Ніби ми всі вибираємо між лікуванням раку та прокручуванням Twitter.

Справжнім завданням є вибір завдань, які всі здаються важливими.

Між клієнтським проектом, який має відбутися завтра, стратегічним документом, про який постійно згадує ваш бос, і командною кризою, яка щойно потрапила у вашу поштову скриньку.

Ще гірше те, що наш мозок погано розставляє пріоритети.

Ми природно дрейфуємо до завдань із негайною винагородою, а не до завдань із довгостроковою цінністю. Ми уникаємо складного на користь простого. І ми легко піддаємося впливу того, що сталося останнім часом.

Найкращі інструменти визначення пріоритетів не просто впорядковують ваші завдання. Вони змінюють ваше уявлення про свою роботу. Вони приймають правильні рішення автоматично, а не докладаючи зусиль.

Ось 15, які виконують свої обіцянки.

Короткий огляд найкращих інструментів визначення пріоритетності роботи

1. Сансама

Sunsama — це цифровий щоденник, який допоможе вам збалансувати цілеспрямовану роботу з розумними межами.

Sunsama змушує вас бути реалістами щодо часу.

Щоранку він проводить вас через ритуал планування. Ви вибираєте завдання з підключених додатків (Trello, Asana, ClickUp тощо), оцінюєте, скільки часу займе кожне з них, і розподіляєте їх у свій день.

Коли ви досягаєте свого щоденного обсягу, скажімо, 6 годин, це означає, що ви повинні припинити додавати завдання.

Це просте обмеження змінює все. Ви більше не вдаєте, що можете виконати 12 годин роботи за 8-годинний день.

Уніфікований повсякденний перегляд об’єднує ваше фрагментоване робоче життя. Завдання з різних інструментів проекту, електронні листи з Gmail, зустрічі з вашого календаря — усе в одному місці.

Для людей з СДВГ, Sunsama здається особливо корисним.

Джулія Джонс, користувач Sunsama, написав:

«Я дуже задоволений тим, як Sunsama допомагає мені зменшити болі, які я відчуваю під час виконання виконавчих функцій на роботі».

На особливу згадку заслуговує функція розподілу часу. Замість того, щоб просто перераховувати завдання, ви плануєте їх у певні часові блоки у своєму календарі.

Ви також можете класифікувати роботу за каналами та контекстами.

Особливості Sunsama

• Керований щоденний ритуал планування, який допомагає вибрати те, що має значення
• Оцінка часу для кожного завдання, щоб зробити ваше навантаження прозорим
• Щоденні обмеження ємності, які запобігають надмірним зобов’язанням
• Уніфіковане подання, що витягує завдання з Trello, Asana, ClickUp та інших інструментів
• Календар синхронізується в Google, Outlook і iCloud
• Режим фокусування для глибокої роботи над одним завданням за раз
• Щоденний ритуал відключення та щотижневі огляди для відображення прогресу
• Аналітика для відстеження того, як ви проводите свій час

Sunsama Price

2. Управління роботою Monday.com

Monday.com — це платформа керування роботою, яка структурує ваші завдання у візуальні дошки, де пріоритезація відбувається природним шляхом за допомогою настроюваних робочих процесів.

Більшість пріоритетів не вдається, оскільки ви не можете побачити все, що має значення, в одному місці. Зрештою ви працюєте над тим, що кричить найгучніше, а не над тим, що створює реальну цінність.

Monday.com вирішує цю проблему, роблячи роботу видимою. Все живе в дошках, де ви можете миттєво фільтрувати за пріоритетом, терміном або будь-яким параметром, важливим для вашої команди.

Що відрізняє Monday.com від інших інструментів, які я використовував, так це те, як він обробляє залежності. Підключивши пов’язані завдання, ви зможете побачити, що саме блокує роботу з високим пріоритетом.

Це усуває звичну проблему: завершити щось термінове, а потім виявити, що ви все ще чекаєте на трьох інших людей.

Ви можете зменшити масштаб, щоб переглянути цілі проекти, портфоліо та цілі компанії.

Я виявив, що більшість команд зазвичай не мають систематичного способу вирішити, що заслуговує на увагу в першу чергу.

Настроювані поля пріоритетів і кольорове кодування Monday.com створюють таку систему, не вимагаючи від кожного стати експертом продуктивності.

Їхні можливості штучного інтелекту допомагають визначити пріоритети. Він визначає потенційні ризики в проектах і висвітлює їх до того, як вони зіпсують важливу роботу.

Особливості Monday.com

• Управління проектами, портфоліо та процесами на одній платформі
• Інформаційні панелі в реальному часі, які візуалізують хід роботи
• Управління ресурсами для оптимізації робочого навантаження команди
• Відстеження цілей і OKR для узгодження щоденної роботи зі стратегією
• Можливості AI, які визначають ризики та оптимізують робочі процеси
• Великі можливості налаштування для складних потреб бізнесу
• Інтеграція з сотнями інших інструментів через їхній торговий майданчик

Ціна Monday.com

3. поняття

Notion — це підключений робочий простір, який об’єднує нотатки, документи та керування проектами в єдину систему.

Спочатку я скептично поставився до обіцянки «все в одному». Зазвичай інструменти, які роблять все, нічого не роблять добре. Але гнучкість Notion створює щось справді інше.

Завдяки системі баз даних Notion працює для визначення пріоритетів. Ви можете трансформувати ту саму інформацію між таблицями, дошками канбан, календарями та часовими шкалами.

Хочете побачити терміни в послідовності?

Перегляд календаря.

Потрібно візуалізувати навантаження?

Перегляд дошки з правонаступниками.

У кожного свій спосіб розстановки пріоритетів.

Можливості ШІ роблять визначення пріоритетів ще ефективнішим. Ви можете генерувати підсумки проектних документів, вилучати завдання з нотаток наради та навіть аналізувати PDF-файли для пошуку відповідної інформації.

Тим не менш, Notion не ідеальний для термінового керування завданнями в поточний момент.

Ідея перевершує, коли ваші пріоритети потребують контексту, щоб мати значення. Коли «чому» стоїть за завданням, воно має таке ж значення, як і саме завдання.

Для людей із СДУГ Notion працює як «другий мозок» — фіксуючи все, тож ваш справжній мозок може зосередитися на виконанні, а не на запам’ятовуванні.

Особливості поняття

• Гнучкі бази даних, які перетворюються між таблицями, дошками, календарями та часовими шкалами
• Підключені сторінки, де завдання посилаються безпосередньо на відповідну документацію
• Можливості штучного інтелекту для узагальнення вмісту та вилучення елементів дії
• Шаблони для різних систем пріоритезації
• Настроювані поля та властивості відповідно до ваших критеріїв пріоритетності
• Управління часом за допомогою інтеграції Notion Calendar

Ціна поняття

4. Натисніть

ClickUp — це єдиний робочий простір, який об’єднує завдання, документи, цілі та чат на одній платформі.

15+ переглядів — це вбивча функція ClickUp для встановлення пріоритетів. Одну і ту саму роботу можна миттєво трансформувати між переглядами списку, дошки, календаря, Ганта та шкали часу.

Деякі дні вам потрібен перегляд календаря, щоб побачити те, що є терміновим. В інші дні вам потрібна дошка для сортування за впливом. ClickUp дозволяє змінювати перспективи без повторного створення даних.

Я знайшов їхню систему ієрархії корисною.

Ви можете організовувати роботу від просторів високого рівня до детальних підзавдань і контрольних списків, створюючи природну структуру пріоритетів.

Перегляд робочого навантаження заслуговує окремої згадки для визначення пріоритетів. Він показує, хто перерозподілився, запобігаючи поширеній помилці призначення високопріоритетної роботи людям, які вже мають максимальні витрати.

Можливості автоматизації ClickUp також допомагають застосовувати правила визначення пріоритетів. Ви можете автоматично позначати завдання, коли наближаються крайні терміни, або підвищувати рівні пріоритету, коли виконуються певні умови.

Їх функція ШІ (ClickUp Brain) є новішою, але перспективною для визначення пріоритетів. Він може здійснювати пошук у підключених програмах і пропонувати, що може потребувати уваги.

Тим не менш, ClickUp спочатку може здатися приголомшливим. Є так багато функцій, що пошук тих, які важливі для вашої системи пріоритетів, потребує часу.

Функції ClickUp

• 15+ переглядів, включаючи список, дошку, Гантт, календар і робоче навантаження
• Настроювані робочі процеси з 35+ ClickApps і 50+ автоматизацією
• Облік часу з оцінкою та звітністю
• Пошук і допомога на основі ШІ через ClickUp Brain
• Цілі та віхи для відстеження стратегічних пріоритетів
• Ієрархічна організація від просторів до підзадач
• Співпраця в реальному часі за допомогою коментарів, чату та дошок
• Інформаційні панелі для візуалізації прогресу команди та вузьких місць

Ціна ClickUp

5. Todoist

Todoist — це менеджер завдань, який усуває складність, щоб допомогти вам охопити й упорядкувати те, що має значення.

Я спробував десятки програм для завдань, і жодна не зрівнялася з тим, наскільки швидко ви можете викинути щось із голови за допомогою введення природною мовою Todoist.

Введіть «Завершити звіт завтра о 3:1 pXNUMX», і він точно зрозуміє, що ви маєте на увазі — створення високопріоритетного завдання з правильним терміном і часом.

Я переконаний, що коли пріоритизація здається невимушеною, ви справді це робите. Коли для цього потрібно шість клацань у вкладених меню, ви цього не зробите.

Todoist обробляє пріоритети просто. Чотири рівні (P1-P4) з різними кольорами. Ніяких складних матриць чи систем підрахунку балів.

Ви можете фільтрувати за цими пріоритетами в будь-якому контексті — сьогоднішні завдання, конкретний проект або все, що потрібно виконати цього тижня.

Вид дошки заслуговує окремої згадки для візуального визначення пріоритетів. Це створює миттєву ясність щодо того, що відбувається, що буде далі та що заблоковано — подібно до Monday.com, але з меншими витратами.

Один Шанувальник Todoist на Reddit сформулюй це красиво:

«Todoist — справді секрет мого успіху. Додати завдання настільки швидко й легко, що я навіть не використовую папку «Вхідні».

Це те, що стосується хороших інструментів пріоритезації — вони вам заважають.

Особливості Todoist

• Введення природною мовою, яка розпізнає дати, пріоритети та проекти
• Чотирирівнева система пріоритетів (від P1 до P4) для чіткого ранжування завдань
• Фільтри, які поєднують параметри для настроюваних переглядів пріоритету
• Макети дошки, списку та календаря відповідно до вашого стилю визначення пріоритетів
• Кросплатформна синхронізація між 10+ програмами та пристроями
• Швидке додавання, яке працює будь-де за допомогою комбінацій клавіш
• Підзавдання для розбиття складних пріоритетів на керовані кроки

Ціна Todoist

6. Метод MoSCoW

Метод MoSCoW — це структура визначення пріоритетів, яка сортує завдання за чотирма категоріями:

1. Повинен мати
2. Повинні мати
3. Міг би
4. і не матиме.

На відміну від цифрових інструментів, які ми обговорювали, MoSCoW є ментальною моделлю для прийняття рішень про найважливіше.

Я виявив, що це найкраще працює, коли у вас є фіксований термін і більше завдань, ніж часу. Цей метод примушує до розмови, якої уникає більшість команд: що насправді зламається, якщо ми цього не зробимо?

«Обов’язкові речі» створюють ваш мінімально життєздатний продукт — абсолютну основу успіху. Це перетинає тенденцію до того, що все здається однаково важливим.

Ви бачите цю проблему в таких інструментах, як Todoist або Monday.com — люди позначають більшість завдань як «високопріоритетні», поки це позначення нічого не означає.

MoSCoW вирішує це, обмежуючи ваші обов’язкові речі. Якщо все критично, то нічого.

Треба було та Міг би створювати природне відставання, коли дозволяє час. The Won't have (цього разу) визнає реальність — деякі хороші ідеї просто не потраплять до списку.

MoSCoW відрізняє від інших підходів визначення пріоритетів те, наскільки він доступний для зацікавлених сторін, які не мають технічних знань. Немає складної системи підрахунку балів чи матриць.

Один менеджер по продукту сформулюй добре:

«Я пробував багато різних систем визначення пріоритетів, але MoSCoW і Value x Effort — це ті, до яких я завжди повертаюся. Простота дозволяє кожному легко залучитися».

Тим не менш, MoSCoW має обмеження. Це не допоможе вам вибрати між конкуруючими «обов’язковими». Зацікавлені сторони часто намагаються класифікувати 80% функцій як «обов’язкові», роблячи всю роботу марною.

Ви можете реалізувати MoSCoW у будь-якому з інструментів, які ми вже розглянули. Створіть спеціальне поле в Monday.com, налаштуйте властивість у Notion або використовуйте теги в Todoist.

Особливості MoSCoW

• Проста система з чотирьох категорій, яку легко пояснити
• Добре працює з розмежованими проектами та фіксованими термінами
• Може бути реалізовано в будь-якому інструменті (або на папері)
• Створює природні мінімально життєздатні межі продукту
• Доступно для нетехнічних зацікавлених сторін
• Спонукає до розмови про справжні пріоритети

7. Smartsheet

Smartsheet — це платформа керування роботою, яка адаптується до різних масштабів і рівнів складності.

Smartsheet пропонує гнучкі перегляди. Ті самі дані перетворюються між режимами сітки, Ганта, карток, календаря та часової шкали одним клацанням миші.

Я помітив, що пріоритети порушуються, коли ви не бачите, як ресурси відповідають завданням. Функція відстеження робочого навантаження Smartsheet вирішує це безпосередньо.

Ви можете бачити, хто загальний розподіл і хто має потенціал, запобігаючи поширеній помилці призначення високопріоритетної роботи людям, які вже мають максимальний рівень — подібно до перегляду робочого навантаження в ClickUp, але з більш надійними звітами.

Варто вивчити можливості автоматизації.

Ви можете створювати робочі процеси, які регулюють пріоритети на основі змінних умов, направляють схвалення потрібним людям або позначають результати, які знаходяться під загрозою, перш ніж вони стануть проблемами.

Що відрізняє Smartsheet від таких інструментів, як Monday.com, так це його адаптивність до великомасштабних операцій.

Ви можете почати з простого відстеження проекту та масштабувати його до складного управління портфелем без зміни платформи.

Функції Smartsheet

• Кілька режимів перегляду (сітка, Гантт, картка, календар, часова шкала) для різних точок зору пріоритетів
• Інформаційні панелі для візуалізації пріоритетів і прогресу проектів
• Відстеження робочого навантаження для узгодження пріоритетів із потенціалом команди
• Автоматизація для дотримання правил пріоритезації та позначення ризиків
• Управління ресурсами для узгодження пріоритетів із наявними ресурсами
• Можливості штучного інтелекту для створення формул і ідей
• Надійна співпраця з контрольованим обміном і оновленнями в реальному часі

Ціна Smartsheet

8. Матриця пріоритизації Agile

Матриця пріоритезації Agile — це візуальна структура прийняття рішень, яка розміщує завдання в сітці на основі їх впливу та необхідних зусиль.

Більшість пріоритетів не вдається, тому що це надто суб’єктивно. Кожен вважає свій проект найважливішим.

Матриця вирішує це, змушуючи вас оцінювати завдання за двома конкретними вимірами. На одній осі ви вимірюєте вплив або цінність. З іншого боку, ви вимірюєте зусилля чи складність.

Це створює чотири квадранти, які одразу пояснюють, над чим вам слід працювати:

1. Швидкі перемоги: Сильний удар, низькі зусилля. Зробіть це спочатку.
2. Основні проекти: Сильний удар, великі зусилля. Плануйте це ретельно.
3. Заповнення: Низький вплив, низькі зусилля. Робіть це, коли у вас є простої.
4. Невдячні завдання: Низький удар, великі зусилля. Уникайте цього або знайдіть кращий підхід.

На відміну від методу MoSCoW, який ми розглядали раніше, який розподіляє завдання за категоріями, але не допомагає їх порівнювати, Матриця дає змогу побачити весь ландшафт роботи одночасно.

Я знайшов це особливо корисним під час керування командами. Кожен бачить, чому певні завдання мають пріоритет. Це не тому, що я так сказав. Це тому, що Матриця робить це очевидним.

Матриця також відкриває незручну правду про роботу: багато завдань, які забирають наш час, належать до квадранту «Невдячних завдань». Вони вимагають величезних зусиль, але приносять мінімальну цінність.

Коли ви розміщуєте свої завдання на Матриці, ці проміжки часу стає неможливо ігнорувати.

Функції гнучкої матриці пріоритетів

• Візуальна структура для оцінювання завдань на основі впливу та зусиль
• Змушує явні компроміси між конкуруючими пріоритетами
• Добре працює з існуючими інструментами управління проектами
• Створює ясність і злагодженість між командами
• Зводить до мінімуму суб'єктивне прийняття рішень
• Можна адаптувати до різних організаційних умов
• Визначає швидкі виграші для негайних дій

9. Any.do

Any.do — це платформа для керування завданнями, яка поєднує в собі списки справ, календарі та інструменти планування.

Завдяки функції планування «Мій день» Any.do працює над пріоритетами. Щоранку він дає вам чистий аркуш із розумними пропозиціями щодо того, що заслуговує вашої уваги.

Підхід до встановлення пріоритетів дуже простий: кольорові теги. Жодних складних систем підрахунку балів чи матриць пріоритетів, як ми бачили з Agile Prioritization Matrix.

Any.do блищить своїм міжконтекстним пріоритетом.

Перегляд дошки дає змогу візуалізувати робочі пріоритети, а спільний список продуктів допомагає керувати домашніми пріоритетами — все в одній системі.

Ця крос-контекстна функціональність робить його унікальним для віддалених працівників, власників малого бізнесу та батьків — людей, чиї робочі та особисті пріоритети постійно збігаються.

Сара Патель, студент-медик і користувач Any.do, добре описує це:

«Повторювані нагадування та сповіщення на основі місцезнаходження Any.do ідеально підходять для мого напруженого життя, оскільки я часто надто втомлений, щоб пам’ятати важливі справи. Отримувати нагадування саме тоді, коли я знаходжусь у потрібному місці, щоб їх виконати, — це змінює правила гри. Це як особистий помічник».

Особливості Any.do

• Мій планувальник днів із розумними пропозиціями завдань і щоденним скиданням
• Кольорове тегування для візуального визначення пріоритетів
• Кілька переглядів (список, дошка, календар) для різних контекстів пріоритетності
• Нагадування на основі місцезнаходження для активації пріоритетів за контекстом
• Інтеграція WhatsApp для визначення пріоритетів у дорозі
• Спільні дошки для встановлення пріоритетів у сім’ї та команді
• Шаблони для стандартизації повторюваних потреб пріоритетів
• Відстеження часу щоб визначити, куди йдуть пріоритети

Any.do Ціна

10. Дивовижний Марвін

Amazing Marvin — це персональна система підвищення продуктивності, яка поєднує в одному інструменті керування завданнями, відстеження часу, планування проектів і формування звичок.

Його модульна конструкція дозволяє створювати власний робочий процес. Ви активуєте лише ті функції, які вам потрібні, і ігноруєте решту.

Я помітив, що визначення пріоритетів не вдається, коли ваші інструменти занадто жорсткі. Коли метод не відповідає тому, що ви думаєте, ви відмовляєтеся від нього.

Система «Стратегії» Марвіна є рішенням.

Потрібна матриця Ейзенхауера? Активуйте цей модуль.

Хочеш блокування часу? Увімкніть його.

Потрібна техніка Pomodoro? Він там, коли ви цього хочете.

Налаштування глибше, ніж інші інструменти, які ми бачили. Ви можете створювати власну бічну панель, створювати власні мітки, створювати розумні списки зі складними фільтрами та налаштовувати залежності між завданнями.

«Майстер прокрастинації» допоможе вам визначити, чому ви уникаєте виконання завдання, і пропонує конкретні прийоми подолання опору.

Для людей із СДУГ або виконавчою дисфункцією цей підхід є трансформуючим. Як сказав один користувач:

«Дивовижний Марвін спрацював для мене набагато краще, ніж Notion з точки зору організації».

Функція планування дня є феноменальною для встановлення пріоритетів. Кожен день отримує власний робочий простір, де ви можете планувати саме те, що має значення, візуалізувати свої часові блоки та відстежувати прогрес у досягненні щоденних цілей.

Дивовижні особливості Марвіна

• Принципи поведінкової психології подолання прокрастинації
• Модульна система «Стратегії» для екстремальних налаштувань
• Кілька методів пріоритезації (матриця Ейзенхауера, блокування часу тощо)
• Вбудовані таймери (Pomodoro, Sandlock) з відстеженням сесії
• Залежності завдань, щоб розставити пріоритети
• «Режим суперфокусу» для глибокої роботи над одним завданням
• Відстеження часу для визначення пріоритетів
• Відстеження звички будувати продуктивні процедури

Дивовижний Марвін Прайс

11. ProofHub

ProofHub — це платформа для управління проектами та командної співпраці, яка централізує всі ваші проекти, команди та комунікації в одному місці.

Що мене вразило в ProofHub, так це те, як він підходить до визначення пріоритетів за допомогою візуалізації.

Як і Monday.com, він пропонує кілька способів перегляду вашої роботи — перегляд таблиці, дошки, діаграми Ганта та календарі.

Але це додає щось важливе: звіти про робоче навантаження.

Перегляд робочого навантаження ProofHub показує вам, хто саме має потенціал, перш ніж ви призначите це критичне завдання.

Команда управління завданнями система містить мітки для встановлення пріоритетів — подібно до підходу Todoist, але більш наочне. Ви можете класифікувати роботу за терміновістю, впливом або будь-якою системою, яка має сенс для вашої команди.

Залежності — ще одна відмінна функція.

Ви можете явно пов’язувати завдання, які залежать одне від одного, запобігаючи поширеній помилці визначення пріоритетів, починаючи роботу з високим пріоритетом, яка заблокована чимось іншим.

Це надійніше, ніж те, що ми бачили в Any.do, але не настільки складно, як функції залежностей ClickUp.

Один менеджер проекту описали свій досвід:

«Ми зіткнулися з труднощами в управлінні проектами — завдання розподілялися неправильно, проблеми вирішувалися нешвидко, ефективність була знижена. Перехід на ProofHub зробив усе більш гладким і структурованим. Спілкування покращилося, і проекти тепер завершуються вчасно».

Ця остання частина — закінчення вчасно — є найвищим показником правильного визначення пріоритетів.

Функції ProofHub

• Кілька переглядів (Таблиця, Дошки, Ганта, Календар) для різних контекстів пріоритетності
• Керування завданнями за допомогою міток, залежностей і виконавців
• Звіти про робоче навантаження, щоб збалансувати пріоритети між можливостями команди
• Настроювані ролі для контролю доступу на основі пріоритетів
• Інструменти перевірки для прискорення циклів перевірки
• Відстеження часу для визначення пріоритетів
• Мобільні програми для iOS та Android

Ціна ProofHub

12. Техніка визначення пріоритетів 1-3-9

Техніка визначення пріоритетів 1-3-9 — це система керування завданнями, яка організовує ваш день рівно за тринадцятьма пунктами:

• одне критичне завдання
• три важливі завдання
• і дев'ять менших завдань.

Метод 1-3-9 вирішує це за допомогою математичних обмежень. У вас може бути тільки одне найважливіше. Не три, не п'ять. Один.

Я вважаю це обмеження дивним звільненням. Коли ви знаєте, що можете вибрати лише одне критичне завдання, ви перестаєте вдавати, що все однаково важливо.

Це працює, тому що відображає те, як відбувається продуктивність. Ви щодня докладаєте максимум зусиль для виконання однієї критично важливої ​​справи, цілком можете впоратися з трьома другорядними завданнями та можете відмовитися від кількох менших завдань, якщо дозволяє час.

На відміну від гнучкої матриці пріоритетів, яку я обговорював раніше, тут немає оцінки зусиль. Метод 1-3-9 дбає лише про важливість, а не про складність.

Краса в тому, як легко ця техніка інтегрується з іншими інструментами. Ви можете реалізувати це в Todoist, використовуючи позначки пріоритету, у Notion, використовуючи просту базу даних, або навіть на нотатці Post-it.

Я експериментував із використанням цього поряд із підходом Sunsama timeboxing. Спочатку визначте мої пріоритети 1-3-9, а потім оцініть, скільки часу займе кожен. Поєднання потужне.

1-3-9 Особливості техніки визначення пріоритетів

• Щоденна структура рівно 13 завдань, розділених на три рівні важливості
• Ідентифікація єдиного критичного завдання забезпечує справжнє визначення пріоритетів
• Три важливі завдання забезпечують другорядний фокус, коли основне завдання виконано
• Дев’ять невеликих завдань створюють незавершені завдання, які «приємно мати», не перевантажуючи вас
• Адаптується до будь-якого існуючого інструменту (Todoist, Notion, ClickUp тощо)
• Функція щоденного скидання запобігає автоматичному перетворенню вчорашніх пріоритетів на сьогоднішні

13. За годинниковою стрілкою

Clockwise — це календарний помічник на основі штучного інтелекту, який оптимізує ваш розклад для створення блоків безперервного часу.

Для початку Clockwise автоматично переміщує ваші гнучкі зустрічі. Ви вказуєте йому, які зустрічі можна зміщувати, і він змінює їх порядок, щоб створити те, що вони називають «Час концентрації» — блоки по 2+ години без перерв.

Я вважаю, що їхній підхід надзвичайно ефективний, оскільки він не вимагає від усіх прийняти нову релігію продуктивності. Ви просто позначаєте, які зустрічі є гнучкими, а ШІ впорається з іншим.

Окремої згадки заслуговує функція «гнучкого утримання».

Ви можете запланувати такі завдання, як «написати допис у блозі» або такі процедури, як «обід», як гнучкі події, і «За годинниковою стрілкою» автоматично переміщатиме їх у міру розвитку вашого календаря.

Це схоже на блокування часу Дивовижного Марвіна, але з важливою відмінністю: годинникова стрілка активно переставляє ваші блоки, коли надходять нові зустрічі.

Clockwise глибоко розуміє динаміку вашої команди.

Він знає, що мій 1:1 з Чару потребує 30 хвилин, але це не обов’язково має бути у вівторок о 2:11. Його можна перенести на середу об XNUMX ранку, якщо це дозволить нам обом краще зосередитися.

Особливості руху за годинниковою стрілкою

• Гнучкі утримання для завдань і процедур, які коригуються відповідно до змін вашого розкладу
• Інтелектуальний календар для всієї команди, який поважає вподобання кожного
• Розумні перерви для зустрічей, щоб запобігти втомі під час зустрічей
• Посилання для планування для спрощеної координації зовнішніх зустрічей
• Слабка інтеграція для планування та оновлення статусу
• Захист у день відсутності зустрічей, щоб створити час для зосередження всієї компанії
• Командна аналітика для відстеження часу концентрації та часу зустрічі

Ціна за годинниковою стрілкою

14. Аерофокус

Airfocus — це платформа для керування продуктами, побудована на пріоритетах і плануванні.

Диференціація Airfocus полягає в тому, як він поєднує стратегію з виконанням.

Ваші OKR пов’язані безпосередньо з вашою дорожньою картою, яка посилається на ваші незавершені елементи. Ви можете простежити історію окремого користувача аж до цілі компанії.

Я думаю, що функція Priority Poker викличе ваш інтерес до Airfocus.

Це схоже на спільне прийняття рішень, яке ми бачили на Monday.com, але більш структуроване. Члени команди самостійно оцінювати предмети, а потім порівнювати їхні оцінки з поверхневими розбіжностями, перш ніж вони стануть проблемами.

Я вважаю, що система оцінки є важливою для об’єктивного визначення пріоритетів.

Airfocus дає змогу створювати користувацькі структури, які відповідають вашим конкретним критеріям оцінки, чи то зусилля чи вплив, як-от Agile Matrix, чи щось складніше.

Функції Airfocus

• Індивідуальні рамки оцінки для встановлення пріоритетів цілей
• Priority Poker для спільного прийняття рішень
• Управління портфелем для перегляду пріоритетів між командами
• OKR, які підключаються безпосередньо до елементів дорожньої карти
• Кілька переглядів (дошка, шкала часу, Ганта, діаграма)
• Планування потенціалу для узгодження пріоритетів із ресурсами
• Інтеграція з Jira, Trello, Asana тощо

Ціна Airfocus

15. TimeHero

TimeHero — це платформа керування роботою на базі ШІ, яка автоматично планує, коли ви працюватимете над завданнями, залежно від вашої фактичної доступності.

TimeHero вирішує питання «коли я справді це зроблю?» проблема.

Він перевіряє ваш календар, розглядає ваші завдання та створює реалістичний щоденний план, який автоматично адаптується, коли щось змінюється.

Якщо хтось пропускає зустріч у вашому календарі, TimeHero перепланує ваші завдання, не поворухнувши пальцем.

Мені це дуже подобається, тому що це змушує вас зіткнутися з реальністю. Ви не можете вдавати, що ви отримаєте дванадцять годин роботи протягом восьмигодинного робочого дня, коли система активно планує ці години.

TimeHero розрізняє «терміни виконання» та «терміни виконання» – концепцію, яку я хотів би, щоб більше інструментів використовували. Він не просто повідомляє вам, коли щось потрібно виконати; він говорить вам конкретно, коли ви будете над цим працювати.

Розумне виконання повторюваних завдань.

Повторювані завдання TimeHero є адаптивними. Завдання, яке повторюється «раз на тиждень», знаходитиме оптимальний час кожного тижня на основі вашого мінливого розкладу.

Особливості TimeHero

• Автоматичне планування завдань на основі доступності календаря
• Виявлення ризиків для завдань, які можуть пропустити терміни
• Розумні повторювані завдання, які адаптуються до вашого розкладу
• Відстеження часу з підтримкою багатозадачності
• Шаблони робочих процесів із залежностями
• Візуалізація робочого навантаження та потенціалу команди
• Інтеграція з Google, Microsoft і понад 1000 програм через Zapier

Ціна TimeHero

Пріоритезація – це приховане прийняття рішень

Інструменти, які я описав, насправді не стосуються організації завдань. Вони змушують приймати рішення.

Більшість порад щодо підвищення продуктивності є невдалими, оскільки передбачається, що ви вже знаєте, що важливо.

Але ви цього не робите.

Не зовсім.

Ваш мозок ідеально створений, щоб змусити вас працювати над неправильними речами.

Те, що ці інструменти роблять — у всякому разі хороші — створюють архітектури рішень, які ускладнюють брехати самому собі.