15 інструментів керування завданнями, які допоможуть вам зосередитися та бути ефективними

Незалежно від того, чи є у вас велика команда чи окремий підприємець, усі ми отримуємо переваги від інструментів керування завданнями.

З ними ми можемо швидко спланувати наші наступні кроки, що дає нам ясність щодо того, що нам потрібно робити далі.

Однак із такою кількістю програм знайти найкращу для ваших потреб може бути складно.

Тож із цим списком я покажу вам п’ятнадцять найкращих програм для керування завданнями.

1. Проекти Zoho

Починаючи з того, у нас є проекти Zoho. Це є управління проектом інструмент, який має стати найкращим рішенням для управління проектами для будь-якого бізнесу. І він добре виконує свою роботу завдяки багатьом перевагам.

Zoho Projects надав вам кілька способів спілкування з вашою командою. Це включає канал проекту, чат, форуми тощо. Це допомагає вашій команді спілкуватися найефективніше.

Однак на цьому переваги не закінчуються!

Проекти Zoho також мають вбудовані інструменти відстеження часу. За допомогою нього ви можете відстежувати, як ви та інші члени вашої команди витрачаєте свій час, даючи вам безцінне уявлення про підвищення продуктивності вашої команди.

Він також має кілька чудових інструментів налаштування. З ними ви можете налаштувати, що може робити кожен член команди. Наприклад, ви можете заборонити комусь додавати щось до табелю.

Основні риси:

• Розбийте свої проекти на більш нескладні етапи за допомогою віх, списків завдань, завдань і підзавдань
• Налаштуйте щоденні нагадування, щоб не пропустити жодного терміну.
• Створення автоматизації за допомогою функції Zoho Projects Blueprint

Плюси:

• Кілька способів спілкування
• Інструменти відстеження часу
• Інструменти конфігурації

Мінуси:

• Жодних готових шаблонів

2. Акіфлоу

Akiflow — це інструмент, який допоможе вам прискорити основи продуктивності, запобігаючи помилкам і зберігаючи ваш розум ясним і зосередженим. Це централізує ваші завдання в одному місці та дозволяє вам легко ділитися своєю доступністю.

Крім того, він має такі функції, як блокування часу та часові пояси, щоб ви завжди були організованими.

Akiflow інтегрується з усіма вашими улюбленими програмами, що робить його ідеальним інструментом продуктивності. Тож спробуйте Akiflow сьогодні та підвищте свою продуктивність у десять разів!

Це також дозволяє вам створювати повторювані завдання, тож ви можете бути в курсі своєї роботи та ніколи більше не забувати жодного завдання.

Крім того, їх система пріоритетного управління гарантує, що ви завжди в першу чергу працюєте над найважливішими завданнями.

Інтегрувавши Akiflow зі своїм календарем Google, ви можете різко підвищити свою продуктивність за допомогою цілеспрямованого блокування часу. Нарешті, їхні розумні сповіщення дають вам інформацію, не заважаючи роботі, тож ви можете зосередитися на своїй роботі.

У Akiflow немає безкоштовного плану, але вони пропонують 7-денну безкоштовну пробну версію свого плану Premium, яка коштує 15 доларів США на місяць.

Основні риси

• Централізовані завдання в одному місці
• Легко діліться доступністю
• Блокування часу та часові пояси
• Повторювані завдання
• Система пріоритетного управління

Плюси

• Може допомогти підвищити вашу продуктивність
• Пропонує огляд усіх ваших завдань в одному місці
• Швидкий і простий у використанні

мінуси

• Може знадобитися деякий час, щоб звикнути до інтерфейсу

3. Ранок

Morgen — це настільна програма для Windows і Mac, орієнтована на конфіденційність, яка допомагає вам краще керувати своїм часом за допомогою календаря. Це дозволяє вам керувати подіями та діяльністю календаря, а також деякими основними завданнями.

Ваш список завдань завжди знаходиться ліворуч, його легко перетягувати в календар, економлячи дорогоцінний час.

Хочете поділитися своєю доступністю з іншими?

Швидко переглядайте майбутні події за допомогою віртуальних кімнат для нарад, які заповнюються безпосередньо із запрошення в календарі, і все це, маючи можливість використовувати широкий спектр календарів (наприклад, Календар Google).

Ви можете ще більше додати певної родзинки, позначаючи події кольоровим кодуванням у категоріях, які для вас найбільш важливі. Morgen дозволяє легко бачити, що наближається, планувати наперед і ніколи не пропустити жодного моменту.

Основні риси

• Зосереджено на конфіденційності
• Керування календарем
• Список завдань
• Розширений планувальник зустрічей
• Позначення подій
• Кольорове кодування подій

Що мені подобається

• Настільний додаток Morgen.so дуже зручний і добре організований. Мені подобається, що він зосереджений на конфіденційності, і я ціную функції керування календарем і списком завдань.
• Розширений планувальник зустрічей також дуже корисний, і мені подобається, що Morgen дозволяє легко позначати події тегами та кольоровим кодуванням.

Що мені не подобається

• Я не можу згадати нічого, що мені не подобається в Моргені!

4. поняття

Notion — ще один чудовий додаток для керування завданнями. Це допоможе вам вирішити будь-яку проблему, з якою ви можете зіткнутися. І це робиться чудово завдяки наступному.

Поняття можна використовувати для багатьох речей. Це не обмежується робити нотатки, керування проектами або створення списку справ. Натомість ви можете використовувати його майже для чого завгодно.

Наприклад, я використовую його для швидкого створення планів статей. Але деякі навіть використовують його для створення веб-сайту.

Єдине, що обмежує, це ваша фантазія.

Notion має чистий і приємний дизайн. На нього не тільки приємно дивитися, але й легко почати користуватися ним, навіть якщо це ваша перша програма для нотаток.

Але ще більше вражає їхній безкоштовний план. З його допомогою ви можете отримати доступ майже до кожної функції. І вам потрібно буде лише оновити його, якщо ви хочете співпрацювати з іншими.

Однак, незважаючи на те, що є чим насолоджуватися, є проблема з Notion – Крива навчання. Незважаючи на те, що почати використовувати його легко, вам знадобиться деякий час, перш ніж ви зможете використовувати його в повній мірі.

Я використовую його вже більше року, але тільки починаю вивчати його численні функції.

Отже, якщо ви впораєтесь із завданням, Notion може стати не просто фантастичним додатком для керування завданнями!

Основні риси:

• Використовуйте тисячі шаблонів і інтеграцій, щоб отримати потрібні робочі процеси.
• Швидко додайте спеціальну графіку на всі свої сторінки за допомогою Unsplash.
• Зберігайте дані різними способами: базами даних, дошками канбану, списками тощо.

Плюси:

• Щедрий безкоштовний план
• Нескінченні способи його використання
• Чистий інтерфейс

Мінуси:

• Крива навчання

• Немає PDF або інструментів розмітки зображень

5. Рух

Motion — це надзвичайно крутий інструмент керування завданнями на основі штучного інтелекту, який спрощує ваше життя, автоматизуючи масу рутинних завдань із планування та пріоритезації.

У Motion є «Алгоритм щастя», який аналізує всі ваші завдання, проекти, терміни виконання та пріоритети, а потім автоматично створює для вас оптимізований щоденний розклад.

Штучний інтелект Motion визначить ідеальний порядок для виконання вашої роботи з максимальною ефективністю.

Motion постійно адаптується до змін і нових вхідних даних, тож ваш розклад залишається в актуальному стані, навіть не поворухнувши пальцем.

Незалежно від того, чи додаєте ви нові завдання, змінюєте пріоритети чи настає крайній термін виконання, AI Motion переналаштує пріоритети та змінить ваш графік відповідно.

А якщо ви працюєте в команді, Motion стає ще потужнішим.

Він може керувати цілими проектами з кількома завданнями та етапами, створюючи конкретні графіки для кожного члена команди, надаючи кожному бачення навантажень і пріоритетів один одного.

Основні риси:

• Планування та пріоритезація завдань на основі ШІ
• Автоматичне перепланування на основі змін
• Управління командним проектом із видимістю
• Інтеграція календаря та автоматичне бронювання зустрічей

Плюси:

• Економить час завдяки автоматизованому плануванню
• Підвищує продуктивність завдяки пріоритетності важливих завдань
• Уніфікований перегляд усіх проектів і завдань
• Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс і безперебійна синхронізація календаря

Мінуси:

• Командні функції не такі просунуті, як ClickUp, наприклад

6. Натисніть

Далі у нас ClickUp. Це програмне забезпечення для підвищення продуктивності, яке виглядає як комплексне рішення для вашої команди. І робить це добре завдяки наступним перевагам.

Натисніть має безліч функцій. У ClickUp є інструменти для керування проектами та завданнями, встановлення цілей тощо. Ви навіть можете створювати документи та дошки!

ClickUp також пропонує різні варіанти автоматизації. Таким чином, ви можете зменшити навантаження на себе та на плечі вашої команди, дозволяючи працювати над критичнішими завданнями.

І чи згадували ми, що ClickUp постачається з безкоштовним планом?

Це означає, що ви та ваша команда можете почати використовувати та знайомитися з собою, перш ніж вам доведеться заплатити за це ані долара. Це робить його чудовим для малого бізнесу!

Основні риси:

• Універсальний додаток для продуктивності: проекти, чат, цілі, документи, дошки тощо.
• Створіть автоматизацію, щоб заощадити час.
• Імпортуйте свої дані з різних інструментів продуктивності одним клацанням миші.

Плюси:

• Багатофункціональний
• Чудовий мобільний додаток
• Доступний безкоштовний план

Мінуси:

• Крута крива навчання

7. Monday.com

Цей список був би неповним, якби ми не згадали Monday.com. Як і Zoho, це популярна програма для керування завданнями для команд, і з певних причин.

Ось кілька з них:

Monday.com був надзвичайно добре розроблений. Інтерфейс має чистий дизайн, і все знаходиться там, де ви очікуєте. Це дозволяє будь-кому легко взяти його в руки та негайно почати використовувати.

Він також має великий список інтеграцій. Це включає ваші улюблені інструменти, такі як Dropbox, Mailchimp, масштабування тощо. А за допомогою програмного забезпечення для автоматизації ви зможете зробити свою команду ще продуктивнішою.

Monday.com має кілька способів перегляду ваших проектів.

Наприклад, ви можете бачити свої проекти в діаграмах Ганта, у вигляді календаря та навіть на дошках Kanban. Це робить його чудовим, оскільки він допомагає вам бачити прогрес вашого проекту з різних точок зору, даючи вам більш повну картину.

Основні риси:

• Створюйте спеціальні інформаційні панелі, щоб миттєво побачити свій бізнес з висоти пташиного польоту.
• Використовуйте Monday.com Automations, щоб зробити свою команду більш ефективною та не потребувати коду.
• Доступні кілька режимів перегляду: діаграми Ганта, перегляди календаря, дошки Kanban тощо.

Плюси:

• Великий список інтеграцій
• Простота у використанні
• Кілька переглядів проекту

Мінуси:

• Обмежувальний план в'їзду

8. Командна робота

Далі у нас є TeamWork. Це програмне забезпечення для керування проектами та завданнями, яке призначене для керування роботою вашого клієнта. І він робить це досить добре завдяки наступним перевагам.

TeamWork легко використовувати. Інтерфейс користувача простий і простий для розуміння, що дозволяє будь-кому легко підібрати та використовувати його на свою користь.

Але те, що вирізняє це, це те, скільки варіантів налаштування він має. З ним легко починати свої проекти, оскільки ви можете заповнити якомога більше деталей і створити максимально конкретні завдання. Таким чином, усім членам вашої команди буде зрозуміло, що їм потрібно робити.

Доступна безкоштовна версія. Це означає, що ви можете почати використовувати це сьогодні, нічого не сплачуючи. Це робить його чудовим для невеликих стартапів з обмеженим бюджетом.

Основні риси:

• Спілкуйтеся зі своєю командою через миттєвий чат
• Кілька режимів перегляду проекту: таблиця, дошка Kanban, список завдань і діаграма Ганта.
• Створіть автоматизацію за допомогою вбудованих шаблонів автоматизації та тригерів.

Плюси:

• Простота у використанні
• Багато варіантів налаштування
• Доступний безкоштовний план

Мінуси:

• Немає PDF або інструментів розмітки зображень

9. MasterTask

Далі у нас є MeisterTask. Це ще один інструмент, який допомагає керувати завданнями. І він робить це дуже добре завдяки чудовому списку функцій.

MeisterTask корисний не лише для створення завдань. Натомість він також має додаткову функцію під назвою відстеження часу. З його допомогою ви можете отримати уявлення про те, скільки часу потрібно вам і вашій команді для виконання завдань, що полегшить вам планування на майбутнє.

Він також пропонує кілька варіантів автоматизації. Це чудово, оскільки з ним ви можете передати деякі свої завдання аутсорсингу, підвищуючи свою продуктивність.

І чи я згадував, що MeisterTask поставляється з безкоштовним планом?

Це означає, що ви зможете користуватися цим програмним забезпеченням стільки, скільки захочете ознайомитись, перш ніж вам доведеться за щось платити.

Основні риси:

• Створюйте як командні, так і приватні дошки
• Функція часової шкали дозволяє вам побачити, наскільки ви та ваша команда просунулися в проекті.
• Використовуйте автоматизацію MeisterTask, щоб заощадити час.

Плюси:

• Відстеження часу
• Параметри автоматизації
• Доступний безкоштовний план

Мінуси:

• Може виглядати захаращеним

10. Своєчасно

Це програмне забезпечення є дещо унікальним у цьому списку. Це тому, що основною функцією Timely є не керування вашими завданнями.

Натомість він спрямований на те, щоб допомогти вам відстежувати свій час і час вашої команди, щоб ви могли бути більш продуктивним.

Однак це не робить його поганим програмним забезпеченням для керування завданнями, далеко не так.

Що робить Timely таким чудовим, так це те, що ви можете легко створювати та планувати завдання. Це все завдяки простому у використанні інтерфейсу. Крім того, це дозволяє вам побачити, чи переповнені ваші члени команди чи ні, що допоможе вам уникнути вигорання.

Але це ще не все!

Timely поставляється з практичною інтеграцією календаря. Завдяки цьому ви можете швидко запланувати свій календар, не виходячи з Timely.

Він має чудову сторінку звітів. Ви можете візуально побачити, що робили члени вашої команди та скільки часу займає кожне завдання. Це допоможе вам краще планувати свої проекти в майбутньому.

Але є мінус, про який ви повинні знати. Хоча автоматичне відстеження часу під назвою «Пам’ять» є чудовою та цінною функцією, потрібен деякий час, щоб ознайомитися з нею, перш ніж ви зможете використовувати її повною мірою.

Основні риси:

• Відстежуйте свій час, щоб краще зрозуміти, скільки часу займають у вас деякі завдання.
• Легко плануйте свої завдання за допомогою додатка Timely Tasks.
• Своєчасно дає змогу побачити, чи немає у членів вашої команди переповненості, тож ви можете змінити плани, не ризикуючи вигорати.

Плюси:

• Простий у використанні інтерфейс
• Чудові звіти
• Інтеграція календаря

Мінуси:

• Функція пам'яті може збити з пантелику на початку.

11. Аеростат

Далі у нас є Airtable. Це бізнес-програмне забезпечення, яке має на меті прискорити вашу роботу, надаючи потужні програми, які об’єднують ваші дані, робочі процеси та команди. І робить це досить добре.

Airtable має зручний інтерфейс. Він має чистий дизайн, і все там, де ви цього очікували. Завдяки цьому будь-кому легко почати використовувати його та повністю використовувати його переваги.

І ви хочете це зробити, оскільки Airtable можна налаштовувати та багатофункціонально. Ви можете не тільки планувати свої проекти та керувати своїми завданнями, але й використовувати його як базу даних і створити деяку автоматизацію.

Airtable поставляється з безкоштовною версією. Таким чином ви зможете ознайомитись і побачити переваги в дії, перш ніж вам доведеться за щось платити,

Основні риси:

• Кілька режимів перегляду проекту: галерея, канбан тощо.
• Створіть автоматизацію, щоб прискорити свою роботу
• Об’єднайте свої дані з таких програм, як Hootsuite, Salesforce тощо.

Плюси:

• Дружній інтерфейс
• Широкі можливості налаштування та універсальність
• Доступна безкоштовна версія

Мінуси:

• Легка крива навчання

12. Планувальник Microsoft

Якщо вам подобається програмне забезпечення Microsoft, то вам сподобається це. Це тому, що Microsoft Planner є чудовим інструментом керування завданнями, і це з кількох причин.

Корпорація Майкрософт чудово попрацювала над його дизайном. Дошка канбану виглядає чудово та має багато функціональних можливостей, що дозволяє легко створювати нові завдання та бачити, наскільки просуваються ваші проекти та завдання.

Корпорація Майкрософт подбала про бездоганну інтеграцію з іншими програмами Microsoft. Наприклад, ви можете керувати всіма своїми завданнями в Microsoft Teams, підвищуючи свою продуктивність, оскільки вам не доведеться перемикатися між кількома програмами.

Він також додав красиву сторінку звітів. Ви можете швидко побачити, як працює ваша команда секторні та стовпчасті діаграми.

Однак у Microsoft Planner є одна проблема. Проблема полягає в тому, що для доступу до нього потрібно бути користувачем Microsoft 365. Хоча це саме по собі не може бути недоліком, це може коштувати дорого, якщо ви просто хочете використовувати його.

Якщо ви щодня користуєтеся інструментами Microsoft, варто спробувати Microsoft Planner.

Основні риси:

• Отримуйте звіти про продуктивність для себе та вашої команди за допомогою секторних і гістограм.
• Мобільний додаток дозволяє оновлювати завдання, де б ви не були.
• Інтеграція Microsoft Teams дозволяє керувати всіма своїми завданнями в ній.

Плюси:

• Простий у використанні
• Повна інтеграція з іншими програмами
• Звіти

Мінуси:

• Потрібен обліковий запис Microsoft 365 Business Premium

13. Завдання Google

Далі у нас є Google Tasks. Це проста, але потужна програма для керування завданнями. Це з кількох причин.

Google зробив його надзвичайно простим у використанні. Це завдяки їхньому простому, але інтуїтивно зрозумілому дизайну. Вони також інтегровані з Календарем Google і Gmail щоб максимально спростити додавання завдань.

Google Tasks на 100% безкоштовний. Це означає, що ви отримаєте доступ до всіх функцій, не заплативши ні копійки. Все, що вам потрібно, це обліковий запис Gmail, і все готово.

Однак є пара недоліків, про які вам слід знати. По-перше, у Google Tasks їх, на жаль, немає інструменти співпраці, що ускладнює роботу в команді. Крім того, програма є досить простою, що може бути не те, що деякі люди хочуть.

Однак Google Tasks — чудовий варіант, якщо вам потрібен особистий і простий список справ!

Основні риси:

• Синхронізуйте свої завдання з Календарем Google
• Фільтруйте свої завдання за допомогою тегів і кольорів
• Кілька переглядів: список і дошка Kanban

Плюси:

• 100% безкоштовно
• Простий інтерфейс
• Інтеграція Gmail

Мінуси:

• Немає інструментів для співпраці

14. Basecamp

Далі у нас є Basecamp. Це ще одне чудове програмне забезпечення для керування завданнями та проектами. Це завдяки багатьом перевагам, які він приносить на стіл.

Наприклад, на відміну від будь-якого іншого програмного забезпечення в цьому списку, Basecamp дозволяє вам налаштувати спосіб доступу ваших клієнтів до вашої інформаційної панелі. Це робить його чудовим, оскільки ви можете вільно робити те, що вам потрібно, без очей клієнта.

Basecamp поставляється з інтеграцією календаря. Це допоможе вам і вашій команді бути в курсі кінцевих термінів, які ви встановили в їхніх улюблених додаток календаря.

Він має функцію під назвою «Автоматичні реєстрації». З його допомогою ви можете автоматично надсилати запитання своїй команді про те, як усе йде, не дошкуляючи їм самим.

Однак є мінус, про який вам слід знати. Чого у Basecamp немає, але він потрібен, так це способу визначення пріоритетів завдань.

Основні риси:

• Дошка оголошень дозволяє публікувати оголошення, ідеї для презентацій, оновлення прогресу тощо.
• Встановіть важливі дати в спільному розкладі та інтегруйте їх у свій календарний додаток.
• Створіть автоматичні реєстрації, щоб вам не доводилося турбувати свою команду про те, що відбувається.

Плюси:

• Спеціальний доступ до ваших клієнтів
• Інтеграція календаря
• Автоматичні реєстрації

Мінуси:

• Немає пріоритетів завдань

15. Речі

Далі у нас є речі. Це ще один вражаючий додаток для керування завданнями, який допоможе вам досягти ваших цілей. Він робить це, надаючи вам деякі чудові функції.

До них відноситься багато речей. Наприклад, одна з речей, які мені подобаються в Things, це списки «Сьогодні» та «Цього вечора». Це допоможе вам відокремити робочі завдання від особистих.

Але це ще не все. Що робить Things такими унікальними, так це їхній прекрасний дизайн. Його інтерфейс чистий і елегантний, що дозволяє будь-кому легко підібрати та використовувати.

Найбільше мене вразила ціна. У той час як інші вимагають від вас платити щомісячну підписку, щоб продовжувати користуватися ним, Things натомість має одноразову покупку. Таким чином ви з часом заощадите сотні доларів.

І незважаючи на те, що програма така чудова, є один мінус, про який ви повинні знати. Якщо у вас ПК з Windows або Android, вам не пощастило, оскільки він доступний лише для пристроїв Apple.

Основні риси:

• У списку справ можна записувати всі свої завдання. Ви також можете додати крайній термін, теги, контрольний список і дату початку.
• Функції «Сьогодні» та «Цього вечора» дозволяють вам планувати, що ви будете робити сьогодні, відокремлюючи роботу від вечірніх планів.
• Заголовки дозволяють розділяти та сортувати списки.

Плюси:

• Чистий інтерфейс
• Одноразова покупка
• Відмінні можливості

Мінуси:

• Тільки для продуктів Apple

Висновок

І це були найкращі доступні зараз програми для керування завданнями.

Кожен з них примітний своїми причинами.

Тож замість того, щоб дати цій інформації припадати пилом у вашому мозку, чому б не зробити перший крок і вибрати платформу для керування завданнями?

Все, що вам потрібно зробити, це шукати програмне забезпечення, яке резонує з вами та відповідає вашому бюджету.

І тоді ви побачите підвищення продуктивності вашої команди.