İşyeri Verimlilik Analitiği – Eksiksiz Kılavuz

Bugün birçok marka işlerini internet üzerinden yürütüyor.

Tüm çalışanlar farklı araçlar yardımıyla bir araya getirilir.

Ancak iş üretkenliği ölçmek söz konusu olduğunda zorlaşıyor.

Bu esastır çünkü tüm önemli kararlar, iç faaliyetinizin nasıl yapıldığına bağlı olarak alınır.

Verimlilik verileriyle planlayabilir, organize edebilir, kaynakları ve bütçeyi atayabilir, risklerden ve belirsizliklerden kaçınabilir ve sapmış hedefleri kontrol edebilirsiniz.

Bu blog, işyeri üretkenliği analitiği ve işiniz için kullanabileceğiniz bazı araçlar için kesin bir kılavuzdur.

Umarım kavramı netleştirmeye yardımcı olur.

Hadi başlayalım.

İşyeri Verimlilik Analitiği nedir?

İşyeri üretkenliği analitiği, bir kuruluşun dahili performansı ölçmesine yardımcı olan bir çözümdür.

Her aktiviteyi manuel olarak ölçmek zordur. Aynı zamanda, çok zaman alıcıdır.

İş yeri üretkenliği analitik araçları, takibi kolaylaştırmak için üretkenlik verilerinin çizelgeler, tablolar ve grafikler halinde sunulmasına yardımcı olur.

Bir bakışta, hangi alanların iyileştirilmesi gerektiğini belirleyebilirsiniz.

Verilere dayanarak, tüm organizasyonel görevleri planlayabilir ve yönetebilir ve maliyetleri kontrol edebilirsiniz.

İşyeri Verimlilik Analitiği Neden Önemlidir?

Yöneticilerin görevleri manuel olarak ölçtüğü günler geride kaldı.

Bahsettiğim gibi, zaman alıcıdır.

Küçük bir işletmeniz varsa , herhangi bir araç kullanmadan da takip yapabilirsiniz.

Ancak bir kuruluşsanız, her etkinliği kontrol etmek zorlaşır.

Bu nedenle, hızlı ölçüm ve yüksek kontrol için günümüzün kuruluşları iş yeri üretkenliği analitiği yazılımını kullanıyor.

Tüm verileri tek bir çatı altında alırsınız.

Bunları analiz ederek ve yorumlayarak gerektiğinde kuruluşunuzun üretim verimliliğini artırabilirsiniz.

Yalnızca görevleri değil, bu verileri kullanarak kuruluştaki eksikliklerin neler olduğunu ve bunların nasıl yerine getirileceğini belirleyebilirsiniz.

İş yeri üretkenliği analitiği çözümlerini kullanarak elde edeceğiniz avantajlardan bazıları şunlardır.

1. Kaç görevin tamamlandığını kontrol edin.
2. Eksik görevleri ve bunların arkasındaki nedenleri analiz edin.
3. Kaynak ihtiyacının belirlenmesine yardımcı olun.
4. Çalışanların katılımını izleyin.
5. Hangi görevin daha fazla zaman aldığını kontrol edin.
6. İşi optimize etmeye yardımcı olun
7. Maliyeti belirleyin ve kontrol edin
8. Riskleri ve belirsizlikleri ölçün
9. Geçmiş verilere dayalı olarak Karşılaştırmaları ayarlayın
10. Görevlerini önceden planlayarak çalışanları yönetin
11. Çalışan devamsızlığının kontrolü
12. Bilgi boşluklarını belirleyin ve eğitim için plan yapın

Verimlilik Analitiğini Kimler Kullanmalı?

Günümüzde pek çok resmi iş sistem üzerinden yapılmaktadır.

Çalışanlar, görevi tamamlamak için farklı yazılımları kullanarak daha fazla zaman harcarlar.

Bu nedenle, üretken olarak ne kadar iş harcadıklarını ölçmek zorlaşıyor.

Bu nedenle, çalışmalarını takip etmek için her marka verimlilik analitiği aracını kullanmalıdır.

Bir ajans, serbest çalışan, B2B, B2C veya D2C markası olun. Herhangi bir etki alanındaki ve herhangi bir büyüklükteki işletmeler, işyeri üretkenliği analitiği çözümlerini kullanabilir.

Ne Takip Edebilirsiniz?

İş verimliliğini ölçmek için öncelikle çözümü cihazınıza yüklemeniz gerekir.

Ardından kuruluşunuzun tüm iş yazılımlarını analiz aracına entegre edin.

Yakında iş verimliliği verilerini almaya başlayacaksınız.

Burada örnek olarak ActivTrack yazılımını kullandım.

İnternette birçok başka araç da mevcuttur. Sonuç olarak, dikkate almanız gereken bazı çözümlerden bahsettim.

Ölçebileceğiniz metrikler şunlardır:

1. Takım Karşılaştırması

Farklı departmanların performansını yan yana karşılaştırın.

Organizasyonun performansını ve bireysel ekiplerin dökümünü alın.

Hangi takımın daha iyi çalıştığını belirleyin.

Hangi yöntemleri kullanıyorlar?

Verimliliğini artırmak için diğer ekiplere de uygulanabilir mi?

Bir yönetici olarak, bu sorunları belirleyin ve diğer ekibin gelişimi için mümkün olan en iyi çözümü önerin.

Analizin sonucu

• Hangi departmanın iyi performans gösterdiğini ve hangilerinin iyileştirilmesi gerektiğini bilin.
• Kaynak ihtiyaçlarını belirleyin.
• Gerekirse kaynağı yeniden tahsis edin.
• Gerektiğinde iş yükünü azaltın.

2. Takım Verimliliği

Bir yönetici olarak, ekibin verimliliğini analiz etmek için bu verilere ihtiyacınız var.

Tüm ekibin günlük ortalama üretken ve odaklanmış saatlerini bilin.

Ayrıca, verimlilik yüzdesi, çevrimiçi harcanan toplam süreye kıyasla size üretken ve odaklanmış süreyi söyler.

Yüksek odaklı verimlilik, ekibinizin çevrimiçi ortamda daha az verimsiz zaman harcaması anlamına gelir.

Analizin sonucu

• Odaklanmış verimlilik – Düşükse, dikkat edilmesi gerekir. Yüksek verimlilik iyi bir işarettir.
• Eğitim – Görevi tamamlamada sorun yaşarlarsa ekiple konuşun. Gerekirse, bir eğitim oturumu planlayın.

3. Çalışan Verimliliği

Her çalışanın bireysel performansını görüntüleyin.

Faaliyetlerini çevrimiçi olarak analiz edin ve günlük trendi kontrol edin.

Bu rapor, çalışanı daha iyi tanımanıza yardımcı olacaktır. Çevrimiçi geçirdikleri verimli ve odaklanmış zamanlarını öğrenebilirsiniz.

Ayrıntılı bir görünüm elde etmek için üretken zamanlarını bile kırabilirsiniz.

Toplam çalışma süresini ve verimlilik yüzdesini kontrol edin.

Hangi sitelerde ve ne kadar zaman harcadıklarını bilin.

Bu, yöneticilerin izlemesi için harika bir şey.

Ancak çalışanlar için korkutucu.

Ayrıca, çalışanların diğer faaliyetlerini izlemek için biraz daha analitik elde edersiniz.

Örneğin, son 30 günde kaç kez ara verdikleri, toplam iş yükleri veya verimli geçirdikleri gün sayısı, çalışma alışkanlıklarındaki eğilimler vb.

Analizin sonucu

• Kim iyi çalışıyor?
• Kimin iyileştirmesi gerekiyor?
• Odaklandıkları saatler nasıl arttırılır?
• Neden belirli uygulamalarda veya sitelerde daha fazla zaman harcıyorlar?
• Son teslim tarihine uyup uymadıklarını veya görevi tamamlayıp tamamlamadıklarını kontrol edin.
• Devamsızlık oranları yüksek mi? Evet ise, nedenini bulun.
• İşe bağlılık oranları düşükse, neden böyle?
• Görevi yaparken herhangi bir sorunla karşılaşıyorlar mı?

4. İş Yükü Dengesi

Rapor, kaç çalışanın sağlıklı, aşırı veya yetersiz günler geçirdiğini gösterir.

Örneğin, yukarıdaki resimdeki kırmızı işaret, 5 günden 21'inin fazla kullanıldığını gösterir.

Yeşil şovlar 15 gün sağlıklıydı ve sarı şovlar bir gün az kullanıldı.

Analizin sonucu

• Aşırı kullanım günleri bulursanız, çalışan yorgunluğunu azaltmak için görevi yeniden dağıtın.
• İhtiyacınız olan ekstra kaynakları belirleyin.
• Yetersiz kullanılan günler, daha az görevin işareti olabilir. Onları bir takip edin.

5. Hafta Özeti

İşi haftalık olarak analiz edin.

Bu tür analizler, haftalık performansı karşılaştırmanıza yardımcı olur.

Ayrıca, takımın o haftaki performansını da öğrenin.

Toplam, üretken ve odaklanmış zamanı analiz edin. Çevrimiçi harcanan toplam süreye kıyasla üretkenlikteki artışı veya düşüşü yorumlayın.

Analizin sonucu

• Verimlilikte artış – Bu, iyi performans gösterdiğiniz anlamına gelir.
• Verimlilikte azalma – Haftalık performansı derinlemesine inceleyin. Örneğin, eksik hedefler, çalışan devamsızlık oranı, teknik sorunlar vb. İç işleyişin iyileştirilmesine yönelik bir işarettir.

6. Karşılaştırmalar ve Hedefler

Bu raporda, her takımın periyotlardaki performansının trendini görüyorsunuz.

Takımın her seferinde kriterleri geçip geçmediğini veya geride olup olmadığını görmeye yardımcı olur.

Bir yönetici olarak, sorunları daha iyi bilmek için departmanla yakın iletişim içinde olmalısınız.

Analizin sonucu

• Artan bir trend, iyileşmenin bir işaretidir.
• Düşen trendler sizi ekiple konuşmaya sevk ediyor.
• Eğitime ihtiyaçları var mı?
• Hedeflere ulaşmada herhangi bir sorunla karşılaşıyorlar mı?
• Herhangi bir çalışan işten ayrılır mı?
• Ekipman eksikliği mi var?
• Görevi tamamlamak için daha fazla ele ihtiyaçları var mı?

İşyeri Verimlilik Analitiği Verileri Nasıl Kullanılır?

Verileri nasıl yorumlayacağınız ve faydalarından nasıl yararlanacağınız konusunda kafanız karışabilir.

İşte onları incelemenize yardımcı olacak adım adım bir kılavuz.

1. Arama ve Tally

İlk adımda, iyileştirilmesi gereken alanı bulursunuz.

Belirlenmiş bir hedefiniz olduğunda bu alan tanımlanacaktır.

Bu nedenle, herhangi bir planı uygulamadan önce amaç ve hedefleri belirlersiniz.

İşyeri üretkenliği analitiği aracı bazı veriler oluşturmaya başladığında, bunları analiz edin ve hedeften sapıp sapmadığınızı görün.

2. Metrikleri Kazın

İyileştirilmesi gereken bir alan bulduktan sonra, metrikleri araştırmaya başlayın.

Örneğin, belirlenen tarihlerde 6 görevi tamamlama hedefi belirleyip çalışanlara atadım.

Şimdi düzenli takip yapacağım.

Gecikmiş herhangi bir görev veya son teslim tarihine yakın ancak hala yarısından az olan bir görev görebilirim.

Bunlar, görev tamamlama gecikmesine neden olan diğer ölçümleri görmemi sağlayacak.

3. Sebep ve Etki

Gerçek ve tahmini hedefte bir sapma olduğunu öğrendiğimde, nedenini bulacağım.

Gecikmiş ve tamamlanmamış görevlerin birçok nedeni olabilir.

• Çalışan izinli miydi?
• Kişi görevi tamamlamada herhangi bir sorunla karşılaşıyor mu?
• Kişi bu iş için yeterince yetenekli değil mi?
• Karşılaştıkları herhangi bir teknik sorun var mı?
• Ya da örgüt adına bekleyen herhangi bir karar var mı?

Sebep ne olursa olsun, markanız sonuçlarla yüzleşmek zorundadır.

Bir görevdeki gecikme, satış, gelir, müşteri, düşük iş, ürün lansmanında gecikme vb. kayıplara neden olabilir.

4. İstatistiksel Kararlar

Ardından, üretkenlik analizi aracından bu istatistikleri alın.

Analitik aracı tarafından hazırlanan çizelgeleri ve grafikleri kendi başınıza alırsınız.

Gerekirse, dahili etkinlikleri yönetmek için kullandığınız diğer yazılımlardan bazı ekstra veriler indirin.

Çizelgeler, tablolar ve grafiklerle uygun bir sunum oluşturun.

Son olarak, bunları karar vermeleri için üst yönetime sunun.

5. Çözüm Tahmini

Verilere bakıldığında üst yönetim çeşitli çözümler üretecektir.

Çözümler şunlar olabilir:

• Devamsızlığı azaltmak için çalışan bağlılığını iyileştirin.
• İhtiyaç duyulan kaynakları belirleyin ve yeni çalışanları işe al.
• Çalışanların becerilerini geliştirmek için eğitim programları planlayın.
• İş için yükseltilmiş teknolojileri kullanın.
• Üst yönetimin onay süresini ve karar verme sürecini hızlandırın.

Uygulanabilir çözümü seçtikten sonra yerine koyun.

Ardından, çalışıp çalışmadığını kontrol etmek için sürekli takipte kalın.

Evetse, iyi ve iyi.

Ancak değilse, nedeni, sonucu ve çözümü bulmak için tüm adımı tekrar izleyin.

Bunu yaparak, organizasyon içindeki iş verimliliğini artıracaksınız.

En İyi Aracı Seçmenin Zorlukları

İşyeri üretkenliği analitiği çözümlerini kullanmanın bazı zorlukları vardır.

Aracı seçmeden önce bunları kontrol edin.

1. Veri doğruluğu - Seçtiğiniz yazılım size doğru verileri vermelidir. Sonunda, tüm kararlarınızı bunlara dayanarak alacaksınız. Bu nedenle, veri doğruluğu, dört gözle beklemeniz gereken en üst özelliktir.
2. Raporlama - Her yazılım, üretkenlik konusunda kararlar almanız için ihtiyaç duyduğunuz tüm ölçümlerin raporlarını size vermez. Bu nedenle, herhangi bir çözümü seçmeden önce bir demo çekin ve ne tür raporları ve ölçümleri kapsadığını görün.
3. Kullanım kapasitesi – Bu aracı aynı anda kaç kullanıcının kullanabileceğini kontrol edin. Kuruluşunuz çok büyükse ve 1k'nin üzerinde çalışanı varsa, kullanım kapasitesi uygun bir araç seçiminde önemli bir karar verici olur.
4. Entegrasyon – Farklı etkinlikler için farklı çözümler kullanıyor olmalısınız. Tüm bu platformlardan aktiviteleri ölçmek için entegrasyon önemli bir rol oynamaktadır. Bu nedenle, bazı önemli araçları entegre edebilecek bir çözüm seçmelisiniz.
5. Eski teknoloji – Mevcut ileri teknolojiye uygun olmayan bir çözüm seçme hatası yaparsanız, iş verimliliğini artırmak için ölçülmesi gereken bazı ölçütleri kaçırabilirsiniz. Bu nedenle, eski teknolojiyi kontrol etmek bir zorunluluk haline gelir.

Bahisler İşyeri Verimliliği Analitiği Aracı

Şimdiye kadar işyeri üretkenliği analitiği kavramı konusunda net olmalısınız.

Ayrıca, bu araçların kuruluşunuzun iş verimliliğinde nasıl bir gelişme sağlayabileceğinin de farkındasınız.

Şimdi, kuruluşunuz için göz önünde bulundurabileceğiniz en iyi iş yeri üretkenliği analitiği çözümlerinden bazılarını görelim.

1. Asana
2. ActivTrak
3. Zaman Doktoru
4. merkez personeli
5. iş folio

İlk olarak, ücretsiz sürümlerine kaydolun ve birkaç gün deneyin.

Birini seçmeden önce aşağıdakilere dikkat edin:

• Gerekli tüm metrikleri ölçebiliyor musunuz?
• Veriler doğru mu?
• Gerçek zamanlı veri sağlıyor mu?
• Özelleştirilmiş raporlar oluşturabilir misiniz?
• Kullandığınız diğer araçlarla bütünleşiyor mu?
• Bir seferde kaç kullanıcı kaydolabilir?
• Hangi cihazlarla uyumludur?

Araç incelemelerine gidip kontrol etmenizi önermiyorum.

Önce yazılımı kendiniz deneyin ve ardından derecelendirmeleri ve incelemeleri kontrol edin.

Bunun nedeni, incelemelerin çözüm için önceden tanımlanmış bir yargı görevi görmesidir.

Yani, yorumları gördükten sonra gidip çözümü kendiniz denediğinizde, tüm bu yorumları aklınızda tutacaksınız.

Tarafsız bir deneyim yerine, fikriniz diğer insanların incelemelerine göre alınacaktır.

Bu nedenle, akıllıca bir karar verin ve en iyi yazılımı seçin.

Sonuç

Bu tamamen işyeri üretkenliği analitiğiyle ilgiliydi.

Konseptin tüm yönlerini ele aldım.

Ayrıca, kuruluşunuzun gereksinimlerine göre ilerleyebileceğiniz bazı araçlardan da bahsettim.

Ancak herhangi bir araç seçmeden önce, markanızın bir iş yeri verimlilik analizi aracına ihtiyacı olup olmadığını analiz edin.

Dürüst olmak gerekirse, bilinçli bir karar için buna ihtiyacınız olacak.

Ve kararlar sayılara ve grafiklere dayandığında iyidir.