วิธีสร้างงบประมาณสำหรับธุรกิจของคุณ: คู่มือฉบับสมบูรณ์

การจัดทำงบประมาณเป็นส่วนสำคัญของแผนงานธุรกิจของคุณ ธุรกิจของคุณเสี่ยงต่อการหลงทางหากคุณไม่ควบคุมการเงินตั้งแต่ต้น

งบประมาณไม่เพียงแต่ช่วยรักษาสุขภาพทางการเงินขององค์กรของคุณเท่านั้น แต่ยังชี้นำแนวทางการดำเนินการสำหรับหน้าที่ทางธุรกิจอีกด้วย

งบประมาณให้ภาพรวมของการเงินของคุณ รวมถึงรายได้ ค่าใช้จ่าย และส่วนประกอบอื่นๆ ในช่วงเวลาที่กำหนด การสร้างงบประมาณเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการรับรองสถานะทางการเงินที่แข็งแกร่งของธุรกิจของคุณในปัจจุบันและอนาคต

มาพูดคุยกันในรายละเอียดว่าทำไมคุณถึงต้องการงบประมาณและวิธีสร้างงบประมาณ

ติดตามงบประมาณ การควบคุม และคำแนะนำ

งบประมาณมีหน้าที่หลักสองประการ – การวางแผนและการควบคุม งบประมาณซึ่งเป็นโครงร่างของสถานะทางการเงินที่สมบูรณ์ของธุรกิจของคุณ ช่วยให้คุณเห็นภาพรวมและช่วยในการตัดสินใจของคุณ

ต่อไปนี้คือประโยชน์หลักบางประการที่คุณจะได้รับจากการสร้างงบประมาณ

คาดการณ์รายได้

การคาดการณ์รายได้เป็นหนึ่งในเป้าหมายหลักของงบประมาณ ช่วยให้คุณเห็นภาพว่าคุณสามารถคาดหวังว่าจะได้รับรายได้เท่าใดในช่วงเวลาที่กำหนด

ข้อดีของการคาดการณ์ดังกล่าวคือคุณสามารถวางแผนการเคลื่อนไหวตามนั้นเพื่อเพิ่มผลกำไรสูงสุด สมมติว่ารายได้ที่คาดหวังของคุณมากกว่าปีที่แล้ว 30% ในกรณีนั้น คุณอาจต้องการใช้จ่ายมากขึ้นในโฆษณาเพื่อดึงดูดลูกค้ามากขึ้น

การตัดสินใจอย่างชาญฉลาด

การตัดสินใจทางธุรกิจส่วนใหญ่ของคุณต้องมีนัยยะทางการเงิน ไม่ว่าจะลงทุนในซอฟต์แวร์ใหม่หรือปรับความพยายามทางการตลาดของคุณให้เหมาะสม

การสร้างงบประมาณช่วยให้คุณตัดสิน ROI ของการลงทุนของคุณ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถวัดความสามารถทางการเงินของคุณ คาดการณ์ปัญหา และเปิดเผยส่วนที่ต้องปรับปรุง ดังนั้น งบประมาณสามารถให้ข้อมูลที่จำเป็นเพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูล

ควบคุมต้นทุน

การควบคุมต้นทุนเป็นกุญแจสู่ธุรกิจที่ทำกำไร ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะมีรายได้เท่าไร ธุรกิจของคุณอาจประสบปัญหาหากค่าใช้จ่ายของคุณมีมากกว่ารายได้ของคุณ

กระบวนการจัดทำงบประมาณสร้างรากฐานสำหรับการควบคุมต้นทุน ช่วยให้คุณระบุค่าใช้จ่ายทางธุรกิจและทำหน้าที่เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการดำเนินการที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถคิดที่จะลดค่าใช้จ่ายด้านโครงสร้างพื้นฐานหรือการเจรจากับผู้ขายเพื่อปรับต้นทุนวัตถุดิบให้เหมาะสม

ประสิทธิภาพการเปรียบเทียบ

งบประมาณเป็นเครื่องมือเปรียบเทียบอันมีค่าสำหรับผลการดำเนินธุรกิจของคุณ คุณสามารถใช้ตัวเลขงบประมาณเพื่อตรวจสอบและเปรียบเทียบประสิทธิภาพรายปี รายไตรมาส หรือรายเดือนได้

นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้คุณกำหนดเป้าหมายในอนาคตที่ใช้งานได้จริง โดยนำตัวเลขมาเป็นตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก ตัวอย่างเช่น หากคุณเห็นผลิตภัณฑ์ใดผลิตภัณฑ์หนึ่งของคุณสร้างรายได้น้อยลงอย่างต่อเนื่อง คุณอาจตัดสินใจที่จะมุ่งเน้นที่ผลิตภัณฑ์นั้นมากขึ้นหรือเลิกขายไปเลย

กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

การจัดทำงบประมาณเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการได้รับโอกาสทางการเงินใหม่ๆ ตัวเลขงบประมาณบ่งบอกถึงศักยภาพการเติบโตของธุรกิจของคุณ ช่วยให้คุณสำรองข้อมูลเสนอขายด้วยข้อมูลเพื่อโน้มน้าวให้นักลงทุนลงทุน

พื้นฐานงบประมาณ

ก่อนดำเนินการตามขั้นตอนในการสร้างงบประมาณ เรามาทำความรู้จักกับปัจจัยพื้นฐานเพื่อใช้เป็นฐานงบประมาณกันก่อน

กำหนดประเภทงบประมาณ

ในการเริ่มต้น คุณต้องหาประเภทของงบประมาณที่คุณต้องการสร้าง ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และขอบเขตการทำงาน ธุรกิจมักใช้ประเภทงบประมาณต่อไปนี้

งบประมาณหลัก

งบประมาณหลักคือภาพรวมที่สมบูรณ์ของการเงินของบริษัท ซึ่งรวมถึงตัวเลขและประมาณการรายได้โดยรวม หัวต้นทุน ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน สินทรัพย์ หนี้สิน กระแสเงินสด ฯลฯ

งบประมาณประเภทนี้ให้ภาพทางการเงินที่ครอบคลุมขององค์กร ช่วยปรับฟังก์ชันทางธุรกิจทั้งหมด

งบประมาณคงที่

ประเภทงบประมาณคงที่ตามชื่อจะพิจารณาค่าใช้จ่ายและรายได้คงที่ งบประมาณประเภทนี้หมายถึงการสร้างงบประมาณโดยพิจารณาจากจำนวนเงินที่คุณมีและจำนวนเงินที่คุณจะใช้จ่าย

แม้ว่างบประมาณประเภทนี้อาจไม่ได้สะท้อนถึงการประมาณการที่แม่นยำในช่วงเวลานั้น แต่ก็ให้จุดเริ่มต้นหรือแนวทางที่ดีสำหรับการคาดการณ์ที่เป็นจริง

งบประมาณที่ยืดหยุ่น

งบประมาณที่ยืดหยุ่นจะพิจารณาทั้งค่าคงที่และตัวแปรที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายและรายได้ ซึ่งแตกต่างจากงบประมาณคงที่ จะปรับตัวเลขตามตัวเลขปัจจุบันที่เกิดขึ้นจริง ดังนั้นจึงให้ภาพทางการเงินที่แม่นยำยิ่งขึ้น

เนื่องจากงบประมาณที่ยืดหยุ่นจะขึ้นอยู่กับตัวเลขของช่วงเวลาปัจจุบันและการคาดการณ์ตามสถานการณ์ต่างๆ จึงสามารถช่วยให้คุณเตรียมตัวรับมือกับผลลัพธ์ได้ดียิ่งขึ้น

งบประมาณการดำเนินงาน

งบประมาณการดำเนินงานครอบคลุมค่าใช้จ่ายและรายได้ที่เกิดจากการดำเนินธุรกิจในแต่ละวัน เช่น ต้นทุนการผลิตสินค้าหรือบริการ ค่าใช้จ่ายในการบริหารที่เกี่ยวข้อง และรายได้จากสินค้าหรือบริการ

งบประมาณประเภทนี้ไม่พิจารณาเป็นหนี้ระยะยาวหรือรายจ่ายฝ่ายทุน คุณอาจต้องการสร้างงบประมาณการดำเนินงานนี้ หากคุณต้องการดูผลกระทบทางการเงินของการดำเนินงานในแต่ละวันอย่างใกล้ชิด

งบประมาณตามแผนก

คุณสามารถสร้างงบประมาณให้กับทุกแผนกหรือพื้นที่ทำงานของธุรกิจของคุณได้ ตัวอย่างเช่น งบประมาณ HR งบประมาณการตลาด และอื่นๆ

หากคุณมีองค์กรขนาดใหญ่ การสร้างงบประมาณแยกสำหรับแต่ละแผนกสามารถช่วยคุณจัดสรรและวางแผนกิจกรรมได้อย่างเหมาะสม นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้คุณประเมินผลการปฏิบัติงานของแต่ละแผนกได้อีกด้วย

ตัดสินใจเกี่ยวกับระยะเวลางบประมาณ

โดยปกติ งบประมาณธุรกิจจะถูกสร้างขึ้นเป็นเวลาหนึ่งปี อย่างไรก็ตาม ไม่มีกฎตายตัวที่ยากและรวดเร็ว คุณสามารถสร้างงบประมาณสำหรับระยะเวลาที่สั้นกว่าหรือนานกว่านั้นขึ้นอยู่กับความต้องการ

คุณสามารถเริ่มต้นด้วยงบประมาณสำหรับสองหรือสามเดือนหรือแบ่งงบประมาณประจำปีของคุณออกเป็นรายเดือนหรือรายไตรมาส ไม่ว่าระยะเวลางบประมาณของคุณจะเป็นอย่างไร งานที่สำคัญยิ่งกว่าก็คือการตรวจทานเป็นประจำ นอกจากนี้ คุณสามารถแก้ไขงบประมาณของคุณได้ตามต้องการ

การสร้างงบประมาณของคุณ

เมื่อคุณตัดสินใจเลือกประเภทและระยะเวลาสำหรับงบประมาณได้แล้ว ก็ถึงเวลาดำเนินการ มาดูองค์ประกอบที่งบประมาณของคุณควรมีก่อน

ค่าใช้จ่าย

ต้นทุนและค่าใช้จ่ายเป็นส่วนหนึ่งของงบประมาณ มีค่าใช้จ่ายหลักสามประเภทที่ธุรกิจต้องเผชิญ:

ต้นทุนคงที่

ค่าใช้จ่ายเหล่านี้เป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่สม่ำเสมอซึ่งไม่เปลี่ยนแปลงในช่วงระยะเวลาหนึ่งหรือตามปัจจัยอื่นๆ ต้นทุนคงที่ของธุรกิจของคุณโดยทั่วไปคือ:

• ค่าเช่าบ้าน
• ต้นทุนการเช่า
• เงินเดือน
• ประกันภัย
• ยูทิลิตี้เช่นอินเทอร์เน็ตหรือแผนโทรศัพท์
• เว็บไซต์โฮสติ้ง

ต้นทุนผันแปร

เป็นค่าใช้จ่ายที่เปลี่ยนแปลงไปตามปริมาณ การใช้งาน หรือปัจจัยอื่นๆ นอกจากนี้ ต้นทุนผันแปรยังมีพื้นที่สูงสุดสำหรับการควบคุมต้นทุน ต้นทุนผันแปรที่ธุรกิจของคุณน่าจะเผชิญคือ:

• ต้นทุนวัตถุดิบ
• ค่าไฟหรือค่าน้ำมัน
• ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง
• ค่าคอมมิชชั่นการขาย
• ค่าใช้จ่ายในการจัดส่งสินค้า
• ค่าโฆษณา

ค่าใช้จ่ายครั้งเดียว

ค่าใช้จ่ายเหล่านี้เป็นค่าใช้จ่ายที่ธุรกิจเกิดขึ้นเพียงครั้งเดียวหรือน้อยกว่า ซึ่งมักจะอยู่นอกเหนือกิจกรรมทางธุรกิจตามปกติ ค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจคาดไม่ถึงด้วยซ้ำ ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะทำนายหรือกำหนดจำนวนเงินไว้เพื่อความปลอดภัย

ค่าใช้จ่ายครั้งเดียวรวมถึง:

• ค่าเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์สำนักงาน
• ค่าซ่อมหรือค่าเปลี่ยน
• ค่าเปิดตัวผลิตภัณฑ์
• ค่าธรรมเนียมการให้คำปรึกษาแบบครั้งเดียว (เช่น การจ้างผู้เชี่ยวชาญเพื่อช่วยคุณในการคิดผลิตภัณฑ์)

เมื่อคุณได้คำนวณค่าใช้จ่ายทั้งหมดแล้ว สิ่งสำคัญคือการกำหนดเป้าหมายการใช้จ่ายสำหรับอนาคต ทั้งระยะสั้นและระยะยาว การตั้งเป้าหมายจะช่วยให้คุณพัฒนางบประมาณและควบคุมต้นทุนได้อย่างเหมาะสม

รายได้โดยประมาณ

นอกจากค่าใช้จ่ายแล้ว รายได้ยังเป็นองค์ประกอบสำคัญที่จะรวมไว้ในงบประมาณของคุณ รายได้คือรายได้ที่ธุรกิจของคุณนำมาในแต่ละเดือน

ก่อนอื่น คุณต้องระบุแหล่งรายได้ทั้งหมดของธุรกิจของคุณ สิ่งเหล่านี้จะรวมถึง:

• สินค้าหรือบริการที่คุณขาย
• ผลประโยชน์ที่คุณได้รับจากการเช่าทรัพย์สินทางธุรกิจ
• บริการหรือกิจกรรมเพิ่มเติมที่นำเงินมา (เช่น ค่าลงทะเบียนจัดงาน)

ถัดไป ตามตัวเลขยอดขายที่ผ่านมาหรือแนวโน้มทั่วไป คุณต้องกำหนดจำนวนเงินที่คุณคาดว่าจะได้รับในแต่ละเดือนจากแหล่งรายได้แต่ละแห่งของคุณ แหล่งรายได้เล็กๆ น้อยๆ ยังไงก็ต้องแน่ใจว่าคุณทำบัญชีสำหรับแหล่งรายได้แต่ละแห่ง

กระแสเงินสด

กระแสเงินสดเป็นอีกหนึ่งองค์ประกอบสำคัญที่ต้องพิจารณาในงบประมาณของคุณ เป็นบัญชีเงินสดที่เข้าและออกจากธุรกิจของคุณทุกวัน

กระแสเงินสดมีความสำคัญในการจับตาดูสถานะทางการเงินของคุณได้ตลอดเวลา การตรวจสอบกระแสเงินสดของคุณทุกสัปดาห์หรืออย่างน้อยทุกเดือน จะช่วยให้คุณทราบว่าคุณมีเงินสดเพียงพอสำหรับค่าใช้จ่าย ดอกเบี้ย และค่าใช้จ่ายอื่นๆ หรือไม่

หากไม่เป็นเช่นนั้น คุณสามารถดำเนินการทันทีเพื่อนำเงินสดเพิ่มขึ้นสำหรับการดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่องในยามวิกฤต โดยกู้เงินหรือขายสินทรัพย์

กำไรขั้นต้น

การรวมตัวเลขกำไรไว้ในงบประมาณจะมีประโยชน์มากสำหรับการเติบโตของธุรกิจของคุณ กำไรคือสิ่งที่ยังคงอยู่หลังจากหักรายได้ของคุณจากรายจ่าย

อัตรากำไรที่คาดหวังจะนำคุณไปสู่การเติบโตโดยเปิดเผยความเป็นไปได้ หากอัตรากำไรของคุณออกมาต่ำกว่าที่คุณคาดไว้ คุณสามารถคิดใหม่ว่าจะปรับปรุงผลกำไรได้อย่างไร หากผลกำไรสูงขึ้น คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การเพิ่มมูลค่าเพื่อขยายธุรกิจของคุณ

ประมาณการ

สาระสำคัญของงบประมาณอยู่ที่ความสามารถในการมองเห็นความเป็นไปได้ในอนาคตผ่านการคาดการณ์ การฉายภาพเป็นการประมาณตัวเลขตามแนวโน้มในปัจจุบัน

การคาดการณ์รายได้ ค่าใช้จ่าย และผลกำไรของคุณแบบเดือนต่อเดือนหรือปีต่อปี ช่วยให้คุณมองเห็นสิ่งที่คาดหวังและจุดที่ควรปรับปรุง นอกจากแนวโน้มในอดีตและปัจจุบันแล้ว คุณสามารถคาดการณ์แนวโน้มอุตสาหกรรมและเป้าหมายทางธุรกิจของคุณในช่วงเวลาดังกล่าวได้

ไม่ต้องพูดถึง การประมาณของคุณจะต้องเป็นจริง การประมาณการที่ไม่สมจริงจะไม่เพียงแต่ให้การประมาณการที่ไม่ถูกต้อง แต่ยังทำให้เป้าหมายทางธุรกิจโดยรวมของคุณตกรางด้วย

นำเสนองบประมาณของคุณ

เมื่อคุณได้รวบรวมตัวเลขสำหรับรายได้และค่าใช้จ่ายแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะนำมารวมกัน การนำเสนอที่ถูกต้องเพื่อให้งบประมาณมีความสมเหตุสมผลและเข้าใจง่าย

สเปรดชีต

สเปรดชีตเก่าที่ดีเป็นวิธีหนึ่งที่ใช้กันทั่วไปในการสร้างและแสดงงบประมาณ คุณสามารถใช้ฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์เพื่อคำนวณตัวเลขและการคาดการณ์ได้อย่างรวดเร็วตลอดระยะเวลาหนึ่ง

คุณยังสามารถใช้เทมเพลตสำเร็จรูปใน Google ชีตได้อีกด้วย คุณจะต้องปรับแต่งเทมเพลตให้เข้ากับข้อมูลของคุณและกรอกรายละเอียด มิฉะนั้น คุณสามารถใช้แรงบันดาลใจจากเทมเพลตและสร้างใหม่ตั้งแต่ต้น

ซอฟต์แวร์จัดทำงบประมาณ

การจัดทำงบประมาณเกี่ยวข้องกับตัวเลข การคำนวณ และบันทึกจำนวนมาก การจัดการบนแผ่นงานอาจค่อนข้างยุ่งยากและใช้เวลานาน ซอฟต์แวร์จัดทำงบประมาณทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นมาก

ระบบการจัดทำงบประมาณมีคุณสมบัติที่จะช่วยคุณวางแผน คาดการณ์ และจัดการงบประมาณของบริษัทของคุณในที่เดียว คุณสามารถสร้างรายงานทางการเงิน ตรวจสอบ KPI ติดตามกระแสเงินสด และอื่นๆ อีกมากมาย

คุณสามารถลองใช้ซอฟต์แวร์เช่น Scoro, QuickBooks, Centage, Xeroหรือ เน็ต สวีท เพื่อสร้างงบประมาณของคุณอย่างรวดเร็ว

ซอฟต์แวร์บัญชีและการทำบัญชี ยังช่วยให้คุณดึงข้อมูลจริงและเปรียบเทียบกับงบประมาณของคุณได้มาก

คุณอาจต้องการลองใช้ซอฟต์แวร์เช่น หนังสือโซโห or การบัญชีปราชญ์ เพื่อบันทึกและเข้าถึงข้อมูลทางการเงินของคุณในที่เดียวได้อย่างง่ายดาย

Takeaway ที่สำคัญ

การสร้างงบประมาณเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาสุขภาพทางการเงินของธุรกิจของคุณ นอกจากนี้ งบประมาณยังให้โอกาสในการวางแผนการเงินของคุณเพื่อผลลัพธ์สูงสุด

ในการสร้างงบประมาณ คุณต้องประมาณการรายได้ ค่าใช้จ่าย และกำไรและประมาณการในช่วงเวลาหนึ่ง งบประมาณที่มีประสิทธิภาพจะพิจารณาต้นทุนและรายได้โดยละเอียด และคาดการณ์ตามแนวโน้มที่เป็นจริงและเป้าหมายทางธุรกิจ

การสร้างงบประมาณเกี่ยวข้องกับการนำเสนอข้อมูลในลักษณะที่เข้าใจง่าย ซอฟต์แวร์สเปรดชีตและการจัดทำงบประมาณสามารถช่วยคุณได้เช่นเดียวกัน

สุดท้าย การตรวจสอบงบประมาณเป็นประจำเป็นสิ่งสำคัญในการเก็บเกี่ยวผลประโยชน์สูงสุดจากงบประมาณของคุณ

เราหวังว่าคู่มือนี้จะช่วยให้คุณสร้างงบประมาณที่แข็งแกร่งซึ่งจะช่วยให้คุณนำทางธุรกิจของคุณไปในทิศทางที่ถูกต้อง มีความสุขในการจัดทำงบประมาณ!