Analiza e produktivitetit në vendin e punës – Udhëzuesi i plotë

Sot shumë marka e drejtojnë biznesin e tyre në internet.

Të gjithë punonjësit mblidhen së bashku me ndihmën e mjeteve të ndryshme.

Por, bëhet e vështirë kur bëhet fjalë për matjen e produktivitetit.

Është thelbësore sepse të gjitha vendimet e rëndësishme bazohen në mënyrën se si kryhet aktiviteti juaj i brendshëm.

Me të dhënat e produktivitetit, ju mund të planifikoni, organizoni, caktoni burime dhe buxhet, të shmangni rreziqet dhe pasiguritë dhe të kontrolloni qëllimet e devijuara.

Ky blog është një udhëzues përfundimtar për analitikën e produktivitetit në vendin e punës dhe disa mjete që mund të përdorni për biznesin tuaj.

Shpresoj se do të jetë e dobishme për të sqaruar konceptin.

Le të fillojmë.

Çfarë është analiza e produktivitetit në vendin e punës?

Analiza e produktivitetit në vendin e punës është një zgjidhje që ndihmon një organizatë të masë performancën e brendshme.

Është sfiduese të matet çdo aktivitet me dorë. Në të njëjtën kohë, kërkon shumë kohë.

Për ta bërë më të lehtë ndjekjen, mjetet analitike të produktivitetit në vendin e punës ndihmojnë në paraqitjen e të dhënave të produktivitetit në grafikë, tabela dhe grafikë.

Me një shikim, mund të identifikoni se cilat fusha kanë nevojë për përmirësim.

Bazuar në të dhënat, ju mund të planifikoni dhe menaxhoni të gjitha detyrat organizative dhe kostot e kontrollit.

Pse është e rëndësishme analiza e produktivitetit në vendin e punës?

Ka ikur kohët kur menaxherët matnin detyrat me dorë.

Siç e përmenda, kërkon kohë.

Nëse keni një biznes të vogël , mund të ndërmerrni një ndjekje pa përdorur asnjë mjet.

Por nëse jeni një organizatë, bëhet e vështirë të kontrolloni çdo aktivitet.

Pra, për matje të shpejtë dhe kontroll të lartë, organizatat e sotme përdorin softuerin analitik të produktivitetit në vendin e punës.

Ju merrni të gjitha të dhënat nën një çati.

Duke i analizuar dhe interpretuar ato, ju mund të rrisni efikasitetin e prodhimit të organizatës suaj nëse kërkohet.

Jo vetëm detyrat, por duke përdorur këto të dhëna, mund të identifikoni se cilat janë mangësitë në organizatë dhe si t'i përmbushni ato.

Këtu janë disa nga përfitimet që merrni duke përdorur zgjidhjet analitike të produktivitetit në vendin e punës.

1. Kontrolloni se sa detyra janë përfunduar.
2. Analizoni detyrat e paplotësuara dhe arsyet pas tyre.
3. Ndihmoni në identifikimin e nevojës për burime.
4. Ndiqni angazhimin e punonjësve.
5. Kontrolloni se cila detyrë kërkon më shumë kohë.
6. Ndihmoni në optimizimin e punës
7. Identifikoni dhe kontrolloni koston
8. Matni rreziqet dhe pasiguritë
9. Vendosni standardet bazuar në të dhënat e kaluara
10. Menaxhoni punonjësit duke planifikuar paraprakisht detyrat e tyre
11. Kontrolli i mungesës së punonjësve
12. Identifikoni boshllëqet e njohurive dhe planifikoni për trajnimin

Kush duhet të përdorë analitikën e produktivitetit?

Sot, shumë punë zyrtare bëhet përmes sistemit.

Punonjësit shpenzojnë më shumë kohë duke përdorur softuer të ndryshëm për të përfunduar detyrën.

Prandaj, bëhet e vështirë të matet se sa kohë pune shpenzojnë në mënyrë produktive.

Pra, për të ndjekur punën e tyre, çdo markë duhet të përdorë mjetin e analizës së produktivitetit.

Qoftë një agjenci, profesionist i pavarur, markë B2B, B2C ose D2C. Bizneset e çdo domeni dhe të çdo madhësie mund të përdorin zgjidhje analitike të produktivitetit në vendin e punës.

Çfarë mund të gjurmoni?

Për të matur produktivitetin e punës, së pari, duhet të instaloni zgjidhjen në pajisjen tuaj.

Pastaj integroni të gjithë softuerin e biznesit të organizatës suaj në mjetin analitik.

Së shpejti do të filloni të merrni të dhënat e produktivitetit të punës.

Këtu, kam marrë programin ActivTrack , për shembull.

Shumë mjete të tjera janë të disponueshme në internet. Në fund, kam përmendur disa zgjidhje që duhet t'i merrni në konsideratë.

Më poshtë janë metrikat që mund të matni:

1. Krahasimi i ekipit

Krahasoni performancën e departamenteve të ndryshme krah për krah.

Merrni performancën e organizatës dhe ndarjen e ekipeve individuale.

Identifikoni se cili ekip po funksionon më mirë.

Çfarë metodash përdorin?

A mund të aplikohet tek ekipet e tjera për të rritur efikasitetin e tyre?

Si menaxher, identifikoni këto probleme dhe sugjeroni zgjidhjen më të mirë të mundshme për përmirësimin e ekipit tjetër.

Rezultati i analizës

• Dijeni se cili departament po funksionon mirë dhe cili ka nevojë për përmirësim.
• Identifikoni nevojat për burime.
• Rishpërndani burimin nëse kërkohet.
• Ulni ngarkesën e punës kur është e nevojshme.

2. Efikasiteti i ekipit

Si menaxher, ju nevojiten këto të dhëna për të analizuar efikasitetin e ekipit.

Njihni orët mesatare produktive dhe të fokusuara në ditë të të gjithë ekipit.

Gjithashtu, përqindja e efikasitetit ju tregon kohën produktive dhe të fokusuar në krahasim me kohën totale të shpenzuar në internet.

Efikasiteti me fokus të lartë do të thotë që ekipi juaj shpenzon më pak kohë joproduktive në internet.

Rezultati i analizës

• Efikasiteti i përqendruar - Nëse është i ulët, atëherë duhet t'i kushtohet vëmendje. Efikasiteti i lartë është një shenjë e mirë.
• Stërvitje - Flisni me ekipin nëse ata përballen me probleme në përfundimin e detyrës. Nëse është e nevojshme, planifikoni një seancë trajnimi.

3. Efikasiteti i punonjësve

Shikoni performancën individuale të secilit punonjës.

Analizoni aktivitetin e tyre në internet dhe kontrolloni trendin e përditshëm.

Ky raport do t'ju ndihmojë të njihni më mirë punonjësin. Ju njiheni me kohën e tyre produktive dhe të përqendruar të kaluar në internet.

Ju madje mund të ndani kohën e tyre produktive për të marrë një pamje të detajuar.

Shikoni kohën totale të punës dhe përqindjen e produktivitetit.

Dini në cilat sajte dhe sa kohë shpenzojnë.

Kjo është një gjë interesante për menaxherët për të ndjekur.

Por e frikshme për punonjësit.

Ju gjithashtu merrni disa analiza të tjera për të gjurmuar aktivitetet e tjera të punonjësve.

Si, si në 30 ditët e fundit, sa herë kanë bërë pushim, ngarkesa totale e punës apo ditë të shëndetshme që kanë pasur, tendencat në zakonet e punës , etj.

Rezultati i analizës

• Kush punon mirë?
• Kush duhet të përmirësohet?
• Si të rrisni orët e tyre të fokusuara?
• Pse shpenzojnë më shumë kohë në aplikacione ose sajte të caktuara?
• Kontrolloni nëse e përmbushin afatin apo e plotësojnë detyrën.
• A është i lartë shkalla e mungesës së tyre? Nëse po, atëherë gjeni arsyen.
• Nëse shkalla e angazhimit të tyre në punë është e ulët, atëherë pse?
• A përballen ata me ndonjë problem në kryerjen e detyrës?

4. Bilanci i ngarkesës së punës

Raporti tregon se sa punonjës po kalojnë ditë të shëndetshme, të mbishfrytëzuara ose të nënshfrytëzuara.

Për shembull, një shenjë e kuqe në imazhin e mësipërm tregon se 5 nga 21 ditët janë shfrytëzuar shumë.

Shfaqjet e gjelbra 15 ditë ishin të shëndetshme dhe shfaqjet e verdha një ditë si të pashfrytëzuara.

Rezultati i analizës

• Rishpërndani detyrën për të reduktuar lodhjen e punonjësve nëse gjeni ditë të tepruara.
• Identifikoni burimet shtesë që ju nevojiten.
• Ditët e pashfrytëzuara mund të jenë shenjë e punës më pak. Merrni një vazhdim të tyre.

5. Përmbledhja e javës

Analizoni punën çdo javë.

Ky lloj analitik do t'ju ndihmojë të krahasoni performancën javore.

Gjithashtu, di se si performoi ekipi në javën aktuale.

Analizoni kohën totale, produktive dhe të fokusuar. Interpretoni rritjen ose uljen e produktivitetit në krahasim me kohën totale të shpenzuar në internet.

Rezultati i analizës

• Rritja e produktivitetit - Kjo do të thotë se jeni duke performuar mirë.
• Ulja e produktivitetit - Gërmoni thellë në performancën javore. Për shembull, objektivat që mungojnë, shkalla e mungesës së punonjësve, çështjet teknike, etj. Është një shenjë për të përmirësuar funksionin e brendshëm.

6. Standardet dhe objektivat

Në këtë raport, ju shihni trendin se si çdo ekip po performon në periudha.

Ndihmon për të parë nëse skuadra po i kalon standardet çdo herë ose po i mungon.

Si menaxher, duhet të keni komunikim të ngushtë me departamentin për të njohur më mirë problemet.

Rezultati i analizës

• Një tendencë në rritje është një shenjë e përmirësimit.
• Tendencat në rënie ju bëjnë të flisni me ekipin.
• A kanë nevojë për trajnim?
• A po përballen ata me ndonjë problem në përmbushjen e qëllimeve?
• A largohet ndonjë punonjës nga puna?
• A ka mungesë të pajisjeve?
• A u duhen më shumë duar për të përfunduar detyrën?

Si të përdorni të dhënat e analitikës së produktivitetit në vendin e punës?

Ju mund të hutoheni se si t'i interpretoni të dhënat dhe të korrni përfitimet e tyre.

Këtu është një udhëzues hap pas hapi që do t'ju ndihmojë t'i studioni ato.

1. Kërko dhe numëro

Në hapin e parë, ju mund të gjeni zonën që ka nevojë për përmirësim.

Kjo zonë do të identifikohet kur të keni një objektiv të caktuar.

Pra, përpara se të zbatoni ndonjë plan, ju vendosni objektivat dhe synimet.

Pasi mjeti i analitikës së produktivitetit në vendin e punës fillon të gjenerojë disa të dhëna, analizoni ato dhe shikoni nëse po devijoni nga qëllimi.

2. Gërmoni metrikën

Pasi të gjeni një zonë që ka nevojë për përmirësim, filloni të gërmoni në metrikë.

Për shembull, vendosa një qëllim për të përfunduar 6 detyra në data të caktuara dhe t'ua caktoj ato punonjësve.

Tani, do të bëj një ndjekje të rregullt.

Mund të shoh ndonjë detyrë të vonuar ose detyrë që është afër afatit, por është ende më pak se gjysma e kryer.

Këto do të më bëjnë të shoh metrika të tjera që po rezultojnë në vonesën e përfundimit të detyrës.

3. Shkaku dhe Pasoja

Sapo të kuptoj se ka një devijim në qëllimin aktual dhe të vlerësuar, do të gjej shkakun e tij.

Mund të ketë shumë arsye për detyra të vonuara dhe të paplota.

• A ishte punonjësi në pushim?
• A përballet personi me ndonjë problem në kryerjen e detyrës?
• A nuk është personi mjaft i aftë për atë punë?
• Ndonjë problem teknik me të cilin përballen?
• Apo pritet ndonjë vendim nga ana e organizatës?

Cilido qoftë shkaku, marka juaj duhet të përballet me pasojat.

Vonesa në një detyrë mund të çojë në humbje në shitje, të ardhura, klientë, biznes të ulët, vonesë në lançimin e produktit, etj.

4. Vendimet Statistikore

Më pas, nxirrni ato statistika nga mjeti i analitikës së produktivitetit.

Ju merrni vetë grafikët dhe grafikët e përgatitur nga mjeti analitik.

Nëse kërkohet, shkarkoni disa të dhëna shtesë nga softuer tjetër që përdorni për të menaxhuar aktivitetet e brendshme.

Krijoni një prezantim të duhur me tabela, tabela dhe grafikë.

Së fundi, paraqitini ato tek menaxhmenti i lartë për vendimmarrje.

5. Vlerësimi i zgjidhjes

Duke parë të dhënat, menaxhmenti i lartë do të dalë me zgjidhje të ndryshme.

Zgjidhjet mund të jenë:

• Përmirësoni angazhimin e punonjësve për të reduktuar mungesat.
• Identifikoni burimet e nevojshme dhe punësojnë punonjës të rinj.
• Planifikoni programe trajnimi për të përmirësuar aftësitë e punonjësve.
• Përdorni teknologji të përmirësuara për punë.
• Shpejtoni kohën e miratimit dhe procesin e vendimmarrjes nga menaxhmenti i lartë.

Pasi të zgjidhni zgjidhjen e zbatueshme, vendoseni në vend.

Pastaj përsëri, mbani një ndjekje të vazhdueshme për të kontrolluar nëse po funksionon.

Nëse po, mirë dhe mirë.

Por nëse jo, atëherë përsëri ndiqni të gjithë hapin për të gjetur shkakun, efektin dhe zgjidhjen.

Duke bërë këtë, ju do të përmirësoni efikasitetin e punës brenda organizatës.

Sfidat në zgjedhjen e mjetit më të mirë

Ka disa sfida në përdorimin e zgjidhjeve analitike të produktivitetit në vendin e punës.

Kontrolloni ato përpara se të zgjidhni mjetin.

1. Saktësia e të dhënave - Softueri që zgjidhni duhet t'ju japë të dhëna të sakta. Më në fund, ju do të merrni të gjitha vendimet tuaja bazuar në to. Prandaj, saktësia e të dhënave është tipari më i lartë që duhet të prisni.
2. Raportimi - Jo çdo softuer ju jep raportet e të gjitha metrikave që ju nevojiten për të marrë vendime mbi produktivitetin. Pra, përpara se të zgjidhni ndonjë zgjidhje, bëni një demonstrim dhe shikoni se çfarë lloj raportesh dhe metrikash mbulon.
3. Kapaciteti i përdorimit - Kontrolloni se sa përdorues mund ta përdorin këtë mjet në të njëjtën kohë. Nëse organizata juaj është shumë e madhe dhe ka punonjës mbi 1k, kapaciteti i përdorimit bëhet një vendimmarrës kryesor në zgjedhjen e një mjeti të përshtatshëm.
4. Integrimi - Ju duhet të përdorni zgjidhje të ndryshme për aktivitete të ndryshme. Për të matur aktivitetet nga të gjitha këto platforma, integrimi luan një rol të madh. Prandaj, duhet të zgjidhni një zgjidhje që mund të integrojë disa nga mjetet e rëndësishme.
5. Teknologjia e vjetëruar - Nëse bëni gabim duke zgjedhur një zgjidhje që nuk i përshtatet teknologjisë së avancuar aktuale, atëherë mund të humbisni disa nga metrikat që duhet të maten për të përmirësuar produktivitetin e punës. Prandaj, një kontroll mbi teknologjinë e vjetëruar bëhet një domosdoshmëri.

Vegla e analizës së produktivitetit të basteve në vendin e punës

Deri tani duhet të jeni të qartë në konceptin e analitikës së produktivitetit në vendin e punës.

Gjithashtu, ju jeni të vetëdijshëm se si këto mjete mund të sjellin një përmirësim në efikasitetin e punës së organizatës suaj.

Tani, le të shohim disa nga zgjidhjet më të mira të analitikës së produktivitetit në vendin e punës që mund të konsideroni për organizatën tuaj.

1. asana
2. AktivTrak
3. Koha Doktor
4. staf qendror
5. Fole pune

Së pari, regjistrohuni për versionet e tyre falas dhe provoni për disa ditë.

Kujdesuni për gjërat e mëposhtme përpara se të zgjidhni dikë:

• A jeni në gjendje të matni të gjitha metrikat e kërkuara?
• A janë të sakta të dhënat?
• A ofron të dhëna në kohë reale?
• A mund të gjeneroni raporte të personalizuara?
• A integrohet me mjetet e tjera që përdorni?
• Sa përdorues mund të regjistrohen në të njëjtën kohë?
• Me cilat pajisje është në përputhje?

Unë nuk rekomandoj të shkoni dhe të kontrolloni për rishikimet e veglave.

Së pari, provoni vetë softuerin dhe më pas kontrolloni vlerësimet dhe vlerësimet.

Kjo është për shkak se rishikimet veprojnë si një gjykim i paracaktuar për zgjidhjen.

Pra, kur të shkoni dhe të provoni vetë zgjidhjen pasi të shihni rishikimet, do t'i mbani të gjitha ato komente në mendjen tuaj.

Në vend të një përvoje të paanshme, mendimi juaj do të bazohet në vlerësimet e njerëzve të tjerë.

Pra, merrni një vendim të mençur dhe zgjidhni softuerin më të mirë.

Përfundim

Kjo kishte të bënte me analitikën e produktivitetit në vendin e punës.

Kam mbuluar të gjitha aspektet e konceptit.

Gjithashtu, përmenda disa nga mjetet me të cilat mund të vazhdoni përpara sipas kërkesave të organizatës suaj.

Por përpara se të zgjidhni ndonjë mjet, analizoni së pari nëse marka juaj ka nevojë për një mjet analitik të produktivitetit në vendin e punës apo jo.

Sinqerisht, do t'ju duhet për një vendim të informuar.

Dhe vendimet janë të mira kur bazohen në numra dhe grafikë.