12 najlepších softvérov a platforiem pre štandardné operačné postupy (SOP)

Mnoho startupov a malých spoločností si spočiatku vedie manuálne záznamy o štandardných operačných postupoch (SOP), aby zaviedli štandardizované procesy na pracovisku a vytvorili usmernenia pre zamestnancov.

Ale s rastom podnikania sa celá metóda dokumentácie v určitom okamihu stáva nezvládnuteľnou, čo spôsobuje prevádzkové problémy a nákladné chyby.

Softvér SOP je dobrou investíciou pre organizácie, ktoré majú problém s organizáciou a modernizáciou postupov.

S dobrým nástrojom SOP môžu vytvoriť centralizovanú databázu a zaviesť štandardné tréningové pracovné postupy pre nových zamestnancov.

Čo je softvér SOP a aké funkcie hľadať

Softvér pre štandardné operačné postupy (SOP) vám poskytuje nástroje na vytváranie, ukladanie a zdieľanie postupov a politík.

Je to vysoko efektívna aplikácia, pomocou ktorej si môžete vytvoriť firemnú knižnicu, aby ste zamestnancom sprístupnili súbory SOP.

Najdôležitejšie funkcie, ktoré treba hľadať v softvéri SOP;

• Vedomostná základňa.
• Redaktor pre návrh postupov.
• Možnosti zdieľania súborov.
• Povolenia rolí.
• Ak je to možné, nejaká automatizácia na vytvorenie pracovných postupov.

V tomto článku som pre vás zrecenzoval 12 najlepších softvérových produktov SOP. Preskúmajte ich funkcie a ceny a nájdite ideálnu aplikáciu pre vašu spoločnosť.

1. Usewhale

Whale vám pomôže digitalizovať štandardné postupy a automatizovať orientáciu a školenia.

Dostanete viac ako 100 preddefinovaných šablón SOP a vstavaný rekordér obrazovky na vytváranie videí o vašich pracovných procesoch.

Pre školenie zamestnancov môžete vytvoriť postupné postupy, ktoré systematicky poskytnú vzdelávacie materiály a automatizujú vaše pracovné postupy.

Na usporiadanie súborov môžete kategorizovať svoje štandardné operačné postupy (SOP) a nastaviť úrovne povolení na riadenie prístupu k obsahu.

Softvér umožňuje integrácie so Slackom a Google, čo uľahčuje ukladanie a zdieľanie štandardných prevádzkových postupov (SOP).

Základné vlastnosti

• Dokumentácia.
• Ručné šablóny.
• Záznamník obrazovky.
• Automatizácia pracovného toku.
• Gamifikácia.
• Povolenia rolí.
• Sledovanie a analytika.
• Integrácie tretích strán.
• Rozšírenie prehliadača.

Cena

Základný plán Whale stojí 5 dolárov na používateľa a cena plánu Growth je 10 dolárov na používateľa.

Môžete si vyžiadať cenové ponuky na mieru a zahrnúť všetky funkcie do svojho plánu. Neziskové organizácie môžu tiež získať 20% zľavu na nákup.

2. Pisár

Scribe je najlepší pre vizuálne sprievodcov.

Poskytuje záznamník obrazovky prehliadača, ktorý zachytáva aktivity na pracovnej ploche a automaticky generuje podrobný návod pre zamestnancov.

To znamená, že pomocou Scribe môžete previesť akýkoľvek online proces na manuál.

Prostredníctvom asistenta s umelou inteligenciou môžete tiež automaticky vytvárať štandardné prevádzkové postupy, zásady a rýchle technické tipy.

Softvér sa ľahko používa a umožňuje zdieľanie súborov prostredníctvom odkazu alebo exportu PDF.

A ak už máte vedomostnú základňu, môžete si štandardné prevádzkové postupy (SOP) vložiť do svojej knižnice. Ochrana heslom je súčasťou balíka.

Základné vlastnosti

• Zachytávanie webu.
• Automatické generovanie štandardných prevádzkových postupov (SOP), politík a manuálov.
• Úprava tutoriálu.
• Export PDF a zdieľateľné odkazy.
• Pracovné priestory.
• Schvaľovací pracovný postup.
• Vlastná značka.
• Administrátorská kontrola.
• Integrácie tretích strán.

Cena

Do služby Scribe sa môžete zaregistrovať zadarmo. Cena prémiového balíka je 25 dolárov pre jednotlivcov a 15 dolárov na používateľa pre tímy.

Môžete požiadať o podnikové riešenie.

3. ZOHO sa učí

Ak vaša spoločnosť používa ZOHO na prevádzku a financie, nemusíte hľadať inde správu SOP.

ZOHO ponúka aplikáciu s názvom „ZOHO Learn“, ktorá vám pomôže vybudovať si vedomostnú základňu na ukladanie štandardných prevádzkových postupov (SOP) a školení.

Pre každú úlohu môžete publikovať podrobné postupy a nastaviť úrovne povolení, aby ste umožnili prístup obmedzenému počtu ľudí.

Ak často spolupracujete s tretími stranami, môžete vygenerovať zdieľaný odkaz s dátumom expirácie a odoslať externej strane príručky alebo pokyny.

Vďaka nástrojom na spoluprácu od ZOHO môžete na tvorbe politík spolupracovať s viacerými ľuďmi a vytvárať vlastné šablóny pre rôzne oddelenia.

Základné vlastnosti

• Vedomostná základňa.
• Postupné štandardné operačné postupy (SOP).
• Spoluautorstvo.
• Šablóny.
• Zdieľané odkazy.
• Administrátorská kontrola.
• LMS pre školiace kurzy.
• Sledovanie a analytika.
• Integrácie.
• Aplikácie pre Android a iOS.

Cena

ZOHO si účtuje 1 až 3 doláre za používateľa.

Môžete sa zaregistrovať zadarmo.

4. Tréningový

Trainual je komplexné riešenie pre orientáciu a dokumentáciu procesov.

Poskytuje bezplatné šablóny, nahrávač obrazovky a generátor textu s umelou inteligenciou na zjednodušenie správy štandardných prevádzkových postupov (SOP) a pomoc s digitalizáciou nástupných pracovných postupov.

Všetky firemné zásady a postupy si môžete uložiť na jednom mieste a previesť štandardné prevádzkové postupy (SOP) na vzdelávacie materiály, aby ste zvýšili mieru dokončenia.

Aby ste sa uistili, že vaši zamestnanci dodržiavajú pokyny, môžete do orientačného procesu zahrnúť hodnotiace testy.

Môžete tiež vytvárať organizačné schémy a adresáre tímov.

Umožňuje vám definovať úlohy a zodpovednosti vašich zamestnancov, aby ste mohli včas identifikovať potreby v oblasti náboru a povýšenia.

Trainual je dodávaný s rozšírením prehliadača a mobilnou aplikáciou.

Základné vlastnosti

• Dokumentácia.
• Vstavaný záznamník obrazovky.
• Šablóny a generátor textu s umelou inteligenciou.
• Organizačná schéma a adresár zamestnancov.
• E-podpisy na schválenie politiky.
• Školenie, sledovanie a podávanie správ.
• Zdieľanie obsahu.
• Úlohy pre tímy.
• Integrácie.
• Rozšírenie prehliadača a mobilná aplikácia.

Cena

Ceny akcií Trainual na vyžiadanie. Môžete si rezervovať demo.

5. predstava

Notion má množstvo užitočných funkcií pre správu projektov a dokumentov.

Tu môžete spravovať a monitorovať úlohy svojho tímu, spolupracovať na dokumentoch, brainstormingovať nápady a ukladať súbory pre zamestnancov.

Jednou z hlavných funkcií Notion je aj vytváranie Wiki stránok pre SOP.

Môžete si vytvoriť vedomostnú základňu pre tímy a zverejniť v nej všetky svoje štandardné operačné postupy, zásady a pokyny.

Vaši zamestnanci budú mať tiež miesto, kde sa môžu podeliť o svoje pracovné znalosti s ostatnými.

S Notion Wikis môžete centralizovať pravidlá vašej spoločnosti a jednoducho zdieľať pokyny v skupine.

Základné vlastnosti

• Otvorené a súkromné ​​pracovné priestory.
• WIKI stránky pre SOP.
• Úložisko dokumentov.
• Tímová spolupráca.
• Kanban tabuľa pre úlohy.
• Slack integrácie.
• Export PDF.
• Analytics.
• Administrátorská kontrola.
• Asistent s umelou inteligenciou.

Cena

Základný plán spoločnosti Notion je bezplatný a jeho prémiové balíčky sa pohybujú od 8 do 15 dolárov.

Môžete si vyžiadať cenové ponuky na mieru.

6. SharePoint

SharePoint je produkt spoločnosti Microsoft, ktorý poskytuje cloudové riešenie pre správu obsahu.

Tento nástroj môžete použiť na vytvorenie databázy pre svojich zamestnancov, aby ste im poskytli jednoduchý prístup k štandardným prevádzkovým postupom (SOP), študijným materiálom a firemným súborom.

Medzi kľúčové funkcie SharePointu patria: organizácia obsahu, zdieľanie súborov, riadenie prístupu a predchádzanie strate údajov.

Môžete povoliť členom spoluvytvárať procedúry a neskôr uzamknúť obsah, aby ste obmedzili úpravy.

Ak si zakúpite jeho rozšírený plán, budete si môcť pripojiť viac ako dve desiatky aplikácií od spoločnosti Microsoft.

To vám umožní spolupracovať na projektoch a automatizovať vaše pracovné postupy.

Základné vlastnosti

• Organizácia a uchovávanie štandardných prevádzkových postupov (SOP).
• Zdieľanie súborov.
• Spoluautorstvo v reálnom čase.
• Tímové stránky pre spoluprácu.
• Filtre vyhľadávania.
• Synchronizácia súborov pre offline zobrazenie.
• Riadenie prístupu.
• Verzie pre počítače a mobilné zariadenia.
• Integrácia s inými aplikáciami spoločnosti Microsoft.

Cena

Ceny za používateľa v SharePointe sa pohybujú od 5 do 23 dolárov.

7. Dokument360

Document360 sa propaguje ako znalostná základňa pre pomocných príručiek, ale môže byť aj skvelým nástrojom na správu štandardných prevádzkových postupov (SOP).

Môžete ho použiť na vytvorenie súkromnej databázy pre vašu spoločnosť na ukladanie príručiek pre zamestnancov, štandardných prevádzkových postupov (SOP) a technických dokumentov v cloude.

Vaši zamestnanci budú mať prístup k dôležitým informáciám prostredníctvom samoobslužného portálu a budú môcť exportovať súbory na čítanie offline.

Budú mať tiež možnosť pridávať komentáre a zdieľať ďalšie informácie.

Ak chcete chrániť citlivé dokumenty, môžete nastaviť obmedzenia IP adries, aby ste zabránili neoprávnenému prístupu.

Základné vlastnosti

• Samoobslužné znalostné centrum.
• Používateľsky prívetivý editor.
• Knižnica obsahu.
• Ochrana osobných údajov.
• Vstupné stránky a brandingu.
• Povolenia rolí.
• Export súboru.
• Analytics.
• Integrácie a API tretích strán.
• SaaS a súkromný hosting.

Cena

Document360 poskytuje SaaS aj súkromné ​​hostingové služby. Cloudové balíčky začínajú na cene 159 dolárov, pričom súkromné ​​hostingové služby je možné prispôsobiť potrebám vášho podnikania.

Môžete si vyskúšať 14-dňovú bezplatnú skúšobnú verziu.

8. Šou

Poka je špeciálne navrhnutá pre stavebné firmy. Pomáha vám vytvárať štandardné prevádzkové postupy (SOP), denné úlohy a pracovné postupy riadenia problémov.

Môžete vytvoriť vizuálne návody na obsluhu pre pracovníkov v továrňach a vyvinúť orientačný a vzdelávací kurz, ktorý poskytne základné školenie.

Vďaka Kanban tabuli a kontrolnému zoznamu môžete sledovať prebiehajúce a čakajúce úlohy a kontrolovať prácu svojich zamestnancov online.

Vaši zamestnanci majú prístup k školiacich materiálom, zdieľať prevádzkové problémy a interagovať s ostatnými.

Prostredníctvom továrenského kanála môžete uverejňovať oznámenia a novinky o produktoch, aby ste všetkých informovali.

Základné vlastnosti

• Vedomostná základňa.
• Štandardné prevádzkové postupy (SOP), manuály a školenia.
• Kanban tabuľa.
• Riadenie problémov.
• Komunikačné kanály.
• Povolenia a roly.
• Kontrolné zoznamy pre inšpekcie.
• Analytics.

Cena

Ceny Poka sa pohybujú medzi 16 a 22 dolármi. Môžete pridať doplnky na rozšírenie svojich funkcií.

9. MaintainX

MaintainX je ďalšia najlepšia aplikácia pre výrobu a podniky pracujúce na zmeny. Umožňuje vám digitalizovať denné úlohy, štandardné prevádzkové postupy (SOP) a kontrolné zoznamy, aby všetko prebiehalo hladko každý deň.

Môžete vytvárať denné pracovné príkazy pre jednotlivých zamestnancov a zadávať preddefinované štandardné operačné postupy pre nových zamestnancov.

Pomocou kontrolných zoznamov a nástrojov na správu zásob si môžete nastaviť pravidelné kontroly údržby a auditovať aktíva vášho pracoviska.

Prostredníctvom vstavaného chatu môžete posielať časovo citlivé pokyny a dostávať informácie o prevádzkových problémoch.

Jednou z najatraktívnejších funkcií MaintainX je pole podmienenej logiky. Umožňuje vám vložiť pole Ak-potom do vašich procedúr, aby boli dynamické.

Funkcia je momentálne v beta verzii, ale je dostupná v rámci bezplatného plánu, takže si ju môžete vyskúšať pred zakúpením predplatného.

Základné vlastnosti

• Pracovné príkazy.
• Štandardné prevádzkové postupy (SOP), kontrolné zoznamy a postupy.
• Opakujúce sa úlohy.
• Kontroly inventára dielov.
• Šablóny štandardných prevádzkových postupov (SOP).
• Tímová komunikácia.
• Elektronické podpisy.
• Sledovanie a analytika.
• Mobilná aplikácia.
• Integrácie tretích strán.

Cena

Základný plán MaintainX je bezplatný a prémiové plány stoja 19 až 49 dolárov na používateľa.

10. Ako to robíme

Way We Do je exkluzívny softvér pre štandardné operačné postupy (SOP). Pomocou tohto nástroja môžete písať návody na obsluhu pre zamestnancov a automatizovať sledovanie.

Medzi základné funkcie, ktoré môžete vykonávať s Way We Do, patrí navrhovanie politík, vytváranie kontrolných zoznamov pre nástup zamestnancov a stanovovanie denných úloh pre zamestnancov.

Vaši zamestnanci si budú môcť pozrieť svoje čakajúce úlohy, pokyny a pripomienky prostredníctvom svojich prispôsobených dashboardov.

Do postupov môžete vložiť vizuálne prvky, aby boli informácie pútavé, a spolupracovať s ostatnými na návrhoch s cieľom upraviť obsah.

Prostredníctvom kalendára revízií si môžete naplánovať aktualizácie obsahu, aby vaše zásady a manuály boli aktuálne.

Základné vlastnosti

• Vypracovanie a publikovanie štandardných prevádzkových postupov (SOP).
• Kontrolný zoznam pre nástup.
• Denné úlohy.
• Schvaľovací pracovný postup.
• Pripomienky revízií.
• Panel aktivít.
• Organizačná schéma.
• Prispôsobenie.
• Integrácie tretích strán.

Cena

Ceny v programe Way We Do začínajú na 99 dolároch. Na začiatok potrebujete aspoň desať členov.

Môžete si tiež zakúpiť interné služby a získať externú pomoc.

11. SweetProcess

SweetProcess ponúka digitálnu platformu na vytváranie verejných a súkromných databáz.

Tu môžete navrhovať politiky a štandardné prevádzkové postupy (SOP), vytvárať viackrokové pracovné postupy, prideľovať úlohy a pozývať vedúcich oddelení na schvaľovacie postupy.

Okrem toho môžete automaticky generovať štandardné prevádzkové postupy (SOP) pomocou umelej inteligencie SweetProcess a neskôr spolupracovať s manažérmi na úprave informácií.

Ak váš tím lepšie vstrebáva vizuálne informácie, môžete navrhovať diagramy a vkladať videá do svojich postupov.

Každý dokument, ktorý uložíte na SweetProcess, je možné exportovať ako PDF a zobraziť offline.

Základné vlastnosti

• Verejná a súkromná znalostná základňa.
• Správa štandardných prevádzkových postupov (SOP).
• Tímová spolupráca.
• História verzií.
• Asistent s umelou inteligenciou.
• Vizuálne prvky.
• Offline zobrazenie.
• Security.
• Integrácie tretích strán.

Cena

SweetProcess si účtuje 90 dolárov za 20 členov a 5 dolárov za každého ďalšieho člena.

Môžete získať cenové ponuky na mieru pre malý tím.

12. Knižný stoh

BookStack je ideálny pre majiteľov malých firiem , ktorí hľadajú efektívny a zároveň cenovo dostupný spôsob správy štandardných prevádzkových postupov (SOP).

Je to open-source platforma pre dokumentáciu, ktorá poskytuje WYSIWYG editor na vytváranie online štandardných prevádzkových postupov (SOP), politík a procesov. 

Obsah si môžete rozdeliť na kapitoly a pridať ochranu heslom na kontrolu prístupu.

Používatelia môžu rýchlo nájsť relevantné dokumenty pomocou vyhľadávacích filtrov a zapnúť si tmavý režim, aby sa im čítanie spríjemnilo.

Ak vaši zamestnanci hovoria rôznymi jazykmi, môžete preložiť štandardné prevádzkové postupy do viac ako 40 jazykov a pridať diagramy, aby boli ľahko stráviteľné. 

Celkovo môže byť BookStack vynikajúcim softvérom SOP pre niekoho so základnými technickými znalosťami.

Základné vlastnosti

• open source.
• Wiki stránky.
• WYSIWYG editor.
• Viacfaktorové overovanie 
• Prispôsobenie.
• Tmavé a svetlé témy.
• Filtre vyhľadávania.
• Viacjazyčný.

Cena

BookStack je bezplatný a ponúka niekoľko možností inštalácie. Viac informácií nájdete v sprievodcovi nastavením .

Záver

Jedným z najlepších spôsobov, ako nájsť ten správny softvér SOP pre vašu spoločnosť, je vybrať si nástroje na základe ich použiteľnosti.

Väčšina aplikácií SOP zdieľa všetky základné funkcie. Niektoré ponúkajú len pokročilejšie funkcie.

Vyberte si najrelevantnejšie nástroje a vyskúšajte ich bezplatnú skúšobnú verziu. To by vám malo dať dobrý nápad na rýchle rozhodnutie o kúpe. Veľa šťastia.