Обзор Reclaim AI: Может ли автоматизация исправить ваш хаотичный календарь?

Среднестатистический работник интеллектуального труда может по-настоящему сосредоточиться на чем-то одном в день в течение 2-3 часов .

Остальное поглощается совещаниями, переключением между задачами и умственной нагрузкой, связанной с постоянным перепланированием графика, который постоянно рушится.

Такие привычки, как чтение или занятия спортом, не имеют ни единого шанса. Даже обед приходится втискивать между звонками.

Компания Reclaim использует искусственный интеллект для решения этой проблемы.

Оно автоматически строит ваш день вокруг важных дел и сохраняет эту структуру, когда обстоятельства меняются. Оно помогает вам планировать неделю и экономить время.

Я использую его с перерывами уже шесть месяцев, в самые разные периоды времени: недели, когда встречи проходят одна за другой, недели, когда работа ведется в асинхронном режиме, и все промежуточные варианты.

В этой статье я поделюсь своим честным отзывом о Reclaim, его функциях, ценах, плюсах и минусах, а также о том, стоит ли вам его использовать.

Давай начнем.

TL, д-р

Reclaim превращает хаотичный график в продуманный план без постоянных ручных корректировок.

Это календарная система, которая строит ваш день вокруг действительно важных дел, автоматически балансируя встречи, глубокую работу и привычки.

Это подходящий инструмент, если ваш календарь хаотичен и вам нужно что-то, чтобы навести в нем порядок. Это неподходящий инструмент, если вам нужен ежедневник или менеджер задач.

Что такое Reclaim?

Reclaim — это шаг вперед по сравнению с обычными календарями и инструментами планирования.

Это надстройка на основе искусственного интеллекта над Google Календарем или Outlook, которая автоматически планирует ваши задачи, привычки, блоки внимания и встречи в зависимости от приоритетов и сроков, чтобы ваш день не рухнул в момент назначения новой встречи.

Вы получаете ссылку на встречу, которой можно поделиться, функции планирования времени и аналитику, которая покажет, как прошла ваша неделя на самом деле.

Перестановки осуществляет искусственный интеллект. Вам нужно лишь прийти.

Настройка занимает около 5 минут, и для начала доступен бесплатный тарифный план.

Если вы постоянно переключаетесь между встречами и работой, требующей концентрации, и ваш календарь кажется вам чем-то, что происходит само собой, а не работает на вас, то Reclaim заслуживает серьезного внимания.

Как начать работу с Reclaim?

Вход занимает менее пяти минут.

Зайдите на сайт Reclaim , зарегистрируйтесь через Google или Outlook и подключите свой календарь.

Если у вас есть личный календарь, который вы хотите вести отдельно, вы также можете подключить его. Reclaim синхронизирует оба календаря, чтобы правильно сопоставить вашу доступность.

В процессе настройки Reclaim спрашивает, чем вы занимаетесь и зачем вы здесь, а затем использует ваши ответы для настройки ваших параметров. Вы также можете пригласить коллег по команде до завершения настройки.

После входа в систему панель управления выглядит аккуратно, и все элементы доступны с главного экрана.

Кроме того, Reclaim знакомит вас с каждой функцией уже при первом посещении, так что основные моменты будут охвачены.

Какие функции предлагает Reclaim?

1. Планировщик

Планировщик — ваш командный центр.

Первое, что вы видите при входе в систему: слева — еженедельный календарь, справа — список задач с приоритетами. Вы можете точно увидеть, что запланировано, что еще нужно сделать и сколько свободного времени у вас осталось на неделю.

2. Блокировка времени

Reclaim разделяет блоки времени на четыре типа.

• Фокус

Reclaim выделяет время для сосредоточенной работы в вашем календаре и защищает его при поступлении новых встреч.

Вы сами устанавливаете желаемое количество часов в неделю, идеальную продолжительность сессии и минимальный блок, который должен быть запланирован.

Вы также можете дать блоку имя, соответствующее отображаемым в вашем календаре часам, и выбрать, будут ли эти часы учитываться из рабочего времени, личного времени или и того, и другого.

Еженедельный обзор показателей позволяет увидеть, сколько времени вы фактически уделили работе, по сравнению с запланированным.

• Привычки

Привычки позволяют защитить повторяющиеся личные обязательства, такие как обед, время для чтения или тренировка, так же, как вы защищаете встречу.

Вы задаете идеальное время, продолжительность и дни проведения. Присваиваете уровень приоритета, и Reclaim автоматически вносит это в ваш календарь, корректируя его с учетом всего остального. Ваша доступность также обновляется с учетом этого, поэтому никто не забронирует обед на время вашего отсутствия.

Бесплатный план ограничивает вас одной привычкой. Для неограниченного использования вам нужен стартовый план.

• Буферы

В большинстве календарей вы можете бронировать дни один за другим, пока не опустеете все ресурсы. Buffers — это способ Reclaim бороться с этим.

Это обеспечивает три типа автоматического пространства для дыхания:

– Перерывы между задачами и привычками: Reclaim добавляет промежуток между вашими задачами и привычками, чтобы они не накладывались друг на друга напрямую. По умолчанию это 15 минут, но вы можете изменить это значение.

– Время в пути: Функция Reclaim блокирует время до и после любого события, имеющего определенное местоположение, поэтому вам не придется телепортироваться между встречей и следующим запланированным мероприятием. Она остается синхронизированной. Если событие перемещается, блок времени в пути перемещается вместе с ним.

– Время на осмысление прошедшего времени: буфер, добавляемый после совещаний, чтобы вы могли осмыслить произошедшее, прежде чем переходить к следующему этапу. Однако время на осмысление прошедшего времени не будет запланировано, если после вашего совещания уже запланировано другое мероприятие.

• Задач

Добавьте задачу, и Reclaim автоматически найдет для нее время.

Вы устанавливаете общее необходимое количество часов, минимальную и максимальную продолжительность сессии, а также срок выполнения.

Включите функцию «Разделить», и Reclaim разобьет задачу на более мелкие блоки в вашем расписании, вместо того чтобы искать один длинный непрерывный промежуток.

Вы также можете установить начальное окно, чтобы работа не планировалась до того момента, когда вы будете готовы начать.

После создания оно автоматически добавляется в ваш календарь, и вам не нужно ничего настраивать.

3. Приоритеты

Каждой созданной вами задаче, привычке и ссылке на встречу присваивается уровень приоритета: критический, высокий, средний или низкий.

Reclaim использует эти параметры для определения того, какие задачи займут наиболее выгодное время в вашем календаре. Критические задачи планируются раньше задач средней важности. Если ваша неделя заполнена, задачи с более низким приоритетом переносятся на более поздний срок, а не самые важные.

Панель «Приоритеты» в левой боковой панели предоставляет отфильтрованный вид всего, что требует вашего внимания в первую очередь.

4. Статистика

В статистике вы узнаете, куда на самом деле ушло ваше время.

Панель управления разбивает вашу неделю на периоды сосредоточенной работы, совещаний, индивидуальных встреч, перерывов и поверхностной работы. Вы получаете круговую диаграмму для моментального снимка и график тренда за предыдущие недели, чтобы вы могли выявлять закономерности с течением времени.

Диаграмма «Сосредоточенность против поверхностной работы» — это та, которую стоит регулярно проверять. Она показывает, какой процент вашего дня был посвящен глубокой работе, а какой — задачам низкой ценности, и в какой день недели вы наиболее продуктивны.

Вы можете увидеть свой самый загруженный день совещаний, с кем вы проводите больше всего времени, сколько важных совещаний вы отклонили и сколько часов отработали вне обычного рабочего времени. Есть даже карточка баланса работы и личной жизни , которая отслеживает личное время и отпуск.

Статистика команды доступна в тарифном плане Starter и выше.

5. Встречи

Reclaim разделяет функции организации встреч на две категории: ссылки для планирования и интеллектуальные встречи.

Планирование ссылок

Ссылки для планирования — это аналог страниц бронирования Calendly от Reclaim.

Разница заключается в том, как работает функция доступности. Стандартные инструменты планирования показывают только ваши существующие свободные временные промежутки. Ссылки Reclaim также учитывают ваши гибкие временные блоки, зарезервированные для задач и привычек, поэтому он показывает время, которое действительно вам подходит, не сокращая при этом время, отведенное на концентрацию.

Вы можете присвоить каждой ссылке уровень приоритета, и Reclaim будет учитывать это при отображении доступности, сравнивая с другими ссылками в вашем календаре. Ссылка на встречу с высоким приоритетом не будет скрыта за блоком задач с низким приоритетом.

Вы также можете установить продолжительность встреч, ограничить количество встреч, бронируемых в день или неделю, и задавать дополнительные вопросы для предварительного отбора перед тем, как кто-либо забронирует время.

Возможности настройки, однако, ограничены. Нет пользовательских форм, нет сбора платежей, как в Calendly.

Бесплатный тарифный план предоставляет одну ссылку для планирования. Платные тарифные планы открывают доступ к нескольким ссылкам с различными настройками приоритета и конфигурациями.

Умные встречи

Smart Meetings созданы для командной работы. Вместо обычных споров о том, кто свободен в какое время, вы можете создать индивидуальную или командную встречу всего за несколько кликов, и Reclaim автоматически найдет наиболее удобное время в календарях всех участников.

Этот метод особенно хорошо подходит для регулярных встреч, поскольку он постоянно находит оптимальное время по мере изменения расписания всех участников.

6. Защита от временных ограничений

Большинство календарных инструментов помечают ваше время либо как занятое, либо как свободное. Time Defence предлагает Reclaim третий вариант.

Для каждой задачи, привычки или события вы сами выбираете, насколько агрессивно Reclaim будет защищать этот слот:

• Всегда бесплатно: слот остается свободным. Любой желающий может забронировать место в этот слот.
• Используйте искусственный интеллект Reclaim: Reclaim принимает решение, исходя из приоритета и вашей текущей доступности. Привычка с высоким приоритетом блокирует время. Привычка с низким приоритетом откладывается, если время требуется для чего-то более важного.
• Постоянно занято: слот заблокирован. Никакие другие предложения на него не записываются.

Вы также можете включить автоматическое отклонение для любого мероприятия, поэтому приглашения на встречи, попавшие в этот блок, будут отклоняться автоматически без вашего участия.

7. Синхронизация календаря

Если ваши рабочие и личные календари хранятся отдельно, Reclaim объединит их, чтобы ничего не накладывалось друг на друга.

Свяжите оба календаря, и Reclaim будет рассматривать ваши личные обязательства как реальные блоки при планировании работы. Больше никаких встреч, которые выпадают на время, уже зарезервированное в другом месте.

Бесплатный тарифный план поддерживает два календаря. Стартовый план — до четырех.

Насколько удобен пользовательский интерфейс Reclaim?

Reclaim предлагает интуитивно понятное и эффективное управление календарем.

Интерфейс понятный, и все доступно из боковой панели, без необходимости искать информацию в меню. Панели мониторинга загружаются быстро, а расположение элементов интуитивно понятно с первого дня использования.

Однако у Reclaim нет собственного приложения в App Store или Google Play. Вместо этого его необходимо установить как прогрессивное веб-приложение (PEB) как на настольные компьютеры, так и на мобильные устройства.

На компьютере откройте Reclaim в Chrome, нажмите на меню с тремя точками и выберите «Сохранить и поделиться». Вы увидите опцию установки.

На iPhone откройте приложение Reclaim в Safari, нажмите «Поделиться» и выберите «Добавить на главный экран».

В обоих случаях оно ведёт себя как нативное приложение.

Сколько стоит возврат?

• Лайт: Бесплатно
• Начальный тариф: 10 долларов в месяц (при ежегодной оплате) или 12 долларов в месяц (при ежемесячной оплате)
• Для бизнеса: 15 долларов в месяц (при ежегодной оплате) или 18 долларов в месяц (при ежемесячной оплате)
• Корпоративный сегмент: 22 доллара в месяц (оплата ежегодно) [ежемесячные тарифы недоступны]

После регистрации вы получаете 14-дневный бесплатный пробный период бизнес-плана, кредитная карта не требуется.

После этого вы можете выбрать любой из 4 тарифных планов.

Бесплатный тарифный план действительно полезен, а не является урезанной версией.

Вы получаете две синхронизации календаря, одну функцию формирования привычек, одну ссылку для планирования и одну функцию «Умная встреча».

Однако бесплатный тарифный план не включает интеграцию задач с такими инструментами, как Asana, ClickUp и Todoist, и не предоставляет возможности управления брендингом или персонализацией страницы бронирования.

Стартовый пакет охватывает большинство потребностей отдельного пользователя или небольшой команды: отслеживание времени , неограниченное количество привычек, неограниченное количество календарей, множество ссылок для планирования, интеграция с задачами и расширенная аналитика.

Для команд в версии Business добавлены аналитика данных о сотрудниках, расширенные возможности административного управления и более подробная отчетность.

Мои мысли о Reclaim

Что же такого особенного в Reclaim?

• Это позволяет перепланировать ваш день, чтобы вам не пришлось этого делать.

Когда начинается встреча, Reclaim автоматически перемещает ваши задачи между ними. Больше не нужно каждый раз вручную перенастраивать задачи при изменении расписания.

• Всё взаимодействует друг с другом.

Задачи из ClickUp, Asana и Todoist. Календари из Google и Outlook. Привычки, встречи и блоки концентрации — все в одном месте.

• Бесплатный тарифный план вполне подходит.

Для фрилансеров и индивидуальных пользователей бесплатный тарифный план покрывает основные задачи, не принуждая к переходу на платный тариф с первого дня.

• Эффективное планирование на основе приоритетов.

Вы определяете, что для вас наиболее важно, а Reclaim это защищает. Критически важные задачи получают лучшие слоты, все остальное по-прежнему соответствует еженедельным целям.

Что же не так с Reclaim?

• Если вы не зарегистрированы в приложении, то, скорее всего, вы не зарегистрированы в Reclaim.

Уведомления приходят через Google Календарь, а не через встроенную систему, и нет виджета быстрого доступа или таймера, чтобы держать вас в курсе того, что у вас запланировано.

• Это планировщик, а не система составления расписаний.

Задачи и привычки существуют, но они поверхностны. Нет подзадач, нет заметок, нет зависимостей. Если вы хотите заменить свой менеджер задач, Reclaim вам не подойдёт.

• Встроенной функции сбора платежей нет.

Приём платежей через ссылку для планирования встречи невозможен. В качестве обходного пути можно добавить ссылку для оплаты в описание встречи или в последующее электронное письмо, либо использовать Zapier для автоматизации этого процесса.

• Команды получают базовый опыт.

Smart Meetings помогают, но на этом их возможности заканчиваются. Нет отслеживания задач, нет прозрачности рабочей нагрузки, нет координации проектов. Такие инструменты, как Motion, предлагают командам гораздо больше, чем просто общий календарь.

Вердикт: Стоит ли пользоваться сервисом Reclaim?

Если вы постоянно переключаетесь между совещаниями и работой в режиме глубокого погружения, теряете время на концентрацию из-за срочных бронирований, с трудом справляетесь с личными обязательствами и вручную перестраиваете свой график каждый раз, когда что-то меняется, Reclaim решит эти проблемы.

Она автоматически переносит встречи, и делает это хорошо.

Компромисс заключается в глубине функционала. Reclaim затрагивает множество аспектов: задачи, привычки, встречи, аналитику, но он не так глубоко проникает в какую-либо отдельную категорию, как специализированные инструменты. Это скорее координационный слой, а не замена вашему календарю, менеджеру задач или личному планировщику.

Воспользуйтесь функцией «Возврат средств», если:

• Ваша неделя — это постоянное сочетание встреч и сосредоточенной работы, которую необходимо защищать.
• Вы фрилансер, консультант или человек, который живет по своему графику.
• Вам нужен один инструмент для планирования, управления привычками и блокировки задач, без необходимости объединять три приложения.

Пропустить процедуру восстановления, если:

• Ваше расписание в основном фиксировано и не требует динамического изменения.
• Вам нужен подробный персональный ежедневник с функциями ведения дневника, ежедневных обзоров или структурированным распорядком дня?
• У вас нет никаких реальных проблем с организацией встреч и планированием, которые нужно было бы решать.

И мы сделали.