Как организовать процесс найма персонала без системы управления кандидатами (команда из 5 человек)

Если вы управляете компанией из 5 человек, найм персонала может стать настоящей головной болью.

В одну минуту вы просматриваете резюме, в следующую кто-то связывается с вами через LinkedIn, и вдруг вы начинаете задумываться, не упустили ли вы отличного кандидата.

Когда не хватает персонала, и каждый человек выполняет множество обязанностей, неизбежно возникают недочеты.

Однако вкладывать средства в дорогостоящую систему ATS на столь раннем этапе не имеет особого смысла, поскольку объемы продаж недостаточно высоки, чтобы оправдать затраты.

В подобных случаях создание собственной системы найма — наилучший вариант.

Для поддержания порядка вам не понадобятся дорогостоящие инструменты или сложные системы . С помощью Notion и Google Workspace вы можете создать надежную систему управления процессом найма персонала.

В этой статье я покажу вам, как организовать процесс найма персонала в компании из 5 человек без использования ATS (системы управления кандидатами). Настройка проста для начинающих и не займет много времени.

Что такое кадровый резерв?

Чтобы понять процесс найма персонала, необходимо сначала ознакомиться с некоторыми аспектами этого процесса.

Подбор персонала — непростая задача.

Это многоэтапный процесс, включающий в себя поиск открытой вакансии, размещение объявления о работе, отбор кандидатов и, наконец, выбор наиболее подходящего человека.

Управлять этим без системы крайне сложно.

Именно поэтому большинство рекрутеров используют тот или иной рабочий процесс, чтобы получить представление о своих процессах найма и уверенно принимать решения о дальнейших действиях.

Этот рабочий процесс, по сути, называется процессом найма персонала.

Как это работает?

Процесс найма работает по принципу воронки.

Каждый этап воронки представляет собой этап найма, на котором рекрутер перемещает кандидатов с одного этапа на другой, пока они не получат предложение о работе или не получат отказ.

Этапы могут различаться в зависимости от вашего рабочего процесса или используемого инструмента управления персоналом, но существует шесть этапов, которые присутствуют практически в каждом процессе найма;

1. Источники

Процесс подбора персонала начинается с поиска кандидатов. 

Когда рекрутер получает от отдела заявку на вакансию, он начинает искать кандидата с необходимыми навыками и опытом.

К числу наиболее эффективных каналов поиска относятся объявления о вакансиях, профессиональные сети, рекрутинговые платформы и рекомендации.

2. Скрининг

После получения заявок рекрутеры рассматривают их и передают наиболее подходящих кандидатов в отдел кадров. 

Здесь также можно добавить подэтап для проведения оценочных тестов и предварительных телефонных звонков.

3. Интервью

На этом этапе рекрутеры приглашают кандидатов, прошедших предварительный отбор, на онлайн- и офлайн-собеседования для оценки их способностей. 

Если процесс собеседования затягивается, рекрутер может добавить подэтапы, например, первое и второе собеседование.

4. Выбор

После собеседований рекрутеры сравнивают кандидатов, используя оценочные тесты и интервью, чтобы определить, кто лучше всего подходит для данной должности. 

Это скорее заключительная часть работы, поскольку вся основная работа уже выполнена. В процессе найма этот этап просто представляет собой кандидатов, находящихся «в процессе».

5. Предлагает

Специалист по подбору персонала официально направляет кандидату письмо с предложением о работе, в котором подробно описываются заработная плата, льготы и должностные обязанности. 

Если у вас большой объем заявок, добавьте еще один этап после «Предложения», чтобы отслеживать принятые/отклоненные предложения и проводить проверку данных.

6. Наемный

Это заключительный этап процесса найма. После того, как выбранный кандидат официально становится сотрудником, большинство рекрутеров закрывают вакансию.

Однако некоторые компании расширяют этот процесс, включая этапы приема на работу, испытательного срока и подтверждения квалификации.

Почему? Потому что примерно каждый восьмой сотрудник обычно увольняется в течение испытательного срока. Добавление этих этапов избавляет от необходимости повторять цикл найма.

Необходим ли конвейер найма? Каковы его основные преимущества?

Наличие хорошо налаженной системы найма персонала дает два основных преимущества.

Во-первых, это всё упорядочивает, снижая вероятность ошибок. 

Вам не нужно просматривать свои записи, чтобы узнать, отправили ли вы информацию о собеседовании или письмо с предложением о работе. Ваша система управления процессом найма предоставляет вам актуальную информацию о статусе.

Это делает весь процесс быстрее и эффективнее, в конечном итоге улучшая показатель времени найма персонала.

Второе по значимости преимущество — это анализ данных.

Каждый новый сотрудник вносит ценный вклад в вашу стратегию найма, помогая выявить области, которые могут вызывать узкие места.

Например, если вы получаете огромное количество заявок, но большинство кандидатов получают отказ на этапе собеседования, это говорит о том, что проблема носит межведомственный характер. 

Либо вы получили неверное описание вакансии, либо ваша команда неправильно истолковала запрос отдела.

Аналогично, если процент найма сотрудников высок, но текучесть кадров высока в течение испытательного срока, это указывает на неэффективный процесс адаптации новых сотрудников.

Наличие хорошо налаженного процесса найма позволяет улучшить как стратегию, так и эффективность подбора персонала.

Что необходимо для создания системы найма персонала?

Теперь, когда у нас есть общее представление о процессе найма, давайте создадим простой процесс с нуля.

Для этого необходимо сначала заложить основу. 

Это включает в себя планирование процесса найма, составление описания вакансии и настройку инструментов для организации и отслеживания кандидатов.

1. Спланируйте свою стратегию найма персонала.

Начните с настройки каналов сбыта.

Существует множество каналов поиска, которые помогут вам привлечь подходящего кандидата, таких как профессиональные сети, социальные сети, кадровые агентства и рекомендации.

Хорошая стратегия — диверсифицировать каналы поиска кандидатов, чтобы добиться наилучших результатов при найме. 

Например, на сайты по поиску работы приходится около 42% всех принятых на работу сотрудников, но рекомендации обеспечивают более высокий уровень удержания персонала. Эффективное использование обоих каналов позволит улучшить показатели найма.

Вам также следует создать страницу вакансий вашей компании. Она привлекает лишь небольшую часть заявок, но это, как правило, потенциальные клиенты с высокой заинтересованностью.

2. Составьте четкое описание должностных обязанностей.

Одна из самых больших проблем при найме персонала — это получение слишком большого количества заявок от кандидатов, не соответствующих требованиям.

Многие рекрутеры привлекают не тех кандидатов из-за вводящего в заблуждение описания вакансии и в итоге пересматривают его, тратя время и усилия впустую.

Описание вакансии является основой всей вашей стратегии найма персонала. 

Если ваше описание вакансии хорошо составлено и понятно, вы, скорее всего, найдете подходящих кандидатов с самого начала.

Чтобы написать хорошее описание вакансии, ознакомьтесь с этой статьей . Автор подробно объяснил все на примерах из реальной жизни.

3. Инвестируйте в инструменты.

К этому моменту у вас должен быть четкий план по привлечению кандидатов.

Последний шаг — найти подходящие инструменты и ресурсы для построения системы найма персонала.

В целом, я бы рекомендовал инвестировать в платформу ATS (система управления кандидатами). Это то, что использует каждый рекрутер для организации информации и автоматизации повторяющихся рабочих процессов. 

Но наша цель здесь — найти бюджетный вариант, который не включает в себя систему автоматического переключения режимов (ATS).

Для создания системы найма я выбрал Notion и Google Forms. Я выбрал их специально, потому что они просты в настройке и предоставляют бесплатный доступ.

Если вы не знакомы с Notion , это платформа для управления проектами. Она предоставляет рабочее пространство для организации информации о кандидатах, отслеживания задач и совместной работы с вашей командой.

Начать можно бесплатно здесь . Регистрация займет несколько минут, и для создания учетной записи вы можете использовать свой Gmail.

Мы заложили основу. Пришло время сформировать кадровый резерв.

Пошаговое руководство по созданию и управлению системой найма персонала.

Ниже я привела пошаговое руководство по созданию и запуску системы найма персонала в Notion. 

Я также объяснил, как использовать Google Forms и Google Sheets для сбора информации о кандидатах.

Начнём с Google Forms. Его быстрее настроить, и он предоставляет простой способ сбора заявок. 

1. Создайте заявку.

Google Workspace предлагает бесплатный конструктор форм, позволяющий создавать заявления о приеме на работу с возможностью обмена ссылками. 

Создать новую форму можно здесь.

Щелкните по пустой форме, добавьте заголовок и начните добавлять поля. Вы можете добавить флажки, несколько вопросов, выпадающее меню или просто пустую строку для ответов.

Вы можете разделить вопросы на разделы и перемещать поля вверх и вниз.

В Google Forms также есть встроенная аналитика в разделе «Ответы». Она показывает, сколько человек подали заявки на конкретную должность, сколько среди кандидатов было женщин и мужчин, а также средний опыт работы у ваших кандидатов.

Это довольно просто, но вы также можете создать собственный раздел аналитики с помощью Google Sheets. (См. третий шаг.)

Это форма Google, которую я создал для подачи заявки на работу. Полную версию формы можно посмотреть здесь.

2. Создайте свою базу данных.

Следующий шаг — создание места для хранения ответов кандидатов.

Вы можете использовать Google Sheets для автоматического импорта ответов.

Он напрямую интегрируется с Google Forms, а данные организованы в аккуратные столбцы и строки, что упрощает сортировку данных для процесса найма.

Перейдите к своей форме. Выберите раздел «Ответы» в верхней части формы Google и нажмите кнопку «Просмотреть в таблицах». 

Откроется новый лист, на котором будут отображены все ответы.

Я создал несколько примеров ответов для заполнения таблицы. Я также немного почистил таблицу, чтобы улучшить ее внешний вид.

3. Разработайте панель мониторинга для формирования отчетов (необязательно)

Третий шаг не является обязательным для процесса найма, но он может помочь вам быстро составлять отчеты для руководства.

Многие рекрутеры используют сводные таблицы для создания информационных панелей для мониторинга и отчетности. Поскольку таблицы связаны между собой, данные автоматически обновляются каждый раз, когда отправляется новый отклик.

Я создал простую панель мониторинга, чтобы показать, что можно делать со встроенными функциями Google Sheets. Используйте ChatGPT, чтобы получить обучающие материалы по созданию сводных таблиц.

4. Создайте свою систему найма персонала в Notion.

Если вы еще не зарегистрировались в Notion, вы можете сделать это здесь . Процесс невероятно прост и не займет много времени.

Перейдите на официальный сайт и нажмите кнопку «Получить Notion бесплатно» в правом верхнем углу. 

Появится новое окно. 

Выберите способ регистрации и подтвердите свою учетную запись с помощью кода. Вы будете перенаправлены на страницу профиля. 

Создайте свой профиль и выберите рабочее пространство. Поскольку у вас команда из 5 человек, выберите командное рабочее пространство.

Вот и все! Вы успешно создали свою учетную запись. 

(К сведению: личный аккаунт бесплатен навсегда, а для команды доступен только бесплатный пробный период. После его окончания вам придётся приобрести подписку. Для демонстрации я использовал здесь личный аккаунт.)

Теперь давайте создадим систему найма персонала в Notion.

Получив доступ к рабочему пространству, создайте новую страницу. 

В центре экрана появится пустое пространство.

Введите /table в абзаце и выделите всю таблицу. Notion отобразит небольшую таблицу внутри страницы. 

Это ваша база данных.

Я уже настроил страницу, добавив заголовок, переименовав поля и заполнив строки вручную. 

При большом объеме работы вы можете автоматизировать процесс, чтобы сэкономить время. Notion позволяет интегрировать Google Sheets через Make или Zapier.

После того, как ваша база данных будет готова, преобразуйте её в доску Канбан. 

Под основным заголовком вы найдете тег «таблица». Это ваш текущий вид. Щелкните знак «+» рядом с ним и выберите «доска» в качестве типа.

Notion автоматически создаст представление доски Kanban для той же таблицы.

Перейдите в настройки, выберите «Группа» и измените ее на «Статус». Создайте несколько свойств в этой группе и назовите их «прошел отбор», «включен в короткий список», «собеседование», «предложение» и «принят на работу».

Notion автоматически создаст столбцы с этими именами. 

Теперь вы можете легко отслеживать кандидатов.

В каждом столбце можно создавать новые страницы для представления кандидата. Они будут отображаться в виде карточек на канбан-доске. 

В этих карточках может содержаться вся информация о кандидате, такая как его текущий статус, должность, на которую он претендует, назначенный рекрутер, а также сопроводительные заметки/документы.

Если вы хотите добавить тег, вы можете сделать это внутри карточки. В карточке есть поле под названием «свойство». Именно там вы создаете все метки.

Например, если вы хотите назначить карточку члену команды, щелкните свойство, выберите «Выбрать» и создайте новую метку «Назначенный рекрутер». Теперь вы можете назначать членов команды под этим свойством.

5. Организуйте процесс найма персонала.

К этому моменту вы уже все собрали воедино. Вам остается лишь сохранять последовательность.

При появлении новой вакансии создайте объявление о работе, добавьте ссылку на Google Forms на страницу вакансий и опубликуйте объявление. 

Получив заявки, вручную составьте список кандидатов, добавьте их в базу данных Notion и назначьте рекрутера. 

Теперь задача вашего рекрутера — обновить статус.

Вы можете установить крайние сроки, чтобы следить за процессом найма персонала.

Просто создайте внутри карточки метку приоритета и укажите крайний срок. Дата автоматически станет красной за день до истечения срока, выделяя незавершенные задачи.

В каждой карточке вы также можете оставить инструкции и отзывы для назначенного рекрутера. Если у него возникнут вопросы, он может отметить вас и опубликовать сообщение внутри карточки.

Примерно так и нужно организовывать процесс найма в команде из 5 человек.

Вот ссылка на шаблоны процесса найма, которые я создал в Notion.

Изучите его и попробуйте создать еще один в Notion.

Заключение

Управлять процессом найма персонала несложно, если у вас есть хорошо структурированная система. 

Простая доска объявлений в Notion поможет вам собрать информацию обо всех кандидатах в одном месте, сделав процесс более наглядным и упростив управление.

Конечно, вы не получите такого же уровня автоматизации, как с помощью системы управления кандидатами (ATS), но это и не является нашей целью.

На данном этапе вам необходим процесс найма, который повысит эффективность вашей работы без лишних сложностей или дополнительных затрат.

Вы всегда сможете модернизировать свою систему позже, по мере роста вашего бизнеса.

Начните с простого шаблона в Notion, протестируйте его на практике и импровизируйте по мере найма сотрудников.

Рекомендуем к прочтению: платформы для адаптации новых сотрудников и программное обеспечение для проверки резюме.