Como contratar funcionários para o seu negócio – 7 pontos-chave

Não importa o tamanho do seu negócio, seu sucesso depende das pessoas que trabalham por trás dele.

Seja você um aspirante a empreendedor, um empresário experiente ou um profissional de RH, você terá que tomar decisões importantes de contratação com frequência.

Contratar não é uma mera tarefa. É um universo, geralmente com uma confluência de sistemas, processos e práticas que influenciam os resultados do negócio em geral.

Nesse caso, entender as nuances da contratação é fundamental para formar uma equipe que ajude sua empresa a se sustentar e crescer ainda mais.

Antes de passarmos a discutir as sutilezas da contratação, é importante entender por que você deve contratar um funcionário em primeiro lugar.

Os colaboradores são os pilares de um negócio de sucesso

É quase impossível que um negócio possa funcionar como um show de um homem ou uma mulher.

Uma pessoa não pode ter todos os conjuntos de habilidades ou tempo para lidar com cada função de um negócio – desenvolvimento, operações, marketing, vendas, suporte ao cliente, recrutamento, contabilidade e muito mais.

Os funcionários são essenciais para o bom funcionamento do negócio. Eles são os pilares sobre os quais as empresas são construídas para alcançar alturas.

As indicações de que você precisa fortalecer a força de trabalho em sua organização são cargas de trabalho crescentes, falta de capacidade de capitalizar novas oportunidades de receita e deterioração da qualidade de seus produtos ou serviços. Incapacidade de resolver as reclamações de seus clientes.

Contratar não é apenas encontrar um funcionário. Trata-se de encontrar o caminho certo. Aquele que pode efetivamente executar seus planos de negócios e contribuir para alcançar suas metas e objetivos de negócios.

Além disso, um funcionário que não esteja alinhado com seus objetivos de negócios ou com a cultura de sua organização pode causar mais danos do que benefícios.

Se você está contratando seu primeiro funcionário ou já contratou no passado, há alguns pontos cruciais a serem considerados. Aderir a eles tornará seu processo de contratação tranquilo e proporcionará ótimos retornos.

Vamos dar uma olhada nos pontos que você DEVE lembrar em sua busca para contratar um novo funcionário adequado para o seu negócio.

1. Obtenha clareza sobre por que você precisa contratar e quem é seu funcionário ideal

Você precisa de uma mão amiga porque tem recusado o trabalho?

Você está procurando uma pessoa que possa lidar com tarefas administrativas?

Você quer uma pessoa com um conjunto de habilidades específicas que possa abrir novos caminhos para o seu negócio?

De quantas pessoas você precisa?

Você está usando ao máximo os recursos atuais da força de trabalho? Onde estão as lacunas?

O primeiro passo para a contratação é avaliar os requisitos da sua organização e a necessidade de uma nova contratação.

Depois de determinar a área do seu negócio que requer uma nova contratação, vem a análise do trabalho, que dá forma a uma descrição do trabalho voltada para seus funcionários em potencial.

Faça uma análise de trabalho

A análise do trabalho é o estudo minucioso dos deveres a serem executados para o trabalho. Ele ajuda você a coletar informações relevantes sobre o trabalho, como:

• Partes do trabalho que o identificam e o distinguem de outros trabalhos
• Os deveres, tarefas, responsabilidades e resultados correspondentes esperados do trabalho
• As qualificações educacionais, experiência, habilidade, características e atitudes necessárias para realizar esse trabalho.
• A estrutura de remuneração, compatível com o trabalho
• Os requisitos de infraestrutura física ou virtual e o ambiente de trabalho propício ao trabalho

Se você está se perguntando onde coletar todas essas informações, aqui estão algumas maneiras de fazer isso:

• Pesquisa na internet. Percorra as descrições de cargos de descrições de cargos semelhantes. Veja os dados da pesquisa de portais de emprego.
• Rede com outras empresas que têm empregos semelhantes. Tente entender seus requisitos para o trabalho e os salários que estão oferecendo.
• Revise as responsabilidades de trabalho de seus funcionários atuais. Aprenda com eles as tarefas que realizam diariamente, onde e por que estão enfrentando dificuldades e como seus problemas podem ser resolvidos.

Em suma, uma análise completa do trabalho é importante para obter uma imagem clara do que o trabalho envolve, tanto para sua organização quanto para seu funcionário em potencial.

Os pontos de dados que você coleta ajudam a preparar uma descrição e especificações de trabalho claras e eficazes, eventualmente ajudando você a selecionar e selecionar os candidatos certos.

Preparar a descrição do trabalho

Sua descrição do trabalho é crucial para atrair funcionários em potencial. Isso os ajuda a avaliar sua elegibilidade e adequação para a função e a tomar uma decisão informada para se candidatar ao emprego.

As principais informações a serem incluídas na descrição do trabalho são:

• O título do trabalho e o resumo descrevendo o objetivo do trabalho
• Uma lista detalhada de deveres e responsabilidades do dia-a-dia
• As qualificações, experiência e habilidades desejadas
• Expectativas de desempenho
• Ambiente de trabalho, horário de trabalho e local de trabalho
• Compensação e benefícios
• Visão geral da empresa e da cultura
• O processo de seleção
• Outras instruções, como a inclusão de uma carta de apresentação ou trabalho de amostra

2. Construir um plano de ação abrangente e conjunto de recursos

Você descobriu a posição para a qual precisa contratar e os resultados que deseja alcançar. Você definiu os critérios para a aparência do seu funcionário ideal.

Agora é hora de construir um plano de ação para atrair funcionários em potencial e estimar as necessidades de recursos.

Crie estratégias para publicar a vaga de emprego

O mundo digital oferece uma infinidade de opções em relação ao mercado de trabalho. Mas ter muitas opções pode ser confuso e pode até reduzir a eficiência do seu processo de contratação.

Portanto, você deve decidir estrategicamente onde publicar sua vaga de emprego. Alguns dos fatores para basear essa decisão são seu orçamento, a urgência da contratação, a força de trabalho disponível e o meio que seus funcionários em potencial provavelmente usarão.

As opções que você pode aproveitar para alcançar funcionários em potencial são:

• Sites de anúncios de emprego como Indeed, MonsterJobs, AngelList, etc.
• Sites de redes profissionais como o LinkedIn
• Postar em grupos de mídia social dedicados a uma indústria ou profissão. Por exemplo, um grupo de Designer Gráfico no Facebook
• Quadros de empregos como os do Craigslist, Glassdoor
• As páginas sociais e o site da sua empresa
• Referências de funcionários existentes
• Canais universitários

Dependendo do orçamento e das necessidades, você pode optar pela mídia gratuita ou paga para divulgar a vaga.

Descubra as ferramentas que você vai precisar

A tecnologia pode ajudá-lo em grande medida no seu processo de contratação.

Existem muitos softwares e ferramentas disponíveis para ajudar em várias etapas do processo de recrutamento, como Sistemas de Rastreamento de Candidatos (ATS), plataformas de RH, ferramentas de avaliação de habilidades, ferramentas de entrevista em vídeo, etc. No entanto, elas geram muitas despesas.

Se seus orçamentos forem baixos ou o número de contratações e candidatos não for alto, você sempre poderá encontrar alternativas gratuitas ou de baixo custo. Você pode acompanhar os candidatos em uma planilha. Você pode usar plataformas como Zoom ou Skype para realizar entrevistas em vídeo.

Avalie as despesas e atribua um orçamento

Além de anúncios de emprego, ferramentas e custos de software, existem muitas outras áreas que podem incorrer em despesas.

Você também deve ficar de olho em outros possíveis custos, como despesas de viagem, taxas de consultoria (caso esteja terceirizando a contratação), despesas com refrescos e assim por diante.

Depois de ter uma visão clara de todos os recursos que você usará em seu processo de contratação, você poderá estimar seus custos e definir um orçamento de acordo.

3. Simplifique seu processo de seleção e comunicação

Antes de começar a convidar candidatos para o seu posto de trabalho, você deve estar preparado com um processo de seleção eficaz para encontrar o ajuste certo para sua organização.

Um sistema bem definido para selecionar os candidatos, rastreando os aplicativos, e a comunicação pode maximizar seus esforços de contratação.

Além de facilitar sua busca, uma abordagem sistemática evitará gastos desnecessários, desperdício de tempo, energia e recursos.

Definir os métodos e procedimentos para a seleção

Prepare-se para mais uma etapa essencial na contratação. Você precisa considerar os métodos mais adequados para encontrar essa pessoa do mar de aplicativos que você receberá.

Embora os currículos sejam uma boa vantagem para os candidatos pré-selecionados, você não deve limitar o triagem para currículos e deixe o resto para entrevistas.

Para tornar seu processo de seleção infalível, você deve adicionar mais etapas de triagem. Por exemplo:

Cartas de Apresentação, Portfólio, Trabalho de Amostra

• Peça aos candidatos que forneçam uma carta de apresentação ou anexem seu portfólio ou trabalho de amostra às suas solicitações de emprego.
• Isso o ajudará a avaliar melhor suas personalidades e habilidades.

Teste de Avaliação de Habilidades

• Os resultados de um teste de avaliação de habilidades podem ajudá-lo a selecionar muitos candidatos.
• É um ótimo método se o trabalho exigir conhecimento técnico. Ele fornecerá uma imagem completa de se um candidato tem conhecimento adequado do referido assunto/ferramenta/software.
• Encontre um fornecedor (uma consultoria ou fornecedor de software que fornece tal serviço) e o meio (online ou offline) para facilitar o teste.

Uma tarefa ou projeto da vida real

• Esse método pode fornecer um vislumbre da vida real das habilidades de resolução de problemas, abordagem, execução e compreensão de um funcionário em potencial.
• Esse método pode ser inútil se o problema e as instruções não forem bem elaborados, ou o problema fornecido for falho ou não for suficientemente desafiador.
• Decida o meio, o prazo de execução e outros detalhes da tarefa.

Entrevistas

• Uma entrevista é o método mais reverenciado de seleção. Ele ajuda você a avaliar o candidato com muito mais intensidade.
• Decidir sobre o número de sessões de entrevista, o meio (pessoalmente, telefone ou vídeo), o entrevistador e as perguntas da entrevista.

Seja qual for o método que você finalize para o processo de seleção, certifique-se de preparar os materiais e cronogramas com antecedência para que seu processo de contratação permaneça sob seu controle.

Organizar a comunicação

Informar os candidatos em todas as etapas é fundamental para evitar atrasos, falhas de comunicação e, consequentemente, perder um grande potencial funcionário.

Antecipe todos os eventos e cenários possíveis, desde o recebimento de inscrições até os resultados da avaliação. Prepare modelos para comunicação em todos esses eventos, como:

• Ao receber um pedido
• Quando um candidato é selecionado (em cada etapa de triagem)
• Na mudança de um horário
• Quando você rejeita um aplicativo

Acompanhe todos os eventos

Independentemente das fontes, ferramentas e métodos que você empregou para convidar inscrições, selecionar e selecionar candidatos, certifique-se de manter um registro de todas as etapas e ficar por dentro de tudo até encontrar a pessoa certa.

4. Certifique-se de que o processo de contratação esteja em conformidade com as leis trabalhistas

Para proteger os direitos dos funcionários, os governos estabelecem regras, regulamentos e diretrizes que abrangem as leis trabalhistas ou trabalhistas.

Essas leis trabalhistas dizem respeito às condições de trabalho, termos de emprego, salários, horas de trabalho, saúde e segurança, discriminação e assédio no local de trabalho.

Seguir essas leis não é apenas obrigatório do ponto de vista legal, mas também abre caminho para uma forte relação empresa-empregado.

Além de direcionar os sistemas e políticas gerais de sua organização, as leis trabalhistas afetam diretamente o processo de contratação.

Durante o processo de contratação, não discriminação é um fator de conformidade crítico a ser observado. De descrições de cargos a perguntas de entrevistas, é importante garantir que não haja casos de discriminação.

Todos os candidatos devem ter a mesma chance e devem ser julgados apenas com base na experiência, habilidades e qualificações e capacidade de fazer o trabalho.

Tratamentos menos favoráveis ​​com base em outros fatores pessoais – raça, etnia, religião, estado civil ou familiar, deficiência física ou mental, sexo, idade, orientação sexual – são ilegalmente discriminatório e pode convidar a ação legal.

5. Seja explícito com a papelada

A papelada é essencial para solidificar o relacionamento da sua organização com seus futuros funcionários. A documentação vincula legalmente vocês dois.

Além disso, o relato escrito dos termos de emprego protege os interesses da empresa e dos funcionários e fornece bases para a confiança mútua e a responsabilidade.

Por isso, os documentos que você deve manter à mão:

Carta de oferta de emprego

Depois de encontrar e selecionar com sucesso um funcionário em potencial, você deve estender uma oferta oficial para o trabalho com os detalhes do emprego.

A carta de oferta deve incluir o cargo, descrição do trabalho, salário, benefícios, data de início, horário de trabalho, política de trabalho remoto e outros termos e condições de emprego.

Sem falar que o candidato tem o direito de negociar, aceitar ou rejeitar a oferta de emprego. E, assinar e devolver a carta de oferta de emprego torna o emprego formal.

Contrato de Trabalho/Contrato de Trabalho

Uma carta de oferta de emprego assinada serve como prova juridicamente vinculativa de emprego. No entanto, uma carta de oferta de emprego tende a ser menos detalhada e mais informal.

Se você deseja tornar os termos e condições de trabalho mais concretos, pode optar por um Contrato de Trabalho ou Contrato de Trabalho mais formal.

Acordo de não divulgação

Se sua empresa lida com informações confidenciais, você deve fazer com que seus funcionários assinem um acordo de confidencialidade. Este documento deve descrever explicitamente os detalhes do acordo e as possíveis implicações em caso de violação.

Políticas da empresa

Para ajudar seus funcionários a entender e cumprir as regras, regulamentos e ética de sua empresa, você deve documentar as políticas e dar-lhes acesso.

Assim, sua empresa deve ter políticas bem documentadas para:

• Código de conduta
• Assédio sexual no local de trabalho
• Não discriminação
• Licenças incluindo licença maternidade/paternidade
• Cessação do emprego
• Trabalho a partir de casa
• Probatória e confirmação de emprego
• Gratuidade e Fundo de Previdência do Empregado

6. Faça uma verificação de antecedentes pré-emprego

Contratar a pessoa errada pode ter efeitos adversos graves em seus negócios, desde o crescimento prejudicado até mesmo uma situação ameaçadora no local de trabalho.

Portanto, para evitar que um funcionário se torne um passivo para a organização, é melhor realizar uma verificação de antecedentes para verificar sua identidade de funcionário em potencial e atividades anteriores com antecedência.

Você deve verificar a identidade da pessoa, credenciais de emprego e educação, antecedentes criminais e outras atividades ilegais.

Algumas das maneiras de fazer uma verificação de antecedentes são entrando em contato com o local do último emprego, instituição de ensino, referências e perfis sociais fornecidos pelo candidato.

A propósito, certifique-se de que a verificação de antecedentes seja feita com o consentimento do indivíduo e respeite sua privacidade.

7. Crie um processo de integração para o novo funcionário

Sua busca de contratação não termina quando seu futuro funcionário assina um contrato de trabalho. O novo contratado precisa ser integrado para ajudá-lo a se integrar perfeitamente à sua organização.

Essencialmente, a integração começa quando você estende a oferta de emprego ao possível funcionário e continua até que o funcionário comece a produzir resultados.

Além disso, se sua organização passar uma impressão negativa ou não corresponder às expectativas de seu novo funcionário, ele poderá se arrepender de sua decisão de aceitar a oferta de emprego e sair.

Para evitar esses problemas e forjar um bom relacionamento, é essencial fazer esforços na integração.

Um processo de onboarding eficaz serve para que o novo contratado se sinta bem-vindo e reduza sua ansiedade relacionada ao novo ambiente de trabalho. Além disso, ajuda-os a se estabelecerem e assumirem as responsabilidades do trabalho com eficiência.

Geralmente, o processo de integração abrange:

• Sessões de orientação para dar uma visão geral da cultura, valores, produtos e serviços da sua organização
• Atribuir os ativos de TI e material de escritório (acesso a e-mail, estação de trabalho, móveis, etc.); configurando a conta salário
• Fornecer o treinamento e as informações necessárias para iniciar o trabalho
• Revisar as expectativas do trabalho e discutir os planos de ação
• Apresentando aos membros da equipe e outros funcionários
• Manter um controle sobre suas preocupações ou problemas e receber feedback frequente deles

Principais takeaways

A contratação é uma decisão de negócios vital que deve ser bem planejada e executada para obter os melhores resultados.

Para procurar e encontrar o funcionário certo e ajudá-lo a se integrar ao seu sistema, os pontos a serem lembrados são:

1. Avalie suas necessidades de contratação, faça uma análise adequada do trabalho e prepare uma descrição do trabalho adaptada aos seus possíveis funcionários
2. Crie estratégias para atrair os candidatos certos e conheça os recursos necessários para otimizar o processo de contratação
3. Adote uma abordagem sistemática para triagem e seleção dos candidatos, juntamente com um plano de comunicação
4. Siga as regras e regulamentos durante a contratação definidos pelas leis trabalhistas
5. Formalize a associação empresário-empregado e os termos no papel
6. Verifique os detalhes do funcionário em potencial para reduzir os riscos
7. Integrar o funcionário selecionado para ajudá-lo a se adaptar e assumir suas responsabilidades