Como envolver membros remotos da equipe e combater o isolamento

Se os últimos anos nos ensinaram alguma coisa, é que as equipes distribuídas e híbridas vieram para ficar.

Em 2023, cerca de 30% dos funcionários em tempo integral trabalhar em modelo híbrido, dividindo o tempo entre o escritório e a casa.

No entanto, manter um grupo de funcionários engajados, unificados e sentindo-se como uma equipe interconectada pode ser um desafio ao colaborar por meio de telas.

Embora produtivos, muitos líderes descobrem que a motivação, a camaradagem e até mesmo o rendimento diminuem com o tempo entre os funcionários remotos que lidam com sentimentos extenuantes de desconexão ou isolamento.

As soluções residem na curadoria consciente de espaços colaborativos que promovam as interações dos funcionários, nutrindo relações pessoais através da escuta e da empatia e aproveitando ferramentas digitais para recriar experiências comunitárias.

Isto não só aumentará a inclusão e a união, mas terá um impacto direto na produtividade, na retenção, na criatividade e nos resultados financeiros.

Nesta postagem do blog, exploraremos táticas acionáveis ​​utilizando Espaço de trabalho do Google aplicativos como Meet, Docs e Jamboard que ajudam os líderes a envolver efetivamente membros remotos, porém valiosos, da equipe.

Vamos começar!

Estratégias de Liderança

Com base na introdução sobre o valor do engajamento, aqui estão cinco estratégias principais que os líderes podem empregar para envolver ativamente membros distribuídos da equipe usando o Google Workspace:

1. Faça videoconferências individuais regulares

Agendar reuniões individuais semanais ou quinzenais com cada subordinado direto usando o Google Meet permite que você verifique o progresso, forneça feedback e construa relacionamentos essenciais para o trabalho remoto.

Por exemplo, nos 33% dos trabalhadores remotos relataram a solidão como sua maior luta pessoal. Mas os gerentes que fazem videochamadas regulares criam espaços para conexão pessoal.

2. Hospede eventos de equipe virtual

Organize eventos sociais informais, como noites de curiosidades às sextas-feiras ou sessões de bate-papo no café para a equipe no Google Meet.

Ter amizades próximas no trabalho aumenta a probabilidade de os funcionários permanecerem na empresa. Eventos de equipe virtual pode facilitar esses vínculos interpessoais.

3. Reconhecer publicamente as conquistas

Quando os membros da equipe fazem um ótimo trabalho, elogie-os publicamente, recapitulando as realizações de toda a equipe. newsletter ou uma sala pública do Google Chat.

Destaques como “Ryan lançou um recurso importante esta semana” ou “O design de Sarah ganhou a aprovação do nosso cliente” motivam os indivíduos com reconhecimento (fonte).

4. Habilite discussões contínuas

Tenha salas de bate-papo com tópicos específicos no Google Chat para conversas contínuas sobre projetos. Isso facilita o alinhamento por meio da transparência.

Construção cultura da empresa permitindo também salas de bate-papo casuais com bebedouros para brincadeiras fora do trabalho.

5. Contexto de supercomunicação

Defina as expectativas antecipadamente por meio de boletins informativos por e-mail e sessões gravadas do Meet. Resuma as principais conclusões posteriormente.

Sem dicas de linguagem corporal, a comunicação excessiva evita o desalinhamento das prioridades entre equipes distribuídas.

Primeiros passos no Google Meet

Hábitos dos membros da equipe

Aqui estão três hábitos principais que os membros individuais da equipe podem adotar para promover um melhor envolvimento em equipes distribuídas:

1. Comunicação excessiva no Google Spaces

O compartilhamento ativo nos canais do Spaces mantém todos alinhados. Forneça atualizações de status, peça opiniões e compartilhe novos aprendizados.

Por exemplo, a desenvolvedora Sangita publica seu código mais recente para revisão no espaço “Projeto Tango”. Agora toda a equipe pode fornecer feedback em vez de apenas uma pessoa. Essa transparência permite uma iteração mais rápida.

2. Participe de chats de vídeo casuais

Participar de chats de vídeo não relacionados ao trabalho ajuda a cultivar relacionamentos em equipes remotas.

3. Compartilhe calendários amplamente

Habilitar o acesso ao calendário fornece conscientização sobre disponibilidade e capacidade.

Membros da equipe distribuídos que permanecem engajados geram melhores resultados. Esses hábitos facilitam a comunicação, a coordenação e os relacionamentos vitais para o alto desempenho.

Dito isso, vamos direto ao uso dos aplicativos do Google Workspace para um melhor envolvimento ao trabalhar remotamente.

Utilizando Ferramentas

1. Conheça

Com as interações presenciais limitadas, o Meet se torna seu canal para conversas espontâneas e atividades criativas. colaboração que equipes remotas almejar.

Facilitar videochamadas envolventes não apenas estimula a inclusão, mas também aumenta diretamente a produtividade entre grupos desconectados.

Então, como os gerentes podem maximizar o Meet para promover o envolvimento entre equipes distribuídas?

Dicas para líderes que conduzem a reunião

Como anfitrião, concentre-se em promover o diálogo bidirecional:

Espalhe perguntas abertas em toda a sua apresentação usando o recurso integrado de perguntas e respostas do Meet, enquetes ou simplesmente ativando o som dos participantes para intervir verbalmente.

Créditos de imagem: Espaço de trabalho do Google

Alocar tempo para discussões informais em sua agenda. Ter momentos casuais de bebedouro para se relacionar pessoalmente torna a coordenação profissional mais suave.

Acompanhar as principais conclusões por e-mail, incluindo decisões, itens de ação, recursos adicionais e pesquisas de feedback.

Buscando reações explícitas por meio de emojis do Meet ou ícones de polegar para cima/para baixo. O feedback não-verbal em tempo real é limitado remotamente, de modo que as reações proporcionam visibilidade dos níveis de concordância.

Dicas para membros que participam da reunião

Como participante, você impacta diretamente a eficácia da sessão ao:

Manter sua câmera ligada com enquadramento e iluminação adequados. Sinais não-verbais se perdem remotamente, então ver rostos cria relacionamento.

Compartilhar seletivamente sua tela ou trabalhar em salas de descanso para apresentar demonstrações, esboços, etc. A colaboração interativa facilita discussões animadas. O Jamboard é útil aqui.

Faça perguntas ou reaja no chat quando quiser intervir sem interrupção. O anfitrião pode voltar para interagir.

Ser criterioso ao ativar/desativar o som para minimizar o ruído de fundo. A clareza da comunicação evita o desalinhamento.

O Google Meet potencializa o envolvimento impactante para equipes distribuídas quando o design de reuniões intencionais é mantido funcionários remotos conectado.

2. Gmail

O Gmail facilita a comunicação rápida e a colaboração perfeita, essenciais ao envolver equipes distribuídas.

Utilize o Gmail para:

1) Conversas diárias:

O bate-papo casual em vez do e-mail formal entre colegas facilita a construção de relacionamentos. O vaivém instantâneo cria uma “conversa mais fria” natural.

Grupo listas de e-mail simplifique o envio de atualizações para toda a equipe de uma vez, em vez de e-mails individuais para cada pessoa.

2) Simplificando o trabalho:

As caixas de entrada compartilhadas permitem uma colaboração tranquila, dando a várias pessoas acesso a e-mails da equipe aos quais qualquer um pode responder, em vez de caixas de entrada individuais isoladas. Softwares como Streak for Gmail ainda ajudam a organizar caixas de correio compartilhadas para coordenação de trabalho remoto.

Os modelos economizam tempo para comunicações enviadas com frequência, como atualizações semanais de status de projetos ou perguntas frequentes comuns.

O Gmail permite uma comunicação rápida para alinhamento, além de oportunidades de colaboração e bate-papo informal, todos ingredientes essenciais para envolver equipes distribuídas.

3. Google Drive

Se sua equipe remota se sentir desconectada, o Google Drive aumenta a transparência e a coordenação perfeita, fazendo com que todos se envolvam novamente.

Veja como aproveitar seus recursos.

Acesso Unificado

Com o Drive, os arquivos ficam armazenados com segurança em um só lugar, em vez de ficarem espalhados entre dispositivos ou caixas de entrada. Esta “fonte de verdade” central permite acesso e visibilidade uniformes.

Portanto, seja trabalhando em seu escritório em casa em Toronto, em um café em Berlim ou em um espaço de trabalho compartilhado na cidade de Bangalore, todos os membros da equipe acessam as versões mais recentes.

Colaboração em tempo real

O Drive abriga Documentos, Planilhas e Apresentações – os aplicativos de escritório do Google Workspace. Mas, diferentemente dos documentos independentes, esses arquivos nativos da nuvem permitem a edição simultânea por colegas distribuídos.

Não há necessidade de esperar que alguém termine de adicionar sua peça ou ter que integrar manualmente as alterações de várias versões.

Por exemplo, suas equipes de marketing e de produto podem juntas refinar as mensagens no mesmo documento sem grandes dores de cabeça. Todos ficam perfeitamente sincronizados.

Gerenciar alterações

Cada ajuste feito nos arquivos do Drive é registrado para a posteridade. Mergulhe no histórico de versões de qualquer arquivo para visualizar, comparar ou restaurar iterações anteriores.

Assim, seus designers podem experimentar com ousadia um logotipo proposto, mas ainda assim reverter para rascunhos anteriores, se necessário. É mais ágil do que rastrear arquivos de desenho individuais.

4. Documentos, Planilhas e Apresentações Google

Seja colaborando em documentos, analisando dados ou criando apresentações, os aplicativos Office Suite do Google permitem que as equipes trabalhem juntas em qualquer lugar.

A edição em tempo real baseada na nuvem e o acesso centralizado ajudam as equipes remotas a permanecerem totalmente alinhadas.

Especificamente, você pode usar o Google Docs para:

• Crie wikis como centros compartilháveis ​​para informações do projeto, como status, funções dos membros e links principais. Todo mundo faz referência a uma fonte de verdade.
• Seja colaborativo notas da reunião, em seguida, distribua recapitulações para atualizar os participantes remotos.

Aproveite o Planilhas Google para:

• Acompanhamento de cronogramas de projetos com datas de vencimento, status e responsável. Sua equipe remota coordena perfeitamente.
• Analisando dados por meio de métricas importadas para descobrir insights para decisões. Compartilhe painéis interativos.

E conte com o Apresentações Google para ajudar:

• Sessões de brainstorming com decks co-criados.
• Wireframes e protótipos interativos com comentários de revisores dispersos. Feedback remoto rápido.

A edição multiusuário em tempo real que o Documentos, Planilhas e Apresentações Google oferece é inestimável para envolver equipes com membros em todo o mundo em vários fusos horários.

5. calendário do Google

Manter a sincronia é complicado para equipes distribuídas. Mas Google Calendar aumenta a visibilidade de programações e eventos para alinhar todos.

Calendários de equipe compartilhados garantem transparência em torno de:

• Horário de trabalho e folga
• Reuniões, prazos e eventos
• E foco blocos de tempo para um trabalho de cabeça baixa.

Por exemplo, nos gerente de mídia social Ishita marcaria quando ela estivesse offline para planejamento de conteúdo. Vendo esse bloqueio de “tempo para mim”, os colegas de trabalho sabem que não devem atrapalhar seu foco.

A integração do calendário com o Gmail também mostra recusas automaticamente se uma reunião gerar conflito com eventos existentes. Essa consciência evita reservas duplicadas que deixam pessoas remotas de fora.

Use convites do Agenda para agendar horários sociais remotos, como curiosidades de sexta-feira.

Enviar convites de calendário em vez de organizar eventos por meio do Slack ou de texto facilita o rastreamento de presença e lembretes. Lembretes automatizados também aumentam a participação.

Calendários compartilhados alinhados com integração de e-mail, notificações e eventos automatizados eliminam dores de cabeça de coordenação.

Com isso resolvido, vamos explorar como você pode enfrentar alguns desafios potenciais de trabalho remoto que podem surgir em seu caminho.

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Respondendo aos desafios do trabalho remoto

O isolamento e a falta de conexão são desafios comuns para equipes remotas. No entanto, várias estratégias podem ajudar:

Construa uma comunidade por meio de canais não relacionados ao trabalho

Incentive o uso de canais não relacionados ao trabalho no Google Chat/Spaces em torno de interesses comuns, como animais de estimação, hobbies, etc.

Organize almoços virtuais, intervalos para café ou discussões “bebedouros” onde os membros da equipe possam conversar informalmente.

Tenha um canal #random para compartilhar memes, vídeos e histórias engraçadas para dar aquela “vibe de local de trabalho”.

Permitir flexibilidade

• Passe dias sem vídeo nas chamadas do Meet para evitar fadiga.
• Pesquise anonimamente os membros da equipe sobre o que eles precisam para evitar o esgotamento.
• Permitir flexibilidade no horário de trabalho para acomodar diferentes horários/fusos horários.

Promova conexões sociais

• Jogue jogos como Kahoot e Gartic Phone no Meet para estimular a criatividade e a diversão.
• Organize happy hours virtuais, cozinhar juntos ou outras atividades para socializar.
• Envie pacotes de cuidados com brindes da empresa para que a equipe remota se sinta valorizada.

O segredo é usar as ferramentas certas para os fins certos e estabelecer normas em torno da comunicação assíncrona.

Medindo o envolvimento

Manter equipes distribuídas engajadas no longo prazo requer medir conscientemente a participação, a colaboração e a conectividade.

O Google Workspace fornece ferramentas eficazes para coletar esses insights.

Surveys

As pesquisas Pulse criadas no Formulários Google ajudam a avaliar o envolvimento coletando feedback regular.

Por exemplo:

• Faça perguntas de classificação após as reuniões sobre organização, interatividade e eficácia. Acompanhe as tendências.
• Envie pesquisas mensais do Forms cobrindo satisfação, comunicação e produtividade – segmente os resultados por atributos como mandato, localização e função.

Dashboards

Os painéis visuais no Looker Studio do Google comunicam rapidamente os níveis de engajamento:

• Incorpore dados de participação no Meet e de uso do Google Docs para ver a participação.
• Adicione métricas de ferramentas como Chat e Agenda em uma visualização multifuncional.

O segredo é escolher métricas conectadas e coletar dados consistentes para descobrir tendências. Isso permite resolver problemas de forma proativa.

Conclusão

Está comprovado que equipes distribuídas aumentam a produtividade e acessam talentos globais se estiverem conscientemente engajadas.

Conforme abordado nas dicas sobre uso do Meet, Docs e muito mais, Espaço de trabalho do Google fornece, mesmo remotamente, canais personalizáveis ​​para essa conexão.

Manter a participação, a camaradagem e a transparência também depende da avaliação regular do envolvimento dos líderes.

Lembre-se de que as ferramentas de hoje apagam os limites de ontem.

Portanto, implemente as táticas sugeridas aos poucos e observe com atenção. Com cuidado e intenção, sua equipe dispersa, porém coesa, em breve será imparável.