Como fazer um orçamento para sua empresa: o guia completo

O orçamento é uma parte crítica do seu roteiro de negócios. Seu negócio corre o risco de se perder se você não ficar no controle das finanças desde o início.

O orçamento não apenas ajuda a manter a saúde financeira de sua organização sob controle, mas também direciona o curso de ação para as funções de negócios.

Um orçamento fornece uma visão geral de suas finanças, incluindo receitas, despesas e outros componentes durante um período específico. Criar um orçamento é essencial para garantir uma forte posição financeira do seu negócio no presente e no futuro.

Vamos discutir em detalhes por que você precisa de um orçamento e como criar um.

Faixas, controles e guias de orçamento

Um orçamento tem duas funções principais – planejamento e controle. O orçamento, sendo um esboço da situação financeira completa do seu negócio, ajuda você a ter uma visão mais ampla e auxilia na tomada de decisões.

Aqui estão alguns dos principais benefícios que você pode colher criando seu orçamento.

Previsão de receita

A previsão de receita é um dos principais objetivos do orçamento. Ele ajuda você a visualizar quanto pode esperar ganhar em uma determinada duração.

O mérito de tal previsão é que você pode planejar seu movimento de acordo para maximizar seus lucros. Suponha que sua receita esperada seja 30% maior do que no ano anterior. Nesse caso, talvez você queira gastar mais em anúncios para atrair mais clientes.

Tomar decisões informadas

A maioria de suas decisões de negócios precisa ter algumas implicações monetárias, seja investindo em um novo software ou otimizando seus esforços de marketing.

Criar um orçamento ajuda você a avaliar o ROI de seus investimentos. Também permite avaliar sua capacidade financeira, antecipar problemas e revelar áreas de melhoria. Assim, um orçamento pode fornecer as informações necessárias para ajudá-lo a tomar decisões informadas.

Custo de controle

O controle de custos é fundamental para um negócio lucrativo. Não importa quanta receita sua empresa ganhe, sua empresa pode estar com problemas se seus custos superarem sua receita.

O processo de orçamento constrói a base para o controle de custos. Ele ajuda a identificar as despesas comerciais e serve como ponto de partida para ações relevantes. Por exemplo, você pode pensar em reduzir os gastos com infraestrutura ou negociações com fornecedores para otimizar os custos de matérias-primas.

Desempenho de benchmarking

Os orçamentos são uma valiosa ferramenta de benchmarking para o desempenho do seu negócio. Você pode usar os valores do orçamento para monitorar e comparar o desempenho anual, trimestral ou mesmo mensalmente.

Também pode ajudá-lo a definir metas práticas para o futuro, tomando os números como indicadores-chave de desempenho. Por exemplo, se você vir um de seus produtos gerando muito menos receita consistentemente, poderá decidir se concentrar mais nele ou descartá-lo completamente.

Garantir fundos

O orçamento também é uma excelente ferramenta para obter novas oportunidades financeiras. Os números do orçamento indicam o potencial de crescimento do seu negócio. Ele ajuda você a fazer backup de sua apresentação com dados para convencer os investidores a investir.

Noções básicas de orçamento

Antes de passar para as etapas para criar seu orçamento, vamos familiarizá-lo com os fundamentos nos quais basear seu orçamento.

Determine o tipo de orçamento

Para começar, você precisa descobrir o tipo de orçamento que precisa criar. Dependendo da finalidade e das áreas funcionais, as empresas costumam usar os seguintes tipos de orçamento.

Orçamento mestre

Um orçamento mestre é a visão completa das finanças de uma empresa. Inclui os números e projeções de receita geral, custos, despesas operacionais, ativos, dívidas, fluxo de caixa, etc.

Esse tipo de orçamento fornece uma visão financeira abrangente de uma organização. Ajuda a alinhar todas as funções de negócios.

Orçamento estático

Um tipo de orçamento estático, como o nome sugere, considera despesas e receitas fixas. Esse tipo de orçamento significa criar um orçamento baseado em quanto você tem em mãos e quanto vai gastar.

Embora esse tipo de orçamento possa não refletir estimativas precisas ao longo do período, ele fornece um bom ponto de partida ou diretriz para previsões realistas.

Orçamento Flexível

Um orçamento flexível considera tanto os valores fixos quanto as variáveis ​​associadas às despesas e receitas, ao contrário de um orçamento estático. Ele ajusta os números com base nos números atuais reais. Assim, dá uma imagem financeira mais precisa.

Como um orçamento flexível é baseado nos números e previsões do período atual com base em vários cenários, ele pode ajudá-lo a se preparar melhor para enfrentar os resultados.

Orçamento operacional

Um orçamento operacional cobre as despesas e receitas geradas pelas operações comerciais do dia-a-dia, como o custo de produção de bens ou serviços, custos administrativos relacionados e receitas dos bens ou serviços.

Esse tipo de orçamento não considera dívidas de longo prazo ou despesas de capital. Você pode querer criar esse orçamento operacional se quiser observar de perto as implicações financeiras de suas operações diárias.

Orçamento por departamento

Um orçamento pode ser feito para cada departamento ou área funcional do seu negócio – por exemplo, orçamento de RH, orçamento de marketing e outros.

Se você tem uma organização maior, criar um orçamento separado para cada departamento pode ajudá-lo a alocar e planejar as atividades de acordo. Também pode ajudá-lo a avaliar o desempenho de cada departamento.

Decidir sobre o período orçamentário

Normalmente, um orçamento de negócios é criado para um ano. No entanto, não existe uma regra rígida e rápida. Você pode criar orçamentos para um período mais curto ou mais longo, dependendo da necessidade.

Você pode começar com um orçamento para dois ou três meses ou dividir seu orçamento anual em períodos mensais ou trimestrais. Não importa a duração do seu período orçamentário, a tarefa mais crítica é a revisão de rotina. Além disso, você pode fazer as pazes com seu orçamento à medida que avança.

Criando seu orçamento

Depois de decidir o tipo e o período do seu orçamento, é hora de entrar em ação. Vejamos primeiro os componentes que seu orçamento deve incluir.

custos

Custos e despesas são parte integrante do orçamento. Existem três tipos principais de custos que uma empresa incorre:

Custos fixos

Estas são as despesas de negócios consistentes que não mudam ao longo de um período de tempo ou em relação a outros fatores. Os custos fixos do seu negócio normalmente são:

• Rendas
• Custos de arrendamento
• Salários
• Seguros
• Utilitários como planos de internet ou telefone
• Site de hospedagem

Custos variáveis

Essas são as despesas que mudam de acordo com volumes, uso ou outros fatores. Além disso, os custos variáveis ​​têm o espaço máximo para controle de custos. Os custos variáveis ​​que sua empresa provavelmente encontrará são:

• Custos de matérias-primas
• Contas de luz ou combustível
• As despesas de viagem
• Comissões de venda
• Custos de remessa
• Gastos com publicidade

Despesas únicas

São as despesas que uma empresa incorre uma vez ou com menos frequência, geralmente fora das atividades comerciais usuais. Essas despesas podem até ser inesperadas. Portanto, é melhor prevê-los ou reservar uma quantia para estar do lado mais seguro.

As despesas únicas incluem:

• Custos com móveis e equipamentos de escritório
• Custos de reparo ou substituição
• Custo de lançamento do produto
• Taxa de consulta única (por exemplo, contratar um especialista para ajudá-lo com a idealização do produto)

Depois de contabilizar todas as despesas, também é importante definir metas de gastos para o futuro, tanto de curto quanto de longo prazo. Definir metas ajudará você a desenvolver seu orçamento e controlar os custos de acordo.

Receita estimada

Juntamente com os custos, a receita é o componente crucial a ser incluído em seu orçamento. A receita é a receita que sua empresa traz a cada mês.

Primeiramente, você precisa listar todos os fluxos de renda do seu negócio. Estes incluirão:

• Os produtos ou serviços que você vende
• Juros que você ganha ao alugar um ativo comercial
• Serviços ou atividades adicionais que geram dinheiro (como a taxa de inscrição para um evento)

Em seguida, com base em números de vendas anteriores ou tendências gerais, você precisa determinar o valor que espera ganhar mês a mês de cada uma de suas fontes de renda. Por menor que seja a fonte de renda, certifique-se de contabilizar cada uma delas.

O fluxo de caixa

O fluxo de caixa é outro componente crucial a ser considerado em seu orçamento. É a conta de dinheiro que entra e sai do seu negócio diariamente.

O fluxo de caixa é vital para ficar de olho em sua posição financeira a qualquer momento. Revisar seu fluxo de caixa semanalmente, ou pelo menos mensalmente, ajuda a descobrir se você tem dinheiro suficiente para pagar os custos, juros e outras despesas.

Caso contrário, você pode agir imediatamente para trazer mais dinheiro para operações comerciais contínuas em tempos de crise - tomando um empréstimo ou vendendo um ativo.

Margem de lucro

A inclusão de números de lucro no orçamento pode ser muito útil para o crescimento do seu negócio. Lucro é o que sobra depois de deduzir sua renda das despesas.

As margens de lucro esperadas direcionam você para o crescimento, revelando as possibilidades. Se suas margens de lucro forem menores do que o esperado, você pode repensar como melhorar os lucros. Se os lucros forem maiores, você pode se concentrar em lucrar para dimensionar seus negócios.

Projeções

A essência de um orçamento está em sua capacidade de vislumbrar possibilidades futuras por meio de projeções. A projeção é estimar os números com base nas tendências atuais.

Projetar sua receita, despesas e lucro mês a mês ou ano a ano lhe dá uma ideia do que esperar e onde melhorar. Juntamente com as tendências passadas e presentes, você pode basear suas projeções nas tendências do setor e suas metas de negócios durante o período.

Sem mencionar que suas estimativas devem ser realistas. As estimativas irreais não apenas darão a projeção errada, mas também inviabilizarão seus objetivos gerais de negócios.

Apresentando seu orçamento

Depois de reunir os números de receitas e despesas, chega a hora de reuni-los. Representação correta para que o orçamento faça sentido e seja de fácil compreensão.

Planilha

A boa e velha planilha é uma das formas mais comuns de criar e exibir um orçamento. Você pode fazer uso de funções matemáticas para calcular os números e projeções rapidamente ao longo de uma duração.

Você também pode usar modelos prontos no Planilhas Google. Você precisará personalizar o modelo com suas informações e preencher os detalhes. Caso contrário, você pode se inspirar no modelo e criar um novo do zero.

Software de orçamento

O orçamento envolve muitos números, cálculos e registros. Gerenciá-lo em planilhas pode ser bastante complicado e demorado. O software de orçamento pode tornar sua vida muito mais fácil.

Os sistemas de orçamento têm os recursos para ajudá-lo a planejar, prever e gerenciar o orçamento da sua empresa em um só lugar. Você pode gerar relatórios financeiros, examinar KPIs, acompanhar o fluxo de caixa e muito mais.

Você pode experimentar softwares como Scoro, QuickBooks, Centage, Xeroou NetSuite para criar seu orçamento rapidamente.

Software de contabilidade e escrituração também pode ajudá-lo muito a extrair os dados reais e compará-los com seu orçamento.

Você pode querer experimentar software como ZohoBooks or Contabilidade Sábia para gravar e acessar seus dados financeiros em um só lugar facilmente.

Principais conclusões

Criar um orçamento é essencial para manter a saúde financeira do seu negócio sob controle. Além disso, um orçamento apresenta a oportunidade de planejar suas finanças para obter o máximo de resultados.

Para criar seu orçamento, você precisa estimar suas receitas, despesas e lucros e fazer projeções ao longo de uma duração. Um orçamento eficaz considera detalhadamente os custos e as receitas. E faz previsões com base em tendências realistas e objetivos de negócios.

A criação de um orçamento envolve a apresentação das informações de maneira fácil de entender. O software de planilhas e orçamentos pode ajudá-lo com o mesmo.

Por fim, revisar regularmente seu orçamento é crucial para colher os benefícios máximos de seu orçamento.

Esperamos que este guia o ajude a criar um orçamento robusto que permita orientar seus negócios na direção certa. Bom orçamento!