ERP (Enterprise Resource Planning) – Guia para Iniciantes

Administrar um negócio, independentemente de sua escala operacional, é uma tarefa pesada. Desde o planejamento e gerenciamento de recursos até o gerenciamento de equipes e clientes, diferentes departamentos de cada empresa exigem diferentes estratégias de gerenciamento.

Fazer malabarismos com diferentes funções de negócios, de forma independente ou manual, pode ser muito trabalhoso.

Com tantas coisas à mão, manter as coisas funcionando sem problemas e maximizar os lucros é, portanto, um desafio. Os sistemas ERP (planejamento de recursos empresariais) são o que as empresas usam para manter suas operações funcionando com eficiência.

As soluções de ERP automatizam e integram todas as áreas-chave do seu negócio, incluindo criação, planejamento e gerenciamento de recursos humanos, relacionamento com clientes, clientes, cadeia de suprimentos e outros.

Isso leva a fluxos de trabalho estruturados e suaves e a tomadas de decisões eficazes para que você possa utilizar melhor o tempo e os recursos em áreas que precisam de atenção especial.

O software ERP não só automatiza as operações do seu negócio em todos os departamentos, como também o facilita na melhor gestão dos recursos, seja em termos de materiais ou humanos.

O que é um ERP?

ERP é a sigla para Planejamento de Recursos Empresariais. O software ERP é basicamente um conjunto de ferramentas e funções integradas especialmente projetadas para ajudá-lo a gerenciar todas as suas operações de negócios, automatizando suas tarefas diárias relacionadas a estoques, recursos, contabilidade, finanças, etc., e conectando os principais processos de negócios.

De acordo com Bart Perkins, o ERP é um “sistema de aplicativos de software integrados que padroniza, agiliza e integra processos de negócios em finanças, recursos humanos, compras, distribuição e outros departamentos”.

O sistema ERP permite que você monitore o crescimento do seu negócio, fornecendo atualizações em tempo real e uma visão panorâmica de todas as suas operações comerciais.

Esses insights fornecem a você todas as informações-chave para tomar decisões de negócios sólidas e planejar suas estratégias de negócios de forma eficaz. Com a análise detalhada fornecida pelo software ERP, você também pode acompanhar finanças, recursos e produção.

Como funciona um sistema ERP?

Até agora, você tem uma ideia básica do que é ERP. A próxima pergunta, surgindo em sua cabeça, deve ser como isso funciona. Bem, vou levá-lo para trás da tela onde a mágica acontece.

O software ERP funciona de forma a aumentar sua produtividade e aumentar a eficiência dos negócios. Para fazer isso, ele opera por meio de um painel centralizado que hospeda várias ferramentas e aplicativos integrados que trabalham juntos para simplificar suas operações rotineiras de negócios e conectar todos os seus departamentos em um só lugar para um fluxo de trabalho tranquilo.

Um sistema ERP típico possui vários módulos que são especialmente projetados para diferentes necessidades de negócios. Quando os dados são inseridos no sistema por diferentes departamentos, cada módulo extrai essas informações e as transfere para um painel centralizado, onde todas as informações são visíveis na forma de relatórios e métricas detalhadas.

Isso mantém todos na empresa na mesma página e os tomadores de decisão podem analisar essas informações para acessar as necessidades de negócios e avaliar o desempenho em todos os departamentos e trabalhar melhor em áreas de baixo desempenho com foco e atenção principais.

Um exemplo de software ERP em funcionamento em um negócio baseado em produtos é quando as informações sobre o pedido do cliente são enviadas automaticamente para os locais de distribuição mais próximos do cliente.

A solução ERP faz isso avaliando vários fatores, como níveis de estoque, tempos de envio e localização, para escolher a opção mais econômica para você.

Em poucas palavras, um sistema ERP funciona para centralizar o banco de dados de informações de uma empresa, automatizar suas atividades rotineiras e simplificar o fluxo de trabalho em toda a organização. Consequentemente, aumentando o desempenho e a eficácia do trabalho e melhorando a comunicação em toda a empresa.

Benefícios do ERP

Como já foi estabelecido que um sistema ERP é um ativo valioso para qualquer empresa.

Desde o fornecimento de um banco de dados de informações centralizado de toda a sua empresa até tarefas diárias totalmente automatizadas, as soluções de ERP podem fazer maravilhas para sua empresa. A seguir estão alguns dos grandes benefícios que um software ERP pode trazer para sua empresa.

1. Custos reduzidos

Um ERP é um investimento que vale a pena fazer para o seu negócio. Sua rede eficiente economiza tempo e recursos, em vez de inculcar manualmente os dados no sistema em todos os departamentos, você pode inseri-los uma vez e estarão disponíveis em toda a organização.

Além disso, simplifica tarefas redundantes, como folha de pagamento de funcionários, alocação de faturas e elaboração de relatórios, economizando tempo e trabalho para tarefas mais importantes.

Além disso, ele fornece um sistema para todas as operações básicas de negócios, eliminando assim a necessidade e o custo de sistemas distintos separados.

2. Todas as informações em um só lugar

O ERP oferece um banco de dados de informações centralizado para todas as operações da sua empresa. Esteja você operando em pequena escala ou administrando uma empresa multinacional, todos os seus dados estão acessíveis em um só lugar.

Isso resulta em uma melhor colaboração entre todos os departamentos e uma conclusão mais organizada e rápida das tarefas. Além disso, essa visibilidade de dados completa também permite que você opere de qualquer lugar do mundo e obtenha insights instantâneos em tempo real sobre operações específicas ou obtenha uma visão completa dos processos de negócios em andamento apenas abrindo um pacote de ERP.

3. Análise de dados poderosa

As soluções de ERP usam ferramentas de inteligência de negócios para extrair os dados e coletá-los da forma mais eficiente. Ele processa os dados e gera relatórios analíticos perspicazes que mostram de forma abrangente o desempenho geral do negócio, bem como o desempenho de todos os departamentos de uma organização.

Os líderes podem usar essas informações precisas para apontar as áreas que não estão atendendo às expectativas e investir mais tempo e recursos para criar melhores estratégias para aumentar a escala de desempenho.

Além disso, você também pode personalizar esses relatórios de progresso para clientes, partes interessadas ou seus funcionários, para mantê-los informados ou transmitir facilmente sua mensagem a bordo. Dessa forma, você pode evitar o esforço de passar por toneladas de documentos e planilhas para gerar relatórios de avaliação.

4. Melhor agendamento

O software ERP também facilita as tarefas chatas de agendamento para você.

Você pode agendar as horas de trabalho ou turnos de seus funcionários, reuniões, conferências, quando os estoques serão entregues, quando as faturas serão emitidas, etc. em um único calendário acessível em toda a organização, para que todos possam ficar a página e nenhum conflito de tempo pode ocorrer.

5. Melhor colaboração entre departamentos

Quanto mais departamentos em sua empresa, mais importante é manter uma comunicação constante e eficaz em todos os departamentos. A má comunicação pode levar a erros dispendiosos.

Por exemplo, erros de comunicação entre seu fornecedor de materiais e centros de distribuição podem custar a você erros de estoque.

O ERP garante que todos em uma organização estejam no mesmo comprimento de onda, organizando automaticamente os arquivos, documentos, e-mails, chamadas, horários de trabalho, etc.

6. Forte segurança de dados

Quando você está operando online, há uma ameaça constante à integridade de seus negócios por ataques cibernéticos mal-intencionados. Um ERP também ajuda você nesse sentido, fornecendo ferramentas de gerenciamento de risco em tempo real.

Essas ferramentas realizam auditorias e monitoramento de fraudes automaticamente e protegem seu banco de dados de negócios contra violações de dados.

Além disso, com um sistema ERP, você tem todos os seus dados sob o mesmo teto, isso não apenas melhora a eficiência do trabalho, mas também aumenta a segurança, eliminando a necessidade de duplicação de dados em diferentes plataformas

As melhores soluções de ERP para pequenas empresas

Você já sabe as vantagens que o uso de uma solução ERP pode trazer para o seu negócio. Se você decidiu se beneficiar de um, agora a próxima coisa que você deve estar se perguntando é quais são suas opções, especialmente se você estiver administrando um negócio de pequena escala.

Listei abaixo algumas das melhores soluções de ERP para pequenas empresas, juntamente com seus principais recursos e prós e contras.

1. SAP Business One

O SAP Business One oferecido pela SAP SE é uma solução completa para necessidades de ERP. Este software foi projetado para expandir seus negócios.

Perfeito para empresas de pequena escala, o SAP Business One permite-lhe aumentar a escalabilidade do seu negócio, simplificando as suas operações comerciais principais. Fornecendo insights completos sobre todos os processos de negócios, para que você esteja equipado com todo o conhecimento vital para tomar as principais decisões de negócios.

Ele oferece visibilidade e controle de dados claros e completos sobre todos os aspectos de negócios. Você pode reduzir significativamente o custo de gerenciamento de todo o seu negócio usando o conjunto completo de ferramentas de gerenciamento financeiro do SAP Business One. Com essas ferramentas, você pode reduzir o erro e melhorar as margens para tomar decisões mais lucrativas.

Você pode acessar facilmente os dados de diferentes fontes para criar relatórios de desempenho abrangentes ou personalizar os já existentes usando relatórios baseados em BI e ferramentas analíticas. Você também pode criar relatórios detalhados de processos de vendas usando sua funcionalidade de vendas e gerenciamento de clientes.

Características chave

• Permite-lhe automatizar o tratamento de todos os principais processos contabilísticos, incluindo contas a receber e contas a pagar e entradas de diário
• Você pode executar campanhas de marketing eficazes criando, gerenciando e analisando diferentes atividades de marketing
• Você pode gerar cotações de vendas usando vários modelos
• Automatiza a geração de propostas de compras
• Você pode gerenciar estoques com eficiência e rastrear pedidos de compra
• Você pode gerar relatórios perspicazes em vários formatos usando dados em tempo real

Vantagens

• Painel de fácil utilização
• Fácil de implantar
• Custo-beneficio

Desvantagens

• Falta de funcionalidade de arrastar e soltar

Plano de preços

O SAP business one oferece muitas opções de preços para você escolher. Todas as empresas têm requisitos diferentes; assim, é melhor marcar as caixas que você precisa preencher para suas operações. A licença limitada custa US$ 52 por usuário/mês. Esta licença vem com configurações parciais e se concentra em logística, finanças ou otimização de CRM.

A licença profissional da SAP é um pacote completo de recursos que custa US$ 108 por usuário/mês. Você também pode reservar uma demonstração personalizada gratuita antes de tomar uma decisão de compra.

2. Acumatica

Um conjunto abrangente de módulos está disponível, desde relatórios e segurança centralizada, até a integração de gerenciamento eletrônico de documentos e gerenciamento eficiente de pedidos, tornando o Acumática um ERP líder para pequenas empresas.

Um ERP baseado em nuvem e software de contabilidade também estão disponíveis na plataforma.

Com clientes em todo o mundo, a Acumatica é líder em ERP em nuvem. Você pode acessar seus negócios em qualquer lugar e a qualquer hora com o modelo de licenciamento completo do Acumática ERP, que oferece nuvem ágil e tecnologia móvel. Obtenha informações em tempo real sobre os dados onde quer que esteja, usando ferramentas de personalização poderosas.

Para maximizar o ROI em todos os seus investimentos em tecnologia, o ERP estende a funcionalidade de gerenciamento de ativos fixos e receitas diferidas. O software de contabilidade, como o Acumtica ERP, ajuda as empresas a rastrear o faturamento de serviços profissionais, custos trabalhistas e reivindicar despesas permitidas por contrato.

Características chave

• Garanta que todos os investimentos em tecnologia forneçam o melhor ROI gerenciando receitas diferidas e ativos fixos
• Existem versões para diferentes indústrias, como comércio, distribuição e manufatura
• Um sistema integrado de gerenciamento de relacionamento com o cliente que fornece informações em tempo real sobre insights, atividades e cotações do cliente.
• As regras de cobrança para atributos complexos do projeto podem ser tratadas pela contabilidade do projeto
• Empresas multinacionais podem se beneficiar de aplicações financeiras

Vantagens

• Atualização contínua da interface
• Relatório de reclamação individual
• Fácil gerenciamento de clientes

Desvantagens

• Para negar uma reclamação, um usuário deve digitar um e-mail manual

Plano de preços

A Acumática introduziu um plano de preços muito flexível e moderno para seus usuários. O negócio permite que você reserve uma demonstração gratuita onde você pode entender as operações básicas e transmitir seus requisitos. Seu sistema analisa suas necessidades e sugere um plano baseado nos recursos e não no número de usuários cadastrados no serviço.

3. Microsoft Dynamics GP

Pequenas e médias empresas podem se beneficiar do Microsoft Dynamics GP, um sistema de contabilidade financeira. Em 2001, a Microsoft adquiriu a Great Plains Software, que desenvolveu o Microsoft Dynamics GP.

Com o Microsoft Dynamics GP, você pode gerenciar finanças, recursos humanos, fabricação, cadeia de suprimentos e serviço de campo, além de coletar informações, colaborar e cumprir os regulamentos. Ele permite melhor supervisão, visibilidade e controle dentro de uma organização porque o Microsoft Dynamics GP conecta todas as partes móveis.

Módulos à la carte também estão disponíveis, bem como milhares de aplicativos de terceiros de fornecedores de software independentes (ISVs) que podem ser adicionados ao sistema para atender a requisitos específicos. O Dynamics GP aproveita os frameworks .NET e Windows GP. Você pode implantar o sistema no local ou hospedá-lo mensalmente. Os benefícios incluem suporte e treinamento online da empresa e de seus parceiros.

Os dados são armazenados no Microsoft SQL Server como parte do pacote de software de contabilidade de negócios de médio porte do Dynamics GP. O Microsoft Dynamics é um aplicativo de negócios inteligente escrito na linguagem de programação Dexterity.

Uma solução abrangente de gerenciamento de negócios está disponível pronta para uso com o Microsoft Dynamics GP. O Microsoft Dynamics GP era anteriormente conhecido como Great Plains.

Características chave

• Está disponível em nuvem híbrida, local e privada/pública
• Oferece gerenciamento da cadeia de suprimentos no que diz respeito a devoluções, produção, estoque, etc.
• Gerencia contas, folha de pagamento e finanças, além de gerenciar ativos, caixa e banco
• O desempenho pode ser rastreado usando análises e dados em tempo real para obter insights acionáveis
• Gerencia contratos, serviços profissionais, contratos, etc e todas as oportunidades de vendas também

Vantagens

• Banco de dados universal simplificando o gerenciamento de funcionários
• Vários membros da equipe tornam o processamento de pagamentos rápido e fácil
• Formulários de seguro de saúde

Desvantagens

• A variedade de botões em um painel torna tarefas simples complicadas
• Dados fora de sincronia; dificuldade de comunicação por módulos

Plano de preços

O plano inicial da Dynamic custa US$ 150 por mês para os três primeiros usuários. Para os próximos usuários principais, o custo sobe para US$ 250 por mês. Um acesso somente leitura também está disponível por US$ 50 por usuário/mês. Para adicionar ao pacote inicial, você pode pagar uma taxa única por todos os recursos necessários.

4. syspro

Syspro é um nome respeitável na indústria de ERP que tem anos de experiência no campo. Essa solução completa é altamente flexível e pode ser implantada no local, na nuvem ou por meio de um modelo híbrido. Seu foco está em pequenas e médias empresas envolvidas no setor de manufatura e distribuição.

Com a solução de negócios totalmente integrada e de ponta a ponta da Syspro, você pode gerenciar todos os aspectos do negócio, incluindo contabilidade, cadeia de suprimentos, pedido e estoque, produção, relacionamento com o cliente, fabricação, planejamento e programação.

As ferramentas oferecidas pela Syspro são altamente sofisticadas, mas fáceis de adotar e permitem que você integre tecnologias como ML, IA, nuvem, IoT e experiência do usuário (UX) ao nível do consumidor no sistema.

O melhor de tudo é que você obtém o aplicativo móvel Syspro para acessar suas operações e dados de negócios em qualquer lugar, a qualquer hora. Mesmo que nem todas as funcionalidades ou módulos estejam disponíveis no aplicativo móvel, você ainda obtém a maioria das funções e acesso ao banco de dados.

Características chave

• Ele automatiza os processos do pedido à entrega para você
• Com rastreamento de lote e rastreamento de série, você pode rastrear toda a jornada do produto desde a origem até o destino final
• Obtenha saldo para investimentos e serviços de estoque por meio do monitoramento automático de KPIs e permita personalizações
• Você obtém informações abrangentes sobre estoques em um único ou vários armazéns
• Garantir o teste de novos produtos antes da distribuição aos consumidores ou clientes

Vantagens

• Decisões orientadas por dados
• Fácil de usar
• Um grande número de módulos estão disponíveis
• Extração de dados fácil do Excel

Desvantagens

• Sem módulo de RH ou folha de pagamento

Plano de preços

A Syspro oferece um plano de preços totalmente dinâmico e personalizado. Seu site lista todos os recursos disponíveis e seu preço de assinatura por usuário. Você pode fazer a sua escolha!

5. Dolibarr

O Dolibarr é um sistema ERP de código aberto para pequenas empresas que fornece uma solução tudo-em-um para facilitar as empresas no gerenciamento de uma ampla gama de operações cotidianas totalmente gratuitas.

Ele hospeda uma variedade de ferramentas e funções para ajudá-lo a executar processos de maneira suave e eficiente e eliminar as barreiras de desempenho. Ele fornece uma visão completa de suas operações de negócios para que você possa acompanhar e monitorar todos os aspectos e gerenciar efetivamente o fluxo de trabalho em toda a organização.

O sistema ERP Dolibarr é baseado em módulos, o que significa que você pode escolher o módulo e os recursos que você realmente precisa com base no seu tipo de negócio. Com o construtor de módulos sem código Dolibarr, você pode criar pacotes e módulos de recursos personalizados, mesmo sem o pré-requisito de conhecimento de codificação. Além disso, este sistema permite que você escolha as funções de vários recursos, como CRM, finanças, manufatura, marketing, etc.

Por meio do módulo CRM, você obtém suporte para propostas, contratos e gerenciamento de contatos. Além disso, você pode simplificar as funções de fabricação, compra, expedição e depósito por meio de módulos de produtos e estoque. Outros módulos incluem módulos de marketing, finanças e produtividade, cada um com funções e recursos exclusivos.

Características principais

• Você pode começar a trabalhar imediatamente sem a necessidade de reinserir os dados simplesmente por causa das integrações entre módulos
• O assistente do construtor de módulos de baixo código permite que você personalize os recursos do módulo com muita facilidade
• Com APIs REST você pode extrair qualquer dado, inserir deletar ou atualizar qualquer registro
• Os recursos do módulo TakePOS permitem que você gerencie efetivamente todos os pontos de vendas com um ou vários terminais POS
• Margem do módulo calcula as margens dos melhores fornecedores e fornece as estatísticas de margem por produto, data e cliente

Vantagens

• Livre de custos
• Recursos e módulos bem integrados
• Capacidade de adicionar complementos extras
• Customização de funcionalidades
• Suportado em todos os dispositivos

Desvantagens

• Gerencia apenas uma moeda por vez
• Sem backups automáticos

Plano de preços

Dolibarr é um software de base aberta. Isso significa que você pode baixar o pacote inicial gratuitamente. No entanto, essas opções vêm com um conjunto limitado de recursos. As versões mais avançadas incluem uma opção básica e premium. Você pode assinar o plano básico por apenas US$ 12 por mês e obter acesso a 2000 chamadas de API mais 4 GB de dados de backup.

O plano premium custa $ 30 por mês. Um custo adicional de $ 15 é incorrido ao adicionar um novo usuário.

Considerações Finais

As empresas modernas estão se adaptando ao software técnico para se livrar das dificuldades de gerenciamento do dia-a-dia. O ERP realmente provou ser um dos modos mais revolucionários de otimizar as funções de negócios.

Desde a sua criação, vários players entraram no mercado e fizeram uma indústria diversificada.

Já listei minhas escolhas favoritas. Não há uma única melhor opção, no entanto. Você é o melhor juiz de seus problemas de negócios. Assim, faça uma escolha de acordo e prepare-se para avançar para a otimização virtual!