Se você faz parte de uma equipe financeira que faz malabarismos com contas a pagar, a receber, gerenciamento de despesas e processos de fluxo de caixa, você conhece o procedimento.
É uma confusão de trabalho manual, papelada interminável e combate a incêndios constante.
Faturas perdidas, atrasos nos pagamentos, dores de cabeça de reconciliação e falta de visibilidade do caixa são apenas a ponta do iceberg.
É estressante, ineficiente e exatamente o tipo de destruição que você não esperava.
Mas e se houvesse uma maneira de agilizar todas essas operações financeiras em uma plataforma automatizada?
Digite BILL - a solução de gerenciamento financeiro baseada em nuvem que promete ser a resposta completa para seus problemas de back-office.
Continue lendo - esta revisão não faz rodeios.
Principais conclusões rápidas
BILL é uma plataforma de gerenciamento financeiro baseada em nuvem que automatiza e agiliza contas a pagar, contas a receber, gerenciamento de despesas e processos de fluxo de caixa.
Ele se integra a softwares de contabilidade (QuickBooks, Xero, NetSuite), fornecendo gerenciamento centralizado de documentos, otimização de fluxo de caixa e controles robustos de aprovação.
Embora a configuração inicial tenha uma curva de aprendizado, o BILL oferece escalabilidade e conformidade de segurança.
As principais características incluem:
- Automatização de contas a pagar: Captura contas, aprovações de rotas, agenda pagamentos (ACH, cheque, etc.)
- Gestão de contas a receber: cria faturas, permite pagamentos on-line e rastreia contas a receber.
- Gerenciamento de despesas: captura recibos, fluxos de trabalho de aprovação e reembolsos ACH.
- Gestão de fluxo de caixa: Visibilidade em tempo real, previsão de caixa, análise de cenários.
Preços: US$ 45 a US$ 79 por usuário/mês para AP e AR (preços empresariais disponíveis). O uso do BILL's Spend & Expense é 100% gratuito, tanto para empresas quanto para contadores.
Vantagens: Eficiência de automação, visibilidade de fluxo de caixa, controles de aprovação, integração contábil.
Desvantagens: Curva de aprendizado, funcionalidade móvel limitada.
Solicite uma demonstração do BILL e avalie se ele é adequado para agilizar suas operações financeiras.
O que é BILL?
BILL é uma plataforma de operações financeiras baseada em nuvem para ajudar pequenas e médias empresas (SMBs) a otimizar e automatizar seus processos de back-office.
Ele serve como um hub central para gerenciamento de contas a pagar (AP), contas a receber (AR), gerenciamento de despesas e gerenciamento de fluxo de caixa.
BILL automatiza tarefas tediosas como entrada de dados, fluxos de trabalho de aprovação e processamento de pagamentos.
Ele captura faturas de fornecedores, encaminha-as para aprovação e executa pagamentos via ACH, cheque ou cartão virtual.
Para contas a receber, o BILL cria e envia faturas aos clientes, rastreia pagamentos e integra-se a gateways de pagamento online.
O BILL também agiliza os relatórios de despesas, permitindo que os funcionários enviem despesas e recibos digitalmente, com fluxos de trabalho de aprovação automatizados e reembolsos de ACH/cheques.
Talvez a maior vantagem seja a integração perfeita do BILL com softwares de contabilidade populares como QuickBooks, Xero, Sage Intacct e NetSuite.
Essa sincronização garante o fluxo de dados financeiros entre os sistemas, eliminando a dupla entrada de dados e permitindo uma visão unificada das finanças da empresa.
O que gostamos no BILL
- Ganhos de automação e eficiência: A BILL ajuda as empresas a economizar tempo significativo e aumentar a produtividade, automatizando processos manuais baseados em papel.
- Gerenciamento centralizado de documentos: Ter todos os documentos financeiros e fluxos de trabalho em um hub baseado em nuvem com o BILL melhora a organização e a visibilidade.
- Melhor gestão do fluxo de caixa: Com o rastreamento da posição de caixa em tempo real do BILL, ferramentas de previsão e ciclos de pagamento mais rápidos, você pode otimizar o fluxo de caixa e tomar decisões financeiras mais informadas.
- Controles robustos de aprovação: O BILL oferece políticas de aprovação e permissões de usuário personalizáveis, proporcionando melhor controle sobre os gastos e garantindo a conformidade.
- Integrações contábeis perfeitas: A sincronização nativa com plataformas contábeis populares elimina a dupla entrada de dados e fornece uma visão unificada dos dados financeiros da empresa.
- Escalabilidade: O conjunto abrangente de recursos do BILL pode ser dimensionado com um negócio em crescimento, tornando-o uma solução preparada para o futuro para pequenas e médias empresas.
O que não gostamos no BILL
- Configuração inicial e curva de aprendizado: A implementação do BILL requer um investimento inicial de tempo para instalação, configuração e treinamento dos membros no novo sistema.
- Funcionalidade móvel limitada: BILL possui um aplicativo móvel, mas sua funcionalidade é mais limitada em comparação com a versão web, o que pode ser inconveniente para pessoas em trânsito.
Com isso resolvido, vamos nos aprofundar nas capacidades do BILL.
Automação de contas a pagar: adeus trabalho manual
BILL digitaliza todo o seu fluxo de trabalho de contas a pagar - desde a captura de faturas até o roteamento de aprovação e processamento de pagamentos.
A captura inteligente de dados do BILL digitaliza faturas automaticamente, extraindo detalhes críticos como informações do fornecedor, valores e datas de vencimento.
Mas isso é apenas o começo.
O BILL permite personalizar fluxos de trabalho de aprovação para corresponder às suas regras de negócios exclusivas. As faturas são encaminhadas automaticamente para as aprovações corretas.
Depois de aprovado, o BILL oferece opções de pagamento flexíveis – ACH, cheque, cartão de crédito e transferências internacionais – permitindo que você pague aos fornecedores com rapidez e facilidade.
Ao longo do processo, você obtém visibilidade em tempo real de suas contas a pagar e saídas de caixa. BILL integra-se nativamente com sistemas de contabilidade como QuickBooks e Xero, garantindo finanças precisas e atualizadas sem entrada duplicada de dados.
Ao automatizar contas a pagar de ponta a ponta, o BILL elimina até 50% da carga de trabalho manual.
Gerenciamento de contas a receber: receba o pagamento mais rápido
Os poderosos recursos de Contas a Receber (AR) do BILL automatizam e agilizam todo o seu processo de AR, para que você possa dar adeus a essas dores de cabeça e receber o pagamento mais rapidamente.
Criar e enviar faturas é muito fácil com o BILL.
Escolha entre uma variedade de modelos profissionais e personalizáveis que refletem sua marca. Preencha os detalhes como condições de pagamento, datas de vencimento e itens de linha – o BILL faz o resto.
As faturas são numeradas automaticamente para facilitar o rastreamento, podendo enviá-las por e-mail ou optar pela entrega tradicional por correio através do BILL. Configure faturas recorrentes para clientes recorrentes e agende faturas únicas para datas de envio específicas.
Depois que as faturas são emitidas, o BILL facilita o pagamento dos clientes.
Os clientes podem enviar pagamentos por transferência ACH ou cartão de crédito, com os fundos depositados diretamente em suas contas bancárias.
O BILL atualiza automaticamente os saldos das faturas à medida que os pagamentos chegam, garantindo que seus livros permaneçam precisos. Você pode até configurar a cobrança automática para clientes recorrentes, colocando a AR no piloto automático.
O BILL também oferece visibilidade completa do status de cada fatura, permitindo identificar e acompanhar rapidamente as contas a receber pendentes.
Os lembretes de pagamento automatizados incentivam os clientes a pagar no prazo, enquanto a filtragem robusta permite classificar as faturas por status para um gerenciamento eficiente de AR.
Gerenciamento de despesas com BILL
Com o BILL Spend & Expense, os funcionários podem facilmente capturar recibos e enviar despesas de seus dispositivos móveis.
As despesas são categorizadas e roteadas automaticamente por meio de fluxos de trabalho de aprovação personalizáveis com base nas políticas da sua empresa.
Os gerentes ganham visibilidade em tempo real dos gastos dos funcionários para melhor acompanhamento e controle do orçamento.
A BILL oferece cartões corporativos (físicos e virtuais) com limites de gastos personalizáveis.
Cada funcionário pode receber seu próprio cartão corporativo BILL vinculado a controles proativos de gastos, capacitando-os e permitindo que os administradores gerenciem os gastos de maneira eficaz.
Os cartões virtuais fornecem segurança aprimorada, gerando números exclusivos de 16 dígitos para cada fornecedor, evitando o acesso não autorizado aos detalhes reais do seu cartão.
Você também pode ganhar pontos de recompensa ilimitados em cada dólar gasto, resgatáveis em dinheiro de volta, cartões-presente, créditos de extrato ou vantagens de viagem por meio da parceria da BILL com a TravelPerk.
Os multiplicadores de pontos se aplicam a categorias como restaurantes, hotéis e assinaturas de software.
Para facilitar o gerenciamento orçamentário, o BILL permite criar orçamentos personalizados com limites de gastos, políticas e controles adaptados às suas necessidades.
Os controles de gastos, como restrições de comerciantes e fluxos de trabalho de aprovação, podem ser aplicados a orçamentos específicos. O rastreamento de transações em tempo real e os painéis centralizados permitem a supervisão proativa das despesas.
Além disso, o BILL oferece um recurso de linha de crédito, oferecendo crédito comercial flexível de US$ 500 a US$ 5 milhões.
A inscrição é simplificada e pode ser feita on-line em segundos, com opções flexíveis de subscrição garantindo uma linha de crédito alinhada às necessidades do seu negócio.
A linha de crédito aumenta à medida que sua empresa cresce e você pode solicitar aumentos diretamente em seu painel.
Assim que as despesas forem aprovadas, os reembolsos aos funcionários podem ser processados rapidamente através do ACH gratuito.
Outros recursos importantes de gerenciamento de despesas incluem rastreamento de quilometragem, funcionalidade de diárias, correspondência automática de recibos e muito mais.
Gestão de Fluxo de Caixa: Visibilidade e Controle em Tempo Real
Com a previsão de fluxo de caixa, o BILL fornece uma visão em tempo real de sua posição de caixa, completa com painéis intuitivos que apresentam as principais métricas, como entradas e saídas de caixa, fluxo de caixa líquido e saldo de caixa.
Esses painéis são sincronizados diretamente com os dados do QuickBooks Online, garantindo que você esteja sempre trabalhando com informações financeiras atualizadas.
Mas o verdadeiro poder reside nas capacidades preditivas do BILL.
Ao analisar seus dados contábeis históricos, ele gera previsões de fluxo de caixa para até 13 meses no futuro.
A previsão de fluxo de caixa também permite acompanhar o desempenho do seu negócio comparando o fluxo de caixa orçado com o fluxo de caixa real.
Você pode detalhar contas específicas, como folha de pagamento, contas a pagar, aluguel e impostos, para entender seu impacto em seu fluxo de caixa.
E se você estiver considerando uma grande mudança comercial, como contratação de um novo funcionário ou assumir um novo projeto?
Os recursos de análise de cenário do BILL permitem modelar as possíveis implicações de fluxo de caixa dessas decisões antes de acionar o gatilho.
Esta poderosa análise “e se” garante que você nunca será pego de surpresa por desafios imprevistos de fluxo de caixa.
A personalização é fundamental para a previsão de fluxo de caixa do BILL.
Você pode personalizar os painéis para alinhá-los ao seu ano fiscal, escolhendo visualizações mensais, trimestrais ou anuais.
Além disso, você pode criar gráficos personalizados para visualizar pontos de dados específicos, como serviços públicos ou custos de aquisição de clientes, e visualizar os itens de linha associados.
Como o BILL se integra a outros aplicativos?
BILL oferece integrações perfeitas com uma ampla variedade de aplicativos de negócios populares.
Essas integrações permitem a sincronização automatizada de dados entre sistemas, melhorando a eficiência e reduzindo esforços manuais.
Integrações de software de contabilidade
BILL fornece sincronização direta e bidirecional com os principais plataformas de software de contabilidade como QuickBooks Online e Desktop, Sage Intacct, Oracle NetSuite, Xero e Microsoft Dynamics 365.
Essa integração garante que os dados de faturas, pagamentos e transações permaneçam alinhados no BILL e em seu sistema de contabilidade, sem entrada duplicada de dados.
Para sistemas contábeis sem integração direta, você pode aproveitar modelos CSV para importar e exportar dados.
Integrações de processamento de pagamentos
Para facilitar os pagamentos eletrônicos, o BILL integra-se com vários gateways e processadores de pagamento.
Isso inclui Stripe para processamento de cartão de crédito, PayPal para aceitar pagamentos online, Transferwise para transferências eletrônicas internacionais e Plaid para verificar contas bancárias e permitir pagamentos ACH.
Outras integrações importantes
BILL também se integra com outras ferramentas populares como Salesforce, Box, Slack, etc.
Aplicativos móveis da BILL
BILL também vem com aplicativos móveis para Android e iOS para gerenciar suas operações financeiras em qualquer lugar.
E existem aplicativos separados para AP e AR:
E gastos e despesas:
Os aplicativos possuem uma interface de usuário limpa e intuitiva, facilitando a navegação e a execução de tarefas.
Os aplicativos móveis BILL permitem agilizar os processos de contas a pagar, receber e despesas de qualquer lugar.
Com visibilidade em tempo real, fluxos de trabalho de aprovação e recursos de pagamento, os aplicativos melhoram a produtividade e o controle financeiro.
E quanto à segurança?
Você está confiando ao BILL os dados financeiros confidenciais da sua empresa – é melhor que a segurança seja uma prioridade, certo?
Bem, você pode respirar com calma.
A BILL adota uma abordagem multicamadas para segurança e conformidade, com medidas robustas implementadas para proteger suas informações em cada etapa do processo.
Vamos começar com a proteção de dados.
Todos os dados do cliente são criptografados em repouso e durante a transferência usando protocolos de criptografia líderes do setor.
Mas a segurança não se trata apenas de dados – trata-se também de controlar o acesso.
A BILL impõe políticas rígidas de senha, autenticação multifator e logout automático após períodos de inatividade.
Os controles de acesso baseados em funções e a separação de funções garantem que apenas indivíduos autorizados possam visualizar ou modificar dados específicos.
Falando em autorização, o BILL passa por auditorias anuais para manter a conformidade com SOC 1 e SOC 2 do AICPA.
Eles também são compatíveis com HIPAA para organizações de saúde que lidam com dados confidenciais de pacientes e são compatíveis com PCI DSS Nível 1 para processamento seguro de cartão de crédito.
Resumindo, o BILL adota uma abordagem abrangente e “priorizada à segurança” para proteger suas operações e dados financeiros.
Preços da fatura
A BILL oferece planos de preços flexíveis e escaláveis para atender empresas de todos os tamanhos. Vamos detalhar seus preços:
Para empresas, o BILL tem quatro planos principais:
1. Essenciais: Este plano começa em US$ 45 por usuário/mês. Ele permite importar e exportar manualmente arquivos CSV para o seu software de contabilidade. Você pode inserir faturas, automatizar fluxos de trabalho de aprovação e pagar fornecedores via ACH, cartão virtual, cartão de crédito e muito mais. O plano também permite criar faturas, enviar lembretes de pagamento e receber pagamentos via ACH e cartões de crédito.
2. Time: Com preço de US$ 55 por usuário/mês, o plano Team inclui sincronização bidirecional automática com software de contabilidade QuickBooks Online, Pro/Premier e Xero. Inclui todos os recursos do Essentials, além de políticas de aprovação personalizadas e funções de usuário.
3. Corporativo: Por US$ 79 por usuário/mês, o plano Corporativo combina os recursos de contas a pagar e contas a receber dos planos Essentials e Team. Ele também oferece armazenamento ilimitado de documentos, funções de usuário personalizadas e políticas de aprovação.
4. Empreendimento: A solução empresarial da BILL oferece preços personalizados para organizações maiores. Inclui todos os recursos corporativos, além de logon único (SSO), controle duplo, contabilidade multientidade, acesso API e suporte premium.
O uso do BILL's Spend & Expense é 100% gratuito, tanto para empresas quanto para contadores.
Para empresas de contabilidade, a BILL oferece:
Programa de parceria AP e AR por US$ 49 por mês
Programa de parceiros Spend & Expense gratuitamente
Notas laterais:
Aplicam-se taxas de transação, incluindo uma taxa de 2.9% para pagamentos com cartão de crédito.
Avaliações gratuitas e preços especiais para organizações sem fins lucrativos estão disponíveis.
BILL oferece um plano gratuito de gastos e despesas para funcionário administrativo despesas e cartões corporativos.
Declarações Finais
Entendi: lidar com operações financeiras não é uma ideia divertida para ninguém.
O trabalho tedioso, as constantes idas e vindas e a falta de visibilidade são suficientes para deixar qualquer um louco.
Mas o problema é o seguinte: não precisa ser assim.
BILL é a solução completa que pode transformar completamente a forma como você gerencia seus fluxos de trabalho financeiros.
E é mais do que apenas economizar tempo.
Com o BILL, você obtém verdadeiro controle e transparência em suas operações financeiras. Políticas de aprovação personalizáveis, visibilidade de caixa em tempo real, integrações contábeis perfeitas – está tudo lá.
Então veja, se você está pronto para finalmente experimentar operações financeiras sem estresse, eu digo: vá em frente.
Solicite uma demonstração do BILL e veja se é adequado.
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