12 melhores softwares e plataformas de gerenciamento de despesas

O software de gerenciamento de despesas torna as coisas muito mais fáceis para proprietários de pequenas empresas e seus funcionários.

Ele simplifica o processo de reembolso para funcionários e ajuda você a controlar as despesas comerciais do dia a dia.

Neste artigo, revisei alguns dos principais produtos de software de gerenciamento de despesas disponíveis no mercado. Todas são excelentes opções para pequenas empresas e permitem integrações para sincronizar dados com seu sistema contábil.

O que é um sistema de gerenciamento de despesas e quais são os melhores aplicativos para pequenas empresas

O sistema de gerenciamento de despesas é um software SaaS que automatiza a entrada de dados e agiliza o processo de declaração de despesas.

Através deste aplicativo, os proprietários de pequenas empresas podem configurar subsídios diários/mensais para despesas ad hoc e monitorar os gastos dos funcionários.

Principais recursos a serem procurados em um software de gerenciamento de despesas;

• Digitalização de recibos.
• Reconciliação automática.
• Cartões corporativos ou integração com cartão de crédito.
• Relatórios.

Alguns aplicativos oferecem automação de AP com gerenciamento de despesas para ajudar as empresas a centralizar os gastos dos funcionários e os pagamentos dos fornecedores.

É um sistema ideal para empreendedores que normalmente lidam com um volume baixo e não querem investir em software separado para compras.

Vamos explorar os 12 melhores produtos de software de gerenciamento de despesas para pequenas empresas.

1. Despesa ZOHO

ZOHO Expense é fácil de usar e rico em recursos.

Você pode digitalizar recibos automaticamente, importar transações com cartão, calcular despesas de quilometragem e definir diárias. Você também pode coletar alguns recibos por e-mail, como ingressos, e inseri-los automaticamente no sistema.

Se seus funcionários usam cartões de crédito corporativos, você pode conectá-los ao ZOHO para reconciliar transações.

Para gerenciamento orçamentário, você pode criar políticas de gastos comerciais e automatizar a auditoria para detectar transações não autorizadas. Você também pode construir um sistema de aprovação multinível para supervisionar relatórios de despesas.

ZOHO pode ser integrado com plataformas populares de contabilidade e ERP.

Recurso principal

• Digitalização automática.
• Carregamento de recibos offline e online.
• Conciliação de despesas com cartão de crédito.
• Automação de permissão.
• Reembolso.
• Política de implementação.
• Administração de orçamento.
• Fluxos de trabalho de aprovação e colaboração.
• Multi Moeda.
• Auditoria e conformidade.
• Relatórios.
• Integração de terceiros.
• Aplicativo para celular.

Preço

ZOHO vende quatro pacotes de assinatura, cobrando US$ 3 e US$ 9 por usuário. Seu plano inicial é gratuito.

Você também pode fazer um teste gratuito para explorar os recursos premium.

2. Projeto de lei

Bill é uma plataforma de automação que vende uma variedade de ferramentas de operações financeiras. Um de seus produtos inclui uma plataforma de gerenciamento de gastos que permite acompanhar suas despesas e gastos a partir do seu smartphone.

O software é fácil de usar e vem com recursos de cartão físico e virtual. Você pode obter uma linha de crédito para despesas corporativas e comprar cartões separados para fornecedores e funcionários.

Você também receberá um módulo de reembolso para pagar funcionários e controles orçamentários para administrar seus fundos.

Por meio do rastreamento e automação do Bill, você pode simplificar seus fluxos de trabalho e ficar de olho em cada transação.

No geral, Bill é adequado para empresas de pequeno e médio porte.

Principais recursos

• Cartões corporativos.
• Correspondência de recibo.
• Software de gerenciamento de despesas e gastos.
• Automação de fluxo de trabalho.
• Controles orçamentários.
• Reembolso.
• Rastreamento.
• Aplicativo para celular.
• Integrações de terceiros.

Preço

Você pode usar o aplicativo de gerenciamento de despesas de Bill gratuitamente.

3. Rampa

A Ramp fornece cartões corporativos e ferramentas de gerenciamento de despesas. Com este aplicativo, você pode emitir cartões globais para funcionários remotos e rastrear automaticamente as despesas comerciais.

O software vem com controles de orçamento integrados e fluxos de trabalho personalizados para simplificar os processos. Você pode definir automaticamente um limite de gastos por funcionário e configurar aprovações para gerenciar sua conta de despesas.

Para eliminar a entrada de dados, você pode digitalizar recibos no seu celular e reconciliar as transações automaticamente.

O gerenciamento de fornecedores também está disponível na Rampa. Você pode registrar contas, rastrear pagamentos pendentes e gerenciar contratos. Através de integrações de terceiros, você pode sincronizar seus dados e manter seus livros atualizados.

Principais recursos

• Cartões corporativos virtuais.
• Coleta de recebimento automático.
• Aplicação de políticas.
• Rastreamento de quilometragem.
• Fluxos de trabalho de aprovação.
• Registro de caixa e contas a pagar.
• Gestão de fornecedores.
• Multi Moeda.
• Controles integrados.
• Relatórios.
• Integração de terceiros.
• Aplicativo para celular.

Preço

A rampa cobra US$ 12 por usuário. Você pode se inscrever gratuitamente e experimentar seus recursos premium antes de adquirir a assinatura.

4. Brex

A Brex também oferece cartões corporativos com software de gerenciamento de despesas. Você pode comprar cartões globais para viagens, subsídio de funcionários, material de escritório e pagamentos de fornecedores.

Com os controles automáticos do Brex, você pode limitar os gastos comerciais e manter um registro de todas as transações. Você pode atribuir orçamentos a cada departamento e monitorar seus gastos em tempo real.

Você também pode gerenciar transações em várias moedas para supervisionar despesas comerciais locais e internacionais. Para facilitar o rastreamento, você pode conectar sua conta do Slack ao Brex e receber alertas de mensagens.

Uma das melhores características do Brex é o seu assistente de IA. Responde a dúvidas, aprova relatórios, fornece orçamentos e alerta sobre anomalias. Os proprietários de empresas podem economizar muito tempo com esta ferramenta.

Principais recursos

• Cartões corporativos globais.
• Gerenciamento de despesas.
• Aplicação de políticas.
• Despesas de viagem.
• Pagamentos automáticos.
• Multi Moeda.
• Reembolsos.
• Fluxos de trabalho de aprovação.
• Monitoramento ao vivo.
• Relatórios.
• Assistente de IA.
• Integração de terceiros.
• Aplicativo para celular.

Preço

O preço do Brex por usuário é de US$ 12. Você pode experimentá-lo gratuitamente.

5. pleo

O Pleo cobre relatórios de despesas, contas a pagare reembolsos.

É um aplicativo intuitivo por meio do qual você pode criar seu orçamento mensal, processar contas de fornecedores e monitorar despesas de pequenas empresas, como viagens ou entretenimento.

Você pode emitir cartões virtuais ou físicos para sua equipe e definir um limite de gastos para administrar seu orçamento. Com aprovação em várias etapas e relatórios em tempo real, você pode facilmente ficar de olho nas despesas e otimizar os gastos mensais.

Para agilizar seus fluxos de trabalho, você pode integrar o Pleo ao seu software de contabilidade. O Pleo oferece suporte a todos os aplicativos de contabilidade populares, incluindo Netsuite, Xero e Sage.

Principais recursos

• Cartões corporativos.
• Captação de recibos.
• Pagamento do fornecedor.
• Entrada automática de dados.
• Acompanhamento de despesas.
• Sistema de aprovação.
• Reembolso.
• Relatórios em tempo real
• Integração de terceiros.
• Multi Moeda.
• Aplicativo para celular.

Preço

O plano básico do Pleo é gratuito e os pacotes premium variam entre £ 45 e £ 89.

6. Despesa sob demanda

Expense On Demand é um aplicativo de relatórios que ajuda você a obter mais visibilidade das despesas dos funcionários e a gerenciar os gastos da empresa de maneira eficaz.

Você pode usá-lo para diversas categorias, como quilometragem, despesas externas, como refeições, e outras compras diárias. Você pode limitar as despesas comerciais e colocar o processo de aprovação no piloto automático. O EOD detecta automaticamente entradas duplicadas, permitindo que você controle seu orçamento com facilidade.

Também existe uma opção de gerenciamento avançado. Você pode emitir adiantamentos em dinheiro para seus funcionários e rastreá-los em tempo real. O Expense On Demand oferece suporte a 96 países e permite pagamentos em várias moedas.

Principais recursos

• Integração com cartão de crédito.
• Captura de recebimento automático.
• Rastreamento de quilometragem.
• Automação de AP e gestão tributária.
• Painel de análise.
• Trilha de auditoria.
• Sistema de aprovação.
• Limite de gastos.
• Multi Moeda.
• Aplicativo para celular.

Preço

Os preços do Expense On Demand começam em £ 4.34. Você pode fazer um teste gratuito de 30 dias para testar o software.

7. Ponto de Despesa

ExpensePoint automatiza os fluxos de trabalho de relatórios de despesas. Através deste aplicativo, sua equipe pode digitalizar recibos e gerar relatórios para aprovação.

Algumas das coisas que você pode rastrear por meio do ExpensePoint incluem transações com cartão de crédito, milhagem e entretenimento. O software oferece 30 tipos de relatórios e cerca de 60 filtros para ajudá-lo a categorizar e gerenciar despesas comerciais.

Com o gerenciador de políticas, você pode automatizar seus fluxos de trabalho e detectar irregularidades.

Você pode operar o ExpensePoint em desktops e telefones celulares e usá-lo online e offline. Você também pode exportar os dados e integrar o ExpensePoint ao seu sistema de contabilidade para agilizar seus fluxos de trabalho.

Principais recursos

• Captura de dados de recebimento.
• Reembolso.
• Relatório de despesas.
• Painel de análise.
• Gerente de políticas.
• Sistema de aprovação.
• Multi Moeda.
• Exportação de dados.
• Aplicativo para desktop e celular.
• Acesso off-line.
• Integração de terceiros.

Preço

ExpensePoint compartilha preços mediante solicitação.

8. Expensify

Expensify é uma escolha popular para gerenciamento de despesas. Mais de 12 milhões de empreendedores o utilizam para controlar seus gastos comerciais.

Aqui, você pode criar faturas, aprovar pagamentos de fornecedores, fazer upload de contas de viagens e emitir cartões corporativos. Seus funcionários podem digitalizar recibos de seus celulares para automatizar a entrada de dados e enviar pedidos de reembolso de despesas.

Com mais de 40 integrações e reembolsos globais, você pode centralizar seus registros de despesas e processar reclamações com facilidade.

Se desejar, você também pode gerenciar seus gastos pessoais no Expensify.

Os contratantes independentes também podem usá-lo para gerar relatórios de despesas e enviá-los aos seus empregadores.

Principais recursos

• Captação de recibos.
• Geração de fatura.
• Pagamento de contas.
• Relatórios.
• Despesas de viagem.
• Rastreamento de quilometragem.
• Cartões corporativos.
• Gastos pessoais.
• Reembolsos globais.
• Sistema de aprovação.
• Integração de terceiros.
• Aplicativo para celular.

Preço

O plano básico do Expensify é gratuito. Ele cobra por seus recursos complementares.

Os preços começam em US$ 5.

9. Gastos

Spendesk oferece uma ampla gama de ferramentas de gerenciamento de despesas.

Você pode configurar políticas para controlar suas finanças, avaliar orçamentos departamentais antes de aprovar contas pendentes e fazer transações na carteira de mesa do Spendesk.

Por meio do gerenciamento de faturas, você pode manter um registro em papel de suas compras, aprovações e pagamentos.

Para pequenas despesas, você pode emitir cartões virtuais descartáveis ​​ou recorrentes para sua equipe. Eles são atribuídos a membros individuais da equipe, permitindo ver o gasto médio de cada funcionário. Você também pode emitir cartões de débito com limites pré-definidos para gerenciar o orçamento.

Com as ferramentas de controle do Spendesk, você pode criar um sistema de aprovação para cada departamento e deixar que os líderes da equipe gerenciem seus próprios orçamentos.

Principais recursos

• Orçamentação.
• Limite de gastos.
• Pagamento de contas.
• Reembolso de despesas.
• Sistema de aprovação.
• Cartões virtuais e físicos.
• Reconciliação automática.
• Relatórios.
• Gerenciamento de assinaturas.
• Integração de terceiros.
• Aplicativo para celular.

Preço

Spendesk compartilha preços mediante solicitação. Você pode se inscrever gratuitamente.

10. Arquivo

Fyle permite rastrear transações de cartão de crédito e reembolsar funcionários. Por meio de seu aplicativo móvel, você pode digitalizar recibos e combiná-los com seus valores de débito.

Você pode definir condições para aprovar automaticamente os relatórios de despesas dos seus funcionários. Para reduzir ainda mais a supervisão manual, você pode definir orçamentos e aplicar políticas para que seus funcionários não excedam seus limites.

Com integrações de terceiros, você pode enviar dados para seu principal software de contabilidade e atualizar seus registros.

O incrível do Fyle é que seus funcionários não precisam usar o aplicativo móvel do Fyle para enviar recibos. Eles recebem alertas no Slack quando fazem alguma compra e podem anexar a foto do recibo em resposta para gerar o relatório.

Principais recursos

• Digitalização de recibos.
• Relatório de despesas.
• Acompanhamento de transações com cartão de crédito.
• Reconciliação automática.
• Sistema de aprovação.
• Detecção de fraude.
• Reembolsos.
• Orçamentação.
• Analytics.
• Integração de terceiros.
• Aplicativo para celular.

Preço

O plano padrão da Fyle custa US$ 9 e o plano Business custa US$ 15.

Você pode solicitar uma demonstração antes de comprar qualquer pacote.

11. Embolsar Certificado

O Emburse Certify é ideal para empreendedores que viajam com frequência a negócios. Seus principais produtos são reservas de viagens e gerenciamento de despesas, permitindo que você administre planos de viagens e despesas comerciais em uma única plataforma.

O software de despesas cobre verificação automática, relatórios de despesas, rastreamento de quilometragem e reembolsos.

Você pode integrar cartões de crédito pessoais e empresariais e implementar políticas para detectar entradas não autorizadas. Você também pode criar departamentos e categorias para facilitar o rastreamento.

Com o aplicativo de viagens, você pode obter serviços de viagens nacionais e internacionais, configurar aprovações de viagens e reservar quartos de hotel.

Principais recursos

• Digitalização de recibos.
• Relatório de despesas.
• Aplicação de políticas.
• Sistema de aprovação.
• Cartões corporativos.
• Reserva de viagens.
• Analytics.
• Cobertura global.
• Integrações.
• Aplicativo para celular.

Preço

Os preços do Emburse Certify começam em US$ 12. Você pode aproveitar gratuitamente para testar os recursos.

12. Navan

Navan também é um bom software para despesas de viagens. Você pode usá-lo para organizar viagens, emitir cartões corporativos e reconciliar transações.

O aplicativo possui controles integrados para definir limites de gastos e integrações de terceiros para sincronizar registros. Através do painel, você pode monitorar as despesas comerciais e ver quanto os membros individuais gastam em viagens de negócios.

Caso você ou um membro da sua equipe paguem do próprio bolso, eles poderão obter reembolso. Você também pode conectar seu cartão de crédito ao Navan para extrair automaticamente as transações.

Navan oferece suporte a 45 países e várias moedas.

Principais recursos

• Reserva oficial de viagem.
• Cartões corporativos.
• Serviços de Viagem.
• Relatório automático de despesas.
• Controles de gastos.
• Reembolso.
• Monitoramento em tempo real.
• Integração com cartão de crédito pessoal.
• Cobertura global.
• Aplicativo para celular.

Preço

Navan compartilha preços mediante solicitação. Agende uma demonstração para saber mais.

Conclusão

A maioria dos aplicativos de gerenciamento de despesas fornece ferramentas básicas de relatórios e rastreamento. Se sua prioridade é automação e relatórios, você pode escolher qualquer um deles para o seu negócio.

Mas alguns dos produtos de software listados acima também oferecem recursos adicionais que você pode achar interessantes. Por exemplo, Navan concentra-se em despesas de viagem e Ramp permite o gerenciamento de fornecedores.

Explore seus principais recursos e selecione os aplicativos que atendem às suas necessidades. Boa sorte!