12 najlepszych programów i platform do automatyzacji rozliczeń

Większość małych firm zarządza swoimi finansami ręcznie, przynajmniej na początku. Jednak wraz z rozwojem firmy ręczne śledzenie rachunków i płatności stanie się w końcu wyzwaniem.

Dzięki oprogramowaniu do rozliczeń możesz z łatwością obsługiwać dużą liczbę rachunków. 

Pomaga opracować bardziej wydajny system, dzięki któremu będziesz mógł terminowo i bez trudu płacić swoim dostawcom i pracownikom.

Co to jest oprogramowanie do rozliczania zobowiązań i do czego służy?

Oprogramowanie do rozliczeń z dostawcami automatyzuje przepływ pracy, aby rejestrowanie rozliczeń międzyokresowych i zarządzanie nimi było wygodne. Zazwyczaj rozpoznajesz je jako platformy automatyzacji AP, ale niektóre promują się również jako aplikacje księgowe.

Cztery popularne narzędzia zapewniane przez większość programów do rozliczania zobowiązań obejmują;

• Funkcja przechwytywania faktur oparta na sztucznej inteligencji
• Dwukierunkowa synchronizacja z oprogramowaniem księgowym
• Konstruktor przepływów pracy.
• Usługa płatności online i dostawa czeków.
• Integracja z ERP w celu synchronizacji rekordów.

Jeśli pracujesz w dużej organizacji i zarządzasz złożonymi przepływami pracy, możesz uzyskać dostosowane rozwiązania dla swojej firmy.

Przyjrzyjmy się 12 najlepszym aplikacjom płatnym na koncie i poznajmy niektóre z ich najważniejszych funkcji.

1. Lepsza

Melio pomaga małym firmom z łatwością zarządzać swoimi zobowiązaniami.

Możesz przesłać zdjęcie swojego rachunku lub poprosić klientów o przesłanie faktur e-mailem. Odpowiednie dane zostaną automatycznie wyodrębnione i przesłane do panelu płatności jako rachunek gotowy do przeglądu. Nie wspominając o tym, że możesz synchronizować dane z oprogramowaniem księgowym, aby aktualizować swoje dane i unikać podwójnego wprowadzania danych i błędów ludzkich.

Należy podkreślić, że można skonfigurować przepływy pracy zatwierdzania i przyznać dostęp administracyjny swojemu zespołowi.

Możesz ustawić limit maksymalnej kwoty płatności, aby żaden rachunek powyżej ustalonego progu nie przeszedł bez Twojej zgody. Możesz także zaplanować płatności pełne lub podzielone na podstawie miesięcznego budżetu lub wybrać metodę płatności według własnego uznania, niezależnie od metody płatności wybranej przez dostawcę.

Podstawowe cechy

• Trzy opcje przechwytywania rachunków.
• Planowanie płatności.
• Zapłać kartą kredytową lub debetową albo przelewem bankowym ACH, a Twój dostawca otrzyma zapłatę przelewem bankowym lub czekiem
• Płatności cykliczne i zbiorcze.
• Przepływ pracy zatwierdzania.
• Integracja z QuickBooks, XERO i FreshBooks.

Cena

Opłaty transakcyjne różnią się w zależności od metody płatności. Możesz zarejestrować się bezpłatnie, aby to sprawdzić.

2. Tipalti

Tipalti dostarcza narzędzia do digitalizacji systemów płatności na koncie. Możesz go używać do zarządzania wieloma podmiotami z jednego miejsca, zachowując oddzielne procesy AP.

Platforma oferuje automatyczne fakturowanie w celu ograniczenia wprowadzania danych, niestandardowe formularze do generowania zamówień zakupu oraz przepływy pracy zatwierdzania w celu zachowania kontroli.

Twój dostawca będzie miał swobodę wyboru metody płatności i śledzenia faktur za pośrednictwem portalu self-survive.

Aby usprawnić płatności, możesz skonfigurować uprawnienia i warunki na wczesnym etapie oraz zdigitalizować dokumentację podatkową i zgodności . Dzięki kontroli klasy korporacyjnej Taipalti możesz łatwo zautomatyzować transakcje i zapobiegać nadużyciom i oszustwom.

Podstawowe cechy

• Portal dostawców.
• Zarządzanie fakturami i zamówieniami.
• Przepływy pracy zatwierdzania.
• Automatyzacja płatności.
• Reguły, uprawnienia i wykrywanie oszustw.
• Integracja z ERP.
• API.
• Globalna opcja płatności.

Cena

Tipalti udostępnia niestandardowe wyceny. Zarezerwuj demo, aby uzyskać więcej informacji.

3. Rachunek

Bill sprzedaje dwa produkty AP. Możesz kupić jego płatny pakiet jako samodzielny produkt lub kupić AP i AR w pakiecie. To zależy od Ciebie.

Moduł AP oferuje łatwe metody przechwytywania faktur, upraszczając prowadzenie dokumentacji i umożliwia utworzenie niestandardowego przepływu pracy zatwierdzania.

Zapewnia także dostęp do sieci 4 milionów dostawców i zapewnia elastyczne opcje płatności, które pomogą Ci zdigitalizować proces płatności.

Do zarządzania wydatkami Bill sprzedaje oddzielny produkt. Jego podstawowymi funkcjami są karty wirtualne i narzędzia do śledzenia wydatków. Korzystanie z produktu jest bezpłatne i pobiera jedynie procent od każdej transakcji kartą.

Podstawowe cechy

• Przechwytywanie faktur.
• Niestandardowe przepływy pracy zatwierdzania.
• Wbudowana sieć dostawców.
• Elastyczne metody płatności.
• Integracja z tuzinem oprogramowania firm trzecich.
• API.
• Aplikacja mobilna.

Cena

Pakiet AP Billa kosztuje od 45 do 55 dolarów miesięcznie. Możesz skorzystać z bezpłatnego okresu próbnego.

4. Divvy

Divvy dostarcza karty korporacyjne i oprogramowanie do automatyzacji dla małych i średnich firm.

Dzięki tej platformie możesz zbudować odpowiedni system do zarządzania wydatkami, aby śledzić wydatki swoich pracowników.

Możesz przydzielać budżety dla poszczególnych działów, aby menedżerowie mogli zarządzać swoimi wydatkami i zatwierdzać wnioski o fundusze w dowolnym miejscu za pośrednictwem telefonu komórkowego. Divvy automatycznie synchronizuje transakcje kartowe z Twoim systemem księgowym i generuje szybkie raporty, aby przyspieszyć proces uzgadniania.

Dzięki pełnej widoczności danych możesz zobaczyć, gdzie wydajesz najwięcej pieniędzy i odpowiednio kontrolować swoje finanse.

Ponieważ Divvy jest produktem podrzędnym oprogramowania księgowego Bill, możesz zarządzać zarówno swoimi zobowiązaniami, jak i wydatkami z jednej platformy.

Podstawowe cechy

• Oprogramowanie do zarządzania wydatkami.
• Przejrzyj i zatwierdź fundusze.
• Karta firmowa.
• Asygnowanie.
• Synchronizacja i kategoryzacja transakcji.
• Śledzenie i raportowanie.
• Integracja z Billem i Twoim systemem księgowym.
• Wersje mobilne i stacjonarne.
• Skalowalna biznesowa linia kredytowa i nagrody na kartach.

Cena

Divvy jest darmowy i pobiera tylko określony procent od każdej transakcji kartą.

5. Baza Lotnicza

Airbase jest jednym z wiodących programów do zarządzania wydatkami.

Zapewnia platformę cyfrową do rejestrowania faktur, automatyzacji płatności dla dostawców i obsługi zwrotów kosztów dla pracowników.

Możesz kontrolować wiele spółek zależnych z Airbase i zarządzać wszystkimi swoimi zobowiązaniami, czekami i innymi płatnościami z jednego miejsca.

Pracownicy otrzymają firmowe karty na drobne wydatki i będą mogli składać rachunki wydatków za pomocą urządzeń mobilnych.

Każda transakcja, którą wprowadzasz do systemu, jest automatycznie śledzona i wysyłana do Twojej księgowości w celu dokumentacji. Airbase wydobywa nawet istotne informacje z korespondencji i dołącza je do faktur w celu scentralizowania informacji.

Platforma integruje się z popularnym oprogramowaniem HRIS i obsługuje płatności międzynarodowe.

Podstawowe cechy

• Przechwytywanie faktur.
• Automatyzacja kuponów.
• Przepływ pracy zatwierdzania.
• Płatności lokalne i globalne.
• Karty firmowe.
• Zarządzanie kosztami.
• Raportowania.
• Integracja z głównymi systemami księgowymi.
• Obsługa wielu podmiotów.
• Przyjazny dla urządzeń mobilnych.

Cena

Airbase udostępnia trzy pakiety, w tym niestandardowy plan dla dostosowanego rozwiązania.

Skontaktuj się z działem sprzedaży, aby poznać ceny.

6. Rampa

Ramp zapewnia karty firmowe, automatyzację AP i aplikację do zarządzania wydatkami. Możesz go używać do kontrolowania wydatków pracowniczych, płacenia dostawcom i śledzenia rachunków.

Możesz wydawać swoim pracownikom zarówno fizyczne, jak i wirtualne karty i pobierać rachunki za pomocą przechwytywania faktur opartego na sztucznej inteligencji. Będziesz mieć prawo do cofnięcia zatwierdzonej płatności i zablokowania kart w przypadku nieprzedstawienia odpowiednich dowodów wydatków.

W przypadku płatności dostawców możesz tworzyć przepływy pracy zatwierdzania i łączyć Ramp ze swoim systemem księgowym. Podczas przesyłania faktury oprogramowanie automatycznie doda kod GL w oparciu o zasady przepływu pracy i zapisze wpis we właściwym dzienniku przed wysłaniem go do zatwierdzenia.

Za pośrednictwem Ramp możesz przetwarzać zarówno przelewy lokalne, jak i międzynarodowe.

Podstawowe cechy

• Nieograniczone fizyczne i wirtualne karty firmowe.
• Oprogramowanie do zarządzania wydatkami.
• Przechwytywanie faktur.
• Automatyczna synchronizacja.
• Przepływy pracy zatwierdzania AP.
• Płatności międzynarodowe.
• Raportowania.
• Ponad 1000 integracji.
• Darmowe narzędzia.

Cena

Ramp oferuje bezpłatny dostęp do firmowych kart i oprogramowania.

7. Czterokątny

Quadient oferuje narzędzia do automatyzacji PO i AP.

Możesz go użyć do skonfigurowania wydajnego systemu zapotrzebowania na zakupy i stworzenia lepszego procesu zatwierdzania faktur.

Twoi pracownicy mogą wystawiać rachunki do refundacji, które będziesz mógł autoryzować ze swoich telefonów komórkowych. Twoje płatności są zwalniane na rzecz podmiotu powiązanego tylko wtedy, gdy je autoryzujesz lub zaplanujesz ich płatność w określonym dniu.

Możesz ustawić limit wydatków, aby uniknąć przekroczenia miesięcznego budżetu i śledzić swoje zobowiązania za pomocą automatycznych powiadomień i raportów. Quadient posiada również filtry do sprawdzenia dowolnej faktury do przeglądu.

Dzięki integracji ERP możesz stale aktualizować swoje dane i uzgadniać rekordy, aby wyeliminować duplikaty.

Podstawowe cechy

• Przechwytywanie faktur.
• Przepływy pracy zatwierdzania.
• Elastyczne metody płatności.
• Zautomatyzowane zamówienie.
• Zarządzanie kosztami.
• Analityka i raportowanie.
• Oprogramowanie księgowe integracja.
• Wspieraj wiele podmiotów.
• Aplikacja mobilna.

Cena

Quadient udostępnia kilka planów dostosowanych do różnych potrzeb. W sprawie cen skontaktuj się z działem sprzedaży.

Możesz zacząć za darmo, aby go zbadać.

8. stemple

Stampli centralizuje Twoje faktury i skraca czas ich przetwarzania.

Automatycznie rejestruje i klasyfikuje faktury, wysyła przypomnienia o zatwierdzeniach, ułatwia płatności i zapisuje bony do dokumentacji.

Możesz zatwierdzać swoje płatności za pomocą smartfona i zobaczyć ścieżkę audytu, aby śledzić faktury. Aplikacja pokazuje zatwierdzone, oczekujące i odrzucone rachunki na jednym pulpicie nawigacyjnym, aby przepływ pracy był dla Ciebie bardziej widoczny.

Twoi dostawcy mogą sprawdzić status swoich faktur i rozpocząć rozmowy w sprawach związanych z płatnościami. Każdy kupon jest również wyposażony w kanał czatu do komunikacji zespołu i dostawcy.

Podstawowe cechy

• Przechwytywanie i kodowanie faktur.
• Ręczny i automatyczny przepływ pracy.
• Skonsolidowany pulpit nawigacyjny.
• Ułatwienie płatności.
• Karta firmowa.
• Zarządzanie dokumentami.
• Portal dostawcy.
• Obsługa wielu urządzeń.
• Integracja z głównymi programami księgowymi i ERP.

Cena

Ceny akcji Stampli na żądanie. Skontaktuj się z działem sprzedaży, aby otrzymać wycenę.

9. Skuad

Skuad to platforma automatyzacji zobowiązań płatniczych, która usprawnia globalne operacje związane z rekrutacją, naliczaniem wynagrodzeń i zarządzaniem zasobami ludzkimi w firmach.

Skuad ujednolica Twoje globalne operacje. Zamiast żonglować wieloma systemami dla różnych krajów, otrzymujesz jedną platformę. Oznacza to mniej zamieszania i mniej błędów.

Zgodność jest wbudowana.

Skuad śledzi przepisy prawa pracy i wymogi podatkowe w ponad 160 krajach. Nie musisz zostać ekspertem w zakresie prawa międzynarodowego, aby zatrudniać na całym świecie.

Obsługuje nawet wielowalutowe listy płac. Nie chodzi tu tylko o wymianę dolarów na euro. Chodzi o zrozumienie lokalnych norm płatności i otrzymywanie zapłaty na czas, za każdym razem.

Skuad zarządza również kontrahentami. Jest to kluczowe, ponieważ błędna klasyfikacja kontrahentów jest częstym i kosztownym błędem. Skuad pomaga uniknąć tego ryzyka.

Skuad oferuje całodobowe wsparcie. To ma większe znaczenie, niż mogłoby się wydawać. Kiedy masz do czynienia z operacjami globalnymi, problemy nie czekają grzecznie na godziny pracy Twojej strefy czasowej.

Ponadto zajmuje się również administracją świadczeń. To jest trudniejsze niż się wydaje. To, co jest standardem w jednym kraju, może być niespotykane w innym.

Skuad pomoże Ci uporać się z tymi różnicami kulturowymi i prawnymi.

Istnieje również możliwość szczegółowego raportowania. Jest to niezbędne do śledzenia globalnej siły roboczej i zrozumienia międzynarodowych kosztów pracy.

Podstawowe cechy

• Jednolita globalna platforma zatrudnienia dla ponad 160 krajów.
• Zautomatyzowany proces wdrażania pracowników i kontrahentów międzynarodowych.
• Wielowalutowe zarządzanie listą płac obsługujące ponad 100 walut.
• Wbudowana zgodność z lokalnymi przepisami prawa pracy i regulacjami podatkowymi.
• Zarządzanie wykonawcami w celu uniknięcia ryzyka błędnej klasyfikacji.
• Zintegrowane śledzenie czasu pracy zapewniające dokładne naliczanie wynagrodzeń.
• Raporty i analizy w czasie rzeczywistym zapewniające wgląd w sytuację kadrową.
• Usługi pracodawcy rejestrującego (EOR) umożliwiające zatrudnianie bez udziału podmiotów lokalnych.

Cena

Skuad oferuje dwa główne poziomy cenowe:

1. Plan wykonawcy:

• Ceny zaczynają się od 19 USD miesięcznie za wykonawcę.
• Obejmuje globalne zatrudnianie i płatności wykonawców.
• Obsługuje ponad 100 walut.
• Zapewnia umowy zgodne z lokalnymi przepisami.

2. Plan dla pracowników pełnoetatowych:

• Ceny zaczynają się od 199 USD miesięcznie za pracownika.
• Obejmuje globalne zatrudnianie i zarządzanie pracownikami pełnoetatowymi.
• Obejmuje przetwarzanie list płac w ponad 100 walutach.
• Oferuje korzyści i zarządzanie wydatkami.

Wszystkie plany obejmują podstawowe funkcje, takie jak zarządzanie zgodnością z przepisami, ochrona własności intelektualnej i obsługa wielokanałowa.

UWAGA : Skuad oferuje również zniżki ilościowe dla firm zatrudniających wielu pracowników lub podwykonawców.

10. Drzewo mineralne

MineralTree jest idealnym rozwiązaniem dla organizacji średniej wielkości.

Platforma obejmuje wszystko, od rejestrowania faktur i autoryzacji płatności po dokumentację i raportowanie wieku. Możesz zautomatyzować rejestrowanie faktur, skonfigurować system zatwierdzania, planować harmonogramy fakturowania i wysyłać płatności do dostawców.

Menedżerowie zespołów i szefowie działów mogą przeglądać dokumenty i status płatności w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca za pośrednictwem bezpiecznych portali. Pulpit nawigacyjny pokazuje również dane analityczne i podsumowanie wieku, aby pomóc im monitorować ważne wskaźniki i podejmować decyzje budżetowe.

Dzięki integracji ERP możesz zsynchronizować MineralTree ze swoim systemem księgowym i automatycznie uzgadniać faktury, aby uniknąć powielania lub błędów. Obsługuje wiodące oprogramowanie ERP i około 100 aplikacji innych firm.

Podstawowe cechy

• Przechwytywanie faktur.
• Przepływy pracy zatwierdzania.
• Lokalny i globalny przelew płatności.
• Karty wirtualne.
• Analityka i raportowanie.
• Obsługa wielu urządzeń.
• Integracje z innymi firmami.

Cena 

MinteralTree dostarcza niestandardowe ceny. Możesz kupić produkt do automatyzacji i płatności osobno lub razem.

Skontaktuj się z działem sprzedaży, aby uzyskać więcej informacji.

11. Avidxchange

Aivdxchange zapewnia około dziewięciu funkcji automatyzacji dla różnych funkcji.

Otrzymasz dostosowane rozwiązania AP dla różnych branż, system PO do zarządzania zamówieniami, automatyzację faktur w celu zmniejszenia formalności oraz narzędzia analityczne do śledzenia zużycia.

Możesz przesyłać i śledzić rachunki z dowolnego urządzenia oraz konfigurować niestandardowe przepływy pracy zatwierdzania, aby dodać warstwę bezpieczeństwa.

Dzięki scentralizowanym danym i analizom uzyskasz lepszy wgląd w swoje zobowiązania, aby lepiej zarządzać swoimi zobowiązaniami.

Oprogramowanie integruje się z prawie 220 platformami zewnętrznymi i oferuje opcje płatności elektronicznych.

Ogólnie rzecz biorąc, Aivdxchange dobrze nadaje się dla firm średniej wielkości.

Podstawowe cechy

• Niestandardowe przepływy pracy.
• Generowanie zamówienia zakupu.
• Przechwytywanie i przetwarzanie faktur.
• Ścieżka audytu.
• Automatyzacja płatności.
• Śledzenie zużycia mediów.
• Analityka i raportowanie.
• Integracja ERP.

Cena

Avidxchange zapewnia niestandardowe wyceny. Poproś o demo, aby dowiedzieć się więcej na ten temat.

12. Dokument centrum

Hub Doc jest najlepszy dla tych, którzy otrzymują dużą liczbę rachunków i potrzebują rozwiązania bez papieru, aby wyeliminować wprowadzanie danych.

Jest to podstawowe oprogramowanie do przechwytywania faktur, które wyodrębnia kluczowe informacje z rachunków i automatycznie generuje płatne kupony.

Możesz łatwo przesyłać faktury do aplikacji za pośrednictwem poczty e-mail lub aparatu mobilnego. Hub Doc automatycznie kategoryzuje przesłane obrazy w powiązanych folderach i eksportuje je do Twojego systemu kont.

Aby ograniczyć niepotrzebne czynności, możesz dać swoim dostawcom dostęp do konta Hub Doc. Mogą przesyłać swoje faktury ze swoich smartfonów.

Możesz połączyć Hub Doc z XERO lub QuickBooks. Chociaż pierwotnie jest to produkt podrzędny XERO, integruje się z dwoma systemami innych firm.

Podstawowe cechy

• Generator kuponów oparty na sztucznej inteligencji.
• Skanowanie faktur za pomocą zdjęcia lub e-maila.
• Integracja z XERO i QuickBooks.
• Dostęp klienta.
• Automatyczny eksport.
• Aplikacje na Androida i IOS.

Cena

Możesz wypróbować Hub Doc za darmo. Pobiera 12 USD miesięcznie za swoje konto premium.

Uwagi końcowe

Platformy do obsługi należności zazwyczaj oferują wiele funkcji. Aby więc znaleźć idealną aplikację, należy zwrócić uwagę na funkcje, które usprawnią proces.

Na przykład. Jeśli jesteś właścicielem małej firmy, prawdopodobnie potrzebujesz narzędzia do przechwytywania faktur, takiego jak HUB Doc, aby zaoszczędzić czas. A jeśli pracujesz w zespole, oprogramowanie takie jak Melio z funkcją zatwierdzania przepływu pracy będzie najlepiej odpowiadać Twoim celom.

Zanotuj swoje wymagania i porównaj funkcje powyższych narzędzi, aby sporządzić krótką listę najlepiej pasujących aplikacji. Powodzenia!