I dag driver mange merker virksomheten sin på nett.
Alle de ansatte bringes sammen ved hjelp av ulike verktøy.
Men det blir tøft når det gjelder å måle produktivitet.
Det er viktig fordi alle viktige beslutninger blir basert på hvordan din interne aktivitet blir gjort.
Med produktivitetsdata kan du planlegge, organisere, tildele ressurser og budsjett, unngå risiko og usikkerhet og kontrollere de avvikede målene.
Denne bloggen er en definitiv guide til produktivitetsanalyse på arbeidsplassen og noen verktøy du kan bruke for virksomheten din.
Jeg håper det vil være nyttig å rydde opp i konseptet.
la oss kom i gang.
Hva er arbeidsplassproduktivitetsanalyse?
Arbeidsplassproduktivitetsanalyse er en løsning som hjelper en organisasjon med å måle intern ytelse.
Det er utfordrende å måle hver aktivitet manuelt. Samtidig er det veldig tidkrevende.
For å gjøre oppfølgingen enkel, hjelper produktivitetsanalyseverktøy på arbeidsplassen å presentere produktivitetsdata i diagrammer, tabeller og grafer.
Med et blikk kan du identifisere hvilke områder som trenger forbedring.
Basert på dataene kan du planlegge og administrere alle organisasjonsoppgaver og kontrollere kostnader.
Hvorfor er arbeidsplassproduktivitetsanalyse viktig?
Borte er tiden da ledere pleide å måle oppgaver manuelt.
Som jeg nevnte er det tidkrevende.
Hvis du har en småbedrifter, kan du ta en oppfølging uten å bruke noen verktøy.
Men hvis du er en organisasjon, blir det vanskelig å sjekke hver aktivitet.
Så, for rask måling og høy kontroll, bruker dagens organisasjoner programvare for produktivitetsanalyse på arbeidsplassen.
Du får all data under ett tak.
Ved å analysere og tolke dem kan du øke produksjonseffektiviteten til din organisasjon om nødvendig.
Ikke bare oppgavene, men ved hjelp av disse dataene kan du identifisere hva som er manglene i organisasjonen og hvordan du oppfyller dem.
Her er noen av fordelene du får ved å bruke produktivitetsanalyseløsninger på arbeidsplassen.
- Sjekk hvor mange oppgaver som blir fullført.
- Analyser de ufullstendige oppgavene og årsakene bak dem.
- Bidra til å identifisere ressursbehovet.
- Spor ansattes engasjement.
- Sjekk hvilken oppgave som tar mer tid.
- Bidra til å optimalisere arbeidet
- Identifiser og kontroller kostnadene
- Mål risiko og usikkerhet
- Angi benchmarks basert på tidligere data
- Administrer ansatte ved å forhåndsplanlegge oppgavene deres
- Kontroll av ansattes fravær
- Identifiser kunnskapshull og planlegg opplæringen
Hvem bør bruke produktivitetsanalyse?
I dag gjøres mye offisielt arbeid gjennom systemet.
Ansatte bruker mer tid på å bruke annen programvare for å fullføre oppgaven.
Derfor blir det vanskelig å måle hvor mye arbeidstid de bruker produktivt.
Så for å spore arbeidet deres, må hvert merke bruke verktøyet for produktivitetsanalyse.
Det være seg et byrå, frilanser, B2B, B2C eller D2C merkevare. Bedrifter uansett domene og størrelse kan bruke produktivitetsanalyseløsninger på arbeidsplassen.
Hva kan du spore?
For å måle arbeidsproduktiviteten må du først installere løsningen på enheten din.
Integrer deretter all forretningsprogramvaren til organisasjonen din i analyseverktøyet.
Du vil snart begynne å få arbeidsproduktivitetsdataene.
Her har jeg tatt ActivTrack programvare, for eksempel.
Mange andre verktøy er tilgjengelige på nettet. Til slutt har jeg nevnt noen løsninger du bør vurdere.
Følgende er beregningene du kan måle:
1. Teamsammenlikning
Sammenlign ytelsen til ulike avdelinger side ved side.
Få ytelsen til organisasjonen og nedbrytningen av individuelle team.
Identifiser hvilket team som fungerer best.
Hvilke metoder bruker de?
Kan det brukes på andre team for å øke effektiviteten deres?
Identifiser disse problemene som leder og foreslå den best mulige løsningen for andre teams forbedring.
Resultat av analysen
- Vet hvilken avdeling som presterer godt og hvilken som trenger forbedring.
- Identifiser ressursbehovet.
- Omfordel ressursen om nødvendig.
- Reduser arbeidsmengden når det er nødvendig.
2. Team Effektivitet
Som leder trenger du disse dataene for å analysere teamets effektivitet.
Kjenn de gjennomsnittlige produktive og fokuserte timene per dag for hele teamet.
Den prosentvise effektiviteten forteller deg også den produktive og fokuserte tiden sammenlignet med den totale tiden brukt på nettet.
Høyfokusert effektivitet betyr at teamet ditt bruker mindre uproduktiv tid på nettet.
Resultat av analysen
- Fokusert effektivitet - Hvis lav, må du være oppmerksom. Høy effektivitet er et godt tegn.
- Trening – Snakk med teamet hvis de har problemer med å fullføre oppgaven. Om nødvendig, planlegg en treningsøkt.
3. Ansattes effektivitet
Se den individuelle ytelsen til hver ansatt.
Analyser aktiviteten deres på nettet og sjekk trenden fra dag til dag.
Denne rapporten vil hjelpe deg å kjenne den ansatte bedre. Du blir kjent med deres produktive og fokuserte tid brukt på nettet.
Du kan til og med bryte ned deres produktive tid for å få en detaljert visning.
Sjekk ut total arbeidstid og produktivitetsprosent.
Vet på hvilke nettsteder og hvor mye tid de bruker.
Dette er en kul ting for ledere å spore.
Men skummelt for de ansatte.
Du får også litt mer analyse for å spore andre aktiviteter til de ansatte.
Som i de siste 30 dagene, hvor mange ganger de tok en pause, total arbeidsmengde eller sunne dager de hadde, trender i arbeidsvanerOsv
Resultat av analysen
- Hvem jobber bra?
- Hvem trenger å forbedre seg?
- Hvordan øke fokuserte timer?
- Hvorfor bruker de mer tid på enkelte apper eller nettsteder?
- Sjekk om de holder tidsfristen eller fullfører oppgaven.
- Er fraværsprosenten deres høy? Hvis ja, finn årsaken.
- Hvis arbeidsengasjementet deres er lav, hvorfor så?
- Står de overfor noen problemer med å utføre oppgaven?
4. Arbeidsbelastningsbalanse
Rapporten viser hvor mange ansatte som bruker sunne, over- eller underutnyttende dager.
For eksempel viser et rødt merke i bildet ovenfor at 5 av 21 dager ble overutnyttet.
Grønne viser 15 dager var friske og gule viser en dag som underutnyttet.
Resultat av analysen
- Omfordel oppgaven for å redusere ansattes tretthet hvis du finner overutnyttelsesdager.
- Identifiser de ekstra ressursene du trenger.
- Underutnyttede dager kan være et tegn på mindre oppgave. Ta en oppfølging av dem.
5. Ukesammendrag
Analyser arbeidet ukentlig.
Denne typen analyser vil hjelpe deg å sammenligne den ukentlige ytelsen.
Vet også hvordan teamet presterte i denne uken.
Analyser den totale, produktive og fokuserte tiden. Tolk økningen eller reduksjonen i produktivitet sammenlignet med den totale tiden brukt på nettet.
Resultat av analysen
- Økning i produktivitet – Det betyr at du presterer godt.
- Redusert produktivitet – Grav dypt inn i den ukentlige ytelsen. For eksempel manglende mål, ansattes fraværsprosent, tekniske problemer osv. Det er et tegn på å forbedre intern funksjon.
6. Benchmarks og mål
I denne rapporten ser du trenden for hvordan hvert lag presterer i perioder.
Det hjelper å se om laget krysser målestokkene hver gang eller mangler.
Som leder bør du ha tett kommunikasjon med avdelingen for å kjenne problemene bedre.
Resultat av analysen
- En økende trend er et tegn på bedring.
- Fallende trender fører til at du snakker med teamet.
- Trenger de opplæring?
- Står de overfor noen form for problemer med å nå målene?
- Forlater noen ansatt jobben?
- Er det mangel på utstyr?
- Trenger de flere hender for å fullføre oppgaven?
Hvordan bruke arbeidsplassproduktivitetsanalysedata?
Du kan bli forvirret over hvordan du skal tolke dataene og høste fordelene.
Her er en steg-for-steg guide som vil hjelpe deg å studere dem.
1. Søk og Tally
I det første trinnet får du finne området som trenger forbedring.
Det området vil bli identifisert når du har et bestemt mål.
Så før du implementerer en plan, setter du målene og målene.
Når verktøyet for produktivitetsanalyse på arbeidsplassen begynner å generere noen data, analyser dem og se om du avviker fra målet.
2. Grav beregningene
Etter at du har funnet et område som trenger forbedring, kan du begynne å grave i beregningene.
For eksempel satte jeg et mål om å fullføre 6 oppgaver på angitte datoer og tildele dem til de ansatte.
Nå skal jeg ta en regelmessig oppfølging.
Jeg kan se en forfalt oppgave eller oppgave som nærmer seg fristen, men som fortsatt er mindre enn halvparten.
Disse vil lede meg til å se andre beregninger som resulterer i forsinkelsen av oppgavefullføringen.
3. Årsak og virkning
Når jeg får vite at det er et avvik i det faktiske og estimerte målet, vil jeg finne årsaken.
Det kan være mange årsaker til forfalte og ufullstendige oppgaver.
- Var den ansatte i permisjon?
- Står personen overfor noe problem med å fullføre oppgaven?
- Er vedkommende ikke dyktig nok til det arbeidet?
- Noen tekniske problemer de står overfor?
- Eller venter noen avgjørelser fra organisasjonens side?
Uansett hva årsaken er, må merkevaren din ta konsekvensene.
Forsinkelsen i en oppgave kan føre til tap i salg, inntekter, kunder, lav forretning, forsinkelse i produktlansering osv.
4. Statistiske beslutninger
Deretter henter du denne statistikken fra produktivitetsanalyseverktøyet.
Du får diagrammene og grafene utarbeidet av analyseverktøyet på egen hånd.
Om nødvendig, last ned noen ekstra data fra annen programvare som du bruker til å administrere de interne aktivitetene.
Lag en skikkelig presentasjon med diagrammer, tabeller og grafer.
Til slutt, presenter dem for toppledelsen for beslutningstaking.
5. Løsningsestimering
Ser man på dataene, vil toppledelsen komme med ulike løsninger.
Løsningene kan være:
- Forbedre ansattes engasjement for å redusere fraværet.
- Identifiser ressursene som trengs og ansette nye medarbeidere.
- Planlegg opplæringsprogrammer for å oppkvalifisere de ansatte.
- Bruk oppgraderte teknologier for arbeid.
- Fest godkjenningstid og beslutningsprosess av toppledelsen.
Etter at du har valgt den brukbare løsningen, sett den på plass.
Så igjen, hold en kontinuerlig oppfølging for å sjekke om det fungerer.
Hvis ja, vel og merke.
Men hvis ikke, følg igjen hele trinnet for å finne årsak, virkning og løsning.
Ved å gjøre dette vil du forbedre arbeidseffektiviteten i organisasjonen.
Utfordringer med å velge det beste verktøyet
Det er noen utfordringer ved bruk av produktivitetsanalyseløsninger på arbeidsplassen.
Sjekk dem før du velger verktøyet.
- Datanøyaktighet – Programvaren du velger må gi deg nøyaktige data. Til slutt vil du ta alle beslutningene dine basert på dem. Derfor er datanøyaktighet den øverste funksjonen du må se frem til.
- Rapportering - Ikke hver programvare gir deg rapportene med alle beregningene du trenger for å ta beslutninger om produktivitet. Så før du velger en løsning, ta en demo og se hvilken type rapporter og beregninger den dekker.
- Brukskapasitet – Sjekk hvor mange brukere som kan bruke dette verktøyet om gangen. Hvis organisasjonen din er veldig stor og har ansatte over 1k, blir brukskapasitet en viktig beslutningstaker når det gjelder å velge et passende verktøy.
- Integrasjon – Du må bruke ulike løsninger for ulike aktiviteter. Å måle aktivitetene fra alle disse plattformene spiller integrasjon en stor rolle. Derfor bør du velge en løsning som kan integrere noen av de viktige verktøyene.
- Utdatert teknologi – Hvis du gjør feilen med å velge en løsning som ikke er i samsvar med dagens avanserte teknologi, kan du gå glipp av noen av beregningene som bør måles for å forbedre arbeidsproduktiviteten. Derfor blir en sjekk på utdatert teknologi et must.
Bets Workplace Productivity Analytics Tool
Nå må du være tydelig på konseptet med arbeidsplassproduktivitetsanalyse.
Du er også klar over hvordan disse verktøyene kan gi en forbedring i organisasjonens arbeidseffektivitet.
La oss nå se noen av de beste arbeidsplassproduktivitetsanalyseløsningene du kan vurdere for organisasjonen din.
Først, registrer deg for gratisversjonene deres og prøv i noen dager.
Se etter følgende ting før du velger noen:
- Er du i stand til å måle alle nødvendige beregninger?
- Er dataene nøyaktige?
- Gir den sanntidsdata?
- Kan du generere tilpassede rapporter?
- Integrerer den med de andre verktøyene du bruker?
- Hvor mange brukere kan registrere seg om gangen?
- Hvilke enheter er den kompatibel med?
Jeg anbefaler ikke å gå og se etter verktøyanmeldelser.
Prøv først programvaren selv og sjekk deretter vurderinger og anmeldelser.
Det er fordi anmeldelsene fungerer som en forhåndsdefinert vurdering for løsningen.
Så når du går og prøver løsningen selv etter å ha sett anmeldelsene, vil du ha alle disse kommentarene i tankene dine.
I stedet for en objektiv opplevelse, blir din mening basert på andres anmeldelser.
Så ta en klok avgjørelse og velg den beste programvaren.
Konklusjon
Det handlet om produktivitetsanalyse på arbeidsplassen.
Jeg dekket alle aspektene ved konseptet.
Jeg nevnte også noen av verktøyene du kan gå videre med i henhold til organisasjonens krav.
Men før du velger et verktøy, analyser først om merkevaren din trenger et arbeidsplassproduktivitetsanalyseverktøy eller ikke.
Ærlig talt, du trenger det for en informert beslutning.
Og beslutningene er gode når det blir basert på tall og grafer.
En bedre måte å administrere prosjekter og kunder for frilansere
Kom deg gjennom travle dager som en lek med Reclaim.ai