30 uunnværlige verktøy og programvare for fjernarbeid for hjemmekontor

Jeg har jobbet eksternt siden før det var vanlig.

Fjernarbeid fungerer bedre når det gjøres riktig. Studier viser at fjernarbeidere er det 13% mer produktiv.

Men "gjort riktig" er nøkkelfrasen. De fleste oppsett for eksternt arbeid er ødelagt på måter eierne deres ikke engang kjenner igjen.

Du vet hva jeg mener hvis du noen gang har hatt en samtale som dette:

• "Beklager, kan du gjenta det? VPN-en min falt igjen."
• "Jada, jeg sa at vi må ... Kan du høre meg nå?"
• "Du er frossen."
• "La meg bli med igjen... OK, jeg tror jeg er tilbake. Uansett, som jeg sa..."

På dette tidspunktet har du mistet tråden i samtalen, den andre personen har mistet tilliten til din evne til å løse problemet, og dere har begge mistet 5 minutter som du aldri vil få tilbake.

Jeg tror de vanskeligste problemene i fjernarbeid faktisk ikke handler om arbeidet. De handler om alt rundt det: kommunikasjon, koordinering, tilkobling og fokus.

Den gode nyheten er at disse vanskelighetene kan løses med spesifikke verktøy designet for å løse spesifikke problemer.

I denne artikkelen skal jeg gå gjennom de 30 verktøyene som løser reelle problemer for eksterne arbeidere. Jeg har organisert dem etter kjerneproblemene de løser:

1. Tidsregistrering og produktivitet
2. Kommunikasjon og teamsamarbeid
3. Prosjekt- og oppgavehåndtering
4. Fillagring og dokumenthåndtering
5. Fjerntilgang og skjermdeling
6. Maskinvare og fysisk oppsett
7. Sikkerhet og passordbehandling
8. Videokonferanser og virtuelle møter
9. Tidssonestyring
10. Customer Relationship Management & Support
11. Design og visuelt samarbeid
12. E-post Ledelse
13. Helse og velvære

La oss komme til det allerede.

Tidsregistrering og produktivitet

1. Sunsama

Sunsama er en digital daglig planlegger som hjelper deg å føle deg rolig og fokusert mens du arbeider eksternt.

Hver morgen leder Sunsama deg gjennom et ritual for å bestemme hva som betyr noe i dag.

Du henter oppgaver fra Asana, Trello, ClickUp, Monday, Notion eller Todoist. Du drar viktige e-poster fra Gmail eller Outlook. Du ser alle kalenderhendelsene dine. Så bestemmer du hva som er realistisk å oppnå.

Når dagen din er planlagt, bytter du til fokusmodus.

Dette fjerner alt unntatt oppgaven. Ingen varsler, ingen liste over andre oppgaver som frister deg til å bytte kontekst. Bare den ene tingen du bestemte er viktig.

På slutten av dagen viser Sunsama deg hva du har oppnådd og hvordan tiden din ble brukt.

Sunsama er ikke perfekt.

Det er ingen iOS-kalenderintegrasjon, noe som er irriterende for Apple-brukere. Det er ikke ideelt for komplekse prosjekter med mange avhengigheter.

Det som imidlertid skiller Sunsama er at den erkjenner at vi blir distrahert, feilberegner tidskrav og trenger grenser mellom jobb og liv.

Sunsama-priser

2. navstab

Hubstaff er programvare for tidssporing som kombinerer produktivitetsovervåking med lønn for distribuerte team.

Hver gang du begynner å jobbe, kjører Hubstaff stille i bakgrunnen, tar opp tid, aktivitetsnivåer og valgfrie skjermbilder.

I motsetning til tradisjonelle timelister som er avhengige av hukommelse, fanger Hubstaff hva som skjer i løpet av arbeidsdagen din.

Dashbordet viser deg nøyaktig hvor tiden går, hvilke prosjekter som bruker flest timer, hvilke teammedlemmer som er mest aktive, og hvilke kunder som tapper ressurser uten tilstrekkelig avkastning.

Ledere kan se produktivitetstrender, mens teammedlemmer får åpenhet om sine egne arbeidsmønstre.

Når produktiviteten faller, merker Hubstaff.

Dens "Insights"-funksjon oppdager uvanlige aktivitetsmønstre som kan indikere at noen spiller systemet.

Chris Yates (CTO i Vision Group) oppdaget at hans virtuelle assistent outsourcet arbeidet deres etter å ha implementert Hubstaff.

Hubstaff er ikke perfekt.

Noen medlemmer rapporterer at overvåkingstilnærmingen kan føles påtrengende, med en anmelder bemerker at det 'fremfører en usunn hastetankegang', spesielt når aktivitet måles gjennom bruk av mus og tastatur.

Men det som gjør Hubstaff verdifull er kombinasjonen av ansvarlighet og automatisering.

Hubstaff priser

3. Rize

Rize er en AI-drevet tidsmåler. Den kjører lydløst i bakgrunnen, observerer arbeidsmønstrene dine og oppdager når du er i en tilstand av dypt arbeid kontra når du er distrahert.

Etter å ha brukt den i noen dager, bygger Rize en profil av fokusmønstrene dine.

Når er du mest produktiv?

Hvilke apper splitter oppmerksomheten din?

Hvor mye tid bruker du på multitasking i stedet for å fokusere?

Svarene er ofte overraskende.

Rize handler mindre om å bevise at du jobber og mer om å forbedre hvordan du jobber.

Ta pauser, for eksempel. De fleste tidssporere teller bare timer. Rize dytter deg faktisk til å gå vekk når produktiviteten faller, en tilnærming støttet av forskning viser at regelmessige pauser forbedrer total produksjon.

Personverntillatelsene er omfattende, noe som betyr at Rize må se hvilke apper du bruker og hvilke nettsteder du besøker for å gjøre jobben sin. Noen synes dette er påtrengende.

Og mens AI-pausevarslene er nyttige, avbryter de av og til ekte flyttilstander, noe som kan virke mot sin hensikt.

Rize Priser

4. Time Doctor

Time Doctor er en arbeidsstyrkeanalyseprogramvare som viser deg hva det eksterne teamet ditt gjør.

Når ansatte begynner å jobbe, tar Time Doctor skjermbilder, sporer applikasjoner som brukes og overvåker produktivitetsnivåer.

Det bygger et overraskende detaljert bilde av hvordan arbeid skjer – eller ikke skjer – i organisasjonen din.

Dashbordet avslører mønstre de fleste ledere savner.

Hvilke teammedlemmer dukker konsekvent opp?

Hvem er ofte offline?

Hvilke applikasjoner driver produktivt arbeid i motsetning til bare å forbruke oppmerksomhet?

Disse spørsmålene betyr mer enn det totale antallet timer som er logget.

Time Doctor legger like stor vekt på å beskytte ansatte mot utbrenthet. De balanse mellom arbeid og liv metrikk-flagg når noen jobber for mange timer eller viser tegn på uengasjement før de slutter.

Med integrasjoner for over 60 apper, inkludert Asana, Jira og Trello, kan Time Doctor spore tid på tvers av hele din digitale arbeidsflyt.

Overvåkingsaspektene skaper imidlertid en åpenbar spenning.

Skjermbilder føles invasive for mange arbeidere. Noen rapporterer at de føler seg konstant overvåket, noe som skaper angst i stedet for fokus.

Time Doctor Pricing

Kommunikasjon og teamsamarbeid

5. Slack

Slack er en meldingsplattform for å erstatte e-post i selskaper.

Det er det. Det er hele ideen.

Når du bruker Slack, skjer all kommunikasjon i kanaler. Det er en kanal for markedsføringsteamet, en kanal for den nye produktlanseringen og en kanal for kontormemes.

Alt har sin plass.

Denne strukturen høres åpenbar ut, men den løser et massivt skjult problem: i fjernarbeid forsvinner konteksten.

Når noen stiller deg et spørsmål personlig, forstår du hvorfor de spør. Du ser ansiktsuttrykket deres, vet hva de jobber med, og har et felles fysisk miljø.

Ingenting av dette finnes i fjernarbeid.

Slack gjenskaper kontekst gjennom kanaler. Når noen stiller et spørsmål i #produktlanseringskanalen, vet du umiddelbart hvorfor de spør. Konteksten er bygget inn i strukturen.

Som alt annet er ikke Slack perfekt.

Varslingsproblemet er reelt. Uten disiplinerte innstillinger blir Slack en oppmerksomhetsforbryter snarere enn en arbeidsmuliggjører.

Mange brukere rapporterer at de føler seg overveldet: "Mulligheten for overbelastning av varslinger er det jeg finner kritikkverdig med Slack," som en anmelder sett det.

Slakk prising

6. samle

Samle er en Virtuelt kontor hvor mennesker har en romlig tilstedeværelse.

Når jeg blir med i en Zoom-samtale, blir jeg umiddelbart kastet inn i en samtale med alle andre. Det er ingen måte å ha en sidesamtale eller å gå kort unna uten å gjøre det åpenbart.

I Gather kan jeg gå avataren min bort til en kollegas skrivebord for en rask prat mens andre fortsetter sine egne samtaler andre steder.

Den romlige metaforen skaper noe som har manglet fra eksternt arbeid: kontekst.

Når du ser avataren min stå ved den virtuelle kaffemaskinen, forstår du at jeg tar en pause. Når jeg står ved skrivebordet mitt, jobber jeg. Når jeg er i et møterom med tre andre, er jeg i et møte.

En Teknisk støttesjef hos RITE si det godt:

«Før vi begynte å bruke Gather, satt vi åtte timer om dagen i et Google Meet og så på hverandres ansikter.»

Det er vanvittig når du tenker på det. Ingen sitter i et konferanserom i 8 timer i det virkelige liv.

Gather inkluderer funksjonene du forventer: skjermdeling, tavler, kalenderintegrasjoner med Google og Outlook, og Slack-tilkobling.

Samle priser

7. Blink

Blink er en mobil-først medarbeideropplevelsesplattform som kobler sammen hele arbeidsstyrken din i én app.

I motsetning til Slack, som først og fremst fokuserer på meldinger, kombinerer Blink flere funksjoner: sikker chat, en nyhetsfeed i sosiale medier, en dokumenthub, digitale skjemaer og enkeltpåloggingstilgang til alle dine andre arbeidsapplikasjoner.

Nøkkelinnsikten bak Blink er at eksternt arbeid splitter oppmerksomheten på tvers av for mange verktøy. Kalenderen din er i én app, chatten din i en annen, og dokumentene et helt annet sted.

Blinks analyser avslører mønstre som er usynlige i andre kommunikasjonsverktøy.

Du kan se hvilken kommunikasjon som når frem til hvilke ansatte, hvem som er engasjert i hvilket innhold, og hvor informasjonshull finnes.

Chat-funksjonen føles kjent for alle som har brukt Facebook Messenger – med vilje. Læringskurven for frontlinjearbeidere er i hovedsak null, noe som betyr enormt for adopsjon.

Blink er imidlertid ikke perfekt for alle scenarier.

Hvis teamet ditt er lite (under 10 personer) og helt skrivebordsbasert, kan tilleggsfunksjonene utover det Slack tilbyr føles overflødige.

Blink-prising

Prosjekt- og oppgavehåndtering

8. Klikk opp

ClickUp er en prosjektledelsesprogramvare som ønsker å være alt på en gang.

Det er både dens største styrke og dens største svakhet.

Når du åpner ClickUp for første gang, ser du et grensesnitt med tusenvis av knapper, rullegardiner og faner.

Det føles som å sitte i cockpiten på en 747. Overveldende, men indikerer også enorm kapasitet når du først lærer hva alt gjør.

ClickUp organiserer arbeidet i et hierarki:

Mellomrom (for team), mapper (for prosjekter) og lister (for kategorier av oppgaver).

Kraften til ClickUp kommer fra visningene. Du kan se det samme arbeidet som en liste, kanban-tavle, Gantt-diagram, kalender eller arbeidsbelastningsfordeling.

Det som imponerer meg mest med ClickUp er tilpasningen.

Du kan legge til egendefinerte felt for å spore hva som helst: prioritetsnivåer, tidsanslag, kundenavn eller inntektspåvirkning.

Deretter kan du filtrere og gruppere etter disse feltene, og lage dashboards som viser nøyaktig hva som betyr noe for deg.

ClickUp-priser

9. Forestilling

Notion er et arbeidsområde som prøver å erstatte alle de andre appene dine. Når du åpner Notion første gang, ser du en tom side med en enkelt blinkende markør.

Det er ditt første hint om hva som gjør Notion annerledes.

Alle andre apper starter med sin mening om hvordan du bør jobbe: kalendere med tidsluker, prosjektstyringsverktøy med kanban-tavler, dokumenter med formateringsverktøylinjer.

Forestillingen starter med ingenting. Bare en markør. Og det er poenget.

Den tomme siden er Notions mest radikale trekk. Den sier: "Du bestemmer hvordan du skal jobbe. Jeg skal tilpasse meg deg."

Vil du ha et dokument? Begynn å skrive.

Vil du ha et bord? Type /bord.

Vil du ha et Kanban-brett? Type /borde.

Den samme informasjonen kan sees som en liste, en tavle, en kalender eller en tidslinje. Ingen andre verktøy lar deg endre visninger så flytende.

I motsetning til de fleste arbeidsområdeverktøy, som behandler dataene dine som separate øyer – dokumenter her, regneark der, oppgaver et annet sted – behandler Notion alt som blokker som kan flyttes, nestes og kryssreferanser.

En oppgave i prosjekttabellen kan inneholde et helt dokument. Et dokument kan inneholde en database med kunder. Hver kunde kan ha sin egen side.

Notion lanserte nylig AI-funksjoner, som (i motsetning til mange AI-produkter) er genuint nyttige.

Du kan stille spørsmål om dokumenter, generere innhold basert på malene dine eller oppsummere lange dokumenter.

Forestillingsprising

10. Todoist

Todoist er en oppgaveleder som har eksistert i 18 år.

Det er det første overraskende med det. De fleste produktivitetsverktøy kommer og går som motetrender.

De dukker opp, får VC-finansiering, får brukere og forsvinner så når de er kjøpt opp av et større selskap som enten dreper dem eller lar dem sakte råtne.

Todoist har nettopp forbedret seg jevnt og trutt i nesten to tiår.

Den andre overraskende tingen er hvor mye tanke som er lagt ned i noe så tilsynelatende enkelt som å legge til en oppgave.

Vi har alle brukt oppgavelister. De virker trivielle. Men Todoists team har brukt over et tiår på å avgrense prosessen med å fange oppgaver «med tankehastigheten».

Du merker denne forskjellen umiddelbart når du bruker Todoists naturlige språkinndata.

Skriv "Send inn utgiftsrapport hver fredag ​​kl. 2", og det oppretter automatisk en gjentakende oppgave med riktig tidsplan.

Det jeg synes er mest interessant er hvordan Todoist håndterer spenningen mellom enkelhet og kraft. Deres løsning er å gjøre kompleksitet valgfri.

Du kan bruke den som en grunnleggende liste eller bygge et helt produktivitetssystem med nestede prosjekter, prioritetsnivåer og tilpassede filtre.

Todoist-priser

Fillagring og dokumenthåndtering

11. dropbox

Dropbox er en skylagring som utviklet seg til en samarbeidsplattform.

Før Dropbox betydde deling av filer å sende e-postvedlegg, bruke FTP-servere eller bære USB-stasjoner. Hver metode krevde tanke på mekanismen i stedet for innholdet.

Dropbox eliminerte den kognitive overheaden. Du lagrer bare en fil, og den finnes overalt hvor du trenger den.

Fjernarbeid viser den sanne verdien av denne tilnærmingen. Når teamet ditt er fordelt på tvers av kontinenter, blir friksjonen ved fildeling eksponentielt verre.

Uten Dropbox kaster eksterne arbeidere bort timer på å navigere tillatelser, sende koblinger og forklare mappestrukturer.

Den mest interessante utviklingen er hvordan Dropbox utvidet seg utover lagring. Den inkluderer nå dokumentsignering, videotilbakemeldingsverktøy og analyser som viser hvem som så hva og når.

Sikkerhet er der Dropbox virkelig skinner for eksterne team.

Dropboxs tilnærming, kryptering i hvile og under transport, tofaktorautentisering og versjonshistorikk, skaper en sikker boble rundt filene dine uavhengig av hvor de er tilgjengelig.

Dropbox-priser

12. Google Disk

Google Disk er en skylagring bygget av Google.

Hvis du legger merke til et mønster her, har du rett. Google Disk og Dropbox løser i hovedsak det samme problemet: hvordan lagrer du filer slik at alle i teamet ditt kan få tilgang til dem?

Forskjellen ligger i detaljene.

Google Drives viktigste fordel er integrasjonen med Googles andre verktøy. Når du bruker Google Dokumenter, Regneark eller Presentasjoner, bruker du allerede Disk.

Disse dokumentene ligger som standard i Disk. Det er ikke noe "lagre til Drive"-trinn.

Den andre fordelen er samarbeid. Flere personer kan jobbe i samme Google-dokument samtidig.

Drivenheten er imidlertid ikke perfekt.

Daniel garcia, som bruker Google Docs daglig, nevnte at det kan være forvirrende å bytte mellom flere Google-kontoer.

Han har rett.

Hvis du bruker én Google-konto til jobb og en annen til personlig bruk, vil du ofte finne deg selv på feil Disk.

Fjerntilgang og skjermdeling

13. TeamViewer-fjernkontroll

TeamViewer er fjerntilgangsprogramvare som lar deg kontrollere en annen datamaskin fra hvor som helst.

Når du bruker TeamViewer, blir kontordatamaskinen tilgjengelig som om du satt foran den.

Det som skiller TeamViewer fra VPN-er er direkteheten. VPN-er gir deg nettverkstilgang. TeamViewer gir deg kontroll over selve skjermen og tastaturet. Du ser nøyaktig hva du ville sett hvis du var der.

Sikkerheten er imponerende: 256-bit AES-kryptering ende-til-ende, tofaktorautentisering og enkel pålogging.

Når du bruker TeamViewer, oppretter du en direkte tunnel inn i bedriftsnettverket. Uten sterk kryptering er det i hovedsak å forlate inngangsdøren din ulåst.

TeamViewers tverrplattformstøtte er der den virkelig skiller seg fra konkurrentene.

De fleste fjerntilgangsverktøy fungerer mellom Windows-maskiner eller kanskje Windows og Mac. TeamViewer fungerer på tvers av 127 forskjellige produsenter av mobile enheter, operativsystemer og innebygde systemer.

Det jeg finner mest nyttig er funksjonen for uovervåket tilgang.

Når den er konfigurert, kan du få tilgang til arbeidsdatamaskinen din uten at noen trenger å være fysisk tilstede for å godkjenne tilkoblingen.

Dette løser det mest irriterende scenariet i eksternt arbeid: trenger en fil klokken 10 når alle har gått hjem.

TeamViewer-priser

Maskinvare og fysisk oppsett

14. To skjermer

Bildekilde: Leonardo Ai [AI-generert bilde]

To skjermer er skjermer som utvider det visuelle arbeidsområdet over to skjermer i stedet for én.

Du kan motstå og si: "Jeg kan bare se på én ting om gangen, så hvorfor skulle jeg trenge to skjermer?"

Dette er som å si at du bare trenger én side i en bok fordi du bare kan lese én side om gangen. Verdien er ikke i samtidig visning, men i eliminering av kontekstbytte.

Forskningen på dette er tydelig.

Brukere med doble skjermer opplever produktivitetsøkninger på mellom 9 % og 50 %, avhengig av oppgavens kompleksitet. Mer imponerende, de gjør 33 % færre feil (kilde).

Du merker umiddelbart forskjellen i enkelte oppgaver. Sammenligning av to dokumenter side om side. Holde referansemateriale synlig mens du skriver kode. Overvåker Slack mens du er på en videosamtale.

Det er selvfølgelig innvendinger.

To skjermer tar opp plass på skrivebordet. De koster penger. De kan virke overdrevne.

Men plassproblemet løses med monitorarmer, som også forbedrer ergonomien.

En vanlig feil er å prøve å bruke begge skjermene likt, hele tiden snu hodet frem og tilbake. Det er ikke poenget. Den sekundære monitoren er for referanse, bevissthet og kontekst.

15. Ergonomisk stol og stående skrivebord

Bildekilde: Leonardo Ai [AI-generert bilde]

De fleste undervurderer kraftig hvor mye skade det å sitte gjør. Det er ikke bare ubehag, det er kumulativ fysisk forverring.

Forskningen på dette er entydig. Personer som veksler mellom sittende og stående opplever en 46% økning i produktivitet sammenlignet med de som bare sitter.

Den mest overraskende innsikten er hvor raskt fordelene dukker opp. Jeg antok at ergonomi var en langsiktig investering.

Men en Progressiv skrivebordsbruker rapporterte, "Siden jeg begynte å bevege meg mer utover arbeidsdagen, har jeg nesten klart å bli kvitt ryggsmertene" etter bare tre måneder.

Dette kobles direkte til tidssporingsverktøyene vi diskuterte tidligere. Hva hjelper det å spore produktivitet hvis kroppen gir ut etter fire timer?

Feilen de fleste gjør er å kjøpe feil stol. De ser etter noe "komfortabelt", som vanligvis betyr mykt. Men ergonomi handler ikke om komfort; det handler om støtte.

En skikkelig ergonomisk stol som Hinomi føles ikke som en sky. Det føles som eksoskeletal assistanse.

Evnen til å bytte stillinger når kroppen sender det første hint av ubehag forhindrer smerte før den starter.

16. Et webkamera

Bildekilde: Leonardo Ai [AI-generert bilde]

For de av dere som ikke vet, er et webkamera et kamera som kobles til datamaskinen for videosamtaler.

På et kontor skjer kommunikasjon gjennom kroppsspråk, ansiktsuttrykk og romlig posisjonering. Fjernarbeid fjerner alt dette.

Det innebygde webkameraet på den bærbare datamaskinen er generelt forferdelig.

Dette er ikke en mening; det er fysikk. Bærbare produsenter setter bittesmå sensorer bak plastlinser og forventer at de skal yte i dårlig lys.

De kan ikke.

Når videoen din ser kornete og mørk ut under en presentasjon, bruker folk mental energi på å prøve å se deg i stedet for å forstå ideene dine.

De fleste gjør den feilen å fokusere kun på oppløsning. De kjøper et "4K webkamera" uten å innse at sensorstørrelse og objektivkvalitet betyr mer enn antall piksler.

Det du trenger er:

1. Et kamera med en større sensor (1/2" eller større)
2. Et objektiv som fungerer godt i typisk innendørsbelysning
3. Et synsfelt rundt 78 grader (ikke for bredt, ikke for smalt)

Den andre feilen er plassering. Webkameraet ditt skal være i øyehøyde, ikke se opp på haken.

17. Støyreduserende hodetelefoner

Bildekilde: ChatGPT [AI-generert bilde]

Støyreduserende hodetelefoner eliminerer omgivelseslyden ved hjelp av aktiv støykontrollteknologi.

Fjernarbeid avslører en sannhet de fleste kontorarbeidere aldri konfronterer helt:

Verden er utrolig støyende.

Naboene skriker. Bygging over gaten. Partnerens telefonkonferanse. Hundene bjeffer over gaten.

De fleste prøver å fikse dette ved å skru opp volumet, noe som bare skaper nye problemer.

Det som er interessant er hvordan teknologien fungerer. I motsetning til passiv støyisolering (som bare fysisk blokkerer lyd), genererer aktiv støykansellering lydbølger som nøyaktig kansellerer innkommende støy.

Den ultimate testen er denne:

Kan du ta en telefon fra kjøkkenet mens noen kjører en blender tre fot unna?

Med gode støyreduserende hodetelefoner vil personen i den andre enden ikke høre noe.

Sikkerhet og passordbehandling

18. 1Password

1Password er programvare for passordadministrasjon.

Vi oppretter dusinvis av kontoer på tvers av forskjellige tjenester, og fortsetter deretter med å bruke det samme passordet overalt.

Du har gjort det. Jeg har gjort det. Vi vet alle at det er feil, og vi gjør det uansett.

Matematikken her er brutal. Hvis du bruker det samme passordet for 10 forskjellige tjenester, og ett blir brutt, har du faktisk overlevert hele ditt digitale liv til den som stjal databasen.

Det 1Password gjør annerledes er å bruke en to-nøkkel avledningsmodell.

Passordet ditt er kombinert med en 128-bit hemmelig nøkkel som aldri forlater enhetene dine. Dette betyr at selv om hele databasen til 1Password ble stjålet, kunne ikke angriperne få tilgang til dataene dine.

Passordadministratorer blir målrettet hele tiden. LastPass hadde en stort brudd i 2022 hvor angripere stjal krypterte passordhvelv.

Nullkunnskapsarkitekturen er grunnlaget her.

1Password kan ikke se dataene dine. De ansatte kan ikke se det. Ikke engang under stevning. Krypteringen skjer på enheten din før noe sendes til deres servere.

1Passord-prising

19. NordVPN

NordVPN er et virtuelt privat nettverk som krypterer internettforbindelsen din.

Når du jobber eksternt, utsetter du deg hele tiden for risikoer som de fleste kontorarbeidere aldri tenker på.

Den kaffebaren WiFi?

Det er en åpen invitasjon for alle med grunnleggende teknisk kunnskap til å overvåke trafikken din.

VPN-en din lager en kryptert tunnel som gjør dette praktisk talt umulig.

Det som skiller NordVPN fra andre VPN-er er hastighet og dekning. Med over 7,300 118 servere i XNUMX land, vil du finne en rask tilkobling nesten hvor som helst.

Sikkerhetsfunksjonene går utover bare å kryptere trafikken din.

Threat Protection Pro-funksjonen blokkerer skadelig programvare, sporere og farlige nettsteder før de lastes inn.

For fem år siden ville jeg ha klassifisert en VPN som «fin å ha». I dag er det å jobbe eksternt uten en profesjonell feilbehandling.

NordVPN-priser

Videokonferanser og virtuelle møter

20. Zoom

Zoom er en videokonferanseprogramvare som ble standard måten folk snakker med hverandre på på nettet.

Få produkter går fra uklarhet til verbstatus så raskt som Zoom gjorde i 2020. «Let's Zoom» erstattet «La oss Skype» nesten over natten, og med god grunn.

Det som gjør Zoom annerledes er pålitelighet.

Andre videoplattformer fryser, feiler eller krever endeløse innstillinger.

Zoom fungerer bare.

Dette kan virke som en lav bar, men når hele din profesjonelle eksistens er avhengig av å bli forstått klart av folk tusenvis av kilometer unna, blir pålitelighet den viktigste egenskapen.

Brukervennligheten er like viktig. Du sender noen en lenke, de klikker på den, og de er i møtet ditt.

Det folk flest ikke er klar over er at Zoom har utviklet seg utover bare videosamtaler. Det er nå et omfattende arbeidsområde med dokumentoppretting, tavler, teamchat og AI-drevet møtehjelp.

AI Companion transkriberer møter, oppsummerer viktige punkter og kan til og med fortelle deg om noen nevner navnet ditt når du går bort. Den sporer også beregninger som din talehastighet, tålmodighetsnivåer og bruk av utfyllende ord.

Den største begrensningen for de fleste brukere er tidsbegrensningen på 40 minutter på gratisplanen. Det er akkurat lenge nok til at du kommer dypt inn i en samtale før du blir kastet ut uten seremonier.

Zoom priser

21. Fireflies.ai

Fireflies.ai er en AI-assistent som tar notater under møtene dine.

Jobben med å ta notater under møter har alltid vært utakknemlig. Noen må gjøre det, men den som gjør det kan ikke delta fullt ut i samtalen.

Når du bruker Fireflies, eliminerer du denne avveiningen.

AI blir med i møtet ditt, registrerer alt, transkriberer det med overraskende nøyaktighet, og organiserer deretter informasjonen til noe nyttig.

I motsetning til rå transkripsjonstjenester, som bare konverterer tale til tekst, identifiserer Fireflies handlingselementer, spørsmål og viktige øyeblikk.

Tre ting skjer etter et møte med Fireflies:

Først får du en søkbar utskrift.

For det andre får du et AI-generert sammendrag.

For det tredje, og viktigst, er denne informasjonen automatisk organisert i en kunnskapsbase som teamet ditt kan søke i.

Søket er kraftig nok til at du kan stille spørsmål som "Hva bestemte vi oss for om prisstrategien?" og få relevante utdrag fra møter over måneder.

Fireflies integreres med alt:

Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, alle større CRM-er, prosjektledelse verktøy og Slack. Når møtene dine avsluttes, flyter notatene direkte inn i verktøyene der teamet ditt allerede jobber.

Brukeropplevelsen er dødenkel.

Du inviterer fred@fireflies.ai til kalenderen eller møtet ditt, og resten håndteres av den.

Fireflies.ai-priser

22. Sprø

Krisp er en AI-programvare som fjerner bakgrunnsstøy fra videosamtalene dine.

Krisp bruker et nevralt nettverk trent på ti tusen timer med menneskelig tale og bakgrunnsstøy. Det filtrerer ikke bare; den forstår hvordan menneskelig tale høres ut.

Den mest verdifulle funksjonen er imidlertid ikke støyreduksjonen.

Det er at Krisp kan transkribere og oppsummere møtene dine uten å kreve en bot for å bli med i samtalen.

Hver annen transkripsjonstjeneste må legge til en annen deltaker. Krisp fungerer bare med det du allerede sender.

I motsetning til Fireflies.ai, som vi diskuterte tidligere, fokuserer Krisp først på å gjøre selve samtalen bedre og for det andre på hva som skjer etterpå.

Transkripsjonen fungerer kun på engelsk, noe som er et problem for globale team.

Og gratisplanens daglige grense på 60 minutter er akkurat kort nok til å være irriterende; du vil treffe det under ditt andre møte for dagen.

Men det som imponerer meg mest er hvor direkte det løser et kjerneproblem med fjernarbeid.

Da vi startet denne artikkelen nevnte jeg at ødelagte fjernoppsett ofte manifesterer seg som kommunikasjonsproblemer.

Krisp fikser det mest grunnleggende: evnen til å høre og bli hørt.

Krisp-priser

Tidssonestyring

23. Verdenstids kompis

World Time Buddy er en tidssonekonverterer som viser flere tidssoner side om side.

Du tror tidssone bare er et spørsmål om å legge til eller trekke fra noen timer. Da skjønner du at tiden i seg selv betyr forskjellige ting for forskjellige mennesker.

Den hoderegningen blir eksponentielt verre ettersom man legger til flere personer fra flere steder.

World Time Buddy løser dette ved å vise deg et visuelt rutenett.

Hver kolonne er en plassering. Hver rad er en time. Du kan umiddelbart se hvem som er våken, hvem som sover og når arbeidstidene dine overlapper hverandre.

Det som skiller World Time Buddy fra andre tidssoneverktøy er interaksjonsmodellen.

Du slår ikke bare opp tider; du velger områder ved å klikke og dra over rutenettet. Deretter kan du dele de valgte tidene direkte til kalendere eller kopiere dem til en melding.

Customer Relationship Management & Support

24. Clay

Clay er en relasjonsadministrasjonsplattform som organiserer nettverket ditt automatisk.

Fjernarbeid ødela kaffepausesamtalene og gangintroduksjonene som pleide å opprettholde ditt profesjonelle nettverk.

Nå dør disse forbindelsene stille med mindre du gjør en bevisst innsats for å opprettholde dem.

Det som er interessant med Clay er at det ikke først og fremst er designet for salg. De fleste CRM-er antar at du jakter på prospekter.

Clay antar at du opprettholder forhold.

Clay kobles til e-post, kalender, Twitter, LinkedIn og iMessage. Den bygger profiler for alle du samhandler med og holder dem oppdatert automatisk når folk bytter jobb eller plassering.

Det jeg synes er mest verdifullt er hvordan Clay får frem relevant informasjon på nyttige øyeblikk.

Når noen fra nettverket ditt dukker opp i nyhetene eller bytter jobb, gir Clay beskjed. Når du har planlagt et møte, minner Clay deg på dine tidligere interaksjoner.

AI-assistenten, Nexus, er nyttig.

Nexus forstår nettverket ditt og kan svare på spørsmål som «Hvem kjenner jeg innen markedsføring i teknologiselskaper?» eller "Hvem har jeg ikke snakket med på over seks måneder?"

Leireprising

25. LiveAgent

LiveAgent er kundeservice programvare som kombinerer billettsalg, live chat, sosiale medier og et kundesenter i ett system.

LiveAgent sentraliserer hver kundeinteraksjon. E-post, chat, samtaler, Facebook, Twitter og Instagram. Alt flyter inn i ett grensesnitt.

LiveAgents agentkollisjonsdeteksjon er fantastisk.

Når en annen agent begynner å jobbe med en billett du har gjort krav på, blir du varslet umiddelbart. Dette forhindrer dupliserte svar.

Når kunde-e-poster kommer inn i systemet, blir de rutet til bestemte avdelinger basert på innhold.

VIP-kunder blir prioritert. Feilrapporter går til utviklere med passende kontekst. Dette skjer på samme måte hver gang, uavhengig av hvem som jobber eller hvor de befinner seg.

En funksjon som overrasket meg var resultatrapporteringen. LiveAgent sporer oppløsningstid, kundetilfredshet og agentytelse på tvers av kanaler.

Kunnskapsbasen fortjener også omtale. Det tjener to formål for eksterne team.

For det første gir det kundene selvbetjeningsmuligheter.

For det andre, og dette er den delen folk savner, det gir nye agenter en treningsressurs når seniorteammedlemmer ikke er tilgjengelige for å svare på spørsmål.

LiveAgent-priser

Design og visuelt samarbeid

26. figma

figma er designprogramvare som kjører i nettleseren din.

Før Figma e-postet designere filer frem og tilbake, lastet dem opp til Dropbox eller brukte klønete versjonskontrollsystemer.

Figma får design til å fungere som et Google-dokument.

Flere personer kan redigere den samme filen samtidig. Du ser markørene deres bevege seg i sanntid. Du kan chatte direkte i selve filen.

Det som er interessant med Figma er ikke bare at det er samarbeidende, men at samarbeidet er innebygd i kjernen. Figma ble designet for samarbeid fra begynnelsen.

Asana rapporterte at bruken av Figma reduserte deres ukentlige stand-up-møter av 50%.

Figma Priser

27. Miro

Miro er en digital tavle som løser det vanskeligste problemet i eksternt samarbeid: å jobbe med visuell informasjon sammen.

Når du bruker Miro får du et uendelig lerret.

Det uendelige lerretet er Miros mest radikale trekk. Den sier: "Ideene dine bør ikke være begrenset av vilkårlige grenser."

Miro vet at noen tenker i klistrelapper, andre i flytskjemaer og andre i tankekart. Så det muliggjør alle disse samtidig.

Malene avslører hva folk gjør i samarbeidsøkter.

Det finnes maler for kartreise for kundereise, teknisk diagrammer, wireframing, strategi og planlegging, prosesskartlegging og smidig praksis.

Én finanssektor Scrum Master kalte Miro en "game-changer i å fremme smidig samarbeid", som jeg først avfeide som markedsføringstale til jeg så det i praksis.

Når et team har medlemmer i tre tidssoner, blir den asynkrone visuelle naturen til Miro ikke bare nyttig, men nødvendig.

Kevin yang hos et teknologiselskap rapporterte fraktutgivelser 20 % raskere etter å ha tatt i bruk Miro for designbeslutninger. Spesifisiteten til dette tallet antyder at det ikke er en overdrivelse.

Miro la nylig til AI-funksjoner som overraskende nok faktisk er nyttige.

Du kan forvandle klistrelapper til strukturerte dokumenter eller gjøre grove skisser om til interaktive prototyper.

Jeg synes det er tydelig at over 250,000 XNUMX organisasjoner bruker Miro, inkludert selskaper som Nike, Ikea og Deloitte.

Dette er ikke organisasjoner som tar i bruk verktøy tilfeldig.

Miro-priser

E-post Ledelse

28. SaneBox

SaneBox er e-postfiltreringsprogramvare som flytter uviktige meldinger ut av innboksen din.

SaneBox analyserer e-postloggen din for å identifisere hvilke meldinger som faktisk betyr noe, og sorterer deretter automatisk alt annet i separate mapper.

Viktige e-poster blir liggende i innboksen din. Alt annet blir oppsummert i et daglig sammendrag.

SaneBox leser aldri innholdet i e-postene dine, bare overskriftene.

Den mest verdifulle funksjonen er ikke engang sorteringen. Det er SaneReminders, som varsler deg når noen ikke har svart på en viktig e-post.

En annen funksjon som er verdt å nevne er SaneBlackHole.

Når du drar en e-post til denne mappen, forsvinner alle fremtidige meldinger fra den avsenderen for alltid.

Dette er tilfredsstillende, spesielt for abonnements-e-postene som på en eller annen måte dukker opp igjen til tross for flere forsøk på å avslutte abonnementet.

Imidlertid er det denne innledende forvirringen om hvordan treningen fungerer, og noen legitime e-poster ender av og til opp feilsortert i løpet av de første dagene.

Men dette blir mindre hyppig ettersom systemet lærer.

SaneBox-priser

Helse og velvære

29. Headspace

Headspace er en app for mental helse som lærer deg hvordan du mediterer.

Når hjemmet ditt blir ditt kontor, mister hjernen sine naturlige grenser.

Kontekstbyttekostnadene akkumuleres. Slack-varslene stopper aldri. Grensen mellom "arbeidsmodus" og "hjemmemodus" visker ut til den knapt eksisterer.

A studie med 21,088 XNUMX Headspace-brukere fant at 23 % rapporterte redusert moderat til alvorlig stress etter åtte uker.

Headspace deler innholdet inn i fire kjerneseksjoner: Meditasjon, Søvn, Stress og Mindfulness.

Meditasjonene varierer fra 4 minutter til 30 minutter, med de fleste under 10. Dette er enormt viktig for eksterne arbeidere, siden du ikke alltid finner 30 minutter, men du kan finne 5 minutter mellom Zoom-anrop.

En terapeut som anmeldte Headspace bemerket:

"Jeg satte pris på at det var lengre og kortere meditasjoner tilgjengelig, siden dette ser ut til at det ville tilby en opplevelse som passer de flestes behov og preferanser."

Den visuelle komponenten overrasket meg mest.

Noen meditasjoner viser nydelig nasjonalparklandskap mens du lytter. Etter å ha stirret på kode eller dokumenter hele dagen, trenger den visuelle cortexen annen input.

Headspace-priser

30. F.lux

F.lux er programvare som justerer skjermens fargetemperatur basert på tiden på dagen.

Du er sannsynligvis ikke klar over det, men dataskjermen lyver for deg. Den er designet for å se ut som solen, uansett om det er middag eller midnatt.

Dette er forferdelig for søvnen din og, i forlengelsen, arbeidet ditt.

Vitenskapen er grei:

Blått lys lurer hjernen din til å tro at det er dagtid. Når hjernen din tror det er dagtid klokken 11, undertrykker den melatoninproduksjonen, og søvnen din lider.

F.lux fikser dette ved automatisk å varme opp skjermens fargetemperatur ved solnedgang og sette den tilbake til normalen ved soloppgang.

Overgangen er så gradvis at du knapt merker at det skjer.

Med F.lux kan du angi dine foretrukne dag- og nattfargetemperaturer, overgangshastighet, og til og med midlertidig deaktivere den for fargesensitivt arbeid.

Den mest interessante egenskapen er F.lux sin integrasjon med smart belysning.

Hvis du har Philips Hue-lys, kan F.lux kontrollere dem slik at de matcher skjermen din, og skaper et enhetlig lysmiljø som skifter i løpet av dagen.

Det eksterne arbeidsparadokset

De fleste artiklene om eksterne arbeidsverktøy slutter med et tilbud om å kjøpe alt som er oppført.

Jeg vil ikke gjøre det.

Sannheten er at du ikke trenger 30 verktøy. Du trenger de riktige 5-7 som løser dine spesifikke problemer.

Fjernarbeid mislykkes når folk prøver å gjenskape kontoropplevelsen virtuelt. Det lykkes når folk omfavner forskjellene og bygger nye arbeidsflyter som drar nytte av dem.

Start med det grunnleggende:

• Et verktøy for å administrere tiden din
• Et verktøy for å kommunisere med teamet ditt
• Et verktøy for å organisere arbeidet ditt
• Et verktøy for å beskytte din sikkerhet
• Et verktøy for å ta vare på kroppen din

Alt annet er en optimalisering. Og optimaliseringer betyr bare etter at det grunnleggende fungerer.

Se på de mest frustrerende øyeblikkene dine under fjernarbeid. Disse sammenbruddene vil fortelle deg nøyaktig hvilke verktøy du trenger.

Hvis du finner deg selv å si "Jeg kan ikke høre deg" hver samtale, skaff deg en god mikrofon før du bekymrer deg for prosjektstyringsprogramvare.

Hvis du hele tiden søker etter filer, må du fikse lagringssystemet før du optimaliserer e-posten din.