Slik ansetter du ansatte til bedriften din – 7 nøkkelpunkter

Uansett hva størrelsen på virksomheten din er, avhenger suksessen av menneskene som jobber bak den.

Enten du er en ambisiøs gründer, en erfaren forretningsperson eller en HR-profesjonell, må du ta viktige ansettelsesbeslutninger ofte.

Å ansette er ikke bare en oppgave. Det er et univers, vanligvis med et sammenløp av systemer, prosesser og praksiser som påvirker resultatene av virksomheten for øvrig.

I så fall er det avgjørende å forstå nyansene ved ansettelse for å bygge et team som hjelper virksomheten din med å opprettholde og vokse videre.

Før vi går videre til å diskutere finessene ved ansettelse, er det viktig å forstå hvorfor du bør ansette en ansatt i utgangspunktet.

Ansatte er bærebjelkene i en vellykket bedrift

Det er nesten umulig at en bedrift kan drives som et enmanns- eller enkvinneshow.

En person kan ikke ha alle ferdighetene eller tiden til å kunne håndtere hver funksjon i en virksomhet – utvikling, drift, markedsføring, salg, kundestøtte, rekruttering, regnskap og mye mer.

Ansatte er integrert for at virksomheten skal fungere. De er pilarene som virksomheter er bygget på for å nå høyder.

Indikasjonene på at du trenger å styrke arbeidsstyrken i organisasjonen din er økende arbeidsmengde, manglende kapasitet til å utnytte nye inntektsmuligheter og forringelse av kvaliteten på produktet eller tjenestene dine. Manglende evne til å håndtere dine kunders klager.

Å ansette handler ikke bare om å finne en ansatt. Det handler om å finne den rette. Den som effektivt kan utføre forretningsplanene dine og bidra til å nå dine forretningsmål og mål.

Videre kan en ansatt som ikke er på linje med forretningsmålene dine eller organisasjonens kultur gjøre mer skade enn nytte.

Enten du ansetter din første ansatt eller du har ansatt tidligere, er det noen viktige punkter å vurdere. Å følge disse vil gjøre ansettelsesprosessen smidig og gi stor avkastning.

La oss ta en titt på punktene du MÅ huske i din søken etter å ansette en ny medarbeider som passer for virksomheten din.

1. Få klarhet i hvorfor du trenger å ansette og hvem som er din ideelle medarbeider

Trenger du en hjelpende hånd fordi du har takket nei til jobb?

Ser du etter en person som kan håndtere administrative oppgaver?

Ønsker du en person med en spesifikk kompetanse som kan åpne nye veier for din bedrift?

Hvor mange personer trenger du?

Bruker du den nåværende arbeidsstyrkens evner til det fulle? Hvor er hullene?

Det aller første skrittet mot ansettelse er å evaluere organisasjonens krav og behovet for en ny ansettelse.

Når du har bestemt hvilket område av virksomheten din som krever en ny ansettelse, kommer neste jobbanalyse, som gir form til en stillingsbeskrivelse rettet mot dine potensielle ansatte.

Gjennomfør en jobbanalyse

Jobbanalyse er minuttstudiet av oppgaver som skal utføres for jobben. Det hjelper deg å samle relevant informasjon om jobben, for eksempel:

• Deler av jobben som identifiserer den og skiller den fra andre jobber
• Plikter, oppgaver, ansvar og tilsvarende resultater som forventes ut av jobben
• Utdanningskvalifikasjonene, erfaringen, ferdighetene, egenskapene og holdningene som kreves for å utføre den jobben.
• Kompensasjonsstrukturen, i forhold til arbeidet
• Kravene til fysisk eller virtuell infrastruktur og arbeidsmiljø som bidrar til jobben

Hvis du lurer på hvor du skal samle all denne informasjonen, er det noen måter du kan gjøre det på:

• Søk på internett. Gå gjennom stillingsbeskrivelsene til lignende stillingsbeskrivelser. Se på undersøkelsesdata fra jobbportaler.
• Nettverk med andre bedrifter som har lignende jobber. Prøv å forstå kravene deres til jobben og lønningene de tilbyr.
• Gjennomgå jobbansvaret til dine nåværende ansatte. Lær av dem oppgavene de utfører daglig, hvor og hvorfor de møter vanskeligheter, og hvordan problemene deres kan løses.

Kort fortalt er en grundig jobbanalyse viktig for å få et klart bilde av hva jobben innebærer, både for din organisasjon og din potensielle medarbeider.

Datapunktene du samler hjelper deg med å utarbeide en klar og effektiv stillingsbeskrivelse og spesifikasjoner, og hjelper deg til slutt å screene og velge de riktige kandidatene.

Utarbeid stillingsbeskrivelsen

Din stillingsbeskrivelse er avgjørende for å tiltrekke potensielle ansatte. Det hjelper dem å vurdere deres kvalifisering og egnethet for rollen og ta en informert beslutning om å søke jobben.

Nøkkelinformasjonen som skal inkluderes i stillingsbeskrivelsen er:

• Stillingstittelen og sammendraget som beskriver jobbens formål
• En detaljert liste over plikter og daglige ansvarsområder
• Ønskede kvalifikasjoner, erfaring og ferdigheter
• Resultatforventninger
• Arbeidsmiljø, arbeidsplan og jobbsted
• Kompensasjon og fordeler
• Bedrifts- og kulturoversikt
• Prosessen med utvelgelse
• Andre instruksjoner som inkludering av et følgebrev eller prøvearbeid

2. Bygg en omfattende handlingsplan og ressurssamling

Du har funnet ut stillingen du må ansette for og resultatene du ønsker å oppnå. Du har definert kriteriene for hvordan din ideelle medarbeider ser ut.

Nå er det på tide å bygge en handlingsplan for å tiltrekke potensielle ansatte og anslå ressursbehov.

Legg strategi på hvor du skal publisere stillingsåpningen

Den digitale verden tilbyr en mengde alternativer angående arbeidsmarkedet. Men å ha for mange alternativer kan være forvirrende og kan til og med redusere effektiviteten av ansettelsesprosessen.

Derfor bør du strategisk bestemme hvor du skal publisere jobbåpningen din. Noen av faktorene å basere denne avgjørelsen på er budsjettet ditt, hvor haster det er å ansette, tilgjengelig arbeidsstyrke og mediet dine potensielle ansatte er mer sannsynlig å bruke.

Alternativene du kan bruke for å nå ut til potensielle ansatte er:

• Stillingsannonser som Indeed, MonsterJobs, AngelList, etc.
• Profesjonelle nettverkssider som LinkedIn
• Publisering på sosiale mediegrupper dedikert til en bransje eller profesjon. For eksempel en grafisk designers gruppe på Facebook
• Jobbtavler som de fra Craigslist, Glassdoor
• Din bedrifts sosiale sider og nettsted
• Henvisninger fra eksisterende ansatte
• Campusplasseringer

Avhengig av budsjett og behov, kan du velge gratis eller betalt medium for å annonsere stillingsåpningen.

Finn ut verktøyene du trenger

Teknologi kan hjelpe deg i stor grad i ansettelsesprosessen.

Det er mange programvare og verktøy tilgjengelig for å hjelpe i ulike stadier av rekrutteringsprosessen, for eksempel Applicant Tracking Systems (ATS), HR-plattformer, verktøy for vurdering av ferdigheter, verktøy for videointervju osv. Disse byr imidlertid på mange utgifter.

Hvis budsjettene dine er lave eller antallet ansettelser og søkere ikke kommer til å være høyt, kan du alltid finne gratis eller rimelige alternativer. Du kan holde oversikt over søkerne på et regneark. Du kan bruke plattformer som Zoom eller Skype til å gjennomføre videointervjuer.

Vurder utgifter og fordel et budsjett

Bortsett fra stillingsannonser, verktøy og programvarekostnader, er det mange andre områder som kan medføre utgifter.

Du bør også holde et øye med andre mulige kostnadshoder som reiseutgifter, konsulenthonorarer (hvis du outsourcer ansettelsen), utgifter til forfriskninger og så videre.

Når du har et klart bilde av alle ressursene du skal bruke i ansettelsesprosessen, kan du anslå kostnadene dine og fastsette et budsjett deretter.

3. Strømlinjeform utvelgelsesprosessen og kommunikasjonen

Før du begynner å invitere søknader til stillingsposten din, må du være forberedt med en effektiv utvelgelsesprosess for å finne den riktige passformen for din organisasjon.

Et veldefinert system for shortlisting av kandidatene, spore applikasjonene, og kommunikasjon kan maksimere ansettelsesinnsatsen din.

I tillegg til å forenkle søket ditt, vil en systematisk tilnærming forhindre unødvendige utgifter og sløsing med tid, energi og ressurser.

Definer metodene og prosedyrene for utvelgelse

Forbered deg på et annet viktig skritt i ansettelse. Du må vurdere metodene som er best egnet for å finne den ene personen fra havet av søknader du kommer til å motta.

Mens CV gir et godt forsprang for shortlisting søkere, må du ikke begrense screening for å gjenoppta og la resten stå til intervjuer.

For å sikre utvelgelsesprosessen din, bør du legge til flere screeningstrinn. For eksempel:

Følgebrev, portefølje, prøvearbeid

• Be søkere om å gi et følgebrev eller legge ved deres portefølje eller prøvearbeid til jobbsøknadene.
• Det vil hjelpe deg å bedre vurdere deres personligheter og evner.

Ferdighetsvurderingsprøve

• Resultatene av en ferdighetsvurderingstest kan hjelpe deg med å sile ut mange søkere.
• Det er en fin metode hvis jobben krever teknisk kunnskap. Det vil gi et direkte bilde av om en kandidat har tilstrekkelig kunnskap om nevnte emne/verktøy/programvare.
• Finn en leverandør (en konsulent- eller programvareleverandør som tilbyr en slik tjeneste) og mediet (online eller offline) for å lette testen.

En oppgave eller et prosjekt i det virkelige liv

• Denne metoden kan gi et virkelig innblikk i en potensiell medarbeiders problemløsningsevner, tilnærming, utførelse og forståelse.
• Denne metoden kan vise seg å være nytteløs hvis problemet og instruksjonene ikke er godt utformet, eller problemet gitt er feil eller ikke utfordrende nok.
• Bestem deg for mediet, tidsrammen for utførelse og andre detaljer om oppgaven.

intervjuer

• Et intervju er den mest aktede metoden for utvelgelse. Det hjelper deg med å evaluere kandidaten mye mer intenst.
• Bestem antall intervjusesjoner, mediet (personlig, telefon eller video), intervjueren og intervjuspørsmålene.

Uansett hvilken metode du fullfører for utvelgelsesprosedyren, sørg for å forberede materialene og tidsplanene på forhånd slik at ansettelsesprosessen forblir under din kontroll.

Organisere kommunikasjon

Å informere søkerne på hvert trinn er avgjørende for å unngå forsinkelser, feilkommunikasjon og følgelig tap på en stor potensiell ansatt.

Forutse alle mulige hendelser og scenarier fra mottak av søknader til evalueringsresultater. Utarbeid maler for kommunikasjon ved alle disse arrangementene, for eksempel:

• Ved mottak av søknad
• Når en søker er valgt (ved hvert screeningstrinn)
• Ved endring av tidsplan
• Når du avslår en søknad

Hold oversikt over alle hendelsene

Uansett hvilke kilder, verktøy og metoder du har brukt for å invitere søknader, screene og velge kandidater, sørg for at du holder oversikt over hvert trinn og holder deg på toppen av det hele til du har funnet den rette personen.

4. Sørg for at ansettelsesprosessen er i samsvar med arbeidslovene

For å beskytte rettighetene til ansatte, setter regjeringer regler, forskrifter og retningslinjer som omfatter ansettelses- eller arbeidslover.

Disse arbeidslovene gjelder arbeidsforhold, ansettelsesvilkår, lønn, arbeidstid, helse og sikkerhet, diskriminering og trakassering på arbeidsplassen.

Å følge disse lovene er ikke bare obligatorisk fra et juridisk synspunkt, men baner også vei for et sterkt forretnings-ansatt forhold.

I tillegg til å styre de overordnede systemene og retningslinjene til organisasjonen din, påvirker arbeidslovgivningen ansettelsesprosessen direkte.

Under ansettelsesprosessen, ikke-diskriminering er en kritisk samsvarsfaktor å se etter. Fra stillingsbeskrivelser til intervjuspørsmål er det viktig å sørge for at det ikke er tilfeller av diskriminering.

Alle søkere må gis lik sjanse og skal kun bedømmes på grunnlag av erfaring, ferdigheter og kvalifikasjoner, og evne til å utføre jobben.

Mindre gunstige behandlinger basert på andre personlige faktorer – rase, etnisitet, religion, sivil- eller familiestatus, fysisk eller psykisk funksjonshemming, kjønn, alder, seksuell legning – er ulovlig diskriminerende og kan invitere til rettslige skritt.

5. Vær eksplisitt med papirene

Papirarbeid er avgjørende for å styrke organisasjonens forhold til dine kommende ansatte. Dokumentasjon binder dere to juridisk.

Videre ivaretar den skriftlige redegjørelsen for ansettelsesvilkår både virksomhetens og ansattes interesser og gir grunnlag for gjensidig tillit og ansvarlighet.

Følgelig er dokumentene du bør ha tilgjengelig:

Job Offer Brev

Når du har funnet og valgt en potensiell ansatt, må du utvide et offisielt tilbud for jobben med detaljer om ansettelse.

Tilbudsbrevet skal inneholde stillingstittel, stillingsbeskrivelse, lønn, fordeler, startdato, arbeidsplan, retningslinjer for fjernarbeid og andre ansettelsesvilkår.

For ikke å nevne, kandidaten har rett til å forhandle, akseptere eller avslå jobbtilbudet. Og signering og retur av jobbtilbudsbrevet gjør ansettelsesforholdet formell.

Arbeidsavtale/Ansettelseskontrakt

Et signert jobbtilbudsbrev fungerer som juridisk bindende bevis på ansettelse. Imidlertid har et jobbtilbudsbrev en tendens til å være mindre detaljert og mer uformelt.

Hvis du ønsker å konkretisere arbeidsvilkårene, kan du velge en mer formell arbeidsavtale eller arbeidsavtale.

Taushetserklæring

Hvis virksomheten din driver med sensitiv informasjon, må du få de ansatte til å signere en taushetserklæring. Dette dokumentet bør eksplisitt skissere detaljene i avtalen og mulige implikasjoner i tilfelle brudd.

Bedriftspolitikk

For å hjelpe dine ansatte med å forstå og overholde bedriftens regler, forskrifter og etikk, bør du dokumentere retningslinjene og gi dem tilgang.

Derfor bør bedriften din ha veldokumenterte retningslinjer for:

• Etiske retningslinjer
• Seksuell trakassering på arbeidsplassen
• Ikke-diskriminering
• Permisjoner inkludert fødselspermisjon
• Oppsigelse
• Jobbe hjemmefra
• Prøvetid og ansettelsesbekreftelse
• Drikkepenger og ansattes pensjonsfond

6. Kjør en bakgrunnssjekk før ansettelse

Å ansette feil person kan ha alvorlige negative effekter på virksomheten din, fra hemmet vekst til til og med en truende situasjon på arbeidsplassen.

Derfor, for å unngå at en ansatt blir et ansvar overfor organisasjonen, er det best å gjennomføre en bakgrunnssjekk for å verifisere din potensielle ansattes identitet og tidligere aktiviteter på forhånd.

Du bør bekrefte personens identitet, ansettelses- og utdanningslegitimasjon, kriminalitet og andre ulovlige aktiviteter.

Noen av måtene å gjennomføre en bakgrunnssjekk på er ved å kontakte stedet for siste ansettelse, utdanningsinstitusjon, referanser og sosiale profiler oppgitt av kandidaten.

Forresten, sørg for at bakgrunnssjekken gjøres med den enkeltes samtykke og respekter privatlivets fred.

7. Bygg en onboarding-prosess for den nye medarbeideren

Ansettelsesoppdraget ditt slutter ikke ved at din kommende ansatt signerer en arbeidsavtale. Den nyansatte må være med for å hjelpe dem med sømløst integrering med organisasjonen din.

I hovedsak begynner onboarding når du utvider jobbtilbudet til den potensielle ansatte og fortsetter til den ansatte begynner å produsere resultater.

Dessuten, hvis organisasjonen din gir et negativt inntrykk eller ikke klarer å leve opp til forventningene til den nye medarbeideren, kan de angre på beslutningen om å akseptere jobbtilbudet og slutte.

For å unngå slike problemer og skape et godt forhold, er det nødvendig å anstrenge seg for ombordstigning.

En effektiv ombordstigningsprosess tjener til å få den nyansatte til å føle seg velkommen og redusere deres angst knyttet til det nye arbeidsmiljøet. Dessuten hjelper det dem til å slå seg til ro og ta over jobbansvar effektivt.

Vanligvis dekker innføringsprosessen:

• Orienteringsøkter for å gi en oversikt over organisasjonens kultur, verdier, produkter og tjenester
• Tilordning av IT-ressursene og kontorrekvisita (e-posttilgang, arbeidsstasjon, møbler osv.); sette opp lønnskontoen
• Gi nødvendig opplæring og informasjon for å få i gang arbeidet
• Gjennomgå jobbforventningene og diskutere handlingsplanene
• Introduksjon til teammedlemmene og andre ansatte
• Holde en sjekk på deres bekymringer eller problemer og motta hyppige tilbakemeldinger fra dem

Nøkkelferier

Ansettelse er en viktig forretningsbeslutning som må planlegges og utføres godt for de beste resultatene.

For å søke etter og finne den rette medarbeideren og hjelpe dem med å integrere seg i systemet ditt, er punktene å huske:

1. Evaluer dine ansettelsesbehov, gjør en skikkelig analyse av jobben, og lag en stillingsbeskrivelse skreddersydd for dine potensielle ansatte
2. Legg strategier for hvordan du kan tiltrekke deg de riktige kandidatene og få grep om ressursene du trenger for å optimalisere ansettelsesprosessen
3. Ta en systematisk tilnærming for screening og valg av søkere sammen med en kommunikasjonsplan
4. Følg reglene og forskriftene under ansettelse fastsatt under arbeidslovgivningen
5. Formaliser bedrifts-ansatteforeningen og vilkår på papir
6. Bekreft detaljene til den potensielle ansatte for å redusere risikoen
7. Ombord den valgte medarbeideren for å hjelpe dem med å tilpasse seg og ta over ansvaret deres