10 strategier for å få mer arbeid gjort på kortere tid

Mer arbeid er ikke nødvendigvis lik mer produktivitet.

Før du leser videre, ta en pause. Tenk på hvor mange dager du følte at du hadde oppnådd flere resultater på kortere tid? 

Og hvor mange ganger har du fant deg selv fast i en endeløs løkke av en gjøremålsliste?

Noen mennesker kan komme på ideen om at jo lenger du gjør oppgavelisten, jo bedre kan du håndtere tidsfristene. Du kan møte høyere forventninger og ligge i forkant av konkurrentene. 

Det er helt feil. 

Dette vil bare ende opp med overarbeid, og friheten din blir frarøvet av arbeidstilnærmingen din. 

Overarbeid fører ofte til utbrenthet og stress, som pr studier. Og det er fordi mange mennesker følger utdaterte ideer som ikke bare koster dem produktivitet og frihet, men god helse.

Men hva om du tilpasset deg en smartere arbeidsstil som kan kutte uproduktive vaner og hjelpe deg med å nå målene dine på kortere tid?

Det kan du faktisk. 

Jeg vil gjerne dele med deg 10 strategier som du kan søke allerede fra i dag for å få gjort mer på kortere tid.

1. Chunking

Å lage en oppgaveliste er en god gammel måte å holde orden på oppgavene dine. Det viser seg at det kan gjøre deg overveldet med et umulig antall oppgaver å få gjort i tide.

Tenk deg hva som er forskjellen mellom deg som sliter med arbeidsmengden og din kollega som blir ferdig med arbeidet på kortere tid? Sjansen er stor for at han/hun følger prosessen som kalles chunking.

I henhold til atferdsvitenskapen er ikke hjernen vår designet for å håndtere multitasking. Du kan tilberede frokosten og ta dine offisielle telefonsamtaler samtidig. Men sjansene for feil på grunn av oppmerksomhetshull er større. Og dette ville bare ta en ekstra tid.

Der fokus går, strømmer energien.

– Tony Robbins

Så hvor skal jeg begynne?

Lag din gode gamle huskeliste. Men denne gangen, ikke tell antall varer. Det ville bare få deg til å føle deg skremt. 

Del heller dine mest målrettede og tidkrevende oppgaver med de trivielle. Nå innenfor dine mest målrettede oppgaver, prioriter de krevende oppgavene som kan tjene dine langsiktige mål.

Alt blir enklere med gruppering. 

Ikke bare med vilje, men du kan dele gjøremålene dine ved å se etter fellestrekk. For eksempel kan planleggingskostnader og bankaktiviteter klassifiseres under finans. Mens det å delta på familietilstelninger eller møte en langvarig venn kan grupperes under forhold. 

Å følge slike tiltak hjelper deg ikke bare med å utføre oppgaven i tide, men forbedrer produktiviteten, reduserer etterslep og gjør deg organisert. 

2. Parkinsons lov

I 1955 kom den britiske historikeren Cyril Northcote Parkinson med en idé om hvordan det å sette en tidsfrist kan bidra til å analysere et verk og fullføre det i tide.

Arbeidet utvides for å fylle tiden som er tilgjengelig for å fullføre det.

– CN Parkinson

 Frist endre tilnærmingen til arbeidet ditt. Det gir næring til ønsker, motivasjon og utfordrer fokuset ditt. Det er imidlertid bivirkninger.

Med strengere tidsfrister kan du ikke ta praktiske beslutninger over urealistiske mål. På den annen side er det urimelig å dedikere hele dagen til å fullføre tre timers arbeid.

Det er bortkastet tid og gir ikke kvalitet til arbeidet ditt. De skaper bare distraksjon og utsettelse det meste av dagen.

Prøv heller å dele opp hoveddelen i biter. Still inn en tidtaker for hver av disse delene. Og prøv å sette en frist som høres utfordrende ut for deg. Hva med å stille inn en tidtaker på 2 timer for å fullføre en 4-timers oppgave? 

Med litt øvelse vil du overraske deg selv med beslutningene du tar under press. Ingen distraksjoner, tidssløsing eller irrelevante detaljer.

3. Batchproduserende oppgaver

Distraksjon på jobben er ganske vanlig når det gjelder sosiale medier, forstyrrelser eller telefonsamtaler. Men når du snakker om mikroledelse, er de fleste av dine fokuserte timer generelt påvirket av oppgaver med lav verdi.

Du vil finne mange mennesker som har dem spredt utover deres daglige rutine. For eksempel e-poster, offisielle telefonsamtaler, administrative oppgaver eller mikrooppgaver som ikke øker produktiviteten din.

Og det er ingen overraskelse at ca 70% av kunnskapseksperter holder innboksene eller varslene sine aktive hele dagen. Switch-tasking bryter kontinuiteten og fokuset i løpet av dine mest produktive timer.

Men hva kan konsekvensene bli?

Mye.

Det tar omtrent 25 minutter for å gå tilbake til tingsvingningen når du er distrahert. 

Hvor lang tid det koster deg = lengden på oppgaver med lav verdi + 25 minutter

Det er her batchproduksjon kan spare deg for tid. Hvordan kjøper du varene på supermarkedet? Du betaler for alt i handlekurven din, ikke sant!  

På samme måte må du planlegge en tidsblokk å få alle slike lavverdioppgaver utført på en gang i stedet for å holde varslings- og e-postfanene åpne og bli distrahert gjennom dagen. 

4. 80/20 regel

De fleste aktivitetene i vårt daglige liv er ujevnt fordelt. Og på grunn av det bidrar vi veldig kort tid til noen virkningsfulle oppgaver. Men resten av tiden brukes på avbrudd eller uproduktivt arbeid. Dette er alvorlig bortkastet tid. 

Med tanke på problemet, introduserte en italiensk økonom Vilfredo Federico Damaso Pareto 80/20-regelen eller Pareto-prinsippet. 

I henhold til prinsippet kommer generelt 80 % av påvirkningen fra 20 % av oppgaven. 

Hva om senioren din berømmer at 20 % av arbeidet ditt har bidratt til 80 % av selskapets mål? Dette gjenspeiler ditt lille bidrag som har en multiplisert innvirkning på resultatet. 

Men hvis du ønsker å få gjort mer på kortere tid, må du minimere uproduktive 80 % av tiden ved å fokusere mer på den virkningsfulle 20 % innsatsen.

Her har jeg noen vanlige tankevekkende spørsmål mange av dere kan relatere til. Og forhåpentligvis kan du finne ut av mange av problemene dine gjennom linsen til 80/20-prinsippet. 

• Er 80 % av tiden min bortkastet på e-poster, telefonsamtaler, sosiale medier, diverse varsler eller overstadig ser på programmer?
• Bruker jeg 80 % av pengene mine på ting som ikke er nyttige for min livsstil eller produktivitet?
• Er jeg glad eller nyter jeg selskap med mennesker jeg tilbringer 80 % av tiden min med?
• Hva er de 20 % av mitt daglige kosthold som jeg spiser 80 % av tiden?
• Hva er de 20 % av mine daglige aktiviteter som gir meg 80 % tilfredsstillelse?

5. Kronotype

Alle har en unik søvn-våken-syklus. Kroppen din har en naturlig tendens til å reflektere energi på både høye og lave nivåer gjennom dagen. Og dette avhenger av kroppsklokken din, som er en ganske fancy betegnelse på kronotypen. 

Når du justerer timeplanen din i henhold til kronotypen din, bruker du flest arbeidstimer med fordelen av høy energi og oppmerksomhet. Og dette hjelper deg med å nå toppen av produktiviteten og få ting gjort på kortere tid. 

Studier har funnet at ca 75.5% av mennesker faller inn i kategorien lerker og ugler. Imidlertid prøver de fleste å tilpasse seg den stereotype 9 til 5-rutinen, som kanskje fungerer for dem.  

Hvis du ikke er synkronisert med søvnsyklusen din, kan du finne det vanskelig å jobbe der du trenger ditt høyeste mentale fokus. 

Uansett hvor du passer inn, hjelper kronotypen deg å dra full nytte av de mest aktive timene dine. 

Hvis du ennå ikke er sikker på kronotypen din, gjør dette: 

• Omorganiser din daglige rutine 
• Observer dine daglige justeringer 
• Ta notater av tidsblokker hvor du finner deg selv mest optimalisert for arbeidet. 

Her er en rask undersøkelse for å gi deg en ide om kronotypen din. 

6. Ritualer

Med ritualer mener jeg ikke å tenne røkelse på skrivebordet ditt. Det er bare en måte å legge til struktur i rutinen din. Mens rutinen din holder arbeidet ditt mer kontrollert enn hverdagskaoset, hjelper ritualer å gi det en dypere mening.

Du har kanskje ikke en idé, men du inkluderer ubevisst 40% av dine daglige handlinger som dine langsiktige vaner. Men ofte baner disse vanene vei for mental metning eller forvirring.

Ritualer flytter imidlertid oppmerksomheten din til der det kreves mest. Det hjelper deg med å utvikle ny arbeidsetikk og en bedre måte å tilnærme deg hverdagslige oppgaver.

Du har kanskje sett folk som jobber fra andre steder, for eksempel, svarer på e-post eller andre trivielle oppgaver mens de er på reise. Du kan til og med velge å jobbe fra dine produktive soner. Noen synes for eksempel det er mer kreativt mens de jobber på soverommet eller i en park.

En annen fin måte å utvikle et arbeidsritual på er å bytte til tilbakestillingsmodus.

For eksempel, når du er ferdig med et prosjekt, rengjør alle uviktige filer og last ned appene knyttet til den på nytt.

Ikke la dem rote rundt, og hold dokumentasjonen ryddig. Ritualet hjelper deg ikke bare med en følelse av prestasjon, men gir et friskt pust til dine neste prosjekter.

Ritualer forhindrer derfor sløsing med tid og energi og gjør det lettere å administrere arbeidet ditt. 

7. Bli aldri 100 % booket

Alt trenger plass til å puste og vokse. Det er en vanlig antagelse at de fleste med bedriftsbakgrunn eller entreprenørskap har dagen sin 100 % booket. Og hvis du har lignende tanker, her er et spørsmål til deg.

Tror du på å fullføre en oppgave innen en skarp frist? Ok, en til. 

Tror du at det ikke vil oppstå slike uventede situasjoner når som helst som kan trenge din umiddelbare oppmerksomhet?

Hvis du holder dagen fullpakket, gir du deg selv en mangelfull følelse av produktivitet. I jakten på å få gjort mer på kortere tid, setter du deg selv i en katastrofal risiko. 

Men hvis du ser nærmere på livet til vellykkede mennesker eller selskaper, vil du se fleksibiliteten i aspekter som ressursbygging, kreativitet og personlig velvære. Det er helt motsatt.  

Livet samarbeider ikke med din balanserte rutine. I stedet bør du være åpen for mulighetene og usikkerhetene som kan kreve din raske oppmerksomhet. 

Kreativitet og inspirasjon har ingen grenser. Og du vet aldri når du trenger å improvisere på det planlagte arbeidet ditt. Noen ganger er det godt å ta en pause når noen uventede eller sprø ideer dukker opp i tankene dine for virksomheten eller prosjektene dine. 

Så aldri dediker en fast tidsblokk og hold alltid tankene åpne for usikkerheter. 

8. Delegasjon

Fra et ledelsesperspektiv betyr delegering å overlate ansvaret til noen som er mindre senior enn deg. Å forstå hva du trenger å delegere er det første nøkkeltrinn i prosessen.

Du vil ikke ha en flaskehals for prosjektet ditt ved å delegere feil oppgaver eller betro personer som ikke er kvalifisert. Fordi som et lag leder eller leder, å få ting gjort i tide bør alltid være din prioritet. 

Nå, når du har identifisert hva du skal delegere, er neste trinn hvem du skal delegere. 

Som en del av strategisk planlegging er dette nøkkelpunktene for å delegere rett person til rett oppgave. 

• Identifiser tidsbrukere
• Avklare oppgaver i rutine
• Er personen erfaren og lidenskapelig nok for oppgaven?
• Er personen kreativ eller analytisk i henhold til arbeidets type?
• Om han/hun kan følge med?
• Tilbakemeldingssløyfer for å forbedre delegeringsprosessene

9. Sett arbeidstiden baklengs

Det betyr å starte fra fristen og jobbe bakover. Cal Newport, en anerkjent professor og forfatteren av Deep Work introduserte denne metoden. 

I følge ham er det å sette kalenderen bakover et middel til å faste tidsplaner for produktivitet. Når du jobber bakover fra måldatoen, finner du ut av de viktigste oppgavene dine ved å kutte ned på trivielle oppgaver og forbli mindre tilgjengelig for folk. 

Psykologisk gir metoden deg en refleksjon om at arbeidet uansett kommer til å bli ferdig i tide. Dessuten føler du deg mindre stresset over muligheten for ikke å fullføre prosjektet og mer spent på å planlegge fremover.

For eksempel har du et prosjekt som normalt tar en uke å fullføre. Du har imidlertid en plan for en tur den 7. dagen, men er usikker på om du rekker det innen den tid. Men når du endrer tidsplanen din, vil du kutte ut sommel, avbrudd og begrense rekkevidden til folk.

Delegering av arbeidet ditt øker dessuten sjansene for å bli ferdig med arbeidet før tid. Any.do er et av slike verktøy du kan bruke til å reversere oppsett av kalenderen. Med flere oppgave ledelse og påminnelsesfunksjoner, hjelper det deg å holde deg på sporet med rutinen din. 

Ta en titt på listen vår over de beste kalenderappene for MAC her.

10. Å si nei eller ja

Hvis livet ditt er en mynt, er ja og nei baksidene av det. Hvert ja eller nei har en kostnad knyttet til seg. Å bruke det hjelper deg ikke bare å spare tid, men får kontroll over økonomiske, sosiale og emosjonelle aspekter. I entreprenørskap kalles det alternativkostnaden. 

Hvis du for eksempel sier ja til et forretningsmøte, vil det koste deg tiden du kan bruke med familie, venner eller hobbyer. Eller si at du er en del av markedsføringsteamet og ønsker å jobbe med digitale verktøy, men nekter å reise. Du går glipp av sosiale aspekter. 

Men husk at du aldri bør bestemme deg i varmen av å glede alle til å like deg. Hvis du er den som synes det er ganske vanskelig å si nei, tenk på dine verdier og prioriteringer fremfor forespørslene eller invitasjonene du mottar.

De sier at hvis du er mer en "Nei"-person enn "Ja", vil du ha en bedre følelse av tilfredsstillelse. Så hver gang du sier ja eller nei, observer om det er en produktiv beslutning eller en barriere for arbeidsflyten din.

Final Thoughts

Nå er det din tur til å bruke disse strategiene på arbeidet ditt og observere hvor smart du kan bruke timene du har.

Du kan bruke strategiene til din fordel, men du kan ikke legge til noen ekstra timer til det du har i løpet av en dag. Men du kan presse mer produktive timer inn i dagen din som til slutt vil hjelpe deg å finne ut at du kan fullføre oppgaven før fristen. 

Så når du bruker disse strategiene, bør du vurdere dem som et verktøy. De er ikke ment å slavebinde deg. Du kan alltid endre tidsplanen på grunn av valget og kontrollen i hånden.

Men det som betyr mest er hvor konsekvent du er med disiplinen, uansett om du går glipp av å følge dem noen ganger. Fordi de er ment å spore fremgangen din og gi deg mer kontroll.