12 beste programvare og plattformer for kostnadsstyring

Programvare for kostnadsstyring gjør ting mye enklere for både småbedriftseiere og deres ansatte.

Det forenkler refusjonsprosessen for ansatte og hjelper deg med å holde oversikt over de daglige forretningsutgiftene.

I denne artikkelen har jeg gjennomgått noen av de beste programvareproduktene for utgiftsstyring som er tilgjengelige på markedet. Alle er utmerkede alternativer for små bedrifter og lar integrasjoner synkronisere data med regnskapssystemet ditt.

Hva er et utgiftsstyringssystem og hva er de beste appene for små bedrifter

Utgiftsstyringssystem er en SaaS-programvare som automatiserer dataregistrering og fremskynder prosessen med utgiftskrav.

Via denne appen kan småbedriftseiere sette opp daglige/månedlige godtgjørelser for ad hoc-utgifter og overvåke ansattes utgifter.

Toppfunksjoner å se etter i en utgiftsstyringsprogramvare;

• Kvitteringsskanning.
• Auto-avstemming.
• Bedriftskort eller kredittkortintegrasjon.
• Rapportering.

Noen apper tilbyr AP-automatisering med utgiftsstyring for å hjelpe bedrifter med å sentralisere ansattes utgifter og leverandørbetalinger.

Det er et ideelt system for gründere som vanligvis håndterer et lavt volum og ikke ønsker å investere i separat programvare for kjøp.

La oss utforske de 12 beste programvareproduktene for kostnadsstyring for små bedrifter.

1. ZOHO Utgifter

ZOHO Expense er brukervennlig og rik på funksjoner.

Du kan automatisk skanne kvitteringer, importere korttransaksjoner, beregne kilometerutgifter og angi dagpenger. Du kan også samle inn noen kvitteringer via e-post, som billetter, og automatisk mate dem inn i systemet.

Hvis dine ansatte bruker firmakredittkort, kan du koble dem til ZOHO for å avstemme transaksjoner.

For budsjettstyring kan du opprette retningslinjer for forretningsutgifter og automatisere revisjonen for å oppdage uautoriserte transaksjoner. Du kan også bygge et godkjenningssystem på flere nivåer for å overvåke utgiftsrapporter.

ZOHO kan integreres med populære regnskaps- og ERP-plattformer.

Kjernefunksjon

• Automatisk skanning.
• Frakoblet og online opplasting av kvitteringer.
• Avstemming av kredittkortutgifter.
• Tilleggsautomatisering.
• Refusjon.
• Policyimplementering.
• Budsjettstyring.
• Godkjenningsarbeidsflyt og samarbeid.
• Multi-valuta.
• Revisjon og etterlevelse.
• Rapportering.
• Tredjepartsintegrasjon.
• Mobilapp.

Pris

ZOHO selger fire abonnementspakker, som belaster $3 og $9 per bruker. Startplanen er gratis.

Du kan også ta en gratis prøveperiode for å utforske premiumfunksjoner.

2. Bill

Bill er en automatiseringsplattform som selger en rekke verktøy for finansdrift. Ett av produktene inkluderer en plattform for kostnadsstyring som lar deg overvåke utgifter og utgifter fra smarttelefonen din.

Programvaren er enkel å bruke og kommer med både fysiske og virtuelle kortfunksjoner. Du kan få en kredittgrense for bedriftsutgifter og kjøpe separate kort for leverandører og ansatte.

Du vil også motta en refusjonsmodul for å betale ansatte og budsjettkontroller for å administrere midlene dine.

Via Bills sporing og automatisering kan du forenkle arbeidsflytene dine og holde øye med hver transaksjon.

Totalt sett er Bill egnet for små til mellomstore bedrifter.

Kjernefunksjoner

• Bedriftskort.
• Kvitteringsmatching.
• Programvare for administrasjon av utgifter og utgifter.
• Automatisering av arbeidsflyt.
• Budsjettkontroller.
• Refusjon.
• Sporing.
• Mobilapp.
• Tredjepartsintegrasjoner.

Pris

Du kan bruke Bills utgiftsadministrasjonsapp gratis.

3. Rampe

Ramp tilbyr bedriftskort og utgiftsstyringsverktøy. Med denne appen kan du utstede globale kort til eksterne ansatte og automatisk spore forretningsutgifter.

Programvaren kommer med innebygde budsjettkontroller og tilpassede arbeidsflyter for å forenkle prosessene. Du kan automatisk sette en grense for utgifter per ansatt og sette opp godkjenninger for å administrere utgiftskontoen din.

For å eliminere dataregistrering kan du skanne kvitteringer på mobiltelefonen og automatisk avstemme transaksjoner.

Leverandøradministrasjon er også tilgjengelig på Ramp. Du kan registrere regninger, spore utestående betalinger og administrere kontrakter. Gjennom tredjepartsintegrasjoner kan du synkronisere dataene dine og holde bøkene oppdatert.

Kjernefunksjoner

• Virtuelle bedriftskort.
• Automatisk mottak av kvitteringer.
• Håndhevelse av retningslinjer.
• Kilometersporing.
• Godkjenningsarbeidsflyter.
• Kontanter og leverandørgjeld registrering.
• Leverandørstyring.
• Multi-valuta.
• Innebygde kontroller.
• Rapportering.
• Tredjepartsintegrasjon.
• Mobilapp.

Pris

Ramp koster $12 per bruker. Du kan registrere deg gratis og prøve premiumfunksjonene før du kjøper abonnementet.

4. Brex

Brex tilbyr også bedriftskort med programvare for kostnadsstyring. Du kan kjøpe globale kort for reiser, ansattegodtgjørelse, kontorrekvisita og leverandørbetalinger.

Med Brex-autokontroller kan du begrense forretningsutgifter og holde oversikt over alle transaksjoner. Du kan tildele budsjetter til hver avdeling og overvåke utgiftene deres i sanntid.

Du kan også administrere transaksjoner i flere valutaer for å overvåke lokale og utenlandske forretningsutgifter. For å gjøre sporingen enklere kan du koble Slack-kontoen din til Brex og få meldingsvarsler.

En av Brexs beste funksjoner er AI-assistenten. Den svarer på forespørsler, godkjenner rapporter, gir budsjetter og varsler uregelmessigheter. Bedriftseiere kan spare mye tid med dette verktøyet.

Kjernefunksjoner

• Globale bedriftskort.
• Utgiftsstyring.
• Håndhevelse av retningslinjer.
• Reiseutgifter.
• Automatiske betalinger.
• Multi-valuta.
• Refusjoner.
• Godkjenningsarbeidsflyter.
• Live overvåking.
• Rapportering.
• AI-assistent.
• Tredjepartsintegrasjon.
• Mobilapp.

Pris

Brex-pris per bruker er $12. Du kan prøve det gratis.

5. pleo

Pleo dekker utgiftsrapporter, leverandørgjeld, og refusjoner.

Det er en intuitiv app som du kan bruke til å lage ditt månedlige budsjett, behandle leverandørregninger og spore små bedriftsutgifter som reiser eller underholdning.

Du kan utstede virtuelle eller fysiske kort til de ansatte og angi en kostnadsgrense for å administrere budsjettet ditt. Med flertrinnsgodkjenning og sanntidsrapportering kan du enkelt holde øye med utgifter og optimere månedlige utgifter.

For å strømlinjeforme arbeidsflytene dine kan du integrere Pleo med regnskapsprogramvaren. Pleo støtter alle de populære regnskapsappene, inkludert Netsuite, Xero og Sage.

Kjernefunksjoner

• Bedriftskort.
• Kvitteringfangst.
• Leverandørbetaling.
• Automatisk datainntasting.
• Utgiftssporing.
• Godkjenningssystem.
• Refusjon.
• Sanntidsrapportering.
• Tredjepartsintegrasjon.
• Multi-valuta.
• Mobilapp.

Pris

Pleos grunnplan er gratis, og premiumpakkene varierer mellom £45 og £89.

6. Utgifter på forespørsel

Expense On Demand er en rapporteringsapp som hjelper deg med å få mer innsikt i ansattes utgifter og administrere forretningsutgifter effektivt.

Du kan bruke den til flere kategorier som kjørelengde, utgifter utenfor stedet som måltider og andre daglige kjøp. Du kan sette en grense på forretningsutgifter og sette godkjenningsprosessen på autopilot. EOD oppdager automatisk dupliserte oppføringer, slik at du enkelt kan kontrollere budsjettet ditt.

Det er også et alternativ for avansert administrasjon. Du kan utstede kontantforskudd til dine ansatte og spore dem i sanntid. Expense On Demand støtter 96 land og tillater betalinger i flere valutaer.

Kjernefunksjoner

• Kredittkortintegrasjon.
• Automatisk mottaksfangst.
• Kilometersporing.
• AP-automatisering og skattestyring.
• Analytics-dashbord.
• Revisjonsspor.
• Godkjenningssystem.
• Utgiftsgrense.
• Multi-valuta.
• Mobilapp.

Pris

Expense On Demand-priser starter fra £4.34. Du kan ta en 30-dagers gratis prøveperiode for å teste programvaren.

7. ExpensePoint

ExpensePoint automatiserer arbeidsflytene for utgiftsrapportering. Via denne appen kan personalet skanne kvitteringer og generere rapporter for godkjenning.

Noen av tingene du kan spore gjennom ExpensePoint inkluderer kredittkorttransaksjoner, kjørelengde og underholdning. Programvaren gir 30 typer rapporter og rundt 60 filtre for å hjelpe deg med å kategorisere og administrere forretningsutgifter.

Med policymanageren kan du automatisere arbeidsflytene dine og oppdage uregelmessigheter.

Du kan betjene ExpensePoint på skrivebord og mobiltelefoner og bruke det online og offline. Du kan også eksportere dataene og integrere ExpensePoint med regnskapssystemet for å strømlinjeforme arbeidsflytene dine.

Kjernefunksjoner

• Kvitteringsdatafangst.
• Refusjon.
• Utgiftsrapporter.
• Analyse dashbord.
• Politikkansvarlig.
• Godkjenningssystem.
• Multi-valuta.
• Dataeksport.
• Desktop og mobilapp.
• Frakoblet tilgang.
• Tredjepartsintegrasjon.

Pris

ExpensePoint deler priser på forespørsel.

8. Expensify

Expensify er et populært valg for utgiftsstyring. Over 12 millioner gründere bruker det til å kontrollere forretningsutgiftene sine.

Her kan du opprette fakturaer, godkjenne leverandørbetalinger, laste opp reiseregninger og utstede bedriftskort. Dine ansatte kan skanne kvitteringer fra mobiltelefonene sine for å automatisere dataregistrering og sende inn utgiftskrav for refusjon.

Med 40+ integrasjoner og globale refusjoner kan du enkelt sentralisere utgiftspostene dine og behandle krav.

Hvis du vil, kan du også administrere dine personlige utgifter fra Expensify.

Uavhengige entreprenører kan også bruke den til å generere utgiftsrapporter og sende dem til sine arbeidsgivere.

Kjernefunksjoner

• Kvitteringfangst.
• Generering av faktura.
• Regningsbetalinger.
• Rapporter.
• Reiseutgifter.
• Kilometersporing.
• Bedriftskort.
• Personlig utgifter.
• Globale refusjoner.
• Godkjenningssystem.
• Tredjepartsintegrasjon.
• Mobilapp.

Pris

Expensifys grunnplan er gratis. Den tar betalt for tilleggsfunksjonene.

Prisene starter fra $5.

9. Spendesk

Spendesk tilbyr et bredt utvalg av utgiftsstyringsverktøy.

Du kan sette opp retningslinjer for å kontrollere økonomien din, evaluere avdelingsmessige budsjetter før du godkjenner utestående regninger, og foreta transaksjoner fra Spendesks skrivebordslommebok.

Via fakturahåndtering kan du holde et papirspor over dine kjøp, godkjenninger og betalinger.

For små utgifter kan du utstede engangskort eller gjentakende virtuelle kort til de ansatte. De tildeles individuelle teammedlemmer, slik at du kan se gjennomsnittsforbruket til hver ansatt. Du kan også utstede debetkort med forhåndsdefinerte grenser for å administrere budsjettet.

Med Spendesks kontrollverktøy kan du lage et godkjenningssystem for hver avdeling og la teamlederne administrere sine egne budsjetter.

Kjernefunksjoner

• Budsjettering.
• Utgiftsgrense.
• Regningsbetalinger.
• Kostnadsrefusjon.
• Godkjenningssystem.
• Virtuelle og fysiske kort.
• Auto-avstemming.
• Rapporter.
• Abonnementsadministrasjon.
• Tredjepartsintegrasjon.
• Mobilapp.

Pris

Spendesk aksjekurser på forespørsel. Du kan registrere deg gratis.

10. Fil

Fyle lar deg spore kredittkorttransaksjoner og refundere ansatte. Via mobilappen kan du skanne kvitteringer og matche dem med debetbeløpene dine.

Du kan sette betingelser for å automatisk godkjenne dine ansattes utgiftsrapporter. For å redusere manuell tilsyn ytterligere kan du sette opp budsjetter og håndheve retningslinjer, slik at de ansatte ikke overskrider grensene sine.

Med tredjepartsintegrasjoner kan du sende data til hovedregnskapsprogramvaren din og oppdatere postene dine.

Det fantastiske med Fyle er at dine ansatte ikke trenger å bruke Fyles mobilapp for å sende inn kvitteringer. De får varsler på Slack når de foretar et kjøp og kan legge ved kvitteringsbildet som svar for å generere rapporten.

Kjernefunksjoner

• Kvitteringsskanning.
• Utgiftsrapporter.
• Sporing av kredittkorttransaksjoner.
• Auto-avstemming.
• Godkjenningssystem.
• Svindeloppdagelse.
• Refusjoner.
• Budsjettering.
• Analytics.
• Tredjepartsintegrasjon.
• Mobilapp.

Pris

Fyles standardplan koster $9, og forretningsplanen koster $15.

Du kan be om en demo før du kjøper en pakke.

11. Emburse-sertifisering

Emburse Certify er ideell for gründere som ofte reiser i forretningsøyemed. Kjerneproduktene er reisebestilling og utgiftsstyring, slik at du kan håndtere reisearrangementer og forretningsutgifter fra én plattform.

Utgiftsprogramvaren dekker automatisk skanning, utgiftsrapportering, kjørelengdesporing og refusjoner.

Du kan integrere både personlige og bedriftskredittkort og implementere retningslinjer for å oppdage uautoriserte oppføringer. Du kan også opprette avdelinger og kategorier for å gjøre sporing enklere.

Med reiseappen kan du få innenlandske og internasjonale reisetjenester, sette opp reisegodkjenninger og bestille hotellrom.

Kjernefunksjoner

• Kvitteringsskanning.
• Utgiftsrapport.
• Håndhevelse av retningslinjer.
• Godkjenningssystem.
• Bedriftskort.
• Reisebestilling.
• Analytics.
• Global dekning.
• Integrasjoner.
• Mobilapp.

Pris

Emburse Certify-priser starter fra $12. Du kan ta en gratis for å teste funksjonene.

12. Navan

Navan er også en god reiseregningsprogramvare. Du kan bruke den til å arrangere reise, utstede bedriftskort og avstemme transaksjoner.

Appen har innebygde kontroller for å plassere utgiftsgrenser og tredjepartsintegrasjoner for å synkronisere poster. Via dashbordet kan du følge med på forretningsutgiftene og se hvor mye enkeltmedlemmer bruker på forretningsreiser.

I tilfelle du eller teammedlemmet ditt betaler fra egen lomme, kan de få refusjon. Du kan også koble kredittkortet ditt til Navan for å automatisk trekke ut transaksjonene.

Navan støtter 45 land og flere valutaer.

Kjernefunksjoner

• Offisiell reisebestilling.
• Bedriftskort.
• Reisetjenester.
• Automatisk utgiftsrapportering.
• Utgiftskontroll.
• Refusjon.
• Sanntidsovervåking.
• Personlig kredittkortintegrasjon.
• Global dekning.
• Mobilapp.

Pris

Navan aksjekurser på forespørsel. Bestill en demo for å vite mer.

Konklusjon

De fleste utgiftsstyringsapplikasjoner gir grunnleggende rapporterings- og sporingsverktøy. Hvis din prioritet er automatisering og rapportering, kan du velge hvilken som helst av dem for virksomheten din.

Men noen av de ovennevnte programvareproduktene tilbyr også tilleggsfunksjoner du kan finne interessante. For eksempel fokuserer Navan på reiseutgifter, og Ramp tillater leverandøradministrasjon.

Utforsk kjernefunksjonene og listen over apper som passer dine behov. Lykke til!