12 Најдобра стандардна оперативна процедура (SOP) софтвер и платформи

Многу стартапи и мали компании првично водат рачна евиденција за Стандардните оперативни процедури (СОП) за да имплементираат стандардизирани процеси на работното место и да создадат упатства за вработените.

Но, како што расте бизнисот, целиот метод на документација во одреден момент станува неуправлив, предизвикувајќи оперативни проблеми и скапи грешки.

Софтверот SOP е добра инвестиција за организации кои се борат да ги организираат и надградат процедурите.

Со добра SOP алатка, тие можат да изградат централизирана база на податоци и да воспостават стандардни работни текови за обука за новиот персонал.

Што е SOP софтвер и какви карактеристики треба да барате

Софтверот Standard Operating Procedure (SOP) ви обезбедува алатки за креирање, складирање и споделување процедури и политики.

Тоа е многу ефикасна апликација преку која можете да изградите библиотека на компанијата за да ги направите SOP-датотеките достапни за вработените.

Врвни карактеристики што треба да ги барате во софтверот SOP;

• База на знаење.
• Уредник за нацрт процедури.
• Опции за споделување датотеки.
• Улоги за дозвола.
• Ако е можно, некаква автоматизација за создавање работни текови.

Во оваа статија, ги разгледав 12-те најдобри софтверски производи SOP за вас. Истражете ги нивните карактеристики и цени за да ја пронајдете идеалната апликација за вашата компанија.

1. Употребен кит

Whale ви помага да ги дигитализирате стандардните процедури и да ја автоматизирате ориентацијата и обуката.

Ќе добиете околу 100+ однапред дефинирани шаблони за SOP и вграден снимач на екран за да креирате видеа од вашите работни процеси.

За обука на вработените , можете да развиете чекор-по-чекор текови за систематски да го доставувате материјалот за учење и да ги автоматизирате вашите работни процеси.

За да организирате датотеки, можете да ги категоризирате вашите SOP и да поставите нивоа на дозволи за контрола на пристапот до содржината.

Софтверот дозволува интеграции на Slack и Google, што го олеснува складирањето и споделувањето на SOP.

Основни карактеристики

• Документација.
• Шаблони за прирачници.
• Снимач на екран.
• Автоматизација на работниот тек.
• Гејмификација.
• Улоги за дозвола.
• Следење и аналитика.
• Интеграции од трета страна.
• Екстензија на прелистувачот.

Цена

Основниот план за кит чини 5 долари по корисник, а цената на планот за раст е 10 долари по корисник.

Можете да побарате сопствени понуди и да ги вклучите сите карактеристики во вашиот план. Непрофитните организации можат да добијат и 20% попуст при купувањето.

2. Писарот

Scribe е најдобар за визуелни водичи.

Обезбедува рекордер на екранот на прелистувачот кој ги снима активностите на работната површина и автоматски генерира чекор-по-чекор водич за вработените.

Тоа значи дека можете да конвертирате кој било онлајн процес во прирачник со Scribe.

Можете исто така автоматски да креирате SOP, политики и брзи технички совети преку неговиот помошник за вештачка интелигенција.

Софтверот е лесен за употреба и овозможува споделување датотеки преку линк или извоз на PDF.

И ако веќе имате база на знаење, можете да ги вградите СОП во вашата библиотека. Заштитата со лозинка е вклучена во пакетот.

Основни карактеристики

• Веб фаќање.
• Автоматско генерирање на СОП, политики и прирачник.
• Уредување на упатството.
• Извоз на PDF и линкови за споделување.
• Работни простори.
• Работен тек на одобрување.
• Прилагодено брендирање.
• Административна контрола.
• Интеграции од трета страна.

Цена

Можете да се регистрирате на Scribe бесплатно. Цената на неговиот премиум пакет е 25 долари за поединци и 15 долари по корисник за тимови.

Можете да побарате решение за претпријатие.

3. ЗОХО научи

Ако вашата компанија користи ZOHO за операции и финансии, не мора да барате на друго место за управување со SOP.

ZOHO нуди апликација наречена „ZOHO Learn“ која ви помага да изградите база на знаење за складирање на SOP и курсеви за обука.

Можете да објавувате чекор-по-чекор процедури за секоја работа и да поставите нивоа на дозволи за да дозволите пристап до ограничени луѓе.

Ако често работите со трети страни, можете да генерирате споделена врска со датум на истекување и да испраќате прирачници или упатства до надворешната страна.

Со алатките за соработка на ZOHO, можете да работите со повеќе луѓе на изготвување политики и да креирате сопствени шаблони за различни оддели.

Основни карактеристики

• База на знаење.
• СОП чекор-по-чекор.
• Коавторство.
• Шаблони.
• Споделени врски.
• Административна контрола.
• LMS за курсеви за обука.
• Следење и аналитика.
• Интеграции.
• Апликации за Android и iOS.

Цена

ZOHO наплаќа од 1 до 3 долари по корисник.

Можете да се регистрирате бесплатно.

4. Обука

Trainual е едношалтерско решение за ориентација и процесна документација.

Обезбедува бесплатни шаблони, снимач на екран и генератор на вештачка интелигенција за текст за да се поедностави управувањето со SOP-ови и да ви помогне да ги дигитализирате работните процеси за воведување во системот.

Можете да ги складирате сите политики и процедури на вашата компанија на едно место и да ги претворите СОП во материјали за учење за да ја подобрите стапката на завршување.

За да бидете сигурни дека вашите вработени ги следат упатствата, можете да вклучите тестови за оценување во процесот на ориентација.

Можете исто така да креирате организациски графикони и тимски именици.

Тоа ви овозможува да ги дефинирате улогите и одговорностите на вашите вработени, за да можете навремено да ги идентификувате потребите за вработување и унапредување.

Trainual доаѓа со екстензија на прелистувач и мобилна апликација.

Основни карактеристики

• Документација.
• Вграден рекордер на екран.
• Шаблони и генератор на текст за вештачка интелигенција.
• Органска табела и директориум за вработени.
• Е-потписи за одобрување на политиката.
• Обука, следење и известување.
• Споделување содржина.
• Улоги за тимови.
• Интеграции.
• Екстензија на прелистувач и мобилна апликација.

Цена

Цените на акциите на Trainual се на барање. Можете да резервирате демо.

5. поимот

Notion има многу корисни функции за управување со проекти и документи.

Овде можете да се справите и да ги надгледувате задачите на вашиот тим, да соработувате на документи за да подготвите идеи и да складирате датотеки за вработените.

Една од основните функции на Notion вклучува и создавање на Вики страници за СОП.

Можете да изградите база на знаење за тимовите и да ги објавите сите ваши SOP, политики и упатства таму.

Вашите вработени исто така ќе имаат место да го споделат своето работно знаење со другите.

Со Notion Wikis, можете да ги централизирате политиките на вашата компанија и лесно да споделувате инструкции во група.

Основни карактеристики

• Отворени и приватни работни простори.
• WIKI страници за СОП.
• Складирање документи.
• Тимска соработка.
• Канбан табла за задачи.
• Запуштени интеграции.
• PDF извоз.
• Анализа.
• Административна контрола.
• AI-помошник.

Цена

Основниот план на Notion е бесплатен, а неговите премиум пакети се движат помеѓу 8 и 15 долари.

Можете да побарате сопствени цитати.

6. SharePoint

SharePoint е производ на Microsoft кој испорачува решение за управување со содржина во облак.

Можете да ја користите оваа алатка за да креирате база на податоци за вашите вработени за да им овозможите лесен пристап до SOP, материјал за учење и досиеја на компанијата.

Некои клучни способности на SharePoint се; организација на содржина, споделување датотеки, контрола на пристап и спречување на загуба на податоци.

Можете да дозволите членовите да коавторираат процедури и подоцна да ја заклучуваат содржината за да го ограничат уредувањето.

Ако го купите неговиот напреден план, ќе можете да поврзете над дваесетина апликации на Microsoft.

Ова ќе ви овозможи да соработувате на проекти и да ги автоматизирате работните текови.

Основни карактеристики

• Организација и складирање на СОП.
• Споделување на датотеки.
• Коавторство во реално време.
• Тимски сајтови за соработка.
• Филтри за пребарување.
• Синхронизација на датотеки за офлајн приказ.
• Контрола на пристап.
• Десктоп и мобилни верзии.
• Интеграција со други апликации на Microsoft.

Цена

Цените на Sharepoint по корисник се движат помеѓу 5 и 23 долари.

7. Документ360

Document360 се промовира како база на знаење за помошни водичи, но може да биде одлична алатка и за управување со СОП.

Можете да го користите за да изградите приватна база на податоци за вашата компанија за складирање на прирачници за вработени, SOP и технички документи на облакот.

Вашите вработени ќе можат да пристапат до основните информации преку порталот за самопослужување и да извезуваат датотеки за офлајн читање.

Тие исто така ќе добијат опција да објавуваат коментари и да споделуваат дополнителни информации.

Ако сакате да ги заштитите чувствителните документи, можете да поставите ограничувања за IP за да спречите неовластен пристап.

Основни карактеристики

• Центар за знаење за самопослужување.
• Кориснички уредник.
• Библиотека со содржини.
• Приватност на податоците.
• Целни страници и брендирање.
• Улоги за дозвола.
• Извоз на датотеки.
• Анализа.
• Интеграции и API од трети страни.
• SaaS и приватен хостинг.

Цена

Document360 обезбедува и SaaS и приватен хостинг услуги. Облак пакетите започнуваат од 159 долари, додека приватните хостинг услуги може да се приспособат да ги задоволат вашите деловни потреби.

Може да земете 14-дневен бесплатен пробен период.

8. Пока

Пока е специјално дизајниран за градежниот бизнис. Тоа ви помага да креирате SOP, дневни задачи и работни текови за управување со прашања.

Можете да изработите визуелни упатства за работниците во фабриката и да развиете курс за ориентација и учење за да ја испорачате основната обука.

Со неговата табла и список за проверка на Kanban, можете да ги следите тековните и нерешените задачи и да ја ревидирате работата на вашиот персонал онлајн.

Вашите вработени можат да пристапат до материјалот за обука, да споделуваат оперативни проблеми и да комуницираат со другите.

Преку фабричкиот довод, можете да објавувате соопштенија и новости за производите за да ги одржувате сите ажурирани.

Основни карактеристики

• База на знаење.
• СОП, прирачници и курсеви за обука.
• Канбан табла.
• Управување со прашања.
• Канали за комуникација.
• Дозволи и улоги.
• Списоци за проверка за инспекции.
• Анализа.

Цена

Цените на Пока се движат помеѓу 16 и 22 долари. Може да вклучите додатоци за да ги проширите вашите функции.

9. ОдржувањеX

MaintainX е уште една најдобра апликација за производство и бизниси базирани на смени. Тоа ви овозможува да ги дигитализирате секојдневните задачи, SOP и списоци за проверка, така што сè оди без проблеми секој ден.

Можете да креирате секојдневни работни налози за поединечни вработени и да објавувате однапред дефинирани СОП за новиот персонал.

Преку списокот за проверка и алатките за управување со залихи, можете да поставите повторливи инспекции за одржување и да ги ревидирате средствата на вашата локација.

Преку неговиот вграден разговор, можете да испраќате инструкции чувствителни на време и да примате оперативни проблеми.

Една од најпривлечните карактеристики на MaintainX е условното логичко поле. Тоа ви овозможува да го вградите полето If-then во вашите процедури за да ги направите динамични.

Функцијата во моментов е во бета фаза, но е достапна на бесплатниот план, па можете да ја тестирате пред да ги купите претплатите.

Основни карактеристики

• Работни налози.
• СОП, листи за проверка и процедури.
• Повторливи задачи.
• Инвентарни инспекции на дел.
• Шаблони за СОП.
• Тимска комуникација.
• Е-потписи.
• Следење и аналитика.
• Мобилна апликација.
• Интеграции од трета страна.

Цена

Основниот план на MaintainX е бесплатен, а премиум плановите чинат од 19 до 49 долари по корисник.

10. Начин на кој правиме

Way We Do е ексклузивен SOP софтвер. Со оваа алатка, можете да пишувате упатства за вработените и да го автоматизирате следењето.

Некои од основните функции што можете да ги извршувате со Way We Do, вклучуваат изготвување политики, креирање на списоци за проверка и поставување дневни задачи за вработените.

Вашиот персонал ќе може да ги види нивните нерешени задачи, упатства и потсетници преку нивните персонализирани контролни табли.

Можете да вметнете визуелни елементи во процедурите за да ги направите информациите привлечни и да соработувате со други на нацртите за уредување на содржината.

Преку календар за ревизија, можете да закажете надградби на содржината за да ги ажурирате вашите политики и прирачници.

Основни карактеристики

• Изготвување и објавување на СОП.
• Список за проверка на вградување.
• Дневни задачи.
• Работен тек на одобрување.
• Потсетници за ревизија.
• Контролна табла за активности.
• Организациска шема.
• Прилагодување
• Интеграции од трета страна.

Цена

Way We Do Цените започнуваат од 99 долари. Ви требаат најмалку десет членови за да започнете.

Можете исто така да купите услуги во куќата за да добиете надворешна помош.

11. SweetProcess

SweetProcess нуди дигитална платформа за изградба на јавни и приватни бази на податоци.

Овде можете да нацртате политики и СОП, да креирате повеќестепени работни текови, да доделувате задачи и да ги поканите раководителите на одделенијата за процедури за одобрување.

Дополнително, можете автоматски да генерирате SOPs преку вештачката интелигенција на SweetProcess и подоцна да соработувате со менаџерите за да ги уредувате информациите.

Ако вашиот тим подобро ги апсорбира визуелните информации, можете да дизајнирате дијаграми и да вметнете видеа во вашите процедури.

Секој документ што го складирате на SweetProcess може да се извезе како PDF и да се гледа офлајн.

Основни карактеристики

• Јавна и приватна база на знаење.
• Управување со СОП.
• Тимска соработка.
• Историја на верзијата.
• AI-помошник.
• Визуелни елементи.
• Офлајн приказ.
• Безбедност.
• Интеграции од трета страна.

Цена

SweetProcess наплаќа 90 долари за 20 членови и 5 долари за секое додавање.

Можете да добиете сопствени понуди за мал тим.

12. BookStack

BookStack е идеален за сопственици на мали бизниси кои сакаат ефикасен, но достапен начин за управување со стандардни оперативни процедури.

Тоа е платформа за документација со отворен код која обезбедува уредник WYSIWYG за креирање онлајн SOP, политики и процеси. 

Можете да ја разделите вашата содржина во поглавја и да додадете заштита со лозинка за да го контролирате пристапот.

Корисниците можат брзо да ги пронајдат релевантните документи преку филтрите за пребарување и да го вклучат темниот режим за да го направат читањето пријатно.

Ако вашите вработени зборуваат различни јазици, можете да ги преведете SOP на повеќе од 40 јазици и да додавате дијаграми за да ги направите сварливи. 

Генерално, BookStack може да биде одличен SOP софтвер за некој со основна технолошка позадина.

Основни карактеристики

• Отворен извор.
• Вики страници.
• Уредник WYSIWYG.
• Автентикација на повеќе фактори 
• Прилагодување
• Темни и светли теми.
• Филтри за пребарување.
• Повеќејазичен.

Цена

BookStack е бесплатен за користење и нуди неколку опции за инсталација. Погледнете го упатството за поставување за да дознаете повеќе.

Заклучок

Еден од најдобрите начини да го пронајдете вистинскиот SOP софтвер за вашата компанија е да ставите скратен список на алатки врз основа на нивната употребливост.

Повеќето SOP апликации ги споделуваат сите основни карактеристики. Некои само испорачуваат понапредни функционалности.

Изберете ги најрелевантните алатки и пробајте го нивниот бесплатен пробен период. Тоа треба да ви даде добра идеја да донесете брза одлука за купување. Со среќа.