Kā veikt iknedēļas atiestatīšanu, izmantojot digitālos plānotājus?

Ja jūsu nedēļa šķiet reaģējoša un piektdienu beidzat nezinot, ko patiesībā esat paveicis, tad iknedēļas atiestatīšana to labo.

Tas ir īss plānošanas rituāls, parasti 15–20 minūtes, kura laikā jūs pārskatāt notikušo, atbrīvojaties no kavējumiem un sastādāt nākamās nedēļas grafiku, pirms tas pats veidojas ap jums.

Lielākajai daļai cilvēku, kas to izlaiž, netrūkst disciplīnas. Viņi vienkārši nekad neatvēl laiku, lai atkāptos un paskatītos uz plašāku ainu.

Šajā rokasgrāmatā es jūs soli pa solim iepazīstināšu ar to, kā veikt iknedēļas atiestatīšanu, izmantojot digitālo plānotāju , un sniegšu reālu piemēru, izmantojot Sunsama.

Kas ir iknedēļas atiestatīšana?

Nedēļas atiestatīšana ir īss plānošanas rituāls, ko parasti veic reizi nedēļā, kura laikā jūs pārskatāt paveikto, nokārtojat nepadarīto un veidojat nākamās nedēļas grafiku, pirms nedēļa pati veidojas ap jums.

Tas mazāk ir par produktivitātes uzlabojumiem un vairāk par 15 minūšu veltīšanu, lai pajautātu: Kas īsti notika šonedēļ un ko es vēlos, lai notiktu nākamnedēļ?

Šī mazā pauze atšķir cilvēkus, kuri jūtas kontrolē savu grafiku, no cilvēkiem, kuri to vienkārši pārdzīvo.

Kāpēc nepieciešama iknedēļas atiestatīšana?

Bez iknedēļas atiestatīšanas tu nepārvaldi savu nedēļu; tava nedēļa pārvalda tevi.

Lielākā daļa cilvēku savas dienas pavada, dzēšot ugunsgrēkus, veicot mazus uzdevumus un iekraujot visu, kas iederas, pirms pienāk piektdiena.

Tas rada produktīvas sajūtas.

Bet nedēļas beigās ne vienmēr var paskaidrot, ko īsti paveici vai kāpēc.

Šis mentālais juceklis pastiprinās. Jo vairāk jūs to ievelkat nākamajā nedēļā, jo sliktāka kļūst jūsu plānošana un jo reaģējošāks kļūst jūsu grafiks.

Iknedēļas atiestatīšana notīra plānus.

Vairākos pētījumos pārdomu paradumi, piemēram, iknedēļas pārskati, ir saistīti ar uzlabotu iesaisti un darba apmierinātību.

Un tas darbojas vienādi neatkarīgi no tā, vai vadāt uzņēmumu vai vienkārši cenšaties sekot līdzi dzīvei.

Kā veikt iknedēļas atiestatīšanu, izmantojot digitālos plānotājus (reālās dzīves piemērs)

Iknedēļas atiestatīšana ar digitālo plānotāju ir vienkārša. Lielākajai daļai plānotāju ir pievienotas veidnes vai iepriekš izveidotas struktūras, tāpēc jums nav jāsāk no nulles.

Aptuveni 28% cilvēku joprojām dod priekšroku papīram, un tam ir labs iemesls. Pētījumi konsekventi liecina, ka papīra lietotāji atceras un pabeidz vairāk no tā, ko pieraksta.

Taču digitālie plānotāji ir ērtāki lielākajai daļai cilvēku.

Varat iestatīt automātiskus atgādinājumus, acumirklī atjaunināt kalendāru, sekot līdzi savam progresam un piekļūt visam no sava tālruņa.

Tie integrējas arī ar trešo pušu lietotnēm, tāpēc jūsu uzdevumi, sapulces un e-pasti atrodas vienuviet, nevis trijās.

Šajā pamācībā es izmantoju Sunsama. Tā ir pieejama gan galddatoros, gan mobilajās ierīcēs, un tajā ir skaidri aprakstīti visi procesa soļi.

Kas ir Sunsama?

Sunsama ir dienas plānotājs, kas veidots ap vienu ideju: jūsu diena ir jāplāno, nevis jāsaliek steigā.

Tas apkopo uzdevumus no jūsu projektu rīkiem, notikumus no jūsu kalendāra un e-pastus no Gmail, un visu apkopo vienā skatā, lai jums nebūtu jāpārslēdzas starp piecām cilnēm, lai izdomātu, kas notiks tālāk.

Īpaši noderīga ir Gmail integrācija.

Jūs varat bloķēt laiku e-pasta lasīšanai un atbildēšanai uz to tāpat kā jūs bloķētu laiku sapulcei, kas nozīmē, ka jūsu iesūtne vairs neaizpilda pārējo jūsu grafiku.

Dziļākai iedziļināšanai ir pieejams fokusa režīms ar Pomodoro taimeri , kas apklusina paziņojumus un seko līdzi jūsu laikam. Tas pilda solīto.

Viena lieta, kas ir vērts zināt, pirms izmēģināt: Sunsama maksā 25 USD mēnesī (20 USD mēnesī, ja rēķins tiek aprēķināts katru gadu), un nav bezmaksas plāna, tikai 30 dienu bezmaksas izmēģinājuma versija bez nepieciešamības pēc kredītkartes.

Lūk, kā to izmantot, lai veiktu iknedēļas atiestatīšanu.

Iknedēļas atiestatīšanas rutīna

Lūk, četri soļi.

1. Pārdomājiet savas iepriekšējās aktivitātes
2. Atbrīvojieties no liekā uzdevumu saraksta
3. Plānojiet savu nākamo nedēļu
4. Dienas izslēgšanas rituāls (pēc izvēles)

1. Pārdomājiet savas iepriekšējās aktivitātes

Lielākā daļa cilvēku izlaiž šo soli, jo domā, ka jau zina, kā pagāja viņu nedēļa. Tā nav.

Tas, ar ko jutāties aizņemts, un tas, kas patiesībā aizņēma jūsu laiku, parasti ir dažādas lietas.

Pārskata mērķis nav novērtēt sevi, bet gan saskatīt atšķirību starp plānoto un notikušo.

Sunsama iknedēļas apskats parāda jūsu pavadītā laika sadalījumu, pamatojoties uz nedēļas laikā reģistrēto informāciju.

Kā to izdarīt:

• Katru dienu reģistrējiet savus uzdevumus un piešķiriet tiem aptuveno laiku. Nedēļas skats darbojas tikai tad, ja ir norādīti ikdienas ievades dati.
• Nedēļas beigās atveriet nedēļas pārskatu un apskatiet sadalījumu.

Ko tu meklē: Kur tu pārāk daudz apņēmies? Kas tika visu laiku atlikts? Tā ir tava plānošanas problēma, kas jārisina nākamnedēļ.

2. Atbrīvojieties no liekā uzdevumu saraksta

Pārpildīts darāmo lietu saraksts ne tikai rada nepatīkamas sajūtas, bet arī pasliktina plānošanu.

Katrs nepabeigts priekšmets klusi signalizē par “neesi izdarījis pietiekami”, pat ja esi.

Šī ložņājošā steidzamības sajūta nav īsta. Tas ir troksnis no uzdevumiem, kuriem, iespējams, nemaz nevajadzētu būt sarakstā.

Mērķis šeit ir izgriezt to, kam tur nemaz nevajadzētu būt.

Sunsama apkopo jūsu kalendāra notikumus, e-pastus un ziņojumus vienā skatā, lai jūs pieņemtu vienu prioritāšu noteikšanas lēmumu kopumu, nevis trīs.

Viss, kas pārāk ilgi ir nepabeigts, tiek automātiski arhivēts, kas ir noderīgāk, nekā izklausās.

Novecojuši uzdevumi ir galvenais iemesls, kāpēc vairums sarakstu šķiet neiespējami.

Kā to izdarīt:

• Importējiet uzdevumus, e-pastus un ziņojumus Sunsama ikdienas skatā.
• Noņemiet dublikātus un visu, kas jau ir izdarīts.
• Pārvietojiet zemas prioritātes vienumus uz nepabeigto darbu sarakstu, nevis dzēsiet tos, vienkārši atstājot tos malā.

Ko jūs iegūstat: īsāku sarakstu, kas atspoguļo šīs nedēļas faktiskās vajadzības. Īsāki saraksti tiek izpildīti. Garie tiek ritināti garām.

3. Plānojiet savu nākamo nedēļu

Sāciet, sadalot savus uzdevumus fiksētajos un mainīgajos.

Nedēļu veido fiksēti uzdevumi: rīta e-pasti, regulāras sanāksmes, tikšanās un ēdienu gatavošana. Ieplānojiet tos vispirms, jo tie nav apspriežami.

Tad rezervējiet laiku dziļam darbam. Ieplānojiet to tad, kad esat patiešām ass, nevis tad, kad viss pārējais būs ieplānots.

Mainīgie tiek ievietoti pēdējie, atstājot tiem buferatstarpi. Tiek ievērots elastīgs kalendārs. Stingrs kalendārs tiek atmests līdz otrdienai.

Sunsama vadītās plānošanas rīks jūs visu iziet cauri secībā: uzdevumi, laika aprēķini, termiņi un pēc tam visa iekļaušana jūsu faktiskajās darba stundās.

Tas neļaus nejauši ieplānot astoņas stundas koncentrēta darba dienā, kurā jau ir trīs sanāksmes.

Kā to izdarīt:

• Sadaliet lielus uzdevumus apakšuzdevumos, lai plānotu reālas darba vienības.
• Pievienojiet visam aptuvenos laikus. Neatbilstība starp aptuvenajiem un faktiskajiem laikiem ir iemesls, kāpēc lielākā daļa plānošanas izjūk.
• Atstājiet buferi. Izturieties pret to kā pret ieplānotu vienumu, nevis kā pret tukšu vietu, kuru vēlāk aizsargāsiet (tā gan nebūs).

Ko jūs iegūstat: nedēļu, kurā jūs nesākat katru rītu, lemjot, ko darīt. Šie lēmumi nogurdina jūs. Izslēdziet tos vienreiz svētdienā, un katra diena paiet tīrāk.

4. Ikdienas izslēgšanas rituāls

Lielākā daļa darba trauksmes nerodas no pārāk daudz darāmā. Tā rodas no tā, ka diena tiek atstāta bezgalīga.

Kad diena nekad oficiāli nenoslēdzas, smadzenes patur failu atvērtu. Tehniski darbs ir beidzies, bet garīgi joprojām sēžat pie rakstāmgalda.

Izslēgšanas rituāls to atrisina.

Tas ir piecu minūšu ierobežojums dienas beigās, kurā jūs pierakstāt paveikto, atzīmējat, kas paliek uz nākamo, un noslēdzat ciklu.

Tas arī viss. Nosaukšanas akts padara to par pabeigtu.

Sunsama automātiski ģenerē dienas beigu kopsavilkumu, pamatojoties uz jūsu reģistrēto informāciju, tāpēc jums nav jārekonstruē sava diena no atmiņas.

Jūs to pārskatāt, pievienojat visas piezīmes, kas ir vērts saglabāt, un viss ir kārtībā.

Kā to izdarīt:

• Iestatiet savu darba laiku Sunsamā, lai būtu iebūvēts stingrs ierobežojums.
• Dienas beigās atveriet dienas kopsavilkumu un pārskatiet to.
• Pārlieciet nepabeigto uz rītdienu vai atlikumu sarakstā. Neatstājiet to bezcerīgā stāvoklī.
• Uzrakstiet vienu piezīmi, ja kaut kas ir jāturpina garīgi.

Ko jūs iegūstat: Īsts darba dienas noslēgums.

Kā vislabāk izveidot ilgtspējīgu iknedēļas atiestatīšanas rutīnu?

Iepriekš minētie četri soļi darbojas tikai tad, ja tos patiešām veicat katru nedēļu. Tā ir sarežģītākā problēma.

Motivācija svārstās. Disciplīna vien to nepalīdzēs. To nodrošina lēmuma pieņemšana par to, vai to darīt, vai ne.

Lūk, kā.

1. Iestatiet laiku iknedēļas atiestatīšanai

Izvēlieties laiku pirms nākamās nedēļas sākuma un ierakstiet to kalendārā kā sapulci, kuru nevarat pārcelt.

Svētdienas vakars lielākajai daļai cilvēku ir piemērots. Nedēļa ir acīmredzami beigusies, un parasti ir brīvas vietas.

Ja strādājat nedēļas nogalēs, atrodiet jebkuru dienu, kas iezīmē jūsu personīgo nedēļas beigu dienu, un izmantojiet to.

Dariet to vienā un tajā pašā laikā četras nedēļas pēc kārtas.

Tavas smadzenes pārstāj to uztvert kā uzdevumu, kas tev jāsāk, un sāk to uztvert kā kaut ko tādu, kas vienkārši notiek.

2. Izpildiet tās pašas darbības

Izveidojiet veidni iknedēļas atiestatīšanai un katru reizi veiciet tās pašas darbības.

Lūk, kāpēc tas ir svarīgi: jebkuras rutīnas grūtākā daļa nav tās izpilde, bet gan tās uzsākšana.

Psihologi to sauc par aktivācijas izmaksām. Jūsu smadzenes pretojas nepazīstamiem modeļiem, bet, tiklīdz esat kustībā, tās ātri pielāgojas.

Fiksēta veidne novērš šo pretestību. Jūs neizlemjat, kā veikt atiestatīšanu. Jūs to vienkārši darāt.

3. Īsi plānojiet

Pietiek ar piecpadsmit minūtēm. Ja nākamā nedēļa ir pārpildīta, koncentrējieties uz prioritātēm un pārējos atlieciet atlikumu krājumā.

Jo ilgāka būs jūsu atiestatīšana, jo mazāka iespēja, ka to izdarīsiet nākamnedēļ.

4. Apbalvojiet sevi

Pievienojiet stimulu atiestatīšanas pabeigšanai, un jūs to faktiski pabeigsit.

Tam nav jābūt sarežģīti izstrādātam. Uzkoda, neliela izklaide, pastaiga. Jebkas, kas tev šķiet kā patiesa atlīdzība, derēs.

Jēga ir tāda, ka jūsu smadzenes sāk saistīt atiestatīšanu ar kaut ko tādu, ko tās vēlas, nevis ar kaut ko tādu, kas tām ir jādara.

Es to izmantoju savās plānošanas sesijās. Tas darbojas.

5. Izvēlieties pareizo plānotāju iknedēļas atiestatīšanai

Ja instruments šķiet berzēts, pirms nedēļas izlaišanas izlaidīsiet atiestatīšanu.

Šajā rokasgrāmatā es izmantoju Sunsama, jo tas tīri apstrādā katru soli, taču tā nav vienīgā iespēja.

Šim nolūkam darbojas Todoist , TickTick , Google Calendar un Notion .

Izvēlies to, kuru svētdienas vakarā tiešām atvērsi.

Secinājumi

Sistēma darbojas. Pārskati nedēļu, iztīri sarakstu, saplāno nākamo un noslēdz visu ar tīrību.

Ir 15 minūtes.

Tev nav nepieciešams ideāls plānotājs, lai sāktu. Atvēli svētdienas vakaru, izpildi četrus soļus un pielāgojies no turienes.